Quản lý dự án phần mềm: Từ mô hình đến quy trình quản lý hiệu quả nhất

Với hướng tìm kiếm hướng đi đột phá bằng cách ứng dụng công nghệ hay những phần mềm hỗ trợ ngày càng phổ biến trong doanh nghiệp. Chính vì thế mà quản lý dự án phần mềm rất quan trong đối với các doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây, MISA AMIS sẽ làm rõ hơn khái niệm quản lý dự án phần mềm là gì và người quản lý dự án phần mềm cần làm gì để đem lại hiệu quả công việc tốt nhất. 

1. Quản lý dự án phần mềm là gì? 

Quản lý dự án phần mềm là thuật ngữ chỉ các hoạt động lập kế hoạch, lên lịch, phân bổ tài nguyên, triển khai, theo dõi và bàn giao các dự án liên quan đến phần mềm và Website. 

Một dự án phần mềm sẽ bao gồm ít nhất 2 thành viên. Họ tập trung hoàn thiện sản phẩm là phần mềm mới hoặc cải tiến các tính năng cũ trên phần mềm. Dự án này thường bị giới hạn về thời gian, ngân sách nhưng vẫn phải đảm bảo tính hữu ích, đóng góp thiết thực vào quy trình nghiệp vụ sản xuất, kinh doanh. 

Do đó, hoạt động quản lý dự án cần được chú trọng đầu tư nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp khác.

TẶNG BẠN 12 MẪU FILE EXCEL QUẢN LÝ DỰ ÁN MỚI NHẤT NĂM 2024

2. Các nhiệm vụ cần làm khi quản lý dự án phần mềm 

Với sự phát triển mạnh mẽ của cách mạng 4.0, những thành tựu công nghệ đã thay đổi hoàn toàn cách thức tiêu dùng của xã hội. Đặc biệt, thói quen mua hàng trực tuyến dẫn tới yêu cầu phát triển nhiều loại phần mềm như phần mềm quản lý bán hàng, kế toán, quản lý công việc… 

Vậy công việc cụ thể khi quản lý dự án phần mềm là gì? 

Những nhiệm vụ mà người giám sát dự án phần mềm đảm nhận là: 

• Nhận thông tin từ những phòng ban khác, phân tích dữ liệu và đưa ra giải pháp cải tiến hệ thống. 
• Nhận yêu cầu dự án, thiết lập mục tiêu cho toàn bộ đội ngũ. 
• Chịu trách nhiệm giám sát mọi hoạt động từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án. 
• Quản lý các nguồn lực, nguồn tài nguyên trong dự án một cách hợp lý. 
• Quản lý hồ sơ, bảo mật thông tin quan trọng. 
• Đào tạo đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp để ứng biến với các trường hợp hay các dự án khác nhau. 
• Báo cáo định kỳ với ban lãnh đạo công ty cùng đối tác, khách hàng. 

Người quản lý dự án có thể tự thực hiện hoặc giao việc cho các nhân sự phù hợp. Tuy nhiên, nhà quản lý bắt buộc phải có kế hoạch kiểm tra, giám sát thường xuyên để sản phẩm hoàn thành đạt chất lượng, đúng tiến độ đề ra. 

3. Quy trình quản lý dự án phần mềm trong doanh nghiệp

Dự án phần mềm cần tuân thủ một quy trình chuẩn xác với mục đích phát hiện lỗi sai và chỉnh sửa nhanh chóng. Quy trình quản lý dự án này bao gồm các bước sau: 

3.1. Bắt đầu chuẩn bị cho dự án

Sau khi tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, các bộ phận họp bàn để thống nhất mục tiêu tổng thể, mục tiêu chi tiết theo từng giai đoạn của dự án. Người quản lý phân công nhiệm vụ rõ ràng để mỗi cá nhân chủ động làm việc, phối hợp chặt chẽ với nhau. 

Các thông tin cần xác định tại giai đoạn bắt đầu:

• Xác định mục tiêu quan trọng của cả dự án, từ đó quyết định mục tiêu nhỏ hơn cho từng bộ phận, cá nhân.
• Đánh giá mức độ cần thiết của dự án. 
• Phân tích mối tương quan giữa các yêu cầu và nguồn lực hiện có của đội ngũ. 

3.2. Lập kế hoạch thực hiện dự án phần mềm 

Đây là thời điểm người quản lý sử dụng các kỹ năng, kinh nghiệm để lập kế hoạch làm việc. Dựa trên điều kiện thực tế người quản lý cũng có thể điều chỉnh các mục tiêu từ bước trên sao cho phù hợp. Việc lập kế hoạch càng chi tiết thì hướng đi tới mục tiêu càng rõ ràng, từ đó gia tăng tỷ lệ thành công của dự án. 

3.3. Triển khai công việc theo kế hoạch đề ra

Dựa trên mục tiêu, phương án thực hiện và trách nhiệm được giao, các thành viên liên quan bắt đầu công việc như hoạch định. Trong quá trình này, người quản lý tiếp tục theo dõi, can thiệp kịp thời khi có sự cố phát sinh.

 Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên quan tâm đến tinh thần làm việc của nhân viên, tạo động lực để tất cả đạt được mục tiêu. 

3.4. Giám sát quá trình hoàn thiện 

Giai đoạn giám sát hoàn thiện sản phẩm yêu cầu người quản lý dự án phần mềm rà soát, điều chỉnh tiến độ và khả năng thực hiện. Người phụ trách cũng cần đề phòng rủi ro, tích cực giải quyết khó khăn để giảm tác động tiêu cực đến tiến độ chung. 

3.5. Nghiệm thu kết quả và bàn giao sản phẩm cho khách hàng 

Ở giai đoạn cuối, quy trình quản lý dự án cần kiểm tra lại thông số, dữ liệu. Đội ngũ chuyên gia sẽ tiến hành thử nghiệm sản phẩm, so sánh kết quả dự án cùng yêu cầu ban đầu. Như vậy, người quản lý dễ dàng đánh giá dự án phần mềm có thành công hay không.

Quản lý dự án phần mềm tối ưu, giúp đội ngũ phối hợp mượt mà và đạt được mục tiêu dự án theo đúng tiến độ với AMIS Công việc.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc. Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

4. Những mô hình quản lý phổ biến nhất 

Agile, Scrum hay Waterfall là những phương pháp được ứng dụng phổ biến nhất trong quản lý dự án. Mỗi phương pháp có điểm mạnh, điểm yếu riêng nhưng chúng đều giúp quá trình quản lý dự án phần mềm diễn ra thuận lợi.

4.1. Mô hình Scrum 

Scrum là phương pháp quản lý dự án nhanh, hiệu quả. Với scrum, một dự án được chia thành các sprint kéo dài từ 2 đến 4 tuần. 

Hiệu suất của nhóm được xem xét vào thời điểm cuối mỗi sprint. Điều này cho phép các nhóm tùy chỉnh thay đổi cần thiết trước khi chuyển sang giai đoạn rút tiếp theo. Phương pháp Scrum thích hợp với dự án phần mềm cải tiến liên tục, thường xuyên tích hợp yếu tố mới.

4.2. Mô hình Agile

Mô hình Agile hoạt động bằng cách chia nhỏ tổng quan dự án lớn thành nhiều nhiệm vụ nhỏ. Đội ngũ nhân sự sẽ thực hiện nhiệm vụ đó lặp đi lặp lại trong khoảng thời gian ngắn cho đến khi nhiệm vụ chung hoàn thiện. 

Trên thực tế, Agile là mô hình quản lý phổ biến nhất hiện nay. Nó giúp doanh nghiệp hoàn thành dự án có nhiều hạng mục rẽ nhánh phức tạp. Hay nó tạo tiền đề cho doanh nghiệp chủ động điều chỉnh công việc dù có bất kỳ vấn đề nào xảy ra.

4.3. Mô hình Waterfall 

Ý tưởng của mô hình Waterfall là chia nhỏ những nhiệm vụ trong dự án phần mềm thành nhiều chuỗi tuyến tính. Các giai đoạn sau phụ thuộc vào sản phẩm hoàn thiện tại giai đoạn trước. 

Theo cách tiếp cận truyền thống này, mỗi giai đoạn dự án buộc phải kết thúc đúng thời hạn để chuyển tiếp đến giai đoạn mới. Tuy nhiên, bản chất tuyến tính cũng khiến nó bị giới hạn. Người quản lý không thể đánh giá lại giai đoạn trước và doanh nghiệp phải làm lại hoàn toàn nếu có lỗi xảy ra.

Vì vậy, phương pháp Waterfall chỉ phù hợp với dự án có mục tiêu chắc chắn, kỳ vọng của khách hàng nhất quán, không thay đổi.

>> Đọc thêm: Phần mềm quản lý dự án tốt nhất hiện nay

5. Cách soạn báo cáo dự án phần mềm 

Báo cáo quản lý dự án phần mềm tóm tắt tổng quan về tình hình triển khai dự án tại một thời điểm nhất định. Tùy thuộc vào quy mô, mức độ phức tạp mà báo cáo quản lý dự án được yêu cầu trình bày hàng tuần, hàng tháng.

Những thông tin bắt buộc trong một bản báo cáo quản lý:

• Tên dự án. 
• Tên và chức vụ, vai trò của người quản lý dự án.
• Nhà tài trợ, đối tác, khách hàng, nhà cung cấp… 
• Thời gian dự kiến bắt đầu – kết thúc dự án. 
• Các số liệu chính cần theo dõi xuyên suốt dự án.
• Dự toán chi phí, so sánh với ngân sách hiện có. 
• Làm rõ phạm vi dự án, mong muốn của khách hàng. 
• Xem xét tổng quan về thị trường, rủi ro tiềm ẩn và lập kế hoạch ứng phó. 

Tải ngay 12 mẫu file excel quản lý dự án chuẩn quốc tế năm 2024

6. Một số lưu ý về kỹ năng quản lý dự án phần mềm 

Theo tạp chí Forbes, để quản lý dự án phần mềm tối ưu, người quản lý nên lưu ý một số lời khuyên dưới đây:

• Loại bỏ các công việc thủ công, kém quan trọng để tập trung phát triển sản phẩm. 
• Chú trọng việc tạo động lực cho đội nhóm. 
• Hạn chế các thay đổi đột ngột đối với nhiệm vụ đã giao. 
• Cố gắng thực hiện công việc theo đúng tiến trình kế hoạch định sẵn. 
• Hợp lý hóa năng suất chung thông qua hình thức ủy quyền, giao việc khoa học. 
• Chia nhỏ kế hoạch thành nhiệm vụ hàng ngày cụ thể. 

Ngoài ra, người quản lý phải trau dồi thêm các kỹ năng sau nhằm tạo nên nền tảng quản trị vững chắc: 

• Kiến thức kỹ thuật: Người quản lý phải hiểu cách vận hành của phần mềm, có phương pháp tiếp cận kết hợp hài hòa với kỹ năng mềm và kinh nghiệm của bản thân để hoàn thành dự án trọn vẹn. 
• Kỹ năng lãnh đạo: Kỹ năng lãnh đạo hỗ trợ người đứng đầu vạch ra mục tiêu, nhiệm vụ, hoạch định chiến lược và tạo động lực thúc đẩy đội nhóm phát huy tối đa khả năng của mình. 
• Kỹ năng giao tiếp: Khả năng giao tiếp chỉ đạt được khi người quản lý tích cực gắn kết, chia sẻ cũng như lắng nghe các thành viên. Đồng thời, người phụ trách nên chuẩn bị chiến lược giao tiếp linh hoạt giữa các dự án khác nhau. 
• Kỹ năng quản lý rủi ro: Kỹ năng quản lý rủi ro không chỉ là quản lý nhận thức nguy cơ tiềm ẩn. Nó còn bao gồm các chiến lược, phương án xử lý phù hợp để giúp doanh nghiệp tránh tổn thất tài chính, nhân lực, tài nguyên… 
• Kỹ năng lập kế hoạch: Lập kế hoạch là bước đi cần thiết trong dự án phần mềm. Đây là cơ sở triển khai, thực hiện nhiệm vụ, đánh giá hiệu quả công việc và hiện thực hóa những mục tiêu trọng tâm. 

7. Quản lý dự án phần mềm với MISA AMIS Công Việc

MISA AMIS Công Việc là ứng dụng quản lý dự án nằm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS. Phần mềm ra đời nhằm giải quyết những khó khăn trong quá trình thực hiện và quản lý công việc tại doanh nghiệp, mục đích cuối cùng giúp tăng năng suất, hiệu quả công việc, tối ưu chi phí, tối đa lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Ưu điểm của AMIS Công Việc

Dùng ngay miễn phí

• Dễ dàng lập kế hoạch tổng quan cho từng dự án với các thông tin về lộ trình phát triển, thành viên, vai trò của từng thành viên trong dự án, mục tiêu, thời hạn hoàn thành, độ quan trọng của đầu việc…
• Tạo dự án mới, thêm thành viên và phân quyền chi tiết cho từng thành viên trong dự án nhanh chóng
• Quản lý thời gian, thêm công việc cha, công việc con trong từng dự án chi tiết nhất, giúp tránh sót việc.
• Phần mềm quản lý công việc giúp giám sát và theo dõi dự án kịp thời, nhờ đó nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tiến độ mọi lúc mọi nơi
• Đánh giá dự án có hoàn thành đúng tiến độ hay chi phí có nằm trong ngân sách dự kiến hay không.
  Năng suất làm việc của nhân viên cũng được thể hiện rõ, giúp quản lý thêm căn cứ khen thưởng, lưu vào hồ sơ chuẩn xác.

8. Kết luận

Có thể nói, quản lý dự án phần mềm nói chung hay quản lý dự án công nghệ nói riêng đang trở thành nhu cầu của thời đại mới. Chính vì vậy, các doanh nghiệp, các nhà quản trị cần nắm chắc tất cả kiến thức liên quan như khái niệm, quy trình và kỹ năng quản lý dự án toàn diện. 

Mời bạn đọc tải 12 mẫu file excel quản lý dự án chuẩn quốc tế năm 2024 và dùng thử miễn phí AMIS Công việc (ứng dụng nằm trong bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số) để nâng cao hiệu quả quản lý dự án.