Quản lý dự án nội thất đòi hỏi sự chính xác về tiến độ và hiệu quả từ nhà quản lý. Trong bài viết dưới đây, MISA AMIS sẽ tập trung vào phương pháp, công cụ hỗ trợ nhà quản lý tiến độ dự án nội thất hiệu quả nhất.
Bằng cách xác định và lập kế hoạch dự án, sử dụng công cụ quản lý dự án, theo dõi và cập nhật tiến độ, cùng với việc phối hợp và giao tiếp hiệu quả, nhà quản lý có thể đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hẹn và đạt được mục tiêu đã đề ra.
1. Công cụ quản lý dự án nội thất
Quản lý tiến độ trong dự án thiết kế, thi công nội thất là một yếu tố quan trọng hàng đầu và không thể bỏ qua. Tiến độ đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo sự thành công của dự án, đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng.
Bằng cách tuân thủ tiến độ, mọi công việc diễn ra theo lịch trình đã được cam kết, đem lại sự tin tưởng từ phía khách hàng, khẳng định uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.
Quản lý tiến độ cũng giúp tối ưu hóa sử dụng tài nguyên, giảm thiểu sự lãng phí tài nguyên không cần thiết và tăng cường hiệu suất làm việc. Khi nhà quản lý định rõ ưu tiên và ưu tiên công việc quan trọng hơn thì có thể giảm thiểu rủi ro, tối đa hóa hiệu suất của dự án.
“Nếu bạn không quản lý được tiến độ, bạn không thể quản lý được gì cả.” – Zig Ziglar
MISA AMIS Công việc là một công cụ quản lý dự án nội thất hiệu quả và tiện ích, được phát triển bởi Công ty Cổ phần MISA. Được thiết kế đặc biệt dành cho nhiều ngành nghề, lĩnh vực, MISA AMIS Công việc cung cấp giải pháp thông minh để quản lý mọi công việc từ giai đoạn lập kế hoạch đến triển khai và theo dõi tiến độ dự án.
Với MISA AMIS Công việc, nhà quản lý dự án nội thất có thể tạo ra lịch trình dự án chi tiết, ghi lại các công việc cần thực hiện, phân công người thực hiện và theo dõi tiến độ chính xác. Công cụ này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu sự lãng phí thời gian cũng như tăng cường hiệu suất làm việc.
Một trong những tính năng nổi bật của MISA AMIS Công việc là khả năng theo dõi tiến độ theo bảng Kanban hoặc biểu đồ Gantt. Nhà quản lý dự án xem trước được sự phụ thuộc giữa các công việc, thời gian hoàn thành dự kiến so với tiến độ thực tế. Nhờ đó, nhà quản lý quản lý điều chỉnh tiến độ dự án một cách kịp thời, linh hoạt.
Với MISA AMIS Công việc, người dùng dễ dàng đính kèm ghi chú, gắn kết tài liệu, từ đó lưu trữ và chia sẻ thông tin liên quan tiện lợi. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình phối hợp và giao tiếp giữa các thành viên thuộc dự án.
MISA AMIS Công việc cũng tích hợp tính năng xuất bản báo cáo đa chiều cho phép nhà quản lý dự án đánh giá hiệu quả làm việc của nhân sự. Các báo cáo này cung cấp nhiều thông tin chi tiết về tiến trình dự án, mức độ hoàn thành, mức độ lùi hạn… để quản lý hiệu suất nhân sự khách quan.
2. Phương pháp quản lý dự án nội thất
Dưới đây là 5 phương pháp quản lý dự án nội thất chuyên sâu, kèm theo ví dụ minh họa để giúp bạn hiểu rõ hơn về cách áp dụng chúng trong thực tế:
2.1. Phương pháp phân tích công việc (Work Breakdown Structure – WBS)
Phương pháp WBS tập trung vào việc phân rã dự án thành các thành phần nhỏ hơn và quản lý từng công việc một. Bằng cách tạo ra một cấu trúc cây chi tiết về các gói công việc, nhà quản lý điều phối nguồn lực, theo dõi tiến độ và đảm bảo rằng mọi công việc được hoàn thành đúng hạn.
Ví dụ, trong dự án thiết kế nội thất cho một căn hộ, WBS bao gồm các gói công việc lớn như lên ý tưởng thiết kế, lựa chọn vật liệu, đo đạc không gian, lập bản vẽ kỹ thuật, mua sắm nội thất, lắp đặt và hoàn thiện.
2.2. Phương pháp mạng lưới (Network Diagram)
Phương pháp mạng lưới sử dụng biểu đồ PERT/CPM để biểu diễn các mối quan hệ phụ thuộc giữa công việc và thời gian hoàn thành dự án. Bằng cách xây dựng mạng lưới và xác định các con đường quan trọng (Critical path), nhà quản lý có thể tối ưu hóa lịch trình dự án, ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng nhất.
Ví dụ, với dự án xây dựng Showroom nội thất, phương pháp mạng lưới hiển thị các công việc như thiết kế kiến trúc, thảo luận với khách hàng, đặt hàng vật liệu, xây dựng cơ bản, hoàn thiện và bàn giao.
2.3. Phương pháp quản lý rủi ro
Phương pháp này nhấn mạnh việc xác định, đánh giá và quản lý các rủi ro tiềm năng trong dự án. Nhà quản lý dự án nội thất phải xác định các rủi ro có nguy cơ ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng, nguồn lực hoặc ngân sách. Sau đó phát triển các biện pháp phòng ngừa, ứng phó để giảm thiểu tác động tiêu cực.
Cụ thể, việc thiết kế nội thất cho một khách sạn có thể phát sinh rủi ro việc giao hàng trễ từ nhà cung cấp nội thất do dự án cần số lượng lớn. Nhà quản lý có thể lập kế hoạch dự phòng bằng cách tìm nhà cung cấp thay thế hoặc đặt hàng sớm hơn để đảm bảo lắp đặt đúng tiến độ.
2.4. Phương pháp quản lý nguồn lực
Quản lý và phân bổ nguồn lực (nhân sự, vật liệu, thiết bị) một cách hiệu quả là yếu tố quan trọng hàng đầu đảm bảo tiến độ dự án. Người quản lý dự án nội thất cần xác định đúng và đủ nguồn lực cần thiết, định lượng và phân công phù hợp.
Ví dụ, khi thực hiện dự án thi công nội thất cho một văn phòng mới, nhà quản lý cần xác định số lượng công nhân, phân bổ thợ điện, thợ sơn, thợ mộc… Đồng thời đảm bảo rằng các nguồn lực này có sẵn, được sử dụng một cách hiệu quả để không phát sinh thêm chi phí.
2.5. Phương pháp kiểm soát chất lượng
Một số cách kiểm soát chất lượng nhà quản lý cần biết:
- Đặt tiêu chuẩn chất lượng: Xác định các tiêu chuẩn chất lượng mà dự án phải đáp ứng (thiết kế, vật liệu, màu sắc, kích thước, chất lượng…)
- Kiểm tra mẫu: Trước khi thi công toàn bộ, kiểm tra một số mẫu thiết kế nội thất để đảm bảo tính khả thi và chất lượng của chúng
- Kiểm soát quy trình: Đảm bảo rằng quy trình thiết kế nội thất được thực hiện đúng theo các tiêu chuẩn chất lượng (sử dụng các hệ thống quản lý chất lượng, giám sát quy trình thi công và đảm bảo tuân thủ…)
- Kiểm tra vật liệu: Đảm bảo rằng các vật liệu đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng, từ tính bền, an toàn cho sức khỏe, đến màu sắc và kết cấu
- Kiểm tra công trình: Kiểm tra chất lượng thi công công trình nội thất để đảm bảo rằng việc xây dựng, lắp đặt hoàn thiện nhất
3. Các lưu ý quan trọng giúp quản lý dự án thành công – Chia sẻ từ chuyên gia
Anh Lê Quốc Ba Hùng, Senior Spatial Designer tại Công ty thiết kế The Lab đã có bài viết chia sẻ chi tiết về những lưu ý cơ bản mà bộ phận thiết kế cùng người quản lý cần áp dụng để dự án diễn ra trơn tru nhất. Hãy nhớ rằng một dự án nội thất hoàn thành dựa trên nỗ lực của nhiều bên liên quan như chủ đầu tư, tư vấn thiết kế, giám sát, nhà thầu thi công, nhà cung cấp vật liệu/thiết bị…
3.1. Nắm được vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân
Trước tiên, người quản lý phải hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của các thành viên tham gia, bao gồm cả bản thân. Điều này cho phép chúng ta xác định chính xác vấn đề xảy ra có nằm trong phạm vi xử lý không. Trong trường hợp vấn đề nằm trong phạm vi công việc, việc tìm liên hệ và xin phê duyệt cấp trên sẽ diễn ra nhanh chóng hơn.
Ví dụ, bộ phận thiết kế trình bày phương án cho chủ đầu tư nhưng nhận được phản hồi “không thích” hoặc “chưa được”. Trong tình huống này, người quản lý dự án sẽ đảm nhận trách nhiệm để làm rõ các lý do, vấn đề hay nguyên nhân dẫn đến phản hồi đó. Sau đó quản lý cung cấp lại dữ kiện cho người thiết kế để chỉnh sửa, đề xuất phương án mới.
3.2. Ghi chú thông tin đầy đủ, rõ ràng
Trong vai trò quản lý dự án, ghi chú và tổng hợp thông tin rõ ràng là nhiệm vụ quan trọng. Những thành viên khác trong dự án sẽ căn cứ vào các thông tin này để thực hiện công việc của họ. Dưới đây là một số văn bản ghi chú quan trọng mà người quản lý dự án nội thất cần có:
- Tóm tắt yêu cầu thiết kế: Tài liệu tổng hợp từ các cuộc trao đổi ban đầu với khách hàng giúp các thành viên dự án hiểu rõ bài toán
- Bảng theo dõi tiến độ và khối lượng: Người thiết kế tính toán tiến độ cho từng giai đoạn của dự án và liệt kê các nội dung cần hoàn thành trong từng giai đoạn. Chỉ theo dõi tiến độ hoặc khối lượng công việc đơn lẻ là không đủ, chúng ta cần kết hợp hai thông tin trên để nắm được bức tranh công việc.
- Bảng kiểm soát hồ sơ: Bảng kiểm soát hồ sơ có thể bao gồm các thông tin như mã số và tên bản vẽ/hồ sơ, ngày phát hành, ngày chỉnh sửa, ghi chú… Bằng cách sử dụng các văn bản ghi chú này, người quản lý dự án đảm bảo thông tin được thống nhất chính xác và đầy đủ, đồng thời giúp duy trì quyền kiểm soát tiến trình dự án một cách hiệu quả.
3.3. Lưu trữ dữ liệu theo hệ thống
Dù doanh nghiệp sử dụng hình thức lưu trữ online hay offline, hãy sắp xếp dữ liệu một cách có hệ thống và thống nhất giữa các thành viên. Cách này hạn chế tình trạng mất mát dữ liệu và dễ dàng truy xuất, trao đổi thông tin khi cần thiết. Trong lưu trữ dữ liệu, có hai hệ thống quan trọng nhất:
- Hệ thống đặt tên: Các File nên được lưu trữ theo một cấu trúc thống nhất, trừ khi chúng có từ nguồn khác hoặc tổ hợp File có hệ thống riêng như hồ sơ bản vẽ. Một tên File gồm các yếu tố sau: thời điểm, tên dự án, tên File và phiên bản (nếu cần). Thời điểm nên đặt ở phần đầu để có thể sắp xếp File theo tiến trình thời gian. Ví dụ: 210106_Landco_Room01_Rev.03.max.
- Hệ thống cây thư mục: Người quản lý có thể xây cây thư mục theo các đại lượng từ lớn đến nhỏ, bao gồm: năm > dự án > giai đoạn > thể loại công việc > File cơ sở
3.4. Quản lý nguồn lực tối ưu
Mặc dù lĩnh vực thiết kế nội thất có tính sáng tạo cao, vẫn cần có giới hạn thời gian và kế hoạch chi tiết để kiểm soát tiến độ đúng hạn. Ngoài việc tổ chức các buổi họp báo cáo công việc định kỳ như hằng tuần hoặc hàng ngày, một giải pháp khác là sử dụng phần mềm quản lý dự án thông minh.
Với The Lab Saigon, họ lựa chọn sử dụng Google Calendar, với những ưu nhược điểm sau:
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Để giải quyết các nhược điểm trên, các doanh nghiệp thiết kế thi công xây dựng có thể lựa chọn đầu tư một phần mềm quản lý toàn diện, chuyên nghiệp hơn như MISA AMIS Công việc:
- Quản lý tiến độ dự án tổng thể: MISA AMIS Công việc cho phép tạo ra và quản lý các công việc trong dự án một cách tổng thể. Người dùng có thể phân chia các quy trình công việc theo công việc cha – công việc con để điền thông tin, lập kế hoạch, đặt mục tiêu và theo dõi tiến độ của từng đầu việc.
- Giao tiếp và cộng tác liền mạch: Phần mềm cung cấp các công cụ giao tiếp và cộng tác để làm việc tập thể. Một cá nhân có thể chia sẻ thông tin, tài liệu, bình luận và thảo luận với các thành viên khác trong dự án, giúp tăng cường sự hiểu biết và liên kết giữa các thành viên.
- Cảnh báo tiến độ tự động: MISA AMIS Công việc tạo lịch trình công việc, đặt mục tiêu và xác định thời hạn. Quản lý dễ dàng kiểm tra các nhiệm vụ đã/chưa hoàn thành, đông thời nhận thông báo về các thay đổi hoặc trễ hạn.
- Quản lý tài nguyên: Phần mềm này hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài nguyên trong dự án. Bạn có thể gán nguồn lực cho từng công việc, theo dõi nguồn lực sẵn có và quản lý lịch trình của nhân viên hoặc thành viên trong dự án.
- Tích hợp linh hoạt với các ứng dụng quản lý nghiệp vụ khác trong hệ sinh thái MISA AMIS: MISA AMIS Công việc có khả năng tích hợp với các công cụ và ứng dụng khác như phần mềm quản lý bán hàng CRM, phần mềm ký tài liệu điện tử WeSign… giúp tạo ra một quy trình làm việc mượt mà, tiết kiệm thời gian chờ đợi.
- Bảo mật và phân quyền truy cập: MISA AMIS Công việc cam kết tính bảo mật, cho phép quản lý phân quyền truy cập cho từng thành viên trong dự án. Những nhân sự phụ trách đầu việc nhỏ sẽ chỉ xem và chỉnh sửa thông tin cần thiết.
4. Quy trình quản lý dự án nội thất
Quy trình quản lý dự án nội thất là một chuỗi các bước và hoạt động được thực hiện để đảm bảo dự án diễn ra đúng kế hoạch, kịp tiến độ khách hàng mong muốn.
Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình quản lý dự án nội thất:
4.1. Bước chuẩn bị và khởi động dự án
4.1.1. Thu thập thông tin và phân tích yêu cầu của khách hàng
Nhà quản lý dự án nội thất tiến hành trao đổi, thu thập thông tin chi tiết về yêu cầu hoặc mong muốn của khách hàng. Bước này có thể kéo dài vài ngày đến vài tuần để người quản lý tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, khảo sát các mẫu khác nhau.
Sau đó, thông tin này sẽ được tổng hợp, phân tích và đánh giá để đội ngũ cùng hiểu rõ hơn về tính chất của dự án. Chẳng hạn, dự án nội thất cho một căn biệt thự nhà ở sẽ khác với dự án nội thất cho cơ sở kinh doanh như nhà hàng hay văn phòng công ty.
4.1.2. Xác định phạm vi dự án và đặt mục tiêu
Nhà quản lý dự án nội thất xác định rõ phạm vi của dự án, đồng thời đặt ra mục tiêu cụ thể mà đội ngũ cần đạt được.
Phạm vi dự án bao gồm các yếu tố như không gian cần thiết, số lượng, kiểu cấu trúc nội thất, các yêu cầu về chức năng, phong cách thiết kế và ngân sách.
Mục tiêu của dự án có thể hoàn thành dự án trong một khoảng thời gian hay trong giới hạn ngân sách nhất định. Đơn vị thiết kế, thi công nội thất phải đảm bảo chất lượng, đáp ứng yêu cầu của khách hàng và tối ưu hóa nguồn lực.
4.1.3. Lập kế hoạch dự án
Kế hoạch dự án nội thất là một tài liệu quan trọng với những nội dung sau:
- Xác định và liệt kê các hoạt động chính
- Xác định nguồn lực, phân chia công việc
- Thống nhất thời gian cần thiết để hoàn thành dự án.
- Chốt hẹn lịch trình thi công
- Chuẩn bị, tìm kiếm vật liệu và công nghệ
- Ước tính ngân sách
Kế hoạch dự án được biên soạn một cách chi tiết và cụ thể để đảm bảo rằng tất cả các bước được thực hiện đúng hẹn, đúng tiến độ.
4.2. Bước thiết kế và phát triển
4.2.1. Lên bản vẽ thiết kế nội thất
Nhà thiết kế nội thất bắt đầu phác theo các thiết kế dựa trên thông tin, yêu cầu đã thu thập từ khách hàng. Kết quả thiết kế đầu ra cần có bản vẽ kỹ thuật, bản phác thảo, mô hình 3D. Bên cạnh đó, người thiết kế đính kèm các tài liệu mô tả chi tiết về màu sắc, vật liệu, trang trí và bố trí không gian.
4.2.2. Xác định các vật liệu, trang thiết bị và công nghệ phù hợp cho dự án
Sau khi hoàn thành thiết kế, nhà quản lý dự án nội thất đánh giá các vật liệu và thiết bị cần thiết để hiện thực hóa thiết kế.
Đơn vị thiết kế sẽ phải nghiên cứu thị trường, tìm hiểu các nhà cung cấp và xác định những vật liệu/thiết bị phù hợp với yêu cầu của dự án. Việc lựa chọn chính xác vật liệu/thiết bị giúp dự án đạt chất lượng yêu cầu.
4.2.3. Phát triển bản vẽ kỹ thuật và tài liệu thi công
Bước tiếp theo là phát triển kế hoạch thi công và lập lịch trình. Kế hoạch thi công chi tiết sẽ mô tả các công việc cụ thể, trình tự thực hiện, phân công nguồn lực và định mức thời gian cho từng công đoạn. Việc lên kế hoạch cho phép nhà quản lý nắm được thứ tự các công việc và tiến độ, đồng thời đảm bảo an toàn, giảm thiểu rủi ro chậm trễ.
4.3. Bước triển khai và thi công, lắp đặt
4.3.1. Thực hiện công việc thi công nội thất theo kế hoạch và thiết kế đã được phê duyệt
Tại bước này, các hoạt động thi công sẽ được thực hiện dựa trên kế hoạch đã thống nhất. Nhà quản lý dự án nội thất giám sát quá trình thi công, quản lý nguồn lực, giải quyết các vấn đề phát sinh và đảm bảo chất lượng công trình.
4.3.2. Kiểm tra và kiểm soát chất lượng trong quá trình thi công
Việc kiểm soát tiến độ và chất lượng giữ vai trò quan trọng. Nhà quản lý dự án nội thất cần theo dõi tiến độ thi công, so sánh với lịch trình đã đặt ra.
Nếu phát sinh chênh lệch cần kịp thời đưa ra biện pháp xử lý. Cùng với đó, nhà quản lý kiểm tra chất lượng công trình dựa trên các tiêu chuẩn, yêu cầu mà khách hàng, quy định an toàn yêu cầu.
4.4. Bước kiểm tra, nghiệm thu
Các tiêu chí kiểm tra dự án nội thất gồm có màu sắc, tính thẩm mỹ, chất liệu, chức năng và tuân thủ các quy định liên quan. Nhà quản lý dự án nên kiểm tra từng yếu tố nội thất một cách kỹ lưỡng để đảm bảo chất lượng tổng thể của dự án.
Sau khi kiểm tra, khách hàng và nhà thầu sẽ cùng nhau nghiệm thu, đánh giá dự án nội thất. Các yếu tố như chất lượng, độ hoàn thiện, mức độ tuân thủ tiêu chuẩn sẽ được ưu tiên hàng đầu.
Trong trường hợp dự án chưa đáp ứng đủ các yêu cầu, đơn vị thiết kế, thi công và khách hàng cần bàn bạc phương án sửa chữa, thay thế để kịp tiến độ.
4.5. Bước bàn giao dự án
Cuối cùng, nhà quản lý dự án nội thất chuẩn bị tài liệu liên quan để bàn giao cho khách hàng. Một số tài liệu bàn giao phổ biến là bản vẽ kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn bảo trì, danh sách các vật liệu và thiết bị đã sử dụng, danh sách chi tiêu trong dự án…
Về lâu dài, nhà quản lý nên khảo sát phản hồi của khách hàng sau một thời gian sử dụng/hoạt động. Đánh giá của khách hàng giúp nhà quản lý dự án hiểu được mức độ hoàn thiện cũng như có thêm căn cứ điều chỉnh, cải thiện quy trình, nâng cao chất lượng công việc trong tương lai.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
