Khi nói đến việc lựa chọn hệ thống quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ , một trong những câu hỏi thường gặp nhất “Đâu là những hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ, lưu trữ tài liệu miễn phí hàng đầu trên thị trường?”
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ, lưu trữ tài liệu là gì? Các lợi ích của phần mềm quản lý hồ sơ và vì sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ?
1. Hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ, lưu trữ tài liệu là gì?
Quản lý hồ sơ, tài liệu là công việc phân loại, lưu trữ toàn bộ dữ liệu nội bộ của một tổ chức, là nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu ở bất kỳ đơn vị nào, dù ở quy mô nhỏ sơ khai nhất.
Hầu hết các doanh nghiệp đều đang áp dụng phương pháp quản lý hồ sơ, tài liệu theo cách truyền thống đó là chép thủ công, lưu trữ, bảo quản thông tin trên giấy tờ…dẫn đến việc phát sinh nhiều chi phí vận hành như người thực hiện, công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm như máy in, giấy, tủ tài liệu, không gian…Bên cạnh đó việc thông tin dễ bị xâm nhập, tình trạng hồ sơ dễ mất, dễ thất lạc không đảm bảo cho vấn đề bảo mật thông tin của doanh nghiệp.
Cùng với sự phát triển của thời kỳ chuyển đổi số 4.0, để khắc phục những tồn tại của việc lưu trữ tài liệu thủ công, nhiều công ty phần mềm đã xây dựng hệ thống phần mềm ghi chép, quản lý hồ sơ tự động giúp các doanh nghiệp:
- Tiết kiệm chi phí về nhân sự, vận hành và thời gian thực hiện ghi chép, tìm kiếm dữ liệu vì mọi thông tin đã được phần mềm hỗ trợ số hóa thành các file tài liệu số. Từ đó việc tổng hợp, thống kê các hình thức báo cáo về các nội dung liên quan sẽ được tự động thực hiện, giúp giảm bớt thời gian cho công cán nhân sự.
- Dữ liệu có thể được truy cập ở mọi lúc, mọi nơi: Nếu như sử dụng phương pháp lưu trữ truyền thống thì khi cần thông tin, dữ liệu nhân sự phải đến trực tiếp văn phòng về tìm kiếm thì với việc áp dụng quản lý trên phần mềm, chỉ cần được phân quyền cho từng vị trí nhất định, việc truy cập lấy thông tin cần thiết có thể được thực hiện ở bất cứ đâu và trong mọi thời điểm
- Hạn chế tối đa tình trạng thất lạc tài liệu. Khi doanh nghiệp hoạt động sau một thời gian, lượng thông tin cần lưu trữ ngày càng nhiều, lượng hồ sơ cứng sẽ tăng lên chiếm không gian văn phòng, việc quản lý không tốt sẽ dẫn đến thất lạc tài liệu hoặc bảo mật thông tin. Trong khi đó ứng dụng phần mềm được thiết kế với độ bảo mật thông tin cao và với việc lưu trữ giữ liệu trên hệ thống đám mây giúp người quản trị có thể khôi phục lại được thông tin nếu mất.
- Chuẩn bị trước được các kế hoạch thực hiện: Sử dụng hệ thống phần mềm quản lý tài liệu sẽ giúp doanh nghiệp lập kế hoạch thu thập, quản lý tài liệu hiệu quả, đảm bảo được tính tương tác cao trong việc thực thi các kế hoạch nội bộ.
- Lưu trữ, truy xuất tài liệu nhanh chóng, dễ dàng: Hệ thống dữ liệu tập trung sẵn có tại phần mềm giúp nhân viên dễ dàng phục vụ cho việc tìm kiếm thông tin dù dữ liệu được lưu trữ sau 5 hay 10 năm và truy xuất bất cứ lúc nào thông qua vài thao tác đơn giản mà không cần vật lộn với mớ hồ sơ giấy tờ chứa đầy trong các ngăn tủ.
2. Top 10 phần mềm quản lý hồ sơ tốt nhất
2.1 AMIS Thông tin nhân sự
Phần mềm quản lý thông tin nhân sự quản lý tất cả các hồ sơ doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp cung cấp nhiều phân hệ giúp doanh nghiệp có đa dạng sự lựa chọn hơn. Điểm đặc biệt của AMIS Thông tin nhân sự là cung cấp hàng loạt các báo cáo, thống kê và phân tích giúp nhà quản trị có đầy đủ thông tin để ra quyết định một cách chính xác.
Các phân hệ của AMIS Thông tin nhân sự bao gồm từ quản lý thông tin nhân viên (học vấn, hợp đồng, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, lương, thưởng, phúc lợi, quản lý tuyển dụng, bằng cấp chứng chỉ, thông tin liên quan cá nhân…) đến quản lý văn phòng thông minh (văn phòng phẩm, danh sách cấp phát các dụng cụ, trang thiết bị cho nhân viên, lưu trữ hồ sơ đến/đi…).
Có thể nói phần mềm AMIS Thông tin nhân sự tích hợp toàn bộ các chức năng cần thiết nhất liên quan đến vận hành dữ liệu văn phòng.
Ưu điểm nổi bật:
- Quản lý toàn diện tất cả thông tin liên quan đến mỗi nhân viên trong suốt quá trình từ đầu vào đến khi kết thúc làm việc tại doanh nghiệp (tuyển dụng, thông tin cá nhân, lương, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm, các quyết định nhân sự, lịch sử lộ trình nghề nghiệp, v.v
- Tìm kiếm hồ sơ cực kỳ đơn giản dễ dàng với tính năng lưu vết toàn bộ lịch sử truy cập
- Dữ liệu có thể được hoạch định để quản lý tại từng phòng ban, việc này giúp cho sự tra cứu và bảo mật thông tin được tối ưu hơn
- Nhân viên có thể được phân quyền để tiếp cận và chỉnh sửa các thông tin cá nhân. Phòng ban quản lý phần mềm sẽ kiểm soát dữ liệu và kiểm duyệt cho vào hệ thống giúp việc phối hợp thông tin giữa người lao động – doanh nghiệp đảm bảo tính hai chiều có sự đối chiếu lẫn nhau theo thời gian thực
- Dữ liệu có thể được đưa vào phần mềm từ file Excel
- Phần mềm có hỗ trợ gửi tin nhắn hoặc email thông báo cho nhiều người lao động cùng một thời điểm
- Với các biểu mẫu được thiết lập sẵn (quyết định, v.v), phần mềm cho phép trộn dữ liệu thông tin nhân viên vào biểu mẫu nhằm tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác khi thực hiện thủ tục nhân sự
- Hệ thống báo cáo, thống kê đa dạng theo nhu cầu của các phòng ban (biến động nhân sự, văn phòng phẩm được cấp phát, trạng thái lao động, các biểu mẫu báo cáo cho Sở ban ngành, v.v). Báo cáo được thiết kế dưới dạng bảng hoặc biểu đồ trực quan
- Quản lý tất cả các thay đổi dữ liệu nhân viên, giúp doanh nghiệp tra lại được lịch sử của mọi quá trình thao tác trên phần mềm (thời gian, người thực hiện, các nội dung điều chỉnh v.v)
- Chức năng tìm kiếm theo bộ lọc thông minh.
- Tính bảo mật và an toàn dữ liệu cao
- Chia sẻ tài liệu linh hoạt mọi lúc mọi nơi giúp cải thiện khả năng làm việc từ xa giúp nâng cao hiệu quả vận hành của doanh nghiệp
- Giao diện tổng quan của nhiệm vụ cung cấp cho nhân viên cái nhìn bao quát về tất cả các công việc, tài liệu
- Giúp lãnh đạo theo dõi hoạt động, tiến độ thực hiện công việc của văn phòng từ xa và phê duyệt văn bản mọi lúc, mọi nơi chỉ với chiếc điện thoại di động thông minh
- Đội ngũ chuyên gia am hiểu quy trình quản lý và nhiều kinh nghiệm triển khai dự án thực tế
- Tư vấn khách hàng 24/7 bằng những dịch vụ và tiêu chuẩn quản lý cao
- Kinh nghiệm triển khai, tư vấn thiết kế phần mềm quản lý nhiều lĩnh vực khác nhau: Quản lý, sản xuất, dịch vụ, giáo dục v.v
- Lưu trữ dữ liệu không giới hạn dung lượng
Miễn phí 15 ngày dùng thử. Không yêu cầu thanh toán
2.2 DocEye: Phần mềm lưu trữ và quản lý tài liệu thông minh
DocEye cung cấp giải pháp giúp các tổ chức, doanh nghiệp quản lý dữ liệu điện tử tiên tiến, tiết kiệm không gian lưu trữ so với việc bảo quản tài liệu thủ công.
Ưu điểm nổi bật:
- Thiết lập kho lưu trữ các tập dữ liệu số tập trung giúp tiết kiệm chi phí, bảo quản tài liệu
- Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và dễ dàng
- Tính bảo mật và an toàn dữ liệu cao
- Chia sẻ tài liệu linh hoạt mọi lúc mọi nơi giúp cải thiện khả năng làm việc từ xa giúp nâng cao hiệu quả vận hành của doanh nghiệp
- Thống kê báo cáo trực quan, dễ sử dụng
- Lưu trữ tài liệu không giới hạn và cập nhật mọi lịch sử phiên bản của tài liệu tại cùng một vị trí giúp dễ theo dõi quá trình điều chỉnh dữ liệu
- Xây dựng kho 3D giúp đối chiếu các vị trí lưu trữ trên kho tài liệu
- Dễ đồng bộ tài liệu từ các file scan, file dữ liệu Office trực tiếp lên hệ thống thông qua công nghệ nén file IP, công nghệ Twain Scan và công nghệ nhận dạng đánh dấu OMR
2.3 XaitPorter – Giải pháp phần mềm lưu trữ, quản lý tài liệu tự động hóa
XaitPorter là giải pháp phần mềm lưu trữ và quản lý tài liệu tự động hóa được nhiều tập đoàn trên thế giới sử dụng để tự động hóa tài liệu trên nền tảng điện toán đám mây.
Ưu điểm nổi bật:
- Giúp làm việc ở mọi nơi, mọi lúc một cách liền mạch trên cùng một tài liệu. Người thực hiện có thể chỉnh sửa các phần khác nhau của tài liệu trong cùng thời điểm.
- Giao diện tổng quan của nhiệm vụ cung cấp cho nhân viên cái nhìn bao quát về tất cả các công việc, tài liệu, các nhận xét, tiến độ thực hiện
- Cung cấp tài liệu chất lượng cao nhanh hơn đến 70%. Tài liệu có thể được xuất dưới nhiều định dạng, bao gồm PDF, MS Word.
- Sắp xếp, tự động định dạng các quy trình, tài liệu một cách hợp lý giúp cải thiện chất lượng tài liệu
- Kiểm soát tiến độ tài liệu giúp nhân viên không phải lo lắng khi đưa ra thời hạn hoàn thành công việc
- Là giải pháp ưu việt cho quản lý hồ sơ dự thầu ở mọi quy mô doanh nghiệp
Xem thêm: Phần mềm trình ký tài liệu trực tuyến MISA AMIS WeSign – Giải pháp ký tài liệu ở bất kỳ đâu
2.4 Templafy – Phần mềm lưu trữ và quản lý tài liệu tự động
Templafy là phần mềm làm việc thông minh giúp lưu trữ, quản lý tài liệu tự động giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất hoạt động và có thể bắt đầu sử dụng từ mọi nơi.
Ưu điểm nổi bật:
- Tích hợp dễ dàng với các công cụ, có thể bắt đầu với PowerPoint, Word, DMS hoặc từ CRM của công ty
- Biên dịch các tài liệu phức tạp như Hợp đồng một cách nhanh chóng bằng cách thiết lập các tham số và kéo các yếu tố nội dung phù hợp vào văn bản
- Giao diện thân thiện giúp mọi người có thể dễ dàng tiếp cận và sử dụng
- Sau khi thiết lập các nội dung, trang trình bày, văn bản, hình ảnh, các thuộc tính dữ liệu sẽ được người khởi tạo nội dung quản lý riêng biệt
- Chia sẻ và lưu dữ liệu từ bất kỳ nơi đâu
2.5 CloudOffice – Phần mềm văn phòng điện tử, quản lý công việc, văn bản, tài liệu
CloudOffice ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc lưu trữ hồ sơ, quản lý văn bản nhằm nâng cao hiệu quả, tiết kiệm thời gian, nâng cao năng lực quản lý doanh nghiệp.
Ưu điểm nổi bật:
- Được xây dựng trên công nghệ điện toán đám mây giúp giảm thiểu tối đa chi phí xây dựng phần mềm
- Có đầy đủ tính năng và tiện ích của một văn phòng điện tử hiện đại như: Quản lý công việc, quản lý tài liệu, tiện ích văn phòng, cá nhân hóa, quản lý văn bản v.v được phân công xử lý ngay trên máy tính làm việc
- Cho phép quản lý văn bản với đầy đủ nghiệp vụ liên quan: Công văn đến, công văn đi, tình hình xử lý văn bản, đính kèm văn bản dạng Scan vào phần mềm
- Phần mềm thiết kế các chức năng riêng biệt, đáp ứng từng khâu trong quy trình xử lý văn bản
- Giúp lãnh đạo theo dõi hoạt động, tiến độ thực hiện công việc của văn phòng từ xa và phê duyệt văn bản mọi lúc, mọi nơi chỉ với chiếc điện thoại di động thông minh
- Quản lý thông tin diễn tiến theo thời gian (hồ sơ dự án, vụ việc, v.v). Người dùng có thể áp dụng để quản lý tài liệu theo từng phiên bản, từng thời kỳ (số phát hành, các phiên bản nâng cấp, v.v)
2.6 Faceworks – Phần mềm quản lý văn bản
Faceworks cung cấp giải pháp phần mềm quản lý dữ liệu, văn bản tùy chỉnh linh hoạt theo yêu cầu của khách hàng với hệ thống bản chuẩn đã được xây dựng sẵn để khớp với các quy trình của doanh nghiệp.
Ưu điểm nổi bật:
- Được xây dựng trên công nghệ điện toán đám mây giúp giảm thiểu tối đa chi phí xây dựng phần mềm
- Đội ngũ chuyên gia am hiểu quy trình quản lý và nhiều kinh nghiệm triển khai dự án thực tế
- Tư vấn khách hàng 24/7 bằng những dịch vụ và tiêu chuẩn quản lý cao
- Kinh nghiệm triển khai, tư vấn thiết kế phần mềm quản lý nhiều lĩnh vực khác nhau: Quản lý, sản xuất, dịch vụ, giáo dục v.v
- Tính năng tìm kiếm đa dạng giúp người dùng tìm văn bản, giấy tờ nhanh chóng
- Các bản sao lưu được sắp xếp tối ưu giúp dễ dàng theo dõi, đánh giá công việc
- Theo dõi văn bản đến, đi mọi lúc, mọi nơi
- Tất cả cấp quản lý và nhân viên đều làm việc trên một hệ thống, có thể trao đổi thông tin trực tiếp tại phần mềm, giảm thiểu thời gian xử lý công việc
- Quản lý có thể theo dõi toàn bộ hoạt động doanh nghiệp từ xa
- Hệ thống báo cáo trực quan
- Kiểu văn bản lưu trữ, bảng biểu giúp người dùng dễ dàng xuất tài liệu, văn bản nhanh chóng
- Lưu trữ không giới hạn số lượng văn bản
2.7 C-Office: Phần mềm quản lý văn bản và điều hành
C-Office là một phần mềm đóng gói với giải pháp văn phòng điện tử eDocman Plus, phần mềm được đoạt giải Sao Khuê 2012 có khả năng hoạt động ổn định trên nền tảng website cung cấp các tính năng được tích hợp là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp quản lý văn bản, giúp cho việc điều hành được dễ dàng hơn.
Ưu điểm nổi bật:
- Ứng dụng nền tảng công nghệ Portal – Collaboration (MS Sharepoint)
- Phần mềm có hơn 20 tính năng văn phòng, được tích hợp bởi cùng một hệ thống thông qua giao diện website phục vụ cho tất cả hoạt động ứng dụng văn phòng điện tử
- Được thiết kế tối ưu cho các doanh nghiệp bao gồm các tính năng: Quản lý thông tin khách hàng, quản lý dự án, quản lý lưu trữ hồ sơ, quản lý công việc văn phòng, nhắc công việc qua email, quản lý công văn giấy tờ đến và đi, quản lý văn phòng phẩm, quản lý các quy trình nội bộ, số hóa tài liệu v.v
- Có các phiên bản trên máy tính bảng: Ipad, Samsung Galaxy, Kindle Fire, v.v giúp quản lý và điều hành công việc hiệu quả, linh động
- Chi phí đầu tư thấp, tiết kiệm thời gian triển khai giúp nâng cao hiệu suất công việc
- Được xây dựng trên công nghệ điện toán đám mây giúp giảm thiểu tối đa chi phí xây dựng phần mềm
- Dữ liệu được bảo mật cao thông qua việc lưu trữ dữ liệu tại trung tâm dữ liệu của CMC
- Dễ thao tác với các thông tin cần xử lý
- Dễ dàng được tích hợp vào các hệ thống phần mềm khác
- Tích hợp chặt chẽ với MS Office, Window Explore.
2.8 EFY-eHSLT – Phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử
EFY-eHSLT số hóa và quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử kết hợp thông minh giữa hệ thống máy quét, dữ liệu scan và các chỉ mục được thiết lập cho các cơ quan, tổ chức thường xuyên phải sử dụng, lưu trữ văn bản, tài liệu khối lượng lớn cần tra cứu. Hồ sơ được cập nhật lên phần mềm toàn bộ dựa trên nền tảng mã nguồn mở. Sản phẩm đoạt giải thưởng Sao Khuê 2022.
Ưu điểm nổi bật:
- Tốc độ upload dữ liệu nhanh, hỗ trợ kéo thả dữ liệu từ các folder lưu trữ từ máy tính lên phần mềm
- Hỗ trợ tìm kiếm nhanh và chính xác
- Cấp quyền quản lý, truy cập, khai thác dữ liệu cho từng hạng mục riêng đảm bảo tính bảo mật dữ liệu cao nhất
- Cho phép triển khai tại các đơn vị độc lập và có thể tích hợp lại thành một hệ thống để dùng chung
- Có thể lưu trữ và xử lý dữ liệu siêu lớn trên nền tảng lưu trữ điện toán đám mây
2.9 IBOM.DOC – Phần mềm quản lý văn bản
Phần mềm IBOM.DOC giúp Quản lý văn bản tập trung, có tính hệ thống cao ở mọi lúc mọi nơi, cung cấp giải pháp tổng thể bao quát công việc của tất cả phòng ban, liên kết công việc, dữ liệu dự án từ đó đưa ra các báo cáo, phân tích, đánh giá hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định.
Ưu điểm nổi bật:
- Tự động lưu trữ và luân chuyển xử lý văn bản theo quy trình doanh nghiệp không giới hạn dung lượng các loại văn bản đến, văn bản đi
- Tự động lưu các vết lịch sử thực hiện dữ liệu
- Hỗ trợ thực hiện các loại văn bản sau đó chuyển qua email để đồng bộ và xử lý nghiệp vụ liên quan
- Hỗ trợ tìm kiếm đầy đủ nội dung theo nội dung theo file đính kèm, hỗ trợ tìm kiếm trên file PDF 1 lớp
- Điều kiện các thuật toán tìm kiếm đa dạng: Từ khóa, ngày ban hành, cơ quan ban hành v.v
2.10 Microsoft Access – Phần mềm tạo các ứng dụng quản lý cơ sở dữ liệu
Microsoft Access giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo ra các ứng dụng nghiệp vụ từ các mẫu được định dạng sẵn hoặc mẫu được tạo theo nhu cầu sử dụng của người dùng. Phần mềm giúp doanh nghiệp có thể làm việc với rất nhiều dữ liệu trong cùng một thời điểm.
Ưu điểm nổi bật:
- Chỉnh sửa, quản lý, truy xuất dữ liệu dạng bảng
- Sở hữu giao diện đồ họa thân thiện dành cho người dùng một cách dễ dàng không cần phải hiểu rõ về kỹ thuật
- Một số ứng dụng của Access: Quản lý dữ liệu khách hàng, thông tin hàng hóa, chi tiết giao dịch, thông tin đơn hàng, v.v
- Nhập dữ liệu được từ các định dạng Excel, Database, Web, v.v
- Truy xuất thông tin từ một hoặc nhiều bảng thông qua liên kết
- Có thể tự động hóa quy trình bằng VBA
- Dữ liệu được truy xuất thành các định dạng file: CSV, Excel, PDF, Access, v.v
- Tổng hợp dữ liệu, báo cáo đa dạng
3. Kết luận
Xu hướng chuyển đổi số doanh nghiệp là tất yếu giúp doanh nghiệp có thể tối ưu hóa vận hành, nâng cao năng lực quản lý để tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường kinh doanh. Trong đó, việc ứng dụng Hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ, lưu trữ tài liệu là yếu tố nền tảng giúp doanh nghiệp xây dựng nền móng số hóa vững chắc để làm bàn đạp cho việc chuyển đổi số, tạo ra cách vận hành doanh nghiệp mới trong thời đại kỹ thuật – công nghệ.
Doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả công việc cũng như quản lý nguồn nhân lực với phần mềm công nghệ MISA AMIS HRM. Đây là giải pháp tích hợp tuyển dụng, chấm công, tính lương, lưu trữ thông tin, đánh giá, đào tạo nhân viên được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Trong đó, có thể kể đến các công ty lớn như Xuân Cương, Hoa Sen, …
Xem thêm: Review chi tiết tính năng phần mềm MISA AMIS HRM từ khách hàng thực tế
2,508
0904 885 833
https://www.misa.vn/
