Kiến thức Quản lý - điều hành Phần mềm quản lý quy trình tự động, chuẩn hóa tốt nhất...

Phần mềm quản lý quy trình tự động, chuẩn hóa tốt nhất cho doanh nghiệp 

Phần mềm quản lý quy trình là công cụ hỗ trợ các nhà lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp khởi tạo, giám sát, cải tiến hệ thống quy trình nội bộ hiệu quả. Giờ đây, doanh nghiệp dễ dàng nâng cấp cách thức vận hành, nâng cao năng suất nhờ những quy trình liền mạch, liên thông và tự động hóa.

quản lý quy trình trong doanh nghiệp
Phần mềm quản lý quy trình là lời giải cho bài toán tối ưu bộ máy vận hành doanh nghiệp

I. Những khó khăn tồn đọng trong công tác quản lý quy trình 

Quy mô doanh nghiệp ngày càng phát triển thì số lượng quy trình cũng ngày càng tăng cao. Điều này khiến nhân viên không thể nhớ chính xác từng quy trình, thường xuyên quên việc. Người quản lý cũng không theo dõi được từng bước để giải quyết “tắc nghẽn” kịp thời. Từ đó gây ra nhiều xung đột, mất đoàn kết nội bộ và phá vỡ văn hóa doanh nghiệp. 

Trước yêu cầu chuyển đổi số cấp thiết hiện nay, nhiều đơn vị cũng triển khai đồng loạt các phần mềm tối ưu nghiệp vụ chuyên môn như Kế toán, Bán hàng, Nhân sự. Tuy nhiên, việc thiếu quy trình kết nối phù hợp vẫn làm phát sinh nhiều bước xử lý rời rạc, gây hoang mang cho nhân sự. 

khó khăn khi quản lý quy trình
Những khó khăn trong quản lý quy trình tại doanh nghiệp

Thêm vào đó, một số tổ chức không có nhân sự chuyên trách để đánh giá mức độ tuân thủ trong đội ngũ. Vô hình chung tạo nên tình trạng nhân viên không thực sự áp dụng đúng quy trình, doanh nghiệp không có căn cứ cải tiến.   

Nếu doanh nghiệp đang gặp những khó khăn trên, nhà lãnh đạo, quản lý cần ứng dụng ngay một phần mềm quản lý quy trình toàn diện để đem về hiệu quả công việc cao hơn. 

II. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý quy trình trong doanh nghiệp 

Việc xây dựng một bộ quy trình vận hành hoàn thiện đòi hỏi công sức, thời gian nghiên cứu, cải tiến lâu dài. Người ban hành quy trình phải có kiến thức, kỹ năng chuyên môn sâu rộng để thực hiện. 

lợi ích của việc ứng dụng phần mềm quản lý quy trình
Phần mềm quản lý quy trình mang lại những lợi ích to lớn cho cả người quản lý và nhân viên

Để đẩy nhanh quá trình đó, phần mềm quản lý quy trình sẽ hỗ trợ doanh nghiệp giảm thao tác thủ công, chuyển đổi số đồng đều mọi nghiệp vụ trên một nền tảng duy nhất. Nó đem lại những lợi ích nổi bật như: 

  • Tạo ra cơ sở phối hợp thông suốt giữa phòng ban, bộ phận. Thúc đẩy khả năng xử lý công việc nhanh nhẹn của cá nhân, đội nhóm. 
  • Ứng dụng quản lý quy trình làm việc đảm bảo dự án công việc luôn đi đúng hướng, đúng tiến độ đề ra.
  • Người quản lý theo sát từng bước trong quy trình để tối ưu hóa ngay tức thời. 
  • Tăng cường sự tham gia, đề cao tinh trách nhiệm của nhân viên trước mục tiêu chung. 
  • Nâng cao hiệu suất, cải thiện bộ máy bằng cách xác định vai trò rõ ràng và đưa ra hướng đi cụ thể theo giai đoạn. 

III. Top các phần mềm quản lý quy trình phổ biến nhất hiện nay

Trên thị trường hiện có rất nhiều giải pháp quản lý quy trình từ nhà cung cấp trong nước đến nước ngoài. Mỗi giải pháp sẽ có thế mạnh cùng hạn chế riêng, doanh nghiệp cần căn cứ vào nhu cầu, đặc thù hoạt động để quyết định chính xác. 

1.  Phần mềm MISA AMIS Quy trình quản lý hệ thống quy trình kết nối tất cả phòng ban, nghiệp vụ

Phần mềm MISA AMIS Quy trình nằm trong gói giải pháp quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS. Đây là công cụ phù hợp với cả doanh nghiệp quy mô nhỏ, vừa và lớn. 

Đối với những doanh nghiệp nhỏ, MISA AMIS Quy trình sẽ số hóa các đề xuất phê duyệt, tiết kiệm chi phí in ấn cùng không gian lưu trữ. Trong khi đó, các doanh nghiệp vừa và lớn lại dễ dàng kết nối 4 mảng nghiệp vụ quan trọng nhất là Kế toán – Tài chính, Bán hàng, Nhân sự và Điều hành. 

Cụ thể, MISA AMIS Quy trình cung cấp hai phiên bản Web và Mobile với giao diện trực quan, thu hút cùng 6 tính năng chính: 

  • Soạn thảo và ban hành tài liệu quy trình: Phần mềm cho phép doanh nghiệp thiết kế, soạn thảo văn bản nội dung quy trình. Người phụ trách vừa lưu trữ, thay thế tài liệu cũ vừa tra cứu nhanh chóng tại đây. 
Tính năng thiết kế quy trình
Tính năng thiết kế, soạn thảo quy trình của MISA AMIS Quy trình
  • Thiết lập và thực hiện quy trình: Doanh nghiệp tùy chọn luồng quy trình, điều kiện trường, tiêu đề,… để hoàn thiện và phát hành quy trình chuẩn xác. Khi vận hành thực tế, người dùng vẫn được chỉnh sửa, bổ sung tính năng bình luận, phân công lại, nhân bản, in hoặc hủy bỏ lượt chạy… 
tính năng chạy quy trình của MISA AMIS
Thao tác chạy quy trình trên phần mềm MISA AMIS Quy trình
  • Ghi nhận sự không tuân thủ: MISA AMIS Quy trình ghi nhận những vi phạm, thống kế thành báo cáo giúp nhà lãnh đạo, quản lý điều chỉnh cách làm việc của nhân sự kịp thời. 
  • Báo cáo thống kê: Phần mềm cung cấp đa dạng báo cáo thống kê về tình hình và hiệu quả thực thi quy trình. Chúng bao gồm báo cáo thống kê lượng thực thi quy trình, báo cáo tình hình tồn đọng, tỷ lệ quá hạn, thời gian thực hiện…
  • Yêu cầu viết/sửa tài liệu: Cán bộ nhân viên trực tiếp đề nghị viết/sửa những quy trình không phù hợp, theo dõi tình trạng xử lý yêu cầu và nhận kết quả từ bộ phận quản lý. 
  • Kết nối với ứng dụng bên ngoài: Bằng cách tích hợp Open API, MISA AMIS Quy trình có thể liên kết với bên thứ 3 giúp doanh nghiệp không bị giới hạn khi trao đổi, làm việc cùng đối tác, nhà cung cấp và khách hàng. 

Như vậy, MISA AMIS Quy trình hướng doanh nghiệp đến những tiêu chuẩn chất lượng cao, đảm bảo mọi hoạt động trọng tâm diễn ra đúng quy định, đạt hiệu quả tốt nhất. 

2. Phần mềm quản lý quy trình trực quan 1office

Tính năng quản lý quy trình của 1Office được đánh giá tích cực vì thiết lập được quy trình đa luồng, rẽ nhánh phức tạp. Doanh nghiệp có thể chạy cùng lúc hai đến ba quy trình, tận dụng biểu mẫu có sẵn và chữ ký số để đẩy nhanh bước xét duyệt. 

phần mềm quản lý quy trình 1office
Mẫu quy trình trực quan của phần mềm 1office

Ngoài ra, 1Office tạo quy trình dựa trên đặc điểm cấu trúc phòng ban, quy định người thực hiện, người theo dõi đánh giá vô cùng chi tiết. Các sơ đồ mô hình hóa giúp doanh nghiệp trực tiếp nhìn thấy kết quả đầu ra hay giai đoạn cần tối ưu. 

Mặc dù vậy, phần mềm này hiện không có cổng kết nối hệ thống bền ngoài cũng như chưa phát triển các loại báo cáo quan trọng. 

3. Ứng dụng kết nối quy trình nghiệp vụ Base Workflow

Base Workflow là sản phẩm của Công ty Cổ phần BASE Enterprise. Được phát hành năm vào năm 2019, Base Workflow tập trung vào quản lý và tự động hóa không giới hạn quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp. Dù doanh nghiệp sở hữu hàng trăm quy trình, chúng vẫn được hệ thống hoá một cách khoa học và thống nhất.

Quản lý workflow theo dạng bảng kanban của Base
Quản lý workflow theo dạng bảng kanban của Base

Base Workflow có khả năng tích hợp các ứng dụng khác trong cùng hệ thống như Base Wework, Request để chuyển/nhận việc theo quy trình thẳng. Tuy nhiên, bố cục theo dõi dạng Kanban khiến việc quản lý luồng công việc của toàn doanh nghiệp còn bị hạn chế. 

4.  Phần mềm Process Street 

Phần mềm Process St đang có khoảng hơn 3000 doanh nghiệp sử dụng, chủ yếu là các đơn vị quy mô nhỏ. Để thiết lập 1 quy trình, người dùng tạo mới từ đầu hoặc chọn từ thư viện mẫu sau đó chỉnh sửa cho phù hợp. Sau khi tạo xong, người dùng thiết lập điều kiện để ẩn/hiện trường hoặc ẩn/hiện bước đáp ứng các quy trình rẽ nhánh.

phần mềm process street
Phần mềm Process Street dùng được trên nhiều thiết bị, giao diện đơn giản, bắt mắt

Tính năng kết nối của Process St liên kết với gần 4000 app khác nhau mà không cần tạo code phức tạp. Về việc chạy và thực hiện luồng công việc, nhân viên sẽ nhập thông tin mô tả, đánh dấu chuyển tiếp khi hoàn thành. Người quản lý tiếp nhận, đưa ra quyết định đồng ý/từ chối để yêu cầu chỉnh sửa hoặc kết thúc quy trình. 

Về báo cáo, Process St chỉ tạo một số báo cáo mang tính thống kê những lượt chạy thoả mãn điều kiện. Người dùng phải  thiết lập bộ lọc và lưu trữ nếu muốn theo dõi kỹ lưỡng hơn.

5. Quản lý quy trình thủ tục với Pipefy

Pipefy là phần mềm quy trình được nhiều doanh nghiệp trên khắp thế giới tin dùng. Nó phù hợp với mọi loại quy mô doanh nghiệp và hầu hết lĩnh vực. 

Các quy trình trong pipefy chủ yếu là quy trình đường thẳng và được biểu diễn dưới dạng Kanban. Mỗi card tương ứng với một lượt chạy quy trình, di chuyển qua từng cột để chạy các bước trong quy trình. 

phần mềm pipefy
Phần mềm Pipefy quản lý quản lý các nhiệm vụ, dự án, quy trình khoa học

Một hạn chế nhỏ của Pipefy là người dùng không thiết lập được quy trình rẽ nhánh, nhiều điều kiện. Vì vậy, doanh nghiệp có nhiều quy trình con sẽ phải tách thành nhiều lượt thiết lập. 

6. Phần mềm Process Maker 

Process Maker chuyên về quản lý công việc, phê duyệt hoặc xác nhận nhân sự đã làm đúng quy định. Nhờ đó, người quản lý giám sát chặt chẽ sự tuân thủ quy trình của đội ngũ. 

Phần mềm này sử dụng hệ thống ký pháp chuẩn quốc tế về quản lý quy trình là BPMN 2.0. Người dùng thao tác kéo thả để thiết lập các bước, các sự kiện. Nhìn chung, cách thiết lập của Process Maker rất trực quan, rõ ràng, song doanh nghiệp cần có hiểu biết sâu và mất nhiều thao tác để hoàn thành. 

giao diện của phần mềm Process Maker
Giao diện của theo dõi quy trình của phần mềm Process Maker

Ở phiên bản mới nhất, ProcessMaker đáp ứng khá tốt công tác thống kê báo cáo. Ngoài thống kê lượt chạy theo bộ lọc tùy chỉnh, nó còn cho phép người dùng tự thêm biểu đồ, kết hợp thêm điều kiện cho dữ liệu. 

7. Ứng dụng quản lý quy trình Quixy

Quixy giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình từ cơ bản đến chuyên sâu với chi phí thấp. Matt Long – CEO của công ty Groove Technology Company cho biết, Quixy đã loại bỏ các quy trình thủ công và nhanh chóng biến ý tưởng của nhân viên thành hoạt động kinh doanh mới mẻ. 

ứng dụng quản lý quy trình Quixy
Ứng dụng quản lý quy trình Quixy trên phiên bản Mobile

Người dùng có thể hoàn tác, tùy chỉnh các ứng dụng có sẵn trên phần mềm trong vài phút. Thêm vào đó Quixy sở hữu nhiều tính năng nâng cao như: 

  • Hiện thông báo, lời nhắc cho từng bước trong quy trình làm việc. 
  • Tương thích với mọi trình duyệt, dùng được ở trạng thái ngoại tuyến. 
  • Xuất dữ liệu trên nhiều định dạng, lập lịch gửi báo cáo tự động. 
  • Tích hợp liền mạch các ứng dụng của bên thứ 3 qua Webhook, API…

IV. Kết luận 

Trong xu hướng tiêu dùng mới, khách hàng đang mong đợi nhận được kết quả nhanh, chính xác, cá nhân hóa hơn bao giờ hết. Và chuyển đổi số là cách duy nhất để doanh nghiệp thực hiện điều này. 

Bằng cách ứng dụng phần mềm quản lý quy trình phù hợp, doanh nghiệp sẽ tự động hóa tất cả luồng công việc thường gặp, tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc. Đồng thời, công việc đạt chất lượng, nhanh chóng sẽ đem lại cho doanh nghiệp lợi thế bứt phá vượt bậc so với các đối thủ cạnh tranh vẫn dựa vào quy trình thủ công. 

 548 

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 1 Trung bình: 5]