Thông tin trong quản trị là gì? Lợi ích của việc quản trị thông tin

Ngày nay, thông tin được biểu hiện dưới rất nhiều hình thức khác nhau. Vậy thông tin trong quản trị là gì? Tại sao doanh nghiệp phải quản trị thông tin? Hãy cùng tìm hiểu các thông tin quan trọng trong bài viết dưới đây! 

I. Thông tin trong quản trị là gì?

Trong thời đại công nghệ 4.0, thông tin thường được hiểu là thông tin điện tử và thông tin vật lý. Chúng có thể được định dạng là tài liệu giấy, tài liệu điện tử, âm thanh, video,… Thông tin được phân phối qua nhiều kênh như truyền miệng, qua điện thoại, máy tính hay website…

1. Định nghĩa thông tin trong quản trị là gì?

Thông tin trong quản trị là những tin tức mới được thu nhận, được hiểu và đánh giá có ích trong việc ra quyết định về hoạt động của tổ chức. Bao gồm dữ liệu về các hoạt động kinh doanh, văn hóa, nhân sự… Thông tin đó là tài sản của tổ chức, doanh nghiệp.

Thông tin trong quản trị cần được quản lý và lưu giữ một cách thận trọng. Thêm vào đó, nó sẽ được cung cấp và chia sẻ trong nội bộ theo các cấp vị trí trong tổ chức. Với những thông tin cần công khai ra bên ngoài, tổ chức sẽ kiểm duyệt và chọn lọc kỹ càng để giữ được yếu tố bảo mật. 

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ: QUẢN LÝ VÀ TĂNG NĂNG SUẤT CỦA ĐỘI NGŨ NHÂN VIÊN DƯỚI QUYỀN

2. Quản trị thông tin là gì? 

Về cơ bản, doanh nghiệp vẫn cần chia sẻ, kết nối thông tin để nâng cao kiến thức, phục vụ việc hoạt động kinh doanh. Do đó, trách nhiệm nắm bắt, quản lý, lưu trữ và cung cấp thông tin một cách thích hợp là vô cùng quan trọng.

Quản trị thông tin tập trung vào mức độ kiểm soát của một tổ chức đối với thông tin nội bộ được tạo ra. Doanh nghiệp sẽ cần xây dựng các hệ thống quản lý thông tin chuyên dụng, dễ sử dụng nhưng có phân quyền tiếp cận.

Quản trị thông tin là việc quản trị các quá trình và hệ thống của tổ chức. Nó gồm có sáu hoạt động có liên quan chặt chẽ với nhau:

• Xác định nhu cầu thông tin
• Thu nhận và tạo ra thông tin
• Phân tích và giải thích thông tin
• Tổ chức và lưu trữ thông tin
• Tiếp cận và phổ biến thông tin
• Sử dụng thông tin

II. Phân biệt thông tin và dữ liệu

Dữ liệu là tập hợp các dữ kiện và chi tiết thô, không được sắp xếp như văn bản, số liệu, ký hiệu… Hơn nữa, dữ liệu được đo dưới dạng bit và byte – những đơn vị thông tin cơ bản trong bối cảnh lưu trữ và xử lý của máy tính.

Khác với nó, thông tin là dữ liệu được xử lý, tổ chức và có cấu trúc. Thông tin cung cấp ngữ cảnh cụ thể và giúp người quản lý ra quyết định với các dữ liệu hiện có. 

Ví dụ, doanh số thu được của các món ăn trong nhà hàng là dữ liệu. Nó chỉ trở thành thông tin khi doanh nghiệp xác định đâu là món ăn phổ biến nhất hoặc món ăn nào đang bán kém nhất.

Dựa vào những so sánh cơ bản trên, doanh nghiệp có thể dễ dàng ứng dụng việc quản trị thông tin và quản lý dữ liệu của mình.  

Quản trị thông tin đề cập đến một chương trình hoặc hệ thống tổ chức quản lý các quá trình kiểm soát cấu trúc, xử lý, cung cấp và sử dụng thông tin. Quản lý thông tin được yêu cầu cho các mục đích kinh doanh thông minh.

Trong khi đó, quản lý dữ liệu là một tập hợp con của quản lý thông tin. Dữ liệu được quản lý như một tài nguyên có giá trị. 

III. Vai trò của quản trị thông tin trong doanh nghiệp

Quản trị thông tin cho phép một tổ chức đạt được các mục tiêu khác nhau. Nó giảm rủi ro và kiểm soát quyền truy cập vào thông tin kinh doanh quan trọng.

1. Kiểm soát việc tạo hồ sơ

Một hệ thống quản trị thông tin hiệu quả có thể giúp tổ chức kiểm soát việc tạo và phát triển hồ sơ. Nếu không có một chiến lược để tạo và ghi lại thông tin, doanh nghiệp sẽ phát sinh nhiều thủ tục giấy tờ không cần thiết. 

Điều này làm tăng thời gian truy xuất hồ sơ và tăng chi phí quản lý tài nguyên thông tin. Để ngăn chặn điều này, các giao thức quản trị thông tin đặt ra giới hạn cho việc tạo và hủy thông tin. Từ đó, nó cải thiện năng suất và hiệu quả trong cả quá trình.

2. Đảm bảo sự tuân thủ

Nhiều tổ chức hoạt động với khối lượng dữ liệu khách hàng hoặc sản phẩm khổng lồ. Khi đó, hệ thống quản trị thông tin khoa học sẽ phát huy tác dụng. Nó cung cấp các hướng dẫn về thực thi và tuân thủ quy định. 

Những thông tin này cho phép công ty tránh được những lỗi sai hay các vấn đề phát sinh. Nó cũng giảm tỷ lệ các hình phạt pháp lý và tài chính lên doanh nghiệp. 

3. Giảm chi phí hoạt động

Nơi làm việc cần một hệ thống quản trị thông tin hiệu quả để giảm chi phí lưu trữ hồ sơ. Thu thập, phân tích, lưu trữ, chia sẻ và tiêu hủy thông tin là những hoạt động tiêu tốn nhiều vốn, đặc biệt là đối với các tổ chức lớn. Quản trị thông tin ưu tiên các hồ sơ quan trọng nhất, giảm chi phí trong suốt vòng đời thông tin.

4. Áp dụng công nghệ mới

Quản trị thông tin cũng cung cấp khả năng áp dụng các công nghệ mới và hiệu quả hơn. Nhờ việc quản trị logic mà doanh nghiệp có thể nhanh chóng chuyển giao quy trình, ứng dụng công nghệ thông minh.

Ví dụ, hiện nay các doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý công việc, lưu trữ thông tin… Chúng giúp người quản lý và nhân viên dễ dàng tiếp cận thông tin cần thiết mọi lúc mọi nơi. 

5. Cải thiện năng suất và hiệu quả

Thay vì phải đi từng phòng ban để tổng hợp, đến kho lưu trữ để tìm kiếm thủ công, giờ đây, quản trị thông tin đã tối ưu công tác này. Nó phổ biến thông tin đến đội ngũ qua nhiều kênh, cho phép mọi người cộng tác và giao tiếp nhanh chóng giữa ở bất kỳ đâu. 

Thêm vào đó, một hệ thống quản trị thông tin hiệu quả có thể trích xuất những báo cáo hữu ích từ hàng loạt hồ sơ để doanh nghiệp ra quyết định chính xác, tức thời. 

6. Bảo vệ thông tin độc quyền và duy trì bộ nhớ của công ty

Các tổ chức cần một quy trình để giữ kín thông tin quan trọng khỏi các đối thủ cạnh tranh và truy cập trái phép. Quản trị thông tin cung cấp một “bức tường” bảo vệ thông tin độc quyền khỏi những kẻ xâm nhập hay sự cố hệ thống.

Nó giữ vững tính bí mật và tính toàn vẹn của các tài sản thông tin quan trọng. Như vậy, chủ sở hữu mới thu được lợi ích tối đa từ thông tin kinh doanh của công ty. Quản trị thông tin cũng giúp tổ chức tạo ra một bộ nhớ đáng tin cậy, có thể sử dụng để lập kế hoạch và đưa ra các chiến lược quan trọng.

IV. Phương pháp xây dựng hệ thống quản trị thông tin cho doanh nghiệp

1. Xác định các yêu cầu thông tin

Bước đầu tiên khi tạo hệ thống quản trị thông tin là xác định các yêu cầu thực tế. Doanh nghiệp có thể tiến hành một nghiên cứu nội bộ hoặc khảo sát toàn công ty để xác định phạm vi. Bởi lẽ, chỉ có bản thân người quản lý và đội ngũ nhân viên mới biết chính xác số lượng và các loại thông tin họ cần để hoàn thành nhiệm vụ. 

2. Vạch ra mục tiêu

Để quản trị thông tin thành công, tổ chức cần xác định các mục tiêu của mình. Nó bao gồm việc bảo mật tài liệu kinh doanh, cung cấp nguồn đào tạo cho nhân viên hay hệ thống các thành tựu… 

Sau khi có mục tiêu rõ ràng, doanh nghiệp sẽ xây dựng các nguyên tắc quản trị tổng thể và phù hợp. Nó cũng đóng vai trò như một hướng dẫn sử dụng khi hệ thống quản trị đi vào hoạt động. 

3. Xác định nguồn thông tin

Các tổ chức có thể thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Chúng thường đến từ nhân viên, bộ phận nội bộ, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh, tình báo thị trường và thống kế của các cơ quan chính phủ. 

Do đó, doanh nghiệp nên xác định đầu là nguồn chính thống, đáng tin cậy để tập trung quản lý gắt gao. Các nguồn tham khảo khác có thể chỉ cần liệt kê, tổng hợp thay vì nghiên cứu chi tiết. 

4. Xác định phương pháp thu thập và phân loại

Khi bạn đã xác định được các nguồn thông tin, bước tiếp theo là chọn phương pháp thu thập và phân loại thông tin. Điều này liên quan đến việc vạch ra số lượng thu thập thông tin và tần suất, địa điểm và thời gian. 

Để phân loại, hãy xác định thông tin nào là định lượng, định tính… Hay thông tin nào thuộc về hạng mục kỹ thuật, nhân khẩu học, tài chính, pháp lý… Như vậy, hệ thống thông tin mới trở nên khoa học, dễ tìm kiếm. 

5. Thực hiện phân tích chi phí – lợi ích

Quản trị thông tin là công việc yêu cầu nhiều nguồn lực và cả chi phí. Doanh nghiệp sẽ phải thiết lập cơ sở hạ tầng, đào tạo nhân viên và vận hành hàng ngày. 

Tuy nhiên, về lâu dài một hệ thống quản trị thông tin chất lượng sẽ đem lại những điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh. Nó cũng góp phần tạo nên nền tảng thông tin vững chắc, chuyên nghiệp để doanh nghiệp tiếp tục phát triển trong tương lai. 

6. Đánh giá

Nếu phân tích chi phí – lợi ích là tích cực, bạn sẽ bắt đầu thiết lập hệ thống và cung cấp các hướng dẫn cho toàn bộ máy. Với mong muốn sử dụng hệ thống thông tin có thể nhanh chóng nâng cao năng suất công việc, doanh nghiệp cần đánh giá hiệu suất của hệ thống thường xuyên.

Việc này giúp đội ngũ xác định các mục tiêu cần đạt được và đảm bảo rằng lợi ích lớn hơn chi phí. Thời gian ghi và truy xuất thông tin ngắn hơn hay người quản tăng cường sử dụng dữ liệu để ra quyết định cũng là những dấu hiệu hệ thống đang hoạt động.

Nếu có sai sót trong chiến lược quản trị thông tin, công đoạn đánh giá cho phép cải thiện hệ thống ngay lập tức.

7. Duy trì và cải tiến

Thông tin là nền tảng để doanh nghiệp nâng cao chất lượng hoạt động, nắm bắt cơ hội mới. Bởi vậy, quản trị thông tin cần được duy trì và nâng cấp liên tục. Nó sẽ tăng khả năng đạt được các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty.

V. Kết luận

Trên đây là định nghĩa về thông tin trong quản trị là gì và các lợi ích của việc quản trị thông tin. Có thể nói, thông tin không chỉ là tài sản mà còn là sức mạnh của doanh nghiệp. 

Hy vọng những kiến thức trên đã giúp bạn có cái nhìn chính xác hơn về vai trò của thông tin và xây dựng được một hệ thống quản trị phù hợp, hiệu quả cho công ty mình.