Lượng công việc tăng lên nhanh chóng, não bộ phải hoạt động hết công suất và tình trạng quên hoặc bỏ dở việc làm cũng thường xuyên xảy ra. Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để có thể nắm được đầu việc, theo dõi tiến độ, xem báo cáo một cách chuẩn xác và nhanh nhất? Để giải quyết vấn đề này phần mềm báo cáo công việc đã ra đời. Để lựa chọn được phần mềm phù hợp với doanh nghiệp của mình hãy đọc ngay bài viết dưới đây.
I. Phần mềm báo cáo công việc là gì?
Phần mềm báo cáo công việc là công cụ hỗ trợ báo cáo thông qua việc hiển thị dữ liệu. Các công cụ báo cáo thường tạo ra các bảng, đồ thị và các hình ảnh trực quan khác để giúp báo cáo sinh động và thu hút, dễ hiểu và nhanh gọn.
Những phần mềm báo cáo công việc hàng ngày thông minh đã được chứng minh với những tính năng rất hữu ích đúng với tên gọi của nó. Chúng ta có thể sử dụng các công cụ báo cáo để thu thập dữ liệu kinh doanh và hiển thị nó dưới dạng đồ thị và các hình thức trực quan khác.
Nhiều chuyên gia có thể sử dụng các phần mềm báo cáo như: người quản lý dự án, nhà phân tích tài chính và nhà phân tích dữ liệu. Người quản lý có thể chọn từ nhiều loại công cụ khác nhau, bao gồm phần mềm trực quan hóa dữ liệu và các chương trình bảng điều khiển, để tìm ra công cụ phù hợp nhất với nhu cầu của tổ chức, doanh nghiệp.
II. Lợi ích khi sử dụng phần mềm báo cáo công việc
Trước kia việc báo cáo công việc thường được thực hiện thủ công thông qua miệng, giấy tờ, excel, google trang tính hoặc các công cụ chat thủ công. Nhưng cách này rất mất thời gian, và có thể bị sót thông tin, thông qua nhiều cấp khác nhau gây mất thời gian mà không nắm bắt được điểm nóng tức thì. Đây chính là rào cản lớn khi mà lượng công việc ngày càng nhiều và việc cập nhật và theo dõi tiến độ cần làm thường xuyên để lãnh đạo có thể nắm bắt được tính hình.
Phần mềm báo cáo công việc ra đời đã giúp mọi thứ dễ dàng hơn bởi:
- Hầu hết các ứng dụng đều có thể sử dụng trên máy tính và điện thoại, người dùng có thể dễ dàng truy cập, sử dụng bất cứ đâu khi có internet.
- Phần mềm thu thập dữ liệu để báo cáo dựa trên nhiều nguồn và sau đó sắp xếp dữ liệu dưới dạng đồ thị, biểu đồ, biểu mẫu báo cáo… để người dùng đọc và diễn giải.
- Giao diện hiển thị báo cáo thường có thể được lưu thành các định dạng khác nhau, trực quan hóa vì vậy đây là một cách tuyệt vời để truyền tải một lượng lớn thông tin hữu ích một cách nhanh chóng.
- Quản lý dễ dàng phát hiện điểm nóng để kịp thời xử lý.
- Tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc hàng ngày.
IV. TOP 10 phần mềm báo cáo công việc tốt nhất
Phần mềm báo cáo công việc hàng ngày lấy dữ liệu phân tán và biến nó thành thứ mà bạn có thể đọc và diễn giải. Trước khi bạn có thể làm điều đó, bạn cần thực hiện một số nghiên cứu và tìm phần mềm báo cáo phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.
1. AMIS Công việc – Phần mềm báo cáo tối đa hóa kết quả công việc
Ngôn ngữ và giao diện của AMIS Công việc được phát triển tại Việt Nam nên rất thân thiện với người dùng Việt. Người dùng có thể tạo một kế hoạch công việc dưới dạng một nhiệm vụ có giới hạn thời gian và một bộ phận hoặc dự án được chia thành những người thực hiện và người giám sát cụ thể, vì vậy bạn có thể chia nhỏ danh sách kiểm tra cho từng nhiệm vụ.
Các phân hệ cung cấp Báo cáo
- Báo cáo chung của tất cả các Phòng ban, Dự án/Nhóm trên phân hệ Báo cáo.
- Báo cáo của từng Phòng ban, Dự án/Nhóm.
Các loại báo cáo
Chương trình cung cấp nhiều loại Báo cáo giúp công tác Đánh giá kết quả công việc được chính xác và khách quan hơn. Người dùng có thể xem Báo cáo trên phân hệ Báo cáo hoặc Báo cáo trong dự án.
Các loại Báo cáo bao gồm:
- Phân loại công việc theo phương pháp Eisenhower.
- Báo cáo Số lượng công việc theo thời gian.
- Báo cáo Số lượng công việc theo nhân viên.
- Báo cáo Phân bổ nguồn lực.
- Báo cáo Tình hình lùi hạn công việc.
- Báo cáo Thời gian thực hiện công việc.
- Báo cáo Việc giao cho tôi.
- Tạo mới Báo cáo với dữ liệ tùy chọn.
Trải qua gần 30 năm hoạt động phần mềm của MISA đã giúp hơn 170.000 doanh nghiệp chuyển đổi số thành công trong công tác quản trị vận hành doanh nghiệp. Và phần mềm MISA AMIS Công Việc nhận được rất nhiều các đánh giá tích cực của người dùng.
>> Xem Thêm: Top 20 phần mềm quản lý công việc tốt nhất TẠI ĐÂY
2. Datapine – Phần mềm báo cáo tốt cho dữ liệu phức tạp
Datapine là một phần mềm báo cáo tuyệt vời vì nó giúp cho doanh nghiệp theo dõi các chỉ số hiệu suất (KPI) một cách hiệu quả và nhanh chóng trong một nền tảng phân tích trung tâm. Điều này cho phép mọi người trong công ty truy cập vào bất kỳ lúc nào thông tin cập nhật, chính xác để đưa ra quyết định đúng đắn, dựa trên dữ liệu.
Datapine thuộc thế hệ công cụ báo cáo mới, nhờ tính năng dễ sử dụng, khả năng truy cập vào các tính năng phân tích nâng cao ngay cả đối với người dùng không chuyên về kỹ thuật. Các nguồn dữ liệu khác nhau (Flat Files, cơ sở dữ liệu, hệ thống CRM và ERP, nền tảng xã hội, v.v.) cần thiết cho báo cáo, có thể được tích hợp chỉ bằng một vài cú nhấp chuột.
Các KPI trực quan, tùy chỉnh có thể được xây dựng thông qua kéo, thả và được lưu trữ trên các báo cáo động, tương tác. Hơn nữa, hệ thống cho phép chọn từ hơn 80 mẫu báo cáo chuyên nghiệp cho các ngành và chức năng kinh doanh khác nhau.
Cuối cùng, các trang tổng quan có thể được chia sẻ theo nhiều cách như báo cáo Email tự động, chia sẻ trang tổng quan trực tiếp qua URL.
Xem thêm: Top 15 phần mềm CRM tốt nhất cho doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh
3. ProWorkflow – Phần mềm báo cáo cho dữ liệu đồ họa
Được dựng lên vào năm 2002, ProWorkflow được thiết kế như một giải pháp quản lý dự án hỗ trợ nhu cầu phân tích và báo cáo. Khi người dùng đăng nhập vào công cụ này, ngay lập tức sẽ thấy một giao diện thân thiện hiển thị một bản tóm tắt đồ họa về số liệu thống kê hiện tại của tổ chức cho công việc đang hoạt động, đã hoàn thành và sắp tới.
Báo cáo tiêu chuẩn cung cấp thông tin chi tiết về khối lượng công việc và hiệu suất cũng như các dự án, nhiệm vụ, thời gian và dữ liệu tài chính của doanh nghiệp. Báo cáo tùy chỉnh cho phép chúng ta tạo báo cáo của riêng mình, chọn bộ lọc và dữ liệu cần, thậm chí chia sẻ báo cáo với nhóm.
Các tính năng chính bạn có thể khai thác bao gồm: báo cáo tài nguyên về nhân viên và thời gian, báo cáo phân tích khối lượng công việc, báo cáo tóm tắt thời gian, báo cáo dự án riêng lẻ, báo cáo dự án chung, báo cáo nhiệm vụ và khả năng xuất báo cáo sang nhiều định dạng.
ProWorkflow tích hợp với các công cụ như Xero, Quickbooks, KashFlow, FreshBooks, MYOB AccountRight, Box Storage, DropBox, Google Drive, Microsoft OneDrive và hàng trăm công cụ khác thông qua Zapier.
4. Hive – Công cụ báo cáo công việc tốt nhất với trang tổng quan tương tác
Hive là một công cụ mạnh mẽ để quản lý dự án, báo cáo và điều phối nhiệm vụ linh hoạt. Bằng cách tận dụng AI, Hive Analytics cung cấp các bảng điều khiển tương tác để có được thông tin chi tiết hữu ích về năng suất của nhóm và chủ động phát hiện các rủi ro. Phần mềm quản lý việc sử dụng nhóm trong các dự án hoặc khách hàng cụ thể bằng cách phân bổ chính xác các nguồn lực hiện tại và tương lai theo dữ liệu thời gian thực.
Các công cụ báo cáo cũng ước tính và theo dõi thời gian dành cho các dự án để phân bổ chính xác nguồn lực, thanh toán cho khách hàng và lập kế hoạch dự án trong tương lai. Ghi lại thời gian dành cho các dự án hoặc nhiệm vụ cụ thể bằng cách điền trực tiếp vào bảng chấm công trong Hive. Truy cập các báo cáo bảng chấm công giúp nhóm của bạn dễ dàng nhìn thấy bức tranh toàn cảnh.
Hive tích hợp với Google Drive, Salesforce, Jira, Dropbox, Slack, Zoom, One Drive, Box và hơn một nghìn công cụ khác thông qua Zapier.
5. Google Looker Studio – Công cụ báo cáo miễn phí tốt nhất
Google Looker Studio (trước đây tên là Google Data Studio) là một công cụ được cung cấp miễn phí cho người dùng bởi Google, giúp chúng ta kết nối các dữ liệu và xây dựng các báo cáo, Dashboard theo ý muốn một cách dễ dàng, chuyên nghiệp, đẹp mắt và đặc biệt là tính trực quan hóa dữ liệu rất cao.
Google Looker Studio có hệ thống giao diện dễ tiếp cận và thao tác, chỉ cần có 1 tài khoản Google là chúng ta có thể xây dựng báo cáo miễn phí trên nền tảng này. Để có một báo cáo như ý, chúng ta chỉ việc kéo thả các biểu đồ, các chỉ số, tổ hợp chúng lại với nhau.
Một trong những tiện ích nổi bật nhất công cụ này đó là cho phép kết nối và tổng hợp các nguồn dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng và từ đó tạo ra các báo cáo cho từng nguồn dữ liệu hoặc hiển thị nó trên cùng một báo cáo tổng thể. Và dễ dàng chia sẻ báo cáo dễ dàng chỉ thông qua đường link của báo cáo.
Google Looker Studio kết nối với Google Analytics, Search Console, v.v.
6. Power BI dành cho Office 365 – Nền tảng báo cáo tốt nhất cho các tổ chức mở rộng quy mô
Power BI là một công cụ trực quan hóa dữ liệu được xây dựng bởi Microsoft. Phần mềm có thể thu thập dữ liệu từ nhiều kênh và biến nó thành hình ảnh hấp dẫn về mặt thẩm mỹ.
Điều này có thể giúp nhóm của bạn dễ dàng hiểu được thông tin chi tiết về doanh nghiệp. Phần mềm này cũng có khả năng xử lý lượng dữ liệu đáng kể, lý tưởng cho các tổ chức lớn hoặc đang phát triển muốn theo dõi dữ liệu kinh doanh của họ.
QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ VỚI MISA AMIS CÔNG VIỆC
7. Tableau – Phần mềm báo cáo công việc tốt nhất cho phân tích
Tableau là một công cụ phân tích dữ liệu có thể lấy dữ liệu thô và biến nó thành các hình ảnh trực quan hóa mạnh mẽ, bao gồm bảng điều khiển và trang tính dữ liệu.
Tableau đặc biệt hữu ích để thu thập phân tích kinh doanh. Vì hoạt cảnh thân thiện với người dùng, nên phần mềm này lý tưởng cho các chuyên gia có ít hoặc không có kinh nghiệm viết mã hay lập trình. Phần mềm có thể chuyển đổi mã ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL) thành trực quan hóa dữ liệu.
8. Thoughtspot – Công cụ báo cáo tốt nhất cho người mới bắt đầu
ThoughtSpot là một công cụ báo cáo phân tích kinh doanh được điều khiển bởi trí tuệ nhân tạo. Phần mềm có thể kết nối với cơ sở dữ liệu đám mây và báo cáo phân tích kinh doanh theo thời gian thực.
ThoughtSpot đặc biệt hữu ích cho những người mới làm quen với báo cáo dữ liệu, vì nó yêu cầu mã hóa ít. Điều này có thể cho phép người dùng ở mọi cấp độ kỹ năng khám phá các phân tích kinh doanh của họ.
9. Octoboard – Phần mềm báo cáo tốt nhất cho báo cáo tự động
Octoboard là một công cụ báo cáo được sử dụng bởi các doanh nghiệp và cơ quan tiếp thị. Phần mềm có thể thu thập dữ liệu và tạo thông tin chi tiết, đồng thời nó cũng có thể tạo báo cáo tự động.
Vì phần mềm này dựa trên nền tảng đám mây, bạn có thể truy cập nó từ bất kỳ đâu vào bất kỳ lúc nào, giúp dễ dàng chia sẻ báo cáo với khách hàng. Octoboard cũng có thể kết nối với nhiều mạng xã hội phổ biến và các công cụ phân tích, giúp dễ dàng tạo báo cáo từ bất kỳ hệ thống nào mà doanh nghiệp của bạn sử dụng.
10. Whatagraph – Công cụ báo cáo tốt nhất để trực quan hóa dữ liệu
Whatagraph là một công cụ báo cáo đặc biệt hữu ích để theo dõi các phương tiện truyền thông xã hội và phân tích tiếp thị. Phần mềm có thể tự động thu thập dữ liệu từ các kênh tiếp thị khác nhau của công ty bạn và tạo báo cáo.
Bạn có thể sử dụng phần mềm này để tạo các bản trình bày trực quan hấp dẫn về dữ liệu và phân tích. Bạn cũng có thể nhập các chỉ số hiệu suất chính tiếp thị (KPI) và theo dõi tiến trình đạt được các mục tiêu tiếp thị.
III. Tiêu chí so sánh cơ sở dữ liệu báo cáo công việc
Dưới đây là tóm tắt các tiêu chí đánh giá phần mềm báo cáo:
- Giao diện người dùng (UI): Nó có rõ ràng và hấp dẫn không? Các báo cáo có dễ hiểu không?
- Khả năng sử dụng: Nó có dễ làm quen và dễ sử dụng không?
- Tính năng & Chức năng
- Báo cáo mạnh mẽ: Phần mềm có các công cụ báo cáo tự động linh hoạt, dễ thao tác, có thể mở rộng và hấp dẫn trực quan không? Dữ liệu có thể được hiển thị theo nhiều cách khác nhau không? Có thể xuất, in, chia sẻ và báo cáo dự án một cách tương đối dễ dàng không?
- Tùy chỉnh trang tổng quan: Có thể xây dựng trang tổng quan tiếp thị kỹ thuật số, trang tổng quan tài chính và ngân sách hay bất kỳ thứ gì khác mà bạn có thể nghĩ ra một cách tương đối dễ dàng không? Trang tổng quan có được kéo và thả hay không? hay phần mềm được xây dựng một cách trực quan?
- Tùy chọn nguồn: Công cụ có thể dễ dàng lấy dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau không? Hay nó bị giới hạn ở một hoặc hai lựa chọn? Nó có thể kéo dữ liệu từ các loại nguồn khác nhau, như trang Web đến bảng tính, ứng dụng đến phần mềm kế toán không?
- Các chức năng tìm kiếm dữ liệu sâu: Dữ liệu có dễ dàng tìm kiếm bằng cả ngôn ngữ và thông số kỹ thuật và phi kỹ thuật không? Có những cách khác nhau để “đặt câu hỏi” về dữ liệu của bạn, tùy thuộc vào khả năng hoặc sở thích của người dùng không?
- Tích hợp: Có dễ dàng kết nối với các công cụ khác không? Có bất kỳ tích hợp được tạo sẵn nào?
- Giá trị cho $: Mức giá phù hợp cho các tính năng, khả năng và trường hợp sử dụng? Giá cả có rõ ràng, minh bạch và linh hoạt?
TẶNG BẠN MẪU BÁO CÁO CÔNG VIỆC THEO NGÀY, TUẦN, THÁNG
V. Kết luận
Phần mềm báo cáo công việc rất hữu ích cho người dùng muốn kiểm soát tất cả các nhiệm vụ và kế hoạch tương lai được thực hiện báo cáo trong một khoảng thời gian cụ thể, giúp việc cộng tác hiệu quả trong tổ chức. Lựa chọn phần mềm báo cáo công việc hằng ngày phù hợp để tối ưu hóa hiệu suất công việc nhé!
_Nguồn: The Digital Project Manager_
0904 885 833
https://www.misa.vn/
