Xây dựng văn hóa số trong kỷ nguyên AI: Tại sao và làm thế nào để tạo nên sức mạnh lớn nhất cho tổ chức?

Theo Forbes, các công ty có văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ gắn kết nhân viên tốt hơn 72% so với những công ty không chú trọng xây dựng văn hóa. Có thể thấy, dù là yếu tố vô hình nhưng văn hóa chính là bộ gen khác biệt, tạo ra sức mạnh lớn cho doanh nghiệp từ thu hút và giữ chân nhân tài, thúc đẩy hiệu suất làm việc cho đến tạo ra lợi thế cạnh tranh.

Trong bối cảnh công nghệ số và sự phát triển của AI tác động rất lớn đến cách doanh nghiệp vận hành và người trong môi trường doanh nghiệp, chúng ta cần xây dựng văn hóa số hay điều chỉnh văn hóa của mình như thế nào để tạo ra một đội ngũ mạnh mẽ, năng động với hiệu suất làm việc không ngừng tăng cao? Mời bạn đọc cùng MISA AMIS đi tìm lời giải trong bài viết dưới đây.

1. Văn hóa số là gì? 

“Văn hóa là thứ keo dính giữ chúng ta làm việc tốt hoặc khiến chúng ta làm việc kém.”

– Giáo sư Ethan Bernstein, Harvard Business School – 

Văn hóa doanh nghiệp là kết quả của cách thức hoạt động và vận hành của một công ty. Nó bao gồm các kinh nghiệm tập thể của nhân viên; những gì họ tin tưởng và những gì họ coi trọng. Kỹ năng lãnh đạo, mục tiêu và cách thức công việc được thực hiện cũng phản ánh tầm nhìn và văn hóa doanh nghiệp.

Dựa trên khảo sát của Viện nghiên cứu Capgemini đối với 1.700 người, bao gồm cả CEO, manager và nhân viên của 340 tổ chức trên 8 quốc gia, 5 lĩnh vực, văn hóa số được định nghĩa là một tập hợp gồm 7 thuộc tính chính dưới đây:

• Customer Centricity (Lấy khách hàng làm trung tâm): Sử dụng các giải pháp kỹ thuật số để mở rộng cơ sở khách hàng, nâng cao trải nghiệm của khách hàng và cùng tạo ra sản phẩm mới.
• Data-driven Decision-Making (Ra quyết định dựa trên dữ liệu): Thay vì phỏng đón, làm mọi thứ dựa trên dữ liệu, doanh nghiệp phải sử dụng dữ liệu và phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn.
• Innovation (Đổi mới): Khuyến khích sự sáng tạo, đổi mới liên tục với tư duy đột phá để cải thiện sản phẩm, dịch vụ và quy trình làm việc.
• Collaboration (Hợp tác): Tạo ra các nhóm liên phòng ban, đa chức năng để tối ưu hóa kỹ năng của nhân viên, thúc đẩy sự hợp tác.
• Open Culture (Văn hóa mở): Mở rộng hợp tác với bên ngoài như nhà cung cấp bên thứ ba, công ty khởi nghiệp hoặc khách hàng. Đồng thời, khuyến khích sự minh bạch, chia sẻ thông tin và hợp tác trong tổ chức, tạo môi trường làm việc cởi mở và thân thiện.
• Digital-First Mindset (Tư duy kỹ thuật số là trên hết): Ưu tiên sử dụng các giải pháp kỹ thuật số trong mọi hoạt động của tổ chức, từ quản lý nội bộ đến giao tiếp với khách hàng.
• Agility and Flexibility (Nhanh nhạy và linh hoạt): Linh hoạt trong cách vận hành, có khả năng thích ứng nhanh chóng với thay đổi môi trường kinh doanh, công nghệ và nhu cầu của khách hàng.

Quan trọng nhất, con người là chủ thể tạo ra văn hóa doanh nghiệp. Chính vì vậy, doanh nghiệp phải thực sự quan tâm đến người lao động. Bởi nhân viên có hạnh phúc với công việc, có chung giá trị và mục tiêu với công ty thì tổ chức mới phát triển tốt được.

>>> Tải miễn phí ebook: Xây dựng văn hóa doanh nghiệp để tăng trưởng gấp 4 lần – Hướng dẫn chi tiết dành cho CEO

2. Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng văn hóa số?

“Doanh nghiệp đã tồn tại rồi thì ở quy mô nào cũng đều phải xây dựng văn hóa số. Bởi lẽ dù nhỏ hay lớn, chúng ta đều phải tương tác với nhau mà trong thời đại số thì con người sẽ tương tác với nhau chủ yếu qua các công cụ số.”

Đây là nhận định của ông Nguyễn Đình Thành – Chuyên gia Truyền thông văn hoá, Co-founder Elite PR School tại sự kiện “Tái tạo văn hóa doanh nghiệp trong kỷ nguyên AI để dẫn dắt thị trường” do MISA phối hợp cùng Elite PR School tổ chức với gần 800 khách mời tham dự.

Công nghệ thay đổi liên tục và thay đổi cách doanh nghiệp vận hành, cách đội ngũ phối hợp làm việc, cách khách hàng tương tác với thương hiệu. Nếu doanh nghiệp bàng quan và làm việc theo cách cũ thì sẽ rất dễ gặp hội chứng “ếch luộc” – môi trường thay đổi từ từ, đến khi nhận ra thì đã bị đối thủ bỏ xa, sức sống của doanh nghiệp cũng bị ảnh hưởng. 

Cũng theo chuyên gia Nguyễn Đình Thành, việc doanh nghiệp cần xây dựng văn hóa số xuất phát từ 4 xu hướng định hình thế giới trong công việc và 5 phương diện chiến lược bị tác động bởi quá trình chuyển đổi số. 

4 xu hướng định hình thế giới công việc

• Xóa nhòa ranh giới không gian, thời gian: Khách hàng của doanh nghiệp có thể đến từ bất cứ nơi đâu. Cạnh tranh cũng có thể xuất hiện ở bất cứ đâu không chỉ các doanh nghiệp đang hoạt động tại Việt Nam. Cạnh tranh đến từ cả các cá nhân, doanh nghiệp đang sinh sống và làm việc tại nước ngoài hay có vẻ như không có cùng tệp khách hàng. Nếu không thay đổi cách làm việc, cởi mở chấp nhận cái mới, doanh nghiệp sẽ rất khó cạnh tranh.
• Xóa nhòa ranh giới online – offline: Nhân sự có thể làm việc tại nhà hoặc văn phòng mà vẫn đảm bảo được hiệu quả công việc. Và work from home hoặc hybrid working đang trở thành xu hướng. Chính vì vậy, văn hóa cũng cần điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu của người lao động.
• Làm việc kiểu platform trở nên phổ biến: Khái niệm sở hữu nhân lực thay đổi, thay vì dành 100% thời gian làm việc cho doanh nghiệp, nhân sự và doanh nghiệp có thể dịch chuyển lên các platform để làm việc theo dự án, giai đoạn, công việc trong một khoảng thời gian cụ thể. Nhân sự thay đổi, nếu cứ “giữ khư khư” văn hóa cũ thì liệu có phải phương án tốt nhất đối với doanh nghiệp?
• Khả năng làm việc người/máy, AI-người thật: Start-up về chip não của Elon Musk đã thực hiện ca cấy ghép lần đầu tiên trên người. Khả năng làm việc người với máy và người lai máy không còn là chuyện viễn tưởng. Để bắt kịp với nó, doanh nghiệp cũng cần xây dựng văn hóa đổi mới và học tập liên tục để tận dụng được sức mạnh của công nghệ vào trong hoạt động.

5 phương diện chiến lược thay đổi trong thời đại số

• Khách hàng: Sự phát triển của các công cụ kỹ thuật số đã làm thay đổi cách khách hàng tìm kiếm, mua sắm cũng như tương tác, kết nối với thương hiệu. Họ không ngừng kết nối, gây ảnh hưởng lẫn nhau mà còn định hình uy tín của thương hiệu.
• Cạnh tranh: Ngày nay, sự cạnh tranh có thể đến từ bất cứ đâu. Nhiều doanh nghiệp đến từ những ngành công nghiệp khác, chẳng có điểm gì tương đồng nhưng lại cung cấp các giá trị có tính cạnh tranh cho khách hàng của chúng ta. 
• Dữ liệu: Doanh nghiệp bị ngập trong dữ liệu được tạo ra từ mọi cuộc đối thoại, tương tác, hoặc các quá trình bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Nếu không thể quản lý tập trung và phân tích thì có thể gây ra sự lãng phí và việc vận hành chẳng khác nào như “mò mẫm trong bóng tối”.
• Giá trị: Các ngành công nghiệp sẽ thay đổi do sự ra đời của các công nghệ mới. Nếu cứ dựa mãi vào một tuyên bố giá trị cũ kỹ, doanh nghiệp có thể tạo điều kiện để đối thủ cạnh tranh thách thức hoặc thậm chí làm gián đoạn hoạt động kinh doanh của mình. 
• Đổi mới, sáng tạo: Công nghệ kỹ thuật số cho phép triển khai đổi mới sáng tạo theo phương thức hoàn toàn mới, nhanh hơn và đơn giản hơn. Nếu cứ tiếp tục với cái cũ, việc bị đối thủ bỏ xa hoặc biến mất trên thị trường là điều doanh nghiệp có thể tiên đoán được.

Thị trường thay đổi, khách hàng thay đổi, nhân viên thay đổi (mối quan hệ nhân viên với nhân viên, nhân viên với quản lý), đối thủ cũng thay đổi, doanh nghiệp cũng cần xây dựng văn hóa số để thích ứng nhanh chóng với tất cả sự thay đổi đó.

3. Thách thức trong quá trình xây dựng văn hóa số

Peter Drucker – cha đẻ của ngành quản trị hiện đại có một câu nói rất nổi tiếng là “Culture eats strategy for breakfast”. Điều này ngụ ý rằng văn hóa công ty của bạn luôn quyết định sự thành công bất kể chiến lược của bạn có hiệu quả đến đâu.

Xây dựng văn hóa số là quan trọng nhưng thực tế nhiều nhân viên sẽ phản đối vì họ vẫn coi những hành vi cũ là quan trọng đối với sự thành công của họ và coi những chuẩn mực mới là rủi ro. Kết quả nghiên cứu của Capgemini cũng chỉ ra những trở ngại chính trong việc xây dựng văn hóa số của doanh nghiệp như sau:

• Lãnh đạo bỏ qua, đánh giá thấp hoặc hiểu sai tầm quan trọng của văn hóa trong lập kế hoạch chuyển đổi kỹ thuật số của họ.
• Văn hóa và cách làm hiện tại đã ăn sâu đến mức trở nên rất khó thực hiện sự thay đổi.
• Giống như khách hàng, các phương tiện kỹ thuật số đang thay đổi cách nhân viên làm việc, giao tiếp, cộng tác. Họ tận mắt chứng kiến ​​khi lãnh đạo thiếu hiểu biết về kỹ thuật số và điều này có thể tạo ra sự mất kết nối cản trở phát triển văn hóa số.
• Hầu hết các sáng kiến ​​thay đổi hành vi đều đạt được ít kết quả vì nhân viên không được trao quyền để đảm nhận những thách thức mới. Họ không được bù đắp bằng những kiến thức mới về chuyên môn và họ không được khuyến khích để đột phá và xây dựng những mô hình mới.

Miễn phí: Đánh giá hiện trạng văn hóa doanh nghiệp và nhận kết quả ngay với bộ công cụ OCAI (Organizational Culture Assessment Instrument)

4. Doanh nghiệp nên thay đổi hoặc điều chỉnh văn hóa như thế nào trong thời đại số?

Cũng tại sự kiện sự kiện “Tái tạo văn hóa doanh nghiệp trong kỷ nguyên AI để dẫn dắt thị trường”, ông Nguyễn Đình Thành – Chuyên gia Truyền thông văn hoá, Co-founder Elite PR School đã đưa ra những cách thức để doanh nghiệp xây dựng văn hóa số cũng như điều chỉnh văn hóa hiện tại để phù hợp hơn với thời đại và biến nó trở thành vũ khí cạnh tranh mạnh mẽ và không thể sao chép.

Tập trung vào 7 thuộc tính của văn hóa số

Như đã đề cập đến ở trên, văn hóa số bao gồm 7 thuộc tính và yếu tố quan trọng. Thực hiện những điều trên, doanh nghiệp có thể hình thành văn hóa số và bắt kịp nhanh chóng với những thay đổi của thị trường, công nghệ.

Theo ông Nguyễn Đình Thành, doanh nghiệp có thể không thực hiện cả 7 nhưng cần tập trung vào 3 yếu tố quan trọng nhất đó là:

• Luôn lấy khách hàng làm trung tâm bởi khách hàng chính là người trả tiền và nuôi sống doanh nghiệp.
• Làm tất cả mọi thứ, ra mọi quyết định dựa trên dữ liệu thay vì “tâm linh”.
• Cách làm linh hoạt, mang lại lợi ích cho nhân viên, khách hàng.

Phải luôn coi người lao động là chủ thể tạo nên văn hóa

Coi khách hàng là trung tâm, doanh nghiệp cũng phải quan tâm thật sự đến người lao động. Nhân viên là người trực tiếp chăm sóc khách hàng mỗi ngày. Phải lấy người lao động làm trọng tâm thì họ mới có thể coi khách hàng làm trung tâm. Bởi suy cho cùng, nhân viên phải cảm thấy hạnh phúc thì công ty mới có thể phát triển tốt được.

Văn hóa doanh nghiệp phải luôn đi đôi với truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ hiệu quả đóng vai trò thiết yếu trong việc hình thành và duy trì văn hóa doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ nếu có thể làm tốt được những việc sau thì nhân viên sẽ đọc, nghe và đội ngũ gắn kết hơn.

• Làm cho nhân viên tốt về tư duy: Mô hình doanh nghiệp, văn hóa, động lực, đổi mới, R&D.
• Nâng cao được về thái độ: Với công việc, với bản thân, với đồi nghiệp, với xã hội.
• Nâng cao kiến thức: Chuyên môn, chính trị, kinh tế, xã hội.
• Giỏi hơn về kỹ năng cứng/mềm: Chuyên môn, quản lý thời gian, quản lý đội nhóm, phát triển tiềm năng.

Lãnh đạo phải luôn truyền lửa

Đôi khi có những giá trị văn hóa sếp làm được nhưng nhân viên lại không làm được. Chính vì vậy, lãnh đạo cần phải liên tục “truyền lửa” để tạo động lực và truyền cảm hứng cho nhân viên. Khi lãnh đạo thể hiện niềm tin vào mục tiêu chung và năng lực của từng cá nhân, điều này sẽ khích lệ nhân viên phấn đấu và gắn bó hơn với công ty. 

Lãnh đạo cũng nên hỗ trợ sự phát triển cá nhân của nhân viên, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và tạo ra một môi trường làm việc năng động và sáng tạo.

Tựu chung lại, dù trong thời đại số hay thời đại nào, để xây dựng văn hóa bền vững, doanh nghiệp cần xoay quanh con người. Phải mang lại giá trị cho người lao động, phải làm cho họ hạnh phúc với công việc thì doanh nghiệp mới có thể đi xa.

5. Giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng văn hóa số thông minh

Công nghệ thay đổi căn bản cách một doanh nghiệp vận hành, cách nhân viên tương tác làm việc với nhau, cách nhân viên tương tác với quản lý, cách nhân viên tương tác với khách hàng,…

Áp dụng công nghệ mà cụ thể ở đây là các giải pháp quản trị doanh nghiệp vào trong hoạt động để tạo ra một môi trường làm việc thông minh, hiệu suất và gắn kết đội ngũ chính là cách xây dựng văn hóa số hiệu quả và phù hợp.

MISA AMIS là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện cạnh để tối ưu toàn bộ hoạt động vận hành, nâng cao hiệu quả hoạt động và xây dựng văn hóa số mạnh mẽ.

Với 30 kinh nghiệm phát triển phần mềm cũng như xây dựng văn hóa vững mạnh của MISA, chỉ với MISA AMIS doanh nghiệp có thể đồng thời thực hiện tốt 7 thuộc tính cốt lõi của văn hóa số và nâng cao tính hiệu quả của hoạt động truyền thông nội bộ.

• Customer Centricity: MISA AMIS cung cấp phần mềm quản lý khách hàng mạnh mẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu và hành vi của khách hàng, từ đó cải thiện dịch vụ và tăng cường sự hài lòng của khách hàng trong suốt vòng đời.
• Data-driven Decision-Making: Hệ sinh thái MISA AMIS với 40+ ứng dụng hỗ trợ doanh nghiệp quản trị toàn diện các nghiệp vụ cốt lõi như: Tài chính – Kế toán, Marketing – Bán hàng, Quản trị nguồn nhân lực, Quản lý công việc – Quy trình,… Nhờ đó, toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp được hội tụ và quản lý tập trung trên một nền tảng duy nhất giúp các nhà lãnh đạo và quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, từ đó tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.

• Agility and Flexibility: MISA AMIS cho phép doanh nghiệp nhanh chóng điều chỉnh quy trình phù hợp với các thay đổi trong môi trường kinh doanh, đồng thời cung cấp khả năng tùy chỉnh cao để đáp ứng các nhu cầu đặc thù.
• Innovation: Nền tảng này khuyến khích đổi mới bằng cách cung cấp các giải pháp kỹ thuật số hiện đại như tự động hóa quy trình, quản lý tài chính, nhân sự, bán hàng và CRM, giúp các doanh nghiệp tìm kiếm cách tiếp cận mới và hiệu quả hơn trong quản lý.
• Digital-First Mindset: Phần mềm được thiết kế để tích hợp sâu vào hoạt động kinh doanh hàng ngày, khuyến khích sử dụng giải pháp số hóa trước tiên trong giải quyết vấn đề và tự động hóa quy trình.
• Open Culture: MISA AMIS hỗ trợ tạo ra văn hóa mở bằng cách khuyến khích sự minh bạch thông qua các báo cáo và dashboard dễ truy cập, giúp mọi người trong tổ chức hiểu rõ về tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh.
• Collaboration: MISA AMIS khuyến khích hợp tác giữa các phòng ban và giữa các nhân viên bằng cách cung cấp một nền tảng trung tâm để chia sẻ thông tin, quản lý dự án, và trao đổi thông tin một cách hiệu quả.

Dùng thử miễn phí

Đặc biệt, AMIS Mạng xã hội nằm trong nền tảng MISA AMIS là ứng dụng truyền thông nội bộ đang được 250.000+ doanh nghiệp tin dùng để thúc đẩy văn hóa số thông qua việc tạo dòng chảy thông tin liên tục, mọi cá nhân dễ dàng chủ động chia sẻ, kết nối với đồng nghiệp. 

Dùng thử miễn phí

Mời bạn trải nghiệm MISA AMIS để khám phá cách nền tảng này có thể hỗ trợ doanh nghiệp của mình xây dựng văn hóa số để tạo nên sức cạnh tranh mạnh mẽ.

Tạm kết

Văn hóa là “linh hồn” của doanh nghiệp. Trong thời đại số, xây dựng văn hóa số là điều doanh nghiệp nên thực hiện càng sớm càng tốt. Hy vọng rằng, thông qua những nội dung trên, các CEO, chủ doanh nghiệp, quản lý có thể phần nào mường tượng ra được hướng đi để tạo nên bộ gen khác biệt cho tổ chức của mình.