3 cách ký hợp đồng điện tử NHANH CHÓNG – CHUẨN pháp luật

Ký hợp đồng điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu trong bối cảnh chuyển đổi số và yêu cầu tối ưu hóa quy trình giao kết. Việc áp dụng hình thức này không chỉ giúp rút ngắn thời gian, chi phí mà còn bảo đảm giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật hiện hành. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giới thiệu 3 cách ký hợp đồng điện tử thành công và nhanh chóng.

1. Ký hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý không?

Có, ký hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý đầy đủ tại Việt Nam. Cụ thể Điều 34 Luật Giao dịch điện tử 2023 có quy định về giá trị pháp lý hợp đồng điện tử như sau:

Hợp đồng điện tử
1. Hợp đồng điện tử được giao kết hoặc thực hiện từ sự tương tác giữa một hệ thống thông tin tự động với người hoặc giữa các hệ thống thông tin tự động với nhau không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì không có sự kiểm tra hay can thiệp của con người vào từng hành động cụ thể do các hệ thống thông tin tự động thực hiện hay vào hợp đồng.

Đồng thời căn cứ theo điều 23 Luật giao dịch điện tử 2023 quy định về giá trị pháp lý của chữ ký điện tử:

Điều 23. Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử

1. Chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng chữ ký điện tử.

2. Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy.

3. Trường hợp pháp luật quy định văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận thì yêu cầu đó được xem là đáp ứng đối với một thông điệp dữ liệu nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức đó.

Dựa theo các quy định nêu trên, ký hợp đồng điện tử được công nhận có giá trị pháp lý tương đương với ký hợp đồng bằng văn bản giấy mặc dù không có sự can thiệp trực tiếp của con người vào từng hành vi cụ thể hoặc vào quá trình giao kết hợp đồng.

2. 3 cách ký hợp đồng điện tử phổ biến hiện nay

Cách 1: Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số

✅ Chữ ký số USB token

Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số USB Token là một quy trình đơn giản và an toàn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết thực hiện:

• Bước 1: Chuẩn bị USB Token và đăng nhập

• • Kết nối USB Token chứa chữ ký số vào máy tính và cài đặt phần mềm
  • Đăng nhập vào tài khoản của bạn.
• Bước 2: Tải và cài đặt phần mềm Acrobat Reader DC

• • Truy cập link tải Acrobat Reader DC: get.adobe.com/reader
  • Bỏ tích chọn ô Install McAfee Security Scan Plus để không tải kèm về máy tính.
  • Chọn nơi lưu trữ Acrobat vừa tải về và chọn save. Sau khi tải về thành công, thực hiện mở bộ cài để bắt đầu cho việc cài đặt.

• Bước 3: Thực hiện ký hợp đồng với chữ ký số USB Token

• • Mở file hợp đồng, tài liệu dạng PDF
  • Chọn Tools và nhấn Open tại mục Certificates
  • Chọn Digitally Sign.
  • Chọn nơi cần ký và khoanh vùng.
  • Chọn Continue và nhấn Sign để ký.
  • Chọn save để lưu file.
  • Nhập Mã PIN và nhấn Đăng nhập là File PDF đã được ký thành công.

Lưu ý:

• • Đảm bảo rằng USB token của bạn còn hoạt động và có đủ dung lượng lưu trữ.
  • Tuyệt đối không cho người khác biết mã PIN của bạn.
  • Lưu trữ bản sao của tài liệu đã được ký ở một nơi an toàn.

✅ Chữ ký số từ xa

Việc ký kết hợp đồng điện tử bằng chữ ký số từ xa được thực hiện theo trình tự cơ bản sau:

• Bước 1: Chuẩn bị và khởi tạo hợp đồng

• • Người sử dụng truy cập hệ thống ký số từ xa thông qua thiết bị điện tử (máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng) và đăng nhập bằng tài khoản đã được cấp.

Ví dụ: Nếu người dùng sử dụng phần mềm chữ ký số từ xa MISA eSign thì thực hiện đăng nhập tại http://esignapp.misa.vn/ hoặc đăng nhập trên thiết bị di động theo app đã tải về.

• 
  • Thực hiện tải lên hoặc khởi tạo hợp đồng điện tử trên hệ thống.

• •  Tiến hành thiết lập chữ ký số trên tài liệu:

• • • Lựa chọn chứng thư số hợp lệ gắn với người ký;
    • Xác định thông tin hiển thị chữ ký (người ký, thời điểm ký…);
    • Thiết lập vị trí ký trên tài liệu theo yêu cầu.

• Bước 2: Thực hiện ký bằng chữ ký số từ xa

• • Người ký xác nhận vị trí và nội dung cần ký, sau đó thực hiện lệnh ký số trên hệ thống.
  • Hệ thống sẽ gửi yêu cầu xác thực đến thiết bị hoặc phương thức xác thực đã đăng ký (ứng dụng, OTP, sinh trắc học…).
  • Người ký thực hiện xác nhận danh tính thông qua một trong các phương thức:

• • • Mã xác thực (OTP);
    • Sinh trắc học (Face ID, vân tay);
    • Hoặc phương thức bảo mật tương đương.

• • Sau khi xác thực thành công, chữ ký số được gắn vào hợp đồng, hoàn tất việc ký kết.

• Bước 3: Hoàn tất, lưu trữ và xác minh hợp đồng

• • Hợp đồng sau khi ký được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu, kèm theo dấu thời gian, bảo đảm tính toàn vẹn và khả năng truy xuất.
  • Các bên có thể tra cứu, kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số, tải xuống hoặc chia sẻ hợp đồng theo nhu cầu.

>> Tham khảo ngay combo Chữ ký số từ xa MISA eSign + Phần mềm hợp đồng điện tử AMIS WeSign để ký mọi lúc, mọi nơi trên điện thoại mà không cần cắm USB Tại đây

Cách 2: Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký scan/hình ảnh

Chữ ký scan/hình ảnh là một hình ảnh của chữ ký được scan lại và lưu dưới dạng file điện tử hoặc hình ảnh được chụp bằng điện thoại/máy ảnh. Để ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký scan/hình ảnh, người dùng cần thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Chuẩn bị chữ ký scan/hình ảnh

• • Viết tên của bạn trên một tờ giấy trống.
  • Thực hiện scan chữ ký bằng thiết bị di động hoặc máy can và lưu file dưới dạng ảnh/PDF hoặc sử dụng điện thoại di động/máy ảnh để chụp ảnh chữ ký trên tờ giấy.

• Bước 2: Tách nền chữ ký

Để có thể sử dụng chữ ký hình ảnh cho bất kỳ văn bản nào bạn thực hiện tách nền chữ ký để tránh việc chữ ký có màu khác với văn bản

Bạn có thể sử dụng công cụ removebg để thực hiện tách nền trực tuyến.

• Bước 3: Chèn chữ ký scan/hình ảnh vào hợp đồng cần ký
  • Chọn hợp đồng cần chèn chữ ký
  • Nhấn chọn Pictures để tải chữ ký vừa tách nền
  • Điều chỉnh kích thước chữ ký phù hợp với vị trí muốn chèn

Lưu ý:

• • Đảm bảo rằng chữ ký scan/hình ảnh của bạn rõ ràng và dễ đọc.
  • Lưu chữ ký scan/hình ảnh ở một định dạng file phổ biến, chẳng hạn như PDF hoặc JPG.
  • Tuyệt đối không chỉnh sửa chữ ký scan/hình ảnh sau khi đã thêm vào tài liệu.
  • Luôn kiểm tra kỹ trước khi xác nhận chữ ký trên tài liệu.

Cách 3: Ký hợp đồng điện tử bằng OTP/mã xác thực

Việc ký kết hợp đồng điện tử bằng OTP (mã xác thực) được thực hiện theo trình tự sau:

• Bước 1: Khởi tạo hợp đồng

Bên đề xuất giao kết hợp đồng thực hiện soạn thảo nội dung hợp đồng điện tử trên hệ thống và gửi đến các bên liên quan để xem xét.

• Bước 2: Xác thực thông tin người ký

Hệ thống tiến hành xác minh danh tính người ký thông qua các thông tin đã đăng ký (số điện thoại, email hoặc tài khoản định danh).

• Bước 3: Truy cập link để ký

Hệ thống tự động đường link tài liệu cần ký qua SMS/email. Người dùng truy cập để xác nhận ký.

• Bước 4: Xác nhận ký

Người ký truy cập vào hệ thống để xác nhận chấp thuận nội dung hợp đồng và thực hiện ký điện tử.

• Bước 5: Ghi nhận và hoàn tất giao kết hợp đồng

Sau khi xác thực thành công, hệ thống ghi nhận việc ký kết, lưu trữ thông tin giao dịch và xác lập hiệu lực của hợp đồng điện tử theo quy định pháp luật.

Việc ký hợp đồng bằng OTP phải bảo đảm khả năng xác định chủ thể ký, tính toàn vẹn của nội dung hợp đồng và khả năng truy xuất, lưu trữ thông tin, nhằm đáp ứng điều kiện có hiệu lực theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và pháp luật có liên quan.

3. Ký hợp đồng điện tử đa phương thức trên AMIS WeSign

Để giải quyết các nhu cầu giao kết đa dạng của doanh nghiệp, MISA AMIS WeSign cung cấp giải pháp toàn diện, hỗ trợ tối đa tất cả các phương thức ký kết phổ biến hiện nay:

• Ký bằng chữ ký số USB Token: Phù hợp cho các giao dịch truyền thống, giúp doanh nghiệp thực hiện ký số trực tiếp trên máy tính thông qua thiết bị vật lý (USB Token) một cách ổn định và an toàn.
• Ký bằng chữ ký số từ xa (Remote Signing): Giải pháp cho phép người dùng thực hiện ký số mọi lúc, mọi nơi trên các thiết bị di động (smartphone, tablet) mà không cần thiết bị phần cứng đi kèm, thông qua xác thực sinh trắc học hoặc ứng dụng chuyên dụng.
• Ký hợp đồng điện tử bằng OTP/mã xác thực: Phương thức nhanh chóng và tiện lợi nhất, giúp các bên hoàn tất giao kết chỉ bằng một mã xác thực duy nhất được gửi qua tin nhắn (SMS) hoặc Email, đặc biệt phù hợp cho các giao dịch cần sự tức thời và đơn giản.

Với MISA AMIS WeSign, doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn phương thức ký phù hợp nhất với từng đối tượng khách hàng và đặc thù công việc, trong khi vẫn đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và tuân thủ tuyệt đối các quy định pháp luật hiện hành. Dưới đây là chi tiết các bước ký hợp đồng điện tử trên MISA AMIS WeSign:

Bước 1: Thiết lập kết nối chữ ký số

Thực hiện kết nối chữ ký số để ký hợp đồng điện tử theo nhiều cách khác nhau:

• Ký bằng chữ ký số USB Token

Sau khi hồ sơ được thẩm định thành công, người dùng tiến hành cài đặt và kích hoạt thiết bị USB Token MISA eSign để thực hiện ký số hợp đồng điện tử trên MISA AMIS WeSign. Xem hướng dẫn chi tiết Tại đây.

• Ký bằng chữ ký số từ xa (Remote Signing)

Trường hợp ứng dụng MISA AMIS WeSign của người dùng chưa được kết nối với bất kỳ chữ ký số nào trước đó. Khi thực hiện ký, ứng dụng sẽ yêu cầu người dùng thực hiện kết nối. Xem hướng dẫn chi tiết Tại đây.

• Ký hợp đồng điện tử bằng OTP/mã xác thực

Người lao động thực hiện ký Hợp đồng lao động điện tử bằng cách truy cập vào nội dung thông báo được gửi qua Email hoặc SMS theo hướng dẫn. Xem hướng dẫn chi tiết Tại đây

Bước 2: Đăng nhập

• Mở phần mềm Wesign tại: https://amisapp.misa.vn/login/ và đăng nhập vào tài khoản. Nếu bạn chưa có tài khoản, hãy đăng ký tài khoản dùng thử Tại đây.
• Sau khi đăng nhập, bạn sẽ được chuyển đến màn hình chính.

Bước 3: Truy cập tài liệu, hợp đồng online đang chờ ký

• Trên màn hình chính, bạn sẽ thấy danh sách các tài liệu đang chờ, bao gồm những tài liệu cần ký.
• Nhấp vào mục “Chờ tôi ký” để xem danh sách các tài liệu cần ký.

Bước 4: Lựa chọn hợp đồng cần ký

Sau khi chọn “Chờ tôi ký” hệ thống sẽ hiện thị danh sách các tài liệu, hợp đồng online cần ký bạn cần:

• Lựa chọn tài liệu cần ký
• Chọn “Ký ngay”

>> ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ MISA AMIS WESIGN TẠI ĐÂY <<

Bước 5: Ký hợp đồng online

• Chọn vào “Bắt đầu ký” lúc này phần mềm sẽ tự động điều hướng đến vị trí cần thực hiện ký
• Chọn vào vùng xanh để ký.

Bước 6: Chọn loại chứng thư số muốn sử dụng

• Chọn “Hoàn thành”
• Chọn loại chứng thư số muốn sử dụng rồi nhấn “Chọn”

Bước 7: Xác thực chữ ký để hoàn thành việc ký hợp đồng online

Lúc này hệ thống sẽ gửi yêu cầu xác chữ ký về thiết bị bạn sử dụng để đăng ký. Bạn vui lòng mở ứng dụng MISA eSign để thực hiện xác thực

Lưu ý: Thời gian xác thực sẽ bị giới hạn. Do vậy bạn phải thao tác xác nhận nhanh chóng

Trên ứng dụng MISA eSign:

• Nhấn “Đồng ý”
• Thực hiện xác nhận lại bằng phương thức xác thực (Face ID, Touch ID, Mật khẩu thiết bị).

Như vậy, bạn đã xác thực ký tài liệu thành công.

Sau khi thực hiện xác thực thành công trên phần mềm MISA AMIS WeSign tài liệu sẽ hiện thị đã hoàn thành việc ký