Kiến thức Quản lý - điều hành Cách xây dựng cây lưu trữ tài liệu cho doanh nghiệp

Cách xây dựng cây lưu trữ tài liệu cho doanh nghiệp

50

Cây lưu trữ tài liệu trong doanh nghiệp là nơi chứa đựng rất nhiều thông tin, tài liệu quan trọng. Làm thế nào để doanh nghiệp có thể xây dựng 1 kho tài liệu thông minh, khoa học, phục vụ việc tra cứu dễ dàng, bảo mật? Bài viết này sẽ cung cấp thông tin tham khảo về cách xây dựng cây lưu trữ tài liệu.

Cây lưu trữ tài liệu là gì?

Cây tài liệu trong doanh nghiệp

Cây lưu trữ tài liệu là nơi lưu trữ tài liệu dùng chung trong doanh nghiệp, được sắp xếp, bố trí theo từng thư mục tương ứng với từng chủ đề, phòng ban hay cách định dạng tài liệu tại mỗi tổ chức.

Cây lưu trữ tài liệu có thể được thể hiện dưới nhiều dạng và nhiều nơi lưu trữ. Có thể sử dụng không gian lưu trữ thuộc mạng nội bộ doanh nghiệp, các công cụ lưu trữ trực tuyến như Dropbox, Drive, Fshare hay sử dụng phần mềm quản lý tài liệu.

Nguyên tắc lưu trữ tài liệu tại doanh nghiệp

Một số nguyên tắc khi doanh nghiệp thực hiện lưu trữ tài liệu bao gồm:

  • Đặt tên tài liệu thống nhất dễ dàng cho việc tìm kiếm: ngắn gọn, dễ hiểu, thể hiện nội dung chính của tài liệu
  • Lưu trữ đúng thư mục theo chủ đề, năm, phòng ban/bộ phận
  • Phân quyền truy cập cho các thành viên trong doanh nghiệp, bộ phận
  • Phân cấp thư mục cha, thư mục con để dễ dàng tra cứu

Các cách xây dựng cây lưu trữ tài liệu tại doanh nghiệp

Cây tài liệu trên các ứng dụng lưu trữ tài liệu miễn phí

Để lưu trữ tài liệu trên các ứng dụng như Google Drive, Dropbox,…, bạn chỉ cần ghi nhớ những nguyên tắc kể trên, lưu ý nhất vấn đề phân quyền cho từng bộ phận, phòng ban đến từng cá nhân. Bởi hệ thống tài liệu có mức độ quan trọng khác nhau, những tài liệu về sản phẩm, khách hàng, chỉ đạo điều hành, chiến lược thường được có mức độ bảo mật cao hơn. Bạn có thể tham khảo 1 số cách phân quyền sau:

  • Tạo thư mục cho phòng ban/bộ phận: chỉ thành viên trong phòng ban có quyền truy cập
  • Thư mục chứa quy trình, quy định dùng chung cho toàn công ty: Sử dụng cho nhân viên nội bộ truy cập
  • Tài liệu điều hành: chỉ định cho cấp quản lý…

Nhược điểm của việc xây dựng cây tài liệu doanh nghiệp trên các ứng dụng này:

  • Không gian lưu trữ bị giới hạn
  • Độ bảo mật không cao do các thành viên có thể chia sẻ thông tin ra bên ngoài
  • Khó khăn trong việc bình luận, góp ý xây dựng tài liệu và chỉnh sửa

Phần mềm quản lý tài liệu cho doanh nghiệp

Phần mềm quản lý tài liệu giúp việc xây dựng cây tài liệu doanh nghiệp khoa học, logic và bảo mật thông tin hơn. Bên cạnh đó, cây tài liệu khắc phục được nhược điểm so với việc sử dụng ứng dụng miễn phí là:

  • Không gian lưu trữ lớn hơn
  • An toàn, bảo mật hơn, chỉ dành cho nhân viên có mã nhân viên có thể truy cập
  • Có tính năng trao đổi, bình luận ngay dưới mỗi tài liệu giúp việc chỉnh sửa, góp ý về tài liệu được hiển thị rõ ràng (có lịch sử chỉnh sửa và lịch sử cuộc trao đổi)
  • Dễ dàng phân quyền cho từng cá nhân thuộc các phòng ban

Dễ dàng phân quyền

Một số tính năng trên phần mềm quản lý tài liệu doanh nghiệp AMIS Ghi chép:

  • Cho phép soạn thảo online mọi lúc, mọi nơi giúp nhanh chóng ghi chép lại biên bản các cuộc họp, quy trình quy định
  • Dễ dàng đính kèm file đã soạn sẵn ở nhiều định dạng khác nhau: Word, Excel, PDF,…
  • Chia sẻ tài liệu nhanh chóng, an toàn với đồng nghiệp
  • Dễ dàng sử dụng từ khóa để tìm kiếm tài liệu
  • Truy cập mọi lúc mọi nơi theo tài khoản được cấp

Trải nghiệm miễn phí