15+ phần mềm quản lý văn bản dễ sử dụng cho doanh nghiệp

Quản lý văn bản là khía cạnh quan trọng trong việc tổ chức thông tin và tăng cường hiệu suất làm việc. Thay vì quản lý theo cách truyền thống, với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý văn bản tự động, doanh nghiệp có thể cải tiến công tác tổ chức, luân chuyển văn bản hiệu quả.

Dưới đây là danh sách 15 phần mềm quản lý văn bản được đánh giá cao nhất để giúp doanh nghiệp tìm ra sự lựa chọn phù hợp. Mời bạn tham khảo ngay. 

I. Phần mềm quản lý văn bản là gì?

Phần mềm quản lý văn bản là ứng dụng được thiết kế để hỗ trợ việc quản lý và tổ chức các tài liệu, văn bản liên quan trong môi trường làm việc. Phần mềm này cung cấp đa dạng tính năng như tạo, chỉnh sửa, lưu trữ, xử lý các tài liệu, văn bản đến và đi. Từ đó doanh nghiệp tăng cường hiệu suất làm việc, quản lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác.

II. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản

Việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản đang trở thành xu hướng tất yếu của các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức hiện nay. Nếu các cơ quan, tổ chức nhà nước bắt buộc phải sử dụng phần mềm quản lý văn bản chặt chẽ thì các doanh nghiệp cũng được khuyến khích triển khai vào quá trình xây dựng quy trình, quy định. 

Việc áp dụng hiệu quả ứng dụng này sẽ mang lại cho các đơn vị những lợi ích như:

• Chuyển đổi mô hình văn phòng giấy tờ sang văn phòng điện tử không giấy tờ, không chậm trễ. Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí vận chuyển, lưu trữ hay xử lý văn bản. 
• Mọi giấy tờ được lưu trữ tập trung trên hệ thống phần mềm, người dùng không tốn nhiều công sức để tìm kiếm, theo dõi các loại văn bản.
• Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tiết kiệm được ngân sách dành cho việc mua sắm văn phòng phẩm, máy móc, dụng cụ in ấn.
• Giảm thiểu số lượng nhân lực phụ trách việc lưu trữ hồ sơ, văn bản.
• Nâng cao hiệu suất công việc khi toàn bộ văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ đều được quản lý tập trung. Người dùng dễ dàng truy cập tìm kiếm các thông tin cũng như luân chuyển tài liệu lên cấp lãnh đạo ký duyệt, phản hồi.
• Các văn bản, dữ liệu lưu trữ trên phần mềm được đảm bảo an toàn và bảo mật. Người quản lý phân quyền cho từng nhân sự theo vị trí, vai trò và theo dõi sát sao lịch sự hoạt động/chỉnh sửa trên phần mềm.

III. Top 15 phần mềm quản lý văn bản, tài liệu tốt nhất 2023

1. Phần mềm MISA AMIS Văn thư

MISA AMIS Văn thư là giải pháp quản lý toàn bộ công văn của doanh nghiệp đơn giản, thông minh. Phần mềm cho phép doanh nghiệp thiết lập quy trình quản lý văn bản đến và đi nhanh chóng: 

• Đối với văn bản đến: Bộ phận văn thư đăng ký văn bản đến, luân chuyển văn bản sau khi tạo tới lãnh đạo hoặc chuyên viên để hoàn thành việc xử lý
• Đối với văn bản đi: Bộ phận văn thư đăng ký văn bản đi để quản lý danh mục tài liệu đầy đủ, khoa học

Ngoài ra, MISA AMIS Văn thư cung cấp tính năng báo cáo giúp người dùng xem nhanh báo cáo theo tình trạng xử lý, mức độ bảo mật hoặc mức độ khẩn cấp. Nhờ đó, bộ phận Văn thư sẽ không bị bỏ sót thông tin, ưu tiên xử lý các công việc quan trọng nhất. 

Một số tính năng ưu việt khác của phần mềm quản lý văn bản MISA AMIS Văn thư: 

• Tìm kiếm và lọc nhanh chóng những văn bản mình cần xử lý, đã xử lý theo từ khóa hoặc phân loại văn bản
• Xem lại nhật ký hoạt động để hiểu được luồng luân chuyển văn bản, tra soát ngay khi cần
• Bình luận trực tiếp để trao đổi về văn bản hay các công việc liên quan đến văn bản trên phần mềm

Đặc biệt, để nâng cao sức mạnh tối ưu vận hành cho doanh nghiệp, MISA AMIS Văn thư được tích hợp trong bộ giải pháp toàn diện MISA AMIS Văn phòng số. Khi kết nối với những phần mềm quản lý giao việc, quy trình và ký duyệt từ xa, mọi hoạt động kinh doanh sẽ trở nên tinh gọn, hiệu quả hơn.  

2. Phần mềm quản lý tài liệu Revver

Với Revver, các tác vụ lưu trữ, chia sẻ và ký điện tử đều có thể thực hiện từ xa, điều hướng linh hoạt. 

Quy trình làm việc của nền tảng này tự động hóa tất cả các tác vụ ngay trên một trang tổng quan. Người dùng không cần nhiều kiến thức công nghệ để có thể thiết lập quy trình quản lý văn bản. 

Revver còn nổi bật là một phần mềm quản lý văn bản có dung lượng lưu trữ cao. 15TB có sẵn với gói giá cao nhất và lên tới 20TB đối với một số người dùng chọn gói dung lượng lớn đặc biệt. 

3. Phần mềm M-Files

M-Files là hệ thống lưu trữ tài liệu phù hợp với nhiều ngành nghề chuyên biệt như kế toán, tư vấn kinh doanh, xây dựng, kỹ thuật, dịch vụ tài chính, sản xuất hay bất động sản.

M-Files tích hợp nhiều công cụ hữu ích để sắp xếp tài liệu liền mạch, số hóa khối lượng lớn giấy tờ vật lý và tự động hóa quy trình làm việc.

Ví dụ, phần mềm sở hữu đề xuất siêu dữ liệu cũng như tính năng kiểm soát phiên bản giúp đơn giản hóa quá trình lưu trữ và truy xuất văn bản. Thay vì phân loại tài liệu theo cách thủ công, bạn có thể tự động xử lý nhiều loại tài liệu có cấu trúc, bán cấu trúc và không cấu trúc. 

Đọc thêm: Quản lý tài liệu – Cách thức đổi mới và tự động hóa quy trình hiệu quả

4. Quản lý hồ sơ DocuWare

Đối với các doanh nghiệp sử dụng nhiều loại phần mềm khác nhau, DocuWare được đánh giá cao với vai trò quản lý tài liệu. DocuWare tích hợp cùng hơn 500 ứng dụng khác nhau, đảm bảo rằng bất kể tổ chức nào cũng có thể tự động theo dõi tài liệu trong phối hợp công việc. 

Ưu điểm của phần mềm quản lý văn bản DocuWare: 

• Tự động hóa quy trình xử lý tài liệu giúp tăng tốc quy trình làm việc, tăng nhanh năng suất
• Số hóa tài liệu để giảm thiểu thời gian đọc, phân loại xử lý giấy tờ lưu trữ vào tủ hồ sơ
• Quyền truy cập được kiểm soát, lưu lại nhật ký hoạt động nhằm bảo mật dữ liệu
• Người dùng truy cập đến hệ thống ở bất kỳ đâu, trên thiết bị di động hoặc nền tảng web

5. Ứng dụng FileHold Express

Ứng dụng FileHold Express đáp ứng tốt nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhờ giao diện thân thiện cùng khả năng tổ chức và lưu trữ tài liệu cơ bản. 

Người dùng có quyền tạo, chỉnh sửa và lưu trữ các tài liệu văn bản, hình ảnh, bảng tính và các loại tệp tin khác trong cấu trúc thư mục logic. Các tập tin được lưu trữ an toàn, có thể truy cập từ mọi nơi cho mọi người tìm kiếm thông tin cần thiết.

Thêm vào đó, FileHold Express trang bị tính năng quản lý và theo dõi lịch sử chỉnh sửa của các tài liệu, so sánh phiên bản trước và sau để đảm bảo tính nhất quán, tránh việc ghi đè thông tin quan trọng. 

6. Phần mềm DocuPhase

DocuPhase cung cấp hệ thống quản trị trên đám mây có khả năng tùy chỉnh cao.   Công nghệ tự động lập chỉ mục cho phép các thành viên trong nhóm đặt các thẻ và tự động sắp xếp tệp tài liệu đến bằng AI. 

Chức năng tìm kiếm nâng cao cũng hỗ trợ quá trình tìm kiếm thông tin nhanh chóng, hỗ trợ truy xuất tài liệu đơn giản. Định tuyến tệp tự động chia sẻ thông tin đến người liên quan và đảm bảo tài liệu không bị thất lạc khi phát ngẫu nhiên. 

7. Phần mềm quản lý tài liệu isoTracker

Một trong những điểm mạnh của phần mềm quản lý văn bản isoTracker là khả năng quản lý chất lượng toàn diện. Phần mềm được thiết kế để tạo và duy trì hệ thống quản lý chất lượng dựa trên tiêu chuẩn ISO 9001 và ISO 14001. 

Đồng thời, isoTracker cho phép quản lý các tài liệu liên quan đến chất lượng. Người dùng vừa có thể tạo, lưu trữ, vừa xử lý các tài liệu chất lượng như chính sách, quy trình, biểu mẫu và báo cáo. 

8. Phần mềm lưu trữ tài liệu Canon USA

Phần mềm Canon USA tập trung tối ưu hoạt động xử lý, quản lý, chia sẻ hình ảnh và tài liệu. Trong đó, ứng dụng mạnh nhất vào việc xem, chỉnh sửa ảnh từ màu sắc, cắt ghép, loại bỏ nhiễu đến tạo hiệu ứng đặc biệt. 

Mặt khác, Canon USA cũng cung cấp cơ sở quản lý và lưu trữ các tài liệu kỹ thuật, báo cáo, hợp đồng cùng nhiều tài liệu văn bản khác. Các tính năng quản lý tài liệu trên Canon USA bao gồm: 

• Tạo, chỉnh sửa tài liệu
• In ấn tài liệu chất lượng cao
• Quản lý quyền truy cập và bảo mật thông tin
• Kết nối, chia sẻ dữ liệu qua email, mạng xã hội hoặc lưu trữ đám mây

9. Ứng dụng Kyocera

Tương tự như những gợi ý trên, Kyocera sở hữu đầy đủ những tính năng cơ bản của phần mềm quản lý tài liệu. Tuy nhiên, ứng dụng này bổ sung thêm tính năng quản lý máy in và sao chụp. 

Điều này cho phép người dùng kiểm soát và quản lý hoạt động in ấn, sao chụp và quét từ thiết bị của Kyocera. Những công nghệ nổi bật là giám sát tiêu thụ mực in, quản lý quy trình in ấn, lập lịch in, theo dõi và báo cáo hoạt động in ấn.

10. Quản lý tài liệu trên Dropbox Business

Với Dropbox Business, người dùng dễ dàng lưu trữ, truy cập và chia sẻ tệp tin từ tất cả thiết bị kết nối internet. Dữ liệu được lưu trữ trên các máy chủ của Dropbox giúp doanh nghiệp đảm bảo an toàn thông tin. 

Tính năng ưu việt của phần mềm quản lý văn bản Dropbox Business: 

• Tải lên và tải xuống tệp tin một cách đơn giản
• Xem trước và chỉnh sửa các tệp tin trực tuyến
• Chia sẻ tệp tin và làm việc nhóm với đồng nghiệp, đối tác hoặc khách hàng
• Xem lịch sử chỉnh sửa, đồng bộ hóa tự động và bình luận trực tiếp trên tệp tin

11. Phần mềm EFY

EFY là phần mềm chuyên quản lý xử lý văn bản đến, văn bản đi, hồ sơ công việc trong các cơ quan nhà nước. EFY hỗ trợ số hóa văn bản và điều hành quy trình thu thập, lưu trữ thông tin văn bản hiệu quả.

Các tính năng nổi bật của phần mềm:

• Chương trình thân thiện, dễ hiểu cho người dùng làm quen nhanh chóng
• Thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác, tra cứu và tổng hợp báo cáo thống kê dữ liệu
• Phân quyền gửi các thông báo đến từng cán bộ nhân viên
• Lưu trữ văn bản không giới hạn số lượng và tính bảo mật cao

12. Công cụ lưu trữ hồ sơ IBOM

Với phần mềm quản lý văn bản IBOM, người dùng có thể kiểm soát chặt chẽ các truy cập, tra cứu văn bản đến, văn bản đi, văn bản phát hành hoặc đang lưu trữ.

Tính năng nổi bật của phần mềm:

• Luân chuyển văn bản theo quy trình doanh nghiệp
• Tự động lưu sổ và tích hợp các văn bản đến vào sổ văn bản
• Tự động lưu vết quá trình xử lý
• Tìm kiếm văn bản theo từ khóa: loại văn bản, cơ quan ban hành, ngày ban hành,…
• Tìm kiếm full text theo nội dung file đính kèm và trên file pdf 

13. Phần mềm Templafy

Phần mềm Templafy là giải pháp quản lý tài liệu và mẫu văn bản dành cho doanh nghiệp. Nó giúp tổ chức và quản lý các mẫu tài liệu, báo cáo, hợp đồng, thư từ và các tài liệu kinh doanh khác. 

Templafy cung cấp nền tảng tập trung để quản lý và phân phối các mẫu văn bản chuẩn, đảm bảo tính nhất quán, chính xác khi sử dụng tài liệu.

Các tính năng chính của Templafy:

• Quản lý mẫu tài liệu theo các tiêu chuẩn 
• Tích hợp dữ liệu tự động, cho phép người dùng tạo các tài liệu động bằng cách kết hợp mẫu với dữ liệu từ nguồn khác nhau
• Tuân thủ quy định và chính sách của tổ chức bằng cách áp dụng các hạn chế, quy tắc bảo mật, quyền riêng tư và tuân thủ pháp luật
• Tự động hóa quy trình tạo, phân phối tài liệu
• Tích hợp hệ thống quản lý nội dung, hệ thống quản lý tài sản số và các công cụ quản lý tài liệu khác

14. Phần mềm Access

Phần mềm Access được Microsoft Office Suite phát triển để doanh nghiệp quản lý các cơ sở dữ liệu, lưu trữ, truy xuất, và xử lý thông tin thuận tiện hơn.

Những tính năng chính của phần mềm quản lý văn bản Access bao gồm:

• Thiết kế cơ sở dữ liệu tùy chỉnh dựa trên nhu cầu công việc thực tế của doanh nghiệp
• Tạo biểu mẫu, báo cáo trực quan để hiển thị và in ấn dữ liệu từ cơ sở dữ liệu
• Truy vấn và lọc dữ liệu nhằm tìm kiếm thông tin cần thiết từ nhiều bảng và câu lệnh khác nhau
• Tích hợp với các ứng dụng khác trong Microsoft Office Suite như Excel và Word
• Giới hạn quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu cụ thể, phân quyền và thiết lập quyền truy cập theo cấp độ

15. Ứng dụng XaitPorter

XaitPorter là lựa chọn hàng đầu cho những đơn vị cần quản lý văn bản phức tạp như hợp đồng, báo cáo và tài liệu kỹ thuật. Do đó, các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực tài chính, dầu khí, xây dựng và các ngành công nghiệp khác có thể cân nhắc ứng dụng này. 

Đặc điểm nổi bật của phần mềm XaitPorter:

• Quản lý quy trình viết hợp đồng từ đầu đến cuối. Người dùng xác định các bước, vai trò và phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong quy trình. Từ đó nâng cao năng suất và đảm bảo sự tuân thủ.
• Cho phép nhiều người dùng làm việc, hợp tác đồng thời trên cùng một tài liệu
• Tự động hóa định dạng và đánh số các tài liệu theo quy tắc định sẵn để định dạng tài liệu nhất quán, chính xác
• Cho phép người dùng nhận thông báo về các thay đổi, bình luận và yêu cầu xem xét trong quy trình viết hợp đồng

IV. Kết luận

Phần mềm quản lý văn bản đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và quản lý tài liệu, văn bản rõ ràng, khoa học trong môi trường làm việc. Việc lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu và yêu cầu cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu suất làm việc và điều phối tài liệu chính xác, kịp thời hơn.