Văn phòng điện tử là gì? 5 bước thiết lập văn phòng điện tử hiệu quả nhất

Văn phòng điện tử đã và đang trở thành xu hướng mà các doanh nghiệp hướng đến hiện nay. Đây được coi là giải pháp thay thế hữu ích cho mô hình văn phòng truyền thống có nhiều hạn chế. Những thông tin mà MISA AMIS chia sẻ dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về mô hình này.

TẶNG BẠN BỘ TÀI LIỆU VẬN HÀNH TỐI ƯU CHO MỌI DOANH NGHIỆP

1.  Khái niệm, ưu và nhược điểm của văn phòng điện tử (E-office)

1.1 Văn phòng điện tử là gì?

Văn phòng điện tử (e-office) là mô hình văn phòng làm việc ảo, ứng dụng các phần mềm tiên tiến, tích hợp và hiện đại hóa, thay thế các công việc vận hành thủ công bởi con người trước đây.

Những hoạt động thủ công như: Trao đổi thông tin, tạo checklist, tài liệu và báo cáo tự động, phân công công việc, lưu trữ tài liệu, truyền thông nội bộ,… đều có thể được số hóa để thực hiện dễ dàng với văn phòng điện tử.

Tùy vào mô hình doanh nghiệp có thể áp dụng mô hình này với các thành phần khác nhau. Nó được được lập trình và thiết kế theo các phân hệ chức năng có thể đáp ứng toàn diện những nghiệp vụ trong doanh nghiệp.

Có thể thấy, văn phòng điện tử được tạo ra nhằm mục đích ứng dụng và thay thế những phương thức truyền thống. Nó hỗ trợ đắc lực cho quá trình quản lý doanh nghiệp hiện đại.

1.2 Ưu điểm của văn phòng điện tử

• Dễ dàng phân công, theo dõi tiến độ làm việc

Do hệ thống hoạt động hoàn toàn trên nền tảng Internet, văn phòng điện tử mang đến sự tiện ích cao. Quản lý có thể theo dõi hoạt động của doanh nghiệp qua các thao tác trên thiết bị điện tử.

Nhờ có phần mềm này mà những nhà quản lý thuận tiện điều hành, phân công công việc qua điện thoại, máy tính, có thể kết nối với nhân viên dù đang ở bất cứ nơi nào.

• Quản lý các văn bản tự động

Các văn bản được gửi đến hay gửi đi đều sẽ được hệ thống văn phòng điện tử cập nhật nhanh chóng. Nó còn theo phân loại, lưu vào trình tự thời gian.

Thêm vào đó, văn phòng số cũng cho phép mọi người ghi chú nhanh chóng. Các thành viên không còn e ngại khi đóng góp ý kiến cá nhân vào checklist công việc. Bởi vậy, việc quản lý công văn, văn bản sẽ mang lại hiệu quả nhiều.

• Kho lưu trữ dữ liệu thông minh

Doanh nghiệp không còn phải cất trữ sổ sách chứa thông tin, dữ liệu trong những chiếc tủ cao truyền thống. Thay vào đó, giờ đây việc lưu trữ một lượng lớn dữ liệu, thông tin dễ dàng hơn rất nhiều với văn phòng điện tử.

• Bảo mật thông tin

Hệ thống văn phòng điện tử có thể được bảo mật bằng nhiều phương thức khác nhau. Người dùng được đặt mật khẩu, hạn chế quyền truy cập vào hệ thống cơ sở dữ liệu…

1.3 Nhược điểm của văn phòng điện tử

Bên cạnh các ưu điểm, văn phòng điện tử cũng có những nhược điểm, khó khăn như:

• Tâm lý ngại thay đổi

Đây được coi là trở ngại lớn nhất bởi hầu hết các đơn vị, doanh nghiệp. Hiện nay mọi người đã quá quen thuộc với phương thức vận hành, trao đổi theo cách thức truyền thống.

Để ứng dụng mô hình văn phòng điện tử thì điều đầu tiên cần thay đổi là tư duy làm việc. Thế nhưng đây là chuyện không thể thực hiện ngay trong một khoảng thời gian ngắn. Thêm vào đó, khi mới đầu áp dụng mô hình này, các doanh nghiệp, tổ chức sẽ gặp phải những khó khăn vì chưa quen thao tác.

• Vấn đề ứng dụng công nghệ

Không phải áp dụng nhiều công nghệ thì sẽ tốt. Có những công nghệ phù hợp và mang lại hiệu quả cao với doanh nghiệp. Ngược lại, có công nghệ mang hiệu quả trái ngược.

Điều này cho thấy các doanh nghiệp, công nghệ cần quan tâm, chọn lọc công nghệ. Nó phải thực sự cần và phù hợp với mô hình công ty, đơn vị.

.[MIỄN PHÍ] NHẬN NGAY BỘ TÀI LIỆU VẬN HÀNH TỐI ƯU CHO MỌI DOANH NGHIỆP

2. Tại sao mô hình văn phòng điện tử lại trở lên phổ biến?

Không chỉ giúp việc vận hành trở nên dễ dàng hơn, mà mô hình e-office còn còn mang lại rất nhiều lợi ích khác giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển.

2.1. Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp

Thay vì làm việc thủ công, dùng tài liệu, số sách, hồ sơ để quản lý công việc, quản lý nhân sự thì văn phòng điện tử giúp kiến tạo môi trường làm việc khác biệt hoàn toàn, làm việc số hóa. Mọi nghiệp vụ, công việc và cả việc tương tác giữa các nhân viên, phòng ban sẽ dược thực hiện thông qua các phương tiện làm việc online.

Mọi nhân viên có thể truy cập vào hệ thống để lấy thông tin, dữ liệu để phục vụ công việc. Trên môi trường làm việc số, mọi bộ phận có thể dễ trao đổi, thảo luận, chua sẻ thông tin, phản hồi câu hỏi một cách nhanh chóng và kịp thời. Đồng thời việc thiết lập các cuộc họp cũng trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn khi không cần thiết phải có mặt tại văn phòng.

Tham khảo ngay: Môi trường làm việc số và môi trường truyền thống: Những điểm khác biệt cốt lõi

2.2. Quản lý tập trung

Như trước đây, để nắm bắt được tình hình công việc thì quản lý cần thu thập thông tin thông qua các đầu mối khác nhau, mất khá nhiều thời gian và kém hiệu quả thì với mô hình e-offic này thì tất cả sẽ được thực hiện nhanh chóng dễ dàng thông qua các phần mềm.

Văn phòng điện tử xây dựng theo một hệ thống quản lý và liên kết chặt chẽ theo phân cấp từ cao xuống thấp. Người quản lý có thể dễ dàng phân công nhiệm vụ cho nhân viên. Chình vì thế mà bộ máy hoạt động của doanh nghiệp sẽ được quản lý chặt chẽ và dễ giám sát hơn.

2.3 Tiết kiệm chi phí và thời gian

Cách thức vận hành kiểu cũ của các doanh nghiệp sẽ tiêu tốn một phần lớn chi phí cho việc đầu tư vào in ấn, trang thiết bị, vận chuyển, lưu trữ, đi lại… Đối với mô hình văn phòng điện tử sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết triệt đổ các vấn đề mà cách thức vận hành kiểu cũ Lãng phí thời gian nguồn lực.

Với giải pháp văn phòng điện tử, doanh nghiệp sẽ không mất thêm một chi phí “thừa” nào nhờ việc phê duyệt quy trình tiện lợi, ký tài liệu nhanh chóng ở bất kỳ đâu ngay cả trên mobile, loại bỏ việc in ấn, chờ đợi cắt giảm thời gian và chi phí. Các nghiệp vụ đều được xử lý nhanh chóng và thuận tiện trên nền tảng công nghệ thông tin, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và có thể tập trung làm các công việc khác tốt hơn.

2.4 Tăng năng suất lao động

Việc áp dụng mô hình vận hành thông mình này chính là giải pháp giúp nhân sự có thể chủ động xử lý công việc theo hướng chuyên nghiệp và hiệu quả. Nhân viên chủ động cập nhật tiến độ công việc; nhà quản lý giám sát, đo lường và đánh giá báo cáo để thúc đẩy đội nhóm hoàn thành mục tiêu. Từ đó, gia tăng hiệu suất hoạt động, tốc độ phục vụ khách hàng, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

2.5 Thúc đẩy “số hóa” doanh nghiệp

Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 bùng nổ mạnh mẽ ở mọi lĩnh vực, sử dụng các giải pháp điện tử tại doanh nghiệp được coi là xu thế tất yếu. Văn phòng điện tử sẽ góp phần thúc đẩy doanh nghiệp thực hiện quá trình “số hóa” nhanh chóng và toàn diện hơn.

3. So sánh mô hình văn phòng E-Office và mô hình văn phòng truyền thống

Dưới đây là bảng so sánh sự khác biệt giữa E-office và việc quản trị theo mô hình truyền thống:

Tiêu chí	Văn phòng truyền thống	Văn phòng điện tử (E-Office)
Quy trình đề xuất	Quy trình đề xuất, ký duyệt phức tạp, rườm rà, mất nhiều thời gian do thông qua nhiều cấp và cần ký duyệt trực tiếp.	Khởi tạo nhanh chóng với các quy trình được thiết lập sẵn trên phần mềm, phê duyệt, ký kết online tại bất kỳ đâu thông qua các thiết bị thông minh như điện thoại, máy tính.
Truyền thông chủ trương chính sách	Thông tin rời rạc, không mạch lạc hay bị tam sao thất bản.	Mọi thông đều được truyền thông chính xác 100% do nhà quản lý trực tiếp thiết lập, đảm bảo tính bảo mật.
Lưu trữ dữ liệu	Rời rạc, bị phân tán, khó kiểm soát, khó khăn trong việc tra cứu, tìm kiếm	Phân loại và lưu trữ tập trung trên 1 nền tảng trực tuyến
Báo cáo, theo dõi tiến độ công việc	Xuất công thủ công qua bảng Excel dễ sai sót, mất thời gian	Tự động tổng hợp không cần tính thủ công và dữ liệu cập nhật công khai trên phần mềm
Sự phối hợp giữa các phòng ban	Rời rạc, không có sự kết hợp	Phối hợp ăn ý, linh hoạt, thống nhất

4. 5 bước thiết lập văn phòng điện tử

Để thiết lập được mô hình văn phòng thông minh, các doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình rõ ràng với các bước cụ thể như sau:

4.1. Chuẩn hóa hệ thống giấy tờ, quy trình xử lý nội bộ

Bước đầu là doanh nghiệp cần hệ thống lại các hoạt động của mình như: các quy trình xử lý công việc, số hóa giấy tờ,…Cùng với đoa là hãy làm rõ vai trò, nhiệm vụ của từng cá nhân trong tổ chức. Từ đó giúp việc phân quyền và chuẩn hóa quy trình được thực hiện theo đúng nhiệm vụ, chắc năng.

4.2. Xác định mô hình phù hợp

Hiện nay, xuất hiện rất nhiều phần mềm công nghệ để giúp công ty, doanh nghiệp hình thành văn phòng điện tử. Tuy nhiên, không phải phần mềm, mô hình e-office nào cũng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Vì thế, cần đánh giá chính xác nhu cầu, mô hình hoạt động của doanh nghiệp cùng các tính năng của phần mềm là gì để lựa chọn chính xác nhất.

4.3. Lên kế hoạch triển khai

Sau khi xác định được mô hình phù hợp. Tiếp đến là cần xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết nhất. Với từng chiến lược tổng thể mà các mục tiêu có thể được đánh trọng số khác nhau. Khi xác định rõ chiến lược và mục tiêu, giai đoạn tiếp theo là doanh nghiệp tập trung vào từng khía cạnh như không gian, công nghệ, con người… Ở mỗi yếu tố, doanh nghiệp sẽ phải giải quyết những khó khăn, thách thức khác nhau nên phương pháp ứng dụng cũng cần được lựa chọn thích hợp.

4.4. Đào tạo nhân sự

Doanh nghiệp cần đảm bảo mỗi nhân viên được trang bị thiết bị cơ bản như máy tính xách tay, điện thoại thông minh cùng tài khoản truy cập an toàn vào tất cả dữ liệu, thông tin và quy trình của công ty. Đồng thời, các công cụ, phần mềm làm việc phải có giao diện trực quan, thao tác đơn giản để mọi người làm quen nhanh chóng.

Để họ thích nghi với mô hình này, bạn cần nhiều thời gian để đào tạo, hướng dẫn thực hiện chi tiết trong thời gian đầu. Khi đã dần quen với mô hình mới, công việc sẽ được triển khai nhanh chóng, hiệu quả hơn.

4.5. Đo lường và đánh giá kết quả

Mặt khác, công nghệ kỹ thuật số không chỉ hỗ trợ nhân viên mà còn cho phép người quản lý đo lường mức độ hiệu quả khi ứng dụng nền tảng làm việc mới. Doanh nghiệp có thể dựa vào hệ thống báo cáo đa chiều để đo lường tiến độ, năng suất và ra quyết định chiến lược đúng đắn.

5. Giải pháp văn phòng điện tử (E-office) MISA AMIS

Văn phòng điện tử MISA AMIS là Giải pháp toàn diện xây dựng không gian làm việc số trong mọi doanh nghiệp. Toàn bộ hoạt động Quản lý điều hành doanh nghiệp vận hành thống nhất và hiệu quả trên một nền tảng. Giải pháp tích hợp đầy đủ các tính năng đáp ứng linh hoạt  cho nhà lãnh đạo, cấp quản lý và nhân viên giúp tối đa hiệu suất công việc, linh hoạt làm việc mọi lúc mọi nơi.

• Nâng cao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp: Hệ thống cảnh báo sẽ tự động nhắc nhở công việc, làm theo quy trình giúp giảm tải sự chồng chéo, sai sót. Trao quyền tự chủ công việc cho các quản lý nhưng vẫn dễ dàng đánh giá, giám sát với hệ thống quy trình và báo cáo realtime.
• Quản trị và tối ưu tài nguyên hiệu quả: Hệ thống số hoá tất cả tài nguyên của doanh nghiệp trên một nền tảng tập trung, an toàn với hệ thống bảo mật. Truy cập, tra cứu và chia sẻ tài nguyên nhanh chóng, dễ dàng.
• Gia tăng hợp tác, giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp: Giao tiếp, kêt nối với đồng nghiệp khách hàng và đối tác ở khắp mọi nơi, mọi thời điểm, thúc đẩy văn hoá DN, tăng gắn kết nhân viên.
• Điều hành doanh nghiệp tại bất cứ đâu: Tuỳ chỉnh, tích hợp hệ thống báo cáo lên một màn hình duy nhất giúp CEO quản lý tất cả các chỉ số quan trọng của doanh nghiệp ngay cả khi làm việc từ xa. Liên kết và đồng bộ giữa các ứng dụng mạnh mẽ giúp CEO có thể dễ dàng tham gia công tác điều hành mọi lúc, mọi nơi.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn phòng số, trong đó có Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương, Đại học Công nghệ Đồng Nai, Công ty Cổ phần Công nghệ Novatek, Cao đẳng Dầu khí,.. và nhiều khách hàng khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Văn phòng số tại đây:

6. Kết luận

Bài viết trên là những thông tin về văn phòng điện tử  E-office mà MISA AMIS mang đến cho bạn. Hy vọng qua bài viết này, bạn có thể hiểu thêm về mô hình làm việc này là gì? Vì sao nó lại trở thành xu hướng với các doanh nghiệp trong thời gian gần đây.

—————————

MISA AMIS Văn phòng số tự hào là giải pháp tối ưu vận hành đã được hơn 250.000 doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn và triển khai thành công. 

Đăng ký để dùng ngay trọn bộ phần mềm văn phòng điện tử MISA AMIS TẠI ĐÂY để xây dựng môi trường làm việc thông minh, nâng cao năng suất và hiệu quả vận hành.

• Miễn phí dùng thử trọn bộ 8 phần mềm: AMIS Công việc, AMIS Quy trình, AMIS WeSign, AMIS Tài sản, AMIS Mạng xã hội, AMIS Ghi chép, AMIS Văn thư.
• Miễn phí áp dụng thư viện mẫu 500+ mẫu quy trình liên phòng ban.
• Miễn phí 30 tài liệu ký trên mọi thiết bị kết nối Internet.
• Miễn phí Demo, hướng dẫn sử dụng và tư vấn 1-1.