Ma trận RACI là gì? Cách lập RACI để quản lý dự án đúng người, đúng việc

Phân bổ công việc, thống nhất trách nhiệm của từng nhân sự là nhiệm vụ cơ bản nhất của người quản lý dự án. Ngày nay, ma trận RACI được sử dụng như công cụ hỗ trợ người quản lý tối ưu nghiệp vụ này. Trong bài viết dưới đây, MISA AMIS sẽ giải đáp ma trận này có nguyên lý gì và được sử dụng như thế nào, đồng thời tặng kèm bộ mẫu file quản lý dự án chuẩn quốc tế giúp doanh nghiệp triển khai ứng dụng ngay.

I. Ma trận RACI là gì?

Ma trận RACI là biểu đồ phân công trách nhiệm cũng như vạch ra từng nhiệm vụ, cột mốc hoặc các quyết định được đánh giá là quan trọng liên quan đến việc quản lý dự án.

Ma trận RACI phân rõ vai trò cho nhân sự trong quá trình triển khai các hạng mục sau đây: thực hiện (R – Responsible), giải trình (A – Accountable), tư vấn (C – Consulted) hoặc nắm bắt các thông tin mới để cập nhật thông tin về cho dự án (I – Informed). 

1. Hành động (R – Responsible)

Người phụ trách hành động được hiểu là người có trách nhiệm thực thi một hoặc nhiều công việc. Người quản lý phải luôn đảm bảo có ít nhất một người đến một nhóm phụ trách thì công việc mới có kết quả và được đánh giá là hoàn thành. Nếu không có người chịu trách nhiệm cụ thể, công việc đó sẽ dễ rơi tình trạng trì trệ, ảnh hưởng đến tiến độ chung. 

Đối với những gói công việc/hoạt động lớn, đòi hỏi cần nhiều nguồn lực thì người quản lý có thể gán nhiều người/nhóm đảm nhiệm vai trò R – thực thi hơn. 

2. Giải trình (A – Accountable)

Đây là người chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả của một nhiệm vụ hoặc đầu ra cụ thể. Người giữ vai trò A theo dõi để công việc được hoàn thành đúng yêu cầu, đồng thời có thể đưa ra quyết định hoặc phê duyệt kết quả trong phạm vi được giao. Khác với R – người trực tiếp thực hiện công việc, A chịu trách nhiệm giải trình về kết quả cuối cùng.

Theo nguyên tắc phổ biến khi lập ma trận RACI, mỗi nhiệm vụ nên có một người A duy nhất để tránh mơ hồ về quyền quyết định và trách nhiệm giải trình.

3. Tư vấn (C – Consulted)

Người/nhóm người chịu trách nhiệm tham vấn là các cá nhân, tổ chức được hỏi ý kiến để thực thi một gói công việc/hoạt động. Người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi công việc được giao cần tham khảo lời khuyên từ đội ngũ chuyên gia này để có định hướng giải quyết vấn đề nhanh chóng, hiệu quả nhất. 

Cần phân biệt C với I – người được thông báo. C được hỏi trước để đóng góp ý kiến; I chủ yếu nhận thông tin cập nhật, thường sau khi quyết định đã được đưa ra hoặc công việc đã hoàn thành. Nói ngắn gọn: C là “hỏi trước”, còn I là “thông báo để biết”.

4. Thông báo (I – Informed)

Các thông tin liên quan đến tiến độ, chi phí, chất lượng, nguồn lực,… sẽ được người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi thông báo đến các bộ phận liên quan.  

II. Biểu đồ mẫu RACI được thể hiện như thế nào?

Biểu đồ mẫu RACI bao gồm hai phần chính. Cột bên trái là danh sách các gói công việc/hoạt động, hàng ngang trên cùng là danh sách các nguồn lực thực thi bao gồm các cá nhân, nhóm, tổ chức liên quan đến công việc hay dự án.

Vai trò của từng chữ cái R, A, C, I sẽ được gán vào giữa các gói công việc/hoạt động với các nguồn lực tương ứng.

STT	Gói công việc/hoạt động	Giám đốc dự án	Trưởng nhóm	Chuyên viên phân tích nghiệp vụ	Chuyên viên thiết kế	Chuyên viên phát triển
1	Khảo sát yêu cầu	A	C	R	I	I
2	Phân tích yêu cầu	I	A	R	C	C
3	Thiết kế giao diện	I	A	C	R	C
4	Phát triển chức năng	I	A	C	C	R
5	Kiểm thử sản phẩm	A	R	C	C	C
6	Nghiệm thu và bàn giao	A	R	C	I	I

Xem thêm: Sơ đồ PERT: Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ và quản lý dự án hiệu quả

III. Phương pháp lập ma trận RACI để quản lý dự án

Bước 1. Xác định danh sách gói công việc/hoạt động cần được hoàn thành

Người quản lý chia nhóm các công việc trong dự án thành từng hạng mục nhỏ, liệt kê tất cả gói công việc/hoạt động có liên quan vào cột bên trái. Việc xác định rõ ràng, cụ thể sẽ giúp quá trình phân công dễ dàng hơn.

Bước 2. Xác định danh sách từng nguồn lực bao gồm các cá nhân, nhóm, tổ chức có liên quan

Các nguồn lực của từng dự án không giới hạn người tham gia như giám đốc dự án, đội thực hiện dự án, giám đốc chức năng, các nhân viên bên trong công ty/tổ chức và các bên liên quan. Người phụ trách cần thống kê đầy đủ các nguồn lực này vào hàng trên cùng của bảng phân chia.

Bước 3. Phân công trách nhiệm cụ thể cho từng người/nhóm

Giám đốc dự án sẽ cùng với nhóm dự án lên kế hoạch phân công rõ từng vai trò trách nhiệm bằng cách gán R (trách nhiệm thực thi), A (người chịu trách nhiệm giải trình), C (người tham vấn), I (người được thông báo) giữa các gói công việc/hoạt động với các nguồn lực tương ứng.

Bước 4. Rà soát lại bảng 

Người phụ trách cần đảm bảo rằng một gói công việc/hoạt động bất kỳ chỉ có duy nhất 1 người chịu trách nhiệm về việc giải trình và có ít nhất 1 người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi công việc.

Bước 5. Thống nhất với các bên liên quan trong việc thực thi dự án 

Ban quản lý dự án thống nhất với ban giám đốc về chức năng có trong cấu trúc ma trận nếu cần sử dụng các nguồn lực của phòng ban này. Bước này cho phép các bên đạt được sự đồng thuận, giúp gói công việc/hoạt động được triển khai đúng tiến độ, đạt chất lượng và mục tiêu đã đặt ra.

Nắm được quy trình 5 bước là nền tảng, nhưng để vận hành trơn tru cả một dự án còn cần nhiều biểu mẫu đi kèm. Nhằm rút ngắn thời gian dựng bảng thủ công, MISA AMIS gửi tặng trọn bộ mẫu file Excel quản lý dự án theo chuẩn quốc tế, bao gồm mẫu kế hoạch dự án theo giai đoạn, bảng theo dõi tiến độ công việc, mẫu quản lý công việc hàng ngày cùng nhiều biểu mẫu thiết yếu khác:

IV. Một vài lưu ý quan trọng khi vẽ ma trận RACI

1. Phân tích theo từng bộ phận liên quan

• Khi có quá nhiều R: Một bên liên quan có quá nhiều việc được giao cho họ không?
• Không có ô trống: Các bên liên quan có cần được tham gia vào quá nhiều hoạt động không? Cần xem xét có thể thay đổi những yếu tố như Responsible đổi thành Consulted, hoặc Consulted đổi thành Informed được không?
• Đồng thuận: Mỗi bên liên quan có hoàn toàn đồng ý và chấp nhận với vai trò mà họ được chỉ định trong ma trận không? Khi đạt được thỏa thuận, điều đó nên được ghi nhận trong điều lệ cũng như tài liệu của dự án.

2. Phân tích theo từng bước thực hiện của các nhiệm vụ trong dự án

• Không có R: Nhân sự hay bộ phận liên quan nào đang thực hiện hay hoàn thành công việc trong bước này? Vai trò của ai sẽ được xem là chủ động?
• Quá nhiều chữ R: Trường hợp này thường xảy ra đối với những gói công việc/hoạt động lớn cần nhiều nguồn lực, cần rà soát kỹ để tránh việc không rõ ai đảm nhận phần nào.
• Không có A: Ai sẽ là người chịu trách nhiệm là A – Accountable? Phải có một ‘A’ cho mỗi bước thực hiện công việc của dự án. Một bên liên quan cần phải chịu trách nhiệm cho các sự việc đang xảy ra.
• Nhiều hơn một A: Đang có sự nhầm lẫn liên quan đến quyền quyết định? Quá nhiều A sẽ dẫn đến việc ra quyết định tương đối chậm và gây nên các xung đột không đáng có khi thực thi dự án.

3. Những lưu ý khác

• Mỗi ô đều được điền vào: Có phải tất cả các bên liên quan thực sự cần phải tham gia vào một nhiệm vụ cụ thể? Có mục đích chính đáng nào khiến cho tất cả các bên phải tham gia không? 
• Rất nhiều C: Có phải tất cả các bên liên quan luôn cần được tư vấn thường xuyên? Quá nhiều C trong vòng lặp có thể làm chậm tiến độ dự án.
• Có phải tất cả các bên liên quan đều được liệt kê đầy đủ trong ma trận này? Vấn đề này thường được giải quyết khi một ban chỉ đạo hoặc đội ngũ quản lý nắm được đầy đủ thông tin về từng bộ phận cũng như phòng ban cho một dự án.

V. Khi nào không nên dùng ma trận RACI?

Ma trận RACI không phải công cụ phù hợp với mọi mô hình vận hành. Trong một số trường hợp, việc cố áp dụng RACI có thể gây rườm rà, làm chậm tốc độ thay vì tối ưu phối hợp:

• Với đội nhóm nhỏ dưới năm người, mọi người đã nắm rõ vai trò của nhau, việc dựng ma trận đôi khi tạo thêm thủ tục không cần thiết.
• Với các dự án vận hành theo Agile hoặc Scrum, nơi vai trò linh hoạt và thay đổi liên tục theo từng sprint, RACI tĩnh khó theo kịp nhịp độ.
• Với công việc mang tính sáng tạo cao, cần nhiều người cùng ra quyết định và phản biện, việc ép buộc chỉ một chữ A có thể triệt tiêu tính cộng tác.

Trong những tình huống này, thay vì áp dụng nguyên bản, đội ngũ có thể cân nhắc các biến thể linh hoạt hơn của RACI:

• RASCI (hoặc RASIC): Bổ sung vai trò S (Support) cho người hỗ trợ trực tiếp người thực thi. Phù hợp với dự án lớn, cần nhiều nguồn lực phối hợp.
• RACI-VS: Thêm hai vai trò V (Verifier – người kiểm tra kết quả) và S (Signatory – người ký duyệt cuối cùng). Phù hợp với quy trình cần kiểm soát chất lượng chặt chẽ.
• DACI: Gồm Driver (người điều phối), Approver (người phê duyệt), Contributor (người đóng góp) và Informed (người được thông báo). Thiên về hỗ trợ ra quyết định nhóm.
• CARS và các biến thể khác: Tinh gọn vai trò cho những đội nhóm cần tốc độ.

Việc lựa chọn biến thể nào phụ thuộc vào quy mô dự án, mức độ phức tạp và nhu cầu kiểm soát của doanh nghiệp.

VI. Bất cập khi chuyển từ ma trận trên giấy đến vận hành thực tế

Một ma trận RACI dựng xong trên Excel chỉ phát huy giá trị khi nó thực sự sống cùng dự án. Trên thực tế, phần lớn doanh nghiệp gặp đúng một vấn đề: bảng phân vai được lập rất kỹ ở đầu dự án, rồi nằm im trong một file nào đó. Khi dự án đổi phạm vi, khi có người nghỉ việc hoặc khi phát sinh đầu việc mới, không ai cập nhật lại ma trận. Kết quả là trách nhiệm lại mập mờ đúng như lúc chưa có RACI.

Đây là lúc doanh nghiệp cần một nền tảng giúp bảng phân vai không chỉ nằm trên giấy, mà gắn trực tiếp với từng đầu việc đang chạy. MISA AMIS Công việc được xây dựng để giải quyết đúng bài toán quản lý dự án này:

• Mỗi đầu việc đều có người chịu trách nhiệm rõ ràng, đúng tinh thần một chữ R của RACI, nên không còn cảnh việc trễ mà không truy được ai chốt.
• Tiến độ và trách nhiệm hiển thị trực quan theo thời gian thực, giúp nhà quản lý nhìn ra ngay ai đang quá tải, ai đang nhàn, để cân đối lại phân công thay vì phỏng đoán.
• Mọi thay đổi về người phụ trách, deadline hay phạm vi công việc đều được ghi nhận và cập nhật tức thì, giúp ma trận phân vai luôn phản ánh đúng thực tế vận hành.
• Dữ liệu công việc được lưu lại xuyên suốt, tạo cơ sở khách quan để đánh giá hiệu suất và giải trình khi cần, thay vì tranh cãi cảm tính lúc có sự cố.
• Kết nối liền mạch với các nghiệp vụ khác như bán hàng, quy trình, nhân sự, giúp doanh nghiệp vận hành đồng bộ khi quy mô mở rộng, thay vì quản lý rời rạc trên nhiều công cụ.

Xem chi tiết tính năng

Nói cách khác, ma trận RACI giúp doanh nghiệp trả lời câu hỏi “ai làm gì”, còn MISA AMIS Công việc đảm bảo câu trả lời đó được duy trì sống động mỗi ngày, ngay cả khi dự án liên tục thay đổi.

Nhận tư vấn và dùng thử để khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:

 

VII. Câu hỏi thường gặp về ma trận RACI

1. Nên dùng công cụ gì để lập ma trận RACI?

Với dự án nhỏ, Excel hoặc Google Sheets là đủ để dựng ma trận RACI. Tuy nhiên khi quy mô lớn dần và đầu việc liên tục thay đổi, bảng tĩnh dễ trở nên lỗi thời. Lúc này, một nền tảng quản lý công việc cho phép gắn trách nhiệm trực tiếp vào từng đầu việc sẽ giúp ma trận luôn phản ánh đúng thực tế vận hành.

2. Những lỗi thường gặp khi lập ma trận RACI là gì?

Ba lỗi phổ biến nhất gồm: gán nhiều chữ A cho một nhiệm vụ khiến trách nhiệm bị phân tán, lạm dụng chữ C và I khiến ma trận cồng kềnh, và lập ma trận xong nhưng không cập nhật khi dự án thay đổi. Một ma trận RACI tốt cần gọn, rõ và được duy trì sống động cùng tiến độ.

3. Một nhiệm vụ có thể có nhiều chữ A không?

Không nên. Mỗi nhiệm vụ chỉ nên có một chữ A duy nhất để đảm bảo trách nhiệm giải trình rõ ràng. Nhiều chữ A sẽ khiến quyền quyết định bị phân tán và làm chậm tiến độ.

4. Ma trận RACI khác gì so với bảng phân công công việc thông thường?

Bảng phân công thường chỉ ghi ai làm việc gì, còn ma trận RACI phân định rõ bốn mức độ tham gia khác nhau, đặc biệt tách bạch giữa người thực thi và người chịu trách nhiệm giải trình.

5. Doanh nghiệp nhỏ có cần dùng ma trận RACI không?

Với đội nhóm rất nhỏ, ma trận RACI có thể không cần thiết. Tuy nhiên khi số lượng thành viên và dự án tăng lên, công cụ này giúp tránh chồng chéo và đùn đẩy trách nhiệm hiệu quả.

VIII. Kết luận

Hy vọng những thông tin mà MISA AMIS cung cấp về ma trận RACI đã giúp các nhà quản lý hiểu rõ hơn cách thức sử dụng nguồn lực dự án hiệu quả. Việc phân bổ các công việc hợp lý, rõ ràng chắc chắn sẽ góp phần đưa doanh nghiệp chạm đến nhiều thành công hơn trong tương lai. 

ĐĂNG KÝ TẢI MIỄN PHÍ TRỌN BỘ MẪU FILE QUẢN LÝ DỰ ÁN CHUẨN QUỐC TẾ TẠI ĐÂY: