Quản lý - điều hành Công nghệ & đổi mới sáng tạo Văn phòng số sự cần thiết và lợi ích đối với doanh...

Văn phòng số sự cần thiết và lợi ích đối với doanh nghiệp thời đại mới

Mặc dù xu hướng chuyển đổi số tại nơi làm việc đã diễn ra từ lâu, nhưng đại dịch COVID-19 tiếp tục đẩy nhanh quá trình này hơn bao giờ hết. Trong đó, thách thức đối với nhiều doanh nghiệp là nhận ra tiềm năng và triển khai một nền tảng văn phòng số hiệu quả.

Vậy văn phòng số là gì? Văn phòng số mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu trong bài viết sau! 

tìm hiểu về văn phòng số
Tìm hiểu về văn phòng số và những lợi ích của mô hình làm việc số cho doanh nghiệp

I. Giới thiệu và định nghĩa văn phòng số 

Văn phòng số là nền tảng công nghệ cho phép doanh nghiệp làm việc từ xa, an toàn trên mọi thiết bị có kết nối Internet. Văn phòng số cung cấp đầy đủ công cụ nhà quản lý và nhân viên cần sử dụng để hoàn thành công việc bao gồm quản lý dự án, quy trình, giao tiếp, truyền thông xã hội, lưu trữ dữ liệu…  

Thực tế, hầu hết mọi tổ chức đều đang ứng dụng công nghệ số, ví dụ như công cụ Chat, bảng Excel quản lý đầu việc… Tuy nhiên, về lâu dài các doanh nghiệp cần triển khai một hệ thống liên kết chặt chẽ nhằm tối đa hóa tính năng của tất cả công cụ trên. 

văn phòng số là gì
Định nghĩa văn phòng số là gì

Văn phòng số chính là giải pháp đồng bộ giúp doanh nghiệp tối ưu phương thức làm việc, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh. Các đặc trưng của bản của văn phòng điện tử bao gồm: 

  • Hợp nhất: Văn phòng số quản lý tập trung hàng loạt phần mềm riêng lẻ trên một nền tảng duy nhất.
  • Hợp lý: Người dùng văn phòng số sẽ dễ dàng lưu trữ, tra cứu thông tin thông qua giao diện trực quan và hệ thống công nghệ hiện đại. 
  • An toàn: Văn phòng điện tử giám sát lịch sử thay đổi và phân quyền tiếp cận cho từng cá nhân giúp doanh nghiệp bảo mật dữ liệu kinh doanh. 
  • Tinh gọn, tiện ích: Mô hình làm việc số trao quyền cho nhân viên làm việc, cộng tác từ xa, nhận thông báo và truy cập tức thì.

II. Một số ứng dụng tiêu biểu của mô hình văn phòng số  

1. Hệ thống lưu trữ đám mây

Các nền tảng như Google Apps hay Microsoft Office 365 được xem là ứng dụng tiêu biểu hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi không gian làm việc số. Những nền tảng này cho phép người dùng truy cập dữ liệu nội bộ ở kỳ đâu, miễn là kết nối Internet.

2. Phòng họp ảo

Từ sau đại dịch, hầu hết cá nhân, tổ chức đều phải truy cập những app họp trực tuyến để giao tiếp, học tập và làm việc. Vì vậy, Zoom Meeting, Microsoft Teams, Google Meet, Go To Meeting không còn xa lạ với tất cả mọi người. 

3. Công cụ quản lý công việc trực tuyến

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản lý công việc nhằm giám sát, thúc đẩy hiệu suất từ xa. Ví dụ, phần mềm MISA AMIS Công việc do Công ty Cổ phần MISA phát triển chính là giải pháp quản lý điều hành và giám sát công việc/dự án toàn diện. 

phần mềm MISA AMIS Công việc
Phần mềm MISA AMIS Công việc

Doanh nghiệp giao việc trực tiếp, thảo luận tập trung, theo dõi báo cáo đa chiều và gửi cảnh báo tiến độ liên phòng ban với MISA AMIS Công việc. Từ đó, nhà quản lý kiểm soát tiến độ cùng hiệu quả làm việc chính xác mọi lúc, mọi nơi. 

Tải ngay [EBOOK]:  5 bước lập văn phòng số tinh gọn – Xu thế làm việc của tương lai

III. Sự khác biệt giữa mô hình văn phòng số với mô hình văn phòng kiểu cũ

Để nhìn tổng quan hơn về mô hình văn phòng điện tử, MISA AMIS sẽ đánh giá so sánh giữa 2 mô hình hiện đại và truyền thống. Bạn sẽ thấy rõ sự khác biệt sau đây:

Sự khác biệt giữa văn phòng điện tử và văn phòng kiểu cũ
Sự khác biệt giữa văn phòng điện tử và văn phòng kiểu cũ

1. Nội thất và thiết bị văn phòng

Văn phòng truyền thống: Cần phải trang bị những thiết bị cần thiết, cố định. Thông thường đó là những thiết bị cũ không có tính hiện đại, sáng tạo như các loại quạt, ổ điện, bàn ghế nội thất kiểu dáng cũ dễ bắt gặp ở môi trường văn phòng. Văn phòng truyền thống cũng dùng các vách ngăn, tường xây hay cánh cửa… để phân chia khu vực.
Văn phòng điện tử: Do văn phòng điện tử hoạt động trên nền tảng Internet nên chủ yếu sẽ làm việc Online. Nhờ đó mà có thể tiết kiệm được chi phí nội thất và thiết bị văn phòng.

2. Công nghệ

Văn phòng truyền thống: Doanh nghiệp chưa thể áp dụng hoàn toàn công nghệ vào trong xử lý công việc. Quản lý dữ liệu lẻ tẻ gây mất thời gian, khó kiểm soát. Danh sách công việc cũng dễ bị phân tán, khiến cho việc tìm kiếm dữ liệu cũng trở nên khó khăn.
Văn phòng điện tử: Tất cả các công việc đều được thực hiện thông qua hệ thống. Vậy nên việc áp dụng mô hình văn phòng điện tử giúp dữ liệu được đồng nhất trên một nền tảng trực tuyến. Việc truy cập hay xử lý, thao tác trên dữ liệu cũng từ đó mà dễ dàng, nhanh chóng

3. Không gian làm việc

Văn phòng truyền thống: Nhân viên phải xếp hàng đợi chấm công. Công ty thường ồn ào, đông đúc vào giờ cao điểm.
Văn phòng điện tử: Việc thực hiện chấm công trở nên đơn giản thông qua máy tính hay điện thoại. Doanh nghiệp tự do lựa chọn các tính năng như nhận diện khuôn mặt Face ID, nhận diện dấu vân tay…

4. Xử lý công việc

Văn phòng truyền thống: Việc xuất tài liệu qua các phần mềm như Excel dễ gây sai sót. Nó cũng làm mất tốn thời gian trong việc tìm kiếm và kiểm soát dữ liệu. Đặc biệt với các doanh nghiệp, công ty có nhiều dữ liệu.
Văn phòng điện tử: Tất cả dữ liệu đều được cập nhật lên hệ thống. Như vậy, mọi nhân viên đều có thể thấy cũng như tiếp tục công việc thao tác, xử lý dữ liệu một cách dễ dàng.

III. Tại sao các doanh nghiệp áp dụng mô hình văn phòng số? 

Mỗi doanh nghiệp sẽ có phương pháp xây dựng mô hình làm việc khác nhau tùy vào quy mô, ngành nghề và nhu cầu vận hành. Song nhìn chung, một nền tảng văn phòng điện tử phù hợp, tinh gọn sẽ mang đến cho tổ chức những lợi ích sau: 

1. Tăng tính linh hoạt

Văn phòng số giúp doanh nghiệp không còn bị giới hạn về địa điểm làm việc. Dù ở đâu người dùng đều truy cập thông báo, nhận nhiệm vụ và phản hồi theo thời gian thực. 

Người quản lý và nhân viên có thể làm việc tại nhà, ở bên ngoài văn phòng hoặc kết hợp cả hai hình thức. Thêm vào đó, việc hợp tác, tuyển dụng nhân sự từ nước ngoài cũng được hỗ trợ tối đa. 

2. Cải thiện năng suất

Báo cáo của Gartner vào năm 2019 dự đoán rằng các công ty sẽ phát triển nhanh gấp hai lần nhờ chuyển đổi số môi trường làm việc. Nó mang đến sự gắn kết, tinh thần làm việc hiệu quả hơn trong đội ngũ và tăng trưởng lợi nhuận thêm 21%.

văn phòng số giúp doanh nghiệp tăng năng suất
Văn phòng số giúp doanh nghiệp tăng năng suất

Hình thức lưu trữ vật lý được thay thế bằng hệ thống lưu trữ đám mây. Nhân viên tìm kiếm, truy cập nhanh chóng vào thông tin mong muốn và chia sẻ tài nguyên dễ dàng. Điều này nghĩa là đội ngũ không còn tốn nhiều thời gian chờ đợi, rà soát số liệu, từ đó gia tăng thời gian làm việc hiệu quả. 

3. Cải thiện sự hài lòng của nhân viên

Các công ty cung cấp môi trường làm việc số tạo điều kiện thuận lợi cho nhân sự quyết định cách thức làm việc linh động. Đây là một trong những cách nâng cao sự hài lòng cùng trải nghiệm được nhân viên đánh giá cao. 

Mặt khác, văn phòng số còn hỗ trợ nhân viên bằng cách trang bị công cụ xử lý nhiệm vụ thông minh, bổ sung tri thức hữu ích trong quá trình làm việc. Chẳng hạn, gói giải pháp văn phòng số có thể tổng hợp những nghiên cứu, chính sách, văn bản hướng dẫn nội bộ thành cẩm nang cho nhân viên chủ động học hỏi. 

4. Rút ngắn thời gian phê duyệt, ký kết

Ưu điểm khác của văn phòng số là ứng dụng hợp đồng điện tử, chữ ký số từ xa. 

Trước đây, quá trình ký kết, phê duyệt thường tiêu tốn của doanh nghiệp nhiều thời gian, chi phí in ấn, bảo quản. Đặc biệt, những người làm công tác quản lý công văn, hóa đơn, hợp đồng thường dễ mắc lỗi chậm trễ, sai sót khi thực hiện trên giấy tờ thủ công. 

Rút ngắn thời gian phê duyệt ký kết
Ứng dụng văn phòng số giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian phê duyệt, trình duyệt, ký kết

Giờ đây, nhà quản lý, lãnh đạo chỉ cần thao tác đơn giản để giải quyết số lượng lớn hợp đồng, chứng từ ngay trên điện thoại di động. 

5. Tăng doanh thu 

Phương pháp làm việc truyền thống có nhiều hạn chế như quy trình rời rạc, thủ tục phức tạp, báo cáo chậm trễ. Doanh nghiệp thường xuyên gặp tình trạng chậm tiến độ, lãng phí ngân sách và nguồn lực. 

Ngược lại, văn phòng điện tử tự động hóa công tác điều hành và hoạt động đồng bộ. Doanh nghiệp quản lý tất cả hạng mục, quy trình quan trọng trên một nền tảng duy nhất. Đội ngũ nhân sự làm việc chính xác, đúng tiến độ đem lại khả năng tăng trưởng doanh thu mạnh mẽ hơn. 

TẶNG BẠN EBOOK MIỄN PHÍ: 6 YẾU TỐ ĐỂ THIẾT LẬP VĂN PHÒNG SỐ

IV. Các tính năng cần có của giải pháp văn phòng số tối ưu

1. Truy cập an toàn 

Văn phòng số cung cấp đa dạng công cụ hiển thị đầy đủ dự án, nhiệm vụ, báo cáo, quy trình không giới hạn. Vì thế, yếu tố bảo mật là ưu tiên hàng đầu để doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu nội bộ và dữ liệu khách hàng. 

Môi trường làm việc số tiên tiến cần cho phép người dùng truy cập từ mọi nơi nhưng vẫn đảm bảo thông tin lưu trữ an toàn. Chỉ những người có quyền hạn hoặc trực tiếp giải quyết công việc mới được phép chỉnh sửa.

2. Cá nhân hóa

Toàn bộ cán bộ nhân viên của công ty có thể cùng sử dụng chung nền tảng. Tuy nhiên, các cá nhân có thêm khả năng tùy chỉnh nơi giao diện làm việc theo sở thích, thói quen. Ngoài ra, các công cụ thông báo, mạng xã hội tin tức cũng được cài đặt trực quan, khuyến khích sự tham gia của toàn thể thành viên.

giao diện mang tính cá nhân hóa
Phần mềm MISA AMIS Công việc cho phép người dùng cài đặt giao diện cá nhân hóa

4. Chia sẻ, kết nối dữ liệu

Khi các nhóm làm việc từ xa, công tác tìm kiếm thông tin có thể tốn thời gian, gây khó chịu và giảm năng suất lao động. Lúc này, hệ thống lưu trữ trong văn phòng số sẽ cung cấp kho quản trị thông tin khoa học, minh bạch nhất cũng như giúp người dùng chia sẻ liên thông đến từng cá nhân, phòng ban.

5. Cộng tác liền mạch

Quy trình làm việc đơn lẻ, lặp đi lặp lại dẫn đến các khó khăn như nhân viên sắp xếp sai thứ tự ưu tiên, chậm tiến độ đề ra. Giải pháp văn phòng số loại bỏ điều đó thông qua cách thức thiết lập, kết nối, quản trị hệ thống quy trình đồng bộ. Từ người quản lý đến nhân viên đều cộng tác trôi chảy, giảm thiểu giấy tờ, thời gian trình ký/phê duyệt.

6. Phân tích, đo lường

Đo lường mức độ tuân thủ và hiệu quả công việc luôn là một nhiệm vụ khó khăn của nhà quản lý. Làm thế nào để nắm được tiến độ, năng suất của nhân viên? Làm thế nào để đánh giá tổng quan bức tranh tăng trưởng chung của toàn bộ tổ chức khi thao tác từ xa? 

hệ thống đo lường, thống kê trên các phần mềm xây dựng văn phòng số
Ví dụ về hệ thống đo lường, thống kê trên phần mềm MISA AMIS Công việc

Môi trường làm việc số cung cấp khả năng hiển thị số liệu cho doanh nghiệp đánh giá đa chiều, chính xác, tức thời. Những báo cáo tự động cũng được xem như cơ sở khách quan để ban lãnh đạo điều chỉnh kế hoạch, hướng đến hoàn thành mục tiêu chung. 

V. Một số thắc mắc thường gặp khi thiết lập văn phòng số

1. Có phải nơi làm việc văn phòng số chỉ phù hợp với các công ty lớn?

Câu trả lời là không. 

Ưu điểm nổi bật của văn phòng số là linh hoạt dựa trên nhu cầu, quy mô doanh nghiệp. Khi đến giai đoạn phát triển bứt phá hơn, doanh nghiệp vẫn có thể tích hợp những phần mềm nghiệp vụ mới. 

Đặc biệt, nhiều nhà cung cấp đang tùy chỉnh các gói cho doanh nghiệp dựa trên số lượng người dùng. Những phần mềm này thường dễ triển khai với mọi doanh nghiệp, phòng ban trong mọi lĩnh vực và ngành nghề.

2. Chi phí thiết lập văn phòng số có cao không?

Giải pháp văn phòng điện tử được cung cấp bởi các công ty phát triển phần mềm chuyên nghiệp. Người dùng muốn sử dụng chỉ phải một khoản phí duy trì quyền sử dụng hàng năm theo phạm vi và cấp độ triển khai. 

Trên thực tế, doanh nghiệp sẽ không phải đầu tư chi phí đắt đỏ vì tất cả chỉ là những kênh giao – nhận việc hàng ngày đã được chuẩn hóa trên một nền tảng thống nhất. Mặt khác, một văn phòng số có hiệu quả còn nâng cao năng suất làm việc, cắt giảm nhiều khoản ngân sách lãng phí khác.

3. Công nghệ có phải điều kiện bắt buộc để triển khai văn phòng điện tử?

Có thể nói, công nghệ là yếu tố cốt lõi doanh nghiệp cần trang bị khi quyết định chuyển đổi từ văn phòng truyền thống sang văn phòng số. Do nhu cầu chuyển đổi số đang tăng cao, nhiều loại phần mềm được giới thiệu trên thị trường nên doanh nghiệp cần tìm kiểu kỹ lưỡng và chọn lựa nhà cung cấp phù hợp. 

Ở Việt Nam, một số đơn vị xây dựng ứng dụng nghiệp vụ văn phòng điện tử tiêu biểu nhất là FSI, Eoffice,.. và Công ty Cổ phần MISA với giải pháp văn phòng số MISA AMIS

kien tao VP so

VI. VĂN PHÒNG SỐ MISA AMIS – GIẢI PHÁP XÂY DỰNG KHÔNG GIAN LÀM VIỆC SỐ TOÀN DIỆN

Gói giải pháp văn phòng số MISA AMIS là một trong những giải pháp phần mềm hỗ trợ kiến tạo môi trường làm việc số tối ưu nhất hiện nay. MISA AMIS đáp ứng đa dạng chức năng cho nhà lãnh đạo, quản lý và nhân viên tối đa hiệu suất công việc, linh hoạt làm việc mọi lúc mọi nơi nhờ 7 phần mềm liên kết chặt chẽ: 

  • MISA AMIS Công việc: Phần mềm quản lý công việc, dự án cho doanh nghiệp – cảnh báo thời hạn thông minh, cập nhật tiến độ tức thời, xuất bản báo cáo đa chiều,…
  • MISA AMIS Quy trình: Phần mềm cải tiến cách thức vận hành, nâng cao năng suất nhờ tự động hệ thống quy trình.
  • MISA AMIS WeSign: Phần mềm hợp đồng điện tử hỗ trợ doanh nghiệp ký kết hàng hoạt từ xa, mọi lúc mọi nơi. 
  • MISA AMIS Tài sản: Phần mềm theo dõi, quản lý tài sản tập trung, kiểm kê nhanh chóng.
  • MISA AMIS Mạng xã hội: Nền tảng mạng xã hội nội bộ giúp doanh nghiệp truyền thông chủ trương, chính sách và xây dựng văn hóa gắn kết. 
  • MISA AMIS Ghi chép: Phần mềm lưu trữ tài liệu tập trung, an toàn, phân quyền tra cứu theo chức vụ và cấp độ thông tin.
  • MISA AMIS Phòng họp: Phần mềm tìm kiếm, đặt trước và quản lý phòng họp, tự động gửi thông báo tham dự đến người tham gia.

Như vậy, văn phòng số MISA AMIS có thể thay đổi hoàn toàn trải nghiệm làm việc nhờ hệ thống công nghệ hiện đại. Mọi dữ liệu quan trọng được kế thừa giữa các phần mềm riêng lẻ, tạo thành nền tảng tập trung giúp tổ chức vượt qua mọi giới hạn làm việc thủ công, dẫn dắt đội ngũ tăng trưởng mạnh mẽ.

VII. Kết luận 

Xu hướng chuyển đổi môi trường làm việc số đang phát triển mạnh mẽ và ngày càng phổ biến. Các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp nên chuyển dịch từng bước sang ứng dụng văn phòng số để tiết kiệm thời gian và vận hành hiệu quả ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào.  

Hy vọng bài viết trên đây đã giúp bạn hiểu rõ hơn về mô hình văn phòng số cùng những lợi ích, tính năng cần có của xu hướng tương lai này.

 669 

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 1 Trung bình: 5]