Trong thời đại công nghệ số 4.0, các doanh nghiệp đang dần chuyển sang áp dụng ký kết hợp đồng điện tử thay vì hợp đồng giấy. Tuy nhiên, phương thức ký kết này vẫn khiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong bài toán quản lý hợp đồng và bảo mật thông tin. Xuất phát từ khó khăn nêu trên, nhiều phần mềm hợp đồng điện tử đã ra đời và được các doanh nghiệp chú ý tới
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp an toàn, bảo mật và đầy đủ tính năng, hãy cùng MISA AMIS điểm qua 7 phần mềm hợp đồng điện tử tốt nhất ngay dưới đây.
I. Top 7 Phần mềm hợp đồng điện tử AMIS WeSign
1.1 Phần mềm hợp đồng điện tử MISA AMIS WeSign
Có nhiều phần mềm hợp đồng điện tử hiện nay trên thị trường, trong đó không thể không kể đến AMIS WeSign được phát triển bởi công ty cổ phần MISA. MISA có gần 30 năm phát triển và cung cấp các giải pháp phần mềm cho hàng triệu doanh nghiệp, cơ quan chính phủ và hộ kinh doanh cá thể.
AMIS WeSign ra đời và phát triển từ chính khó khăn trong việc trình ký hàng chục ngàn tài liệu hàng năm của MISA. Vậy nên, quý doanh nghiệp có thể tự tin lựa chọn, nghiên cứu về sản phẩm này.
Một số tính năng ưu việt của phần mềm
- Tạo được các luồng ký cho nhiều phòng ban khác nhau và sử dụng lại được nhiều lần.
- Tự động gửi email nhắc nhở người ký tiếp theo để ký nháy, ký chính thức theo trình tự ký.
- Cơ chế ký hàng loạt hợp đồng, ký 1 lần cho nhiều vị trí.
- Quản lý tập trung, tìm kiếm hợp đồng chỉ sau vài giây.
- Hình thức ký đa dạng: Ký điện tử, ký số (USB Token), HSM, Remote Signing (Chữ ký số từ xa, không cần USB Token).
- Tích hợp được với các phần mềm ERP của doanh nghiệp.
Ngoài ra, các khách hàng hoặc đối tác của doanh nghiệp không nhất thiết phải có AMIS WeSign mới có thể ký kết, thay vào đó chỉ cần địa chỉ email để tham gia vào quá trình này. AMIS WeSign sẽ tự động gửi file hợp đồng qua email cho khách hàng / đối tác.
Ngày 19/01/2023, MISA được Bộ Công thương cấp phép cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng số MISA AMIS WeSign. Điều này đảm bảo tính pháp lý cao nhất cho các khách hàng sử dụng MISA AMIS WeSign, tăng độ tin cậy cho các bên tham gia kí kết thông qua nền tảng ký tài liệu số MISA AMIS WeSign.
MISA AMIS WeSign đã tích hợp thành công với trục hợp đồng điện tử của Bộ Công Thương để chứng thực các hợp đồng kinh tế, giúp đảm bảo tính toàn vẹn, an toàn, bảo mật và tin cậy cho hợp đồng
Hỏi đáp những thắc mắc về AMIS WeSign
| Câu hỏi | Trả lời |
| 1. Khi sử dụng AMIS WeSign, người dùng có thể sử dụng chữ ký số của nhà cung cấp khác ngoài MISA hay không? | ✅ Hoàn toàn có thể được. Ngoài ra, chữ ký hình ảnh (chữ ký điện tử) đã được tích hợp miễn phí ngay trên phần mềm AMIS WeSign. |
| 2. Khi sử dụng hợp đồng lao động điện tử, có nhất thiết phải mua chữ ký số cho người lao động hay không? | ✅ Doanh nghiệp thực hiện ký số, còn người lao động có thể sử dụng chữ ký hình ảnh (vẽ hoặc tải ảnh lên) – một hình thức của chữ ký điện tử. |
| 3. Hợp đồng điện tử được lưu trữ như thế nào trên phần mềm? Tính an toàn bảo mật ra sao? | ✅ Hợp đồng điện tử được lưu trữ tập trung trên hệ thống phần mềm hợp đồng điện tử AMIS WeSign. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể chủ động tải file để lưu trữ dự phòng.
✅ Việc lưu trữ hợp đồng điện tử hoàn toàn đảm bảo an toàn, bảo mật. Chỉ có những người có thẩm quyền trong doanh nghiệp mới có thể truy cập. |
| 4. Phần mềm AMIS WeSign có lưu lịch sử ký kết hay không? | ✅ AMIS WeSign lưu trữ toàn bộ lịch sử ký kết của từng hợp đồng (thể hiện chi tiết thời gian ký, địa điểm ký, địa chỉ IP, thiết bị ký …). |
| 5. Hợp hồng điện tử có cần ký nháy từng trang hay ký giáp lai như hợp đồng giấy không? | ✅ Khi sử dụng chữ ký số, hợp đồng đã được đảm bảo tính toàn vẹn. Chỉ cần thay đổi dù chỉ là 1 điểm nhỏ nhất thì chữ ký số sẽ cũng sẽ mất hiệu lực và không có giá trị pháp lý. |
Nếu đang cần tìm một phần mềm hợp đồng điện tử với chi phí hợp lý, AMIS WeSign tự tin sẽ là ứng cử viên sáng giá cho doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể xem trước bảng giá tại: báo giá phần mềm hợp đồng điện tử AMIS WeSign hoặc để lại thông tin trong biểu mẫu dưới đây. Bộ phận tư vấn của MISA sẽ liên hệ sớm nhất có thể.
1.2. C-Contract
Mặc dù mới ra mắt từ năm 2021, giải pháp hợp đồng điện tử C-Contract của Tập đoàn Công nghệ CMC đã ghi nhận nhiều phản hồi tích cực. Phần mềm phục vụ tốt nhu cầu số hóa, tự động hóa quy trình ký kết mọi lúc mọi nơi nhờ tương thích với đa dạng thiết bị: máy tính, laptop, điện thoại…
Ưu điểm của phần mềm C-Contract:
- Công cụ ký số đa dạng từ giao dịch cá nhân đến giao dịch cùng chính quyền số, ngân hàng số, giao dịch chứng khoán, bảo hiểm cho doanh nghiệp.
- Đơn giản hóa quy trình ký kết thông qua thiết kế thao tác thông minh.
- Thông báo tự động đến từng người tham gia về tiến độ hoàn thành.
- Lưu trữ hợp đồng, cho phép người dùng tìm kiếm về sau.
- Đảm bảo tính pháp lý, bảo mật, giới hạn quyền truy cập với người không liên quan.
Tuy nhiên, CMS không phải đơn vị cung cấp chữ ký số trực tiếp nên khi xuất hiện sự cố, nhà cung cấp phải làm việc với một bên thứ 3. Doanh nghiệp sẽ mất thời gian chờ đợi tại bước này.
1.3. Phần mềm VNPT eContract
Ứng dụng hợp đồng điện tử VNPT eContract được phát triển bởi Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam VNPT. VNPT eContract giúp doanh nghiệp giảm chi phí và thời gian giao dịch, đàm phán, ký kết, quản lý hợp đồng thuận tiện hơn. Đồng thời, những doanh nghiệp mong muốn hướng đến thị trường quốc tế cũng có thể sử dụng phần mềm.
Ưu điểm của phần mềm C-Contract:
- Lưu trữ hợp đồng an toàn, minh bạch, khoa học, giúp doanh nghiệp giảm thời gian, chi phí khi ký kết nhiều hợp đồng.
- Tra cứu thông tin hợp đồng ngay khi cần, quản lý vai trò của người tiếp cận.
- Hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát nguồn lực, giảm áp lực từ thủ tục hành chính và tăng năng suất cho nhân viên.
1.4. Phần mềm hợp đồng online FPT.econtract
FPT.eContract là giải pháp số hóa quy trình ký kết hợp đồng giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, đối tác, cá nhân của FPT. Nhờ thay đổi phương thức giao kết hợp đồng truyền thống, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm 70% chi phí, 80% thời gian chờ đợi để xây dựng doanh nghiệp số không giấy tờ.
Ưu điểm của phần mềm FPT.econtract:
- Cung cấp khả năng quản lý hợp đồng, xét duyệt nội dung và người ký cuối cùng.
- Người dùng tạo file, thống kê số lượng, xác định thứ tự người ký, vị trí ký một cách đồng bộ.
- Thông báo đến những người tham gia qua email.
- Tích hợp cả chữ ký số CA Cloud và thiết bị USB Token.
- Người dùng được ký không giới hạn, ký theo từng lô hàng,…
- Cho phép chia sẻ tài liệu liên thông, phân luồng xem để duy trì mức độ bảo mật cao.
FPT.eContract sở hữu nhiều tính năng hiện đại song giao diện tương đối phức tạp, doanh nghiệp sẽ phải tập trung đào tạo nhân sự trong thời gian đầu.
1.5. Phần mềm ký hợp đồng online Onsign
Hợp đồng điện tử Onsign có nhiều tính năng hiện đại, hữu ích, được nhiều doanh nghiệp tin dùng và đánh giá cao. Đây được xem là một trong những phần mềm tiên phong xuất hiện từ sớm.
Ưu điểm của ứng dụng Onsign:
- Hỗ trợ đa dạng hợp đồng như hợp đồng điện tử hay hợp đồng thương mại.
- Tốc độ truy cập ổn định, độ bảo mật thông tin cao thông qua tính năng phân quyền truy cập.
- Tạo nội dung hợp đồng theo ý muốn hoặc chọn nhanh mẫu hợp đồng từ thư viện. Tất cả đều cam kết tính pháp lý, quy định của pháp luật.
- Kết nối và kế thừa dữ liệu từ các phần mềm chuyên môn khác: phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm bán hàng,…
Thế nhưng, phần mềm Onsign là chưa cung cấp nền tảng hướng dẫn sử dụng phong phú. Doanh nghiệp phải gọi trực tiếp đến nhà cung cấp để yêu cầu hỗ trợ.
1.6. Phần mềm EFY-eCONTRACT
EFY-eCONTRACT do EFY Việt Nam thiết kế dựa trên nhiều giải pháp công nghệ như nền tảng Web-base, Email Application… Phần mềm sử dụng 2 giao thức chính là API và XML nên có thể kết nối cùng đa dạng phần mềm khác.
Ưu điểm của ứng dụng EFY-eCONTRACT:
- EFY-eContract tương thích với nhiều thiết bị, dùng được cả giao diện Desktop và Mobile.
- Thiết lập hợp đồng trực tuyến thông qua các mẫu hợp đồng có sẵn, tiết kiệm thời gian tạo tìm hiểu từng bước.
- Quản lý hợp đồng trực tuyến, dễ dàng tìm kiếm, tra cứu và lập báo cáo tổng quan.
- Không giới hạn số lượng hợp đồng trong 1 lần gửi và người dùng được ký hàng loạt theo nhu cầu.
- Hỗ trợ các loại chữ ký số: Token, HSM, OTP mail, OTP SMS…
1.7. Phần mềm MegaDoc
MegaDoc là cái tên không thể bỏ qua khi tìm hiểu phần mềm hợp đồng điện tử. Với MegaDoc, việc trao đổi, ký kết sẽ trở nên đơn giản và an toàn, bảo mật hơn.
Ưu điểm của phần mềm MegaDoc:
- Tính năng ký đồng loạt nhiều hợp đồng cùng lúc, tiết kiệm thời gian, đảm bảo hiệu quả công việc.
- Người dùng lựa chọn lưu trữ online hoặc xuất hợp đồng thành bản cứng để lưu trữ.
- Phần mềm kết hợp server chính cùng các Server phụ tránh rủi ro thất lạc dữ liệu khi gặp sự cố.
- Tích hợp cả các mẫu báo cáo, thống kê hợp đồng lao động, hỗ trợ việc tạo lập báo cáo, kết nối với các cơ quan quản lý theo yêu cầu.
Nhược điểm của phần mềm MegaDoc:
- Chỉ hỗ trợ ký kết bằng phiên bản Website.
- Mẫu hợp đồng có sẵn còn hạn chế.
2. Lợi ích của phần mềm ký hợp đồng số
Bằng cách cải tiến quá trình ký kết truyền thống, phần mềm hợp đồng điện tử đã mang lại cho các doanh nghiệp nhiều lợi ích thiết thực.
2.1. Rút ngắn thời gian chờ đợi
Trước đây, thời gian hoàn thành ký kết hợp đồng theo hình thức cũ thường kéo dài từ 5 đến 7 ngày làm việc. Hai bên liên quan vừa phải soạn thảo, in ấn giấy tờ, vừa phải sắp xếp gặp trực tiếp hoặc gửi chuyển phát giấy tờ.
Đặc biệt, trong giai đoạn dịch bệnh căng thẳng, việc vận chuyển cũng đã tạm dừng hoạt động. Điều này khiến cho doanh nghiệp không thể hoàn tất việc ký kết đúng thời hạn mong muốn, gây ra nhiều khó khăn khi vận hành.
Với phần mềm hỗ trợ ký hợp đồng từ xa, quá trình trên sẽ diễn ra nhanh chóng, rút ngắn thời gian chờ đợi. Doanh nghiệp có thể đảm bảo công việc trơn tru mọi lúc, mọi nơi, linh hoạt trước mọi hoàn cảnh.
2.2. Giảm thiểu chi phí ký kết
Thông thường, chi phí hoàn tất một bộ hợp đồng tiêu tốn của doanh nghiệp từ 50.000đ đến 80.000đ cho những hoạt động bắt buộc: in ấn, chuyển phát nhanh, lưu trữ và bảo quản giấy tờ. Với đơn vị thường xuyên phát sinh hợp đồng, còn số này thường lên tới hàng chục triệu mỗi năm.
Thay vào đó, doanh nghiệp chuyển sang sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử sẽ tiết kiệm đến 85% chi phí. Không cần di chuyển xa, không cần chuyển phát, không cần chuẩn bị kho lưu trữ thủ công… đều là những ưu điểm nổi bật mà doanh nghiệp không nên bỏ qua.
2.3 Quản lý khoa học, tìm kiếm dễ dàng
Tất cả các bản hợp đồng điện tử được lưu trữ một cách logic trên hệ thống phần mềm. Vì vậy, người dùng luôn dễ dàng tra cứu, tìm kiếm hoặc tổng hợp lại thông tin. Doanh nghiệp cũng không phải lo lắng về vấn đề tài liệu bị hư hỏng, thất lạc theo thời gian.
2.4 Nâng cao lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp
Phần mềm hợp đồng điện tử không còn xa lạ trên thị trường. Các doanh nghiệp đáp ứng được yêu cầu hợp tác từ xa nghĩa là có thêm cơ hội mở rộng hợp tác với cả đối tác trong và ngoài nước. Qua đó, doanh nghiệp khẳng định sự chuyên nghiệp cũng như gia tăng mức độ cạnh tranh trước những đối thủ khác.
3. Pháp luật có công nhận giá trị của phần mềm hay không?
Khi áp dụng những phần mềm ký hợp đồng điện tử, chủ doanh nghiệp thường đặt ra câu hỏi về tính pháp lý và rủi ro bảo mật trong quá trình ký kết.
Theo Điều 33 của Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11:
Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này.
Theo Điều 34 của Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11:
Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.
Đối chiếu với hai điều luật trên, các loại hợp đồng được ký bởi phần mềm hợp đồng điện tử hoàn toàn đáp ứng được các điều kiện và có giá trị pháp lý tương tự như hợp đồng giấy. Ngoài ra, để đảm bảo tính hợp pháp của hợp đồng điện tử, các điều kiện sau đây cũng cần được xem xét:
– Các bên cung cấp đầy đủ chữ ký số trong hợp đồng.
– Hợp đồng không bị chỉnh sửa kể từ khi đã hoàn thiện việc ký kết.
– Người ký phải là người đại diện theo pháp luật hoặc được ủy quyền theo đúng quy định.
– Chữ ký số được cấp phép theo pháp luật và còn hiệu lực tại thời điểm ký.
Về tính bảo mật thông tin dữ liệu trong quá trình ký hợp đồng, mỗi nhà cung cấp phần mềm sẽ có cấp độ bảo mât khác nhau. Để đảm bảo an toàn, các doanh nghiệp nên lựa chọn những nhà cung cấp có thương hiệu, uy tín hoặc được cơ quan có thẩm quyền công nhận.
4. Có thể dùng hợp đồng điện tử đã ký làm bằng chứng khi có tranh chấp không?
Theo điều 14 tại Luật giao dịch điện tử 2005 quy định:
Thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị dùng làm chứng cứ chỉ vì đó là một thông điệp dữ liệu. Giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi thông điệp dữ liệu; cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu; cách thức xác định người khởi tạo và các yếu tố phù hợp khác
Căn cứ vào điều luật trên, trường hợp xảy ra tranh chấp, chỉ cần đảm bảo được tính toàn vẹn của dữ liệu trên hợp đồng điện tử thì hợp đồng hoàn toàn được các cơ quan thực thi pháp luật công nhận làm bằng chứng hợp pháp.
5. Lời kết
Hy vọng bài viết trên đây đã giúp bạn hiểu hơn về một số lợi ích của hợp đồng điện tử cũng như top 7 nhà cung cấp phần mềm hợp đồng điện tử tốt nhất hiện nay.
Không thể phủ nhận rằng, hợp đồng điện tử hiện là giải pháp tối ưu cho tiến trình chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian và nâng cao hiệu quả vận hành. Mong rằng các chủ doanh nghiệp sẽ sớm chọn được phần mềm hợp đồng điện tử phù hợp nhất với mục tiêu và định hướng phát triển trong thời gian tới.
Ngoài ra, nếu muốn tìm hiểu thêm về phần mềm hợp đồng điện tử AMIS WeSign, các bạn có thể để lại thông tin đăng ký trong biểu mẫu dưới đây. Bộ phận tư vấn của MISA sẽ liên hệ lại trong thời gian sớm nhất.
1,388
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
