Phần mềm quản lý quy trình là công cụ hỗ trợ các nhà lãnh đạo theo dõi hiệu suất của công ty, đo lường tiến trình dự án, lập kế hoạch tài nguyên và quản lý hiệu quả lực lượng lao động hiệu quả. Giờ đây, doanh nghiệp dễ dàng nâng cấp cách thức vận hành, nâng cao năng suất nhờ những quy trình liền mạch, liên thông và tự động hóa.
1. Top 7 phần mềm quản lý quy trình phổ biến nhất hiện nay
Trên thị trường hiện có rất nhiều giải pháp quản lý quy trình từ nhà cung cấp trong nước đến nước ngoài. Mỗi giải pháp sẽ có thế mạnh cùng hạn chế riêng, doanh nghiệp cần căn cứ vào nhu cầu, đặc thù hoạt động để quyết định chính xác.
1.1. Phần mềm quản lý quy trình MISA AMIS
Phần mềm MISA AMIS Quy trình nằm trong gói giải pháp quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS. Đây là công cụ phù hợp với cả doanh nghiệp quy mô nhỏ, vừa và lớn.
Đối với những doanh nghiệp nhỏ, MISA AMIS Quy trình sẽ số hóa các đề xuất phê duyệt, tiết kiệm chi phí in ấn cùng không gian lưu trữ. Trong khi đó, các doanh nghiệp vừa và lớn lại dễ dàng kết nối 4 mảng nghiệp vụ quan trọng nhất là Kế toán – Tài chính, Bán hàng, Nhân sự và Điều hành.
Cụ thể, MISA AMIS Quy trình cung cấp hai phiên bản Web và Mobile với giao diện trực quan, thu hút cùng 6 tính năng chính:
Soạn thảo và ban hành tài liệu quy trình
Phần mềm cho phép doanh nghiệp thiết kế, soạn thảo văn bản nội dung quy trình. Người phụ trách vừa lưu trữ, thay thế tài liệu cũ vừa tra cứu nhanh chóng tại đây.
Thiết lập và thực hiện quy trình
Doanh nghiệp tùy chọn luồng quy trình, điều kiện trường, tiêu đề,… để hoàn thiện và phát hành quy trình chuẩn xác. Khi vận hành thực tế, người dùng vẫn được chỉnh sửa, bổ sung tính năng bình luận, phân công lại, nhân bản, in hoặc hủy bỏ lượt chạy…
- Ghi nhận sự không tuân thủ: MISA AMIS Quy trình ghi nhận những vi phạm, thống kế thành báo cáo giúp nhà lãnh đạo, quản lý điều chỉnh cách làm việc của nhân sự kịp thời.
- Báo cáo thống kê: Phần mềm cung cấp đa dạng báo cáo thống kê về tình hình và hiệu quả thực thi quy trình. Chúng bao gồm báo cáo thống kê lượng thực thi quy trình, báo cáo tình hình tồn đọng, tỷ lệ quá hạn, thời gian thực hiện…
- Yêu cầu viết/sửa tài liệu: Cán bộ nhân viên trực tiếp đề nghị viết/sửa những quy trình không phù hợp, theo dõi tình trạng xử lý yêu cầu và nhận kết quả từ bộ phận quản lý.
- Kết nối với ứng dụng bên ngoài: Bằng cách tích hợp Open API, MISA AMIS Quy trình có thể liên kết với bên thứ 3 giúp doanh nghiệp không bị giới hạn khi trao đổi, làm việc cùng đối tác, nhà cung cấp và khách hàng.
- Đáp ứng tiêu chuẩn ISO, CMMI: MISA đã thành công xây dựng giải pháp chuẩn hóa quy trình phù hợp với mọi đặc thù doanh nghiệp.
Như vậy, MISA AMIS Quy trình hướng doanh nghiệp đến những tiêu chuẩn chất lượng cao, đảm bảo mọi hoạt động trọng tâm diễn ra đúng quy định, đạt hiệu quả tốt nhất.
Công ty Cổ phần Công nghệ Novatek đã quyết định ứng dụng giải pháp MISA AMIS Quy trình từ rất sớm để nâng cao hiệu suất công việc.
Anh Phạm Huy Nam, Giám đốc công ty cho biết, nhờ triển khai phần mềm quản lý quy trình kịp thời, Novatek đã giảm thiểu phần lớn thời gian, chi phí lãng phí trong các quy trình thủ công. Hoạt động của doanh nghiệp không còn chậm trễ, thiếu hiệu quả vì quy trình phối hợp đứt đoạn, từ đó gia tăng tốc độ phục vụ khách hàng tốt hơn.
Hãy cùng lắng nghe câu chuyện chuyển đổi số và tối ưu vận hành của Novatek ngay dưới đây:
1.2. Phần mềm Process Street
Phần mềm Process St đang có khoảng hơn 3000 doanh nghiệp sử dụng, chủ yếu là các đơn vị quy mô nhỏ. Để thiết lập 1 quy trình, người dùng tạo mới từ đầu hoặc chọn từ thư viện mẫu sau đó chỉnh sửa cho phù hợp. Sau khi tạo xong, người dùng thiết lập điều kiện để ẩn/hiện trường hoặc ẩn/hiện bước đáp ứng các quy trình rẽ nhánh.
Tính năng kết nối của Process St liên kết với gần 4000 app khác nhau mà không cần tạo code phức tạp. Về việc chạy và thực hiện luồng công việc, nhân viên sẽ nhập thông tin mô tả, đánh dấu chuyển tiếp khi hoàn thành. Người quản lý tiếp nhận, đưa ra quyết định đồng ý/từ chối để yêu cầu chỉnh sửa hoặc kết thúc quy trình.
Về báo cáo, Process St chỉ tạo một số báo cáo mang tính thống kê những lượt chạy thoả mãn điều kiện. Người dùng phải thiết lập bộ lọc và lưu trữ nếu muốn theo dõi kỹ lưỡng hơn.
1.3. Phần mềm quản lý quy trình Virtual Examiner – PCG
Virtual Examiner là một sản phẩm của PCG Software, được thiết kế để giám sát các quy trình trong tổ chức và tìm kiếm các dữ liệu liên quan đến các hình thức thanh toán gian lận/lạm dụng, đồng thời tối ưu hóa việc thu hồi tài chính. Sản phẩm này đã giúp các tổ chức chăm sóc sức khỏe nâng cao hệ thống xử lý khiếu nại hiện tại của họ với hơn 31 triệu chỉnh sửa cho mỗi khiếu nại.
Ngoài ra, giải pháp phần mềm cũng có khả năng giám sát quyền sở hữu nội bộ của tổ chức, phát hiện các sai phạm về quyền sở hữu và giảm chi phí cho việc mã hóa sai để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
1.4. Quản lý quy trình thủ tục với Pipefy
Pipefy là phần mềm quy trình được nhiều doanh nghiệp trên khắp thế giới tin dùng. Nó phù hợp với mọi loại quy mô doanh nghiệp và hầu hết lĩnh vực.
Các quy trình trong pipefy chủ yếu là quy trình đường thẳng và được biểu diễn dưới dạng Kanban. Mỗi card tương ứng với một lượt chạy quy trình, di chuyển qua từng cột để chạy các bước trong quy trình.
Một hạn chế nhỏ của Pipefy là người dùng không thiết lập được quy trình rẽ nhánh, nhiều điều kiện. Vì vậy, doanh nghiệp có nhiều quy trình con sẽ phải tách thành nhiều lượt thiết lập.
1.5. QNTRL
Qntrl là một công cụ mạnh mẽ được phát triển bởi Zoho Corporation, nhằm cải thiện khả năng hiển thị, kiểm soát và tự động hóa các quy trình của tổ chức.
Nó được thiết kế để giám sát các quy trình cho nhóm, bộ phận hoặc công ty, và cho phép người dùng đơn giản hóa các quy trình phức tạp bằng cách sắp xếp các tác vụ một cách dễ dàng.
Qntrl cung cấp giải pháp tự động hóa quy trình làm việc đơn giản, dễ cấu hình và mạnh mẽ, phù hợp với các tổ chức vừa, nhỏ và lớn, mà không phải chịu chi phí đắt đỏ. Nó đem lại cái nhìn toàn cảnh và chi tiết về tất cả các quy trình làm việc của công ty một cách dễ dàng và thuận tiện.
1.6. Phần mềm quản lý quy trình Process Maker
Process Maker chuyên về quản lý công việc, phê duyệt hoặc xác nhận nhân sự đã làm đúng quy định. Nhờ đó, người quản lý giám sát chặt chẽ sự tuân thủ quy trình của đội ngũ.
Phần mềm này sử dụng hệ thống ký pháp chuẩn quốc tế về quản lý quy trình là BPMN 2.0. Người dùng thao tác kéo thả để thiết lập các bước, các sự kiện. Nhìn chung, cách thiết lập của Process Maker rất trực quan, rõ ràng, song doanh nghiệp cần có hiểu biết sâu và mất nhiều thao tác để hoàn thành.
Ở phiên bản mới nhất, ProcessMaker đáp ứng khá tốt công tác thống kê báo cáo. Ngoài thống kê lượt chạy theo bộ lọc tùy chỉnh, nó còn cho phép người dùng tự thêm biểu đồ, kết hợp thêm điều kiện cho dữ liệu.
1.7. Ứng dụng quản lý quy trình Quixy
Quixy giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình từ cơ bản đến chuyên sâu với chi phí thấp. Matt Long – CEO của công ty Groove Technology Company cho biết, Quixy đã loại bỏ các quy trình thủ công và nhanh chóng biến ý tưởng của nhân viên thành hoạt động kinh doanh mới mẻ.
Người dùng có thể hoàn tác, tùy chỉnh các ứng dụng có sẵn trên phần mềm trong vài phút. Thêm vào đó Quixy sở hữu nhiều tính năng nâng cao như:
- Hiện thông báo, lời nhắc cho từng bước trong quy trình làm việc.
- Tương thích với mọi trình duyệt, dùng được ở trạng thái ngoại tuyến.
- Xuất dữ liệu trên nhiều định dạng, lập lịch gửi báo cáo tự động.
- Tích hợp liền mạch các ứng dụng của bên thứ 3 qua Webhook, API…
2. Những khó khăn tồn đọng trong công tác quản lý quy trình
Khi doanh nghiệp chưa sử dụng phần mềm quản lý quy trình, họ có thể gặp phải nhiều khó khăn và thách thức trong việc tổ chức, theo dõi và quản lý các hoạt động kinh doanh. Dưới đây là một số khó khăn phổ biến mà doanh nghiệp có thể gặp phải:
2.1. Thiếu minh bạch và chuẩn hóa
Quy trình thường không được định nghĩa rõ ràng, dẫn đến sự không chắc chắn và khó khăn trong việc hiểu và thực hiện các hoạt động. Điều này có thể dẫn đến sự không hiệu quả và lỗi trong các hoạt động kinh doanh.
Ví dụ, trong quá trình sản xuất, thiếu phần mềm quản lý quy trình có thể dẫn đến việc không biết được giai đoạn nào hoàn thành và các vấn đề gặp phải.
2.2. Rò rỉ thông tin và mất kiểm soát
Thiếu hệ thống để theo dõi và kiểm soát các hoạt động có thể dẫn đến việc mất kiểm soát về thông tin và dữ liệu. Các dự án hoặc công việc có thể bị rò rỉ thông tin hoặc thất thoát dữ liệu quan trọng.
Ví dụ: Trong công ty sản xuất, việc quản lý lưu trữ tài liệu bằng cách thủ công dễ dẫn đến sai sót hoặc thất thoát dữ liệu quan trọng, dẫn đến lỗ hổng trong thông tin quản lý và gian lận tình trạng.
2.3. Chậm trễ và gian lận
Quy trình thủ công thường đòi hỏi nhiều thời gian và công sức hơn để hoàn thành. Điều này có thể gây ra chậm trễ trong việc đáp ứng nhu cầu khách hàng hoặc triển khai dự án. Ngoài ra, thiếu kiểm soát có thể dẫn đến việc gian lận hoặc sử dụng sai mục đích tài liệu và thông tin.
Ví dụ: Trong công ty vận chuyển hàng hóa, việc quản lý lịch trình và phân công xe tải cho các chuyến giao hàng đang bị ảnh hưởng nghiêm trọng bởi việc thực hiện thủ công. Nhân viên phải ghi tay thông tin về hàng hóa, địa điểm giao nhận, và lên kế hoạch thủ công. Điều này dẫn đến chậm trễ trong việc xác định tuyến đường tối ưu và gây ra tình trạng tắc nghẽn giao thông.
Do không có hệ thống quản lý, việc gán xe tải cho chuyến giao hàng cũng dễ dàng gây ra gian lận. Có khả năng nhân viên sẽ “quên” cập nhật thời gian thực tế di chuyển, tạo cơ hội tối ưu hóa lợi ích cá nhân. Điều này dẫn đến thông tin không chính xác về thời gian giao hàng, gây chậm trễ cho khách hàng và làm tổn thất uy tín của công ty.
2.4. Khó khăn trong quản lý và phân công
Một số quy trình không được phân chia rõ ràng giữa các phòng ban hoặc người thực hiện. Điều này dẫn đến khó khăn trong việc xác định ai chịu trách nhiệm và làm chủ các hoạt động cụ thể.
Ví dụ: Trong một công ty quảng cáo, việc theo dõi tiến độ dự án thủ công khiến việc phân công và kiểm soát công việc trở nên khó khăn. Điều này có thể dẫn đến việc trễ hẹn với khách hàng do không có hệ thống theo dõi rõ ràng.
2.5. Khả năng mở rộng hạn chế
Thiếu khả năng mở rộng dễ dàng có thể giới hạn khả năng của doanh nghiệp để tăng cường hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả khi nhu cầu tăng cao.
Ví dụ: Một cửa hàng bán lẻ không có hệ thống quản lý tồn kho, khi cửa hàng mở rộng quy mô, việc theo dõi hàng tồn trở nên khó khăn và dễ dẫn đến tình trạng thiếu hàng hoặc hàng tồn quá nhiều.
2.6. Quản lý rủi ro kém
Thiếu khả năng theo dõi và đánh giá rủi ro có thể dẫn đến việc doanh nghiệp không thể dự đoán và ứng phó với các tình huống không mong muốn.
Ví dụ: Trong một công ty tài chính, việc quản lý hồ sơ vay mượn bằng cách thủ công có thể dẫn đến việc không theo dõi được tình trạng nợ và rủi ro tài chính của khách hàng, dẫn đến tình trạng không kiểm soát được rủi ro.
2.7. Thất thoát thời gian và nguồn lực
Quy trình thủ công thường đòi hỏi nhiều công sức thủ công và tốn thời gian. Điều này có thể dẫn đến sự lãng phí về nguồn lực và không thể tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn.
Ví dụ: Trong một nhà hàng, việc quản lý lịch làm việc nhân viên bằng giấy tờ thủ công dẫn đến việc mất thời gian trong việc thay đổi lịch làm và cập nhật thông tin. Điều này làm mất đi thời gian có thể dùng để tập trung vào dịch vụ khách hàng.
2.8. Khả năng tra cứu kém
Không có cơ chế tra cứu và theo dõi lịch sử hoạt động có thể làm cho việc tìm kiếm thông tin và dữ liệu trở nên khó khăn và mất thời gian.
Ví dụ: Trong một công ty dịch vụ IT, việc không có hệ thống quản lý dự án dẫn đến việc không thể dễ dàng tìm kiếm thông tin về các dự án đã hoàn thành, làm mất đi cơ hội phân tích và cải thiện quy trình.
[Tải miễn phí] Quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp
3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý quy trình trong doanh nghiệp
Việc xây dựng quy trình làm việc hoàn thiện đòi hỏi công sức, thời gian nghiên cứu, cải tiến lâu dài. Người ban hành quy trình phải có kiến thức, kỹ năng chuyên môn sâu rộng để thực hiện.
Để đẩy nhanh quá trình đó, phần mềm quản lý quy trình sẽ hỗ trợ doanh nghiệp giảm thao tác thủ công, chuyển đổi số đồng đều mọi nghiệp vụ trên một nền tảng duy nhất. Nó đem lại những lợi ích nổi bật như:
- Tạo ra cơ sở phối hợp thông suốt giữa phòng ban, bộ phận. Thúc đẩy khả năng xử lý công việc nhanh nhẹn của cá nhân, đội nhóm.
- Ứng dụng quy trình làm việc đảm bảo dự án công việc luôn đi đúng hướng, đúng tiến độ đề ra.
- Người quản lý theo sát từng bước trong quy trình để tối ưu hóa ngay tức thời.
- Tăng cường sự tham gia, đề cao tinh trách nhiệm của nhân viên trước mục tiêu chung.
- Nâng cao hiệu suất, cải thiện bộ máy bằng cách xác định vai trò rõ ràng và đưa ra hướng đi cụ thể theo giai đoạn.
Tải ngay [Template miễn phí] Bộ quy trình quản lý doanh nghiệp năm 2024
4. Kết luận
Trong xu hướng tiêu dùng mới, khách hàng đang mong đợi nhận được kết quả nhanh, chính xác, cá nhân hóa hơn bao giờ hết. Và chuyển đổi số là cách duy nhất để doanh nghiệp thực hiện điều này.
Bằng cách ứng dụng phần mềm quản lý quy trình phù hợp, doanh nghiệp sẽ tự động hóa tất cả luồng công việc thường gặp, tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc. Đồng thời, công việc đạt chất lượng, nhanh chóng sẽ đem lại cho doanh nghiệp lợi thế bứt phá vượt bậc so với các đối thủ cạnh tranh vẫn dựa vào quy trình thủ công.
—
[Dùng thử miễn phí] MISA AMIS Quy trình – Giải pháp tối ưu quy trình làm việc cho mọi phòng ban. ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ GIẢI PHÁP QUY TRÌNH TẠI ĐÂY để nhận được:
- Sử dụng miễn phí không giới hạn tính năng
- Sử dụng miễn phí hơn 500 mẫu quy trình tích hợp sẵn trong thư viện của các phòng ban: hành chính nhân sự, kế toán, bán hàng,…
- Miễn phí dịch vụ đào tạo, Demo 1-1 cùng chuyên gia
0904 885 833
https://www.misa.vn/
