Phần mềm quản lý công việc nhóm được thiết kế để đáp ứng nhu cầu phân chia, sắp xếp, giao nhận, quản lý công việc trong đội nhóm, giúp tối ưu hiệu quả về chi phí, con người và thời gian. Với những ai đang tìm kiếm phần mềm quản lý công việc nhóm, bài viết dưới đây sẽ là cơ sở giúp bạn đánh giá, chọn lựa phần mềm phù hợp dựa trên 3 tiêu chí: Dễ sử dụng, đầy đủ tính năng, chi phí tiết kiệm.
| [TẶNG BẠN] Bộ tài liệu hướng dẫn xây dựng quản lý đội nhóm thành công |
I. Top 10 phần mềm quản lý công việc nhóm được ưa chuộng hiện nay
Có rất nhiều phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí và mất phí thịnh hành trên thị trường hiện nay. Để tìm được một ứng dụng tối ưu và thực sự phù hợp với nhu cầu sử dụng của đội nhóm mình, bạn cần nắm được ưu, nhược điểm của từng ứng dụng cùng một số tính năng nổi bật. Dưới đây MISA AMIS xin liệt kê chi tiết thông tin của top 5 phần mềm quản lý công việc nhóm phổ biến nhất hiện nay.
1. Phần mềm AMIS Công Việc
Là ứng dụng làm việc nhóm do công ty cổ phần MISA phát hành. Với thế mạnh về tài chính – kế toán và nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể, AMIS Công Việc kế thừa được nhiều ưu điểm từ đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm. Từ đó, sản phẩm cũng được đánh giá nằm trong top phần mềm làm task công việc chuyên nghiệp hàng đầu tại Việt Nam.
Để đáp ứng hiệu quả làm việc nhóm, AMIS Công việc cung cấp các tính năng giúp việc cộng tác giữa các thành viên trong team nhanh chóng, chặt chẽ hơn.
– Lập kế hoạch công việc nhóm: Xác định mục tiêu công việc, tạo lập chi tiết các đầu việc cha, đầu việc con, người thực hiện, thời hạn hoàn thành, dự trù & phân bổ chi phí…
– Giao, nhận việc tức thì: nhờ tính năng thông báo đẩy và email thông báo tự động khi nhận việc hoặc phát sinh các công việc dưới dạng người có liên quan.
– Tương tác dễ dàng: chat, tag tên, trao đổi trực tiếp giữa các thành viên trong nhóm theo từng đầu việc, gửi kết quả công việc và xin phê duyệt từ trưởng nhóm. Đính kèm các file tài liệu ngay trên ứng dụng vô cùng thuận tiện.
– Theo dõi và giám sát: trưởng nhóm theo dõi tiến độ và hiệu suất làm việc của nhân viên mọi lúc mọi nơi, ngay cả khi các thành viên trong nhóm không cùng làm việc trong một không gian bằng các thiết bị như PC, laptop, điện thoại, máy tính bảng.
– Lập báo cáo: nhiều loại báo cáo khác nhau được thiết lập tự động nhanh chóng, trực quan, giúp trưởng nhóm dễ dàng hệ thống hóa các dữ liệu về nguồn lực, hiệu quả công việc, năng suất nhân viên,…
Ưu điểm nổi bật của AMIS Công Việc:
– Dễ sử dụng, giao diện đẹp, có thể linh hoạt sử dụng trên mọi thiết bị kết nối mạng
– Ngoài phiên bản tiếng Việt, phần mềm đáp ứng cả phiên bản tiếng Anh
– Quản lý, theo dõi tiến độ công việc và nắm bắt hiệu quả theo nhiều dạng hiển thị: biểu đồ Gantt, dạng lịch Calendar, dạng bảng Kanban, dạng danh sách…
– Chi phí sử dụng hợp lý so với các phần mềm tương tự trên thị trường Việt Nam, có nhiều gói giải pháp phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp.
Nhược điểm:
– Chưa có bản free cho nhóm làm việc ít người như một số phần mềm nước ngoài khác. Chỉ free dùng thử trong 15 ngày.
>> Như vậy, có thể đánh giá AMIS Công Việc là lựa chọn thông minh đáp ứng được cả ba tiêu chí được đưa ra ở đầu bài viết: Dễ sử dụng, đầy đủ tính năng, chi phí tiết kiệm.
2, Phần mềm Trello
Trello là một ứng dụng làm việc nhóm nổi tiếng thế giới với dạng bảng đánh giá làm việc nhóm Kanban, quản lý đầu công việc theo các danh mục chính là To do, Doing và Done.
Phần mềm đáp ứng các tính năng quản lý làm việc nhóm cụ thể như:
- Thiết lập kế hoạch các công việc cần làm, người thực hiện, thời hạn hoàn thành
- Thêm thành viên, ủy quyền hay chỉ định vai trò cho các thành viên trong nhóm
- Gắn thẻ công việc, người thực hiên, dễ dàng tìm kiếm thông tin công việc
- Đính kèm tệp trên phần mềm và di chuyển các đầu việc theo trạng thái trên từng bảng
- Có thể bình luận trên các đầu việc
Ưu điểm của Trello:
- Phần mềm dễ sử dụng, giao diện đơn giản, dễ làm quen và thao tác
- Có bản miễn phí trọn đời cho các nhóm làm việc với số lượng ít thành viên, tuy nhiên bị hạn chế chức năng
- Thích hợp với nhóm làm việc quy mô nhỏ
- Có thể tích hợp sử dụng trên cả thiết bị PC và laptop, mobile
Nhược điểm:
Các bản tính phí cho doanh nghiệp có nhiều nhóm, dự án tính phí khá cao.
| [TẶNG BẠN] Bộ tài liệu hướng dẫn xây dựng quản lý đội nhóm thành công |
3, Phần mềm quản lý công việc nhóm Microsoft Project
Microsoft Project là phần mềm quản lý công việc nhóm của Microsoft, được coi là một ứng dụng chất lượng cao dùng để quản lý đội nhóm, dự án và các công việc liên quan.
Các chức năng mà phần mềm này cung cấp nổi bật như:
– Lập kế hoạch công việc: các đầu việc, người thực hiện, thời hạn hoàn thành
– Xây dựng lộ trình công việc nhóm khoa học
– Hệ thống báo cáo khá chi tiết: tiến độ hoàn thành công việc, năng suất nhân viên thực hiện…
– Dễ dàng tìm kiếm thông tin của các dự án khác nhau
– Đệ trình, phê duyệt công việc và trao đổi giữa các thành viên trong nhóm tại mỗi đầu việc
– Quản lý hệ thống tài nguyên thuộc nhóm/dự án
Ưu điểm:
– Có khả năng làm việc linh hoạt trên nhiều thiết bị máy tính, điện thoại. Đáp ứng nhu cầu làm việc từ xa của đội nhóm
– Có 2 loại giải pháp linh hoạt cho người dùng lựa chọn, bao gồm cả bản online và bản offline
– Khá đầy đủ tính năng, đáp ứng nhu cầu người dùng
Nhược điểm:
Chi phí sử dụng cho đầy đủ tính năng kể trên khá lớn đối với các dự án, doanh nghiệp có ngân sách nhỏ.
4, Ứng dụng làm việc nhóm Slack
Slack được coi là một ứng dụng làm việc nhóm giúp team của bạn làm việc cùng nhau hiệu quả hơn với sự tương tác, trao đổi qua khung chat linh hoạt. Nếu như những phần mềm khác có thế mạnh về cá chức năng giao việc, quản lý task thì Slack lại tập trung phát triển các tính năng giúp việc tương tác nhóm mạnh mẽ, gắn kết hơn.
Không giống email, các hội thoại trên phần mềm dễ tìm kiếm và theo dõi tại mỗi nhóm/dự án, các thành viên có thể gọi trao đổi, chia sẻ dữ liệu, các tệp và kết nối với các ứng dụng khác do có mở cổng API trên phần mềm.
Ưu điểm:
– Phần mềm được sử dụng chủ yếu trên di động, đáp ứng tính linh hoạt mà người dùng mong muốn
– Tính năng gắn trên, tương tác đi đầu trong các ứng dụng: dễ dàng comment trao đổi thông tin, gửi tin nhắn và thực hiện các cuộc gọi cho thành viên trong nhóm, bao gồm cả cuộc gọi thường và video calls
– Khả năng kết nối với các ứng dụng, dịch vụ khác như Google drive, offcice 365….
– Đáp ứng mọi quy mô nhóm/dự án/doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn
– phần mềm quản lý công việc nhóm Slack có bản miễn phí trọn đời cho người dùng và bị giới hạn tính năng
Nhược điểm:
Hệ thống báo cáo, phân bổ nguồn lực chưa thực sự chuyên sâu như AMIS Công việc hay Microsoft Project.
5, Phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí Dropbox
Dropbox nổi tiếng là ứng dụng lưu trữ tài liệu, ở nhiều quốc gia, ứng dụng này cũng được các công ty hay nhiều team làm việc cộng tác sử dụng.
Trên bản cloud, ứng dụng này cho phép các thành viên ở vị trí địa lý khác nhau dễ dàng truy cập cùng một “không gian ảo” để làm việc. Cùng chia sẻ và truy cập dữ liệu, chỉ cần có kết nối mạng.
Ưu điểm:
– Không gian lưu trữ dữ liệu khá lớn và chưa tính phí sử dụng
– Dễ dàng truy cập, chia sẻ thông tin và lưu trữ dữ liệu làm việc trong nhóm
Nhược điểm:
Được biết đến với chức năng chính là lưu trữ dữ liệu, Dropbox có những hạn chế về các chức năng quản trị đầu công việc như thiết lập kế hoạch, nguồn lực, ngân sách, thời gian thực hiện dự án hay hệ thống báo cáo hiệu quả công việc nhóm.
Nếu nhóm làm việc của bạn có thể kiểm soát tốt kế hoạch, tiến độ và lộ trình công việc, cần nhiều hơn không gian lưu trữ thì Dropbox sẽ là một lựa chọn phù hợp.
|
Hãy tham gia bài test miễn phí về Kỹ năng lãnh đạo (Leadership Skills) để đánh giá chính xác mức độ hiểu biết và nâng cao các kỹ năng lãnh đạo của bạn ngay hôm nay!
|
6. Asana
Asana là phần mềm được tích hợp với các công cụ làm việc nhóm, giúp việc quản lý tiến trình và tác vụ được thực hiện một cách dễ dàng. Trên phần mềm các thành viên có thể dễ dàng nắm bắt và trao đổi thông tin nhanh chóng, đơn giản nhưng đạt được hiệu suất cao.
Ưu điểm
- Được thiết kế đơn giản, dễ dàng thực hiện các thao tác
- Dễ dàng phân chia và nhận nhiệm vụ
- Tham giao vào quá trình thảo luận công việc
- Theo dõi được tiến độ công việc dễ dàng bằng các báo cáo trực quan
- Dễ dàng đính kèm tài liệu nhờ tính năng liên kết với google drive
Nhược điểm
- Phiên bản miễn phí chỉ giới hạn được 15 người dùng
- Tại phiên bản miễn phí bị giới hạn một số tính năng, chỉ khi dùng bản nâng cấp doanh nghiệp mới thêm được người dùng và sử dụng tất cả các tính năng.
7. Microsoft to do
Đây là phần mềm quản lý công việc nhóm giúp bạn có thể lên kế hoạch và quản lý các công việc của mình một cách chi tiết và hiệu quả nhất. Thông qua phần mềm, bạn có thể theo sát được tiến độ công việc đồng thời update kịp thời các đầu việc nhanh chóng. Cập nhật thông tin tức thời khi có biến động.
Ưu điểm
- Phần mềm giúp nhắc nhở công việc hằng ngày
- Có thể sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau
- Danh sách công việc được tùy chỉnh theo sở thích cá nhân
- Có giao diện tối để bảo vệ mắt
- Có thể kế nối được với nhiều ứng dụng khác
Nhược điểm
- Người dùng Microsoft To-Do chỉ kết nối được với lịch trình cá nhân trên Outlook. Đây là một hạn chế lớn khi Outlook hiện nay không còn là phần mềm được nhiều người dùng.
8. Phần mềm Teamwork
Phần mềm quản lý công việc nhóm online Teamwork, hỗ trợ người dùng quản lý dự án, quản lý công việc được nhiều tổ chức và cá nhân sử dụng. Hiện nay với giao diện được thiết kế đơn giản, khả năng truyền tải thông tin mạnh mẽ vì vậy mà phần mềm này được lựa chọn để quản lý công hoặc những dự án phức tạp.
Ưu điểm nổi bật
- Giao diện được thiết trực quan, bố cục đôn giản dễ sử dụng
- Theo dõi được các hoạt động đã thực hiện gần đây
- Nhanh chóng biết được tổng quan dự án
- Thông tin công việc được truyền tải tới tất cả các thành viên một cách dễ dàng
- Tạo danh sách, phân công và quản lý nhiệm vụ hiệu quả
Nhược điểm
- Đối với những người không biết nhiều về công nghệ, thì Teamwork không phù hợp để sử dụng bởi nó khó sử dụng.
- Việc phân chia công việc con chưa hiệu quả, đòi hỏi sự phức tạp và có nhiều dạng phân nhánh.
9. Wrike
Đây là phần mềm giúp công việc nhóm được hoàn thành một cách thuận lợi hơn. Tại phần mềm bạn có thể dễ dàng tạo các dự án mới sau đó mời thêm thành viên của mình tham gia. Tại đây bạn có thể dễ dàng theo dõi công việc, trao đổi thông tin, sắp xếp những công việc ưu tiên chỉ bằng những thao tác nhỏ.
Ưu điểm
- Có thể dùng ở bất cứ đâu khi có internet
- Dễ dàng truy cấp vào thư mục và xem công việc mọi nơi
- Dễ dàng lập kế hoạch và giao nhiệm vụ
- Có thể đính kèm file và hình ảnh để dễ làm việc
- Có bộ đếm thời gian tự động
- Báo cáo tùy chỉnh và trực quan
Nhược điểm
- Phần mềm chỉ miến phí và có dung lượng là 2GB cho 5 người sử dụng, nếu số thành viên tăng lên thì cần mua bản nâng cấp. Tùy mức độ sử dụng sẽ có mức giá khác nhau.
10. Jira Software
Phần mềm này được phát triển dựa trên phương pháp quản lý Agile Cũng giống như những phần mềm khác JIRA hỗ trợ việc lập kế hoạch, theo dõi dự án của mình. Kể cả khi bạn có nhiều dự án cần quản trị, bạn cũng có thể truy cập trên các thiết bị khác nhau thông qua nền tản đám mây mà phần mềm sử dụng.
Ưu điểm của Jira
- Dễ dàng lên kế hoạch, phân chia nhiệm vụ cho các thành viên
- Theo dõi và đánh giá kết quản thực hiện của dự án hằng ngày
- Có thể quản lý được nhiều dự án cùng một lúc
Nhược điểm
- Thiết kế giao diện phúc tạp, cần nhiều thời gian để làm quen
- Dùng thử miễn phí được 7 ngày, sau 7 ngày cần phải trả phí để tiếp tục sử dụng
>> Xem Thêm: Top 10 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay
II. Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý công việc nhóm?
Phần mềm quản lý công việc nhóm được thiết kế để đáp ứng nhu cầu phân chia, sắp xếp, giao nhận, quản lý công việc trong đội nhóm, giúp tối ưu hiệu quả về chi phí, con người và thời gian.
Phần mềm giúp “đơn giản hóa” các vấn đề thường phát sinh trong quá trình giải quyết công việc nhóm. Chẳng hạn như:
- Lập kế hoạch công việc: giúp các thành viên trong nhóm khắc phục tình trạng không biết sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc thực hiện trước – sau, đùn đẩy, ùn ứ công việc; không nắm được thời hạn hoàn thành từng đầu việc, dẫn đến sử dụng thời gian kém hiệu quả…
- Phân công công việc: trưởng nhóm dễ dàng phân công đúng người đúng việc, nhờ quan sát được bức tranh tổng thể khối lượng công việc cụ thể từng người trong nhóm đang đảm nhiệm. Từ đó khắc phục tình trạng phân bổ nguồn lực không đồng đều và không có sự liên kết với mục tiêu chung.
- Theo dõi tiến trình, kết quả thực hiện công việc: giải quyết các công việc phát sinh trong quá trình thực hiện, hỗ trợ đồng đội, bổ sung hoặc cắt giảm nguồn lực (chi phí, con người) khi cần thiết để tối ưu hiệu quả tài nguyên.
- Báo cáo hiệu quả công việc: Thông qua các báo cáo được ứng dụng làm việc nhóm nhanh chóng tự động tổng hợp dưới dạng các bảng biểu, sơ đồ trực quan, người quản lý có thể đánh giá hiệu quả thực hiện công việc nhóm của từng cá nhân về năng suất, khối lượng công việc dễ dàng.
| Mẹo quản lý công việc của nhân viên hiệu quả mọi CEO cần biết |
III. Tiêu chí để lựa chọn phần mềm quản lý công việc nhóm
Để lựa chọn được phần mềm quản lý công việc nhóm, doanh nghiệp và người dùng cần lựa chọn dựa theo một vài tiêu chí sau:
- Khả năng dễ sử dụng
Việc sử dụng phần mềm liên quan đến tất cả thành viên trong nhóm, chính vì thế không phải ai cũng có khả năng công nghệ như nhau, vì vậy mà khả năng dễ sử dụng nên được chọn là tiêu chí đầu tiên
- Các tính năng của phần mềm
Phần mềm quản lý công việc nhóm cần đáp ứng được các tính năng như: lập kế hoạch, giao việc, theo dõi tiến độ, nhắc nhở, bảo cáo tổng quan,… và một số các tính năng nâng cao phụ thuộc vào yêu cầu của nhóm sử dụng.
- Chi phí hợp lý
Chi phí cũng là một tiêu chí mà bạn cần quan tâm khi lựa chọn phần mềm. Tùy thuộc vào khả năng tài chính hiện có của doanh nghiệp mà lựa chọn những phần mềm phù hợp.
- Hỗ trợ từ nhà cung cấp
Sự hỗ trợ từ nhà cung cấp là một trong những yếu tố ảnh hường nhiều đến việc lựa chọn phầm mềm quản lý công việc nhóm online. Điều này ảnh hưởng lâu dài đến quá trình sử dụng phần mềm cũng như là việc bắt đầu triển khai sử dụng phần mềm.
- Sử dụng được trên nhiều thiết bị
Thời đại công nghệ 4.0 phát triển, người ta có teher làm việc ở bất cứ đâum trên các thiết bị khác nhau. Chính vì vậy mà việc lựa chọn phần mềm để làm việc nhóm nên chọn những sản phẩm có thể dễ dàng đồng bộ giữa nhiều thiết bị để dễ dàng cho việc làm việc.
- Quy lý đa chiều
Đối với các doanh nghiệp thì đây được xem là tiêu chí quan trọng nhất. Vì điều hành cùng lúc rất nhiều dự án, phòng ban khác nhau. Chính vì vậy mà việc quản lý được tổng hợp tình trạng của các dự án và phòng ban giúp lãnh đạo có thể nắm rõ được tình hình và có những điều chỉnh kịp thời.
- Ủy quyền cho nhiều cấp
Hiện nay chưa nhiều phần mềm áp dụng tính năng giao việc theo cấp. Viếc phân chia công việc cho từng cấp giúp thúc đẩy công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nhờ vào đó quản lý cũng có thể dễ dàng theo dõi tiến độ và đánh giá năng lực làm việc một cách minh bạch.
Kết luận
Trên đây là top 10 phần mềm quản lý công việc nhóm phổ biến và hiệu quả mà nhiều team, dự án, doanh nghiệp đang sử dụng. Tại Việt Nam, AMIS Công Việc được coi là một trong những phần mềm quản lý công việc nhóm tốt nhất hiện nay được hơn 12.000 khách hàng sử dụng.
Xin mời tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý công việc nhóm MISA AMIS để nâng cao hiệu quả: quản lý, phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên. Miễn phí trải nghiệm trong 15 ngày.
