So sánh hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống có gì khác biệt

Bài viết sau đây sẽ so sánh giữa hai loại Hợp đồng điện tử và Hợp đồng truyền thống, giúp các cá nhân và tổ chức hiểu rõ hơn về ưu và nhược điểm của mỗi loại, đồng thời cân nhắc lựa chọn phù hợp cho từng tình huống cụ thể. MISA AMIS gửi tới bạn đọc thông tin so sánh Hợp đồng điện tử và Hợp đồng truyền thống trong bài viết dưới đây!

I. Phân biệt hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống

1. Hợp đồng điện tử

Theo khoản 16 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023 thì hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Thông điệp dữ liệu ở đây là thông tin được sản xuất, gửi, nhận và lưu giữ thông qua các tiện ích điện tử, biểu hiện qua các phương thức như trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, email, điện tín, fax và các biểu mẫu tương tự.

Quy định chung về hợp đồng điện tử theo Điều 34 Luật Giao dịch điện tử 2023 như sau:

• Hợp đồng điện tử được giao kết hoặc thực hiện từ sự tương tác giữa một hệ thống thông tin tự động với người hoặc giữa các hệ thống thông tin tự động với nhau không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì không có sự kiểm tra hay can thiệp của con người vào từng hành động cụ thể do các hệ thống thông tin tự động thực hiện hay vào hợp đồng.
• Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành quy định về giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử trong lĩnh vực thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn được phân công, phù hợp với điều kiện thực tiễn.

>> Tìm hiểu thêm về: Giải pháp hợp đồng điện tử tốt nhất cho doanh nghiệp Vừa và Nhỏ

Hợp đồng điện tử có các đặc điểm đặc trưng như sau: 

• Không giấy tờ: Khác với hợp đồng truyền thống thường được in trên giấy, hợp đồng điện tử tồn tại dưới dạng số và được lưu trữ trên các thiết bị điện tử.
• Khả năng tương tác: Hợp đồng điện tử thường có khả năng tương tác cao, nghĩa là các bên có thể ký kết, chỉnh sửa, và thực thi hợp đồng một cách nhanh chóng thông qua các nền tảng trực tuyến.
• Tự động hóa: Một số hợp đồng điện tử cho phép tự động hóa một số quá trình như thanh toán, giám sát và thực thi hợp đồng, đặc biệt khi kết hợp với công nghệ như blockchain.
• Phạm vi rộng: Hợp đồng điện tử không giới hạn bởi biên giới địa lý. Các bên từ nhiều quốc gia khác nhau có thể dễ dàng ký kết hợp đồng mà không cần gặp mặt trực tiếp.
• Bảo mật cao: Hợp đồng điện tử thường đi kèm với các biện pháp bảo mật cao như mã hóa và chữ ký số để đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn, và không thể phủ nhận của hợp đồng.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Việc lập, ký kết và thực thi hợp đồng điện tử thường nhanh chóng và tiết kiệm chi phí hơn so với hợp đồng truyền thống.
• Lưu trữ dễ dàng: Hợp đồng điện tử có thể được lưu trữ dễ dàng trên các hệ thống lưu trữ điện tử, đồng thời có khả năng sao lưu và phục hồi.
• Thiếu tương tác cá nhân: Mặc dù hợp đồng điện tử mang lại nhiều lợi ích, nhưng nó cũng bị giới hạn bởi việc thiếu tương tác cá nhân giữa các bên, có thể gây ra khó khăn trong việc thỏa thuận hoặc giải quyết tranh chấp.

2. Hợp đồng truyền thống

Hợp đồng truyền thống là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự được ký kết theo phương thức truyền thống qua văn bản, giấy tờ, do các bên gặp gỡ trực tiếp để thực hiện ký hoặc gửi qua bưu điện.

Đặc điểm của hợp đồng truyền thống có một số điểm đặc trưng như sau:

• Hình thức vật lý: Được in hoặc viết tay trên giấy tờ hoặc văn bản cụ thể.
• Ký kết thủ công: Yêu cầu chữ ký tay của các bên tham gia để xác nhận sự đồng ý.
• Bảo quản: Cần lưu trữ trong môi trường vật lý, có thể yêu cầu không gian lưu trữ và quản lý chặt chẽ.
• Chuyển giao và sao lưu: Đòi hỏi việc chuyển giao vật lý và sao chép thủ công.
• Tính rõ ràng: Cung cấp một bản gốc dễ dàng nhận biết, giảm nguy cơ thay đổi hoặc sửa đổi không hợp pháp.
• Tính pháp lý: Trong nhiều quốc gia và lĩnh vực, hợp đồng giấy tờ vẫn được coi là chuẩn mực và có giá trị pháp lý cao.
• Nhận biết dễ dàng: Thường đi kèm với các biểu mẫu tiêu chuẩn, mẫu chữ, và biểu tượng cụ thể giúp người đọc dễ dàng nhận diện.

II. So sánh hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống

1. Điểm giống nhau giữa hợp đồng điện từ và hợp đồng truyền thống

Dù là hai hình thức hợp đồng khác nhau, nhưng hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống vẫn có những điểm giống nhau như sau:

• Tuân thủ Bộ luật dân sự 2015: Cả hai loại hợp đồng đều tuân thủ và được quy định tại Bộ luật dân sự 2015. Điều này đảm bảo rằng cả hai đều có giá trị pháp lý tương đương và được bảo vệ bởi pháp luật.
• Cơ sở pháp lý và quy định liên quan: Khi giao kết và thực hiện, cả hợp đồng truyền thống lẫn hợp đồng điện tử đều phải tuân theo những quy định pháp lý nhất định. Mọi thỏa thuận trong hợp đồng phải không trái pháp luật và tuân thủ các quy định liên quan.
• Thực hiện dựa trên cơ sở pháp lý: Dù là hợp đồng in trên giấy hay hợp đồng điện tử, quá trình giao kết và thực hiện đều dựa trên một cơ sở pháp lý rõ ràng, đảm bảo tính hợp pháp và ràng buộc giữa các bên tham gia hợp đồng.

>> Đọc thêm: TOP 7+ Phần mềm hợp đồng điện tử – MISA AMIS WESIGN

2. Điểm khác nhau giữa hợp đồng điện từ và hợp đồng truyền thống

Tiêu chí	Hợp đồng truyền thống	Hợp đồng điện tử
Căn cứ pháp lý	Bộ Luật Dân sự 2015, luật Thương mại 2005 và các quyết định, nghị định liên quan.	Bộ Luật Dân sự 2015, luật Giao dịch điện tử 2023, luật Thương mại 2005, Nghị định 130/2018/NĐ-CP về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số và các quy định liên quan.
Hình thức thể hiện	Giấy tờ vật lý in ra, giấy tờ viết tay, thỏa thuận bằng hành động hoặc lời nói	Định dạng bằng hợp đồng điện tử, hoặc các văn bản điện tử lưu trữ thông tin (PDF, Word, Email,…).
Số lượng chủ thể tham gia	Ít nhất hai bên (bên bán và bên mua, bên cho thuê và bên thuê, bên sử dụng lao động và người lao động,…).	Có mặt ít nhất ba bên. Trong đó, hai bên giống hợp đồng truyền thống, bên thứ ba có liên quan chặt chẽ đến hợp đồng điện tử như nhà cung cấp các dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử (bên thứ ba không tham gia vào đàm phán và ký kết hợp đồng điện tử, chỉ hỗ trợ và đảm bảo tính pháp lý).
Phạm vi áp dụng	Rộng rãi trong mọi lĩnh vực.	Áp dụng chủ yếu trong lĩnh vực công nghiệp, dịch vụ, thương mại điện tử,… Trừ một số giao dịch: cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất, văn bản thừa kế, giấy khai sinh, giấy khai tử, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, hối phiếu và một số giấy tờ khác.
Nội dung hợp đồng	Bao gồm các nội dung cơ bản như sau: – Đối tượng của hợp đồng; – Số lượng, chất lượng; – Giá, phương thức thanh toán; – Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng; – Quyền, nghĩa vụ của các bên – Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng; – Phương thức giải quyết tranh chấp.	Ngoài các nội dung cơ bản như hợp đồng truyền thống, cần có các nội dung sau:  – Địa chỉ pháp lý để xác định tính hiện hữu, sự tồn tại thật sự của các bên giao kết hợp đồng với tư cách là chủ thể của việc giao kết hợp đồng điện tử. – Quản lý thông tin điện tử: Có quy định về việc truy cập và chỉnh sửa dữ liệu. – Xác thực kỹ thuật số: như mật khẩu, mã số,… và những biện pháp khác để xác nhận thông tin. – Thanh toán số hóa: Cung cấp chi tiết về việc thanh toán trực tuyến, như sử dụng thẻ tín dụng, tiền số, ví điện tử, và các công cụ thanh toán khác.
Khả năng bảo mật	Bảo mật thông qua lưu trữ vật lý.	Lưu trữ và kiểm soát bởi công nghệ hiện đại cấp phát bởi các tổ chức có đủ điều kiện và cơ sở pháp lý cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử
Hình thức lưu trữ	Lưu trữ vật lý (tủ hồ sơ, kệ…).	Lưu trữ trên máy chủ, điện toán đám mây tại Việt Nam.
Khả năng tìm kiếm	Cần tìm kiếm thủ công.	Dễ dàng, nhanh chóng thông qua công cụ tìm kiếm.
Hình thức ký kết hợp đồng	Ký tay trên giấy, ký nhiều bản để các bên lưu trữ, có thể yêu cầu công chứng tùy loại hợp đồng.	Ký điện tử sử dụng chữ ký số được cung cấp dịch vụ chữ ký số (ký qua máy tính, điện thoại, máy tính bảng, USB Token,…)
Chi phí	Phí in ấn, lưu trữ, giao nhận, phí công chứng (nếu cần).	Phí sử dụng chữ ký số và lưu trữ điện tử. Tiết kiệm khoảng 85% chi phí so với hợp đồng truyền thống (tuỳ vào dịch vụ mà cá nhân hoặc tổ chức sử dụng).

Từ bảng so sánh trên có thể thấy sự khác biệt giữa hợp đồng truyền thống và điện tử thể hiện rõ nhất ở hình thức thể hiện

III. Lựa chọn giải pháp hợp đồng điện tử hay truyền thống thì tốt cho doanh nghiệp hiện nay?

Từ phần so sánh điểm giống và khác nhau giữa Hợp đồng điện tử và Hợp đồng truyền thống, có thể thấy Hợp đồng điện tử có nhiều lợi ích nổi bật hơn như:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí khi mọi thủ tục đều được thực hiện trực tuyến, từ đó tối ưu hoá quá trình làm việc, các cá nhân và nhân sự trực tiếp đảm nhiệm công việc này trong tổ chức sẽ dễ dàng linh hoạt và tăng năng suất lao động.
• Dễ dàng lưu trữ trên các hệ thống điện toán đám mây hoặc máy chủ, giúp việc tìm kiếm và truy xuất thông tin nhanh chóng và thuận tiện. Điều này hạn chế tối đa việc bị mất, hỏng hợp đồng như hợp đồng truyền thống do không được lưu trữ cẩn thận.
• Sử dụng chữ ký số và mã hóa giúp đảm bảo tính bí mật và toàn vẹn của thông tin trong hợp đồng.
• Hợp đồng điện tử giúp vượt qua rào cản về không gian và thời gian, đặc biệt là trong giao dịch thương mại quốc tế giữa các bên ở các quốc gia khác nhau, mở ra cơ hội giao thương toàn cầu. 

Xem thêm: [Phân tích] 5 ưu điểm và 3 nhược điểm của hợp đồng điện tử

Nhìn chung, hợp đồng điện tử là phương thức nên được sử dụng, nhân rộng trong mọi ngành nghề để phù hợp với xu hướng phát triển và chuyển dịch của nền kinh tế, công nghệ hiện nay. Ngoại trừ một số trường hợp không nên hoặc hạn chế sử dụng hợp đồng điện tử:

• Yêu cầu pháp lý rõ ràng: Một số loại hợp đồng có yêu cầu pháp lý cụ thể về hình thức, như hợp đồng chuyển nhượng quyền sở hữu bất động sản, hoặc hợp đồng lập di chúc,…  sẽ được yêu cầu thực hiện hợp đồng truyền thống.
• Các trường hợp thực hiện ký kết trong môi trường không có truy cập internet ổn định hoặc không có thiết bị di động, việc ký kết hợp đồng điện tử có thể trở nên không khả thi.
• Đối tác không chấp nhận hợp đồng điện tử hoặc có quy định đặc biệt về lưu trữ không sử dụng dữ liệu internet.
• Khi không biết rõ về đối tác và không thể xác thực thông tin của họ, việc sử dụng hợp đồng điện tử có thể tăng nguy cơ gặp rủi ro
• Không phù hợp với pháp luật cụ thể của quốc gia về hợp đồng điện tử khi giao dịch quốc tế.

Tóm lại, hợp đồng truyền thống và hợp đồng điện tử đều sẽ có mặt ưu và nhược điểm riêng. Qua bài viết này, các cá nhân và tổ chức sẽ dễ dàng nhận thấy sự phù hợp của hai loại hợp đồng so với nhu cầu sử dụng của mình.

Nếu anh chị muốn tìm hiểu và sử dụng hợp đồng điện tử, hãy tìm kiếm những đơn vị cung cấp dịch vụ liên quan đến Chữ ký số và Hợp đồng điện tử uy tín. MISA là đơn vị cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử tốt nhất với phần mềm MISA AMIS WeSign đã tích hợp thành công với trục hợp đồng điện tử của Bộ Công Thương để chứng thực các hợp đồng kinh tế, giúp đảm bảo tính toàn vẹn, an toàn, bảo mật và tin cậy cho hợp đồng.