5 lý lo doanh nghiệp nên sử dụng giải pháp hợp đồng điện tử

Giải pháp hợp đồng điện tử là một trong những xu hướng chuyển đổi số tất yếu mà các doanh nghiệp đang hướng tới hiện nay khi phương thức ký kết hợp đồng giấy dần lộ rõ những hạn chế.

Trong bài viết sau đây, chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem giải pháp hợp đồng điện tử là gì và việc ứng dụng giải pháp này sẽ giúp các doanh nghiệp tăng lợi thế cạnh tranh như thế nào.

I. Giải pháp hợp đồng điện tử là gì?

Giải pháp hợp đồng điện tử là một nền tảng ký hợp đồng số, giúp tự động hóa toàn bộ quy trình ký kết hợp đồng cho doanh nghiệp.

Với giải pháp này, người dùng sẽ loại bỏ được hoàn toàn việc sử dụng giấy tờ bởi các bên tham gia hợp đồng đã có được công cụ thuận tiện để tạo lập, đàm phán, giao kết, lưu trữ, tìm kiếm, tra cứu hợp đồng bằng cách ứng dụng công nghệ điện tử. Từ đó, doanh nghiệp có thể ký kết hợp đồng tại bất cứ đâu, miễn là có laptop hoặc điện thoại thông minh kết nối internet.

Trên thực tế, giải pháp ký hợp đồng điện tử có thể được áp dụng với các lĩnh vực đa dạng như:

• Hợp đồng cung cấp dịch vụ;
• Hợp đồng lao động;
• Hợp đồng thuê khoán;
• Hợp đồng thương mại, dịch vụ;
• Hợp đồng đại lý;
• Hợp đồng vận chuyển;
• Hợp đồng bảo hiểm;
• Hợp đồng mua bán;
• Thỏa thuận hợp tác, biên bản ghi nhớ…

Xem thêm: Ưu nhược điểm của Hợp đồng điện tử doanh nghiệp cần nắm rõ

II. 5 lý lo doanh nghiệp nên sử dụng giải pháp hợp đồng điện tử

Trước khi tìm hiểu 5 lý do mà doanh nghiệp Việt Nam nên sử dụng giải pháp hợp đồng điện tử. Một vài so sánh hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống tổng quan dưới đây sẽ giúp người dùng có những đánh giá khách quan giúp bạn dễ dàng cân nhắc lựa chọn giải pháp phù hợp nhất:

STT	Tiêu chí đánh giá	Hợp đồng điện tử	Hợp đồng truyền thống
1	Thời gian	Tiết kiệm thời gian vì có thể giao kết mọi lúc, mọi nơi	Thời gian di chuyển Thời gian đàm phán Thời gian ký kết hợp đồng
2	Quản lý	Lưu trữ bảo mật trên hệ thống điện tử	Lưu trữ hợp đồng giấy Rủi ro thất lạc, mối mọt, ẩm ướt,…
3	Khả năng làm việc từ xa	Ký kết mọi lúc, mọi nơi bằng thiết bị điện tử có kết nối Internet	Gặp mặt, giao kết trực tiếp có sự chứng kiến của người làm chứng (nếu có)
4	Chi phí	Giảm thiểu tối đa chi phí di chuyển để đàm phán, chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ giấy tờ,…	Chi phí di chuyển Chi phí in ấn Chi phí vận chuyển Chi phí lưu trữ giấy tờ Chi phí người làm chứng (nếu có)
5	Độ bảo mật	Xác minh danh tính người truy cập Mã hóa thông tin Chữ ký số Đảm bảo tính toàn vẹn	Khó kiểm soát người xem hợp đồng Nguy cơ lộ thông tin
6	Hình thức giao dịch	Trao đổi dễ dàng qua Internet Loại bỏ trở ngại về khoảng cách, thời gian	Gặp gỡ, trao đổi trực tiếp bằng lời nói, hành động, văn bản, hoặc hình thức khác theo thỏa thuận của các bên

Qua bảng so sánh trên đây, quý khách hàng có thể dễ dàng thấy được hợp đồng điện tử là giải pháp hiện đại, tiện ích mà doanh nghiệp Việt Nam nên sử dụng với các lý do: 

2.1. Ký kết nhanh chóng, dễ dàng

Hợp đồng điện tử được coi là giải pháp hiện đại và giúp ích rất nhiều cho các doanh nghiệp trong việc ký kết hợp đồng. Bởi khi lựa chọn hợp đồng điện tử, các bên tham gia hợp đồng có thể làm giao dịch, khởi tạo, thỏa thuận, ký kết chỉ với các thiết bị điện tử có kết nối Internet một cách nhanh chóng và dễ dàng.

2.2. Tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực 

Việc sử dụng giải pháp hợp đồng điện tử giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được không ít thời gian, chi phí và nhân lực:

• Thời gian di chuyển, đàm phán, phê duyệt, giao kết hợp đồng;
• 100% chi phí in ấn, chuyển phát, lưu trữ tài liệu/hợp đồng phục vụ cho việc ký kết;
• Nhân sự đàm phán, ký kết, vận chuyển tài liệu/hợp đồng;…

2.3. An toàn, bảo mật

Giải pháp hợp đồng điện tử giúp bảo mật thông tin cho doanh nghiệp vượt trội hơn so với hợp đồng truyền thống trước đây là bởi:

• Xác minh danh tính người truy cập: Giải pháp hợp đồng điện tử được giới hạn quyền truy cập bằng cách ghi nhận thông tin: tên người ký, doanh nghiệp, IP máy,… và kiểm soát thao tác bằng việc lưu lại các phiên bản chỉnh sửa do các bên tác động.  
• Mã hóa thông tin: Nội dung trong hợp đồng điện tử của doanh nghiệp được mã hóa thông tin nhằm bảo mật một cách tuyệt đối, tránh rủi ro bị thay đổi, đánh cắp thông tin khi hợp đồng điện tử được truyền qua Internet. 
• Chữ ký số: Chữ ký số được tạo từ thuật toán và có giá trị pháp lý theo quy định được sử dụng trong hợp đồng điện tử giúp xác thực thông tin người ký và tính đảm bảo của hợp đồng. Sử dụng chữ ký số góp phần không nhỏ vào việc đảm bảo an toàn cho thông tin trong hợp đồng điện tử.
• Đảm bảo tính toàn vẹn: Hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp được bảo vệ chặt chẽ, đảm bảo tối đa tính toàn vẹn bằng các giải pháp công nghệ như phần mềm, phần cứng và đặc biệt là an ninh mạng nhằm ngăn chặn sự tấn công từ bên ngoài nhằm đánh cắp thông tin trong hợp đồng điện tử.

2.4. Tối ưu quy trình

Lựa chọn giải pháp hợp đồng điện tử giúp các doanh nghiệp có thể tự động toàn bộ quy trình giao kết như khởi tạo, đàm phán, ký kết và lưu trữ hợp đồng ngay trên máy tính, điện thoại, máy tính bảng,… Quy trình ký kết hợp đồng điện tử được tối ưu lên đến 90% bởi các doanh nghiệp không phải mất thời gian chờ đợi chuyển phát, ký kết, phê duyệt, scan, ký tươi, đóng dấu,… như hợp đồng truyền thống.

2.5. Dễ dàng quản lý và lưu trữ

Giải pháp hợp đồng điện tử giúp các bên tham gia ký kết có thể lưu trữ hợp đồng điện tử trên hệ thống điện tử bảo mật của doanh nghiệp giúp việc quản lý, lưu trữ được thực hiện một cách khoa học và dễ dàng hơn khi tìm kiếm, tra cứu sau này.

Chi tiết: 7 Lợi ích của hợp đồng điện tử đối với các doanh nghiệp

Vì vậy, những doanh nghiệp chuyển đổi số kịp thời không chỉ tối ưu được cách thức vận hành mà còn có cơ hội đón đầu nhiều cơ hội kinh doanh đắt giá.

MISA AMIS WESIGN – GIẢI PHÁP KÝ TÀI LIỆU SỐ TIỆN LỢI, NHANH CHÓNG Ở BẤT KỲ ĐÂU

III. Tiêu chí lựa chọn giải pháp hợp đồng điện tử

Được Bộ công thương cấp phép

Khi lựa chọn sử dụng giải pháp hợp đồng điện tử, khách hàng nên lưu ý lựa chọn các đơn vị chứng thực hợp đồng điện tử được cấp đăng ký bởi Bộ Công thương để đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng. Đồng thời quy trình lưu trữ và quản lý của các đơn vị này có tính chuyên môn hóa hơn giúp hạn chế tối đa tình trạng rò rỉ dữ liệu hợp đồng.

Hiện nay Misa là một trong 5 đơn vị đủ điều kiện cung cấp dịch vụ giải pháp hợp đồng điện tử cho hầu hết doanh nghiệp và cá nhân. Phần mềm Amis Wesign hỗ trợ ký kết, nhanh chóng bằng phương thức điện tử hạn chế tối đa những bất cập khi ký kết hợp đồng giấy.

Phần mềm có đầy đủ các tính năng cần thiết

Đảm bảo sử dụng giải pháp hợp đồng điện tử sở hữu đầy đủ các tính năng tiên tiến giúp việc ký kết trở nên thuận lợi.

• Khởi tạo hợp đồng
• Quản lý hợp đồng và các tài liệu đính kèm
• Dễ dàng theo dõi và quản lý tình trạng hợp đồng
• Hỗ trợ ký số trên các thiết bị điện tử, đảm bảo tính hợp pháp khi ký kết.
• Bảo mật, an toàn thông tin đảm bảo có thể ngăn chặn các hoạt động giả mạo và truy cập trái phép
• Dễ dàng tích hợp với các phần mềm điện tử để nâng cao hiệu suất làm việc

Hỗ trợ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp

Nên lựa chọn các đơn vị có chế độ chăm sóc khách hàng tốt như: hỗ trợ 24/7, có nhiều kênh hỗ trợ online, offline giải quyết nhanh chóng các vấn đề khách hàng gặp phải

Trường hợp có xảy ra tranh chấp hợp đồng điện tử các đơn vị này sẵn sàng hợp tác cùng các chủ thể liên quan đối chất, xác minh thông tin hợp đồng.

Chi phí hợp lý

Chí phí giải pháp hợp đồng điện tử cần được thỏa thuận, công khai để khách hàng có thể dễ dàng so sánh và đưa ra lựa chọn phù hợp. Không chỉ sở hữu tính năng ưu việt Amis Wesign còn có giá sử dụng tốt nhất thị trường hiện nay chỉ từ 2.800.000 VNĐ / năm đảm bảo phù hợp với ngân sách của mọi doanh nghiệp.

TRẢI NGHIỆM NGAY SỨC MẠNH CỦA MISA AMIS WESIGN – KÝ HỢP ĐỒNG KHÔNG GIẤY, MỌI LÚC MỌI NƠI 

IV. Giải pháp hợp đồng điện tử nào tốt nhất hiện nay?

Hiện nay, có khá nhiều giải pháp hợp đồng điện tử trên thị trường và MISA AMIS WeSign của MISA là một trong số đó. MISA AMIS WeSign là nền tảng cho phép các Doanh nghiệp tham gia giao kết các loại hợp đồng bằng phương tiện điện tử.

Một số tính năng ưu việt giải pháp MISA AMIS WeSign đem lại

• Ký kết thông minh: Phần mềm hỗ trợ ký kết tài liệu, hợp đồng từ xa, mọi lúc mọi nơi dù không có mặt tại văn phòng.
• Tự động hóa quy trình: Người dùng có thể thực hiện nhiều tính năng như tạo luồng ký, phê duyệt, chuyển phát, nhắc nhở và lưu trữ tài liệu.
• Ký hàng loạt: Doanh nghiệp đẩy nhanh tốc độ ký với hàng loạt tài liệu được ký cùng lúc, tránh ách tắc ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
• Quản lý tài liệu tập trung: Tích hợp các nền tảng online, dễ dàng lưu trữ, phân loại và tra cứu, hạn chế thất thoát tài liệu
• Phân quyền linh hoạt: Quản lý phân quyền xem, ký, điều phối, tải tài liệu,… theo từng bộ phận, phòng ban, tránh rò rỉ dữ liệu kinh doanh.
• An toàn bảo mật: Cơ chế xác thực người ký được quản lý chặt chẽ bằng mật khẩu, mã OTP,…

MISA AMIS WeSign ra đời và phát triển từ chính khó khăn trong việc trình ký hàng chục ngàn tài liệu hàng năm của MISA. Vậy nên, quý doanh nghiệp có thể tự tin lựa chọn, nghiên cứu về giải pháp hợp đồng điện tử này.

Với giải pháp MISA AMIS WeSign, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa mọi quy trình ký kết hợp đồng, tiết kiệm 85% chi phí, giảm 90% thời gian ký kết so với phương thức hợp đồng giấy, thuận tiện cho việc giao dịch, khởi tạo, đàm phán, ký kết, lưu trữ, tìm kiếm hợp đồng và mở rộng kinh doanh thị trường một cách hiệu quả. Than khảo ngay bảng giá phần mềm hợp đồng điện tử hoặc liên hệ ngay đến hotline 024 3795 9595 để được tư vấn chi tiết nhất.

TRẢI NGHIỆM NGAY SỨC MẠNH CỦA MISA AMIS WESIGN – KÝ HỢP ĐỒNG KHÔNG GIẤY, MỌI LÚC MỌI NƠI 

Với gần 30 năm kinh nghiệm cung cấp phần mềm cho hàng triệu doanh nghiệp, cơ quan pháp luật và hộ kinh doanh cá thể, MISA tự tin sẽ đem đến cho các Doanh nghiệp giải pháp ký hợp đồng điện tử tốt nhất, giúp việc ký kết của Doanh nghiệp diễn ra nhanh chóng với chi phí thật sự tối ưu.

Sao bạn phải tốn quá nhiều nguồn lực cho việc ký kết hợp đồng giấy, trong khi chỉ cần mất 30s cho một tài liệu được ký kết với MISA AMIS WeSign! Hãy để lại thông tin trong biểu mẫu dưới đây, bộ phận tư vấn sẽ liên lạc lại với Bạn trong thời gian sớm nhất có thể.