Văn phòng điện tử là gì? 5 bước thiết lập văn phòng điện tử hiệu quả nhất

Công nghệ số ngày càng phát triển, văn phòng điện tử với những ưu điểm vượt trội về tính linh hoạt, tiết kiệm chi phí và hiệu quả quản lý so với văn phòng truyền thống đã trở thành mô hình làm việc được ưa chuộng trên toàn cầu. Các tổ chức từ nhỏ đến lớn đều đang dần chuyển hướng sang mô hình này để đáp ứng nhu cầu làm việc từ xa, tăng cường sự tương tác và cải thiện sự hợp tác giữa các bộ phận.

Vậy văn phòng điện tử là gì? Làm thế nào để xây dựng một không gian làm việc số hiệu quả phù hợp nhất với doanh nghiệp? Hãy cùng MISA AMIS khám phá trong bài viết này.

1.  Khái niệm, ưu và nhược điểm của văn phòng điện tử (E-office)

1.1 Văn phòng điện tử là gì?

Văn phòng điện tử hay còn gọi là văn phòng số, là một mô hình làm việc hiện đại mà ở đó, công nghệ tiên tiến được sử dụng để thực hiện các nhiệm vụ thông thường nhưng qua môi trường số hóa, thay thế các công việc vận hành thủ công trước đây.

Điều này bao gồm việc sử dụng máy tính, internet, các ứng dụng phần mềm chuyên dụng để tạo, lưu trữ, quản lý, chia sẻ tài liệu và thông tin, cũng như để giao tiếp và hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức.

Tùy vào mô hình, doanh nghiệp có thể áp dụng mô hình này với các thành phần khác nhau. Nó được được lập trình và thiết kế theo các phân hệ chức năng có thể đáp ứng toàn diện những nghiệp vụ trong doanh nghiệp.

Có thể thấy, văn phòng điện tử được tạo ra nhằm mục đích ứng dụng và thay thế những phương thức truyền thống. Nó hỗ trợ đắc lực cho quá trình quản lý doanh nghiệp hiện đại.

1.2 Ưu điểm của văn phòng điện tử

Văn phòng điện tử đang ngày càng trở thành lựa chọn phổ biến cho các tổ chức muốn tối ưu hóa hoạt động vận hành và nâng cao hiệu quả hoạt động. Sự chuyển đổi từ môi trường văn phòng truyền thống sang môi trường làm việc số giúp doanh nghiệp cải thiện đáng kể khả năng giao tiếp, phối hợp và quản lý thông tin. Dưới đây là một số ưu điểm chính của văn phòng điện tử:

• Tạo môi trường làm việc không giấy tờ

Với mô mình văn phòng số hiện đại, các văn bản, thông tin được số hóa hoàn toàn, lãnh đạo cũng có thể ký duyệt tài liệu online mà không phải tốn thời gian, chi phí in ấn như trước đây. Điều này giúp giảm thiểu rác thải giấy và chi phí mua giấy, in ấn, đồng thời tạo ra một không gian làm việc gọn gàng, ngăn nắp hơn, tăng năng suất làm việc.

• Số hóa & lưu trữ dữ liệu thông minh

Doanh nghiệp không còn phải cất trữ sổ sách chứa thông tin, dữ liệu trong những chiếc tủ cao truyền thống. Thay vào đó, toàn bộ thông tin, văn bản đều được số hóa và lưu trữ trên môi trường số. Các văn bản được gửi đến hay gửi đi đều sẽ được hệ thống văn phòng điện tử cập nhật nhanh chóng. Nó còn theo phân loại, lưu vào trình tự thời gian.

Việc áp dụng các hệ thống lưu trữ số giúp tăng cường tính bảo mật, tránh tình trạng mất mát hoặc hư hỏng tài liệu. Đồng thời, số hóa cũng giúp cải thiện tốc độ truy cập, xử lý dữ liệu, cho phép tìm kiếm và truy xuất thông tin nhanh chóng, chính xác hơn.

• Truy cập thông tin dễ dàng, linh hoạt làm việc từ xa

Với văn phòng điện tử, nhân viên có thể truy cập dữ liệu và hệ thống làm việc mọi lúc mọi nơi, miễn là có kết nối internet. Điều này không chỉ thúc đẩy xu hướng làm việc từ xa mà còn giúp nhân viên duy trì năng suất làm việc khi di chuyển hoặc trong các tình huống khẩn cấp.

• Giao tiếp & hợp tác nhanh chóng

Các công cụ hợp tác trực tuyến như Google Meet, Zoom và các phẩn mềm quản lý công việc, quy trình như AMIS Công việc, AMIS Quy trình, mạng xã hội nội bộ (như AMIS Mạng xã hội) cho phép đội ngũ làm việc và phối hợp với nhau một cách liền mạch và tự động hóa.

Do hệ thống hoạt động hoàn toàn trên nền tảng Internet, quản lý có thể theo dõi tiến độ công việc, hiệu suất của đội ngũ hay phê duyệt trên thiết bị điện tử.

Nhờ có phần mềm này mà những nhà quản lý thuận tiện điều hành, phân công công việc qua điện thoại, máy tính, có thể kết nối với nhân viên dù đang ở bất cứ nơi nào.

• Tối ưu hóa quy trình làm việc

Việc ứng dụng các phần mềm ví dụ như AMIS Quy trình, doanh nghiệp có thể tự động hóa các quy trình, từ phê duyệt đến quản lý nhiệm vụ, giảm bớt thời gian chờ đợi và xử lý thủ công, giúp tăng tốc độ hoàn thành công việc và cắt giảm các sai sót. Các công cụ tự động hóa còn giúp tạo ra các luồng làm việc mượt mà, tăng tính nhất quán và chính xác trong công việc.

• Bảo mật thông tin

Các giải pháp bảo mật hiện đại như mã hóa dữ liệu, xác thực đa yếu tố, và quản lý quyền truy cập giúp bảo vệ thông tin doanh nghiệp khỏi các mối đe dọa an ninh mạng. Điều này quan trọng đối với việc đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ pháp lý.

• Dễ dàng mở rộng

Văn phòng điện tử cho phép các tổ chức dễ dàng mở rộng quy mô hoạt động. Khi cần, có thể thêm người dùng và tích hợp các công cụ mới vào hệ thống một cách nhanh chóng và hiệu quả về chi phí, không gặp rào cản về không gian vật lý.

Những ưu điểm này cùng nhau tạo nên một hệ thống làm việc hiệu quả, bảo mật và bền vững, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong kỷ nguyên kỹ thuật số.

1.3 Nhược điểm của văn phòng điện tử

Dù văn phòng điện tử mang lại nhiều lợi ích, nhưng nó cũng có một số nhược điểm mà các tổ chức cần có một mô hình và lộ trình triển khai phù hợp. Dưới đây là một số nhược điểm chính:

• Nhân viên cần đào tạo và thích ứng

Đây được coi là trở ngại lớn nhất bởi hầu hết các đơn vị, doanh nghiệp. Nếu nhân viên đã quá quen thuộc với phương thức vận hành, trao đổi theo cách thức truyền thống thì họ có thể cần thời gian để thích nghi với các công cụ và quy trình mới. Điều này đòi hỏi các chương trình đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật liên tục, có thể gây gián đoạn trong quá trình chuyển đổi.

• Không phải công nghệ nào cũng mang lại hiệu quả như kỳ vọng

Không phải áp dụng nhiều công nghệ thì sẽ tốt. Có những công nghệ phù hợp và mang lại hiệu quả cao với doanh nghiệp. Ngược lại, có công nghệ mang hiệu quả trái ngược.

Điều này cho thấy các doanh nghiệp, công nghệ cần quan tâm, chọn lọc công nghệ. Nó phải thực sự cần và phù hợp với mô hình công ty, đơn vị.

• Vấn đề bảo mật thông tin

Mặc dù văn phòng điện tử có các biện pháp bảo mật tốt, nhưng nó cũng mở ra các rủi ro về an ninh mạng như tấn công mạng, lộ lọt dữ liệu và các vấn đề liên quan đến quyền riêng tư. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn các nền tảng, nhà cung cấp uy tín, có nhiều năm kinh nghiệm trong việc cung cấp phần mềm.

.[MIỄN PHÍ] NHẬN NGAY BỘ TÀI LIỆU VẬN HÀNH TỐI ƯU CHO MỌI DOANH NGHIỆP

2. Tại sao mô hình văn phòng điện tử lại trở lên phổ biến?

Không chỉ giúp việc vận hành trở nên dễ dàng hơn, mà mô hình e-office còn còn mang lại rất nhiều lợi ích khác giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển.

2.1. Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp

Thay vì làm việc thủ công, dùng tài liệu, số sách, hồ sơ để quản lý công việc, quản lý nhân sự thì văn phòng điện tử giúp kiến tạo môi trường làm việc khác biệt hoàn toàn, làm việc số hóa. Mọi nghiệp vụ, công việc và cả việc tương tác giữa các nhân viên, phòng ban sẽ được thực hiện thông qua các phương tiện làm việc online.

Mọi nhân viên có thể truy cập vào hệ thống để lấy thông tin, dữ liệu để phục vụ công việc. Trên môi trường làm việc số, mọi bộ phận có thể dễ trao đổi, thảo luận, chia sẻ thông tin, phản hồi câu hỏi một cách nhanh chóng và kịp thời. Đồng thời việc thiết lập các cuộc họp cũng trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn khi không cần thiết phải có mặt tại văn phòng.

2.2. Quản lý công việc tập trung

Như trước đây, để nắm bắt được tình hình công việc thì quản lý cần thu thập thông tin thông qua các đầu mối khác nhau, mất khá nhiều thời gian và kém hiệu quả. Với mô hình e-office, tất cả sẽ được thực hiện nhanh chóng dễ dàng thông qua các phần mềm.

Văn phòng điện tử xây dựng theo một hệ thống quản lý và liên kết chặt chẽ theo phân cấp từ cao xuống thấp. Người quản lý có thể dễ dàng phân công nhiệm vụ cho nhân viên. Chình vì thế mà bộ máy hoạt động của doanh nghiệp sẽ được quản lý chặt chẽ và dễ giám sát hơn.

Ví dụ, khi ứng dụng các phần mềm quản lý công việc như AMIS Công việc vào trong hoạt động, doanh nghiệp dễ dàng quản lý công việc, dự án tập trung và theo dõi tiến độ công việc, hiệu suất nhân sự tức thời ngay trên phần mềm.

Dùng thử miễn phí

2.3. Tiết kiệm chi phí và thời gian

Cách thức vận hành kiểu cũ của các doanh nghiệp sẽ tiêu tốn một phần lớn chi phí cho việc đầu tư vào in ấn, trang thiết bị, vận chuyển, lưu trữ, đi lại,… Đối với mô hình văn phòng điện tử sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết triệt đổ các vấn đề mà cách thức vận hành kiểu cũ lãng phí thời gian, nguồn lực.

Với giải pháp văn phòng điện tử, doanh nghiệp sẽ không mất thêm một chi phí “thừa” nào nhờ việc phê duyệt quy trình tiện lợi, ký tài liệu nhanh chóng ở bất kỳ đâu ngay cả trên mobile, loại bỏ việc in ấn, chờ đợi cắt giảm thời gian và chi phí. Các nghiệp vụ đều được xử lý nhanh chóng và thuận tiện trên nền tảng công nghệ thông tin, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và có thể tập trung làm các công việc khác tốt hơn.

2.4. Tăng năng suất lao động

Việc áp dụng mô hình vận hành thông mình này chính là giải pháp giúp nhân sự có thể chủ động xử lý công việc theo hướng chuyên nghiệp và hiệu quả. Nhân viên chủ động cập nhật tiến độ công việc; nhà quản lý giám sát, đo lường và đánh giá báo cáo để thúc đẩy đội nhóm hoàn thành mục tiêu. Từ đó, gia tăng hiệu suất hoạt động, tốc độ phục vụ khách hàng, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

2.5. Thúc đẩy “số hóa” doanh nghiệp

Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 bùng nổ mạnh mẽ ở mọi lĩnh vực, sử dụng các giải pháp điện tử tại doanh nghiệp được coi là xu thế tất yếu. Văn phòng điện tử sẽ góp phần thúc đẩy doanh nghiệp thực hiện quá trình “số hóa” nhanh chóng và toàn diện hơn.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn phòng số, trong đó có Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương, Đại học Công nghệ Đồng Nai, Công ty Cổ phần Công nghệ Novatek, Cao đẳng Dầu khí,.. và nhiều khách hàng khác để xây dựng văn phòng điện tử hiệu quả, nâng cao năng suất và tiết kiệm chi phí.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Văn phòng số tại đây:

3. So sánh mô hình văn phòng E-Office và mô hình văn phòng truyền thống

Dưới đây là bảng so sánh sự khác biệt giữa E-office và việc quản trị theo mô hình truyền thống:

4. 5 bước thiết lập văn phòng điện tử

Để thiết lập được mô hình văn phòng thông minh, các doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình rõ ràng với các bước cụ thể như sau:

4.1. Chuẩn hóa hệ thống giấy tờ, quy trình xử lý nội bộ

Bước đầu là doanh nghiệp cần hệ thống lại các hoạt động của mình như: các quy trình xử lý công việc, số hóa giấy tờ,… Cùng với đó là hãy làm rõ vai trò, nhiệm vụ của từng cá nhân trong tổ chức. Điều này sẽ giúp việc phân quyền và chuẩn hóa quy trình được thực hiện theo đúng nhiệm vụ, chắc năng.

4.2. Xác định mô hình phù hợp

Hiện nay, xuất hiện rất nhiều phần mềm hỗ trợ công ty, doanh nghiệp số hóa các hoạt động để hình thành văn phòng điện tử. Tuy nhiên, không phải phần mềm, mô hình e-office nào cũng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Vì thế, cần đánh giá chính xác nhu cầu, mô hình hoạt động của doanh nghiệp cùng các tính năng của phần mềm là gì để lựa chọn chính xác nhất.

Quan trọng nhất, doanh nghiệp sẽ cần những nền tảng toàn diện để dù có số hóa từng nghiệp vụ hay số hóa từng bước thì các nền tảng này đều đáp ứng, tránh tình trạng sử dụng các phần mềm rời rạc khiến cho dữ liệu phân tán, công việc chồng chéo, nhân viên phải thao tác trên rất nhiều phần mềm.

MISA AMIS Văn phòng số – bộ giải pháp do MISA JSC phát triển là nền tảng hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng văn phòng điện tử toàn diện. Doanh nghiệp có thể số hóa toàn bộ văn bản, tài liệu cùng các hoạt động quản lý công việc, quy trình, tài sản, phòng họp, ký tài liệu,… hoặc lựa chọn nghiệp vụ phù hợp với nhu cầu ở thời điểm hiện tại. Khi quy mô mở rộng, doanh nghiệp toàn toàn có thể lựa chọn triển khai thêm các nghiệp vụ.

Đặc biệt, các phần mềm trong bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số được kết nối chặt chẽ với nhau, giúp cho dữ liệu được liên thông, các quy trình được tự động hóa để doanh nghiệp nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động.

4.3. Lên kế hoạch triển khai

Sau khi xác định được mô hình phù hợp, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết nhất. Với từng chiến lược tổng thể mà các mục tiêu có thể được đánh trọng số khác nhau. Khi xác định rõ chiến lược và mục tiêu, giai đoạn tiếp theo là doanh nghiệp tập trung vào từng khía cạnh như không gian, công nghệ, con người,… Ở mỗi yếu tố, doanh nghiệp sẽ phải giải quyết những khó khăn, thách thức khác nhau nên phương pháp ứng dụng cũng cần được lựa chọn thích hợp.

4.4. Đào tạo nhân sự

Doanh nghiệp cần đảm bảo mỗi nhân viên được trang bị thiết bị cơ bản như máy tính xách tay, điện thoại thông minh cùng tài khoản truy cập an toàn vào tất cả dữ liệu, thông tin và quy trình của công ty. Đồng thời, các công cụ, phần mềm làm việc phải có giao diện trực quan, thao tác đơn giản để mọi người làm quen nhanh chóng.

Để họ thích nghi với mô hình này, bạn cần nhiều thời gian để đào tạo, hướng dẫn thực hiện chi tiết trong thời gian đầu. Khi đã dần quen với mô hình mới, công việc sẽ được triển khai nhanh chóng, hiệu quả hơn.

4.5. Đo lường và đánh giá kết quả

Mặt khác, công nghệ kỹ thuật số không chỉ hỗ trợ nhân viên mà còn cho phép người quản lý đo lường mức độ hiệu quả khi ứng dụng nền tảng làm việc mới. Doanh nghiệp có thể dựa vào hệ thống báo cáo đa chiều để đo lường tiến độ, năng suất và ra quyết định chiến lược đúng đắn.

5. Giải pháp văn phòng điện tử (E-office) MISA AMIS

Văn phòng điện tử MISA AMIS là giải pháp toàn diện xây dựng không gian làm việc số trong mọi doanh nghiệp. Toàn bộ hoạt động Quản lý điều hành doanh nghiệp sẽ được vận hành thống nhất và hiệu quả trên một nền tảng. Giải pháp tích hợp đầy đủ các tính năng đáp ứng linh hoạt cho nhà lãnh đạo, cấp quản lý và nhân viên giúp tối đa hiệu suất công việc, linh hoạt làm việc mọi lúc mọi nơi.

• Số hóa toàn bộ hoạt động trên một nền tảng: Số hóa toàn bộ văn bản, tài liệu cùng các hoạt động quản lý công việc, quy trình, tài sản, phòng họp, ký tài liệu,… trên một nền tảng duy nhất.
• Nâng cao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp: Hệ thống cảnh báo sẽ tự động nhắc nhở công việc, làm theo quy trình giúp giảm tải sự chồng chéo, sai sót. Nhân viên chủ động trong công việc, quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu suất với hệ thống báo cáo được cập nhật tức thời.
• Tự động hóa quy trình làm việc: Phần mềm này cho phép tự động hóa các quy trình làm việc, từ phê duyệt đề nghị/đề xuất cho đến các quy trình nội bộ, liên phòng ban. Hệ thống tự động chuyển tiếp công việc đến nhân sự liên quan theo quy trình được thiết lập sẵn cùng tình trạng ở các bước. Đội ngũ giảm thiểu được rất nhiều tác vụ thủ công, thời gian nhắn tin trao đổi.
• Quản trị và tối ưu tài nguyên hiệu quả: Hệ thống số hoá tất cả tài nguyên của doanh nghiệp trên một nền tảng tập trung, an toàn với hệ thống bảo mật. Truy cập, tra cứu và chia sẻ tài nguyên nhanh chóng, dễ dàng.
• Gia tăng hợp tác, giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp: Giao tiếp, kết nối với đồng nghiệp khách hàng và đối tác ở khắp mọi nơi, mọi thời điểm, thúc đẩy văn hoá doanh nghiệp, tăng gắn kết nhân viên.
• Điều hành doanh nghiệp tại bất cứ đâu: Tuỳ chỉnh, tích hợp hệ thống báo cáo lên một màn hình duy nhất giúp CEO quản lý tất cả các chỉ số quan trọng của doanh nghiệp ngay cả khi làm việc từ xa. Liên kết và đồng bộ giữa các ứng dụng mạnh mẽ giúp CEO có thể dễ dàng tham gia công tác điều hành mọi lúc, mọi nơi.

Dùng thử miễn phí

6. Kết luận

Bài viết trên là những thông tin về văn phòng điện tử  E-office mà MISA AMIS mang đến cho bạn. Hy vọng qua bài viết này, bạn có thể hiểu thêm về mô hình làm việc này và triển khai được hệ thống phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.

——————-

MISA AMIS Văn phòng số tự hào là giải pháp tối ưu vận hành đã được hơn 250.000 doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn và triển khai thành công. 

Đăng ký để dùng ngay trọn bộ phần mềm văn phòng điện tử MISA AMIS TẠI ĐÂY để xây dựng môi trường làm việc thông minh, nâng cao năng suất và hiệu quả vận hành.

• Miễn phí dùng thử trọn bộ 8 phần mềm: AMIS Công việc, AMIS Quy trình, AMIS WeSign, AMIS Tài sản, AMIS Mạng xã hội, AMIS Ghi chép, AMIS Văn thư.
• Miễn phí áp dụng thư viện mẫu 500+ mẫu quy trình liên phòng ban.
• Miễn phí 30 tài liệu ký trên mọi thiết bị kết nối Internet.
• Miễn phí Demo, hướng dẫn sử dụng và tư vấn 1-1.