Cách xây dựng cây lưu trữ tài liệu cho doanh nghiệp

Cây lưu trữ tài liệu trong doanh nghiệp là nơi chứa đựng rất nhiều thông tin, tài liệu quan trọng. Làm thế nào để doanh nghiệp có thể xây dựng 1 kho tài liệu thông minh, khoa học, phục vụ việc tra cứu dễ dàng, bảo mật? Bài viết này sẽ cung cấp thông tin tham khảo về cách xây dựng cây lưu trữ tài liệu.

I. Cây lưu trữ tài liệu là gì?

Cây lưu trữ tài liệu là nơi lưu trữ tài liệu dùng chung trong doanh nghiệp, được sắp xếp, bố trí theo từng thư mục tương ứng với từng chủ đề, phòng ban hay cách định dạng tài liệu tại mỗi tổ chức.

Cây lưu trữ tài liệu có thể được thể hiện dưới nhiều dạng và nhiều nơi lưu trữ. Có thể sử dụng không gian lưu trữ thuộc mạng nội bộ doanh nghiệp, các công cụ lưu trữ trực tuyến như Dropbox, Drive, Fshare hay sử dụng phần mềm quản lý tài liệu.

II. Ưu điểm của cây lưu trữ tài liệu

Những ưu điểm nổi bật của việc sử dụng cây lưu trữ tài liệu trong doanh nghiệp bao gồm:

• Tổ chức tài liệu một cách rõ ràng và hợp lý: Doanh nghiệp có thể tạo ra cấu trúc thư mục và danh mục để phân loại và nhóm các tài liệu theo tiêu chí khác nhau. Điều này giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm, truy cập vào thông tin một cách nhanh chóng.
• Chia sẻ và cộng tác trên cùng một tài liệu: Việc chia sẻ quyền truy cập và phân quyền phù hợp tạo điều kiện cho đội ngũ cộng tác linh hoạt, các thành viên phối hợp chặt chẽ hơn.
• Bảo mật thông tin: Người dùng dễ dàng thiết lập quyền truy cập, mật khẩu và mã hóa dữ liệu để đảm bảo chỉ những người được ủy quyền mới được phép tiếp cận tài liệu.
• Sao lưu và phục hồi dữ liệu: Cây lưu trữ tài liệu cung cấp tính năng tạo bản sao lưu định kỳ cho các tài liệu quan trọng và khôi phục chúng trong trường hợp xảy ra sự cố.
• Tích hợp và tự động hóa: Cây lưu trữ tài liệu có thể tích hợp với các hệ thống hoặc công cụ quản lý nghiệp vụ khác trong doanh nghiệp như quản lý quy trình, giao việc… Nhờ đó giúp người dùng tối ưu quy trình làm việc, tăng cường hiệu suất và tiết kiệm thời gian.
• Theo dõi và kiểm soát: Người quản lý xem được lịch sử chỉnh sửa, ghi nhật ký truy cập, theo dõi hoạt động của người dùng trên tài liệu. Từ đó tăng cường khả năng kiểm soát, giám sát sự tuân thủ quy định bảo mật dữ liệu.

III. Nguyên tắc lưu trữ tài liệu tại doanh nghiệp

1. Một số nguyên tắc khi doanh nghiệp thực hiện lưu trữ tài liệu bao gồm

• Đặt tên tài liệu thống nhất dễ dàng cho việc tìm kiếm: ngắn gọn, dễ hiểu, thể hiện nội dung chính của tài liệu
• Lưu trữ đúng thư mục theo chủ đề, năm, phòng ban/bộ phận
• Phân quyền truy cập cho các thành viên trong doanh nghiệp, bộ phận
• Phân cấp thư mục cha, thư mục con để dễ dàng tra cứu

Bởi công việc của chúng ta không chỉ có những thứ liên quan tới công việc hàng ngày, mà còn nhiều việc khác nữa: việc riêng cá nhân, học tập… Chúng ta nên tổ chức rõ ràng các file tài liệu có liên quan trong từng thư mục để tránh nhầm lẫn, dễ tìm kiếm lại khi cần.

2. Một số lưu ý khi tổ chức thư mục

• Tổ chức theo năm: Sau khi một năm kết thúc chúng ta nên đóng gói lại thư mục riêng để tránh mất mát và có thể dễ dàng tìm kiếm khi cần.
• Trong từng năm hãy phân chia các nhóm công việc quan trọng trăm năm để dễ dàng quản lý. Và chỉ nên để từ 4 đến 5 cấp tráng để quá sâu sẽ tốn nhiều thời gian khi tìm kiếm.
• Thay đổi các icon của thư mục để tiện cho việc ghi nhớ
• Cấp quyền hoặc khóa bảo vệ thư mục của bạn, tránh bị thất thoát dữ liệu.

IV. Các cách xây dựng cây lưu trữ tài liệu tại doanh nghiệp

Dưới đây là một số cách để doanh nghiệp của bạn có thể áp dụng để lưu trữ tài liệu

1. Cây tài liệu trên các ứng dụng lưu trữ tài liệu miễn phí

Để lưu trữ tài liệu trên các ứng dụng như Google Drive, Dropbox,…, bạn chỉ cần ghi nhớ những nguyên tắc kể trên, lưu ý nhất vấn đề phân quyền cho từng bộ phận, phòng ban đến từng cá nhân. Bởi hệ thống tài liệu có mức độ quan trọng khác nhau, những tài liệu về sản phẩm, khách hàng, chỉ đạo điều hành, chiến lược thường được có mức độ bảo mật cao hơn. Bạn có thể tham khảo 1 số cách phân quyền sau:

• Tạo thư mục cho phòng ban/bộ phận: chỉ thành viên trong phòng ban có quyền truy cập
• Thư mục chứa quy trình, quy định dùng chung cho toàn công ty: Sử dụng cho nhân viên nội bộ truy cập
• Tài liệu điều hành: chỉ định cho cấp quản lý…

Nhược điểm của việc xây dựng cây tài liệu doanh nghiệp trên các ứng dụng này:

• Không gian lưu trữ bị giới hạn
• Độ bảo mật không cao do các thành viên có thể chia sẻ thông tin ra bên ngoài
• Khó khăn trong việc bình luận, góp ý xây dựng tài liệu và chỉnh sửa

2. Phần mềm quản lý tài liệu cho doanh nghiệp

Phần mềm ghi chép, quản lý tài liệu giúp việc xây dựng cây tài liệu doanh nghiệp khoa học, logic và bảo mật thông tin hơn. Bên cạnh đó, cây tài liệu khắc phục được nhược điểm so với việc sử dụng ứng dụng miễn phí là:

• Không gian lưu trữ lớn hơn
• An toàn, bảo mật hơn, chỉ dành cho nhân viên có mã nhân viên có thể truy cập
• Có tính năng trao đổi, bình luận ngay dưới mỗi tài liệu giúp việc chỉnh sửa, góp ý về tài liệu được hiển thị rõ ràng (có lịch sử chỉnh sửa và lịch sử cuộc trao đổi)
• Dễ dàng phân quyền cho từng cá nhân thuộc các phòng ban

Dùng ngay miễn phí

Một số tính năng trên phần mềm quản lý tài liệu doanh nghiệp MISA AMIS Ghi chép:

• Cho phép soạn thảo online mọi lúc, mọi nơi giúp nhanh chóng ghi chép lại biên bản các cuộc họp, quy trình quy định
• Dễ dàng đính kèm file đã soạn sẵn ở nhiều định dạng khác nhau: Word, Excel, PDF,…
• Chia sẻ tài liệu nhanh chóng, an toàn với đồng nghiệp
• Dễ dàng sử dụng từ khóa để tìm kiếm tài liệu
• Truy cập mọi lúc mọi nơi theo tài khoản được cấp

Trên đây là cách để doanh nghiệp có thể xây dựng cây lưu trữ tài liệu một cách khoa học nhất. Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể áp dụng để quản lý dữ liệu của mình. Chúc các bạn thành công