Phần mềm quản lý công việc nhóm được thiết kế để đáp ứng nhu cầu phân chia, sắp xếp, giao nhận, quản lý công việc trong đội nhóm, giúp tối ưu hiệu quả về chi phí, con người và thời gian.
| [TẶNG BẠN] Bộ tài liệu hướng dẫn xây dựng quản lý đội nhóm thành công |
Với những ai đang tìm kiếm phần mềm quản lý công việc nhóm, bài viết dưới đây sẽ là cơ sở giúp bạn đánh giá, chọn lựa phần mềm phù hợp dựa trên 3 tiêu chí: Dễ sử dụng, đầy đủ tính năng, chi phí tiết kiệm.
I. Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý công việc nhóm?
Phần mềm quản lý công việc nhóm được thiết kế để đáp ứng nhu cầu phân chia, sắp xếp, giao nhận, quản lý công việc trong đội nhóm, giúp tối ưu hiệu quả về chi phí, con người và thời gian.
Phần mềm giúp “đơn giản hóa” các vấn đề thường phát sinh trong quá trình giải quyết công việc nhóm. Chẳng hạn như:
- Lập kế hoạch công việc: giúp các thành viên trong nhóm khắc phục tình trạng không biết sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc thực hiện trước – sau, đùn đẩy, ùn ứ công việc; không nắm được thời hạn hoàn thành từng đầu việc, dẫn đến sử dụng thời gian kém hiệu quả…
- Phân công công việc: trưởng nhóm dễ dàng phân công đúng người đúng việc, nhờ quan sát được bức tranh tổng thể khối lượng công việc cụ thể từng người trong nhóm đang đảm nhiệm. Từ đó khắc phục tình trạng phân bổ nguồn lực không đồng đều và không có sự liên kết với mục tiêu chung.
- Theo dõi tiến trình, kết quả thực hiện công việc: giải quyết các công việc phát sinh trong quá trình thực hiện, hỗ trợ đồng đội, bổ sung hoặc cắt giảm nguồn lực (chi phí, con người) khi cần thiết để tối ưu hiệu quả tài nguyên.
- Báo cáo hiệu quả công việc: Thông qua các báo cáo được ứng dụng làm việc nhóm nhanh chóng tự động tổng hợp dưới dạng các bảng biểu, sơ đồ trực quan, người quản lý có thể đánh giá hiệu quả thực hiện công việc nhóm của từng cá nhân về năng suất, khối lượng công việc dễ dàng.
| Mẹo quản lý công việc của nhân viên hiệu quả mọi CEO cần biết |
II. Top 5 phần mềm quản lý công việc nhóm được ưa chuộng hiện nay
Có rất nhiều phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí và mất phí thịnh hành trên thị trường hiện nay. Để tìm được một ứng dụng tối ưu và thực sự phù hợp với nhu cầu sử dụng của đội nhóm mình, bạn cần nắm được ưu, nhược điểm của từng ứng dụng cùng một số tính năng nổi bật. Dưới đây MISA AMIS xin liệt kê chi tiết thông tin của top 5 phần mềm quản lý công việc nhóm phổ biến nhất hiện nay.
1. Phần mềm AMIS Công Việc
Là ứng dụng làm việc nhóm do công ty cổ phần MISA phát hành. Với thế mạnh về tài chính – kế toán và nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể, AMIS Công Việc kế thừa được nhiều ưu điểm từ đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm. Từ đó, sản phẩm cũng được đánh giá nằm trong top phần mềm làm task công việc chuyên nghiệp hàng đầu tại Việt Nam.
Để đáp ứng hiệu quả làm việc nhóm, AMIS Công việc cung cấp các tính năng giúp việc cộng tác giữa các thành viên trong team nhanh chóng, chặt chẽ hơn.
– Lập kế hoạch công việc nhóm: Xác định mục tiêu công việc, tạo lập chi tiết các đầu việc cha, đầu việc con, người thực hiện, thời hạn hoàn thành, dự trù & phân bổ chi phí…
– Giao, nhận việc tức thì: nhờ tính năng thông báo đẩy và email thông báo tự động khi nhận việc hoặc phát sinh các công việc dưới dạng người có liên quan.
– Tương tác dễ dàng: chat, tag tên, trao đổi trực tiếp giữa các thành viên trong nhóm theo từng đầu việc, gửi kết quả công việc và xin phê duyệt từ trưởng nhóm. Đính kèm các file tài liệu ngay trên ứng dụng vô cùng thuận tiện.
– Theo dõi và giám sát: trưởng nhóm theo dõi tiến độ và hiệu suất làm việc của nhân viên mọi lúc mọi nơi, ngay cả khi các thành viên trong nhóm không cùng làm việc trong một không gian bằng các thiết bị như PC, laptop, điện thoại, máy tính bảng.
– Lập báo cáo: nhiều loại báo cáo khác nhau được thiết lập tự động nhanh chóng, trực quan, giúp trưởng nhóm dễ dàng hệ thống hóa các dữ liệu về nguồn lực, hiệu quả công việc, năng suất nhân viên,…
Ưu điểm nổi bật của AMIS Công Việc:
– Dễ sử dụng, giao diện đẹp, có thể linh hoạt sử dụng trên mọi thiết bị kết nối mạng
– Ngoài phiên bản tiếng Việt, phần mềm đáp ứng cả phiên bản tiếng Anh
– Quản lý, theo dõi tiến độ công việc và nắm bắt hiệu quả theo nhiều dạng hiển thị: biểu đồ Gantt, dạng lịch Calendar, dạng bảng Kanban, dạng danh sách…
– Chi phí sử dụng hợp lý so với các phần mềm tương tự trên thị trường Việt Nam, có nhiều gói giải pháp phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp.
Nhược điểm:
– Chưa có bản free cho nhóm làm việc ít người như một số phần mềm nước ngoài khác. Chỉ free dùng thử trong 15 ngày.
>> Như vậy, có thể đánh giá AMIS Công Việc là lựa chọn thông minh đáp ứng được cả ba tiêu chí được đưa ra ở đầu bài viết: Dễ sử dụng, đầy đủ tính năng, chi phí tiết kiệm.
2, Phần mềm Trello
Trello là một ứng dụng làm việc nhóm nổi tiếng thế giới với dạng bảng đánh giá làm việc nhóm Kanban, quản lý đầu công việc theo các danh mục chính là To do, Doing và Done.
Phần mềm đáp ứng các tính năng quản lý làm việc nhóm cụ thể như:
- Thiết lập kế hoạch các công việc cần làm, người thực hiện, thời hạn hoàn thành
- Thêm thành viên, ủy quyền hay chỉ định vai trò cho các thành viên trong nhóm
- Gắn thẻ công việc, người thực hiên, dễ dàng tìm kiếm thông tin công việc
- Đính kèm tệp trên phần mềm và di chuyển các đầu việc theo trạng thái trên từng bảng
- Có thể bình luận trên các đầu việc
Ưu điểm của Trello:
- Phần mềm dễ sử dụng, giao diện đơn giản, dễ làm quen và thao tác
- Có bản miễn phí trọn đời cho các nhóm làm việc với số lượng ít thành viên, tuy nhiên bị hạn chế chức năng
- Thích hợp với nhóm làm việc quy mô nhỏ
- Có thể tích hợp sử dụng trên cả thiết bị PC và laptop, mobile
Nhược điểm:
Các bản tính phí cho doanh nghiệp có nhiều nhóm, dự án tính phí khá cao.
| [TẶNG BẠN] Bộ tài liệu hướng dẫn xây dựng quản lý đội nhóm thành công |
3, Phần mềm quản lý công việc nhóm Microsoft Project
Microsoft Project là phần mềm quản lý công việc nhóm của Microsoft, được coi là một ứng dụng chất lượng cao dùng để quản lý đội nhóm, dự án và các công việc liên quan.
Các chức năng mà phần mềm này cung cấp nổi bật như:
– Lập kế hoạch công việc: các đầu việc, người thực hiện, thời hạn hoàn thành
– Xây dựng lộ trình công việc nhóm khoa học
– Hệ thống báo cáo khá chi tiết: tiến độ hoàn thành công việc, năng suất nhân viên thực hiện…
– Dễ dàng tìm kiếm thông tin của các dự án khác nhau
– Đệ trình, phê duyệt công việc và trao đổi giữa các thành viên trong nhóm tại mỗi đầu việc
– Quản lý hệ thống tài nguyên thuộc nhóm/dự án
Ưu điểm:
– Có khả năng làm việc linh hoạt trên nhiều thiết bị máy tính, điện thoại. Đáp ứng nhu cầu làm việc từ xa của đội nhóm
– Có 2 loại giải pháp linh hoạt cho người dùng lựa chọn, bao gồm cả bản online và bản offline
– Khá đầy đủ tính năng, đáp ứng nhu cầu người dùng
Nhược điểm:
Chi phí sử dụng cho đầy đủ tính năng kể trên khá lớn đối với các dự án, doanh nghiệp có ngân sách nhỏ.
4, Ứng dụng làm việc nhóm Slack
Slack được coi là một ứng dụng làm việc nhóm giúp team của bạn làm việc cùng nhau hiệu quả hơn với sự tương tác, trao đổi qua khung chat linh hoạt. Nếu như những phần mềm khác có thế mạnh về cá chức năng giao việc, quản lý task thì Slack lại tập trung phát triển các tính năng giúp việc tương tác nhóm mạnh mẽ, gắn kết hơn.
Không giống email, các hội thoại trên phần mềm dễ tìm kiếm và theo dõi tại mỗi nhóm/dự án, các thành viên có thể gọi trao đổi, chia sẻ dữ liệu, các tệp và kết nối với các ứng dụng khác do có mở cổng API trên phần mềm.
Ưu điểm:
– Phần mềm được sử dụng chủ yếu trên di động, đáp ứng tính linh hoạt mà người dùng mong muốn
– Tính năng gắn trên, tương tác đi đầu trong các ứng dụng: dễ dàng comment trao đổi thông tin, gửi tin nhắn và thực hiện các cuộc gọi cho thành viên trong nhóm, bao gồm cả cuộc gọi thường và video calls
– Khả năng kết nối với các ứng dụng, dịch vụ khác như Google drive, offcice 365….
– Đáp ứng mọi quy mô nhóm/dự án/doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn
– phần mềm quản lý công việc nhóm Slack có bản miễn phí trọn đời cho người dùng và bị giới hạn tính năng
Nhược điểm:
Hệ thống báo cáo, phân bổ nguồn lực chưa thực sự chuyên sâu như AMIS Công việc hay Microsoft Project.
5, Phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí Dropbox
Dropbox nổi tiếng là ứng dụng lưu trữ tài liệu, ở nhiều quốc gia, ứng dụng này cũng được các công ty hay nhiều team làm việc cộng tác sử dụng.
Trên bản cloud, ứng dụng này cho phép các thành viên ở vị trí địa lý khác nhau dễ dàng truy cập cùng một “không gian ảo” để làm việc. Cùng chia sẻ và truy cập dữ liệu, chỉ cần có kết nối mạng.
Ưu điểm:
– Không gian lưu trữ dữ liệu khá lớn và chưa tính phí sử dụng
– Dễ dàng truy cập, chia sẻ thông tin và lưu trữ dữ liệu làm việc trong nhóm
Nhược điểm:
Được biết đến với chức năng chính là lưu trữ dữ liệu, Dropbox có những hạn chế về các chức năng quản trị đầu công việc như thiết lập kế hoạch, nguồn lực, ngân sách, thời gian thực hiện dự án hay hệ thống báo cáo hiệu quả công việc nhóm.
Nếu nhóm làm việc của bạn có thể kiểm soát tốt kế hoạch, tiến độ và lộ trình công việc, cần nhiều hơn không gian lưu trữ thì Dropbox sẽ là một lựa chọn phù hợp.
Tạm kết:
Trên đây là top 5 phần mềm quản lý công việc nhóm phổ biến và hiệu quả mà nhiều team, dự án, doanh nghiệp đang sử dụng. Tại Việt Nam, AMIS Công Việc được coi là một trong những phần mềm quản lý công việc nhóm tốt nhất hiện nay được hơn 12.000 khách hàng sử dụng.
Hãy biến việc quản lý – điều hành doanh nghiệp từ xa trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết với các tính năng toàn diện, thông minh, dễ sử dụng và chi phí hợp lý của AMIS Công Việc
| Bài viết liên quan:
Báo giá phần mềm quản lý công việc nhóm AMIS Công việc 2021 MỚI NHẤT Phần mềm quản lý công việc online MISA AMIS tốt nhất dành cho DN 2021 |
Xin mời tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý công việc nhóm MISA AMIS để nâng cao hiệu quả: quản lý, phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên. Miễn phí trải nghiệm trong 15 ngày.
