Kiến thức Quản lý - điều hành Mẫu báo cáo quản lý dự án xây dựng mới nhất 2021

Mẫu báo cáo quản lý dự án xây dựng mới nhất 2021

Các mẫu báo cáo quản lý dự án xây dựng ra đời giúp cho các nhà quản lý điều hành công việc dễ dàng hơn, chủ đầu tư và các bên liên quan nắm được tiến trình dự án một cách cụ thể và dễ dàng giám sát.

Có nhiều mẫu báo cáo phù hợp với từng giai đoạn và các mục đích khác nhau trong dự án. Vậy các mẫu báo cáo đó là gì, giá trị của chúng như thế nào, mời bạn đọc cùng tham khảo trong bài viết dưới đây.

>> Mời bạn download miễn phí mẫu báo cáo quản lý dự án xây dựng hoàn thành của Fuzen.io tại đây!

I. Giá trị của một báo cáo quản lý dự án xây dựng hoàn hảo

Thông thường, các dự án xây dựng đang diễn ra sẽ không phản ánh được những thành công hay thất bại của các dự án trong quá khứ. Các dự án tốt nhất là những dự án được đúc rút từ các bản báo cáo và dữ liệu trong quá khứ, kèm với việc tính đến những mục tiêu cũng như các rủi ro có thể gặp trong tương lai. 

Một dự án dù được lên kế hoạch kỹ lưỡng đến đâu, chắc chắn vẫn xảy ra những phát sinh không lường trước. Một bản báo cáo dự án hoàn hảo giúp ghi lại những thay đổi này, và giúp định hướng cho các chiến lược trong các giai đoạn sau của dự án. Nếu không thường xuyên lập và hoàn thành báo cáo, ban quản lý dự án và các bên liên quan có thể sẽ bỏ lỡ rất nhiều thông tin có giá trị.

Báo cáo quản lý dự án xây dựng hoàn hảo giúp đơn giản hóa quy trình làm việc & cải thiện chất lượng dự án
Báo cáo quản lý dự án xây dựng hoàn hảo giúp đơn giản hóa quy trình làm việc & cải thiện chất lượng dự án

Báo cáo hiện trạng là một ví dụ về loại báo cáo tác động trực tiếp đến dự án, trong cả ngắn và dài hạn. Các báo cáo hàng tuần thì phác thảo nhiều chi tiết về một dự án, và việc sử dụng mẫu báo cáo này có thể giúp tránh để sót những lỗ hổng thông tin…

Sử dụng mẫu báo cáo dự án khoa học, hoàn hảo sẽ giúp đảm bảo chủ đầu tư và nhà thầu khai thác tối đa dữ liệu và trình bày nó cho các bên liên quan theo đúng cách. Việc này sẽ giúp đơn giản hóa quy trình làm việc và cải thiện rất nhiều chất lượng của dự án. 

II. Những nội dung cần thể hiện trong báo cáo quản lý dự án

  1. Danh sách công việc: liệt kê tất cả đầu việc cần thực hiện trong dự án, mức độ quan trọng và cấp thiết của mỗi đầu việc
  2. Quản lý thời gian: thể hiện thời gian làm việc tương ứng cho mỗi đầu việc & thời hạn hoàn thành, lộ trình thực hiện công việc (công việc nào thực hiện trước, thực hiện sau)
  3. Quản lý chi phí: Thể hiện chi phí cho mỗi dự án, có thể đính kèm bản dự toán chi phí & bảng chi phí thực tế
  4. Quản lý nguồn nhân lực: số lượng nhân viên tham gia dự án, vai trò, phân quyền. Có thống kê số lượng đầu việc cho từng người
  5. Quản lý chất lượng công việc: Đánh giá của nhà quản lý trên mỗi đầu việc thông qua xếp hạng, chấm điểm, phê duyệt
  6. Quản lý tài nguyên: tài liệu hướng dẫn, file đính kèm, hồ sơ, bản vẽ…
  7. Quản lý tương tác, trao đổi: những trao đổi, chỉ dẫn, tương tác giữa các thành viên trong dự án nên được quản lý cùng hệ thống với những nội dung khác để giảm thiểu tình trạng bỏ sót thông tin
  8. Báo cáo đầu ra: hệ thống báo cáo này mang tính tổng hợp và chuyên sâu hơn chứ không đơn thuần là quản lý tiến độ từng từng công việc

III. Các mẫu báo cáo quản lý dự án xây dựng phổ biến

1. Mẫu báo cáo hiện trạng theo tuần 

Báo cáo hiện trạng dự án hàng tuần được tạo ra trong suốt vòng đời của một dự án để minh họa mọi thay đổi, phát sinh dù là nhỏ nhất. Báo cáo hiện trạng hàng tuần là bước đầu tiên để hiểu liệu một dự án có diễn ra suôn sẻ hay không.

Báo cáo hiện trạng theo tuần - theo mẫu của Project Manager
Báo cáo hiện trạng theo tuần – theo mẫu của Project Manager

Mẫu báo cáo này bao gồm các chi tiết chính như tóm tắt quy trình, các mốc quan trọng của dự án, các vấn đề, rủi ro, các dự báo trong quá khứ, tương lai… và trình bày thông tin một cách logic. 

2. Mẫu bảng điều khiển dự án (Dashboard)

Bảng điều khiển dự án (dashboard) là một trong những công cụ quản lý dự án được sử dụng rộng rãi nhất. Đây là công cụ trực quan để xem trạng thái hiện tại, “sức khỏe”, lịch trình của dự án và hơn thế nữa. Tuy nhiên, dashboard lại có thể gây “hiệu quả ngược” tới năng suất nếu chúng quá phức tạp và khó điều hướng. 

Hầu hết mọi người thường có xu hướng đưa tối đa có thể các thông tin vào đây, tuy nhiên điều này đang làm giảm vai trò thực sự của dashboard. Trang tổng quan của dashboard nên bao gồm các nhiệm vụ, độ dài nhiệm vụ, chi phí và khối lượng công việc chung, nó không nhất thiết phải minh họa tất cả những chi tiết vụn vặt. Sau trang tổng quan, hãy tạo các trang chức năng khác trên cùng một dashboard và chi tiết hóa ở các trang chức năng tương ứng. 

Bảng điều khiển dự án (dashboard) theo mẫu Project Manager
Bảng điều khiển dự án (dashboard) theo mẫu Project Manager

3. Mẫu dự báo rủi ro

Trong tiến trình thực hiện dự án xây dựng, các rủi ro phát sinh sẽ tăng lên. Thậm chí trong giai đoạn lập kế hoạch dự án cũng khó có cách để lường trước mọi rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra sau này, vì vậy cần phải báo cáo ngay tức thì về các vấn đề mới khi chúng xuất hiện. Bằng cách này, các vấn đề được xác định, xử lý một cách kịp thời và chúng ta có thể hiểu rõ hơn về những điều cần chú ý trong các dự án tương lai.

Mẫu dự báo rủi ro - Project Manager
Mẫu dự báo rủi ro – Project Manager

Mẫu dự báo rủi ro cần thể hiện rõ từng rủi ro tiềm ẩn và tác động của nó đến dự án như thế nào, nguyên nhân do đâu. Đồng thời, nó cần phân loại và mô tả những bước đã được thực hiện để phòng tránh cho tương lai.

4. Mẫu nhật ký thay đổi 

Một nhật ký thay đổi có chức năng tương tự như mẫu dự báo rủi ro. Tuy nhiên, mẫu dự báo rủi ro đề cập đến rủi ro tiềm ẩn, còn trong nhật ký thay đổi là những thay đổi thực tế đã diễn ra. Mẫu này nhằm lưu lại toàn bộ những thay đổi lớn trong dự án, những hành động nào đã được thực hiện để giải quyết chúng, vấn đề đã được giải quyết khi nào, các chi tiết liên quan khác.

Nhật ký thay đổi theo mẫu của Project Manager
Nhật ký thay đổi theo mẫu của Project Manager

Tại sao không thêm thông tin này vào báo cáo trạng thái hàng tuần? Vì đây là những trường hợp cụ thể, bất thường trong suốt vòng đời của dự án cần ở một địa điểm cụ thể, nên được theo dõi riêng.

Mẫu nhật ký thay đổi sắp xếp thông tin về các thay đổi và các bước đã được thực hiện để giải quyết chúng trong một danh sách theo trình tự thời gian. Cần nhớ rằng, một báo cáo dự án xây dựng được coi là điểm tham chiếu cho các nhà quản lý dự án khi gặp phải những thay đổi trong các dự án trong tương lai, nó thực sự rất quan trọng.

5. Mẫu kết thúc dự án 

Khi kết thúc dự án cũng là lúc các bên liên quan nhận được mẫu kết thúc dự án. Báo cáo này là bước chạy nước rút cuối cùng của “cuộc đua marathon” trong việc hoàn thành một dự án thành công. Một báo cáo đóng dự án phải chứa đầy đủ tài liệu về mọi thứ cần thiết để hoàn thành dự án, cũng như tất cả các chi tiết đang treo chưa hoàn thành. 

Bản báo cáo này sẽ tổng hợp mục tiêu, bao gồm các mục tiêu đã hoàn thành, thành công, thất bại và bài học rút ra. Nó cũng nên cung cấp thông tin về thời gian sử dụng, ngân sách, phạm vi và thời gian biểu.

Mẫu báo cáo đóng dự án của Project Manager
Mẫu báo cáo đóng dự án của Project Manager

Việc liệt kê tất cả các mục đích lớn nhỏ từ dự án nghe có vẻ khó khăn, những mẫu báo cáo đóng dự án miễn phí dưới đây khiến mọi thứ đơn giản như làm theo dạng một checklist. 

>> Mời bạn download miễn phí mẫu báo cáo quản lý dự án xây dựng hoàn thành của Fuzen.io tại đây!

IV. Báo cáo quản lý dự án xây dựng dài hạn và tự động với AMIS Công Việc

Mẫu báo cáo quản lý xây dựng hoàn hảo giúp đảm bảo chủ đầu tư, nhà thầu và các bên liên quan của dự án khai thác tối đa dữ liệu của dự án ở quá khứ và hiện tại, nhằm đơn giản hóa quy trình làm việc và cải thiện chất lượng dự án. 

Những báo cáo này sẽ phát huy vai trò hơn nữa nếu chúng thay vì lập thủ công mà được trích xuất và tạo tự động trên phần mềm quản lý dự án. Bằng cách này, nhà quản lý hoàn toàn “rảnh tay” bởi tất cả các báo cáo được tạo nhanh chóng, tự động và linh hoạt tùy theo các nhu cầu lấy dữ liệu khác nhau. Báo cáo được lưu trữ đầy đủ, khoa học, bảo mật và có thể phục vụ cho việc quản lý dự án dài hạn hơn là so với các mẫu báo cáo thủ công.

>> Hãy cùng khám phá xem AMIS Công Việc – phần mềm quản lý dự án được ưa chuộng nhất hiện nay giúp cải thiện các báo cáo dự án xây dựng của bạn như thế nào!

Báo cáo dự án được lập tự động trên AMIS Công Việc theo rất nhiều phân hệ khác nhau, phục vụ mục đích quản lý linh hoạt của nhà quản lý dự án:

  • Báo cáo phân loại theo Eisenhower

  • Báo cáo số lượng công việc theo thời gian

  • Báo cáo số lượng công việc theo nhân viên

  • Báo cáo phân bổ nguồn lực

Các báo cáo được thể hiện dưới dạng biểu đồ, bảng biểu trực quan, sinh động, giúp tiết kiệm tối đa thời gian và cải thiện tối đa hiệu quả quản lý cho các nhà quản lý dự án xây dựng:

Tại sao không nhận ngay bản dùng thử 15 ngày miễn phí tính năng lập báo cáo thông minh cùng rất nhiều tính năng ưu việt khác được thiết kế cho các dự án xây dựng của AMIS Công Việc?

Tạm kết

Nắm rõ được mục đích, cấu trúc, các nội dung bao hàm trong các mẫu báo cáo quản lý dự án xây dựng sẽ giúp các nhà quản lý sử dụng chúng một cách linh hoạt, phù hợp, hiệu quả. Hy vọng bài viết cùng mẫu báo cáo MISA cung cấp là tài liệu tham khảo hữu ích cho các nhà quản lý dự án trong việc giám sát, thực hiện, và thi công các công trình. Chúc các bạn thành công!

Nhận tư vấn miễn phí về phần mềm quản lý dự án xây dựng AMIS Công Việc: