Có rất nhiều phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí và mất phí thịnh hành trên thị trường hiện nay. Để tìm được một ứng dụng tối ưu và thực sự phù hợp với nhu cầu sử dụng của đội nhóm mình, bạn cần nắm được ưu, nhược điểm của từng ứng dụng cùng một số tính năng nổi bật. Dưới đây MISA AMIS xin liệt kê chi tiết thông tin của top 17 phần mềm làm việc nhóm thịnh hành nhất hiện nay.
I. Top 17 phần mềm quản lý công việc nhóm được ưa chuộng hiện nay
Phần mềm quản lý công việc nhóm được thiết kế để đáp ứng nhu cầu phân chia, sắp xếp, giao nhận, quản lý công việc trong đội nhóm, giúp tối ưu hiệu quả về chi phí, con người và thời gian. Với những ai đang tìm kiếm phần mềm quản lý công việc nhóm, bài viết dưới đây sẽ là cơ sở giúp bạn đánh giá, chọn lựa phần mềm phù hợp dựa trên 3 tiêu chí: Dễ sử dụng, đầy đủ tính năng, chi phí tiết kiệm.
BẢNG SO SÁNH NHANH CÁC PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC NHÓM
| Tên phần mềm | Hỗ trợ quản lý di động | Hỗ trợ lập kế hoạch | Nền tảng hỗ trợ | Miễn phí/Trả phí |
| MISA AMIS Công việc | Có | Có | Windows, MacOS |
|
| Trello | Có | Có | Windows |
|
| Microsoft Project | Có | Có | Windows |
Gói cơ bản $10/tháng/người dùng Gói cao cấp $55/tháng/người dùng |
| Slack | Không | Không | Windows | Gói trả phí từ $6.67/tháng/người dùng |
| Dropbox | Có | Không | Windows, MacOS |
|
| Asana | Có | Có | Windows |
|
| Microsoft to do | Có | Có | Window | Miễn phí |
| Teamwork | Không | Có | Windows |
|
| Wrike | Có | Có | Windows, MacOS |
|
| Jira Software | Có | Có | Windows, MacOS |
|
| Todoist | Không | Không | Windows |
|
| ClickUp | Có | Không | Windows, MacOS |
|
| Monday.com | Có | Không | Windows, MacOS |
|
| Basecamp | Không | Có | Windows, MacOS | Gói duy nhất $99/tháng cho toàn bộ công ty, không giới hạn người dùng |
| Notion | Có | Không | Windows, MacOS |
|
| Smartsheet | Có | Có | Windows, MacOS |
|
| Airtable | Có | Không | Windows, MacOS |
|
1. AMIS Công Việc
Là ứng dụng làm việc nhóm do công ty cổ phần MISA phát hành. Với thế mạnh về tài chính – kế toán và nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể, AMIS Công Việc kế thừa được nhiều ưu điểm từ đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm. Từ đó, sản phẩm cũng được đánh giá nằm trong top phần mềm quản lý đội nhóm chuyên nghiệp hàng đầu tại Việt Nam.
| ✔️ Tên doanh nghiệp | Công Ty Cổ Phần MISA |
| ✔️ Nơi sản xuất | Việt Nam |
| ✔️ Quy mô doanh nghiệp | 2000 – 2500 |
| ✔️ Năm thành lập | 1994 |
| ✔️ Chi phí | Tùy thuộc vào số người sử dụng |
| ✔️ Bản miễn phí | Miễn phí dùng thử 15 ngày |
| ✔️ Website | https://amis.misa.vn/amis-cong-viec/ |
| ✔️ Trụ sở chính | Tầng 9, tòa nhà Technosoft – Ngõ 15 Duy Tân, Q.Cầu giấy, Hà Nội |
| ✔️ Hotline | 024 3795 9595 |
Để đáp ứng hiệu quả làm việc nhóm, MISA AMIS Công việc cung cấp các tính năng giúp việc cộng tác giữa các thành viên trong team nhanh chóng, chặt chẽ hơn.
Tính năng nổi bật
- Lập kế hoạch công việc nhóm: Xác định mục tiêu công việc, tạo lập chi tiết các đầu việc cha, đầu việc con, người thực hiện, thời hạn hoàn thành, dự trù & phân bổ chi phí…
- Giao, nhận việc tức thì: nhờ tính năng thông báo đẩy và email thông báo tự động khi nhận việc hoặc phát sinh các công việc dưới dạng người có liên quan.
- Tương tác dễ dàng: chat, tag tên, trao đổi trực tiếp giữa các thành viên trong nhóm theo từng đầu việc, gửi kết quả công việc và xin phê duyệt từ trưởng nhóm. Đính kèm các file tài liệu ngay trên ứng dụng vô cùng thuận tiện.
- Theo dõi và giám sát: trưởng nhóm theo dõi tiến độ và hiệu suất làm việc của nhân viên mọi lúc mọi nơi, ngay cả khi các thành viên trong nhóm không cùng làm việc trong một không gian bằng các thiết bị như PC, laptop, điện thoại, máy tính bảng.
- Lập báo cáo: nhiều loại báo cáo khác nhau được thiết lập tự động nhanh chóng, trực quan, giúp trưởng nhóm dễ dàng hệ thống hóa các dữ liệu về nguồn lực, hiệu quả công việc, năng suất nhân viên,…
>> Xem chi tiết: Giá phần mềm quản lý công việc MISA AMIS
Ưu điểm:
- Dễ sử dụng, giao diện đẹp, có thể linh hoạt sử dụng trên mọi thiết bị kết nối mạng
- Ngoài phiên bản tiếng Việt, phần mềm đáp ứng cả phiên bản tiếng Anh
- Quản lý, theo dõi tiến độ công việc và nắm bắt hiệu quả theo nhiều dạng hiển thị: biểu đồ Gantt, dạng lịch Calendar, dạng bảng Kanban, dạng danh sách…
Chi phí sử dụng MISA AMIS Công việc
Phần mềm có chi phí sử dụng hợp lý so với các phần mềm tương tự trên thị trường Việt Nam là 40.000VNĐ/người dùng/tháng. Phần mềm cung cấp gói từ 20 người dùng và có nhiều gói giải pháp khác phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp.
MISA AMIS – Tự hào đồng hành cùng 170.000 Doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số, và trong đó giài pháp MISA AMIS Công Việc đã giúp rất nhiều doanh nghiệp ở các lĩnh vực khác nhau giải quyết bài toán quản lý công việc nhóm và nâng cao năng suất lao động.
2. Trello
Phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí Trello là một ứng dụng làm việc nhóm nổi tiếng thế giới với dạng bảng đánh giá làm việc nhóm Kanban, quản lý đầu công việc theo các danh mục chính là To do, Doing và Done.
Phần mềm đáp ứng các tính năng quản lý làm việc nhóm cụ thể như:
- Thiết lập kế hoạch các công việc cần làm, người thực hiện, thời hạn hoàn thành
- Thêm thành viên, ủy quyền hay chỉ định vai trò cho các thành viên trong nhóm
- Gắn thẻ công việc, người thực hiên, dễ dàng tìm kiếm thông tin công việc
- Đính kèm tệp trên phần mềm và di chuyển các đầu việc theo trạng thái trên từng bảng
- Có thể bình luận trên các đầu việc
Ưu điểm:
- Phần mềm dễ sử dụng, giao diện đơn giản, dễ làm quen và thao tác
- Có bản miễn phí trọn đời cho các nhóm làm việc với số lượng ít thành viên, tuy nhiên bị hạn chế chức năng
- Thích hợp với nhóm làm việc quy mô nhỏ
- Có thể tích hợp sử dụng trên cả thiết bị PC và laptop, mobile
Nhược điểm:
Các bản tính phí cho doanh nghiệp có nhiều nhóm, dự án tính phí khá cao.
Chi phí
Miễn phí trọn đời cho nhóm nhỏ, các gói trả phí từ $9.99/tháng/người dùng.
3. Microsoft Project
Microsoft Project là phần mềm quản lý công việc nhóm của Microsoft, được coi là một ứng dụng chất lượng cao dùng để quản lý đội nhóm, dự án và các công việc liên quan.
Các chức năng mà phần mềm làm việc nhóm này cung cấp nổi bật như:
- Lập kế hoạch công việc: các đầu việc, người thực hiện, thời hạn hoàn thành
- Xây dựng lộ trình công việc nhóm khoa học
- Hệ thống báo cáo khá chi tiết: tiến độ hoàn thành công việc, năng suất nhân viên thực hiện…
- Dễ dàng tìm kiếm thông tin của các dự án khác nhau
- Đệ trình, phê duyệt công việc và trao đổi giữa các thành viên trong nhóm tại mỗi đầu việc
- Quản lý hệ thống tài nguyên thuộc nhóm/dự án
Ưu điểm:
- Có khả năng làm việc linh hoạt trên nhiều thiết bị máy tính, điện thoại. Đáp ứng nhu cầu làm việc từ xa của đội nhóm
- Có 2 loại giải pháp linh hoạt cho người dùng lựa chọn, bao gồm cả bản online và bản offline
- Khá đầy đủ tính năng, đáp ứng nhu cầu người dùng
Nhược điểm:
Chi phí sử dụng cho đầy đủ tính năng kể trên khá lớn đối với các dự án, doanh nghiệp có ngân sách nhỏ.
Chi phí cho Microsoft Project
Gói cơ bản $10/tháng/người dùng
Gói cao cấp $55/tháng/người dùng
4. Slack
Slack được coi là một phần mềm quản lý dự án team của bạn làm việc cùng nhau hiệu quả hơn với sự tương tác, trao đổi qua khung chat linh hoạt. Nếu như những phần mềm khác có thế mạnh về cá chức năng giao việc, quản lý task thì Slack lại tập trung phát triển các tính năng giúp việc tương tác nhóm mạnh mẽ, gắn kết hơn.
Không giống email, các hội thoại trên phần mềm dễ tìm kiếm và theo dõi tại mỗi nhóm/dự án, các thành viên có thể gọi trao đổi, chia sẻ dữ liệu, các tệp và kết nối với các ứng dụng khác do có mở cổng API trên phần mềm.
Ưu điểm:
- Phần mềm được sử dụng chủ yếu trên di động, đáp ứng tính linh hoạt mà người dùng mong muốn
- Tính năng gắn trên, tương tác đi đầu trong các ứng dụng: dễ dàng comment trao đổi thông tin, gửi tin nhắn và thực hiện các cuộc gọi cho thành viên trong nhóm, bao gồm cả cuộc gọi thường và video calls
- Khả năng kết nối với các ứng dụng, dịch vụ khác như Google drive, offcice 365….
- Đáp ứng mọi quy mô nhóm/dự án/doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn
- App quản lý công việc nhóm Slack có bản miễn phí trọn đời cho người dùng và bị giới hạn tính năng
Nhược điểm:
Hệ thống báo cáo, phân bổ nguồn lực chưa thực sự chuyên sâu như AMIS Công việc hay Microsoft Project.
Chi phí
Gói trả phí từ $6.67/tháng/người dùng
5. Dropbox
Phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí Dropbox nổi tiếng là ứng dụng lưu trữ tài liệu, ở nhiều quốc gia, ứng dụng này cũng được các công ty hay nhiều team làm việc cộng tác sử dụng.
Trên bản cloud, ứng dụng này cho phép các thành viên ở vị trí địa lý khác nhau dễ dàng truy cập cùng một “không gian ảo” để làm việc. Cùng chia sẻ và truy cập dữ liệu, chỉ cần có kết nối mạng.
Ưu điểm:
- Không gian lưu trữ dữ liệu khá lớn và chưa tính phí sử dụng
- Dễ dàng truy cập, chia sẻ thông tin và lưu trữ dữ liệu làm việc trong nhóm
Nhược điểm:
Được biết đến với chức năng chính là lưu trữ dữ liệu, Dropbox có những hạn chế về các chức năng quản trị đầu công việc như thiết lập kế hoạch, nguồn lực, ngân sách, thời gian thực hiện dự án hay hệ thống báo cáo hiệu quả công việc nhóm.
Nếu nhóm làm việc của bạn có thể kiểm soát tốt kế hoạch, tiến độ và lộ trình công việc, chỉ cần nhiều hơn không gian lưu trữ thì Dropbox sẽ là một lựa chọn phù hợp.
Chi phí
Gói cơ bản $12/tháng/người dùng
Gói nâng cao $20/tháng/người dùng
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
6. Asana
Phần mềm làm việc nhóm Asana được tích hợp với các công cụ làm việc nhóm, giúp việc quản lý tiến trình và tác vụ được thực hiện một cách dễ dàng. Trên phần mềm các thành viên có thể dễ dàng nắm bắt và trao đổi thông tin nhanh chóng, đơn giản nhưng đạt được hiệu suất cao.
Ưu điểm:
- Được thiết kế đơn giản, dễ dàng thực hiện các thao tác
- Dễ dàng phân chia và nhận nhiệm vụ
- Tham giao vào quá trình thảo luận công việc
- Theo dõi được tiến độ công việc dễ dàng bằng các báo cáo trực quan
- Dễ dàng đính kèm tài liệu nhờ tính năng liên kết với google drive
Nhược điểm:
- Phiên bản miễn phí chỉ giới hạn được 15 người dùng
- Tại phiên bản miễn phí bị giới hạn một số tính năng, chỉ khi dùng bản nâng cấp doanh nghiệp mới thêm được người dùng và sử dụng tất cả các tính năng.
Chi phí sử dụng
Gói cơ bản $10.99/tháng/người dùng
Gói doanh nghiệp từ $24.99/tháng/người dùng
Xem thêm: Top 15 phần mềm crm tố nhất hiện nay tại Việt Nam và thế giới quản lý công việc nhân viên kinh doanh
7. Microsoft to do
Đây là phần mềm quản lý công việc nhóm giúp bạn có thể lên kế hoạch và quản lý các công việc của mình một cách chi tiết và hiệu quả nhất. Thông qua phần mềm, bạn có thể theo sát được tiến độ công việc đồng thời update kịp thời các đầu việc nhanh chóng. Cập nhật thông tin tức thời khi có biến động.
Ưu điểm:
- Phần mềm giúp nhắc nhở công việc hằng ngày
- Có thể sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau
- Danh sách công việc được tùy chỉnh theo sở thích cá nhân
- Có giao diện tối để bảo vệ mắt
- Có thể kế nối được với nhiều ứng dụng khác
Nhược điểm:
- Người dùng Microsoft To-Do chỉ kết nối được với lịch trình cá nhân trên Outlook. Đây là một hạn chế lớn khi Outlook hiện nay không còn là phần mềm được nhiều người dùng.
Chi phí
Miễn phí
8. Teamwork
Phần mềm quản lý công việc nhóm online Teamwork, hỗ trợ người dùng quản lý dự án, quản lý công việc được nhiều tổ chức và cá nhân sử dụng.
Hiện nay với giao diện được thiết kế đơn giản, khả năng truyền tải thông tin mạnh mẽ vì vậy mà phần mềm này được lựa chọn để quản lý công hoặc những dự án phức tạp.
Ưu điểm:
- Giao diện được thiết trực quan, bố cục đôn giản dễ sử dụng
- Theo dõi được các hoạt động đã thực hiện gần đây
- Nhanh chóng biết được tổng quan dự án
- Thông tin công việc được truyền tải tới tất cả các thành viên một cách dễ dàng
- Tạo danh sách, phân công và quản lý nhiệm vụ hiệu quả
Nhược điểm:
- Đối với những người không biết nhiều về công nghệ, thì Teamwork không phù hợp để sử dụng bởi nó khó sử dụng.
- Việc phân chia công việc con chưa hiệu quả, đòi hỏi sự phức tạp và có nhiều dạng phân nhánh.
Chi phí
Gói cơ bản $10/tháng/người dùng
Gói nâng cao $18/tháng/người dùng
9. Wrike
Đây là phần mềm giúp công việc nhóm được hoàn thành một cách thuận lợi hơn. Tại phần mềm bạn có thể dễ dàng tạo các dự án mới sau đó mời thêm thành viên của mình tham gia.
Tại đây bạn có thể dễ dàng theo dõi công việc, trao đổi thông tin, sắp xếp những công việc ưu tiên chỉ bằng những thao tác nhỏ.
Ưu điểm:
- Có thể dùng ở bất cứ đâu khi có Internet
- Dễ dàng truy cấp vào thư mục và xem công việc mọi nơi
- Dễ dàng lập kế hoạch và giao nhiệm vụ
- Có thể đính kèm File và hình ảnh để dễ làm việc
- Có bộ đếm thời gian tự động
- Báo cáo tùy chỉnh và trực quan
Nhược điểm:
- Phần mềm chỉ miễn phí và có dung lượng là 2GB cho 5 người sử dụng, nếu số thành viên tăng lên thì cần mua bản nâng cấp. Tùy mức độ sử dụng sẽ có mức giá khác nhau.
Mức giá sử dụng
Gói miễn phí cho 5 người dùng
Gói chuyên nghiệp từ $9.80/tháng/người dùng
10. Jira Software
Phần mềm này được phát triển dựa trên phương pháp quản lý Agile Cũng giống như những phần mềm khác JIRA hỗ trợ việc lập kế hoạch, theo dõi dự án của mình. Kể cả khi bạn có nhiều dự án cần quản trị, bạn cũng có thể truy cập trên các thiết bị khác nhau thông qua nền tản đám mây mà phần mềm sử dụng.
Ưu điểm:
- Dễ dàng lên kế hoạch, phân chia nhiệm vụ cho các thành viên
- Theo dõi và đánh giá kết quản thực hiện của dự án hằng ngày
- Có thể quản lý được nhiều dự án cùng một lúc
Nhược điểm:
- Thiết kế giao diện phúc tạp, cần nhiều thời gian để làm quen
- Dùng thử miễn phí được 7 ngày, sau 7 ngày cần phải trả phí để tiếp tục sử dụng
Chi phí
Gói cơ bản $7/tháng/người dùng
Gói cao cấp $14/tháng/người dùng
11. Todoist
Đây là phần mềm quản lý công việc nhóm giúp quản lý danh sách công việc một cách khoa học . Với phần mềm Todoist người dùng hoàn toàn có thể an tâm về tiến độ cũng như những thông tin được trao đổi trên nhóm làm việc luôn được cập nhật nhanh chóng và dễ dàng.
Ưu điểm:
- Có thể xem nhiệm vụ cần làm trong ngày
- Chia sẻ và cộng tác với những người khác
- Nắm bắt, cập nhật nhiệm vụ ở bất cứ nơi nào
- Đồng bộ dữ liệu nhanh chóng
- Đánh dấu nhiệm vụ được ưu tiên
Chi phí
Gói cơ bản $3/tháng/người dùng
Gói cho doanh nghiệp từ $5/tháng/người dùng
12. ClickUp
ClickUp là nền tảng quản lý công việc đa năng, giúp các đội nhóm tổ chức, quản lý và theo dõi công việc. Với giao diện thân thiện và nhiều chế độ hiển thị, ClickUp hỗ trợ nhiều loại công việc và dự án khác nhau.
Ưu điểm:
- Giao diện trực quan, dễ thao tác sử dụng
- Đa dạng chế độ hiển thị từ danh sách, bảng Kanban, lịch đến Gantt chart
- Có tính năng quản lý tài liệu, giao việc, theo dõi tiến độ, báo cáo chi tiết
- Tích hợp với nhiều ứng dụng khác như Slack, Google Drive, Trello
Nhược điểm:
- Nhiều tính năng phức tạp cho người mới bắt đầu
- Phiên bản miễn phí giới hạn tính năng và dung lượng lưu trữ
Chi phí
Miễn phí cho người dùng gói cơ bản
Gói trả phí có mức giá $5/tháng/người dùng
13. Monday.com
Công cụ quản lý công việc nhóm Monday.com cho phép các đội nhóm cộng tác và quản lý công việc một cách linh hoạt.
Ưu điểm:
- Thiết kế bắt mắt, giao diện thân thiện, dễ tùy chỉnh theo nhu cầu
- Tính năng quản lý dự án mạnh mẽ, có tích hợp báo cáo tự động
- Hỗ trợ liên kết nhiều ứng dụng như Google Drive, Slack, Zoom
Nhược điểm:
- Chi phí khá cao đối với các doanh nghiệp nhỏ
- Một số tính năng nâng cao yêu cầu người dùng phải chọn trả phí cao cấp
Chi phí
Gói cơ bản từ $8/tháng/người dùng
Gói nâng cao từ $10/tháng/người dùng
14. Basecamp
Basecamp là ứng dụng quản lý dự án trực tuyến đơn giản, tập trung vào việc giao tiếp và hợp tác giữa các thành viên trong nhóm. Nó hỗ trợ chia sẻ tài liệu, giao nhiệm vụ và theo dõi tiến độ công việc.
Ưu điểm:
- Giao diện đơn giản, dễ tiếp cận
- Khả năng quản lý công việc, chia sẻ tài liệu, trao đổi thông tin nhanh chóng
- Tích hợp với Email, thông báo khi có công việc tức thời
Nhược điểm:
- Thiếu một số tính năng báo cáo chi tiết so với các phần mềm khác
- Chi phí cao đối với các doanh nghiệp nhỏ
Chi phí: Cung cấp một gói duy nhất $99/tháng cho toàn bộ công ty, không giới hạn người dùng.
15. Notion
Notion là công cụ quản lý công việc và có tính năng ghi chú mạnh mẽ, giúp đội nhóm tổ chức thông tin và quản lý dự án hiệu quả.
Ưu điểm:
- Tích hợp nhiều tính năng như quản lý công việc, ghi chú, wiki nội bộ
- Giao diện tùy chỉnh linh hoạt, phù hợp với các yêu cầu quản lý khác nhau
- Cho phép các thành viên cộng tác, tích hợp với nhiều ứng dụng khác
Nhược điểm:
- Người dùng mới cần có thời gian làm quen
- Phiên bản miễn phí có giới hạn dung lượng lưu trữ
Chi phí
Miễn phí cho người dùng cơ bản
Gói trả phí từ $4/tháng/người dùng
16. Smartsheet
Smartsheet được đánh giá là phù hợp cho việc lập kế hoạch theo dõi dự án. Nó cung cấp các tính năng quản lý công việc, báo cáo và tự động hóa quy trình.
Ưu điểm:
- Giao diện bảng tính trực quan, thông tin minh bạch
- Quản lý thông tin dự án đầy đủ, báo cáo chi tiết
- Tích hợp được nhiều ứng dụng như Google Workspace, Microsoft Office
Nhược điểm:
- Chi phí cao đối với các doanh nghiệp nhỏ
- Một số tính năng nâng cao yêu cầu phải mua gói cao cấp
Chi phí cho phần mềm Smartsheet
Gói cơ bản từ $14/tháng/người dùng
Gói cao cấp từ $25/tháng/người dùng
17. Airtable
Airtable là một công cụ quản lý dự án nhóm hỗ trợ chia sẻ dữ liệu, cộng tác dễ dàng và tự động hóa. Airtable phù hợp cho nhiều loại hình doanh nghiệp từ tiếp thị, bán hàng, phát triển phần mềm,…
Ưu điểm:
- Tích hợp nhiều tính năng quản lý công việc, cơ sở dữ liệu, bảng tính
- Tích hợp với nhiều ứng dụng khác như Slack, Google Drive, Zapier
- Dễ dàng chia sẻ file và dữ liệu cho đồng nghiệp
Nhược điểm:
- Phiên bản miễn phí có giới hạn tính năng và dung lượng lưu trữ.
- Có thể quá phức tạp cho người mới bắt đầu.
Chi phí
Miễn phí cho người dùng cơ bản.
Gói trả phí từ $10/tháng/người dùng.
II. Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý công việc nhóm?
Phần mềm quản lý công việc nhóm được thiết kế để đáp ứng nhu cầu phân chia, sắp xếp, giao nhận, quản lý công việc trong đội nhóm, giúp tối ưu hiệu quả về chi phí, con người và thời gian.
Phần mềm giúp “đơn giản hóa” các vấn đề thường phát sinh trong quá trình giải quyết công việc nhóm. Chẳng hạn như:
- Lập kế hoạch công việc: giúp các thành viên trong nhóm khắc phục tình trạng không biết sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc thực hiện trước – sau, đùn đẩy, ùn ứ công việc; không nắm được thời hạn hoàn thành từng đầu việc, dẫn đến sử dụng thời gian kém hiệu quả…
- Phân công công việc: trưởng nhóm dễ dàng phân công đúng người đúng việc, nhờ quan sát được bức tranh tổng thể khối lượng công việc cụ thể từng người trong nhóm đang đảm nhiệm. Từ đó khắc phục tình trạng phân bổ nguồn lực không đồng đều và không có sự liên kết với mục tiêu chung. AMIS Công việc cho phép người dùng thêm và đồng bộ nhiệm vụ từ AMIS Bán hàng (phần mềm quản lý nhân viên sale) từ đó giúp trưởng phòng kinh doanh dễ dàng quản lý được tiến độ thực hiện công việc của nhân viên kinh doanh. Dùng thử miễn phí AMIS bán hàng TẠI ĐÂY.
- Theo dõi tiến trình, kết quả thực hiện công việc: giải quyết các công việc phát sinh trong quá trình thực hiện, hỗ trợ đồng đội, bổ sung hoặc cắt giảm nguồn lực (chi phí, con người) khi cần thiết để tối ưu hiệu quả tài nguyên.
- Báo cáo hiệu quả công việc: Thông qua các báo cáo được ứng dụng làm việc nhóm nhanh chóng tự động tổng hợp dưới dạng các bảng biểu, sơ đồ trực quan, người quản lý có thể đánh giá hiệu quả thực hiện công việc nhóm của từng cá nhân về năng suất, khối lượng công việc dễ dàng.
- Lưu trữ dự án, công việc: Khi sử dụng phần mềm, các dự án của bạn sẽ được lưu trữ lại, dễ dàng cho việc lưu trữ
III. Tiêu chí để lựa chọn phần mềm quản lý công việc nhóm
Hiện nay, chuyển đổi số đang diễn ra ngày càng mạnh mẽ, vì thế mà nhu cầu sử dụng phần mềm để quản lý ngày càng nhiều. Vì thế có rất nhiều đơn vị cung cấp các phần mềm khác nhau, với công năng và ứng dụng khác nhau. Chính vì thế để lựa chọn được phần mềm quản lý công việc nhóm, doanh nghiệp và người dùng cần lựa chọn dựa theo một vài tiêu chí sau:
- Khả năng dễ sử dụng
Việc sử dụng phần mềm liên quan đến tất cả thành viên trong nhóm, chính vì thế không phải ai cũng có khả năng công nghệ như nhau, vì vậy mà khả năng dễ sử dụng nên được chọn là tiêu chí đầu tiên
- Các tính năng của phần mềm
Phần mềm quản lý công việc nhóm cần đáp ứng được các tính năng như: lập kế hoạch, giao việc, theo dõi tiến độ, nhắc nhở, bảo cáo tổng quan,… và một số các tính năng nâng cao phụ thuộc vào yêu cầu của nhóm sử dụng.
- Chi phí hợp lý
Chi phí cũng là một tiêu chí mà bạn cần quan tâm khi lựa chọn phần mềm. Tùy thuộc vào khả năng tài chính hiện có của doanh nghiệp mà lựa chọn những phần mềm phù hợp.
- Hỗ trợ từ nhà cung cấp
Sự hỗ trợ từ nhà cung cấp là một trong những yếu tố ảnh hường nhiều đến việc lựa chọn phầm mềm quản lý công việc nhóm online. Điều này ảnh hưởng lâu dài đến quá trình sử dụng phần mềm cũng như là việc bắt đầu triển khai sử dụng phần mềm.
- Sử dụng được trên nhiều thiết bị
Thời đại công nghệ 4.0 phát triển, người ta có teher làm việc ở bất cứ đâum trên các thiết bị khác nhau. Chính vì vậy mà việc lựa chọn phần mềm để làm việc nhóm nên chọn những sản phẩm có thể dễ dàng đồng bộ giữa nhiều thiết bị để dễ dàng cho việc làm việc.
- Quy lý đa chiều
Đối với các doanh nghiệp thì đây được xem là tiêu chí quan trọng nhất. Vì điều hành cùng lúc rất nhiều dự án, phòng ban khác nhau. Chính vì vậy mà việc quản lý được tổng hợp tình trạng của các dự án và phòng ban giúp lãnh đạo có thể nắm rõ được tình hình và có những điều chỉnh kịp thời.
- Ủy quyền cho nhiều cấp
Hiện nay chưa nhiều phần mềm áp dụng tính năng giao việc theo cấp. Việc phân chia công việc cho từng cấp giúp thúc đẩy công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nhờ vào đó quản lý cũng có thể dễ dàng theo dõi tiến độ và đánh giá năng lực làm việc một cách minh bạch.
>> Xem Thêm: Kỹ năng lãnh đạo nhóm là gì? Vì sao cần kỹ năng lãnh đạo nhóm
IV. Giải pháp làm việc nhóm hiệu quả cho người quản lý
Làm việc nhóm hiệu quả luôn là mục tiêu quan trọng mà mọi người quản lý đều mong muốn đạt được. Để xây dựng và duy trì môi trường làm việc hợp tác, người quản lý cần áp dụng những giải pháp tốt nhất.
Dưới đây là một số giải pháp và ví dụ minh họa để thể hiện cách thức áp dụng chúng trong việc làm việc nhóm hiệu quả.
1. Gắn kết thành viên nhóm
Gắn kết thành viên trong nhóm là bước quan trọng để tạo một tinh thần đoàn kết và hỗ trợ. Người quản lý có thể tổ chức các hoạt động giao lưu ngoài nơi làm việc để các thành viên có cơ hội tương tác và tìm hiểu về nhau.
Ví dụ, mỗi tháng, người quản lý có thể tổ chức buổi dã ngoại hoặc buổi tối thư giãn tại quán cafe, giúp tạo ra môi trường thoải mái để các thành viên trò chuyện và gắn kết với nhau.
2. Xây dựng giao tiếp hiệu quả
Giao tiếp là yếu tố quan trọng để đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách chính xác và hiệu quả. Người quản lý nên thúc đẩy việc thường xuyên cập nhật tiến độ công việc và thông tin quan trọng qua các cuộc họp hoặc công cụ trực tuyến.
Ví dụ, người quản lý có thể sử dụng ứng dụng MISA AMIS công việc để tạo ra các kênh thảo luận cho từng dự án, giúp các thành viên dễ dàng trao đổi thông tin và giữ liên lạc.
3. Xác định người phụ trách
Để tránh sự rối loạn và không rõ ràng về trách nhiệm, người quản lý nên chỉ định rõ ràng người phụ trách cho từng nhiệm vụ và phần công việc. Điều này tránh sự mập mờ và không rõ ràng về trách nhiệm, đồng thời giúp mọi thành viên trong nhóm biết rõ ai chịu trách nhiệm cho từng khía cạnh cụ thể.
Hơn nữa, để duy trì tính hiệu quả của việc này, chỉ nên có một người phụ trách chính cho mỗi cá nhân hoặc nhiệm vụ, tránh tình trạng quá nhiều người chia sẻ trách nhiệm dẫn đến mất định hướng và không hiệu quả.
Ví dụ, trong dự án phát triển sản phẩm mới, người quản lý nên chỉ định rõ ràng người chịu trách nhiệm về phát triển giao diện người dùng, một người khác cho việc kiểm tra và sửa lỗi, và một người khác cho việc chuẩn bị tài liệu hướng dẫn người dùng.
Việc xác định người phụ trách giúp mọi thành viên trong nhóm biết ai là người có trách nhiệm trong từng khía cạnh của công việc và tạo điều kiện thuận lợi cho việc hỗ trợ và tương tác. Điều quan trọng là chỉ nên có một người phụ trách chính cho mỗi nhiệm vụ để tránh sự mập mờ và xung đột về quyền hạn.
4. Khuyến khích sự sáng tạo và chia sẻ ý tưởng
Khuyến khích thành viên trong nhóm chia sẻ ý tưởng mới và đóng góp vào quá trình làm việc làm tăng tính sáng tạo và tích cực. Người quản lý có thể tổ chức buổi họp thường xuyên để chia sẻ ý tưởng và cùng nhau tìm kiếm cách cải thiện công việc.
Ví dụ, trong một dự án thiết kế sản phẩm mới, người quản lý có thể tổ chức cuộc họp hàng tuần với toàn bộ nhóm. Tại cuộc họp này, các thành viên có thể chia sẻ ý tưởng về cách cải thiện thiết kế, tối ưu hóa chức năng hoặc đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Nhờ vào việc mỗi người có cơ hội đóng góp ý kiến và thảo luận, nhóm có thể tạo ra giải pháp tốt hơn và đạt được sự đồng thuận.
Không chỉ giúp tạo ra không gian cho sự sáng tạo, việc khuyến khích chia sẻ ý tưởng còn thúc đẩy sự phát triển cá nhân của các thành viên trong nhóm. Điều này làm tăng tương tác và gắn kết giữa các thành viên, từ đó tạo nên một môi trường làm việc tích cực và đóng góp vào hiệu suất làm việc chung của nhóm.
5. Đánh giá và phản hồi mang tính xây dựng
Để đảm bảo hiệu quả làm việc nhóm, người quản lý nên đánh giá và cung cấp phản hồi xây dựng cho từng thành viên. Điều này giúp họ biết được điểm mạnh và điểm yếu của mình và có cơ hội cải thiện.
Ví dụ, sau mỗi dự án hoàn thành, người quản lý tổ chức cuộc họp cá nhân với từng thành viên để đánh giá hiệu suất và thảo luận về cách cải thiện.
Trong tình hình thay đổi liên tục, việc làm việc nhóm hiệu quả không chỉ là ưu tiên mà còn là sự cần thiết. Áp dụng những giải pháp trên giúp người quản lý xây dựng một môi trường làm việc tích cực và thúc đẩy sự phát triển của toàn bộ nhóm.
V. Kết luận
Trên đây là top 11 phần mềm quản lý công việc nhóm phổ biến và hiệu quả mà nhiều team, dự án, doanh nghiệp đang sử dụng. Tại Việt Nam, AMIS Công Việc được coi là một trong những phần mềm tốt nhất hiện nay được hơn 12.000 khách hàng sử dụng.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
