Các phương pháp đặt phòng họp truyền thống như giấy, Excel, ghi chú thủ công, rườm rà gây ra rất nhiều bất cập đã không còn phù hợp. Giờ đây, với sự hỗ trợ của các ứng dụng đặt phòng họp thông minh như AMIS Phòng họp, doanh nghiệp có thể quản lý và đặt phòng họp mọi lúc mọi nơi. Từ đó, đội ngũ dễ dàng tiết kiệm thời gian và tăng năng suất hợp tác, làm việc.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tận dụng AMIS Phòng họp để tối ưu hóa quy trình làm việc, từ việc lên lịch họp, quản lý các cuộc họp cho đến đánh giá hiệu suất sử dụng phòng họp.
1. Những lợi ích tuyệt vời AMIS Phòng họp đem lại cho doanh nghiệp
AMIS Phòng họp không chỉ giúp đội ngũ đặt phòng họp dễ dàng, quản lý thời gian và lịch họp một cách hiệu quả mà còn tăng cường sự chuyên nghiệp trong giao tiếp và hợp tác. Đây là những lợi ích quan trọng AMIS Phòng họp mang lại cho doanh nghiệp:
1.1. Tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc
Với AMIS Phòng họp, người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm phòng trống và đặt phòng mà không cần qua nhiều bước phức tạp. Hệ thống cũng tự động hóa quá trình đặt lịch họp như tự động gửi email, tự động thêm lịch cuộc họp vào calendar của người tham dự.
Điều này giúp giảm thiểu công sức và thời gian cần thiết để tổ chức một cuộc họp. Nhân sự có thể tập trung vào những công việc quan trọng hơn để nâng cao năng suất làm việc.
1.2. Tiết kiệm chi phí
AMIS Phòng họp cung cấp thông tin theo thời gian thực về tình trạng sẵn có của các phòng họp, giúp giảm thiểu việc đặt trùng hoặc để phòng trống. Qua đó, doanh nghiệp có thể tận dụng tốt nhất không gian văn phòng, giảm chi phí thuê mặt bằng khi không cần phải duy trì nhiều phòng họp không cần thiết.
Sự tự động hóa trong việc lên lịch, nhắc nhở và quản lý tham dự giúp giảm bớt nhu cầu về nhân lực phục vụ quản lý họp, từ đó giảm chi phí quản lý.
1.3. Giảm thiểu xung đột lịch họp
Việc quản lý lịch trình họp một cách chặt chẽ giúp giảm thiểu tình trạng xung đột lịch họp, đặt trùng lịch, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc điều chỉnh, lên kế hoạch lại các cuộc họp. Kết quả là, năng suất làm việc của nhân viên được tối ưu hóa, giảm bớt thời gian chờ đợi và lãng phí.
1.4. Tăng cường khả năng hợp tác của nhân viên
Bằng cách cung cấp một hệ thống tập trung, tự động hóa quy trình đặt phòng họp, AMIS Phòng họp khuyến khích sự hợp tác hiệu quả hơn giữa các nhóm làm việc. Các tính năng như mời tham gia và chia sẻ lịch tự động giúp đảm bảo mọi thành viên đều được thông báo và chuẩn bị cho cuộc họp.
2. Hướng dẫn mua và cài đặt AMIS Phòng họp
Để mua và kích hoạt AMIS Phòng họp, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký để đội ngũ chuyên gia MISA liên hệ tư vấn chi tiết hoặc mua và thanh toán ngay tại đây.
AMIS Phòng họp tương thích trên cả desktop, tablet, mobile với giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Mọi nhân viên hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả mà không cần mất quá nhiều thời gian đào tạo.
Với 30 năm kinh nghiệm phát triển phần mềm, MISA cung cấp cho dịch vụ hỗ trợ khách hàng chất lượng từ hướng dẫn, đào tạo triển khai cho đến hỗ trợ kỹ thuật khi cần thiết. Bên cạnh tổng đài 1900 8177, MISA hỗ trợ khách hàng qua rất nhiều kênh khác như: chat trực tuyến, đào tạo miễn phí qua Zoom, hỗ trợ qua Facebook Group, diễn đàn,…
Nhờ đó, khách hàng sử dụng sản phẩm luôn được giải đáp, hỗ trợ kịp thời mọi vấn đề, đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định, các quy trình diễn ra mượt mà.
3. Hướng dẫn toàn tập cách sử dụng AMIS Phòng họp
3.1. Đặt phòng họp
AMIS Phòng họp cho phép người dùng đặt lịch họp một cách dễ dàng và nhanh chóng với nhiều tiện ích.
Trên giao diện Quản lý lịch họp/xem dạng lịch, người dùng chỉ cần nhấp chuột vào một khung giờ trống.
Sau đó khai báo các thông tin cần thiết về cuộc họp như:
- Tiêu đề lịch họp
- Chọn phòng họp
- Thời gian: Chọn thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc cuộc họp.
- Mô tả cuộc họp: Mô tả vắn tắt nội dung của cuộc họp, nội dung này sẽ được hiển thị trên thông tin cuộc họp.
- Lặp lại: Nếu cần đặt lịch cho cuộc họp định kỳ, người dùng nhấn lặp lại và chọn chu kỳ lặp lại phù hợp, sau đó chọn thời gian kết thúc của chu kỳ. Lịch họp sẽ tự động được đặt lại theo chu kỳ đã thiết lập.
- Nhắc nhở: Để tránh tình trạng người tham gia quên lịch họp, người đặt phòng có thể cài đặt nhắc nhở cho lịch họp, sau đó chọn thời gian nhắc trước. Hệ thống sẽ tự động thông báo nhắc nhở cho người tham gia trước cuộc họp theo thời gian đã chọn.
- Có sử dụng video: Sau khi chọn, thông tin có sử dụng video sẽ hiển thị trên lịch họp.
- Yêu cầu dịch vụ: Khi cần người phụ trách dịch vụ phòng họp chuẩn bị trà nước, tài liệu,… cho cuộc họp. Người đặt phòng chọn yêu cầu dịch vụ và viết ghi chú, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo cho người phụ trách phòng họp.
- Đính kèm tài liệu: Người dùng có thể đính kèm tài liệu để người tham gia xem trước cuộc họp. Nhấn Thêm tài liệu và chọn tệp để tải lên. Tài liệu sẽ được gửi kèm theo email mời họp tới tất cả người tham gia.
- Thành viên tham gia: Nhấn Thêm thành viên để chọn người tham gia, nhập tên hoặc email để tìm người tham gia hoặc mời theo phòng ban.
- Sau đó, nhấn Đặt lịch để hoàn tất đặt phòng.
Sau khi đặt lịch họp thành công, tất cả thành viên trong cuộc họp sẽ nhận được email mời họp để nắm được thông tin và chuẩn bị tham gia cuộc họp.
3.2. Quản lý lịch họp
AMIS Phòng họp sắp xếp và tổng hợp lịch họp một cách thông minh, giúp người dùng quản lý lịch họp và tra cứu thông tin lịch họp dễ dàng, nhanh chóng tìm được phòng trống để đặt lịch.
Người dùng có thể xem lịch họp theo dạng lịch hoặc dạng danh sách.
Xem dạng lịch
AMIS Phòng họp cung cấp khả năng xem lịch họp dưới dạng lịch trực quan, giúp người dùng dễ dàng theo dõi, đặt phòng và quản lý lịch họp của mình.
Người dùng có thể xem lịch đặt phòng theo Ngày, Tuần, Tháng của tất cả các phòng họp hay một phòng họp cụ thể. Tại đây, người dùng có thể:
- Xem toàn bộ lịch họp đã đặt và các khung giờ trống
- Thực hiện đặt lịch họp
- Sửa/Nhân bản/Xóa lịch họp
Xem dạng danh sách
Khi xem theo dạng này, trên màn hình sẽ hiển thị danh sách tất cả các lịch họp với các thông tin thời gian, tiêu đề, mô tả, địa điểm và người tham gia.
Người dùng có thể nhấn vào lịch họp để xem chi tiết, có thể Sửa/Nhân bản/Xóa lịch họp.
Trên cả dạng lịch và dạng danh sách, người dùng đều có thể tra cứu lịch họp với bộ lọc linh hoạt, cho phép lọc theo nhiều kiểu dữ liệu:
- Lọc theo thời gian: Người dùng nhấn Ngày/Tuần/Tháng trên thanh công cụ lọc, sau đó chọn một thời gian bất kỳ trên lịch.
- Lọc theo phòng: Người dùng chọn một phòng nhất định để xem tất cả các lịch họp của phòng đã chọn.
- Lọc theo loại lịch họp: Người dùng có thể chọn xem Tất cả lịch họp, Lịch họp liên quan đến tôi, hoặc Lịch họp tôi đặt tùy theo nhu cầu.
- Lọc theo tiêu chí Chờ tôi duyệt: Lọc ra các lịch họp đang chờ mình duyệt, sau đó thực hiện Phê duyệt hoặc Từ chối ngay trên giao diện quản lý lịch họp.
3.3. Phê duyệt lịch họp
AMIS Phòng họp cho phép phê duyệt lịch họp, giúp người quản lý phòng họp phân phối và sử dụng phòng họp hợp lý.
Cụ thể, khi nhấn vào phân hệ Phê duyệt lịch họp, danh sách tất cả các lịch họp đang chờ phê duyệt sẽ được hiện ra. Tại đây, người dùng có thể:
- Nhấn vào một lịch họp cụ thể để xem chi tiết.
- Sau đó, tích chon lịch họp cần duyệt.
- Nhấn Phê duyệt hoặc Từ chối (điền lý do).
Ngoài ra, người dùng có thể theo dõi và thực hiện phê duyệt ngay trên màn hình quản lý lịch họp.
Xem video hướng dẫn
3.4. Báo cáo
AMIS Phòng họp cho phép quản lý và những người dùng có thẩm quyền xem các báo cáo tổng hợp để nắm được hiệu suất sử dụng của phòng họp, từ đó đưa ra giải pháp quản lý phù hợp giúp tối ưu hiệu suất của phòng họp.
Trên giao diện AMIS Phòng họp, người dùng vào phân hệ Báo cáo. Tại đây, người dùng có thể xem các loại báo cáo sau đây:
- Báo cáo Hiệu suất sử dụng: Báo cáo thể hiện tỷ lệ Thời gian sử dụng và Thời gian để trống của các phòng họp, giúp quản lý đánh giá hiệu quả của phòng họp, nắm được thông tin phòng nào được sử dụng nhiều, phòng nào ít được sử dụng hoặc chưa sửa dụng hết công suất,… để có những điều chỉnh, phân bổ phù hợp.
- Báo cáo Lịch sử đặt phòng: Người dùng có thể xem Báo cáo Lịch sử đặt phòng, chương trình hiển thị danh sách các lịch họp đã được đặt tại phòng họp trong khoảng thời gian cụ thể, giúp người quản lý dễ dàng tra cứu thông tin người đã đặt phòng và mục đích sử dụng vào một thời điểm nhất định khi cần thiết.
- Báo cáo đặt phòng theo khung giờ: Báo cáo số lượt đặt phòng theo từng khung giờ, giúp người dùng dễ dàng biết được đâu là khung giờ cao điểm sử dụng của phòng họp.
- Báo cáo đặt phòng theo thời gian: Giúp người dùng biết được số lượt đặt phòng theo khoảng thời gian để đánh giá được khoảng thời gian nào phòng họp có xu hướng sử dụng nhiều, khoảng thời gian nào ít được sử dụng.
- Báo cáo tỷ lệ sử dụng: Thể hiển tỷ lệ sử dụng của các phòng họp dưới dạng biểu đồ tròn, giúp người dùng nắm được phòng nào chiếm tỷ lệ sử dụng cao, phòng nào có tỷ lệ sử dụng thấp.
4. Tạm kết
Quản lý và đặt lịch họp giờ đây không còn là thách thức mà trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn bao giờ hết. Từ việc tạo lịch họp mới, mời tham dự, đến việc quản lý lịch trình của bạn và đồng nghiệp một cách hiệu quả, AMIS Phòng họp cung cấp tất cả những công cụ bạn cần để giữ cho mọi người được kết nối và thông tin, dù họ ở bất cứ đâu.
Đừng để quản lý lịch họp cản trở hiệu suất công việc của bạn. Hãy bắt đầu trải nghiệm AMIS Phòng họp để đặt lịch họp một cách thông minh, tiết kiệm thời gian cho những công việc quan trọng khác.
——————–
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn phòng số và AMIS Phòng họp, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của AMIS Phòng họp tại đây:
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
0904 885 833
https://www.misa.vn/
