Quản lý tiến độ dự án: xây dựng và kiểm soát tiến độ như thế nào

Trong quản lý dự án nói chung, quản lý tiến độ dự án là một nhiệm vụ quan trọng giúp chúng ta nắm được thời gian và nguồn lực để triển khai và hoàn thiện dự án.

Một dự án có tiến độ rõ ràng được nêu rõ sẽ giúp nhà quản lý và đội nhóm thực thi dễ dàng, trơn tru và hiệu quả. Mời bạn đọc cùng MISA AMIS tham khảo bài viết dưới đây với những hướng dẫn chi tiết các bước quản lý tiến độ của dự án áp dụng cho mọi ngành nghề, lĩnh vực. 

TẶNG BẠN EBOOK 10 KỸ NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN THÀNH CÔNG

I. Quản lý tiến độ dự án là gì

Tiến độ dự án hiểu đơn giản là tài liệu thu thập tất cả các thông tin về công việc cần triển khai trong quá trình thực hiện dự án sao cho phù hợp với mốc thời gian đã định. 

Quản lý tiến độ là việc nhà quản lý dự án thiết lập các quy trình và tài liệu để kiểm soát tiến độ, cũng như phân bổ nguồn lực hợp lý để đạt mục tiêu là hoàn thiện đúng thời hạn đã định. Công việc này giúp người quản lý nắm rõ tiến độ thực hiện mọi hoạt động, đầu việc của dự án, từ đó có những thay đổi phù hợp khi có những rủi ro phát sinh để đảm bảo dự án hoàn thành đúng kế hoạch. 

II. Tiến độ dự án trải qua những giai đoạn nào?

Để quản lý tiến độ một cách hoàn hảo nhất, nhà quản lý cần làm rõ tiến độ dự án trải qua những giai đoạn nào. Dưới đây là các đầu mục công việc cần nhà quản lý triển khai để thiết lập nên bản tiến độ dự án hoàn chỉnh. 

Công việc cần triển khai	Cách thức thực hiện
B1: Xác định các nhiệm vụ cần thực hiện theo tiến độ dự án	Dựa vào các nhiệm vụ đã được xác định trong bảng cơ cấu phân chia công việc ở bước lập kế hoạch dự án.
B2: Xác định mối liên quan giữa các nhiệm vụ	Xác định nhiệm vụ cần ưu tiên hoàn thành trước, sau đó tới các nhiệm vụ khác có thể triển khai được khi các công việc khác đang được thực hiện. Tham khảo ma trận Eisenhower – mô hình quản trị thời gian và sắp xếp công việc hiệu quả nhất
B3: Giao nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên	Nhà quản lý cần giao nhiệm vụ cụ thể  đúng người, đúng chuyên môn.
B4: Ước tính thời gian và nguồn lực cần đầu tư cho từng nhiệm vụ	Ước tính dựa trên năng suất việc của từng cá nhân trong nhóm hoặc những người đã có kinh nghiệm với loại dự án này.
B5: Cân nhắc tới những thay đổi có thể phát sinh trong việc xây dựng tiến độ dự án	Nhà quản lý nên cân nhắc tới sự thay đổi về: – Những hạn chế của dự án. – Độ trễ của việc mua sắm vật tư. – Rủi ro của dự án. – Thời gian đào tạo nhân viên. – Một số gián đoạn như các kỳ nghỉ, cuộc họp, buổi thảo luận…
B6: Xây dựng thời gian dự phòng cho dự án	Thời gian dự phòng giúp cho nhà quản lý “trở tay” với những vấn đề phát sinh bất ngờ mà không làm ảnh hưởng nhiều tới thời hạn hoàn thành dự án.  Thời gian dự phòng phụ thuộc vào:  – Mức độ rủi ro có thể chấp nhận được để tạm hoãn dự án.  – Tính hoàn chỉnh của dự án – Mức độ quản lý hiệu quả của người quản lý dự án
B7: Xác định các cột mốc quan trọng của dự án	Giúp nhà quản lý xác định được những phần trọng tâm cần đạt được và dự đoán thời gian hoàn thiện cho dự án, tránh sót việc và làm chậm thời gian hoàn thành dự án.
B8: Thường xuyên kiểm tra lại khối lượng công việc của nhân viên	Nếu nhân viên đảm nhiệm khối lượng công việc quá sức, người quản lý nên cân đối phù hợp cho nhân viên. Một số gợi ý trong việc điều chỉnh khối lượng công việc:   – Sửa đổi lịch trình dự án để phù hợp với khối lượng công việc.  – Cung cấp thêm tài liệu, hướng dẫn cho phần công việc đó.  – Giảm phạm vi nhiệm vụ hoặc phạm vi dự án. – Thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào đối với kế hoạch nhân sự.  Chú ý:  – Sẽ có phát sinh chi phí cho việc nâng cao tay nghề cho nhân viên mới. – Không phải cá nhân hay đội nhóm nào cũng có thể hoán đổi vị trí công việc cho nhau.  – Hãy chú ý tới mức độ chuyên môn và chất lượng công việc mà nhân viên đó đạt được để quyết định việc thay đổi nhân sự.
B9: Lặp lại bước 3,5 và 8 cho đến khi định hướng về tiến độ dự án được thiết lập hoàn chỉnh	Việc phát triển tiến độ dự án là một quy trình lặp đi lặp lại. Chúng ta chỉ dừng sự lặp lại khi đã đạt được hướng đi hoàn hảo nhất cho dự án.
B10: Đưa thông tin tiến độ dự án vào biểu đồ Gantt	Biểu đồ Gantt là một hình thức biểu thị dưới dạng thanh ngang với độ dài mỗi thanh ngang đại diện cho thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Phương pháp này hiển thị chi tiết lịch trình dự án dựa trên các thông tin đầu vào do con người cung cấp. Đặt các nhiệm vụ, cột mốc quan trọng, sự kết nối giữa các đầu việc, thông tin nhân viên thực hiện, thời gian và ước tính khối lượng công việc vào biểu đồ Gantt để thấy chi tiết thời gian dự án.  Biểu đồ Gantt luôn là phương thức hữu dụng và được khuyên dùng nhiều nhất.

TẶNG BẠN EBOOK 10 KỸ NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN THÀNH CÔNG

III. Các bước quản lý tiến độ dự án

Thiết lập quy trình quản lý dự án giúp nhà quản lý giảm nguy cơ xảy ra rủi ro về tiến độ, theo dõi được trạng thái và kiểm soát các hoạt động của dự án theo đúng khung thời gian đã định hoặc giảm độ trễ xuống mức thấp nhất. Ngoài ra, nhà quản lý cũng dễ dàng cập nhật và thay đổi hoạt động trong lịch trình khi cần thiết.

1. Hiểu rõ các nguyên tắc của quy trình quản lý tiến độ 

Mọi hoạt động diễn ra trong quá trình triển khai dự án đều cần nhà quản lý dự án nắm rõ, kiểm tra và giám sát thường xuyên để có sự điều chỉnh phù hợp khi cần thiết. Nếu như người quản lý chủ quan hoặc không sát sao, những rủi ro sẽ xảy ra và dự án không hoàn thành tiến độ là điều khó tránh khỏi.

Trong quá trình lập kế hoạch quản lý dự án sẽ có những công việc cần sự hỗ trợ từ các đối tác. Nhà quản lý dự án cần có buổi gặp mặt trao đổi về công việc với các bên nhằm thống nhất quan điểm, giúp cho việc kiểm soát tiến độ công việc tốt hơn.

Dưới đây là sơ đồ mô tả về quy trình quản lý tiến độ bao gồm các yếu tố đầu vào, công cụ và kỹ thuật hỗ trợ cũng như yếu tố đầu ra để nhà quản lý có thể áp dụng: 

2. Kiểm soát tiến độ dự án

2.1 Bằng cách sử dụng phương pháp Quản lý giá trị thu được (EVM), nhà quản lý có thể đơn giản hóa quá trình đo lường phạm vi, tiến độ dự án và nguồn lực thực hiện. Với phương pháp này, doanh nghiệp dễ dàng thu được các số liệu cần thiết để lập kế hoạch, ngân sách cho công việc đã thực hiện, sự chênh lệch chi phí và tiến độ, hiệu suất cần duy trì để hoàn thành công việc…

Đây là công cụ đắc lực giúp nhà lãnh đạo đánh giá hiệu quả trong quá trình quản lý tiến độ dự án nói chung và tiến độ thi công xây dựng công trình nói riêng rất hiệu quả.

2.2 Trong việc kiểm soát tiến độ thực hiện dự án, nhà quản lý hãy chú ý tới toàn bộ hoạt động của dự án và quan sát xem có vấn đề nào cần sửa đổi hoặc thay thế không. Trường hợp có sự gián đoạn ở công việc nào đó gây ảnh hưởng lớn tới tiến độ kế hoạch thì cần nhà quản lý có hành động giải quyết ngay lập tức nhằm tránh rủi ro lây lan.

2.3 Hãy sử dụng công cụ đo lường hiệu suất tiến độ để theo dõi và đánh giá sự thay đổi so với định hướng ban đầu của dự án. Tổng hợp mọi sai lệch trong quá trình triển khai là nhiệm vụ cần thiết trong việc đánh giá hiệu suất dự án. 

2.4 Công nghệ chính là “cứu cánh” cho công việc kiểm soát tiến độ. Phần mềm quản lý dự án ngày nay được các nhà quản lý sử dụng rộng rãi bởi hiệu quả rất cao trong giám sát và theo dõi tiến độ công việc và dự án, giảm tối đa rủi ro phát sinh và tình trạng trễ tiến độ dự án.

QUẢN LÝ CÔNG VIỆC THEO DỰ ÁN, QUY TRÌNH PHỨC TẠP CỰC DỄ DÀNG VỚI AMIS CÔNG VIỆC

3. Tiếp cận phương pháp Agile đối với quản lý tiến độ dự án

Quản lý tiến độ bằng phương pháp Agile ngày càng được áp dụng phổ biến bởi tính linh hoạt và khắc phục được nhiều vấn đề tồn đọng so với các mô hình quản lý dự án trước đây. Một số tổ chức hiện đang kết hợp phương thức quản lý theo kiểu truyền thống (như Waterfall) và ứng dụng các công cụ trong phương pháp Agile.

Agile là “cứu cánh” cho nhà quản lý trong việc thu thập các chỉ số về tiến độ công việc. Đối với việc kiểm soát tiến độ dự án, Agile giúp: 

• Tổ chức kịp thời các cuộc thảo luận để điều chỉnh quy trình trong trường hợp cần giải quyết vấn đề phát sinh. 
• Sắp xếp khoa học mức độ ưu tiên cho những phần công việc chưa hoàn thiện.
• Quy định thời gian cho các dự án được chuyển giao, nhấn mạnh mốc thời gian mà đội nhóm cần hoàn thiện cho mỗi công việc.
• Quản trị sự thay đổi của dự án vô cùng hiệu quả.

IV. Kết bài

Bài viết trên chia sẻ những thông tin hữu ích về cách xây dựng và quản lý tiến độ dự án nhằm giúp nhà quản lý xây dựng và kiểm soát tiến độ công việc hiệu quả. Mỗi bước thiết lập bảng tiến độ thực hiện dự án là một viên gạch kiến tạo nên quy trình vận hành và kiểm soát hoàn thiện, vững chắc. Chúc các nhà quản lý ngày một nâng cao kỹ năng quản lý dự án và gặt hái được nhiều thành công trong tương lai.

_Nguồn tham khảo: Invensis_

 

Đăng ký nhận tư vấn, TĂNG NGAY NĂNG SUẤT VỚI MISA AMIS Công việc