Chuyển đổi mô hình làm việc – Thách thức và giải pháp cho doanh nghiệp

Cải tiến mô hình làm việc là một trong những chủ đề được nhiều nhà lãnh đạo, quản lý quan tâm khi tìm kiếm định hướng phát triển doanh nghiệp trong giai đoạn mới. 

Số hóa và toàn cầu hóa đã tạo ra những thay đổi căn bản trong cách sống và làm việc. Cuộc khủng hoảng Covid lại đẩy nhanh sự thay đổi đó vượt qua những gì con người có thể tưởng tượng. 

Và những ứng dụng ngày càng mở rộng của công nghệ cũng tác động mạnh mẽ đến các tổ chức, thúc đẩy chủ doanh nghiệp phải thay đổi cách làm việc truyền thống bằng mô hình làm việc linh hoạt, văn phòng số thông minh. 

I. Hình dung về mô hình làm việc hiện đại

Chuyển đổi số và công nghiệp 4.0 đã, đang và sẽ thay đổi tương lai của mô hình làm việc. Trước đây, các doanh nghiệp đều làm việc trực tiếp tại văn phòng, xử lý công việc thông qua giấy tờ trình ký, phê duyệt cùng nhiều thủ tục hành chính phức tạp. 

Thế nhưng, việc sử dụng thành tựu khoa học kỹ thuật như nền tảng điện toán đám mây, Internet hay công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI)… đã cho phép các doanh nghiệp hiện đại hóa quy trình kinh doanh, giao việc, ký duyệt và cộng tác ngay trên nền tảng số. 

Mô hình làm việc mới bao gồm các yếu tố sau:

• Công nghệ: Mô hình làm việc tương lai được thúc đẩy bởi công nghệ. Những nhà cung cấp không ngừng cập nhật, đổi mới cùng sự gia tăng nhu cầu của người dùng
• Giao tiếp: Nhắn tin, gọi điện là công cụ quan trọng hàng đầu vì sự cộng tác trong môi trường làm việc hiện đại phụ thuộc rất nhiều vào tính năng này. Email, tin nhắn SMS, công cụ Chat là những hình thức giao tiếp phổ biến nhất
• Soạn thảo, lưu trữ dữ liệu: Các công cụ cơ bản giúp nhân viên làm việc hàng ngày là trình xử lý văn bản, phần mềm trình chiếu, bảng tính, công cụ quản lý tác vụ như Google Docs, Office 365,…
• Họp mặt từ xa: Nhiều chương trình phần mềm cho phép doanh nghiệp họp mặt, trao đổi rõ ràng hơn với đối tác, khách hàng và nhân viên dù ở bất kỳ đâu
• Chia sẻ: Chia sẻ thông tin được thực hiện qua các kênh blog, mạng xã hội nội bộ và trang cá nhân
• Tính di động, linh hoạt: Mô hình mới yêu cầu nền tảng làm việc có thể dễ dàng truy cập từ nhiều thiết bị khác nhau như máy tính xách tay, điện thoại thông minh

Xem ngay: Bí quyết kiến tạo “văn phòng không giấy” để hạn chế tài liệu giấy, nâng cao hiệu suất làm việc

II. Hướng dẫn xây dựng mô hình làm việc cho doanh nghiệp trong thời đại 4.0

1. Quản lý trao quyền, giám sát từ xa

Mô hình quản lý trao quyền trong doanh nghiệp là một hệ thống quản lý trong đó quyền lực và quyết định được phân phối và chia sẻ trên nhiều cấp độ và đơn vị trong tổ chức. Thay vì tập trung quyền lực và quyết định ở một số lãnh đạo tầm cao, mô hình này khuyến khích sự tham gia và trách nhiệm của các cấp quản lý và nhân viên tại các cấp độ khác nhau.

Trong mô hình quản lý trao quyền, các cấp quản lý dưới cùng được ủy quyền và có trách nhiệm đưa ra quyết định và thực hiện công việc trong phạm vi quyền hạn của mình. Các quyết định được đưa ra dựa trên thông tin, kiến thức và kinh nghiệm của những người có kiến thức tốt nhất về tình huống cụ thể. Các nhân viên được khuyến khích tham gia vào quyết định và có trách nhiệm đối với kết quả của công việc của mình.

Mô hình quản lý trao quyền có những lợi ích sau:

• Nhân viên được ủy quyền và có trách nhiệm đối với quyết định và kết quả công việc của mình, điều này thường tạo động lực và tăng cường trách nhiệm cá nhân
• Mô hình khuyến khích sự phát triển và trưởng thành của nhân viên, từ đó tạo điều kiện cho việc phát huy tài năng và khả năng lãnh đạo tại các cấp độ quản lý khác nhau
• Quyền quyết định được phân bổ đồng đều, phù hợp theo vị trí nên các cá nhân có thể ra quyết định ngay lập tức, tiết kiệm thời gian chờ đợi phê duyệt, tăng nhanh tốc độ phục vụ khách hàng

Tuy nhiên, mô hình quản lý trao quyền cũng có thể mang đến một số thách thức. Người quản lý phải đảm bảo rằng quyền lực và trách nhiệm được phân phối một cách công bằng cũng như có quy trình phối hợp hiệu quả giữa các cấp độ và đơn vị trong tổ chức.

Để làm được điều đó, doanh nghiệp có thể tận dụng sức mạnh từ các phần mềm quản lý công việc, phần mềm quản lý quy trình thông minh. Nhờ đó, công tác giao việc và cập nhật tiến độ công việc trở nên nhanh chóng, tức thời. Hệ thống báo cáo đa chiều giúp quản lý đánh giá năng lực và hiệu quả làm việc của nhân viên chính xác dựa trên sô liệu.

Đồng thời, quy trình phối hợp công việc liên phòng ban liền mạch hơn, tăng nhanh năng suất và tốc độ phục vụ khách hàng của nhân viên.

2. Tối ưu quy trình ký duyệt tài liệu nhanh chóng, tiện lợi

Quy trình ký duyệt thủ công trong các doanh nghiệp đòi hỏi nhiều thao tác thủ công như in, ký tay, quét và trình tài liệu. Quá trình này tiêu tốn nhiều thời gian chờ đợi, công sức di chuyển và có thể dẫn đến việc chậm trễ xử lý công việc.

Chính vì vậy, mô hình làm việc hiện đại cần thay đổi quy trình này nhằm đáp ứng nhu cầu và mục tiêu phát triển. Dưới đây là một số gợi ý giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình ký duyệt tài liệu:

• Đơn giản hóa: Xác định các bước và quy trình hiện tại để loại các bước không cần thiết, trùng lặp. Người quản lý cần tạo ra một quy trình trực quan, đơn giản và dễ hiểu cho tất cả các bên liên quan
• Sử dụng công nghệ: Áp dụng công nghệ để tự động hóa quy trình ký duyệt. Các công cụ quản lý tài liệu, hệ thống quản lý quy trình và phần mềm phần mềm trình ký online giúp giảm bớt công việc thủ công, tăng tốc độ xử lý và giảm thiểu sai sót
• Tích hợp chữ ký điện tử: Sử dụng chữ ký điện tử sẽ tăng tốc quy trình ký duyệt, loại bỏ yêu cầu in, ký tay và quét lại tài liệu
• Đánh giá và cải tiến liên tục: Theo dõi và đánh giá hiệu suất của quy trình ký duyệt tài liệu để tìm ra cơ hội cải tiến. Lắng nghe ý kiến ​​phản hồi từ người dùng và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để tối ưu hóa quy trình theo thời gian

3. Thiết lập hệ thống chia sẻ thông tin, kết nối liên thông

Chia sẻ thông tin liền mạch và kết nối sẽ tạo ra sự liên kết và mở rộng luồng thông tin giữa các thành viên trong tổ chức. Việc này khuyến khích sự chia sẻ thông tin, trao đổi ý kiến và giao tiếp hiệu quả giữa các bộ phận, nhóm làm việc và cá nhân trong doanh nghiệp. Đặc biệt, doanh nghiệp sẽ loại bỏ được tình trạng đứt gãy thông tin, phân mảnh dữ liệu hay truyền thông rời rạc, không nhất quán.

Các phương pháp và yếu tố quan trọng khi xây dựng hệ thống chia sẻ, kết nối thông tin trong doanh nghiệp:

• Công nghệ thông tin: Sử dụng ứng dụng công nghệ thông tin để tạo ra cơ sở cho việc chia sẻ thông tin như hệ thống quản lý tài liệu, mạng nội bộ, công cụ giao tiếp qua video, diễn đàn trực tuyến…
• Các kênh giao tiếp: Xác định và sử dụng các kênh giao tiếp hiệu quả để chia sẻ thông tin bao gồm hội nghị trực tuyến, cuộc họp định kỳ, Email, tin nhắn nội bộ, diễn đàn nội bộ, mạng xã hội doanh nghiệp…
• Lãnh đạo và văn hóa tổ chức: Ban lãnh đạo cần khuyến khích việc chia sẻ thông tin để mọi người làm việc đoàn kết và hỗ trợ lẫn nhau
• Đào tạo và phát triển: Đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo và phát triển về kỹ năng giao tiếp, kỹ năng xử lý thông tin và kỹ năng tương tác
• Các hoạt động gắn kết nhóm: Tổ chức nhiều hoạt động nhóm, dự án hoặc sự kiện để gắn kết các thành viên trong doanh nghiệp

III. Thách thức và giải pháp dành cho doanh nghiệp khi chuyển đổi mô hình làm việc mới

Bất kỳ quyết định cải tiến nào cũng đều phải đương đầu với những thách thức nhất định. Tương tự như vậy, quá trình áp dụng mô hình làm việc mới cũng yêu cầu doanh nghiệp vượt qua các rào cản dưới đây:  

1. Sự e ngại về quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu

Chuyển đổi số càng phát triển thì nền tảng dữ liệu cốt lõi lại càng dễ bị đe dọa bởi n nguy cơ mất an toàn bảo mật. Tình trạng cảnh báo về an ninh thông tin không chỉ là mối lo ngại của các tập đoàn lớn mà cả những công ty vừa và nhỏ cũng vô cùng coi trọng. Bởi lẽ, công ty vừa và nhỏ thường có khoảng ngân sách thấp hoặc không có ngân sách cập nhật hệ thống bảo mật tối ưu.  

Để giảm thiểu rủi ro, các doanh nghiệp cần tập trung bảo vệ nguồn dữ liệu kinh doanh bằng cách lựa chọn đối tác, nhà cung cấp dịch vụ công nghệ uy tín, có kinh nghiệm chuyển đổi số dày dặn. 

Ngoài ra, theo các chuyên gia, an ninh thông tin là một cuộc đua đường trường, không phải là cuộc chạy đua nước rút. Do đó, khi vận hành nền tảng số, các tổ chức phải luôn quan tâm, dành ra những khoản đầu tư để bảo đảm bảo mật tối đa.

2. Thao tác phức tạp

Mô hình làm việc mới tận dụng sức mạnh của công nghệ kỹ thuật số nên các doanh nghiệp bắt buộc phải học cách sử dụng phần mềm thay cho thao tác xử lý thủ công. Tuy nhiên, nhiều nhà lãnh đạo, quản lý luôn lo lắng về khả năng học hỏi thao tác phức tạp. Điều này dẫn đến việc họ lựa chọn giữ lại mô hình cũ hoặc kết hợp nhiều ứng dụng đơn giản khiến dữ liệu bị phân mảnh, rời rạc. 

Trên thực tế, hầu hết các nhà cung cấp phần mềm đều tổ chức buổi demo, dùng thử, hướng dẫn áp dụng sản phẩm cho người dùng. Doanh nghiệp nên đề cử một đội ngũ nhân viên có trình độ tin học tốt để vừa triển khai, nghiên cứu ứng dụng, vừa phối hợp đào tạo cho các phòng ban nội bộ khác. 

3. Sự thoái thác của nhân viên

Không phải tất cả nhân viên đều ngay lập tức đồng ý, quyết tâm cùng lãnh đạo, quản lý chuyển đổi mô hình làm việc vốn đã quen thuộc. Đây là một trong những thách thức lớn nhất mà tất cả doanh nghiệp phải sẵn sàng đối mặt. 

John Maxwell, chuyên gia hàng đầu thế giới về nghệ thuật lãnh đạo doanh nghiệp cho rằng: “Chỉ là vấn đề sớm hay muộn, rồi bạn sẽ gặp những sự kháng cự, chống đối. Người lãnh đạo sẽ cảm thấy áp lực nhiều như đang phải bơi ngược dòng nước, đi ngược cơn gió. Để khắc phục tình trạng này, hãy tìm cách vượt qua chứ đừng để nó áp đảo bạn”.

Vậy làm thế nào để nhà lãnh đạo, quản lý thuyết phục được nhân sự ủng hộ mô hình mới? John Maxwell đưa ra nguyên tắc ngón tay cái: Luôn có khoảng 20% người ủng hộ những nỗ lực cải tiến, 50% chưa thể quyết định ngay và 30%còn lại sẽ thoái thác. 

Lúc này, người đứng đầu không nên tập trung thuyết phục những người chống đối. Bạn cần thu phục 50% đang lưỡng lự, cùng với 20% người đồng tình thực hiện cách làm mới chứng minh hiệu quả thực tế. Đặc biệt, đừng quên phân tích tình hình khách quan, thiết lập mục tiêu cụ thể để nhân viên hiểu được những trở ngại và lợi ích chờ đợi phía trước.

4. Biến động và sụt giảm năng suất

Việc giảm năng suất sau khi triển khai mô hình làm việc mới là xu hướng biến động bình thường. Nhân viên cần thời gian để thích nghi cũng như tối ưu từng giai đoạn. Sau khoảng thời gian từ vài tuần đến vài tháng, năng suất sẽ tăng trưởng trở lại, thậm chí tăng cao vượt bậc tùy thuộc vào khả năng doanh nghiệp chuyển đổi đổi chính xác, nhanh chóng hay không.

5. Thiếu sự phối hợp trong cấu trúc silo

Cấu trúc silo là cấu trúc phân cấp cổ điển thường thấy trong các doanh nghiệp truyền thống. Sự cứng nhắc, thiếu minh bạch của cấu trúc này cản trở sự phát triển của tổ chức khi chuyển sang mô hình làm việc hiện đại. 

Vì vậy, nhiều chuyên gia khẳng định, doanh nghiệp nên loại bỏ cấu trúc silo, tiến tới xây dựng hệ thống làm việc tiến bộ hơn để cải thiện sự cộng tác, thúc đẩy năng lực cạnh tranh. Nhà lãnh đạo, quản lý nên kết nối các bộ phận, phòng ban có chức năng khác nhau dựa trên hàng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung. 

Mô hình phối hợp đóng vai trò như những mắt xích, liên kết từng nghiệp vụ quan trọng của doanh nghiệp thành hệ thống đồng bộ. Nhìn chung, cách thức làm việc này sở hữu những ưu điểm như: 

• Tăng cường thói quen làm việc theo nhóm, hợp tác một cách liền mạch. 
• Cải thiện sự giao tiếp giữa các nhóm nghiệp riêng biệt trong doanh nghiệp. 
• Xây dựng một văn hoá làm việc minh bạch, rõ ràng, mỗi thành viên cam kết hoàn thành mục tiêu cá nhân và làm việc cùng nhau để giải quyết khó khăn.

[Tải eBook] Chuyển đổi số tinh gọn: Cẩm nang dành cho CEO tồn tại và bứt phá năm 2023

IV. Lợi ích của việc cải tiến mô hình làm việc hiện đại 

Nếu doanh nghiệp vẫn còn lo lắng, chưa quyết định chuyển đổi mô hình mới, hãy cùng nghiên cứu những lợi ích sau: 

1. Thu hút nhân tài

Quá trình cải tiến mô hình làm việc giúp doanh nghiệp tạo ra lợi thế tuyển dụng, đặc biệt là trong bối cảnh thị trường lao động cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Các tổ chức sở hữu bộ máy tinh gọn, hình thức làm việc linh hoạt sẽ có hình ảnh ấn tượng, thu hút và hấp dẫn nhiều ứng viên tài năng hơn.

2. Nhân viên làm việc hiệu quả và hài lòng hơn

Nâng cao năng suất làm việc chính là một trong những mục tiêu mà mô hình làm việc hiện đại hướng đến. Nhờ chuyển đổi thành công, năng suất làm việc của nhân viên sẽ được cải thiện bởi: 

• Dữ liệu được quản lý tập trung, quá trình tra cứu, luân chuyển thông tin nhanh chóng hơn, nhân viên giảm tải thao tác thủ công và thời gian nhập liệu. 
• Quy trình làm việc và quy trình liên phòng ban được thiết kế rõ ràng, khoa học, nhân viên không cần tìm kiếm, gặp gỡ từng đầu mối chờ ký duyệt như trước đây. 

3. Cải thiện khả năng giao tiếp, xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Mô hình làm việc hiện đại trang bị cho doanh nghiệp những công cụ giao tiếp, tương tác theo thời gian thực. Người dùng không phải chuyển đổi liên tục giữa các ứng dụng chat mà có thể dùng một nền tảng duy nhất để kéo gần khoảng cách giữa các thành viên. Ví dụ, ở phần mềm quản lý công việc, các thành viên có thể trao đổi trực tiếp về từng đầu việc ngay tại phần mềm.

Mặt khác, nền tảng số cũng tạo ra không gian kết nối mọi thành viên trong doanh nghiệp bằng mạng xã hội nội bộ. Nhiều doanh nghiệp đã thành công áp dụng mạng truyền thông nội bộ để mọi thành viên có thể chia sẻ cảm nghĩ, sáng kiến, lời thăm hỏi, bài học thành công.  

Thay vì sử dụng Facebook, Zalo,… khiến nhân viên dễ bị sao nhãng bởi thông tin bên ngoài, mạng xã hội nội bộ sẽ truyền thông về sản phẩm, khách hàng, văn hóa doanh nghiệp xuyên suốt như một dòng chảy.

4. Giảm chi phí vận hành, tăng doanh thu 

Môi trường làm việc mới không còn tiêu tốn nhiều chi phí duy trì cơ sở hạ tầng. Doanh nghiệp chỉ cần đầu từ vào cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, tài nguyên viễn thông,… Bằng cách này, doanh nghiệp tiết kiệm được phần lớn ngân sách so với phương pháp truyền thống.

Thêm vào đó, thông qua việc thu hút nhân tài, nâng cao năng suất, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng đạt được mức độ tăng trưởng doanh thu mong muốn. Công nghệ kỹ thuật số cũng cho phép doanh nghiệp phân tích dữ liệu, dự đoán nhu cầu tiêu dùng để tăng tỷ lệ bán hàng hoặc giữ chân khách hàng cũ. 

5. Cải thiện trải nghiệm của khách hàng

Cuộc cách mạng công nghệ 4.0 đã làm biến đổi hoàn toàn cách thức mua hàng của người tiêu dùng hiện đại. Giờ đây, chỉ cần một cú click chuột, khách hàng sẽ tìm thấy vô số lựa chọn từ mẫu mã sản phẩm, nhà cung cấp, giá cả, cách vận chuyển. 

Bởi vậy, giá cả và mẫu mã không còn tạo ra sự khác biệt quá lớn giữa những đơn vị cạnh tranh. Để giữ chân khách hàng, doanh nghiệp sẽ phải mang đến những trải nghiệm mua sắm thông minh và cá nhân hóa hơn. Lúc này, việc chuyển đổi mô hình làm việc hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập quy trình chăm sóc khách hàng, tiếp nhận đơn hàng, tối ưu trải nghiệm chính xác hơn. 

V. Văn phòng số – Mô hình làm việc tất yếu của tương lai

Theo nghiên cứu, 87% Giám đốc công nghệ thông tin (CIO) tin rằng việc trao quyền sử dụng công nghệ số cho nhân viên có thể thúc đẩy tăng trưởng doanh thu thêm ít nhất 5% trong 3 năm. Một báo cáo tương tự cũng cho biết, 54% CIO đồng ý rằng lực lượng lao động đã giảm tỷ lệ tiêu hao, lãng phí thời gian và kinh phí khi được tiếp cận với các ứng dụng quản lý công việc thông minh.

Chính vì vậy, mô hình làm việc trên nền tảng văn phòng số đang được xem là mô hình hiệu quả cao mà các tổ chức, doanh nghiệp cần chú trọng chuyển đổi. 

Với hàng loạt tiện ích được tích hợp như quản lý văn bản, tài sản và điều hành, quản trị toàn diện, giải pháp văn phòng số sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc tập trung, công khai và tinh gọn. 

Hiện nay, MISA AMIS Văn phòng số là bộ giải pháp đáp ứng linh hoạt các chức năng cho nhà lãnh đạo, các cấp quản lý và nhân viên tối đa hiệu suất, làm việc linh hoạt mọi lúc mọi nơi với 7 phần mềm cốt lõi: 

Công việc và quy trình số:

• MISA AMIS Công việc: Giao việc và cập nhật tiến độ công việc nhanh chóng, tức thời, hệ thống báo cáo giúp cảnh báo các công việc đến hạn và các dự án hoặc bộ phận tồn nhiều công việc.
• MISA AMIS Quy trình: Các phòng ban hoạt động trơn tru, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng dựa trên hệ thống quy trình tự động, liên kết chặt chẽ.
• MISA AMIS WeSign: Ban lãnh đạo ký tài liệu tiện lợi, nhanh chóng ở bất kỳ đâu ngay cả trên mobile, loại bỏ các chi phí in ấn tài liệu.

Giao tiếp và tri thức số:

• MISA AMIS Ghi chép: Lưu trữ tài liệu khoa học, an toàn, phân quyền tra cứu theo chức vụ và cấp độ thông tin.
• MISA AMIS Mạng xã hội: Lãnh đạo trực tiếp truyền thông chủ trương, chính sách, kiến thức mới nhanh chóng, kịp thời và nhất quán, không phụ thuộc và không gian, thời gian.

Quản lý hành chính số: 

• MISA AMIS Tài sản: Quản lý tài sản tập trung, kiểm kê nhanh chóng, loại bỏ các công việc thủ công, gia tăng hiệu suất công việc.
• MISA AMIS Phòng họp: Tìm kiếm, đặt trước và quản lý phòng họp hiệu quả, tự động gửi thông báo tham dự đến người tham gia.

Văn phòng số MISA AMIS có thể thay đổi hoàn toàn trải nghiệm làm việc nhờ hệ thống công nghệ hiện đại. Mọi dữ liệu được chuyển giao giữa các phần mềm tạo thành nền tảng thống nhất giúp tổ chức vượt qua mọi giới hạn làm việc thủ công, chuyển mình tăng trưởng mạnh mẽ.

VI. Kết luận 

Các nghiên cứu được công bố gần đây đều chắc chắn rằng xu hướng kiến tạo môi trường làm việc số sẽ tiếp tục “lên ngôi”. Theo Mckinsey, đến năm 2025, hơn 20% lực lượng lao động sẽ làm việc trên môi trường ảo. Các khoản đầu tư trên toàn thế giới vào chuyển đổi số cũng sẽ tăng gần gấp đôi vào năm 2024.  

Có thể nói rằng, tương lai của doanh nghiệp nằm ở mô hình làm việc linh hoạt, tinh gọn và ứng dụng công nghệ quản trị hiệu quả.