Sơ đồ Gantt giúp các nhà quản lý theo dõi, kiểm soát và điều chỉnh kế hoạch kịp thời. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ sơ đồ Gantt là gì?, lợi ích thực tiễn và cách áp dụng sơ đồ này vào công việc để tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
1. Sơ đồ Gantt là gì?
Sơ đồ Gantt (hay còn được gọi là Gantt Chart) là một công cụ quản lý dự án trực quan, tiến độ dự án theo thời gian được thể hiện dưới dạng biểu đồ thanh ngang. Mỗi thanh trên sơ đồ biểu thị một công việc cụ thể, chiều dài của thanh tương ứng với khoảng thời gian thực hiện công việc đó. Nhờ vậy, người dùng có thể dễ dàng hình dung toàn bộ quá trình, theo dõi mốc thời gian và xác định các điểm chồng chéo hoặc trễ tiến độ.
Sơ đồ này ra đời vào đầu thế kỷ 20 và được đặt theo tên của Henry L. Gantt, một kỹ sư cơ khí và chuyên gia quản lý người Mỹ. Đến nay, sơ đồ Gantt đã trở thành một trong những công cụ quản lý dự án phổ biến nhất, được ứng dụng rộng rãi trong các lĩnh vực như xây dựng, CNTT, marketing, giáo dục và nhiều ngành nghề khác.
Không chỉ giúp theo dõi thời gian, sơ đồ Gantt còn là nền tảng để phân bổ nguồn lực, xác định trách nhiệm từng cá nhân, và đưa ra kế hoạch hành động cụ thể. Với giao diện trực quan và khả năng tích hợp vào phần mềm hiện đại như MISA AMIS Công Việc, Microsoft Project, Trello, Asana hay Notion, sơ đồ Gantt ngày càng chứng minh được vai trò không thể thiếu trong việc tối ưu hóa hiệu suất làm việc nhóm và quản lý công việc hiệu quả.
2. Vai trò của biểu đồ Gantt
Sơ đồ Gantt hỗ trợ người dùng quản lý dự án tối ưu hơn nhờ những lợi ích sau:
- Lập kế hoạch, phân công công việc:
Biểu đồ Gantt cho phép quản lý và đội nhóm xác định các nhiệm vụ cần thực hiện, thời gian bắt đầu và kết thúc cùng mối quan hệ giữa chúng. Quản lý sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên, quy định rõ mức độ phụ thuộc giữa công việc và thời gian hoàn thành dự án.
- Hiển thị tiến độ công việc:
Biểu đồ Gantt cung cấp cái nhìn tổng quan về tiến độ của công việc, dự án. Thông qua biểu đồ, doanh nghiệp quản lý tiến độ dự án dễ dàng, theo dõi mức độ hoàn thành của từng nhiệm vụ. Điều này giúp quản lý đánh giá tiến trình công việc kịp thời để dự án hoàn thành đúng tiến độ.
- Phối hợp công việc:
Bằng cách hiển thị các công việc song song, tuần tự, phụ thuộc, sơ đồ Gantt hỗ trợ phối hợp công việc hiệu quả, đảm bảo rằng mọi công việc được thực hiện theo đúng thứ tự và không bị trì hoãn.
- Điều chỉnh và quản lý thay đổi:
Nếu có sự thay đổi trong yêu cầu, ưu tiên hoặc tài nguyên công việc, quản lý có thể điều chỉnh biểu đồ Gantt để phản ánh các thay đổi này. Người quản lý không chỉ xem xét được mức độ tác động lên tiến độ mà còn đưa ra quyết định và điều chỉnh kế hoạch chính xác.
Tải ngay: 10+Mẫu checklist công việc thông dụng nhất
2. Tặng miễn phí 9 mẫu sơ đồ Gantt thay số ứng dụng luôn
Dưới đây là 9 mẫu sơ đồ Gantt mà doanh nghiệp có thể áp dụng ngay. Các mẫu sơ đồ Gantt được thiết kế để đáp ứng nhiều nhu cầu giám sát công việc riêng của từng loại dự án và ngành nghề khác nhau.
3. Cách vẽ sơ đồ Gannt
Sơ đồ Gantt có thể tạo ra bằng các phần mềm quản lý dự án hoặc đơn giản là có thể tạo bằng Google Sheet. Thông thường việc vẽ sơ đồ thường làm theo các bước sau:
3.1. Xác định đầu việc quan trọng
Bước đầu tiên là xác định danh sách các công việc cần thực hiện. Người dùng nên tập trung phân loại các công việc quan trọng và ưu tiên cao nhất có ảnh hưởng lớn đến tiến độ và thành công của dự án.
Đồng thời, bạn cần xác định thời gian sớm nhất để bắt đầu và dự kiến hoàn thành dự án.
3.2. Xác định mối quan hệ giữa các công việc
Ở bước này, hãy xác định mối liên kết giữa các công việc trên. Sơ đồ Gantt thể hiện mối tương quan giữa các đầu mục công việc.
Có ba mối liên kết phổ biến trong sơ đồ Gantt:
- Finish to Start (FS): Công việc FS không thể bắt đầu trước khi công việc trước đó kết thúc. Công việc này sẽ bắt đầu sau.
- Start to Start (SS): Công việc SS không thể bắt đầu trước khi công việc trước đó bắt đầu. Công việc này sẽ bắt đầu sau.
- Finish to Finish (FF): Công việc FF không thể kết thúc trước khi công việc trước đó kết thúc. Công việc này sẽ kết thúc sau.
Ngoài ra, còn một loại mối liên kết khác trong sơ đồ Gantt là Start to Finish (SF). Tuy nhiên loại này hiếm khi được sử dụng.
Tham khảo: Sơ đồ PERT: Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ và quản lý dự án hiệu quả
3.3. Biểu diễn sơ đồ Gantt về kế hoạch công việc
Sau khi thu thập đầy đủ dữ liệu, người dùng tiến hành tạo biểu đồ Gantt. Bạn có thể sử dụng các công cụ và phần mềm hỗ trợ hoặc vẽ biểu đồ bằng tay.
Nếu sử dụng phần mềm có tính năng lưu trữ trên đám mây, các thành viên ở các bộ phận khác nhau sẽ phối hợp làm việc nhanh chóng, dễ dàng hơn. Họ không chỉ được phép truy cập, thảo luận và báo cáo dự án ở bất kỳ đâu.
3.4. Ứng dụng và cập nhật tiến độ dự án
Dự án di chuyển theo biểu đồ Gantt để thể hiện tiến độ công việc. Trong quá trình triển khai, dự án không được các yếu tố bên ngoài tác động và cần được theo dõi, cập nhật, điều chỉnh thường xuyên. Nhà quản lý dự án phải cung cấp thông tin kế hoạch rõ ràng và đầy đủ cho các thành viên và đối tác.
4. Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ Gantt bằng Excel đơn giản
Dưới đây là các bước để vẽ biểu đồ gannt trên excel ai cũng có thể làm được.
Bước 1: Liệt kê công việc và ưu tiên
Trước tiên, liệt kê công việc trong cột A và các hạng mục công việc cần thực hiện để hoàn thành công việc đó trong cột B. Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên.
Bước 2: Thêm mốc thời gian
Thêm các mốc thời gian trong các cột dọc tiếp theo. Các mốc thời gian có thể được chia theo quý, tuần hoặc tháng.
Bước 3: Tạo thanh ngang và màu sắc
Tiếp theo trong cách vẽ sơ đồ gantt, tạo các thanh ngang dựa trên ngày bắt đầu của công việc. Sử dụng ô màu xanh để đại diện cho công việc đã hoàn thành, ô màu vàng để đại diện cho công việc đang trong quá trình triển khai, ô màu xanh dương để đại diện cho công việc tiếp theo cần triển khai.
Tùy vào tình huống sử dụng, người quản lý có thể thêm ô màu đỏ để thể hiện công việc bị chậm trễ so với kế hoạch. Xem hình minh họa để biết chi tiết.
Bước 4: Theo dõi tiến độ
Theo dõi biểu đồ Gantt để xác định tiến độ dự án đang ở giai đoạn nào.
Biểu đồ Gantt cũng hiển thị được thông tin về chi phí và phần trăm hoàn thành của mỗi hoạt động. Người dùng linh hoạt thêm các cột dữ liệu phía sau để phù hợp với yêu cầu của dự án đang thực hiện.
5. Phần mềm hỗ trợ vẽ sơ đồ Gantt
Excel là công cụ phổ biến do tính linh hoạt và sự quen thuộc với người dùng. Thế nhưng, Excel cũng có nhiều điểm hạn chế. Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn các phần mềm quản lý công việc có tích hợp Gantt Chart:
MISA AMIS Công việc
Ứng dụng giao việc, cập nhật tiến độ công việc, dự án dưới dạng Gantt dễ dàng quản lý, cập nhật mọi lúc mọi nơi. Bên cạnh biểu đồ Gantt, MISA AMIS Công việc còn tích hợp nhiều dạng hiển thị khác như lịch Calendar, bảng Kanban, danh sách… cho người dùng giám sát tiến độ linh hoạt. Đặc biệt, ứng dụng này nằm trong bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp hợp nhất, kết nối liên thông nhiều nghiệp vụ quan trọng khác như quản lý quy trình, quản lý bán hàng, nhân sự,…
GanttPRO
GanttPRO là một phần mềm trực tuyến tạo biểu đồ Gantt thân thiện. GanttPRO có tính năng kéo và thả, theo dõi tiến độ, phân bổ công việc và cộng tác nhóm.
TeamGantt
TeamGantt được thiết kế đặc biệt cho việc tạo và chia sẻ biểu đồ Gantt. Nó cho phép bạn dễ dàng sắp xếp công việc, theo dõi tiến độ, giao nhiệm vụ, tạo báo cáo.
Wrike
Wrike là công cụ quản lý dự án trực tuyến tích hợp khả năng tạo biểu đồ Gantt thông minh. Các tính năng của Wrike bao gồm quản lý công việc, giao nhiệm vụ, lập lịch, theo dõi tiến độ và cộng tác nhóm.
Gantt Canva
Gantt Canva được người dùng ưa chuộng nhờ vào các mẫu biểu đồ có sẵn trên hệ thống. Người dùng chỉ cần thêm thông tin cần thiết vào các mẫu tùy chỉnh này.
6. Ưu và nhược điểm của Gantt Chart
6.1. Ưu điểm của sơ đồ Gantt
Sơ đồ Gantt được coi là một công cụ lý tưởng để lập kế hoạch cho các dự án đơn giản, ít phức tạp.
- Quản lý thông tin rõ ràng và cần thiết: Sơ đồ Gantt sử dụng hai trục chính để hiển thị các thông tin cần thiết của một dự án, bao gồm người chịu trách nhiệm triển khai, thời gian bắt đầu và thời hạn hoàn thành công việc, cũng như mối liên kết giữa các công việc với toàn bộ tiến độ của dự án.
- Hình thức trực quan, đơn giản và rõ ràng: Gantt Chart minh họa công việc bằng hình ảnh trực quan, đơn giản nhưng rõ ràng, người đọc nhanh chóng nắm bắt các thông tin chính.
- Nâng cao năng suất: Thông tin về người chịu trách nhiệm triển khai và tiến độ thực hiện công việc được hiển thị công khai trong sơ đồ. Các cá nhân nắm rõ từng mắt xích quan trọng trong dự án. Nhờ đó, nhân viên tự chủ hoàn thành nhiệm vụ của mình, vì việc chậm trễ có thể ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành của cả tập thể. Sự tự chủ này giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và hiệu quả của công việc.
- Tối ưu hóa sử dụng nguồn nhân lực: Sơ đồ Gantt tạo điều kiện cho người quản lý hoặc người lập kế hoạch phân phối công việc, sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả, hợp lý và tối ưu.
Tham khảo: Critical path là gì? Xác định đường găng trong quản lý dự án 2025
6.2. Nhược điểm của sơ đồ Gantt
Mặc dù sơ đồ Gantt có nhiều ưu điểm, song người quản lý cũng lưu ý những hạn chế sau:
- Phụ thuộc vào việc xác định và phân chia công việc trước khi tạo biểu đồ. Nếu có thay đổi trong cấu trúc này, như bỏ sót công việc hoặc ước tính thời gian không chính xác, quản lý sẽ phải điều chỉnh lại toàn bộ lịch trình dự án.
- Thích hợp cho các dự án quy mô nhỏ và vừa. Đối với các dự án lớn, có nhiều tác vụ và thời gian kéo dài, việc hiển thị và cập nhật trên một biểu đồ Gantt sẽ trở nên phức tạp và không thực tế.
- Không cung cấp thông tin đầy đủ về các ràng buộc và hạn chế của dự án.
Chính vì vậy, bạn nên sử dụng thêm công cụ hỗ trợ như MISA AMIS Công việc. Doanh nghiệp không chỉ theo dõi được báo cáo đa chiều, cập nhật tiến độ công việc trên mọi thiết bị mà còn dễ dàng đánh giá hiệu suất nhân sự một cách chính xác, công bằng, mọi lúc mọi nơi.
7. Tạm kết
Như vậy, sơ đồ Gantt là một công cụ hữu ích để quản lý thời gian và lịch trình dự án. Song người quản lý và đội nhóm cần được sử dụng biểu đồ này một cách khéo léo, kết hợp với các công cụ khác và được điều chỉnh linh hoạt để đáp ứng đúng yêu cầu của công việc, dự án.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
