Hợp đồng điện tử giúp các doanh nghiệp tiết kiệm tới 90% thời gian và 85% chi phí trong nền kinh tế số hiện nay. Vậy hợp đồng điện tử là gì, đem lại những lợi ích gì và có đảm bảo tính pháp lý không? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu ngay các thông tin cần biết.

Hợp đồng điện tử là gì?

Luật giao dịch điện tử 2005 quy định: “Hợp đồng điện tử là loại hợp đồng mà các bên tham gia thỏa thuận về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ gửi đi, nhận lại, đồng thời được lưu trữ trên các phương tiện điện tử như công nghệ điện tử, kỹ thuật số, quang học cùng các phương tiện điện tử khác.“

Những đặc điểm cơ bản

Một số đặc điểm tiêu biểu của hợp đồng điện tử (hay còn gọi được là hợp đồng online) mà các doanh nghiệp cần biết khi sử dụng có thể kể đến như sau:

• Thể hiện bằng thông điệp dữ liệu điện tử: Hợp đồng điện tử có điểm mới so với hợp đồng giấy truyền thống là thông tin được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu.
• Có ít nhất 3 chủ thể tham gia: Ngoài hai chủ thể là bên bán, bên mua thì còn có chủ thể thứ ba đứng giữa hai chủ thể kia. Các cơ quan chứng thực chữ ký điện tử hoặc nhà cung cấp mạng có thể là chủ thể thứ 3 và không tham gia vào quá trình ký hợp đồng mà chỉ đảm bảo tính hiệu quả, giá trị pháp lý của hợp đồng.
• Thực hiện mọi lúc mọi nơi: Vì thông tin trên hợp đồng được thiết lập dưới dạng dữ liệu điện tử nên hai chủ thể không cần gặp nhau nhưng có thể ký kết hợp đồng rất nhanh chóng tại bất kỳ đâu, bất cứ khi nào.

Top 4 lợi ích khi ký hợp đồng điện tử, ký hợp đồng online

✅Lợi ích khi ký hợp đồng điện tử
✅Tiện lợi và nhanh chóng	⭐Hợp đồng điện tử có thể được ký ở bất kỳ đâu mà không cần hai bên tham gia phải gặp nhau.
✅Tiết kiệm thời gian, chi phí	⭐Các bước trong quá trình ký kết hợp đồng đều được thực hiện online. Doanh nghiệp, tổ chức không cần in ấn, quản lý hay lưu trữ một lượng hợp đồng khổng lồ, đồng thời có thể giảm thiểu rất nhiều thời gian khi không cần chuyển phát hợp đồng hay gặp trực tiếp để ký kết.
✅Dễ dàng tra cứu, tìm kiếm	⭐Doanh nghiệp không cần phải mò mẫm tìm kiếm trong cả “núi” hợp đồng lưu trữ. Thay vào đó, bạn chỉ cần tìm kiếm trên kho dữ liệu online là biết được hợp đồng đã ký, hợp đồng chờ ký hay hợp đồng trả lại vô cùng chính xác, nhanh chóng.
✅Đảm bảo khi có tranh chấp	⭐Những phần mềm hợp đồng điện tử uy tín đều có tính năng lưu lại lịch sử ký (người ký, tên công ty, IP máy tính, thời gian ký …) khi tiến hành việc ký kết. Vì vậy, nếu có xảy ra tranh chấp, các bên đều có thể chứng minh được.

Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử theo pháp luật quy định hiện nay

Theo quy định tại Điều 34, Luật giao dịch điện tử 2005 tham khảo từ cổng thông tin điện tử chính phủ, hợp đồng điện tử có giá trị như hợp đồng truyền thống. Cụ thể:

“Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu”.

Đồng thời, tại Điều 14 Luật này cũng có quy định

“Thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị dùng làm chứng cứ chỉ vì đó là một thông điệp dữ liệu. Giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi thông điệp dữ liệu; cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu; cách thức xác định người khởi tạo và các yếu tố phù hợp khác.”

Dù được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử nhưng tính pháp lý của hợp đồng điện tử vẫn được thừa nhận theo quy định pháp luật và được sử dụng làm chứng cứ khi một trong hai bên tham gia không thực hiện đúng những điều khoản thỏa thuận. Bên cạnh đó, hợp đồng điện tử phải thỏa mãn những điều kiện sau đây thì mới được coi là hợp lệ:

1. Nội dung phải được giữ trọn vẹn và không có thông tin thay đổi, ngoại trừ trường hợp thay đổi những hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ dữ liệu của hợp đồng.
2. Nội dung có thể mở được, đọc hoặc xem được bằng các phương pháp mã hóa hợp pháp mà hai bên tham gia hợp đồng thỏa thuận.

Các loại hợp đồng điện tử phổ biến

Dựa vào hình thức hay mục đích mà hợp đồng điện tử hay hợp đồng online thường được chia thành các loại sau:

1. Chia theo hình thức hợp đồng

1.1. Hợp đồng giấy truyền thống được một bên đưa lên website

Loại hợp đồng này trước tiên được soạn trên giấy, sau đó được chỉnh sửa và upload lên website để các bên tham gia ký. Các hợp đồng được đưa lên website thường có định dạng file PDF, có nút tick xác nhận sự đồng ý với những điều khoản trong hợp đồng kèm theo 2 nút lựa chọn đồng ý hoặc không đồng ý ký hợp đồng.

1.2. Hợp đồng hình thành qua giao dịch điện tử

Điểm nổi bật của loại hợp đồng này là các nội dung trên hợp đồng không được soạn sẵn mà được hình thành bởi giao dịch tự động. Nội dung hợp đồng sẽ được máy tính tổng hợp tự động và xử lý trong quá trình giao dịch dựa trên các thông tin mà khách hàng nhập vào.

Cuối quá trình giao dịch, hợp đồng được hoàn thành và hiển thị để khách hàng xác nhận sự đồng ý với các nội dung điều khoản. Bên bán sẽ được thông báo về hợp đồng và sau đó gửi xác nhận đến người mua qua nhiều hình thức như: mail, fax, số điện thoại,…

1.3. Hợp đồng hình thành qua email (thư điện tử)

Đây là hình thức dùng thư điện tử để ký hợp đồng. Các quy trình đều như hợp đồng truyền thống nhưng có điểm khác biệt sau: phương tiện để giao kết hợp đồng là máy tính, email,…

Một số lợi ích mà loại hợp đồng điện tử này đem lại là tốc độ nhanh, tiết kiệm chi phí, thời gian… Tuy nhiên, còn một số tồn đọng của hợp đồng điện tử qua email phải kể đến như tính bảo mật thấp, dễ dàng bị lộ thông tin cũng như ràng buộc trách nhiệm các bên chưa được đảm bảo.

2. Chia theo mục đích hợp đồng

2.1. Hợp đồng kinh tế điện tử (hợp đồng thương mại điện tử)

Hợp đồng kinh tế, hay hợp đồng thương mại điện tử, được hiểu là loại hợp đồng có một bên chủ thể là thương nhân, 1 bên chủ thể còn lại phải có chức năng pháp lý theo quy định nhằm xác định hợp đồng dưới dạng thông điệp dữ liệu. Các thông tin dữ liệu cần đáp ứng các điều kiện, tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định pháp luật hiện hành.

Một số đặc điểm của hợp đồng kinh tế/hợp đồng thương mại điện tử có thể kể đến bao gồm:

– Chủ thể bao gồm một bên là thương nhân và một bên là chủ thể có tư cách pháp lý.

– Hợp đồng có mục đích chính là lợi nhuận.

– Đối tượng của loại hợp đồng này là hàng hóa. Hợp đồng kinh tế/thương mại điện tử bao gồm hợp đồng mua bán hàng hóa và hợp đồng dịch vụ

>>> Xem thêm: Những thông tin về hợp đồng thương mại điện tử

2.2. Hợp đồng lao động điện tử

Hợp đồng lao động điện tử là giao kết của người lao động (NLĐ), người sử dụng lao động (NSDLĐ) về các điều kiện như tiền lương, trách nhiệm mỗi bên giao kết,… những thông tin này được lưu dưới dạng dữ liệu điện tử, đồng thời có giá trị như hợp đồng lao động văn bản.

Đặc điểm của loại hợp đồng này là chủ thể gồm người lao động (NLĐ) và người sử dụng lao động (NSDLĐ). Những loại hình hợp đồng lao động điện tử thường gặp có thể kể đến là:

– Hợp đồng lao động (HĐLĐ) với thời hạn không xác định.

– Hợp đồng lao động (HĐLĐ) với thời hạn xác định.

– Hợp đồng lao động (HĐLĐ) được tính theo mùa vụ hay một công việc nhất định.

>>> Xem thêm: Quy định của pháp luật về hợp đồng lao động điện tử

2.3. Hợp đồng dân sự điện tử

Hợp đồng dân sự giao kết thông qua phương tiện điện tử là sự thỏa thuận giữa các bên tham gia về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo pháp luật Việt Nam về giao dịch điện tử.

Theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành, một số lĩnh vực không áp dụng ký với hình thức hợp đồng điện tử là: cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và các loại bất động sản khác, văn bản về thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, hối phiếu và các giấy tờ khác.

Vì vậy, để có thể xác định được tính chất và giá trị, tính pháp lý của hợp đồng điện tử thì chúng ta cần phải đặt trong các mối quan hệ và các giao dịch cụ thể.

Sự khác biệt giữa hợp đồng điện tử – hợp đồng giấy

Hợp đồng địện tử và hợp đồng giấy truyền thống có một số điểm khác biệt dù chịu sự điều chỉnh của bộ luật Dân sự 2015.

Tiêu chí	Hợp đồng điện tử (Hay hợp đồng online)	Hợp đồng giấy truyền thống
Căn cứ pháp lý	– Luật Giao dịch điện tử 2005 và Bộ luật Dân sự (BLDS) 2005	– Bộ luật Dân sự mới nhất 2015
Phương thức giao dịch	Sử dụng phương tiện điện tử để có thể giao dịch Được ký bằng chữ ký điện tử, chữ ký số USB Token, chữ ký số HSM …	Giao dịch bằng văn bản Bằng lời nói Bằng hành động Các hình thức khác dựa trên sự thỏa thuận
Nội dung	Ngoài các nội dung như Hợp đồng giấy, các bên có thể thỏa thuận về: Yêu cầu kỹ thuật Chứng thực chữ ký số/điện tử Điều kiện đảm bảo sự toàn vẹn	Đối tượng hợp đồng Số lượng, chất lượng Giá cả, phương thức thanh toán Địa điểm, thời hạn, phương thức hợp đồng thực hiện Quyền, nghĩa vụ các bên Trách nhiệm do vi phạm Phương thức các bên áp dụng để giải quyết tranh chấp

Một số câu hỏi thường gặp khi ký hợp đồng điện tử

Có những hình thức nào để ký hợp đồng điện tử?

Về cách ký hợp đồng điện tử, người sử dụng có thể dùng chữ ký số USB Token, chữ ký số HSM, chữ ký số từ xa, chữ ký điện tử dạng hình ảnh hoặc chữ ký điện tử scan. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp ký hợp đồng có giá trị lớn thì nên dùng các loại chữ ký số vì tính bảo mật cao, không thể bị làm giả. Đối với hợp đồng được ký kết giữa các cá nhân hoặc hợp đồng có giá trị nhỏ thì có thể dùng chữ ký điện tử. Nếu chưa biết chữ ký số là gì và cách hoạt động của chữ ký số cũng như những điều pháp luật quy định về chữ ký số, bạn đọc thể tham khảo bài viết dưới đây. >>> Xem thêm: Chữ ký số là gì? Những điều mà doanh nghiệp PHẢI BIẾT

Hợp đồng điện tử có đảm bảo giá trị pháp lý không?

Hợp đồng điện tử có đảm bảo giá trị pháp lý trong nhiều lĩnh vực như đã nêu trên, đồng thời Thông tư 87/2021/TT-BTC của Bộ tài chính cũng đã cho phép sử dụng loại hợp đồng này trong nghiệp vụ kho bạc nhà nước.

Có thể phân cấp, phân quyền trên hệ thống ký hợp đồng hay không?

Người sử dụng hoàn toàn có thể phân cấp và phân quyền ai được xem, ai không được xem, ai được ký và ai không được ký tùy vào loại hợp đồng, hồ sơ khi thiết lập luồng ký nhằm đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu của doanh nghiệp.

Trên đây là toàn bộ những thông tin về hợp đồng điện tử và những lưu ý về tính pháp lý cho doanh nghiệp khi áp dụng hình thức ký kết này. Bên cạnh đó, nếu muốn tìm hiểu một giải pháp ký hợp đồng điện tử uy tín, các doanh nghiệp có thể tham khảo thêm thông tin về sản phẩm AMIS WeSign – hỗ trợ trình ký trực tuyến. Một số lợi ích mà AMIS WeSign đem lại là: Tiết kiệm tới 90% thời gian ký kết Tiết kiệm tới 85% chi phí Đảm bảo giá trị pháp lý theo quy định hiện hành của pháp luật ‍   MISA tự hào là đơn vị cung cấp phần mềm ký hợp đồng điện tử AMIS WeSign tiên phong và uy tín nhất, hỗ trợ đắc lực cho các tổ chức, doanh nghiệp. Để nhận ưu đãi dùng thử miễn phí phần mềm hợp đồng điện tử, doanh nghiệp hãy click ngay vào nút dưới đây.

 

Chú thích và nguồn đã được tác giả đồng ý cho phép tham khảo và trích dẫn

1. Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, Điều 34, Điều 14 thuộc văn bản luật giao dịch điện tử 2005, số 51/2005/QH11, ban hành bởi Quốc hội ngày 29/11/2005.

Xem thêm các nội dung liên quan

>>> Phần mềm hợp đồng điện tử hỗ trợ trình ký AMIS WeSign

>>> Giá phần mềm hợp đồng điện tử AMIS WeSign

>>> Luật giao dịch điện tử 2005 và những điều cần chú ý

Nội dung bài viết này được bảo vệ bản quyền bởi DMCA. Những hành động sao chép bất hợp pháp nội dung bài viết này sẽ phải chịu mọi trách nhiệm, chi phí liên quan trước pháp luật.

 

Các thông tin trong bài viết được tham khảo từ Luật sư Nguyễn Xuân Nhất. Tôi là luật sư Nguyễn Xuân Nhất. Tôi tốt nghiệp chuyên ngành luật tổng hợp và có hơn 5 năm kinh nghiệm tư vấn cho các doanh nghiệp về lĩnh vực luật dân sự, luật lao động, luật kinh tế. Hiện tôi đang là tác giả cho các thương hiệu MISA AMIS và Hợp đồng điện tử AMIS WeSign

 

 9,668