Hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn trong nền kinh tế toàn cầu như hiện nay. Vậy hợp đồng điện tử là gì? Cùng tìm hiểu ngay các thông tin doanh nghiệp cần biết trong bài viết dưới đây.
Hợp đồng điện tử là gì?
Hợp đồng điện tử là các giao dịch được thực hiện dựa trên các phương tiện thiết bị điện tử, từ tính, công nghệ điện toán đám mây, kỹ thuật số. Các giao dịch này có thể là việc xác lập, thay đổi hay là chấm dứt quyền, nghĩa vụ được gửi đi, nhận lại…
Những đặc điểm cơ bản
Một số đặc điểm của hợp đồng điện tử mà các doanh nghiệp, tổ chức cần phải biết khi sử dụng có thể kể đến như sau:
- Thông tin hợp đồng được thể hiện bằng dữ liệu điện tử: Điểm mới của hợp đồng điện tử so với hợp đồng truyền thống là thông tin được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu.
- Có sự tham gia ít nhất 3 chủ thể trong hợp đồng: Ngoài hai chủ thể trong hợp đồng phổ biến là bên bán và bên mua thì còn có sự xuất hiện chủ thể thứ ba là người đứng giữa hai chủ thể kia.
- Giá trị pháp lý được đảm bảo: Theo Điều 34 của Luật giao dịch điện tử thì tính pháp lý của hợp đồng điện tử được công nhận tương đương với hợp đồng truyền thống. Tuy nhiên, các hợp đồng về sử dụng đất, giấy đăng ký kết hôn hay các hợp đồng dân sự khác thì hợp đồng điện tử không có giá trị pháp lý.
- Dễ dàng thực hiện ở mọi lúc, mọi nơi: Do thông tin của hợp đồng được thiết lập dưới dạng dữ liệu điện tử nên không cần hai chủ thể gặp nhau. Ở bất kì nơi đâu các bên cũng có thể ký hợp đồng thỏa thuận một cách nhanh chóng.
Những ưu điểm của hợp đồng điện tử
Hợp đồng điện tử mang lại nhiều lợi ích trong việc kinh doanh hiện nay, đặc biệt là khi hầu hết các doanh nghiệp đang bước vào giai đoạn chuyển đổi số. Một số ưu điểm nổi bật có thể kể đến là:
| ✅Ưu điểm | |
| ✅Tiện lợi và nhanh chóng | Hợp đồng điện tử có thể được ký kết ở bất kỳ đâu mà không cần phải gặp hai bên. |
| ✅Tiết kiệm thời gian và chi phí | Mọi bước trong quá trình ký kết hợp đồng đều được thực hiện trực tuyến. Doanh nghiệp không cần phải in ấn, quản lý hay lưu trữ một lượng hợp đồng khổng lồ, đồng thời có thể giảm thiểu tối đa thời gian khi không cần chuyển phát hợp đồng hay gặp trực tiếp để ký kết. |
| ✅Dễ dàng tra cứu, tìm kiếm | Bạn không cần phải lôi cả “núi” hợp đồng lưu trữ và mò mẫm tìm kiếm. Thay vào đó, chỉ cần tìm kiếm trên kho dữ liệu là có thể biết được hợp đồng đã ký, hợp đồng chờ ký hay hợp đồng trả lại vô cùng nhanh chóng, chính xác. |
| ✅Đảm bảo khi có tranh chấp phát sinh | Những nhà cung cấp uy tín đều cung cấp tính năng lưu lại lịch sử ký kết (tên, công ty, địa chỉ IP, thời gian ký …) khi ký hợp đồng điện tử. Vậy nên nếu có xảy ra tranh chấp, các bên đều có đủ bằng chứng. |
Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử theo quy định của pháp luật Việt Nam
Theo quy định tại Điều 34, Luật giao dịch điện tử 2005:
“Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu”.
ĐỒNG THỜI, tại Điều 14 Luật này cũng quy định: “Thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị dùng làm chứng cứ chỉ vì đó là một thông điệp dữ liệu. Giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi thông điệp dữ liệu, cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu, cách thức xác định người khởi tạo và các yếu tố phù hợp khác.
Dù được thể hiện dưới dạng điện tử nhưng tính pháp lý của hợp đồng điện tử vẫn được pháp luật thừa nhận; đồng thời được sử dụng làm chứng cứ khi một trong hai cá nhân không thực hiện đúng như những điều thỏa thuận, hay vi phạm những điều khoản được quy định trên hợp đồng. Bên cạnh đó, hợp đồng điện tử phải thỏa mãn những điều kiện sau đây:
- Nội dung của hợp đồng điện tử phải được giữ trọn vẹn và không có thông tin thay đổi, chỉ trừ trường hợp thay đổi những hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ dữ liệu hợp đồng.
- Nội dung của hợp đồng điện tử có thể mở được, đọc hay xem được bằng phương pháp mã hóa hợp pháp mà hai bên thỏa thuận với nhau.
Quy định trên nội dung của hợp đồng điện tử
Thông thường, trên hợp đồng điện tử phải đảm bảo có đầy đủ các nội dung sau:
| STT | Nội dung |
| 1 | ✔️Đối tượng của hợp đồng |
| 2 | ✔️Thời hạn, thời điểm, phương thức thực hiện hợp đồng |
| 3 | ✔️Quyền, nghĩa vụ các bên |
| 4 | ✔️Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng |
| 5 | ✔️Phương thức giải quyết tranh chấp. |
Các loại hợp đồng điện tử phổ biến nhất hiện nay
1. Phân loại theo hình thức hợp đồng
1.1. Hợp đồng truyền thống được một bên đưa lên website
Đây là loại hợp đồng được soạn sẵn trên giấy, sau đó được chỉnh sửa và đưa lên website để các bên tham gia ký. Các hợp đồng được đưa lên website thường sẽ ở dạng file PDF, có nút tick xác nhận sự đồng ý với các điều khoản của hợp đồng và 2 nút lựa chọn đồng ý hoặc không đồng ý ký hợp đồng.
1.2. Hợp đồng điện tử hình thành qua giao dịch điện tử
Đặc điểm nổi bật của loại hợp đồng này là các nội dung không được soạn sẵn mà được hình thành trong giao dịch tự động. Máy tính tự động tổng hợp nội dung và xử lý trong quá trình giao dịch dựa trên các thông tin được khách hàng nhập vào.
Cuối quá trình giao dịch, hợp đồng điện tử được tổng hợp và hiển thị để khách hàng xác nhận sự đồng ý với các nội dung hợp đồng. Sau đó, bên bán sẽ được thông báo về hợp đồng và gửi xác nhận đổi với hợp đồng đến người mua qua nhiều hình thức như: email, fax, số điện thoại,…
1.3. Hợp đồng điện tử hình thành qua thư điện tử
Đây là hình thức sử dụng thư điện tử để ký kết hợp đồng. Các quy trình đều như hợp đồng truyền thống nhưng có điểm khác biệt: đó là phương tiện để giao kết hợp đồng là máy tính, email,…
Một số lợi ích của loại hợp đồng điện tử này là tốc độ nhanh, thông tin chi tiết, tiết kiệm thời gian chi phí,… Bên cạnh đó, có một số tồn đọng không thể không kể đến như tính bảo mật thấp, dễ dàng bị lộ thông tin cũng như ràng buộc trách nhiệm các bên còn kém.
2. Phân loại theo mục đích hợp đồng
Căn cứ vào mục đích, chủ thể, nội dung và một số yếu tố khác, pháp luật phân biệt hợp đồng điện tử thành ba loại chủ yếu là: Hợp đồng kinh tế/ hợp đồng thương mại (do Pháp lệnh Hợp đồng kinh tế và Luật Thương mại điều chỉnh), Hợp đồng lao động VÀ hợp đồng dân sự (do Bộ luật Dân sự điều chỉnh) nhằm xác định chính xác việc áp dụng văn bản pháp luật có liên quan, cũng như cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp.
2.1. Hợp đồng kinh tế/hợp đồng thương mại điện tử
Hợp đồng kinh tế/hợp đồng thương mại điện tử là loại hợp đồng có 1 bên chủ thể là thương nhân và 1 bên chủ thể còn lại cần phải có chức năng pháp lý nhằm xác định hợp đồng dưới dạng thông điệp dữ liệu. Các thông tin dữ liệu cần thỏa các điều kiện, tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định của pháp luật.
Những đặc điểm của hợp đồng kinh tế/hợp đồng thương mại điện tử như sau:
- Chủ thể bao gồm một bên là chủ thể thương nhân và một bên là chủ thể có tư cách pháp lý.
- Mục đích của hợp đồng là lợi nhuận.
- Trong hợp đồng này thì đối tượng của hợp đồng là hàng hóa. Hợp đồng thương mại điện tử bao gồm hợp đồng mua bán hàng hóa và hợp đồng dịch vụ.
2.2. Hợp đồng lao động điện tử
Hợp đồng lao động điện tử cũng giống các loại hợp đồng lao động truyền thống khác, đó là giao kết của người lao động và người sử dụng lao động về các điều kiện, tiền lương, trách nhiệm của mỗi bên,… những thông tin này được lưu dưới dạng thông tin điện tử và có giá trị như hợp đồng lao động văn bản.
Đặc điểm của loại hợp đồng này là chủ thể gồm người lao động và người sử dụng lao động. Một số loại hình hợp đồng lao động điện tử có thể kể đến là:
- Hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
- Hợp đồng lao động xác định thời hạn.
- Hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định.
2.3. Hợp đồng dân sự điện tử
Hợp đồng dân sự thông qua phương tiện điện tử là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử được coi là giao dịch bằng văn bản.
Theo quy định của luật hiện hành, một số lĩnh vực không áp dụng hình thức hợp đồng điện tử: Không áp dụng với việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và các bất động sản khác, văn bản về thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, hồi phiếu và các giấy tờ khác.
Vì vậy, phải đặt trong các mối quan hệ và các giao dịch cụ thể mới xác định chính xác tính chất và giá trị pháp lý của các dạng hợp đồng thể hiện dưới hình thức điện tử.
So sánh hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy
Sự khác biệt giữa hợp đồng địện tử và hợp đồng giấy truyền thống càng rõ nét hơn trong thời điểm dịch Covid-19 đang kéo dài. Dưới đây là bảng so sánh hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy khác nhau như thế nào:
| Hợp đồng điện tử | Khác biệt so với hợp đồng giấy |
| Thể hiện bằng dữ liệu điện tử | ✔️Hình thức thể hiện chính là đặc điểm nổi bật nhất của hợp đồng điện tử. Đề nghị giao kết và chấp nhận giao kết hợp đồng được thực hiện qua thông điệp dữ liệu. |
| Có sự tham gia của ít nhất 3 chủ thể | ✔️Ngoài bên bán và bên mua còn có sự xuất hiện của nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử và cơ quan chứng thực chữ ký điện tử. Bên thứ 3 không tham gia vào quá trình đàm phán, chỉ tham gia để đảm bảo tính hiệu quả và giá trị pháp lý của hợp đồng. |
| Phạm vi áp dụng có phần bị hạn chế |
✔️Hợp đồng điện tử được áp dụng trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, trong lĩnh vực dân dự, kinh doanh thương mại và các lĩnh vực khác do pháp luật quy định (theo điều 1 luật giao dịch điện tử 2005). ✔️Các quy định của giao dịch điện tử không áp dụng đối với: Cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng nhất, quyền sở hữu nhà và các BĐS khác, văn bản thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử,… |
| Phi biên giới | ✔️Ký hợp đồng điện tử mọi lúc mọi nơi, bất cứ đâu trên thế giới. |
| Hiện đại, chính xác | ✔️Hợp đồng được ký dựa trên các công nghệ, phương tiện kỹ thuật hiện đại. Việc ứng dụng các phần mềm chữ ký số, phần mềm hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch với độ chính xác cao. |
Khác biệt lợi ích khi sử dụng hợp đồng điện tử so với hợp đồng giấy:
| Hợp đồng điện tử | Hợp đồng giấy truyền thống | |
| Quy trình | ✔️Quy trình trực tuyến – online | ❌Quy trình trực tiếp – phức tạp |
| Hình thức | ✔️KHÔNG GIẤY | ❌GIẤY |
|
|
|
| Phương thức ký kết | ✔️Ứng dụng với MỌI CHỮ KÝ SỐ | ❌Ký kết BẰNG TAY |
|
|
|
| Lưu trữ hợp đồng | ✔️Lưu trữ TẬP TRUNG, BẢO MẬT tối đa, DỄ DÀNG tìm kiếm | ❌LƯU KHO hợp đồng giấy |
|
|
|
| Chi phí | ✔️Tiết kiệm THỜI GIAN và CHI PHÍ | ❌Tốn kém THỜI GIAN và CHI PHÍ |
|
|
Các vấn đề khi áp dụng hợp đồng điện tử
Mặc dù hợp đồng điện tử mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích, song vẫn còn những vấn đề doanh nghiệp gặp phải trong quá trình ký hợp đồng điện tử. Để khắc phục được những bất cập đang tồn tại trong việc giao kết hợp đồng điện tử, cần doanh nghiệp hiểu và nhà nước cần có phương án sửa đổi bổ sung những quy định pháp luật liên quan.
Bên cạnh những giải pháp về mặt pháp lý, để phòng ngừa rủi ro trong khi áp dụng hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần:
- Tăng cường nhận thức về tầm quan trọng của hợp đồng điện tử
- Hiểu các quy định khi áp dụng hợp đồng điện tử
- Xây dựng chiến lược ứng dụng thương mại điện tử và hợp đồng điện tử trong doanh nghiệp.
- Tăng cường đầu tư vào cơ sở hạ tầng công nghệ hiện đại để tạo điều kiện thuận lợi cho việc ký hợp đồng.
- Đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng được yêu cầu của thương mại điện tử,…
Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử
Để có thể ký hợp đồng điện tử và đảm bảo tính xác thực thông điệp dữ liệu của hợp đồng được ký, theo cơ quan chứng thực, doanh nghiệp cần đảm bảo có đủ những yếu tố sau:
- Phần mềm hỗ trợ ký
- Chữ ký điện tử hoặc chữ ký số
- Phương pháp kiểm tra chứng thư số
1. Phần mềm hỗ trợ ký
Có nhiều loại phần mềm hỗ trợ ký hợp đồng điện tử giúp tiết kiệm thời gian. Doanh nghiệp có thể sử dụng Foxit Reader để ký trên file PDF. Tuy nhiên, nhược điểm khi sử dụng cách ký kết này là độ bảo mật thông điệp dữ liệu kém, dễ bị lộ file ra ngoài, bị miss email khi gửi cho đối tác, khó quản lý, … Vì vậy, một giải pháp ký kết toàn diện vừa bảo mật tốt, vừa giúp tiết kiệm thời gian là điều cần thiết cho doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp có thể tham khảo thêm thông tin sử dụng công nghệ phần mềm hợp đồng điện tử AMIS WeSign hỗ trợ trình ký trực tuyến, tiết kiệm 85% chi phí và 90% thời gian cho việc ký kết, giao dịch điện tử.
2. Chữ ký điện tử và chữ ký số
Doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng cả hai hình thức khi thực hiện ký kết các loại hợp đồng điện tử. Tuy nhiên, trong các giao dịch giữa các tổ chức với nhau, chữ ký số được ưu tiên sử dụng do tính bảo mật, pháp lý được đảm bảo.
Ngoài ra, chữ ký sử dụng trên hợp đồng điện tử theo cơ quan chứng thực cũng phải đảm bảo tuân thủ các văn bản pháp luật:
-
- Luật Giao dịch điện tử trong pháp luật Việt Nam năm 2005.
- Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính Phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử trong pháp luật Việt Nam năm 2005.
- Nghị định số 52/2013/NĐ-CP ngày 16/5/2013 của Chính phủ về thương mại điện tử trong pháp luật Việt Nam.
- Bộ luật dân sự 2015 trong pháp luật Việt Nam.
3. Phương pháp kiểm tra chứng thư số
Kiểm tra chứng thư số là điều không thể thiếu khi ký hợp đồng điện tử. Việc kiểm tra này theo cơ quan chứng thực sẽ đảm bảo chữ ký số trong hợp đồng là hợp lệ, không bị giả mạo.
Tham khảo thêm: Cách kiểm tra chứng thư hợp đồng
Trên đây là toàn bộ những thông tin về hợp đồng điện tử và những lưu ý cho doanh nghiệp khi áp dụng hình thức ký kết này. Hi vọng với những thông tin trên, các doanh nghiệp có thể yên tâm giao dịch điện tử, sử dụng loại hình hợp đồng này và tránh được những rủi ro không đáng có.
Ngoài ra, nếu có nhu cầu được tư vấn về phần mềm hỗ trợ ký hợp đồng điện tử AMIS WeSign, doanh nghiệp có thể đăng ký theo biểu mẫu dưới đây. Đội ngũ tư vấn MISA sẽ liên lạc lại trong thời gian sớm nhất.
 |
Các thông tin trong bài viết được tham khảo từ Luật sư Nguyễn Xuân Nhất. Tôi là luật sư Nguyễn Xuân Nhất. Tôi tốt nghiệp chuyên ngành luật tổng hợp và có hơn 5 năm kinh nghiệm tư vấn cho các doanh nghiệp về lĩnh vực luật dân sự, luật lao động, luật kinh tế. |
