Văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp: Nguyên tắc và quy trình chuẩn nhất

29/09/2023

Loading

Văn thư lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thông tin và tài liệu trong các tổ chức, doanh nghiệp. Nó bao gồm tất cả hoạt động thu thập, sắp xếp, bảo quản, luân chuyển văn bản theo quy trình. 

Trong bài viết này, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu chi tiết về công tác văn thư lưu trữ, nguyên tắc quản lý và những kỹ năng cần thiết cho công việc này.

công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp
Công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp

I. Công tác văn thư là gì?

Căn cứ vào Điều 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, công tác văn thư là các hoạt động soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa trong công tác văn thư.

Mục tiêu của công tác này nhằm đảm bảo tính toàn vẹn, sẵn có, dễ dàng truy cập và luân chuyển thông tin kịp thời khi cần thiết. 

II. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý trong công tác văn thư

Theo Điều 4 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc sau khi quản lý văn thư lưu trữ:

  • Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, đúng trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: 
    • Văn bản quy phạm pháp luật phải được thực hiện theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
    • Văn bản chuyên ngành phải do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định sao cho phù hợp
    • Văn bản hành chính phải được thực hiện theo Chương II Nghị định 30/2020/NĐ-CP về soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính
  • Mọi văn bản đi, văn bản đến của doanh nghiệp phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Chỉ loại trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định pháp luật.
  • Văn bản đi, văn bản đến phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày đến, thời hạn xử lý chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. 
  • Văn bản đến sẽ có các mức độ khẩn như sau: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn). Những văn bản này phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
  • Văn bản phải được theo dõi, cập nhật đầy đủ trạng thái gửi, nhận, xử lý.
  • Người được giao giải quyết, theo dõi công việc văn thư lưu trữ có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
  • Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của tổ chức, doanh nghiệp phải được quản lý, sử dụng theo quy định pháp luật.
  • Hệ thống quản lý phải đáp ứng các quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định pháp luật khác có liên quan.

Ngoài ra, bộ phận văn thư còn cần đảm bảo một số nguyên tắc dưới đây:

  • Nguyên tắc bảo quản: Bảo quản vật liệu văn thư một cách an toàn, bảo đảm tính toàn vẹn và tránh các tác động tiêu cực như hư hỏng, mất mát hoặc truy cập trái phép.
  • Nguyên tắc sắp xếp và phân loại: Xác định các tiêu chí sắp xếp và phân loại tài liệu để tạo ra hệ thống thông tin có cấu trúc, dễ tìm kiếm và truy xuất.
  • Nguyên tắc bảo mật: Đảm bảo tính bảo mật và quyền riêng tư của thông tin hoặc tài liệu lưu trữ thông qua các biện pháp bảo mật vật lý hoặc điện tử (hoặc kết hợp cả hai).

Xem thêm: Quản lý tài liệu – Cách thức đổi mới và tự động hóa quy trình hiệu quả

III. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân trong công tác văn thư

Theo Điều 6 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân trong công tác văn thư như sau:

trách nhiệm trong công tác văn thư
Trách nhiệm trong công tác văn thư
  • Người đứng đầu tổ chức, doanh nghiệp trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện công tác văn thư đúng quy định; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.
  • Các cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc văn thư phải thực hiện đúng quy định tại Nghị định và các quy định của pháp luật có liên quan.
  • Văn thư cơ quan có nhiệm vụ: 
    • Thực hiện đăng ký, phát hành, chuyển phát cũng như theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
    • Thực hiện tiếp nhận, đăng ký, trình ký, chuyển giao văn bản đến
    • Sắp xếp, bảo quản và tra cứu văn bản khi cần thiết
    • Quản lý sổ đăng ký văn bản
    • Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của tổ chức hoặc các loại con dấu khác theo đúng quy định

IV. Mô tả công việc văn thư lưu trữ

Công việc văn thư lưu trữ bao gồm nhiều hoạt động:

  • Thu thập và tiếp nhận tài liệu: Tiếp nhận và đăng ký các tài liệu mới vào hệ thống văn thư lưu trữ, đảm bảo thông tin về tài liệu như tiêu đề, ngày tháng, người gửi và người nhận được ghi chính xác.
  • Sắp xếp và phân loại tài liệu: Các tài liệu sau khi được tiếp nhận cần được sắp xếp và phân loại theo các tiêu chí chủ đề, loại tài liệu, ngày tháng ban hành,… 
  • Bảo quản tài liệu: Đảm bảo các tài liệu được bảo quản một cách an toàn và đáng tin cậy. Một số doanh nghiệp sử dụng các phương pháp bảo quản vật lý như bảo quản trong hộp lưu trữ chống ẩm, chống ẩm, ánh sáng mặt trời và nhiệt độ cao. Ngoài ra, việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử cũng xu hướng phát triển mới hiện nay.
  • Truy xuất thông tin: Đảm bảo rằng thông tin và tài liệu trong hệ thống văn thư lưu trữ được tìm kiếm và truy cập dễ dàng. Điều này yêu cầu việc sắp xếp và đánh chỉ mục tài liệu một cách hợp lý, logic. 

Để hỗ trợ tối ưu các hoạt động trên, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp, MISA AMIS Văn thư được thiết kế để quản lý toàn bộ công văn của doanh nghiệp với những tính năng vô cùng đơn giản, thông minh. 

phần mềm MISA AMIS Văn thư
Phần mềm MISA AMIS Văn thư
 misa amis văn thư phân loại văn bản theo cấp độ
MISA AMIS Văn thư phân loại văn bản theo cấp độ khẩn/bảo mật
misa amis văn thư quản lý nội dung văn bản
MISA AMIS Văn thư quản lý nội dung các văn bản đến và đi trong doanh nghiệp

Phần mềm cho phép người dùng thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ quản lý văn thư lưu trữ nêu trên một cách liền mạch. Đồng thời, MISA AMIS Văn thư cũng mang sẵn những báo cáo đa chiều về tình trạng xử lý, mức độ bảo mật hoặc mức độ khẩn cấp. Từ đó, bộ phận văn thư cùng người quản lý luân chuyển, phê duyệt và xử lý tài liệu chính xác, hiệu quả tối ưu. 

Đọc ngay: 15+ phần mềm quản lý văn bản dễ sử dụng cho doanh nghiệp

V. Những kỹ năng cần thiết của công tác văn thư lưu trữ

1. Kỹ năng chuyên môn về quy định, nguyên tắc và yêu cầu công việc

Nhân sự làm việc trong bộ phận văn thư phải nắm rõ các quy định, nguyên tắc và tiêu chuẩn quản lý văn thư lưu trữ. Đặc biệt, văn thử cần cập nhật các quy định pháp luật để áp dụng một cách chính xác, phù hợp, đáp ứng yêu cầu của tổ chức.

2. Kỹ năng quản lý, tổ chức, sắp xếp công việc

Văn thư cần có khả năng quản lý thời gian, ưu tiên công việc và sắp xếp tài liệu một cách hợp lý. Điều này đòi hỏi khả năng tổ chức, sắp xếp và duy trì hệ thống thông tin hiệu quả.

3. Kỹ năng tin học sử dụng phần mềm quản lý văn bản

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đang từng bước chuyển đổi từ cách việc truyền thông sang xây dựng môi trường làm việc số toàn diện. Thay vì đọc, phân loại, chuyển phát tài liệu theo cách thủ công, bộ phận văn thư cần nâng cao kỹ năng ứng dụng công nghệ. 

Những phần mềm quản lý văn bản thông minh sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu nhiều thời gian, chi phí, nhân lực lãng phí. Đồng thời, năng suất làm việc cùng quy trình phối hợp giữa các phòng ban cũng trở nên đơn giản, liền mạch hơn. 

VI. Kết luận 

Như vậy, công tác văn thư lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng giúp tổ chức quản lý tài liệu chuẩn xác. Bằng cách thực hiện đúng nguyên tắc, tuân thủ yêu cầu và phát triển kỹ năng cần thiết, bộ phận văn thư sẽ đảm bảo tính nhất quán, truy xuất, luân chuyển thông tin dễ dàng và bảo vệ tài liệu quan trọng.

Loading

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 1 Trung bình: 5]
Chủ đề liên quan
Bài viết liên quan
Xem tất cả