Quy trình quản lý văn bản đi và đến chuẩn nhất cho doanh nghiệp

Hiện nay, việc chuyển tiếp thông tin, văn bản nhanh chóng, liên tục đã trở thành yêu cầu quan trọng của các doanh nghiệp trong thời đại số. Một quy trình quản lý văn bản đi và đến rõ ràng không chỉ giúp tổ chức kiểm soát thông tin chặt chẽ, mà còn đảm bảo tính tức thời, hợp tác liền mạch. 

Trong bối cảnh đó, các doanh nghiệp cần tìm hiểu và xây dựng quy trình quản lý văn bản đi và đến chuẩn xác để đảm bảo sự phát triển bền vững cho tổ chức.

I. Tổng quan về các loại văn bản trong doanh nghiệp

Căn cứ Nghị định số 30/NĐ- CP ngày 5/3/2020 quy định về công tác văn thư, các loại văn bản cơ bản trong doanh nghiệp là:

• Văn bản chuyên ngành: Văn bản hình thành trong quá trình hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực đó quy định
• Văn bản hành chính: Văn bản hình thành trong quá trình các cơ quan, tổ chức chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc chung
• Văn bản điện tử: Văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc số hóa từ văn bản giấy, trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định
• Văn bản đi: Tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ban hành
• Văn bản đến: Tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến

Đọc ngay: Quản lý tài liệu – Cách thức đổi mới và tự động hóa quy trình hiệu quả

II. Quy trình quản lý văn bản đến

1. Tiếp nhận văn bản đến

Văn bản đến được tiếp nhận từ các nguồn khác nhau như bưu điện, email, fax,… Bộ phận văn thư sẽ kiểm tra số lượng, tổng hợp và phân loại thành các nhóm khác nhau.

Thao tác tiếp nhận sẽ đảm bảo văn bản được gửi đến đúng người hoặc đúng bộ phận có thẩm quyền xử lý.

2. Đăng ký văn bản đến

Bộ phận văn thư tiến hành bóc phong bì, nhân bản, lưu bản gốc, đóng dấu đến. Đồng thời, văn bản được đăng ký vào sổ hoặc hệ thống quản lý để theo dõi và tra cứu về sau. Những thông tin chính cần lưu là số đến, ngày đến, người gửi, nội dung,… 

3. Trình, chuyển giao văn bản đến

Người xử lý sẽ tiến hành xem xét, đọc và hiểu nội dung của văn bản. Sau đó, họ sẽ thực hiện các công việc cần thiết như trả lời, xử lý yêu cầu hoặc chuyển tiếp văn bản đến bộ phận cao hơn để giải quyết.

4. Ban lãnh đạo phân công xử lý

Sau khi lãnh đạo hoàn tất việc xem xét sẽ tiếp tục phân công văn bản đến các cá nhân hoặc bộ phận có thẩm quyền xử lý. Bước này đảm bảo rằng văn bản được gửi đến người có năng lực và trách nhiệm xử lý.

5. Giải quyết, theo dõi và hoàn tất giải quyết văn bản đến

Người hoặc bộ phận được phân công có trách nhiệm giải quyết các yêu cầu hoặc nội dung văn bản đến yêu cầu. Một số hoạt động thường thấy bao gồm nghiên cứu, xác minh thông tin, đưa ra quyết định và thông báo kết quả cho người gửi.

III. Quy trình quản lý văn bản đi và các bước xử lý văn bản

1. Soạn thảo văn bản đi

Văn bản đi được soạn thảo với nội dung, thông tin và định dạng phù hợp. Người soạn thảo phải đảm bảo nội dung văn bản truyền đạt thông điệp rõ ràng và chính xác.

2. Trình ký văn bản và xin phê duyệt

Văn bản đi sau khi soạn thảo phải được trình ký và xin phê duyệt từ các cấp có thẩm quyền. Bước này đảm bảo rằng văn bản đi được kiểm tra và chấp thuận trước khi được phát hành.

3. Đăng ký văn bản đi

Bộ phận văn thư tiếp nhận văn bản và tiến hành các bước sau: 

• Kiểm tra thể thức, chữ ký trên văn bản
• Cấp sổ văn bản và đóng dấu đi. Những văn bản đặc biệt sẽ được đóng dấu khẩn/mật để ưu tiên xử lý
• Văn thư vào sổ văn bản đi để theo dõi và tra soát về sau
• Bộ phận văn thư chủ động lưu lại một bản sao nếu công ty có quy định hoặc văn bản yêu cầu

4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Sau khi hoàn thành các bước trên, văn thư gắn tem, đóng gói và sắp xếp việc chuyển phát.

5. Phát hành văn bản 

Văn bản đi được phát hành đến địa chỉ hoặc người nhận đã được xác định trước đó. Các thông tin chuyển phát nên được kiểm tra kỹ lưỡng nhằm đảm bảo văn bản đi được gửi đến đúng người, địa điểm và kịp thời.

IV. Một số khó khăn thường gặp khi quản lý văn bản trong doanh nghiệp

Công tác văn thư lưu trữ là hoạt động cơ bản giúp doanh nghiệp đảm bảo việc cung cấp, giải quyết công việc một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, bảo mật và an toàn. Tuy nhiên, thực trạng quản lý, luân chuyển văn bản tại các doanh nghiệp vẫn còn tồn đọng một số khó khăn như: 

• Quản lý văn bản rời rạc, không có đầu mối giám sát dẫn đến thất thoát văn thư, không ai chịu trách nhiệm tìm kiếm
• Doanh nghiệp không có sổ theo dõi văn thư hoặc có sổ theo dõi nhưng không phân loại, đánh số thứ tự hỗn loạn nên công tác tìm kiếm khó khăn, mất nhiều thời gian
• Các bộ phận, phòng ban phụ thuộc vào văn thư, không nắm được quy trình nên đôi khi chậm trễ tiến độ vì chờ đợi văn bản luân chuyển đến
• Việc điều chỉnh tài liệu không được theo dõi chặt chẽ, dễ phát sinh những tình huống mất an toàn thông tin, thiếu sự thống nhất giữa các bên liên quan

V. Phần mềm tự động hóa quy trình quản lý văn bản đến và đi 

Thấu hiểu những thực trạng lưu trữ, tra cứu, quản lý văn bản tại các đơn vị, MISA xây dựng ứng dụng MISA AMIS Văn thư cho phép người dùng giải quyết các vấn đề đã nêu trên.

Với MISA AMIS Văn thư, doanh nghiệp có thể quản trị công tác văn thư hiệu quả:

• Quản lý tài liệu tập trung, yêu cầu tất cả các văn bản đi, đến đều phải chuyển qua người phụ trách văn thư để khai báo vào ứng dụng tránh thất thoát thông tin
• Khi nhận được văn thư, người phụ trách tiến hành khai báo: số thứ tự văn bản, loại văn bản, mức độ bảo mật, vị trí cần lưu trữ, ngày bắt đầu và kết thúc của văn thư… Nhờ đó người phụ trách luôn nằm được thời gian giải quyết công việc mà văn thư đề cập, cho phép trích yếu sơ lược nội dung chính để phân biệt các loại văn bản khi tra cứu
• Có thể scan văn bản để đính kèm lưu trữ vào hệ thống giúp doanh nghiệp tra cứu dễ dàng hoặc xem chi tiết nội dung văn bản ngay mà không cần tìm kiếm trong kho lưu trữ 
• Các phòng ban, bộ phận liên quan được phép đăng nhập vào ứng dụng tra cứu mọi lúc mọi nơi với thiết bị kết nối Internet
• Xem tổng quan nội dung của tất cả văn bản đã được thông báo, hoặc chỉnh sửa khi cần thiết

• Phân quyền truy cập, chỉnh sửa quản lý văn thư, đồng thời kiểm soát việc sửa đổi nội dung văn bản thông qua lịch sử truy cập giúp đảm bảo tính an toàn bảo mật của văn thư
• Cho phép tìm kiếm và lọc nhanh chóng những văn bản cần xử lý, đã xử lý…
• Cho phép người dùng xem nhật ký hoạt động để nắm được luồng luân chuyển văn bản, tra soát đơn giản
• Cho phép người dùng bình luận để trao đổi về văn bản và các công việc liên quan đến văn bản