35 mẫu quy trình làm việc 2024: Cách thiết kế và sơ đồ minh họa chi tiết

Một trong những điểm chung của các công ty, doanh nghiệp thành công trên thị trường là họ đều hoạt động dựa trên một hệ thống quy trình khoa học. Những quy trình làm việc tối ưu cho phép tổ chức vận hành trơn tru, nâng cao hiệu quả kinh doanh. 

Vậy làm thế nào để doanh nghiệp của bạn sở hữu các quy trình lý tưởng như vậy? Hãy bắt đầu bằng 11 bước thiết lập cơ bản ngay dưới đây!

I. Quy trình làm việc là gì?

Quy trình làm việc là cách thức thực hiện thực hiện từng bước công việc theo một tiêu chuẩn cụ thể. Những quy trình phù hợp sẽ giúp đội ngũ nhân sự tạo ra giá trị tối đa, đạt được mục tiêu mong muốn.

Quy trình làm việc trong doanh nghiệp thường được chia thành 4 nhóm chính là: Quy trình quản lý khách hàng, Quy trình quản lý vận hành, Quy trình quản lý đổi mới và Quy trình xã hội, điều tiết cơ quan quản lý nhà nước.

Dựa vào những yêu cầu và đặc thù công việc mà quy trình có thể được thay đổi, bổ sung. Ví dụ, một công ty sản xuất quần áo sẽ tạo ra quy trình bao gồm các công đoạn cắt, may, đóng gói. Thế nhưng, một Agency quảng cáo lại chú trọng vào quy trình nhận yêu cầu, lên ý tưởng, thực hiện, bàn giao và nghiệm thu.

II. 11 bước xây dựng và quản lý quy trình làm việc tối ưu

Tuy nhiên, phát triển quy trình làm việc trong doanh nghiệp đòi hỏi người quản lý phải nhìn thấy cả bức tranh tổng quan, đồng thời chú ý đến hàng trăm chi tiết nhỏ trong đó. Vì vậy, bạn nên tham khảo các bước xây dựng và quản lý quy trình công việc dưới đây để không bỏ sót những yếu tố nền tảng: 

1. Làm rõ nhu cầu của doanh nghiệp

Bước đầu tiên để xây dựng quy trình làm việc là xác định nhu cầu. Doanh nghiệp bắt buộc phải xác định nhu cầu hoặc mong muốn cụ thể. Tổ chức cần áp dụng các tiêu chuẩn mới, nâng cấp hệ thống, tái cấu trúc doanh nghiệp hay hòa nhập vào xu hướng chung của thị trường? 

2. Xác định mục tiêu công việc

Nếu bước trên cho phép doanh nghiệp hiểu chính xác về “bản thân mình” hơn thì xác định các mục tiêu sẽ thực hiện hóa nhu cầu đó. Người quản lý tiến hành nghiên cứu, phân tích nguồn lực hiện có để tìm ra phương pháp, lập kế hoạch phân bổ thời gian và thiết lập từng bước thực hiện công việc.

3. Làm rõ phạm vi quy trình 

Giới hạn phạm vi nhất định giúp doanh nghiệp khoanh vùng đối tượng cần thực hiện và tuân thủ đúng quy trình, quy định làm việc. Phạm vi điều chỉnh có thể là toàn bộ tổ chức, bộ phận, cá nhân hoặc theo không gian, thời gian, lĩnh vực ngành nghề…

4. Thiết lập các bước cần triển khai 

Thông thường, một quy trình làm việc sẽ có khoảng 8 đến 12 bước. Tuy nhiên, không có khuôn mẫu cố định cho tất cả doanh nghiệp. Người quản lý nên áp dụng một số công thức quản lý tối ưu để thiết lập bước triển khai phù hợp. 

Ví dụ, mô hình 5W-1H-5M là phương án được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhất khi xây dựng quy trình làm việc. Cụ thể, 5W-1H bao gồm:

• What – Là gì: Xác định nội dung công việc trong quy trình.
• Why – Vì sao: Xác định mục tiêu, yêu cầu của công việc.
• When – Khi nào: Xác định 3 mốc thời gian bắt đầu. thực hiện và kết thúc.
• Where – Ở đâu: Xác định địa điểm làm việc công việc.
• Who – Ai: Xác định người trực tiếp làm việc, người hỗ trợ và người giám sát.
• How – Như thế nào: Xác định các phương pháp ứng dụng trong công việc.

Cùng với đó, mô hình 5M sẽ xác định những nguồn lực liên quan:

• Man – Nguồn nhân lực: Doanh nghiệp đánh giá trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất của nhân sự có đáp ứng công việc được giao không?…
• Money – Ngân sách: Lập kế hoạch dự toán ngân sách, phân chia chi phí cho từng hạng mục. 
• Material – Nguyên vật liệu, hệ thống cung ứng: Xác nhận danh sách các nguyên liệu, đơn vị cung cấp, vận chuyển. Doanh nghiệp nên có cả phương án ưu tiên và dự phòng nhằm đảm bảo sản xuất kinh doanh ổn định. 
• Machine – Công nghệ, máy móc: Chuẩn bị sẵn sàng về công nghệ, nâng cấp dây chuyền, thiết bị lạc hậu để giảm áp lực công việc và rút ngắn thời gian chạy quy trình. 
• Method – Phương pháp làm việc: Liệt kê các phương pháp làm việc mà người quản lý và nhân viên nên áp dụng. 

5. Xác định những điểm kiểm soát

Tiếp theo, bạn cần xác định các điểm kiểm soát chính. Do nguồn lực có hạn, ban quản lý, lãnh đạo không thể rà soát mọi chi tiết công việc. Vậy nên doanh nghiệp chỉ tiến hành kiểm định, kiểm tra tại một số giai đoạn trọng yếu như trước khi chuyển tiếp, ra mắt sản phẩm mới hoặc giao hàng đến người mua.  

 Đọc ngay Business Process là gì? và tìm hiểu các loại quy trình kinh doanh phổ biến nhất hiện nay

6. Phân công nhiệm vụ, trách nhiệm thực hiện từng công việc

Mỗi bước công việc sẽ do một bộ phận hay một cá nhân phụ trách, chịu trách nhiệm chính. Để phân công giao việc chính xác, người quản lý đảm bảo nhân sự có đủ trình độ, kỹ năng và kinh nghiệm thực tế. Khi có nhiều quy trình phức tạp, bạn cũng cần phân thêm vị trí hỗ trợ, đầu mối liên lạc để mọi người kết nối nhanh chóng. 

7. Chuẩn bị tài liệu hỗ trợ bổ sung 

Quy trình làm việc việc yêu cầu văn bản chú thích, lý giải các từ ngữ viết tắt, các định nghĩa, thuật ngữ giúp người đọc nắm bắt thông tin tức thì. Đồng thời, bạn cần chỉ rõ các biểu mẫu, quy định đi kèm thuộc phần nội dung nào của quy trình chung.

8. Xác định phương pháp kiểm soát quy trình

Trong quá trình xây dựng hệ thống, nhà quản lý sẽ dần hình thành phương pháp kiểm tra, đánh giá phù hợp. Đó có thể là phương pháp đánh giá 360 độ, xếp hạng hiệu suất, định lượng năng lực ứng viên hay sử dụng phần mềm quản lý công việc. 

Nếu chưa tìm ra phương pháp lý tưởng cho doanh nghiệp mình, bạn có thể bắt đầu bằng một bảng kiểm soát đơn giản với những yếu tố như: 

• Những bước cần kiểm tra.
• Những điểm trọng yếu cần kiểm tra.
• Người thực hiện kiểm tra.
• Tần suất kiểm tra.

9. Xác định giai đoạn thử nghiệm, kiểm tra, đánh giá

Thông thường, doanh nghiệp sản xuất, gia công chế biến sẽ có thêm giai đoạn thử nghiệm sản phẩm. Mục đích của bước này là đảm bảo thành quả cuối cùng đạt được yêu cầu chất lượng và mong đợi đề ra. 

Các nội dung kiểm tra thử nghiệm gồm có: công đoạn cần kiểm tra, điểm kiểm soát, thiết bị sử dụng, tần suất, tài liệu hướng dẫn, người kiểm tra, hồ sơ báo cáo…

10. Tạo mô tả hướng dẫn các bước triển khai công việc

Sau khi xác nhận hoàn tất mọi quy trình làm việc bên trên, doanh nghiệp có thể thống nhất tuân thủ cố định trong thời gian dài. Lúc này, nhiệm vụ của người quản lý là mô tả, diễn giải lại các bước công việc cho toàn bộ đội ngũ tuân theo: 

• Mô tả số lượng các bước trong quy trình làm việc.
• Mô tả cách thức thực hiện các bước công việc.
• Trong trường hợp việc diễn giải quá dài, doanh nghiệp nên tạo kho lưu trữ, tổng hợp tài liệu riêng.

Đáng chú ý, tùy theo tình hình thực tế mà doanh nghiệp cải tiến từng bước, tránh thay đổi quy trình liên tục khiến luồng công việc rối loạn, không đồng bộ. 

11. Hoàn thiện biểu mẫu, chú thích, tài liệu đính kèm 

Cuối cùng, bạn cần hoàn thành tài liệu tham khảo có định nghĩa và biểu mẫu đính kèm. 

• Định nghĩa: Giải thích ý nghĩa các thuật ngữ, diễn giải các từ viết tắt dùng trong quy trình làm việc.
• Biểu mẫu kèm theo: Biểu mẫu minh họa, chứng minh số liệu nghiên cứu hoặc tình hình thị trường. 

Xem Thêm: Văn phòng điện tử – Giải pháp văn phòng số thông minh cho doanh nghiệp

III. Tại sao doanh nghiệp phải xây dựng quy trình làm việc? 

Quy trình làm việc giúp người lãnh đạo, quản lý sắp xếp hợp lý và tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại, giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót. Điều này cải thiện đáng kể kết quả kinh doanh của cả doanh nghiệp. Nhân viên được trao quyền chủ động bám sát tiến độ và người quản lý có căn cứ đưa ra quyết định nhanh, chính xác hơn.

Ngoài ra, xây dựng quy trình hoàn thiện còn đem lại những lợi ích tiêu biểu sau:

1. Loại bỏ các công việc dư thừa

Trong một doanh nghiệp thiếu hệ thống quy trình hệ thống, các trình tự thủ công rườm rà, phức tạp thường làm giảm hiệu quả công việc trầm trọng. Chỉ khi bắt đầu quy hoạch lại những quy trình cốt lõi, bạn mới có thể xác định đâu là hoạt động thực sự cần thiết và loại bỏ điểm dư thừa.

Thay vì lãng phí thời gian vào một nhiệm vụ vô ích, nhân viên sẽ tập trung làm tốt những nhiệm vụ quan trọng, góp phần tăng tỷ lệ bán hàng, cải thiện doanh thu. 

2. Giảm thiểu tình trạng quản lý vi mô

Quản lý vi mô là phong cách lãnh đạo gây ra nhiều mâu thuẫn, xung đột. Nhiều nghiên cứu trên thế giới đã chỉ ra rằng quản lý vi mô thường được coi là lý do lớn nhất dẫn đến tình trạng nhân sự nghỉ việc.

Bằng cách vạch ra quy trình làm việc cụ thể, mỗi cá nhân đều nắm rõ nhiệm vụ, thời hạn phải hoàn thành. Lúc này, người quản lý không cần giám sát liên tục mà có thể theo dõi  tiến độ ngay trên báo cáo trực quan.  

3. Cải thiện giao tiếp nội bộ

Theo Tạp chí Kinh doanh Harvard, giao tiếp ở nơi làm việc đóng vai trò quan trọng vì nó ảnh hưởng đến mọi khía cạnh của công ty. Phần lớn những trường hợp xung đột đến từ việc cập nhật thông tin sai lệch. Nhân viên và quản lý bất đồng, không thể thống nhất cách làm việc dù có cùng mục tiêu chung.

Khả năng hiển thị quy trình rõ ràng sẽ giải quyết hầu hết vấn đề trên. Một quy trình minh bạch vai trò, vị trí, quyền hạn giúp doanh nghiệp tăng khả năng kết nối, giảm mâu thuẫn nội bộ.

THAM KHẢO NGAY BỘ GIẢI PHÁP MISA AMIS VĂN PHÒNG SỐ – GIẢI PHÁP VẬN HÀNH TỐI ƯU CHO MỌI DOANH NGHIỆP

IV. Một số mô hình quản lý quy trình làm việc hiệu quả nổi tiếng

Có rất nhiêu hô hình làm việc nổi tiếng khác nhau, dưới đây là một số mô hình nổi bật

1. Mô hình 5M

Mô hình quản lý quy trình làm việc 5M chủ yếu tập trung vào 5 yếu tố chính:

• Man (Con người): Đây là yếu tố liên quan đến nguồn nhân lực trong quá trình thực hiện. Nó bao gồm những người tham gia, nhân viên, nhà quản lý và tất cả những người có liên quan đến hoạt động.
• Machine (Máy móc): Yếu tố này nói đến các công cụ, máy móc, thiết bị và các phương tiện sử dụng để hoàn thành quy trình làm việc.
• Material (Vật liệu): Đây là yếu tố liên quan đến các vật liệu, nguyên liệu sản xuất và tài sản cần thiết để thực hiện quy trình.
• Method (Phương pháp): Yếu tố này tập trung vào các phương pháp, quy trình, quy tắc và quy định được sử dụng trong quy trình.
• Measurement (Đo lường): Đây là yếu tố đánh giá và đo lường hiệu quả của quy trình, từ đó xác định các chỉ số hiệu suất và mức độ đạt được.

Mô hình 5M đảm bảo rằng tất cả các yếu tố này được quản lý một cách chặt chẽ và tối ưu để đạt được chất lượng công việc tốt nhất. Qua mô hình này, các nhà quản lý có thể nắm bắt và cải thiện hiệu quả quy trình, giảm thiểu sai sót, từ đó cải thiện sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng.

2. Mô hình PDCA

PDCA là viết tắt của Plan-Do-Check-Act, còn được gọi là Deming Cycle hoặc Cycle of Continuous Improvement. Mô hình PDCA gồm bốn giai đoạn chính:

• Plan (Lập kế hoạch): Giai đoạn này cần xác định rõ mục tiêu và các hoạt động cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Doanh nghiệp cần đánh giá tình hình hiện tại, phân tích rõ các vấn đề và thiết lập mục tiêu cụ thể.
• Do (Thực hiện): Giai đoạn này bạn sẽ thực hiện các công việc theo kế hoạch để đạt được mục đích. Doanh nghiệp cần làm theo đúng kế hoạch đã đưa ra và  ghi lại mọi thông tin liên quan đến quá trình thực hiện.
• Check (Kiểm tra): Doanh nghiệp cần đánh giá xem liệu sau quá trình làm việc đó thì có đạt được mục tiêu, đáp ứng yêu cầu chất lượng hay không.
• Act (Hành động): Dựa trên kết quả của giai đoạn kiểm tra, bạn cần đề xuất các hoạt động cải thiện, cải tiến. Nếu kết quả đạt được không như kỳ vọng thì cần bắt đầu lại từ giai đoạn 1.

3. Mô hình DMAIC trong Six Sigma

DMAIC là một phương pháp tiêu chuẩn trong Six Sigma, bao gồm năm giai đoạn chính:

• Define (Định nghĩa): Giai đoạn này cần xác định mục tiêu dự án và yêu cầu của khách hàng.
• Measure (Đo lường): Trong giai đoạn này, chúng ta  sẽ thu thập dữ liệu liên quan đến quy trình làm việc. Dữ liệu này sẽ được sử dụng để đo lường hiệu suất hiện tại để từ đó đánh giá mức độ hiệu quả.
• Analyze (Phân tích): Lúc này dữ liệu được phân tích để xác định các nguyên nhân gây ra vấn đề hoặc các vấn đề xảy ra trong quy trình.
• Improve (Cải tiến): Sau khi đã xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề thì cần đề ra các giải pháp và thực hiện để đảm bảo quy trình làm việc diễn ra trơn tru.
• Control (Kiểm soát): Giai đoạn cuối cùng là kiểm soát và theo dõi quy trình sau khi đã triển khai cải tiến. Mục tiêu là đảm bảo rằng quy trình đang hoạt động ổn định, ít xảy ra sai sót.

Ví dụ: Amazon đã áp dụng mô hình DMAIC để cải thiện thời gian giao hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ cho khách hàng, đồng thời tăng cường cạnh tranh trong ngành thương mại điện tử, cụ thể:

– Define (Xác định): Amazon đã xác định mục tiêu cải thiện quy trình giao hàng trong dịch vụ Amazon Prime. Họ định rõ mục tiêu giảm thiểu thời gian giao hàng để cải thiện trải nghiệm khách hàng.

– Measure (Đo lường): Bằng cách thu thập dữ liệu về thời gian giao hàng và phản hồi từ khách hàng, Amazon đã đo lường hiện trạng quy trình giao hàng và xác định các chỉ số chất lượng.

– Analyze (Phân tích): Amazon phân tích dữ liệu để tìm ra nguyên nhân gây ra việc giao hàng chậm, bao gồm vấn đề về lên lịch giao hàng không hiệu quả và thất thoát thời gian trong quy trình.

– Improve (Cải tiến): Công ty đã phát triển các biện pháp cải tiến như tối ưu hóa quy trình lên lịch giao hàng, tăng cường quản lý kho để giảm thiểu thời gian xử lý đơn hàng, và đầu tư vào hệ thống giao hàng nhanh hơn.

– Control (Kiểm soát): Amazon đã thiết lập quy tắc kiểm soát và theo dõi thường xuyên để đảm bảo rằng quy trình cải tiến được duy trì và không có sự trở lại của vấn đề ban đầu.

4 . Mô hình Toyota Production System (TPS)

TPS tập trung vào tối ưu hóa quy trình sản xuất bằng cách loại bỏ lãng phí và tạo ra chất lượng cao. Ví dụ: Toyota sử dụng TPS để giảm thời gian thay dầu trong quy trình sản xuất ô tô.

Họ tìm hiểu và loại bỏ các bước không cần thiết, cải tiến quy trình thay dầu để tối ưu hóa thời gian và tài nguyên.

5. Mô hình Total Quality Management (TQM)

TQM tập trung vào đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông qua sự tham gia của tất cả nhân viên.

Ví dụ: Starbucks áp dụng TQM để đảm bảo chất lượng cà phê và trải nghiệm khách hàng. Họ đào tạo nhân viên về cách pha chế cà phê chính xác, theo dõi phản hồi của khách hàng và thực hiện cải tiến liên tục.

6. Mô hình Agile

Agile tập trung vào phát triển sản phẩm thông qua vòng lặp ngắn và linh hoạt để đáp ứng nhanh chóng yêu cầu thay đổi của khách hàng.

Ví dụ: Spotify sử dụng mô hình Agile trong phát triển ứng dụng âm nhạc. Họ chia nhỏ dự án thành các vòng phát triển ngắn, liên tục tích hợp phản hồi từ người dùng và cải tiến sản phẩm theo yêu cầu mới.

Những mô hình vận hành doanh nghiệp nổi tiếng này đều có tính ứng dụng rộng rãi và đã giúp nhiều doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, cải thiện chất lượng và tạo ra giá trị cao hơn cho khách hàng và người dùng.

V. Đơn giản hóa quá trình xây dựng hệ thống quy trình, thủ tục nhờ phần mềm MISA AMIS Quy trình

Bên cạnh những phương pháp truyền thông quen thuộc, ngày nay nhiều doanh nghiệp còn tìm kiếm sự hỗ trợ từ phần mềm quản lý quy trình. Một phần mềm tự động hóa các luồng công việc đơn giản, trực quan sẽ giúp bạn nâng cao nghiệp vụ quản lý vận hành, tiết kiệm thời gian, chi phí. 

Thấu hiểu điều đó, phần mềm MISA AMIS Quy trình cung cấp nền tảng số hóa, liên kết các quy trình giữa nhiều phòng ban, nghiệp vụ cốt lõi. Một số tính năng ưu việt chỉ có tại MISA AMIS Quy trình là: 

• Ứng dụng công nghệ No-code, cho phép người dùng thiết kế, tùy chỉnh quy trình theo nhu cầu và áp dụng vào hệ thống chất lượng quốc tế như ISO, CMMI,… 
• Liên kết tất cả phần mềm, ứng dụng quản lý công việc, kế toán, bán hàng, nhân sự… Tự động chuyển giao công việc giữa các bộ phận, chia sẻ dữ liệu tập trung, an toàn. 
• Thiết lập nhiều quy trình đa dạng, rẽ nhánh, song song, điều chỉnh điều kiện trường linh hoạt dựa trên đặc thù hoạt động của từng doanh nghiệp. 
• Cung cấp giao diện theo dõi trực quan giúp bộ phận quản lý phát hiện – xử lý các điểm tắc nghẽn kịp thời. Đội ngũ nhân viên cũng có quyền chủ động làm đề xuất viết/sửa các quy trình chưa tối ưu. 
• Xuất bản nhiều báo cáo đa chiều: thống kê lượng thực thi, báo cáo tình hình tồn đọng, tỷ lệ quá hạn, thời gian thực hiện…

Như vậy, với MISA AMIS Quy trình, doanh nghiệp không chỉ tạo nên hệ sinh thái khép kín, liên thông, liền mạch mà còn dễ dàng giám sát, cải tiến quy trình. Từ đó thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh tăng trưởng mạnh mẽ hơn. 

V. Kết luận 

Xây dựng quy trình làm việc trong doanh nghiệp càng rõ ràng, cụ thể thì vận hành doanh nghiệp càng nhanh chóng đạt được hiệu quả cao nhất. Hy vọng qua bài viết trên, bạn đã nắm được các bước xây dựng căn bản cùng công cụ hỗ trợ quản lý quy trình toàn diện cho doanh nghiệp mình. Chúc bạn ứng dụng và triển khai thành công! 

[Dùng thử miễn phí] MISA AMIS Quy trình – Giải pháp tối ưu quy trình làm việc cho mọi phòng ban. Mời anh chị ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ GIẢI PHÁP NGAY TẠI ĐÂY.