5 bước để số hóa quy trình thành công, giúp tăng 200% hiệu suất cho doanh nghiệp

Trong thế giới VUCA đầy biến động và thách thức, chuyển đổi số trở thành cơ hội, con đường mà tất cả doanh nghiệp phải đi nếu muốn tồn tại và phát triển. Chuyển đổi số ở đây không chỉ dừng lại ở việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ trên môi trường trực tuyến. Nó mở rộng sang việc số hóa toàn bộ quy trình của một doanh nghiệp để nâng cao năng suất đội ngũ và hiệu quả hoạt động. 

Khi những quy trình phức tạp, “chắp vá” khiến cho công việc của đội ngũ chồng chéo, thiếu đồng bộ, khó phối hợp, số hóa quy trình là bước đi cần thiết để doanh nghiệp tối ưu hóa vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn đọc các bước chi tiết để số hóa quy trình thành công.

TẶNG BẠN: [eBook] Hướng dẫn thiết lập quy trình cho doanh nghiệp: Từ mô hình hóa đến tự động hóa vận hành

1. Số hóa quy trình là gì?

Quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp sẽ được thực hiện qua 3 giai đoạn cơ bản là số hóa thông tin, số hóa quy trình và số hóa toàn diện.

• Số hóa thông tin (Digitization): Đây là hình thức chuyển đổi thông tin, dữ liệu từ dạng truyền thống như văn bản trên giấy, hình ảnh analog sang định dạng kỹ thuật số như file PDF lưu ở máy chủ của công cty hoặc cloud. 
• Số hóa quy trình (Digitalization): Là việc sử dụng các dữ liệu, tài liệu đã được số hóa để thay đổi quy trình làm việc của đội ngũ, cách thức doanh nghiệp vận hành kinh doanh. Ví dụ, thay vì trao đổi công việc, báo cáo với các văn bản giấy, giờ đây nhân viên có thể truy cập và chia sẻ thông qua máy tính và các thiết bị kỹ thuật số khác.

Số hóa thông tin và số hóa quy trình là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp tiến tới độ cao nhất của chuyển đổi số đó là Số hóa toàn diện (Digital Transformation).

2. Lợi ích của việc số hóa quy trình doanh nghiệp

Khảo sát của Harvard Business Review về chủ đề Cải thiện trải nghiệm của nhân viên và khách hàng qua số hóa quy trình làm việc đã chỉ ra rằng:

• 94% số người được hỏi nói rằng số hóa quy trình làm việc là quan trọng đối với tổ chức của họ.
• Gần 80% cho biết việc số hóa quy trình làm việc đã cải thiện trải nghiệm của nhân viên.
• Gần 90% đồng ý rằng trải nghiệm của nhân viên tác động trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng.

Khi số hóa quy trình thành công, doanh nghiệp sẽ tận dụng tốt hơn các nguồn lực để nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể. Mặc dù đầu ra vẫn giữ nguyên nhưng sự cải thiện trong quy trình làm việc giúp đội ngũ gia tăng năng suất, mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.

Dưới đây là những lợi ích cụ thể của việc số hóa quy trình trong doanh nghiệp.

• Nâng cao năng suất và hiệu quả công việc: Số hóa quy trình và quy trình làm việc có thể tự động hóa các tác vụ trước đây được thực hiện một cách thủ công. Nhờ đó, đội ngũ nhân viên có thể hoàn thành nhanh công việc, tiết kiệm được thời gian, công sức và tập trung vào những công việc mang lại giá trị.
• Cải thiện sự hợp tác: Số hóa quy trình có thể giúp cải thiện sự cộng tác bằng cách cho phép các nhóm làm việc cùng nhau trong các dự án và nhiệm vụ, bất kể vị trí của họ. Điều này có thể hỗ trợ ra quyết định nhanh hơn và cải thiện khả năng giao tiếp.
• Tiết kiệm chi phí: Theo nghiên cứu của Mckinsey, việc áp dụng số hóa có khả năng tiết kiệm được đến 90% chi phí hoạt động. Số hóa quy trình và quy trình làm việc giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí bằng cách giảm nhu cầu xử lý trên giấy tờ, giảm thiểu lỗi nhập dữ liệu và tự động hóa các tác vụ trước đây được thực hiện thủ công. Điều này có thể giúp giảm chi phí vận hành và cải thiện lợi nhuận.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Khi nhân viên có được sự hỗ trợ và công nghệ cần thiết để thực hiện công việc tốt nhất, họ có thể cung cấp dịch vụ nhanh chóng, linh hoạt và cá nhân hóa, từ đó cải thiện đáng kể trải nghiệm của khách hàng.
• Hỗ trợ quyết định dựa trên dữ liệu: Số hóa quy trình tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập và phân tích dữ liệu lớn, giúp các doanh nghiệp có cái nhìn sâu sắc hơn về hoạt động kinh doanh và thị trường. Qua đó, việc đưa ra quyết định không còn dựa trên trực giác hay kinh nghiệm mà dựa vào dữ liệu chính xác, chi tiết và được phân tích kỹ lưỡng.
• Tăng tính linh hoạt: Số hóa quy trình cũng tăng cường khả năng của doanh nghiệp để thay đổi và thích ứng với yêu cầu thay đổi của thị trường. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường kinh doanh hiện đại, nơi sự thay đổi diễn ra nhanh chóng và không lường trước được.
• Tăng tính minh bạch: Số hóa quy trình giúp tăng cường tính minh bạch bằng cách cung cấp khả năng truy cập dữ liệu dễ dàng cũng như theo dõi và ghi chép tự động các hoạt động doanh nghiệp. Điều này không chỉ cải thiện sự rõ ràng và giảm thiểu sai sót, mà còn tăng cường sự tin tưởng và hợp tác giữa các bên liên quan.

3. Các bước số hóa quy trình doanh nghiệp

Cố gắng đẩy nhanh quá trình số hóa doanh nghiệp có thể không mang lại kết quả như mong muốn. Đó là lý do tại sao doanh nghiệp cần một kế hoạch hành động và thực hiện theo kế hoạch đó trong suốt quá trình số hóa.

3.1. Xác định và đánh giá quy trình

Bước đầu tiên trong việc số hóa quy trình là tập trung vào việc xác định và đánh giá các quy trình hiện tại. Doanh nghiệp sẽ cần xem xét toàn diện các quy trình làm việc đang được áp dụng và xác định những quy trình nào cần được ưu tiên số hóa. 

Đánh giá này bao gồm việc xem xét chi phí, hiệu suất và mức độ ảnh hưởng đến khách hàng của các quy trình. Mục tiêu là lựa chọn ra những quy trình mà việc số hóa sẽ mang lại lợi ích lớn nhất cho tổ chức, giúp tối ưu hóa nguồn lực và cải thiện dịch vụ.

3.2. Phân tích quy trình

Đối với mỗi quy trình đã xác định, hãy đi sâu hơn vào chi tiết, chức năng và phân tích hoạt động của nó như yếu tố kích hoạt, đầu ra, ai chịu trách nhiệm xử lý cũng như điểm nghẽn, lãng phí hoặc rủi ro. 

Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng công cụ trực quan vẽ tất cả quy trình công việc để hiểu rõ hơn về cách hoạt động, các giai đoạn cũng như những người liên quan.

Việc phân tích các quy trình giúp doanh nghiệp hiểu được yêu cầu và tìm ra điều gì phù hợp nhất với mình. Kết quả của giai đoạn này sẽ là cơ sở cho việc thiết kế và triển khai giải pháp số hóa.

3.3. Xây dựng lộ trình triển khai

Sau khi phân tích, bước tiếp theo là xây dựng một lộ trình triển khai cụ thể, bao gồm việc lựa chọn công nghệ, xác định nguồn lực cần thiết và lập kế hoạch thời gian. Lộ trình này cung cấp một kế hoạch hành động chi tiết, đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong quá trình số hóa quy trình.

3.4. Giám sát quá trình thực hiện

Giám sát quá trình thực hiện là bước quan trọng để đảm bảo rằng việc triển khai diễn ra suôn sẻ và đúng hướng. Việc này bao gồm việc theo dõi tiến độ so với kế hoạch đã định và giải quyết bất kỳ vấn đề nào phát sinh. Các cuộc họp định kỳ và sử dụng công cụ quản lý dự án như AMIS Công việc sẽ giúp duy trì sự minh bạch và giao tiếp hiệu quả giữa các bên liên quan.

3.5. Báo cáo và hỗ trợ

Trong suốt quá trình triển khai và sau khi hoàn thành, việc báo cáo tiến độ và cung cấp hỗ trợ cho người dùng cuối là cần thiết. Báo cáo giúp các bên liên quan cập nhật được thông tin và đánh giá hiệu quả của dự án, trong khi hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo đảm bảo rằng người dùng cuối có thể sử dụng hiệu quả các hệ thống và quy trình mới.

3.6. Đề xuất cải tiến tối ưu

Quy trình kinh doanh không chỉ dừng lại ở việc số hóa một, hai hoặc thậm chí 100 quy trình trong công ty của bạn. Nó đòi hỏi phải theo dõi và đánh giá liên tục để hiểu điều gì hiệu quả và điều gì không. 

Phân tích dữ liệu hoạt động và phản hồi từ người dùng giúp xác định cơ hội để cải thiện thêm. Mục tiêu là tạo ra một vòng lặp cải tiến liên tục, nơi quy trình luôn được tinh chỉnh và cập nhật để đáp ứng tốt nhất với yêu cầu kinh doanh và công nghệ thay đổi.

4. Số hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình của doanh nghiệp với MISA AMIS Văn phòng số

Bất kể quy mô, phạm vi hoặc địa điểm, quy trình kinh doanh và quy trình làm việc có hệ thống là những gì giúp doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh mẽ. 

Với bộ giải pháp phần mềm MISA AMIS Văn phòng số được phát triển bởi MISA, doanh nghiệp ở mọi quy mô có thể từng bước số hóa quy trình thành công để tăng năng suất, giảm chi phí, cải thiện sự tuân thủ và thậm chí tăng sự hài lòng của khách hàng.

• Quản lý tài liệu và dữ liệu (AMIS Ghi chép, AMIS Văn thư): Quản lý, lưu trữ tài liệu, công văn dưới dạng kỹ thuật số một cách tập trung, an toàn và dễ dàng truy cập. Điều này giúp tiết kiệm chi phí in ấn, không gian lưu trữ hay mất thời gian tìm kiếm và tăng cường khả năng chia sẻ, bảo mật thông tin.

• Quản lý công việc và dự án (AMIS Công việc): Giao việc và phối hợp thực hiện công việc trên một hệ thống. Quản lý theo dõi tiến độ công việc/dự án và hiệu suất nhân sự một cách hiệu quả, từ đó tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức.
• Ký tài liệu số (AMIS WeSign): Ký kết tài liệu mọi lúc mọi nơi, tự động hóa toàn bộ quy trình ký kết giữa cá nhân và tổ chức, tiết kiệm 85% thời gian và chi phí so với phương thức ký kết truyền thống. 
• Giao tiếp và hợp tác (AMIS Mạng xã hội): Cung cấp nền tảng giao tiếp trực tuyến, nhân viên trong tổ chức dễ dàng trao đổi thông tin, thảo luận cũng như cập nhật, tra cứu các tin tức mới nhất của doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi.

Sau khi đã số hóa được các bước trong quy trình làm việc và vận hành, AMIS Quy trình cho phép doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình liên thông giữa các phòng ban một cách liền mạch.

• Quản lý tất cả quy trình của mọi phòng ban trên một nền tảng duy nhất: Tài chính – Kế toán, Sản xuất, Bán hàng, Marketing, Hành chính nhân sự,…
• Dễ dàng thiết kế mới hoặc chỉnh sửa quy trình mẫu để áp dụng được vào công việc thực tế tại doanh nghiệp.
• Tự động chuyển giao công việc, chia sẻ dữ liệu từ nhân sự đến quản lý và giữa các bộ phận…
• Lãnh đạo dễ dàng quản lý, giám sát tình hình áp dụng quy trình theo phòng ban/nhân viên; phát hiện và ghi nhận những điểm vi phạm để chỉ đạo kịp thời.

Đặc biệt, AMIS Quy trình cung cấp kho 500+ mẫu quy trình chuẩn ISO đã được áp dụng hiệu quả giúp doanh nghiệp nhanh chóng xây dựng hệ thống quy trình quản lý chất lượng theo nhu cầu.

ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM MISA AMIS QUY TRÌNH NGAY HÔM NAY

5. Tạm kết

Mặc dù ban đầu việc này có vẻ hơi phức tạp nhưng số hóa quy trình được thực hiện từng bước chắc chắn, có lộ trình chắc chắn sẽ đem lại những kết quả tương xứng làm thay đổi sức cạnh tranh của doanh nghiệp. Hy vọng, qua những thông tin MISA AMIS cung cấp, các doanh nghiệp có thể số hóa quy trình thành công để tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt, hiện đại và sẵn sàng đối mặt với những thách thức của thời đại số.