Quản lý tiến độ dự án là gì? Quy trình, phương pháp & phần mềm

Trong quản lý dự án nói chung, quản lý tiến độ dự án đóng vai trò then chốt, giúp kiểm soát thời gian, tối ưu nguồn lực và đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn. Một dự án có tiến độ rõ ràng, được kiểm soát tức thời không chỉ giúp nhà quản lý theo dõi và điều phối công việc hiệu quả mà còn tạo điều kiện để đội nhóm thực thi nhịp nhàng, hạn chế rủi ro phát sinh.

Mời bạn đọc cùng MISA AMIS khám phá bài viết dưới đây với hướng dẫn chi tiết về các bước quản lý tiến độ của dự án, áp dụng hiệu quả cho mọi ngành nghề và lĩnh vực. 

1. Quản lý tiến độ dự án là gì?

1.1. Định nghĩa

Quản lý tiến độ dự án là quá trình lập kế hoạch, theo dõi, kiểm soát và báo cáo thời gian của dự án nhằm đảm bảo các công việc được hoàn thành đúng hạn, đúng trình tự và đạt được mục tiêu tổng thể. Nó bao gồm việc xác định các nhiệm vụ, ước tính thời gian thực hiện, sắp xếp trình tự phụ thuộc, phân bổ nguồn lực và liên tục theo dõi sự tiến bộ để điều chỉnh khi cần.

Các yếu tố cốt lõi trong quản lý tiến độ bao gồm:

• Các nhiệm vụ (Tasks): Các công việc cụ thể cần thực hiện.
• Phụ thuộc (Dependencies): Mối quan hệ giữa các nhiệm vụ (ví dụ: nhiệm vụ B chỉ có thể bắt đầu khi nhiệm vụ A kết thúc).
• Thời lượng (Duration): Khoảng thời gian ước tính để hoàn thành mỗi nhiệm vụ.
• Cột mốc (Milestones): Các điểm kiểm tra quan trọng, đánh dấu sự hoàn thành của một giai đoạn hoặc tập hợp các nhiệm vụ.
• Nguồn lực (Resources): Con người, vật liệu, thiết bị cần thiết cho mỗi nhiệm vụ.

1.2. Tầm quan trọng của Quản lý tiến độ dự án

Quản lý tiến độ không chỉ là việc đặt ra một lịch trình, mà là chìa khóa để:

• Kiểm soát chi phí: Chậm tiến độ thường dẫn đến phát sinh chi phí. Quản lý chặt chẽ giúp giữ dự án trong ngân sách.
  Tăng tính minh bạch: Mọi thành viên và bên liên quan đều nắm rõ ai đang làm gì, khi nào hoàn thành, từ đó tăng cường trách nhiệm giải trình.
• Cải thiện ra quyết định: Dữ liệu về tiến độ theo thời gian thực giúp nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác khi có vấn đề phát sinh.
• Tăng sự hài lòng của khách hàng: Giao sản phẩm/dịch vụ đúng hoặc sớm hơn cam kết luôn tạo ấn tượng tốt.
• Giảm thiểu rủi ro: Sớm phát hiện các nguy cơ chậm trễ để có biện pháp xử lý kịp thời, tránh các hậu quả nghiêm trọng.

1.3. Công việc của quản lý tiến độ dự án

Một người quản lý tiến độ dự án sẽ thực hiện các công việc chính sau:

• Lập lịch biểu (Schedule Development): Xây dựng lịch trình chi tiết từ đầu đến cuối dự án.
• Ước tính thời gian (Activity Duration Estimating): Dự đoán thời gian cần thiết cho từng hoạt động.
• Kiểm soát lịch trình (Schedule Control): Theo dõi tiến độ thực tế so với kế hoạch, phân tích sai lệch và thực hiện các hành động điều chỉnh.
• Báo cáo tiến độ (Progress Reporting): Cập nhật định kỳ cho các bên liên quan về tình trạng dự án.

2. Quy trình 10 bước để quản lý tiến độ dự án hiệu quả

Để quản lý tiến độ một cách hoàn hảo nhất, nhà quản lý cần làm rõ tiến độ dự án trải qua những giai đoạn nào. Dưới đây là các đầu mục công việc cần nhà quản lý triển khai để thiết lập nên bản tiến độ dự án hoàn chỉnh. 

3. Các phương pháp & kỹ thuật theo dõi tiến độ dự án hiệu quả

Để quản lý tiến độ dự án tối ưu, bạn cần kết hợp quy trình với các phương pháp và kỹ thuật chuyên biệt:

3.1. Đo lường và đánh giá tiến độ

• Chỉ số RAG (Red-Amber-Green): Dùng màu sắc để đánh giá nhanh tình trạng tiến độ (Xanh: đúng hạn; Vàng: có nguy cơ trễ; Đỏ: đã trễ/vấn đề nghiêm trọng).
• Quản lý theo cột mốc: Tập trung theo dõi các cột mốc quan trọng (Milestone) thay vì từng nhiệm vụ nhỏ, giúp đánh giá tổng thể tiến trình dự án.
• Earned Value Management (EVM) (Nâng cao): Sử dụng các chỉ số CPI (hiệu suất chi phí) và SPI (hiệu suất tiến độ) để định lượng hiệu suất dự án.

3.2. Kỹ thuật lập lịch biểu

• Critical Path Method (CPM) – Đường găng: Xác định chuỗi nhiệm vụ dài nhất và phụ thuộc lẫn nhau. Nếu bất kỳ nhiệm vụ nào trên đường găng bị chậm, toàn bộ dự án sẽ chậm theo. Việc quản lý chặt chẽ đường găng là tối quan trọng.
• Program Evaluation and Review Technique (PERT): Ước tính thời gian nhiệm vụ dựa trên 3 điểm (lạc quan, khả thi nhất, bi quan) khi có sự không chắc chắn, đưa ra thời gian dự kiến đáng tin cậy hơn.

3.3. Họp đánh giá hiện trạng

Tổ chức các cuộc họp ngắn gọn, định kỳ để cập nhật tiến độ, thảo luận vấn đề và điều chỉnh kế hoạch. Đảm bảo cuộc họp tập trung vào giải pháp và có biên bản rõ ràng.

4. Kinh nghiệm & thực tiễn quản lý tiến độ dự án hiệu quả

Dưới đây là một số chiến lược hiệu quả giúp người quản lý bảo đảm tiến độ và quản lý lịch trình của dự án:

4.1. Lập kế hoạch chi tiết

Một dự án sẽ thành công khi có một kế hoạch chi tiết và được thực hiện một cách cụ thể. Việc thiết lập một kế hoạch chắc chắn sẽ giúp tiết kiệm thời gian và ngân sách, đồng thời giảm bớt áp lực cho nhân viên và người quản lý. Để lập kế hoạch, bạn cần xác định rõ một số yếu tố quan trọng sau:

Sau khi lập xong kế hoạch, hãy trình bày và phê duyệt nó với ban quản trị để sử dụng làm hướng dẫn chính cho suốt quá trình dự án.

Luôn hiểu rõ mục tiêu và phạm vi dự án: Nắm vững “Tại sao chúng ta làm dự án này?” và “Dự án này bao gồm những gì?”. Phạm vi không rõ ràng là nguyên nhân hàng đầu gây chậm trễ.

Luôn hiểu rõ mục tiêu và phạm vi dự án: Nắm vững “Tại sao chúng ta làm dự án này?” và “Dự án này bao gồm những gì?”. Phạm vi không rõ ràng là nguyên nhân hàng đầu gây chậm trễ.

4.2. Giám sát dự án liên tục

Giám sát liên tục giúp nhận diện các vấn đề và rủi ro ngay từ giai đoạn đầu, cho phép các nhà quản lý dự án thực hiện các biện pháp can thiệp kịp thời. Điều này làm giảm khả năng các vấn đề nhỏ biến thành các rào cản lớn sau này, từ đó giảm thiểu tác động tiêu cực đến tiến độ và ngân sách dự án.

Ngoài ra, theo dõi dự án cũng đảm bảo rằng tất cả các hoạt động của dự án đang diễn ra đúng theo kế hoạch, nhanh chóng phát hiện các trường hợp lãng phí tài nguyên để có thể điều chỉnh kịp thời.

Tầm quan trọng của giao tiếp và làm việc nhóm: Giao tiếp minh bạch, thường xuyên giúp mọi người hiểu rõ tiến độ, trách nhiệm và cùng nhau giải quyết vấn đề.

4.3. Ứng dụng phần mềm quản lý tiến độ dự án

Dù kế hoạch có chi tiết đến mức nào, người quản lý dự án vẫn có thể gặp thách thức với khối lượng công việc và nhân sự quá lớn. Lúc này, việc sử dụng phần mềm quản lý dự án, ví dụ như MISA AMIS Công việc sẽ hỗ trợ kiểm soát mọi nguồn lực tốt hơn, ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu.

4.4. Kỹ năng quản lý thời gian trong quản lý tiến độ thực hiện dự án 

Để quản lý thời gian hiệu quả, bạn nên áp dụng những kỹ thuật sau:

• Phân công trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm.
• Đặt ưu tiên cho các nhiệm vụ quan trọng.
• Học cách từ chối những yêu cầu không cần thiết.
• Lập kế hoạch công việc cho ngày tiếp theo từ trước.

Đảm bảo đúng deadline và quản lý kỳ vọng: Không chỉ đặt ra deadline mà còn phải theo dõi chặt chẽ và thông báo sớm nếu có nguy cơ trễ hạn. Đồng thời, quản lý kỳ vọng của các bên liên quan để họ hiểu rõ tình hình.

4.5. Ghi nhận thành công để động viên tinh thần đội ngũ

Khi đạt được mục tiêu quan trọng, một bữa tiệc nhỏ hoặc tổ chức ăn mừng có thể là cách tốt để khích lệ tinh thần làm việc của nhóm. Điều này không những gắn kết nhóm mà còn thúc đẩy hiệu suất làm việc trong các giai đoạn tiếp theo của dự án.

4.6. Quản lý kỳ vọng của các bên liên quan

Luôn thông báo rõ ràng về tình hình tiến độ, những thách thức và bất kỳ thay đổi nào để các bên liên quan không bị bất ngờ.

5. Phần mềm quản lý tiến độ dự án tốt nhất

Trong kỷ nguyên số, các công cụ hỗ trợ đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với mọi Project Manager. Chúng giúp tự động hóa nhiều tác vụ, trực quan hóa thông tin, tăng cường cộng tác và cung cấp dữ liệu chính xác để ra quyết định.

Các phần mềm quản lý tiến độ dự án phổ biến hiện nay bao gồm: Microsoft Project, Jira, Asana, Trello, Monday.com, ClickUp, Zoho Projects, Base Wework…

Trong đó, MISA AMIS Công việc nổi bật như một giải pháp Quản lý Dự án toàn diện, được thiết kế tối ưu cho Doanh nghiệp Việt.

Dùng ngay miễn phí

Ưu điểm nổi trội – nâng cao của AMIS Công Việc:

• Đầy đủ các tính năng từ việc khởi tạo dự án, lập kế hoạch, phân chia công việc, theo dõi tiến độ, ghi chú đánh giá hiệu quả công việc mỗi ngày.
• Gợi ý, sắp xếp công việc theo tính cấp thiết
• Có nhiều mẫu, Template khác nhau được thiết kế riêng có từng lĩnh vực, ngành nghề.
• Dễ dàng kiểm soát công việc từ xa
• Sử dụng được trên nhiều thiết bị khác nhau (máy tính, điện thoại,…)
• Chi phí thực hiện sẽ tuỳ thuộc vào số người sử dụng, số năm mua và quy mô doanh nghiệp
• Được hỗ trợ trong cả quá trình sử dụng
• Có khả năng tích hợp với các phần mềm thuộc nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất của MISA
• Đảm bảo an toàn dữ liệu

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

Tạm kết

Bài viết trên chia sẻ những thông tin hữu ích về cách xây dựng và quản lý tiến độ dự án nhằm giúp nhà quản lý xây dựng và kiểm soát tiến độ công việc hiệu quả. Mỗi bước thiết lập bảng tiến độ thực hiện dự án là một viên gạch kiến tạo nên quy trình vận hành và kiểm soát hoàn thiện, vững chắc. Chúc các nhà quản lý ngày một nâng cao kỹ năng quản lý dự án và gặt hái được nhiều thành công trong tương lai.