Bộ kỹ năng & mô hình quản lý thời gian hiệu quả giúp thúc đẩy NSLĐ

Kỹ năng quản lý thời gian ngày càng được đề cao trong công việc và cuộc sống. Nhờ biết cách sắp xếp, sử dụng thời gian hiệu quả mà nhiều người có năng suất làm việc, hiệu quả công việc cao hơn. Vậy làm sao để rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian khoa học? Mô hình quản lý thời gian hiệu quả nào hay được áp dụng?

Bài viết sau đây sẽ chỉ ra phương pháp quản lý thời gian giúp thúc đẩy năng suất lao động và giúp bạn cân bằng cuộc sống, công việc tốt hơn.

Đọc thêm:
>> Phần mềm quản lý dự án Gantt tốt nhất hiện nay

1, Quản lý thời gian theo ma trận Eisenhower

Nguyên tắc khi quản lý thời gian theo ma trận Eisenhower là việc xác định được các việc quan trọng và cần ưu tiên thực hiện. Muốn xác định được, bạn có thể trả lời 2 câu hỏi:

1. Việc làm này có quan trọng không?
2. Việc làm này có khẩn cấp không?

Dựa trên quan điểm, ” Việc quan trọng thường ít khẩn cấp và việc khẩn cấp ít khi quan trọng”, ta định nghĩa:

Việc quan trọng: là những việc mà sau khi được hoàn thành sẽ tạo ra kết quả giúp chúng ta tiến gần hơn với mục tiêu đã đặt ra

Việc khẩn cấp: là việc có thời gian gấp rút cần sự chú ý của người thực hiện ngay tức thì.

I, Việc khẩn cấp và quan trọng

Việc vừa quan trọng, vừa khẩn cấp là những việc phải làm ngay. Nhận biết loại việc này qua các dấu hiệu:

• Việc xảy ra không đoán trước được: có thể gặp khủng hoảng hoặc là vấn đề cấp bách
• Công việc đã tới hạn không thể trì hoãn
• Công việc còn tồn đọng cần phải giải quyết dứt điểm

Quỹ thời gian dành cho công việc này: 15-20%

II, Việc quan trọng, không khẩn cẩp

Đây là những công việc quan trọng, cần tập trung và dành nhiều thời gian để hoàn thành công việc. Đối với loại công việc này, bạn nên sắp xếp lịch thời gian để thực hiện công việc, dành càng nhiều thời gian thì công việc càng có mức độ quan trọng lớn.

Trong trường hợp đang thực hiện công việc nhóm II nhưng có việc quan trọng, khẩn cấp (nhóm I) xuất hiện, hãy ưu tiên thực hiện công việc nhóm I và thực hiện tiếp công việc nhóm II sau khi công việc I kết thúc. Không trì hoãn công việc.

Quỹ thời gian dành cho việc quan trọng, không khẩn cấp: 60-65%

Đọc thêm:
>> Phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay
>> So sánh hiệu quả quản lý công việc bằng excel và tool quản lý dự án

III, Việc khẩn cấp, không quan trọng

Đối với những công việc khẩn cấp nhưng kém quan trọng, bạn cần giải quyết sớm nhưng lại không đưa bạn tới mục tiêu công việc nhanh hơn. Loại việc này nên dành ít thời gian và giải quyết càng nhanh chóng càng tốt.

Nhận biết những công việc thuộc nhóm này là;

• Việc được ủy quyền nhưng không thuộc trách nhiệm của bạn
• Các vấn đề phát sinh trong công việc nhỏ lẻ
• Thư từ, email cần trả lời, cuộc họp, bàn luận diễn ra trong thời gian ngắn

Quỹ thời gian dành cho công việc thuộc nhóm III: 10-15%

IV. Việc không quan trọng, không khẩn cấp

Việc không quan trọng, không khẩn cấp nên chiếm ít thời gian trong quỹ thời gian làm việc của bạn nhất. Chỉ nền dành dưới 5% cho quỹ thời gian này cho các công việc:

• Giải trí
• Tán gẫu
• Những công việc vô bổ không đem lại lợi ích
• Những cuộc điện thoại

Tốt hơn hết trong quá trình làm việc, hãy loại bỏ những thói quen tán gẫu, chat với bạn bè để tinh thần luôn được tập trung.

Mô hình quản lý thời gian theo phương pháp Eisenhower là cách quản lý thời gian hiệu quả, không chỉ được nhiều doanh nghiệp áp dụng mà mỗi cá nhân khi biết đến phương pháp này đều ứng dụng trong việc quản trị thời gian cá nhân, cân bằng quỹ thời gian cho công việc và cuộc sống.

Ứng dụng quản lý công việc áp dụng phương pháp Eisenhower: AMIS Công việc

2, Quản lý thời gian theo mô hình Pomodoro

Phương pháp Pomodoro (hay còn gọi là phương pháp quả cà chua) giúp bạn nâng cao sự tập trung trong công việc.

Nguyên tắc quản lý và sử dụng thời gian theo phương pháp này cụ thể là:
1. Làm việc tập trung cao 25 phút mỗi lần (Pomodoro).
2. Chỉ làm một việc duy nhất trong 1 Pomodoro
3. Nếu buộc phải gián đoạn trong Pomodoro thì Pomodoro được tính lại từ đầu
4. Nếu công việc xong trước khi hết giờ thì tập trung kiểm tra lại và tối ưu kết quả

Các bước thực hiện công việc theo phương pháp Pomodoro
1. Quyết định công việc sẽ làm
2. Thiết lập bộ đếm thời gian cho phiên làm việc Pomodoro (thông thường là 25 phút)
3. Tập trung làm một việc duy nhất đã định cho đến khi đồng hồ báo hết Pomodoro
4. Nghỉ ngắn từ 3 – 5 phút giữa các Pomodoro
5. Sau 4 phiên Pomodoro thì nghỉ dài hơn từ 15 – 30 phút

Ứng dụng hỗ trợ người dùng quản lý thời gian và công việc theo phương pháp Pomodoro: Marinara Timer, Pomodorable, …

3, Các kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Ngoài 2 mô hình quản lý thời gian phổ biến kể trên, bạn có thể tự thiết lập và quản trị thời gian theo phương pháp của bản thân mình dựa vào những kỹ năng được gợi ý dưới đây:

#1. Thiết lập danh sách công việc và mục tiêu

Thiết lập danh sách công việc cần làm và mục tiêu của những công việc đó. Đánh dấu những công việc quan trọng theo thứ tự từ trên xuống dưới và dành quỹ thời gian hợp lý để thực hiện.

Nếu có thể, hãy dự kiến thời gian bắt đầu và kết thúc công việc đó. Mục tiêu về thời gian thực hiện và hoàn thành cũng là một trong số mục tiêu quan trọng bạn cần theo đuổi.

#2. Tạo thói quen với khung thời gian biểu hàng ngày

Ai cũng sẽ có ít nhiều công việc cần lặp đi lặp lại hàng ngày. Đối với cũng công việc có tính chất như thế, hãy thiết lập khung thời gian biểu cố định để thực hiện. Chẳng hạn như việc check và phản hồi email, việc xem lại To do list trong ngày,… luôn được thực hiện vào đầu buổi sáng.

Khi bạn có thời khóa biểu, bạn sẽ cân đối được quỹ thời gian của mình hiệu quả hơn thay vì những ai làm việc một cách tự phát, không theo trật tự, khung thời gian biểu.

#3. Luôn tuân thủ tiến độ công việc, nói không với sự trì hoãn

Một bộ phận người lao động tại Việt Nam thường có thói quen trì hoãn, nước đến chân mới nhảy. Đây là tác phong không tốt và là nguyên nhân dẫn đến thực trạng “Làm cho có, làm nhanh cho xong” khi deadline đã cận kề.

Nếu tạo được thói quen làm việc đúng với tiến độ, nói không với sự trì hoãn trong công việc, ai cũng có thể hoàn thành công việc của mình với một kết quả khả quan hơn.

#4. Loại bỏ những việc khiến bản thân mất tập trung

Hãy liệt kê ra những việc bạn thường làm hay những yếu tố khiến bạn sao nhãng trong công việc. Khi nhận biết được những việc này và loại bỏ chúng, bạn có thể tăng đến 20% hiệu quả sử dụng quỹ thời gian của mình.

Gợi ý những việc thường làm bạn mất tập trung trong công việc:

• Tiếng ồn tại nơi làm việc
• Điện thoại, tin nhắn, hội thoại chat từ mạng xã hội
• Những đồ vật để giải trí đặt tại bàn làm việc
• Gia đình (khi làm việc tại nhà)

Trên đây là những mô hình quản lý thời gian thông dụng và các phương pháp quản trị thời gian khoa học. Hy vọng với những gợi ý nêu trên, bạn có thể nâng cao hiệu quả trong công việc hay tăng năng suất lao động nói chung cho những nhân viên tại doanh nghiệp.