Sơ đồ Gantt là gì? Cách vẽ biểu đồ Gantt và ứng dụng làm việc hiệu quả

Trong quá trình làm việc, chắc chắn bạn đã từng nghe đến sơ đồ Gantt – một công cụ hữu ích để theo dõi và lập kế hoạch nhiệm vụ. Với khả năng hiển thị thời gian, tiến độ rõ ràng, sơ đồ Gantt giúp các doanh nghiệp, đội nhóm tăng cường hiệu suất làm việc, đảm bảo sự tổ chức, điều phối kịp thời.. 

Bài viết này sẽ giới thiệu về sơ đồ Gantt, vai trò của nó trong quản lý công việc và các đối tượng nên áp dụng sơ đồ này. 

I. Tổng quan về sơ đồ Gantt 

1. Sơ đồ Gantt là gì? 

Sơ đồ Gantt, hay còn được gọi là Gantt Chart, là một công cụ trực quan để trình bày các nhiệm vụ và sự kiện theo thời gian. 

Sơ đồ này bao gồm danh sách các công việc cần thực hiện và sử dụng các thanh ngang có độ dài khác nhau để mô tả tiến độ của từng việc nhỏ. Các thanh ngang được sắp xếp theo thứ tự thời gian, thường chồng lên nhau để thể hiện mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc.

Thông qua sơ đồ Gantt, người dùng có thể dễ dàng nhận thấy thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi nhiệm vụ, cũng như thời lượng thực hiện của chúng.

2. Vai trò của biểu đồ Gantt

Sơ đồ Gantt hỗ trợ người dùng quản lý dự án tối ưu hơn nhờ những lợi ích sau:

• Lập kế hoạch, phân công công việc: Biểu đồ Gantt cho phép quản lý và đội nhóm xác định các nhiệm vụ cần thực hiện, thời gian bắt đầu và kết thúc cùng mối quan hệ giữa chúng. Quản lý sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên, quy định rõ mức độ phụ thuộc giữa công việc và thời gian hoàn thành dự án.
• Hiển thị tiến độ công việc: Biểu đồ Gantt cung cấp cái nhìn tổng quan về tiến độ của công việc, dự án. Thông qua biểu đồ, doanh nghiệp quản lý tiến độ dự án dễ dàng, theo dõi mức độ hoàn thành của từng nhiệm vụ. Điều này giúp quản lý đánh giá tiến trình công việc kịp thời để dự án hoàn thành đúng tiến độ.
• Phối hợp công việc: Bằng cách hiển thị các công việc song song, tuần tự, phụ thuộc, sơ đồ Gantt hỗ trợ phối hợp công việc hiệu quả, đảm bảo rằng mọi công việc được thực hiện theo đúng thứ tự và không bị trì hoãn. 
• Điều chỉnh và quản lý thay đổi: Nếu có sự thay đổi trong yêu cầu, ưu tiên hoặc tài nguyên công việc, quản lý có thể điều chỉnh biểu đồ Gantt để phản ánh các thay đổi này. Người quản lý không chỉ xem xét được mức độ tác động lên tiến độ mà còn đưa ra quyết định và điều chỉnh kế hoạch chính xác. 

3. Các đối tượng cần áp dụng Gantt Chart 

Sơ đồ Gantt là lựa chọn tốt cho các công việc có những yêu cầu sau:

• Lập kế hoạch dự án và thời gian trực quan: Sơ đồ Gantt minh họa các hình ảnh trực quan về các nhiệm vụ cần thực hiện, thời gian hoàn thành, thứ tự công việc. Điều này tạo ra một lịch trình dự án rõ ràng và dễ hiểu.
• Phối hợp giữa các bộ phận liên quan: Trong dự án, nhiều bộ phận phải làm việc song song và có sự chuyển giao nhiệm vụ. Sơ đồ Gantt giúp tổng hợp các bộ phận đang thực hiện nhiệm vụ vào cùng một thời điểm và xác định thời gian chuyển giao nhiệm vụ cho người tiếp theo.
• Quản lý dự án trực quan: Sơ đồ Gantt cho phép người dùng xem cách dự án sử dụng thời gian và tài nguyên. Doanh nghiệp phân bổ tài nguyên và thiết lập một thời gian cụ thể, phù hợp với yêu cầu từng dự án.
• Tổng quan lịch trình dự án: Sơ đồ Gantt được coi là công cụ đơn giản và hữu ích nhất cho việc quản lý tổng quan lịch trình dự án. 

Tải ngay: 10+ Mẫu checklist công việc thông dụng nhất

II. Tặng 9 mẫu sơ đồ Gantt cho doanh nghiệp ứng dụng ngay 

Dưới đây là 9 mẫu sơ đồ Gantt mà doanh nghiệp có thể áp dụng ngay. Các mẫu này được thiết kế để đáp ứng nhiều nhu cầu giám sát công việc riêng của từng loại dự án và ngành nghề khác nhau.

III. Quy trình lập sơ đồ Gantt quản lý dự án hiệu quả

1. Xác định đầu từng công việc quan trọng

Bước đầu tiên trong quy trình lập sơ đồ Gantt là xác định danh sách các công việc cần thực hiện. Người dùng nên tập trung phân loại các công việc quan trọng và ưu tiên cao nhất có ảnh hưởng lớn đến tiến độ và thành công của dự án. 

Đồng thời, bạn cần xác định thời gian sớm nhất để bắt đầu và dự kiến hoàn thành dự án.

2. Xác định mối quan hệ giữa các công việc

Ở bước này, hãy xác định mối liên kết giữa các công việc trên. Sơ đồ Gantt thể hiện mối tương quan giữa các đầu mục công việc.

Có ba mối liên kết phổ biến trong sơ đồ Gantt:

• Finish to Start (FS): Công việc FS không thể bắt đầu trước khi công việc trước đó kết thúc. Công việc này sẽ bắt đầu sau.
• Start to Start (SS): Công việc SS không thể bắt đầu trước khi công việc trước đó bắt đầu. Công việc này sẽ bắt đầu sau.
• Finish to Finish (FF): Công việc FF không thể kết thúc trước khi công việc trước đó kết thúc. Công việc này sẽ kết thúc sau.

Ngoài ra, còn một loại mối liên kết khác trong sơ đồ Gantt là Start to Finish (SF). Tuy nhiên loại này hiếm khi được sử dụng.

3. Biểu diễn sơ đồ Gantt về kế hoạch công việc

Sau khi thu thập đầy đủ dữ liệu, người dùng tiến hành tạo biểu đồ Gantt. Bạn có thể sử dụng các công cụ và phần mềm hỗ trợ hoặc vẽ biểu đồ bằng tay.

Nếu sử dụng phần mềm có tính năng lưu trữ trên đám mây, các thành viên ở các bộ phận khác nhau sẽ phối hợp làm việc nhanh chóng, dễ dàng hơn. Họ không chỉ được phép truy cập, thảo luận và báo cáo dự án ở bất kỳ đâu.

4. Ứng dụng và cập nhật tiến độ dự án

Dự án di chuyển theo biểu đồ Gantt để thể hiện tiến độ công việc. Trong quá trình triển khai, dự án không được các yếu tố bên ngoài tác động và cần được theo dõi, cập nhật, điều chỉnh thường xuyên. Nhà quản lý dự án phải cung cấp thông tin kế hoạch rõ ràng và đầy đủ cho các thành viên và đối tác.

IV. Hướng dẫn chi tiết cách vẽ biểu đồ Gantt bằng Excel

Bước 1: Liệt kê công việc và ưu tiên

Trước tiên, liệt kê công việc trong cột A và các hạng mục công việc cần thực hiện để hoàn thành công việc đó trong cột B. Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên.

Bước 2: Thêm mốc thời gian

Thêm các mốc thời gian trong các cột dọc tiếp theo. Các mốc thời gian có thể được chia theo quý, tuần hoặc tháng.

Bước 3: Tạo thanh ngang và màu sắc

Tiếp theo, tạo các thanh ngang dựa trên ngày bắt đầu của công việc. Sử dụng ô màu xanh để đại diện cho công việc đã hoàn thành, ô màu vàng để đại diện cho công việc đang trong quá trình triển khai, ô màu xanh dương để đại diện cho công việc tiếp theo cần triển khai. 

Tùy vào tình huống sử dụng, người quản lý có thể thêm ô màu đỏ để thể hiện công việc bị chậm trễ so với kế hoạch. Xem hình minh họa để biết chi tiết.

Bước 4: Theo dõi tiến độ

Theo dõi biểu đồ Gantt để xác định tiến độ dự án đang ở giai đoạn nào.

Biểu đồ Gantt cũng hiển thị được thông tin về chi phí và phần trăm hoàn thành của mỗi hoạt động. Người dùng linh hoạt thêm các cột dữ liệu phía sau để phù hợp với yêu cầu của dự án đang thực hiện.

[Tải ngay Template miễn phí] Mẫu Todolist và top 5 ứng dụng quản lý công việc cho doanh nghiệp

V. Phần mềm hỗ trợ quản lý công việc, dự án theo sơ đồ Gantt

Excel là công cụ phổ biến do tính linh hoạt và sự quen thuộc với người dùng. Thế nhưng, Excel cũng có nhiều điểm hạn chế như:

• Giao diện phức tạp, nguời dùng cần có kỹ năng và kiến thức để vẽ sơ đồ
• Excel yêu cầu cập nhật tiến độ dự án thủ công mỗi khi có thay đổi khiến doanh nghiệp tốn nhiều thời gian, công sức
• Excel không có tính năng thông báo, vì vậy mỗi lần cập nhật, quản lý phải thông báo cho tất cả mọi người một cách thủ công

Chính vì vậy, hiện nay nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn các phần mềm quản lý công việc có tích hợp Gantt Chart: 

• MISA AMIS Công việc: Ứng dụng giao việc, cập nhật tiến độ công việc, dự án dưới dạng Gantt dễ dàng quản lý, cập nhật mọi lúc mọi nơi. Bên cạnh biểu đồ Gantt, MISA AMIS Công việc còn tích hợp nhiều dạng hiển thị khác như lịch Calendar, bảng Kanban, danh sách… cho người dùng giám sát tiến độ linh hoạt. Đặc biệt, ứng dụng này nằm trong bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp hợp nhất, kết nối liên thông nhiều nghiệp vụ quan trọng khác như quản lý quy trình, quản lý bán hàng, nhân sự… 
• GanttPRO: GanttPRO là một phần mềm trực tuyến tạo biểu đồ Gantt thân thiện. GanttPRO có tính năng kéo và thả, theo dõi tiến độ, phân bổ công việc và cộng tác nhóm.
• TeamGantt: TeamGantt được thiết kế đặc biệt cho việc tạo và chia sẻ biểu đồ Gantt. Nó cho phép bạn dễ dàng sắp xếp công việc, theo dõi tiến độ, giao nhiệm vụ, tạo báo cáo.
• Wrike: Wrike là công cụ quản lý dự án trực tuyến tích hợp khả năng tạo biểu đồ Gantt thông minh. Các tính năng của Wrike bao gồm quản lý công việc, giao nhiệm vụ, lập lịch, theo dõi tiến độ và cộng tác nhóm.
• Gantt Canva: Gantt Canva được người dùng ưa chuộng nhờ vào các mẫu biểu đồ có sẵn trên hệ thống. Người dùng chỉ cần thêm thông tin cần thiết vào các mẫu tùy chỉnh này. 

VI. Cách tạo biểu đồ Gantt trên ứng dụng MISA AMIS Công việc

Trên giao diện “Dự án/Nhóm”, bạn chọn mục Gantt. Phần mềm sẽ hiển thị Sơ đồ Gantt để người dùng theo dõi số lượng, tiến độ công việc của dự án/nhóm.

1. Theo dõi tiến độ dự án

Để theo dõi tiến độ dự án, người dùng quan sát theo màu sắc hoặc di chuột đến cột công việc tương ứng. Tại đây, phần mềm hiển thị đầy đủ thông tin từ ngày bắt đầu, hạn hoàn thành đến tiến độ % hoàn thành cụ thể.

2. Xác định mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc

Người dùng thiết lập mối quan hệ phụ thuộc trên sơ đồ Gantt để thể hiện các mối tương quan của các đầu mục thông qua các bước: 

• Vào giao diện dự án dạng sơ đồ Gantt, bạn chọn hiển thị cột “Phụ thuộc”
• Tiếp tục vào danh sách công việc, nhấn vào cột “Phụ thuộc” của công việc chính. Ví dụ, ở đây là công việc “Thiết kế 2D”
• Bạn chọn công việc phụ thuộc là “Khảo sát vị trí, đo đạc kích thước”
• Bạn thiết lập mối quan hệ phụ thuộc là FS
• Cuối cùng, bạn cài đặt thời gian phụ thuộc 1 ngày, 0 giờ

Như vậy, sơ đồ gantt sẽ hiển thị mối quan hệ phụ thuộc của hai công việc này, mọi người cùng nắm được thông tin.

3. Thay đổi thông tin công việc

Phần mềm cho phép thay đổi, bổ sung thông tin công việc ngay trên sơ đồ Gantt như: công việc phụ thuộc, người thực hiện, người liên quan, tiến độ hay thay đổi thời gian bắt đầu/kết thúc bằng cách kéo co dãn các cột.

4. Timeline dự án

Người quản lý có thể theo dõi tổng quan thời gian thực hiện các công việc qua thanh timeline. Sơ đồ hiển thị kéo dài từ ngày bắt đầu công việc sớm nhất đến ngày có hạn hoàn thành muộn nhất.

5. Thiết lập hiển thị trường tùy chỉnh

Người dùng được quyền thiết lập hiển thị các trường theo mong muốn trên sơ đồ Gantt.

6. Xem theo Đường găng

Để xác định được công việc nào là công việc găng ảnh hưởng đến tiến độ cả dự án, nắm được số lượng cùng thông tin người thực hiện, người quản lý tiến hành thống kê bằng cách: 

• Vào giao diện xem theo “Đường găng” trên sơ đồ Gantt
• Đánh dấu công việc găng bằng màu tím
• Truy vết người thực hiện, đảm nhận nhiệm vụ đó
• Thống kê số lượng công việc găng/không găng để kịp thời điều chỉnh, tránh chậm trễ tiến độ chung

Ngoài ra, MISA AMIS Công việc còn có nhiều tính năng nổi bật khác như lập kế hoạch, phân công giao việc tức thì. Người dùng tương tác trực tiếp trên phần mềm theo từng đầu việc, gửi kết quả và xin phê duyệt từ quản lý. Việc đính kèm các file tài liệu ngay trên ứng dụng cũng vô cùng thuận tiện.

Đây còn là công cụ giám sát, đánh giá tiến độ và hiệu suất làm việc của nhân viên chính xác dựa trên số liệu. Các loại báo cáo khác nhau được thiết lập tự động nhanh chóng, trực quan, giúp quản lý hệ thống hóa các dữ liệu về nguồn lực, hiệu quả công việc, năng suất nhân viên,… một cách khoa học, minh bạch.

Dùng ngay miễn phí

VII. Ưu, nhược điểm của Gantt Chart 

1. Ưu điểm 

Sơ đồ Gantt được coi là một công cụ lý tưởng để lập kế hoạch cho các dự án đơn giản, ít phức tạp.

• Quản lý thông tin rõ ràng và cần thiết: Sơ đồ Gantt sử dụng hai trục chính để hiển thị các thông tin cần thiết của một dự án, bao gồm người chịu trách nhiệm triển khai, thời gian bắt đầu và thời hạn hoàn thành công việc, cũng như mối liên kết giữa các công việc với toàn bộ tiến độ của dự án.

• Hình thức trực quan, đơn giản và rõ ràng: Gantt Chart minh họa công việc bằng hình ảnh trực quan, đơn giản nhưng rõ ràng, người đọc nhanh chóng nắm bắt các thông tin chính.
• Nâng cao năng suất: Thông tin về người chịu trách nhiệm triển khai và tiến độ thực hiện công việc được hiển thị công khai trong sơ đồ. Các cá nhân nắm rõ từng mắt xích quan trọng trong dự án. Nhờ đó, nhân viên tự chủ hoàn thành nhiệm vụ của mình, vì việc chậm trễ có thể ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành của cả tập thể. Sự tự chủ này giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và hiệu quả của công việc.
• Tối ưu hóa sử dụng nguồn nhân lực: Sơ đồ Gantt tạo điều kiện cho người quản lý hoặc người lập kế hoạch phân phối công việc, sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả, hợp lý và tối ưu.

2. Nhược điểm 

Mặc dù sơ đồ Gantt có nhiều ưu điểm, song người quản lý cũng lưu ý những hạn chế sau:

• Sơ đồ Gantt phụ thuộc vào việc xác định và phân chia công việc trước khi tạo biểu đồ. Nếu có thay đổi trong cấu trúc này, như bỏ sót công việc hoặc ước tính thời gian không chính xác, quản lý sẽ phải điều chỉnh lại toàn bộ lịch trình dự án.
• Sơ đồ Gantt thích hợp cho các dự án quy mô nhỏ và vừa. Đối với các dự án lớn, có nhiều tác vụ và thời gian kéo dài, việc hiển thị và cập nhật trên một biểu đồ Gantt sẽ trở nên phức tạp và không thực tế. 
• Sơ đồ Gantt không cung cấp thông tin đầy đủ về các ràng buộc và hạn chế của dự án.

VIII. Tạm kết 

Như vậy, sơ đồ Gantt là một công cụ hữu ích để quản lý thời gian và lịch trình dự án. Song người quản lý và đội nhóm cần được sử dụng biểu đồ này một cách khéo léo, kết hợp với các công cụ khác và được điều chỉnh linh hoạt để đáp ứng đúng yêu cầu của công việc, dự án.