16 phần mềm ghi chép cho doanh nghiệp giúp tăng hiệu suất tốt nhất

Một công cụ ghi chép, tổng hợp dữ liệu khoa học là “trợ thủ” đắc lực giúp các cá nhân và doanh nghiệp quản lý công việc, nâng cao năng suất. Vì vậy, MISA AMIS xin gửi tới bạn top các phần mềm ghi chép, ứng dụng ghi chú hàng đầu hiện nay. Hãy cùng khám phá và tìm ra phần mềm phù hợp nhất trong bài viết dưới đây!

I. Top 10 phần mềm ghi chép phổ biến nhất dùng cho doanh nghiệp

1. MISA AMIS Ghi chép

Phần mềm ghi chép không chỉ giúp bạn quản lý công việc cá nhân mà còn lưu giữ được nguồn lực tri thức của cả doanh nghiệp. Do đó, thay vì sử dụng các công cụ bị giới hạn tính năng, doanh nghiệp nên đầu tư bài bản vào một ứng dụng toàn diện.

MISA AMIS Ghi chép của Công ty Cổ phần MISA là một trong những ứng dụng ghi chép quản lý tài liệu và lưu trữ tốt nhất cho doanh nghiệp. Người dùng có thể soạn thảo, chia sẻ, lưu trữ tổng hợp và tìm kiếm tài liệu nhanh gọn. Nhờ vậy, công tác quản lý trở nên chuyên nghiệp hóa, hạn chế tối đa rủi ro thất thoát tài liệu.

So với những phần mềm trên thị trường, ưu điểm vượt trội của phần mềm MISA AMIS Ghi chép là: 

• Tài liệu của doanh nghiệp được thiết lập theo chuyên mục, phân loại nội dung và chủ đề để người xem dễ dàng tra cứu.
• Doanh nghiệp soạn thảo, lưu trữ nhiều loại tài liệu phong phú như đào tạo chuyên môn, kỹ năng, quy trình, quy định của công ty.
• MISA AMIS Ghi chép phân quyền truy cập cho từng người dùng là người soạn thảo, người đọc và người không có quyền xem tài liệu. Cách thức này giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ những dữ liệu quan trọng và bảo mật thông tin kinh doanh. 
• Nhân viên được phép bình luận, góp ý về tài liệu để chia sẻ tri thức, kinh nghiệm cùng tập thể cải thiện công việc. 

Dùng ngay miễn phí

2. Phần mềm ghi chép Google Keep

Google Keep là app ghi chú nổi tiếng được phát triển với tính năng ghi chú, lập kế hoạch, chia sẻ nội dung. Lợi thế của phần mềm ghi chép Google Keep là tính năng ký tự quang học OCR cho phép số hóa văn bản dễ dàng. Kết quả trích xuất sẽ được đồng bộ trên mọi thiết bị để người dùng chỉnh sửa trên máy tính và các thiết bị khác. 

Các chức năng nổi bật của ứng dụng ghi chú Google Keep: 

• Ghi chú nội dung quan trọng, sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên cần thực hiện. Người dùng có thể đặt nhắc nhở thời gian để đảm bảo tiến độ công việc.
• Tính năng chia sẻ và cộng tác với đồng nghiệp về các công việc liên quan hoặc thông tin trong dự án chung. 
• Kết nối linh hoạt theo nhu cầu làm việc tới các tiện ích khác của Google là Google Docs, Google Drive…  

3. Ứng dụng ghi chép Microsoft OneNote

Phần mềm Microsoft OneNote (gọi tắt là OneNote) được tạo ra bởi Microsoft Office.  OneNote tập trung chủ yếu vào mục đích soạn thảo văn bản nên không phổ biến như Microsoft Excel, Winword, Outlook hay Powerpoint,… 

Tuy nhiên, nhờ khả năng tạo bảng biểu, sơ đồ, chèn hình ảnh, video mà OneNote vẫn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu lưu trữ và ghi chép thông tin. Người dùng không bị giới hạn về số lượng từ, ảnh và video trong văn bản. OneNote cũng tự động lưu dữ liệu ngay khi hoàn thành mà không yêu cầu bạn thao tác thêm. 

Một số hoạt động chính trên Onenote bao gồm:

• Mô tả ý tưởng trên máy tính bằng văn bản, âm thanh hoặc hình ảnh.
• Tìm kiếm các ghi chú nhanh chóng. 
• Tự do di chuyển các ghi chú trên một trang soạn thảo, sắp xếp các trang một cách khoa học. 

4. Ứng dụng ghi chú Evernote

Nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng ghi chú trên máy tính hỗ trợ ghi chép, sắp xếp văn bản thì Evernote là lựa chọn không thể bỏ qua. Đây là một trong những ứng dụng cải thiện hiệu suất cá nhân nổi bật khi được hơn 225 triệu người tin dùng. 

Chia sẻ về sự thành công của Evernote, nhà sáng lập Stepan Pachikov đã khẳng định phần mềm giúp con người ghi nhớ quá khứ, liên kết các thông tin và hình thành ý tưởng mới cho tương lai. Do đó, Evernote hướng đến các tính năng sau: 

• Quản lý tài liệu tập trung và thông minh: Người dùng không chỉ được chọn mẫu ghi chú bắt mắt mà còn có thể tùy chỉnh sắp xếp tài liệu theo nhu cầu. 
• Scan tài liệu đơn giản: Các hồ sơ quan trọng như hóa đơn, bảo hiểm, hợp đồng… của công ty sẽ được lưu trữ online bằng tính năng scan của Evernote. 
• Tích hợp ứng dụng lịch Google Calendar: Evernote theo dõi, cập nhật và nhắc nhở thực hiện công việc hằng ngày trên từng mốc thời gian cụ thể. Ví dụ, với những người có đặc tính công việc phải họp trực tuyến thường xuyên, Evernote sẽ quản lý lịch trình cuộc họp, tạo ghi chú cuộc họp ngay trên ứng dụng.  

Đọc thêm: Quản lý thời gian với Google Calendar: 15 tính năng hữu ích nhất

5. Phần mềm ghi chú Sticky Note

phần mềm ghi chép Sticky Note là tiện ích nhỏ mà Microsoft hỗ trợ ghi chú ngay tại màn hình máy tính. Để sử dụng Sticky Note, bạn chỉ cần tìm kiếm trên thanh menu Start, nhập tên và khởi động ứng dụng. 

Mặc dù không có nhiều tính năng ưu việt song Take Note App này ghi điểm bằng khả năng ghim ghi chú lên màn hình khởi động, đồng bộ hóa đa thiết bị vào OneDrive… Không chỉ vậy, Sticky Note còn có thể tạo lịch nhắc, tra cứu chuyến bay, tra cứu thông tin chứng khoán. 

6. Phần mềm ghi chép Zoho Notebook

Ứng dụng ghi chú Zoho Notebook có thu phí người dùng nhưng phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn. Theo mặc định, Zoho Notebook giống như một quyển sổ tay chỉ có các trang trống. Khi sử dụng bạn sẽ thêm hình ảnh, âm thanh, video hoặc cả ngôn ngữ lập trình HTML để tạo ghi chú. 

Một chức năng của khác của Zoho Notebook là tạo nhóm trò chuyện đồng thời ghi chú cùng lúc. Điều này vô cùng hữu ích cho mọi người chia sẻ nhiều dữ liệu đa dạng khi làm việc nhóm.  

7. Scrble

App ghi chú Scrble thích hợp với các thiết bị tablet, máy tính xách tay màn hình cảm ứng không sử dụng chuột hay bàn phím. Phần mềm trang bị bút cảm ứng hoặc thao tác tay để chèn ảnh, file PDF… Ngoài ra, nó cung cấp cả phiên bản miễn phí và trả phí để dùng thêm những tính năng cao cấp hơn như: 

• Tối ưu khả năng ghi chú bằng bút cảm ứng hoặc cảm ứng tay. 
• Tùy chọn bảng màu phong phú cùng 4 kiểu background (bảng đen, bảng trắng, giấy ô li và giấy kẻ ngang) đề cao tính thẩm mỹ. 
• Tính năng Pan and Zoom cho phép người dùng chỉnh sửa hình ảnh chính xác hơn.
• Hai chế độ hiển thị ngang và dọc màn hình.
• Công cụ “Shape Creation” hỗ trợ tạo các hình khối, đường thẳng, đường cong… 

8. Quip

Quip giúp bạn thêm tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau, tổng hợp theo thư mục khoa học. Bên cạnh việc sử dụng online, phần mềm ghi chép Quip còn cho phép người dùng tạo văn bản, thêm nội dung offline và quản lý công việc mọi lúc mọi nơi.

Các điểm nổi bật của Quip: 

• Lựa chọn kiểu chữ theo mong muốn.
• Kết nối liên hệ trên Gmail, Yahoo, Outlook.
• Gửi tin nhắn trò chuyện với bạn bè, đồng nghiệp. 
• Đánh dấu công việc đang thực hiện theo to-do list. 
• Hỗ trợ xuất nhiều định dạng file PDF, Word.

9. Phần mềm Simplenote

Simplenote cũng là một trong những ứng dụng ghi chú phổ biến được nhiều người ưa chuộng. Công cụ này hoạt động dưới dạng sổ tay di động để người dùng soạn thảo văn bản, chèn hình ảnh, link,… Một số tính năng bổ trợ của Simplenote: 

• Xem thông tin ghi chú: Kiểm tra số lượng ký tự, ghim đoạn văn lên đầu danh sách, gửi ghi chú qua email, xóa hoặc phục hồi dữ liệu…
• Mời đồng nghiệp cộng tác: Mời thêm người chỉnh sửa nội dung bằng cách tag tên hoặc điền địa chỉ email của đối tác. Chức năng này chỉ liên kết với những người cùng có tài khoản Simplenote.
• Trích xuất dữ liệu và sao lưu: Tất cả các ghi chú sẽ được tập hợp trong tập tin nén zip. 

 Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất

10. Boostnote 

Trong list các ứng dụng Take Note trên máy tính, Boostnote đặc biệt lý tưởng cho những người làm công nghệ thông tin. Nó cho phép lập trình viên ghi chú đơn giản, quản lý mã code phục vụ công việc. Boostnote có hơn 100 tính năng tô màu đoạn mã, tương thích với nhiều ngôn ngữ lập trình và hỗ trợ các đặc tính khác như sau:  

• Sắp xếp đoạn code trên một giao diện ưa nhìn. 
• Ngôn ngữ lập trình đa dạng JavaScript, PHP, HTML, CSS, Python…
• Hướng dẫn sử dụng chi tiết đối với những người bắt đầu tìm hiểu về ngành nghề.  

II. Ứng dụng phần mềm ghi chú tiện lợi trên điện thoại di động

11. Pendo

Ứng dụng ghi chú Pendo do Property Management Software phát triển có tiện ích phù hợp trên các thiết bị iPhone, iPad, iPod Touch. Với Pendo, người dùng tạo ghi chú mới, lập danh sách To-Do, tạo sự kiện trên lịch điện tử hay chia sẻ ý tưởng một cách nhanh chóng.

Sau thời gian ngắn ra mắt trên App Store, Pendo đã cán mốc gần 400 nghìn lượt tải. Nó cũng vinh dự được bình chọn 4.5 sao và nhận nhiều giải thưởng khác từ iTunes.

12. Penultimate

Khác với những ứng dụng trên, Penultimate cung cấp trải nghiệm quản lý ghi chú viết tay và phác thảo ý tưởng chuyên nghiệp trên máy tính bảng iPad. Người dùng giữ được cảm giác ghi chép trên giấy thật nhưng có thêm sức mạnh lưu trữ điện toán đám mây. Nhờ đó, người dùng tìm kiếm ghi chú và gửi nội dung dưới dạng PDF tới bạn bè, đồng nghiệp dù ở bất cứ đâu . 

13. Tayasui Memopad

Tương tự như Pendo, Tayasui Memopad được tối ưu hóa trên iPhone, iPad và iPod Touch. Đây là công cụ nhỏ gọn với dung lượng chỉ 20MB song lại tích hợp nhiều tính năng hữu ích. 

Người dùng chủ yếu sử dụng Tayasui Memopad để vẽ tranh, phác thảo ý tưởng, lồng hình ảnh, trang trí màu sắc. Việc chia sẻ thành quả cũng vô cùng dễ dàng qua mạng xã hội, Email, tin nhắn.

14. Material Notes

Trên trình duyệt Android, Material Notes là ứng dụng ghi chú sở hữu giao diện bắt mắt, thân thiện với người dùng. Các thao tác cơ bản như tạo ghi chú, danh sách công việc hoặc đặt lời nhắc hẹn đều được thực hiện dễ dàng. Thêm vào đó, người dùng còn có thể đặt mã PIN để bảo mật thông tin quan trọng. 

15. Tick Tick 

App ghi chú TickTick sẽ giúp bạn quản lý thời gian qua điện thoại và nâng cao năng suất công việc. Người dùng nên tận dụng những tính năng chính của Tick tick dưới đây:

• TickTick hỗ trợ lên danh sách việc cần làm theo từng chủ đề hoặc thời gian việc trong ngày, việc trong 7 ngày tới,… Người dùng được phép đặt thông báo ưu tiên và nhắc nhở từng mục tiêu cụ thể.  
• Nếu muốn đánh dấu hoặc xóa bỏ công việc đã hoàn thành, bạn chỉ cần đưa chúng vào mục Completed hay quẹt ngang vào mục tiêu đó và chọn biểu tượng thùng rác. Cách xử lý công việc của TickTick rõ ràng và đơn giản nên người dùng quản lý tiến độ tốt hơn. 
• TickTick xây dựng một trình theo dõi thói quen cũng như hệ thống nhắc nhở hình thành thói quen mới. Các gợi ý thói quen theo chủ đề có sẵn là Life (cuộc sống), Health (sức khoẻ), Sports (thể thao), Mindset (tư duy) hoặc bạn được tùy chỉnh theo mong muốn. 
• Quản lý thời gian Pomodoro Timer là tính năng hữu ích cho những ai cần sự tập trung khi làm việc bằng cách chia nhỏ công việc thành các phiên ngắn khoảng 25 phút. Trong đó, ứng dụng trang bị cả khả năng phát tiếng ồn trắng nhằm che lấp những âm thanh gây nhiễu, giúp bạn luôn tập trung hoàn thành mục tiêu. 

16. Dropbox Paper

Không gian làm việc trực tuyến của Dropbox Paper vừa sắp xếp tài liệu cá nhân, vừa tổ chức cộng tác giữa các thành viên mọi lúc mọi nơi. Mỗi tài liệu bên trong app ghi chú sẽ được lưu tự động vào các file Dropbox. Do vậy, người dùng cần có sẵn một tài khoản Dropbox để truy cập và sử dụng miễn phí. 

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP MISA AMIS VĂN PHÒNG SỐ

IV. Kết luận 

Mỗi doanh nghiệp sẽ có đặc thù, hình thức hoạt động và quy mô khác nhau. Tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của mình, các cá nhân và tổ chức có thể quyết định lựa chọn phần mềm ghi chép phù hợp. Hy vọng bài viết trên sẽ cung cấp thông tin hữu ích cho doanh nghiệp bạn khi tham khảo những phần mềm quản lý dữ liệu trên thị trường.