Tin tức Phần mềm quản lý dự án MISA AMIS | Tối đa hiệu...

Phần mềm quản lý dự án MISA AMIS | Tối đa hiệu quả làm việc nhóm

45
Phần mềm quản lý dự án

Tại doanh nghiệp bạn có đang tồn tại kiểu làm việc “mệnh ai nấy làm”, kể cả khi làm việc nhóm. Nhân viên thiếu kỹ năng lập tiến độ, không quản lý được phạm vi công việc của mình, thậm chí không biết cách xin giúp đỡ khi không thể tự mình giải quyết vấn đề? Nếu có, phần mềm quản lý dự án MISA AMIS sẽ là giải pháp để tối ưu hiệu quả làm việc nhóm hay toàn bộ dự án tại công ty bạn.

Những vấn đề ảnh hưởng đến năng suất nhân viên và kết quả công việc tại doanh nghiệp

Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến kết quả công việc cuối cùng, từ yếu tố ngoại cảnh đến nội tại doanh nghiệp, mà chủ yếu là do con người. Sau đây chúng tôi xin liệt kê một số tồn tại trong doanh nghiệp khiến hiệu quả công việc hay năng suất nhân viên bị ảnh hưởng.

    1. Tính cá nhân hóa và cái tôi của nhân viên
      • Con người làm việc thế nào, kết quả dự án phản ánh thế đó. Dự án hoàn thành sớm, đạt kết quả như mục tiêu chứng tỏ đội ngũ nhân sự làm việc hiệu quả và ngược lại. Thế nhưng, một thực tế xảy ra tại không ít doanh nghiệp là tính cá nhân hóa và cái tôi của nhân viên quá lớn. Biểu hiện là làm việc theo ý mình, coi thường ý kiến hay góp ý của đồng đội, cần sự giúp đỡ nhưng ngại bày tỏ với cấp trên, đồng nghiệp…
      • Lập việc độc lập thì rất tốt nhưng thiếu kỹ năng làm việc nhóm
    2. Người quản lý dự án thiếu năng lực
      • Nếu doanh nghiệp để một người thiếu năng lực làm trưởng dự án, điều này có thể ảnh hưởng không tốt đến kết quả cuối cùng của dự án. Việc bổ nhiệm người thiếu năng lực thế hiện việc đánh giá trình độ, năng suất nhân viên trước đó đã mắc phải sai lầm. Bởi thế DN cần có thước đo đánh giá năng lực định kỳ, dựa trên kết quả làm việc cá nhân, gắn với thời gian, kỹ năng và thái độ của nhân viên.
    3. Sự rời rạc trong việc tiếp nhận và lưu chuyển thông tin
      • Sự rời rạc trong việc tiếp nhận, chuyển tiếp thông tin cho các thành viên trong nhóm, cho cấp trên để xin phê duyệt khiến thời gian thực hiện dự án bị kéo dài, không những thế còn dễ bỏ lỡ đầu việc được giao/nhận.
      • Biểu hiện của sự rời rạc: Giao và nhận việc bằng nhiều hình thức thiếu tính thống nhất, lúc thì bằng email, lúc thì qua tin nhắn, chat zalo, messenger,…
    4. Kỹ năng quản lý thời gian còn yếu kém
      • Nhân viên thiếu kỹ năng quản lý và sắp xếp thời gian khoa học, thể hiện ở việc bố trí tiến độ thực hiện và thời hạn hoàn thành các đầu việc thiếu logic. Thời gian có hạn, người biết sử dụng thời gian hiệu quả sẽ biết nên làm việc gì trước, việc gì sau. Trong cùng số giờ làm việc có thể hoàn thành nhiều đầu việc hơn so với người thiếu kỹ năng quản lý, sử dụng thời gian.
    5. Thiếu chặt chẽ trong việc theo dõi, giám sát tiến độ và đánh giá kết quả sau mỗi dự án kết thúc
      • Không khó nhận thấy tình trạng này tại các doanh nghiệp khi chưa áp dụng quy trình vào công việc, đặc biệt phổ biến tại các doanh nghiệp nhỏ. Điều này gây ảnh hưởng đến việc phân bổ nguồn lực, chi phí và đánh giá năng lực của nhân viên sau mỗi dự án.

Những vấn đề ảnh hưởng đến năng suất làm việc của doanh nghiệp

Những tồn tại trên đây là những vấn đề chính yếu nhất mà doanh nghiệp thường mắc phải khiến kết quả dự án không được như mong đợi. Để khắc phục những vấn đề ấy, ngoài việc nâng cao năng lực của đội ngũ, doanh nghiệp cũng có xu hướng đưa phần mềm quản trị dự án vào quản lý công việc để hiệu quả được tối ưu và tiết kiệm chi phí. Nội dung dưới đây sẽ đề cập chi tiết khái niệm, lợi ích và những tính năng của phần mềm quản lý dự án cho doanh nghiệp.

| Đọc thêm: Giải pháp giúp doanh nghiệp vực dậy sau Covid-19

Phần mềm quản lý dự án là gì?

Phần mềm quản lý dự án còn có tên gọi khác là phần mềm quản lý công việc, là chương trình được thiết lập sẵn dùng để quản lý toàn bộ hoạt động phát sinh trong công việc của cá nhân, dự án hay phòng ban chức năng, giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ từ bước lập kế hoạch dự án, dự toán chi phí đến sắp xếp nhân sự, nguồn lực, tiến độ công việc….

Phần mềm quản lý dự án mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Một phần mềm quản trị dự án tốt sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, không chỉ về hiệu quả kinh tế mà còn giúp hình thành tinh thần tự giác làm việc, chuẩn hóa quy trình làm việc tại doanh nghiệp. Cụ thể là:

  • Giúp quản lý toàn diện và chi tiết tiến độ của một hay nhiều dự án trên một hệ thống duy nhất, giảm thiểu tình trạng chồng chéo, bỏ sót thông tin
  • Giúp nhân viên chủ động lên kế hoạch, nắm bắt công viêc và bám sát mục tiêu, thời hạn hoàn thành
  • Hình thành quy trình làm việc nhất quán, gắn kết thành viên trong dự án và các bộ phận, tự động hóa khi giao/nhận việc, chuyển và tiếp nhận thông tin để quy trình được thực hiện liên tục
  • Giúp doanh nghiệp đo lường chính xác năng lực của nhân viên để đánh giá lương thưởng, đề bạt vị trí
  • Tối ưu chi phí và nguồn lực thực hiện dự án do được đo lường và giám sát liên tục tình hình thực hiện dự án

Tính năng của phần mềm quản lý dự án MISA AMIS

MISA AMIS Công việc là phần mềm quản lý dự án nằm trong nền tảng MISA AMIS. Phần mềm ra đời nhằm giải quyết những khó khăn trong quá trình thực hiện và quản lý công việc tại doanh nghiệp, mục đích cuối cùng để làm tăng năng suất, hiệu quả công việc và tối ưu chi phí, tối đa lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Những tính năng được kể dưới đây sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về phần mềm để biết được khả năng đáp ứng quản lý dự án.

1, Lên kế hoạch dự án

Bạn có thể dễ dàng lập kế hoạch tổng quan cho từng dự án với các thông tin về lộ trình phát triển, thành viên và vai trò của từng thành viên trong dự án, mục tiêu, thời hạn hoàn thành, mức độ quan trọng của đầu việc…

Kế hoạch dự án cần được vạch lên trước khi bắt tay vào thực thi để không đi sai hướng trong quá trình làm việc. Cần họp nhóm, tương tác và trao đổi giữa các thành viên trong dự án để có kế hoạch chi tiết hơn về các đầu việc, tư liệu, ngân sách hay tất cả những vấn đề liên quan cần đến để dự án được hoàn thành.

2, Thực hiện công việc

Tạo dự án mới, thêm thành viên và phân quyền cho thành viên trong dự án nhanh chóng.  Dễ dàng giao việc cho các thành viên trong dự án ngay trên điện thoại. Những người liên quan cũng tự động nhận được thông báo qua email hay thông báo tại ứng dụng AMIS Công việc.

Tạo công việc trong dự án

Quản lý thời gian, thêm công việc con, công việc cha trong từng dự án chi tiết nhất để tránh bỏ sót các đầu việc. Phần mềm cũng cho phép nhân bản các dự án/công việc có tính chất giống nhau để người thực hiện tiết kiệm thời gian tạo và nhập dữ liệu lên phần mềm.

Quản lý thời gian thực hiện dự án

Trong quá trình thực hiện công việc, mọi thông tin lưu ý khi tiến hành dự án như tài liệu đính kèm, thời hạn hoàn thành, mức độ ưu tiên đều sẽ được ghi chú. Ngay trong giao diện khi mở phần mềm, mỗi cá nhân sẽ thấy được các dự án cần làm, công việc đến hạn cần thực hiện hay những đầu việc cần được phê duyệt.

3, Giám sát và theo dõi tiến độ dự án

Phần mềm giúp giám sát và theo dõi tiến độ dự án chi tiết, kịp thời, giúp cấp quản lý nắm được tiến độ thưc hiện dự án mọi lúc mọi nơi. Nếu cần điều chỉnh hay phát sinh vấn đề, trưởng dự án có thể xử lý và hỗ trợ team kịp thời bằng cách thảo luận để giải quyết vấn đề, bổ sung nguồn lực hoặc thay đổi vị trí với người có chuyên môn hơn.

phần mềm quản lý dự án

Tiến độ dự án được thể hiện dưới nhiều dạng để có cái nhìn trực quan nhất, giúp người thực hiện, quản lý dự án ghi nhớ nhanh, hiểu nhanh hơn:

  • Quản lý dự án dưới dạng danh sách (List)
  • Quản lý dự án dưới dạng Bảng (Kanban)
  • Quản lý dự án dưới dạng Lịch (Calendar)
  • Quản lý  dự án dưới dạng sơ đồ Gantt
  • Quản lý dự án qua Tài liệu (tổng hợp toàn bộ tài liệu của dự án)

| Đọc thêm: Phần mềm quản lý công việc giúp tối ưu năng suất nhân viên | AMIS Công việc

4, Đánh giá kết quả công việc

Doanh nghiệp dễ dàng đánh giá dự án có hoàn thành hiệu quả đúng tiến độ hay chi phí có nằm trong ngân sách dự kiến hay không. Đồng thời dề dàng đánh giá được năng suất của từng nhân viên để khen thưởng, lưu vào hồ sơ năng lực chuẩn xác.

Top 5 phần mềm quản lý dự án được yêu thích hiện nay

Song song với xu hướng số hóa vào việc vận hành và quản lý doanh nghiệp, có không ít phần mềm quản lý dự án ra đời. Trước nhiều sự lựa chọn, các công ty, CEO hay trưởng dự án cần sáng suốt lựa chọn một đơn vị uy tín, phần mềm dễ sử dụng và thực sự hữu ích cho doanh nghiệp. Dưới đây là 5 gợi ý top 5 phần mềm quản lý dự án trong nước và quốc tế được yêu thích.

1, Phần mềm quản lý dự án Trello

Trello là phần mềm quản lý dự án phổ biến tại nhiều nước, có bản sử dụng miễn phí trọn đời cho người dùng. Đồng nghĩa với đó, người dùng bị giới hạn tính năng so với bản tính phí. Trello có điểm mạnh là giao và nhận việc cho thành viên trong dự án khá khoa học, nhanh chóng. Giao diện quản lý chủ yếu theo dạng bản Kanban. Ngoài ra, phần mềm này còn cung cấp các tính năng như:

  • Thêm, bớt người vào dự án dễ dàng
  • Cho phép nhận xét, đính kèm tài liệu với mỗi dự án hay công việc
  • Tag tên người dùng hay tag tên công việc để dễ dàng theo dõi và quản lý
  • Đầy đủ phiên bản mobile, PC, Laptop hay tablet cho người dùng có thể quản lý dự án mọi lúc mọi nơi

2, Project manager – phần mềm quản lý dự án theo thời gian thực

Đây là phần mềm quản lý dự án theo thời gian thực, giúp đo lường và theo dõi chính xác lịch trình, ngày tới hạn công việc. Phần mềm Project manager cung cấp các tính năng nổi bật sau:

  • Quản lý dự án theo biểu đồ Gantt
  • Quản lý dự án theo dạng bảng
  • Lên kế hoạch dự án
  • Quản lý thời gian và lên lịch trình công việc cần hoàn thiện
  • Báo cáo chung cho toàn dự án
  • Quản lý công việc, giao việc,…

phần mềm quản lý dự án Project Manager

Project Manager cung cấp các bản tính phí, trong đó gói thấp nhất dành cho việc quản lý dự án cá nhân với chi phí từ 15usd/người/tháng.

3, Basecamp- Phần mềm quản lý tiến độ dự án

Nói đến phần mềm quản lý dự án không thể thiếu cái tên Basecamp. Đây là phần mềm giúp bạn quản lý dự án từ xa hiệu quả, giao và nhận việc cho các thành viên trong dự án tức thời, chính xác.

Một số tính năng mà Basecamp cung cấp bao gồm:

  • Bảng tin: giúp đưa những thông báo, ý tưởng mới, cập nhật tiến độ… ngay trên giao diện hiển thị để nắm bắt thông tin nhanh nhất
  • Tạo List công việc cần hoàn thành, được chỉ định hay những công việc/dự án tới hạn
  • Lên lịch trình công việc theo mức độ quan trọng của các đầu việc
  • Đính kèm các file thông tin, dữ liệu tham khảo hoặc kết quả công việc vào dự án
  • Tạo group chat để trao đổi công việc…

4, Phần mềm quản trị dự án Microsoft Project

Không còn xa lạ với người dùng với các sản phẩm của Microsoft, phần mềm quản lý dự án Microsoft Project giúp doanh nghiệp quản lý quy trình, tiến độ dự án một cách nhanh chóng, chuẩn xác.

Các tính năng của phần mềm bao gồm:

  • Quản lý tất cả các dự án đang tham gia một cách tập trung nhất
  • Quản lý dự án mọi lúc mọi nơi, giao và nhận việc nhanh chóng, hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả trên các thiết bị kết nối mạng
  • Quản lý dự án theo dạng bảng, lưới, danh sách… giúp đem lại thông tin trực quan nhất
  • Cung cấp 2 loại giải pháp: Cloud-based và on-premise (Tại chỗ)
  • Đầy đủ tính năng giao, nhận, quản lý tiến độ, đánh giá dự án …
  • Giá tối thiểu: 10usd/người/tháng

5, Phần mềm quản lý dự án MISA

Phần mềm quản lý dự án MISA hay còn tên gọi khác là MISA AMIS Công việc. Như đã giới thiệu chi tiết phía trên, đây là phần mềm nằm trong nền tảng MISA AMIS, hiện đang có hơn 12.000 khách hàng là doanh nghiệp Việt đang sử dụng.

Khác 4 phần mềm được kể trên đây, phần mềm này là một sản phẩm “Make in Vietnam”, do đó có nhiều lợi thế và có nền tảng quản trị phù hợp với văn hóa, đặc thù công việc tại các doanh nghiệp Việt.

  • Đầy đủ tính năng từ lập kế hoạch dự án, giao, nhận việc, thiết lập quy trình, mời thành viên tham gia dự án, tag tên công việc. giám sát và theo dõi tiến độ…
  • Đầy đủ phiên bản mobile, destop. Đáp ứng nhu cầu quản lý dự án từ xa
  • Quản lý dự án theo biểu đồ Gantt, List, Kanban, quản lý thời gian thực….
  • Liên thông với các ứng dụng quản trị doanh nghiệp khác nằm trong cùng nền tảng như AMIS Landing Page, Kế toán tài chính, Kê khai thuế, Tuyển dụng, Bảo hiểm, Tính lương, CRM….

Bạn có thể xem thêm tính năng chi tiết ngay tại phần mềm quản lý dự án MISA.

Với những gợi ý trên đây hy vọng bạn đã có cái nhìn tổng quan nhất về các loại phần mềm mềm quản trị dự án và top 5 phần mềm quản lý dự án được yêu thích hiện nay. Chúc bạn và doanh nghiệp mình chọn được một giải pháp tốt nhất để nâng cao hiệu quả, năng suất làm việc tại công ty.

Để nhận tư vấn cụ thể và nhận tài khoản dùng thử phần mềm quản lý dự án MISA AMIS miễn phí, anh chị có thể để lại thông tin đăng ký ngay tại đây: