Trong công việc, không phải yêu cầu nào bạn cũng có thể hoặc nên nhận lời ngay. Khối lượng công việc quá tải, nhiệm vụ chưa phù hợp với năng lực, kế hoạch cá nhân bị ảnh hưởng hay cách giao việc thiếu rõ ràng đều có thể khiến bạn rơi vào tình huống khó xử. Vậy đâu là cách từ chối công việc không phù hợp một cách khéo léo, vẫn bảo vệ thời gian, hiệu suất và giữ được mối quan hệ chuyên nghiệp với sếp, đồng nghiệp? Bài viết dưới đây từ MISA AMIS sẽ gợi ý hướng xử lý phù hợp cho cả nhân viên mới, người đã có kinh nghiệm và cấp quản lý.
I. Khi nào nên từ chối công việc?
Khi quỹ thời gian của bản thân bạn quá hạn hẹp
Đa số những người trưởng thành thường vẫn đang nhầm lẫn giữa việc “đang tận dụng thời gian” và “đang sử dụng quỹ thời gian sai cách”. Không một ai có thể phủ nhận sự quý giá của 24h trong một ngày. Tuy nhiên, bạn cần phải biết cách để phân bổ lượng công việc sao cho hợp lý theo từng giờ.
Hãy đảm bảo rằng bạn có những khoảng trống để có thời gian nghỉ ngơi và ăn uống đúng bữa. Đừng ôm đồm nhiều công việc và nhận lại kết cục thảm họa rằng bạn đang rơi vào tình trạng kiệt sức, hoặc không đảm bảo được chất lượng như đã cam kết từ trước.
Khi được giao công việc nằm ngoài khả năng của bản thân
Biết những thử thách sẽ gặp phải với những công việc mới và đâm đầu vào các nhiệm vụ vượt ngoài khả năng là 2 khía cạnh hoàn toàn khác nhau mà không phải ai cũng có thể nhận thức được. Có thái độ cầu tiến trong công việc là điều được đánh giá là vô cùng cần thiết.
Tuy nhiên, bạn cần phải hiểu rõ đâu mới chính là giới hạn của bản thân mình. Để có thể phát triển đúng hướng, bạn cần thời gian và cả một quá trình. Vì thế, hãy biết nói “không” khi nhận thấy rằng bản thân chưa thật sự đủ sức để đảm đương những công việc được giao.
Khi công việc không mang lại nhiều lợi ích cho bản thân
Có thể trong một số trường hợp, cách từ chối này sẽ có thể mang tính cá nhân cao, thậm chí rằng bạn có thể làm phật lòng những người đồng nghiệp khác. Ví dụ cụ thể như, bạn có thể thẳng thắn từ chối ngay khi sếp yêu cầu bạn tham gia vào một cuộc họp tuy nhiên cuộc họp này lại không hề liên quan đến bản chất công việc mình đang đảm nhận, cũng không thể giúp bạn học thêm được nhiều kiến thức gì.
Bởi lẽ, nếu bạn cho người khác quá nhiều phần trong quỹ thời gian của bản thân chỉ vì những điều vô ích, bạn sẽ thu hẹp lượng thời gian mà bạn cần dùng để tập trung cải thiện năng lực của bản thân mình.
Khi nhận được yêu cầu khiến bạn cảm thấy không thoải mái
Môi trường làm việc hàng ngày luôn vô cớ bắt buộc bạn phải đối mặt hoặc tìm cách thức để giải quyết với những tình huống oái ăm này. Đơn cử như bạn phải nhận những nhiệm vụ đột xuất không nằm trong kế hoạch hay sự nhờ vả tùy tiện đến từ phía đồng nghiệp. Vậy liệu bạn sẽ chọn nói “có” hay tìm cách nào đó để từ chối khéo léo?
Biết nói “không” thật ra là kỹ năng vô cùng thiết yếu có thể giúp bạn sống sót tại chính nơi làm việc. Vì vậy, khi bạn cảm thấy khó chịu với những yêu cầu vô lý này, hãy khéo léo và chọn cách từ chối thật thông minh.
II. Cách từ chối công việc không phù hợp để không mất lòng sếp và đồng nghiệp
Hãy nêu lên những lý do từ chối thật khéo léo
Mọi người có thể đưa ra những giả định tiêu cực về tính cách lẫn đạo đức làm việc của bạn nếu bạn chỉ trả lời yêu cầu của họ bằng câu trả lời ngắn gọn là “Không”. Do đó, hãy cho họ biết rõ lý do thật rõ ràng tại sao bạn nghĩ rằng mình không thể đảm nhận được nhiệm vụ được giao.
- Thay vì nói: ”Anh/chị đã yêu cầu tôi đảm nhận một dự án mới nhưng tôi đã có quá nhiều việc rồi. Tôi không thể làm được. Xin lỗi vì điều đó”.
- Hãy thử: “Với khối lượng công việc hiện tại của tôi, tôi không nghĩ mình có thể đáp ứng được kỳ vọng của anh/chị đối với dự án này. Nếu anh/chị cảm thấy tôi là người phù hợp nhất để đảm nhận cho công việc này, tôi rất muốn ngồi xuống cùng với anh/chị và đánh giá lại toàn bộ khối lượng công việc mà tôi đang đảm nhận và các đầu việc ưu tiên hiện tại của tôi. Điều đó sẽ ổn chứ?”.
Để có thể đưa ra lý do thuyết phục như trên, trước tiên bạn cần nhìn thấy rõ ràng mình đang có bao nhiêu đầu việc, việc nào gấp, việc nào có thể lùi lại. Đây chính là điều nhiều người loay hoay nhất: nhớ việc bằng trí nhớ, ghi chú rải rác trên nhiều kênh khác nhau, đến lúc cần trình bày với sếp lại không biết bắt đầu từ đâu.
Hãy trung thực nếu như dự tính được bạn không thể nào đảm bảo kết quả dự án
Đôi khi chúng ta đặt ra mục tiêu quá nhiều mà không nhận ra rằng mục tiêu đó khó có thể thực hiện được trong tương lai. Hoặc bạn nhận được dự án phát sinh không biết trước. Nếu dự tính được mình không thể nào đảm bảo được tính hiệu quả cho dự án sắp nhận thì bạn nên trung thực chứ không nên nhận về hết cho mình mà không đảm bảo tiến độ.
- Thay vì nói: “Tôi biết tôi đã đồng ý tham gia dự án nhưng tôi xin lỗi, tôi không nghĩ rằng tôi có thể làm điều này ngay bây giờ. Tôi đã có quá nhiều việc cần phải làm”.
- Hãy thử: “Khi tôi nói rằng tôi có thể tham gia dự án vào tháng trước, tôi hoàn toàn tin rằng mình có đủ khả năng để có thể hoàn thành xuất sắc mọi công việc. Sau khi đã xem kỹ lưỡng lịch làm việc của mình, tôi nhận ra rằng mình đã làm việc quá sức và có một số cam kết về kết quả mà tôi không thể nào thực hiện được. Điều này có nghĩa là tôi sẽ không thể nào có thể tham gia. Tôi vẫn nghĩ đó là một cơ hội tuyệt vời và bản thân tôi rất muốn tham gia trong tương lai gần”.
Điều chỉnh việc nắm bắt cơ hội
Có những lúc chúng ta phải xin nghỉ ốm hoặc nghỉ việc vì một số trường hợp khẩn cấp của cá nhân, điều này cũng đúng cho các đồng nghiệp. Khi điều này xảy ra, bạn có thể được yêu cầu giúp giải quyết một số tình huống bằng việc đảm nhận thêm một số nhiệm vụ khác.
Nếu bạn thấy bản thân mình đang ở trong tình huống được yêu cầu hỗ trợ cho một đồng nghiệp và bạn không hề có kinh nghiệm hoặc kỹ năng để xử lý yêu cầu một cách nhanh chóng và tự tin, đừng từ chối ngay lập tức bằng cách nói từ “Không”.
Hãy xem xét liệu bạn có thể muốn từ chối nhiệm vụ được giao vì sợ hãi hay không và nếu điều này được cho là đúng, hãy thử biến nó thành một cơ hội phát triển.
- Thay vì nói: “Xin lỗi, điều đó nằm ngoài khả năng của tôi. Tôi sẽ không thể mang lại một kết quả như anh/chị mong muốn”.
- Hãy thử: “Loại công việc này vẫn còn khá mới mẻ đối với tôi nhưng nếu anh/chị chấp nhận rằng tôi cần thêm một chút thời gian để có thể giải quyết vấn đề học tập và tôi rất muốn bản thân mình có thể thử sức với nó sau khi đã học được đủ kiến thức để bắt đầu”.
Giải thích lý do tại sao bạn từ chối sẽ tốt hơn cho họ
Đôi khi, bạn có thể nhận được rất nhiều cơ hội liên chức năng – cơ hội làm việc với các đội nhóm khác – điều này có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về các bộ phận khác trong doanh nghiệp.
Nếu bạn muốn trở thành một người quản lý, những cơ hội này có thể giúp bạn xây dựng nên các kỹ năng cũng như mối quan hệ có thể giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp. Bạn cần nghĩ xem việc nói “có” có thể ảnh hưởng như thế nào đến bạn và nhóm của bạn.
Nếu một nhiệm vụ sẽ làm giảm đi trách nhiệm cốt lõi của bạn hoặc sẽ ảnh hưởng đến khả năng làm việc của bạn trong việc hoàn thành nhiệm vụ có chất lượng cao hoặc cũng không học hỏi hoặc xây dựng nên các mối quan hệ, thì tốt nhất bạn nên nói từ chối.
- Thay vì nói: “Xin lỗi, điều này không có trong bản mô tả công việc của tôi và hiện tại tôi đang có quá nhiều việc cần phải làm”.
- Hãy thử: “Đó có vẻ là một cơ hội tuyệt vời nhưng chúng tôi là một đội nhỏ. Nếu tôi dành khoảng năm giờ một tuần cho những hoạt động tiếp thị thì chúng tôi có thể vướng ngày cho ra mắt sản phẩm chính của mình cũng như nhóm của tôi sẽ gặp không ít khó khăn. Cảm ơn vì đã nghĩ đến tôi. Tôi cũng muốn tìm hiểu thêm nhiều điều về tiếp thị. Và tôi hy vọng anh/chị sẽ xem xét tôi bất cứ khi nào có cơ hội khác”.
III. Cách từ chối công việc trong một vài trường hợp điển hình
1. Cách từ chối khi thấy ý tưởng hoặc kế hoạch có nguy cơ không hiệu quả
Trong công việc, sẽ có những lúc bạn nhận được đề xuất hoặc kế hoạch từ cấp trên/đồng nghiệp mà dựa trên dữ liệu, kinh nghiệm chuyên môn hay thực tế triển khai, bạn nhận thấy rủi ro thất bại cao hoặc hiệu quả mang lại không tương xứng với nguồn lực bỏ ra.
Nếu từ chối quá cảm tính hoặc phủ nhận sạch trơn ý tưởng của đối phương, bạn dễ bị đánh giá là bảo thủ, bàn lùi hoặc thiếu tinh thần cống hiến. Ngược lại, nếu “vâng lời” một cách mù quáng, cả đội nhóm sẽ phải trả giá bằng thời gian, ngân sách và hiệu suất chung.
- Hãy nói: “Em hiểu mục tiêu của kế hoạch là… Tuy nhiên, dựa trên dữ liệu và kinh nghiệm triển khai trước đây, em nhận thấy phương án này có thể gặp rủi ro ở phần… Em đề xuất thử nghiệm trên quy mô nhỏ hoặc điều chỉnh sang phương án… để kiểm chứng hiệu quả trước khi triển khai rộng hơn.”
2. Cách từ chối công việc không phù hợp với nguyên tắc hoặc quy định
Với những nhiệm vụ có thể vi phạm quy định nội bộ, quy trình chuyên môn hoặc nguyên tắc nghề nghiệp, bạn không nên từ chối bằng cảm nhận cá nhân như “em thấy không ổn”.
- Hãy nói: “Em lo rằng phương án này có thể chưa phù hợp với quy định hoặc quy trình hiện hành, đặc biệt ở phần… Trước khi thực hiện, em nghĩ chúng ta nên kiểm tra lại với bộ phận phụ trách hoặc thống nhất một phương án khác để hạn chế rủi ro cho đội nhóm và công ty.”
Cách phản hồi này giúp bạn bảo vệ quan điểm mà vẫn thể hiện thái độ chuyên nghiệp, thận trọng và tôn trọng cấp trên.
3. Cách từ chối khi công việc không thuộc phạm vi trách nhiệm chính
Một số nhiệm vụ có thể không nằm trong mô tả công việc ban đầu nhưng vẫn liên quan đến mục tiêu chung của đội nhóm. Vì vậy, bạn nên phân biệt giữa việc hỗ trợ tạm thời và việc phải đảm nhận một nhiệm vụ không phù hợp trong thời gian dài.
- Hãy nói: “Em hiểu đây là công việc cần được xử lý để đảm bảo tiến độ chung. Tuy nhiên, nhiệm vụ này hiện không thuộc phạm vi công việc chính của em và có thể ảnh hưởng đến các đầu việc em đang phụ trách. Anh/chị có thể cho em biết đây là hỗ trợ tạm thời hay sẽ trở thành nhiệm vụ thường xuyên để em chủ động sắp xếp kế hoạch được không ạ?”
Nếu chỉ có thể hỗ trợ trong thời gian ngắn, bạn có thể nói thêm:
- “Trong tuần này, em có thể hỗ trợ phần… để công việc không bị gián đoạn. Tuy nhiên, nếu nhiệm vụ này cần thực hiện thường xuyên, em nghĩ chúng ta nên thống nhất lại phạm vi trách nhiệm và nguồn lực phụ trách.”
IV. Kết luận
Từ chối nhận việc với công việc mà bạn cảm thấy không ưng ý chưa bao giờ là chuyện dễ dàng. Nhưng nếu bạn cư xử một cách thật thông minh và đan xen một chút sự khéo léo thì sẽ luôn giữ được hình ảnh đẹp trong mắt các đồng nghiệp hay sếp của mình. Hãy tỏ ra mình là một người chuyên nghiệp để nếu không thể đảm nhận được công việc được giao thì vẫn có thể hợp tác vào những dự án khác trong tương lai.
Lưu ý: Nội dung bài viết được biên soạn dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm đăng tải, nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo, không thay thế hoàn toàn tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán chuyên biệt cho từng trường hợp cụ thể. Do quy định pháp luật có thể thay đổi hoặc áp dụng khác nhau tùy tình huống thực tế, MISA khuyến nghị người đọc đối chiếu văn bản pháp luật gốc (MISA có đính kèm căn cứ pháp lý gốc ở trên bài viết) hoặc liên hệ cơ quan thuế/chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng. MISA không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh từ việc áp dụng thông tin trong bài viết mà không có sự xác minh phù hợp.
