Cách thiết lập quy trình quản lý văn thư lưu trữ chuẩn cần biết

Một công văn bị chuyển chậm hay hồ sơ không tìm thấy có thể khiến doanh nghiệp bỏ lỡ công việc quan trọng. Những bất cập này thường khó nhận ra khi khối lượng văn bản còn ít, nhưng sẽ ngày càng khó kiểm soát khi tài liệu và đầu việc tăng lên. Thiết lập quy trình văn thư lưu trữ bài bản giúp doanh nghiệp biết văn bản đang ở đâu, ai phụ trách và hồ sơ cần được quản lý ra sao.

Bài viết dưới đây từ MISA AMIS sẽ hướng dẫn các bước thực hiện và giới thiệu công cụ giúp tối ưu quản lý văn thư lưu trữ.

Tặng bạn bộ ebook: Giải pháp vận hành tối ưu và xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

1. Quy trình quản lý văn thư lưu trữ là gì?

1.1 Định nghĩa văn thư lưu trữ

Văn thư lưu trữ là tên gọi chung cho hai nhóm nghiệp vụ gắn liền nhau trong vòng đời của một tài liệu:

• Văn thư là công việc xử lý văn bản khi tài liệu còn đang được sử dụng: soạn thảo, ký ban hành, tiếp nhận, chuyển xử lý và lập hồ sơ.
• Lưu trữ là công việc gìn giữ và khai thác tài liệu sau khi công việc đã kết thúc: thu thập, bảo quản, xác định giá trị và phục vụ tra cứu.

Nói ngắn gọn, văn thư lo phần “văn bản đang chạy”, còn lưu trữ lo phần “hồ sơ đã xong”. Một văn bản đi qua khâu văn thư trước, rồi mới trở thành tài liệu lưu trữ.

Tiêu chí	Văn thư	Lưu trữ
Thời điểm	Khi tài liệu đang xử lý	Sau khi công việc kết thúc
Công việc chính	Soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đi đến, lập hồ sơ	Thu thập, bảo quản, xác định giá trị, phục vụ khai thác
Đầu ra	Văn bản phát hành, hồ sơ công việc	Hồ sơ lưu trữ có thời hạn hoặc vĩnh viễn
Căn cứ pháp lý chính	Nghị định 30/2020/NĐ-CP	Luật Lưu trữ 2024

1.2 Mục đích của quy trình văn thư lưu trữ

Quy trình văn thư lưu trữ là tập hợp các bước được xây dựng một cách có hệ thống nhằm quản lý toàn bộ vòng đời của văn bản, từ khâu tiếp nhận, phân loại, lưu trữ đến bảo quản và hủy bỏ khi không còn giá trị sử dụng.

Quy trình văn thư lưu trữ không chỉ đơn thuần là việc sắp xếp tài liệu mà còn hướng đến nhiều mục tiêu quan trọng như sau:

• Đảm bảo tính hệ thống và dễ dàng truy xuất thông tin: Một quy trình văn thư lưu trữ tốt giúp tổ chức sắp xếp tài liệu theo hệ thống rõ ràng, hợp lý. Nhờ đó, khi cần tìm kiếm một văn bản hay tài liệu cụ thể, nhân viên có thể truy cập dễ dàng mà không mất nhiều thời gian.
• Giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu: Việc lưu trữ và bảo quản tài liệu một cách khoa học giúp hạn chế tình trạng tài liệu bị hư hỏng, thất lạc hoặc mất mát. Ngoài ra, nếu áp dụng các công nghệ lưu trữ hiện đại, tổ chức còn có thể sao lưu dữ liệu, đảm bảo an toàn trong trường hợp xảy ra sự cố như thiên tai, lỗi kỹ thuật, hoặc các vấn đề bảo mật.

Hệ thống văn thư lưu trữ không chỉ là công cụ quản lý mà còn phản ánh mức độ chuyên nghiệp và sự minh bạch của một tổ chức trong việc xử lý tài liệu và thông tin.

Xem thêm: 15+ phần mềm quản lý văn thư, văn bản và điều hành công văn phổ biến 

2. Quy định pháp luật và nguyên tắc vận hành trong văn thư lưu trữ

Khi quản lý văn thư lưu trữ, doanh nghiệp cần phân biệt rõ đâu là nghĩa vụ bắt buộc theo pháp luật và đâu là nguyên tắc nên tự thiết lập để vận hành trơn tru. Việc tách bạch hai nhóm này giúp tránh áp dụng máy móc, đồng thời không bỏ sót những yêu cầu có tính pháp lý. Dưới đây là hai nhóm nội dung doanh nghiệp nên nắm.

2.1 Quy định pháp luật cần tuân thủ

Phần này nêu những nội dung có căn cứ pháp lý, doanh nghiệp cần đối chiếu theo loại hình tổ chức và loại hồ sơ của mình:

• Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Áp dụng theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Nghị định này áp dụng trực tiếp cho cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước; các tổ chức khác tham chiếu để áp dụng cho phù hợp.
• Thời hạn lưu trữ tài liệu: Theo Luật Lưu trữ năm 2024, hồ sơ gồm nhóm lưu trữ vĩnh viễn và nhóm lưu trữ có thời hạn, trong đó loại có thời hạn được xác định theo năm kể từ năm kết thúc công việc.
• Tính toàn vẹn và nguyên bản của tài liệu: Tài liệu trong hệ thống lưu trữ phải được giữ nguyên trạng, không bị chỉnh sửa hay thay đổi nội dung gốc trong suốt quá trình lưu giữ.
• Giá trị pháp lý của tài liệu số: Tài liệu lưu trữ số được công nhận giá trị pháp lý theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2024 và pháp luật về giao dịch điện tử.
• Thủ tục hủy tài liệu: Chỉ hủy tài liệu đã hết giá trị sử dụng hoặc hết thời hạn lưu trữ; việc hủy phải được lập biên bản, ghi rõ lý do, danh mục tài liệu hủy và có sự phê duyệt của người có thẩm quyền.

Mức độ bắt buộc của từng quy định phụ thuộc vào loại hình tổ chức. Doanh nghiệp ngoài nhà nước nên đối chiếu quy định hiện hành để xây dựng quy chế nội bộ phù hợp, thay vì áp dụng máy móc toàn bộ như khối cơ quan nhà nước.

2.2 Nguyên tắc vận hành doanh nghiệp nên thiết lập

Phần này là các thực hành quản trị giúp quy trình chạy trơn tru, doanh nghiệp chủ động áp dụng theo nhu cầu, không phải nghĩa vụ bắt buộc:

• Phân loại tài liệu theo phòng ban, loại việc để dễ tra cứu.
• Thống nhất quy tắc đặt tên, mã hóa và sắp xếp thư mục trong toàn tổ chức.
• Phân quyền truy cập theo vai trò, kiểm soát ai được xem và chỉnh sửa tài liệu.
• Đảm bảo điều kiện bảo quản: tài liệu giấy lưu nơi tránh ẩm mốc, ánh sáng trực tiếp và nhiệt độ bất lợi; tài liệu số sao lưu định kỳ và bảo vệ bằng biện pháp an ninh mạng.
• Đào tạo nhân sự và kiểm tra định kỳ để duy trì nền nếp và phát hiện sớm hư hỏng, thất lạc.

Xem thêm: Quản lý tài liệu – Cách thức đổi mới và tự động hóa quy trình hiệu quả

3. Quản lý văn bản đi và đến trong doanh nghiệp

Quản lý văn bản đi và văn bản đến trong doanh nghiệp là hai quy trình quan trọng trong công tác văn thư, nhằm đảm bảo tài liệu được xử lý, lưu trữ và bảo mật một cách hệ thống và hiệu quả. Dưới đây là các nguyên tắc quản lý văn bản đi và đến mà doanh nghiệp nên tuân thủ:

3.1. Nguyên tắc quản lý văn bản đi

Dưới đây là các nguyên tắc quản lý văn bản đi giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và bảo mật trong quá trình gửi tài liệu ra bên ngoài:

• Đảm bảo chính xác và đầy đủ thông tin: Văn bản đi cần đảm bảo nội dung chính xác, rõ ràng và không có sai sót. Điều này bao gồm kiểm tra chính tả, ngữ pháp và thông tin quan trọng trước khi gửi đi.
• Duyệt và ký xác nhận: Văn bản đi phải được kiểm duyệt và có chữ ký của người có thẩm quyền trước khi phát hành ra bên ngoài. Quy trình này giúp đảm bảo tính hợp pháp và trách nhiệm của văn bản.
• Đánh số và mã hóa văn bản: Mỗi văn bản đi cần được đánh số thứ tự và mã hóa theo quy định của doanh nghiệp, giúp dễ dàng theo dõi, quản lý và tra cứu sau này.
• Lưu bản sao: Bản sao của văn bản đi phải được lưu trữ trong hệ thống để làm cơ sở tham chiếu khi cần thiết. Việc lưu trữ này có thể dưới dạng bản cứng hoặc bản điện tử, tùy theo quy định nội bộ của doanh nghiệp.
• Theo dõi và cập nhật trạng thái: Doanh nghiệp cần theo dõi quá trình gửi văn bản, bao gồm việc xác nhận đã gửi và nhận, cũng như phản hồi từ bên nhận nếu có.
• Bảo mật thông tin: Văn bản đi thường chứa các thông tin quan trọng và nhạy cảm. Do đó, cần có các biện pháp bảo mật phù hợp để đảm bảo rằng thông tin không bị rò rỉ ra ngoài trong quá trình gửi.

3.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đến

Dưới đây là các nguyên tắc quản lý văn bản đến trong doanh nghiệp, giúp đảm bảo tài liệu được xử lý, phân loại và lưu trữ một cách hệ thống, an toàn và hiệu quả:

4. Quy trình văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp

Quy trình văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp là quy trình quản lý, xử lý và lưu trữ các loại tài liệu, hồ sơ một cách có hệ thống nhằm đảm bảo thông tin được lưu giữ an toàn, dễ dàng truy cập và quản lý hiệu quả. Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình này:

4.1. Thu thập và tiếp nhận văn bản

Quá trình thu thập và tiếp nhận tài liệu là bước đầu tiên trong quy trình văn thư lưu trữ. Đây là giai đoạn xử lý các tài liệu đến từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm:

• Nguồn bên trong: Tài liệu từ các phòng ban nội bộ như báo cáo, biên bản họp, hoặc đề xuất dự án.
• Nguồn bên ngoài: Tài liệu từ đối tác, khách hàng, hoặc cơ quan nhà nước như công văn, hợp đồng, thông báo.

Công việc cần thực hiện:

• Ghi nhận đầy đủ thông tin về tài liệu, bao gồm ngày nhận, nguồn gốc, và nội dung chính.
• Lưu trữ tài liệu tạm thời trong hệ thống hoặc phần mềm quản lý văn thư trước khi phân loại.

4.2. Phân loại và sắp xếp tài liệu

Phân loại và sắp xếp tài liệu là một bước quan trọng để đảm bảo tài liệu được lưu trữ khoa học và dễ dàng truy xuất khi cần.

Nguyên tắc phân loại:

• Theo loại tài liệu: Công văn, hợp đồng, báo cáo, biên bản họp.
• Theo thời gian: Tháng, quý, năm.
• Theo chủ đề: Tài chính, nhân sự, pháp lý.
• Theo độ bảo mật: Tài liệu công khai/nội bộ/hạn chế/bảo mật.

Công việc cần thực hiện:

• Xây dựng danh mục và mã hóa tài liệu theo hệ thống phân loại.
• Sử dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm quản lý tài liệu

4.3. Lập hồ sơ và lưu trữ

Sau khi phân loại, tài liệu cần được lập hồ sơ và lưu trữ theo một hệ thống rõ ràng.

Quy trình lập hồ sơ:

• Tập hợp tài liệu liên quan: Các tài liệu có cùng nội dung hoặc liên quan đến một chủ đề sẽ được gộp chung vào một hồ sơ.
• Đặt tên và mã hóa hồ sơ: Tên hồ sơ cần ngắn gọn, dễ hiểu và phản ánh đúng nội dung tài liệu. Ví dụ: “BC-TC-2026” (Báo cáo tài chính năm 2026).
• Lưu trữ vào hệ thống: Tài liệu được lưu trữ ở dạng vật lý (tủ hồ sơ) hoặc số hóa và lưu trên phần mềm quản lý.

4.4. Bảo quản tài liệu

Bảo quản là bước đảm bảo tài liệu không bị hư hỏng hoặc mất mát theo thời gian.

Phương pháp bảo quản tài liệu giấy:

• Lưu trữ trong tủ hồ sơ kín, tránh ánh sáng trực tiếp, độ ẩm cao hoặc nhiệt độ quá nóng/lạnh.
• Sử dụng chất liệu bền vững (bìa cứng, hộp lưu trữ) để bảo vệ tài liệu.

Phương pháp bảo quản tài liệu số:

• Lưu trữ trên các nền tảng an toàn như máy chủ nội bộ, dịch vụ lưu trữ đám mây.
• Sao lưu định kỳ để tránh mất dữ liệu do sự cố kỹ thuật.

Kiểm tra định kỳ:

• Tài liệu lưu trữ cần được kiểm tra thường xuyên để đảm bảo tính nguyên vẹn và phát hiện kịp thời các vấn đề như nấm mốc, mục nát, hoặc lỗi tệp dữ liệu.

4.5. Truy xuất và sử dụng tài liệu

Giai đoạn này đảm bảo rằng tài liệu được lưu trữ có thể được truy cập và sử dụng nhanh chóng khi cần.

Quy trình truy xuất:

• Xây dựng hệ thống tìm kiếm tài liệu bằng từ khóa, mã hồ sơ hoặc chủ đề.
• Giao quyền truy cập phù hợp theo cấp độ bảo mật để đảm bảo an toàn thông tin.

Công cụ hỗ trợ:

• Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu để tìm kiếm nhanh chóng.
• Đảm bảo các bản sao tài liệu được cung cấp đúng nhu cầu và có sự kiểm soát.

4.6. Hủy bỏ tài liệu hết giá trị

Hủy tài liệu là bước cuối cùng trong quy trình, áp dụng cho các tài liệu không còn giá trị sử dụng hoặc đã hết thời gian lưu trữ theo quy định.

Nguyên tắc hủy tài liệu:

• Chỉ hủy những tài liệu được xác định không còn giá trị hoặc không yêu cầu lưu trữ lâu dài.
• Việc hủy phải đảm bảo bảo mật thông tin, đặc biệt với tài liệu chứa dữ liệu nhạy cảm.

Phương pháp hủy:

• Đối với tài liệu giấy: Nghiền nát, đốt cháy hoặc sử dụng máy hủy tài liệu.
• Đối với tài liệu số: Xóa vĩnh viễn khỏi hệ thống và các thiết bị lưu trữ.

Hồ sơ hủy tài liệu:

• Ghi lại chi tiết tài liệu đã hủy, lý do hủy và phương thức hủy.
• Lập biên bản hủy tài liệu có sự phê duyệt của người có thẩm quyền.

Quy trình này giúp doanh nghiệp đảm bảo việc lưu trữ thông tin chặt chẽ, có thể truy cập dễ dàng và bảo vệ tài liệu quan trọng khỏi mất mát hoặc hư hỏng.

Xem thêm: Bảng giá AMIS Văn thư – phần mềm quản lý công văn, văn bản 

5. Yêu cầu của công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp

Dưới đây là 5 yêu cầu quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo hiệu quả, an toàn và chuyên nghiệp trong quản lý tài liệu:

• Tính hệ thống và khoa học: Công tác văn thư lưu trữ cần được tổ chức một cách khoa học và có hệ thống. Tài liệu phải được sắp xếp, phân loại và lưu trữ theo các tiêu chí rõ ràng như chủ đề, thời gian hoặc phòng ban liên quan.
• Tính bảo mật và toàn vẹn của tài liệu: Văn thư lưu trữ phải đảm bảo an toàn thông tin và bảo mật tài liệu, đặc biệt đối với các tài liệu quan trọng hoặc nhạy cảm. Tài liệu phải được lưu trữ trong các điều kiện bảo mật để tránh rủi ro mất mát, hư hỏng hoặc rò rỉ thông tin. Đồng thời, cần đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu, không cho phép chỉnh sửa hoặc làm thay đổi nội dung gốc trong quá trình lưu trữ.
• Tuân thủ quy định pháp lý và nội bộ: Công tác văn thư lưu trữ phải tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý của nhà nước và quy định nội bộ của doanh nghiệp. Điều này bao gồm quy định về thời gian lưu trữ, tiêu chuẩn bảo quản và quy trình tiêu hủy tài liệu hết hạn.
• Ứng dụng công nghệ để tối ưu hóa: Việc áp dụng các công nghệ hiện đại, như hệ thống quản lý tài liệu điện tử (DMS), phần mềm lưu trữ và tìm kiếm tài liệu tự động, giúp tối ưu hóa quy trình văn thư lưu trữ. Công nghệ hỗ trợ quá trình sắp xếp, tìm kiếm, sao lưu và bảo mật tài liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.
• Đào tạo và nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên: Nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ cần được đào tạo về kỹ năng và nghiệp vụ cần thiết, như kỹ năng tổ chức, bảo mật thông tin và sử dụng phần mềm quản lý tài liệu.

Tham khảo 10 Phần mềm quản lý dự án được tin dùng nhiều

6. Ứng dụng công nghệ trong quy trình văn thư lưu trữ

Dù quy trình được thiết kế bài bản đến đâu, nếu vẫn theo dõi bằng sổ giấy và các file rời rạc, doanh nghiệp sẽ sớm gặp lại đúng những vấn đề cũ: không biết công văn đang nằm ở khâu nào, hồ sơ cần gấp lại mắc kẹt trong máy của người đã nghỉ, hay một quyết định có nhiều bản mà không ai chắc bản nào mới nhất.

Những công cụ và phần mềm quản lý văn thư không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu quả lưu trữ mà còn hỗ trợ tự động hóa, tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

MISA AMIS Văn thư, một sản phẩm thuộc nền tảng MISA AMIS, được thiết kế để quản lý toàn bộ công văn của doanh nghiệp, giúp tiếp nhận, phân luồng và theo dõi xử lý văn bản tập trung:

• Không phụ thuộc vào trí nhớ nhân sự: Mỗi văn bản đều hiển thị rõ đang ở khâu nào, ai đang xử lý và còn bao lâu đến hạn. Nhờ đó, nhà quản lý nắm được tiến độ mà không phải nhắc việc thủ công, việc bàn giao – tiếp nhận cũng dễ dàng khi nhân sự cũ nghỉ việc.

• Tìm một công văn cũ không còn mất cả buổi: Lọc nhanh theo tên công văn, nơi gửi, ngày đến, ngày đi thay vì lục tìm trong hàng loạt thư mục rời rạc.

• Phân loại được ngay văn bản khẩn và văn bản mật: Hệ thống đánh dấu cấp độ khẩn và mức độ bảo mật, giúp ưu tiên xử lý đúng việc và kiểm soát ai được tiếp cận tài liệu nhạy cảm.

• Lãnh đạo nhìn được bức tranh tổng thể: Báo cáo trực quan về số lượng công văn cần xử lý, đang xử lý và đã xử lý, giúp phát hiện sớm nút thắt trong luồng văn bản.

Xem chi tiết tính năng

Nhiều doanh nghiệp, đơn vị đã tin chọn MISA AMIS Văn thư để số hóa, quản lý và sắp xếp toàn bộ văn bản chính thức của doanh nghiệp một cách đơn giản, thông minh và khoa học.

Nhận tư vấn 1-1 về vấn đề lưu trữ của doanh nghiệp và dùng thử MISA AMIS Văn thư tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng.
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng.
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia.

7. Kết luận 

Quy trình văn thư lưu trữ đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo tính hệ thống, bảo mật và hiệu quả của việc quản lý thông tin trong tổ chức. Khi được xây dựng bài bản và áp dụng công nghệ hiện đại, quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nguồn lực mà còn tăng cường sự minh bạch, chuyên nghiệp trong hoạt động vận hành.