Phần mềm trình ký online (hay còn được gọi là phần mềm ký kết tài liệu trực tuyến) là giải pháp giúp các doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí, thời gian trong hệ thống ứng dụng văn phòng không giấy tờ.
Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu về phần mềm trình ký online AMIS WeSign, giúp doanh nghiệp trình ký và ký kết tài liệu trực tuyến nhanh chóng, đột phá, nâng cao hiệu suất vận hành.
I. Lợi ích của phần mềm trình ký tài liệu online
Dưới đây là một số lợi ích tiêu biểu khi áp dụng giải pháp trình ký online AMIS WeSign
| ✅Lợi ích khi trình ký tài liệu trực tuyến so với tài liệu giấy | |
| ✅Trình ký, ký kết tài liệu online | ❌Sử dụng tài liệu giấy truyền thống |
| ✅Thời gian ký kết chỉ 5 phút do quá trình được thực hiện trực tuyến | ❌Phải mất 5 đến 7 ngày mới có thể ký kết nếu phải chuyển phát tài liệu |
| ✅Ký kết tài liệu tại bất kỳ đâu | ❌Phải có mặt ở công ty mới có thể ký tài liệu |
| ✅Không cần bảo quản, không lo thất lạc vì tài liệu được lưu trữ trực tuyến | ❌Xảy ra thất lạc khi không bảo quản kỹ, mối mọt, cháy nổ |
| ✅Ký kết hàng loạt tài liệu giống nhau 1 lúc | ❌Phải ký kết từng tài liệu |
II. Tính năng của phần mềm trình ký online AMIS WeSign
1. Đính kèm, thiết lập vị trí ký kết và trình ký
- Đính kèm các loại tài liệu cần trình ký, ký kết đã soạn sẵn theo biểu mẫu.
- Thiết lập vị trí hiển thị chữ ký tại vị trí mong muốn. Những người ký khác nhau sẽ có những vị trí ký tài liệu khác nhau.
- Người trình ký tài liệu có thể thiết lập quy trình, luồng ký, không hạn chế số bước duyệt ký.
2. Xét duyệt ký kết tài liệu
- Có thể lựa chọn ký kết hoặc không ký nếu tài liệu cần được chỉnh sửa.
- Cho ý kiến phản hồi trên tài liệu.
3. Bảo mật nhiều lớp, theo dõi quá trình ký
- Thiết lập phân quyền ai có thể nhìn thấy tài liệu.
- Thiết lập OTP để ký kết tài liệu, giống cách thức của các ngân hàng sử dụng.
- Lưu lại lịch sử ký kết gồm người ký, địa chỉ IP, thời gian ký …
- Theo dõi quá trình ký kết, xem được ai đang ký, ai đã ký, ai chưa ký.
4. Dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm tài liệu
- Tìm kiếm tài liệu đã ký chỉ sau vài giây bằng cách tìm kiếm theo từ khóa, tên tài liệu.
5. Có phiên bản ứng dụng trình ký online trên điện thoại
- Có thể tải ứng dụng từ Google Play, App Store để sử dụng trên điện thoại thông minh, Ipad và tương thích với nhiều hệ điều hành như IOS, Android, Windows Phone …
III. Quy trình ký kết của phần mềm trình ký online
Để sử dụng nền tảng trình ký online AMIS WeSign, người sử dụng cần thực hiện những bước sau:
1. Tải tài liệu cần trình ký trực tuyến lên
Tài liệu được tải lên là tài liệu đã được biên soạn sẵn có định dạng PDF.
2. Tạo luồng ký cho tài liệu
Ở bước này, người sử dụng tạo luồng ký cho tài liệu. Ví dụ: Người A đã ký xong thì tới người B, người B đã ký xong thì tới người C.
3. Tiến hành ký kết tài liệu online
Người dùng có thể sử dụng chữ ký điện tử hình ảnh hoặc chữ ký số USB Token để tiến hành ký kết tài liệu, sau đó tiếp tục trình ký tài liệu tới người ký tiếp theo để ký kết. Người được trình ký tiếp theo sẽ nhận được email thông báo về tài liệu cần ký.
IV. Giá phần mềm trình ký tài liệu online AMIS WeSign
Tùy vào số lượng tài liệu mỗi năm doanh nghiệp cần ký kết mà báo giá sẽ có sự thay đổi. Dưới đây là mức giá tham khảo khi áp dụng hợp đồng điện tử với AMIS WeSign.
- Gói Starter: 2.800.000 VNĐ/năm – 200 tài liệu/năm
- Gói Standard: 6.500.000 VNĐ/năm – 500 tài liệu/năm
- Gói Professional: 12.000.000 VNĐ/năm – 1.000 tài liệu/năm
- Gói Enterprise: 24.000.000 VNĐ/năm – 3.000 tài liệu/năm
- Gói Enterprise Plus: 36.000.000 VNĐ/năm – 5.000 tài liệu/năm
Để có thể xem chi tiết hơn bảng giá, doanh nghiệp có thể truy cập tại đây
V. Một số câu hỏi thường gặp khi áp dụng giải pháp trình ký trực tuyến
1. Chữ ký tài liệu khi ký kết có thể bị làm giả không?
Có hai loại chữ ký được dùng cho tài liệu điện tử: chữ ký điện tử và chữ ký số. Nếu áp dụng chữ ký điện tử thì khả năng bị giả mạo chữ ký là có thể xảy ra. Tuy nhiên, nếu áp dụng chữ ký số thì tính bảo mật là tuyệt đối, không ai có thể giả mạo do chữ ký số có mã khóa bảo vệ.
Chính vì vậy, các doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng chữ ký số khi ứng dụng những nền tảng trình ký, nền tảng ký kết online.
2. Nếu khách hàng hoặc đối tác không dùng phần mềm thì có ký kết được không?
Giả sử bên A sử dụng phần mềm, bên B không sử dụng phần mềm thì bên B vẫn hoàn toàn có thể ký kết được bình thường vì phần mềm của bên A sẽ vẫn gửi email có đính kèm file tài liệu cho bên B. Tuy nhiên, điểm bất lợi của bên B là sau này nếu muốn tìm lại tài liệu đã ký thì rất khó do hộp thư đến chứa nhiều loại email hỗn tạp.
3. Có thể sử dụng giải pháp phần mềm trình ký online trên điện thoại không?
Một số phần mềm ký kết tài liệu trực tuyến có thể được cài đặt và sử dụng trên điện thoại di động dưới dạng ứng dụng (App). Tùy vào nhà phát triển mà mỗi loại ứng dụng trình ký online có thể hoạt động trên IOS, Android hay Windows Phone, đồng thời hỗ trợ định dạng file PDF
VI. Kết luận
Trên đây là những thông tin liên quan đến phần mềm trình ký online AMIS WeSign. Hy vọng rằng doanh nghiệp của bạn sẽ áp dụng tốt trong quá trình hoạt động của mình.
1,393
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
