Quản lý dự án là gì? Quy trình, Phương pháp & Kỹ năng

Quản lý dự án không chỉ là một công việc, mà là một nghệ thuật và khoa học. Bài viết này sẽ đi sâu vào định nghĩa, vai trò, quy trình, các phương pháp phổ biến và những kỹ năng thiết yếu, giúp bạn nắm vững kiến thức để tối ưu mọi dự án, đồng thời khám phá cách MISA AMIS Công việc hỗ trợ bạn hiện thực hóa mục tiêu.”

1. Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là quá trình ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động của dự án để đạt được mục tiêu đã đề ra. Hiểu một cách đơn giản, đó là việc lập kế hoạch, tổ chức, thực hiện và giám sát các công việc nhằm đạt được mục tiêu cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định. Nó bao gồm việc quản lý nguồn lực, tiến độ, ngân sách và rủi ro để đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách đồng thời đáp ứng yêu cầu đề ra.

Một dự án luôn có điểm khởi đầu và kết thúc rõ ràng, tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất. Quản lý dự án là kim chỉ nam giúp bạn điều hướng qua các thách thức và ràng buộc, đảm bảo dự án đi đúng hướng và thành công.

Các yếu tố cốt lõi trong quản lý dự án bao gồm:

• Mục tiêu rõ ràng: Mỗi dự án cần có một mục tiêu cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn (SMART).
• Phạm vi xác định: Xác định rõ ràng những gì sẽ và sẽ không được thực hiện trong dự án.
• Thời gian giới hạn: Dự án có ngày bắt đầu và kết thúc cụ thể.
• Ngân sách cụ thể: Các nguồn lực tài chính được phân bổ cho dự án.
• Chất lượng yêu cầu: Đảm bảo sản phẩm/dịch vụ/kết quả đáp ứng các tiêu chuẩn đã định.

Mục tiêu cuối cùng của quản lý dự án là mang lại giá trị, giải quyết vấn đề hoặc tạo ra cơ hội mới cho tổ chức thông qua việc hoàn thành dự án một cách hiệu quả nhất.

2. Tầm quan trọng của quản lý dự án trong doanh nghiệp hiện đại

Quản lý dự án là quá trình xuyên suốt từ đầu đến cuối nên sẽ góp phần quan trọng xác định thành công hay thất bại của dự án. Trong chu trình này, vai trò của các nhà quản lý là cực kỳ quan trọng:

• Thực hiện các mục tiêu đã định

Các nhà quản lý áp dụng các kiến thức, kỹ năng để đảm bảo dự án tiến triển đúng kế hoạch, đạt chất lượng yêu cầu. Quản lý làm việc thông qua xác định, lập kế hoạch chi tiết và theo dõi sự tiến triển của dự án. Đồng thời, bạn cũng quản lý các vấn đề phát sinh, duy trì giao tiếp và hợp tác với các bên liên quan.

• Phân bổ và điều phối nguồn lực

Trong mỗi dự án, việc phân bổ nguồn lực một cách hợp lý đòi hỏi khả năng điều phối chính xác các nguồn lực từ trong và ngoài tổ chức. Nhà quản lý chịu trách nhiệm phân bổ nhân sự, tài chính, thiết bị một cách hợp lý, tránh tình trạng quá tải hoặc lãng phí.

• Duy trì tiến độ dự án

Giữ cho dự án đi đúng hướng, hoàn thành đúng thời hạn và không vượt quá ngân sách cho phép.

• Giải quyết các rủi ro 

Quản lý dự án phải khéo léo giải quyết các thách thức dựa trên kỹ năng nhận diện, đánh giá và theo dõi sát sao tiến độ định kỳ. Phát hiện và xử lý sớm các vấn đề tiềm ẩn, tránh lãng phí nguồn lực và chi phí.

• Báo cáo tiến độ dự án với các bên liên quan

Nhà quản lý có nhiệm vụ cập nhật tiến độ dự án cho các bên liên quan. Báo cáo tiến độ có thể dùng nhiều hình thức khác nhau như biểu đồ, đồ thị hoặc văn bản. Đây là cách để nhà quản lý chia sẻ thông tin về trạng thái dự án, đồng thời thu thập phản hồi để điều chỉnh kế hoạch phù hợp.

3. Vai trò của Người Quản lý Dự án (Project Manager – PM)

Người quản lý dự án (PM) là trái tim của mọi dự án, chịu trách nhiệm chính trong việc dẫn dắt đội nhóm và đảm bảo dự án thành công.

3.1. Người định hướng và dẫn dắt

PM không chỉ là người điều phối công việc mà còn là người định hướng, truyền cảm hứng và giải quyết các vấn đề phát sinh. Họ là cầu nối giữa đội ngũ, khách hàng và các bên liên quan khác.

3.2. Các nhiệm vụ và trách nhiệm chính

Một PM thành công cần thực hiện nhiều nhiệm vụ đa dạng:

• Lập kế hoạch chi tiết: Xác định mục tiêu, phạm vi, ngân sách, thời gian, và các nguồn lực cần thiết.
• Tổ chức và phân bổ nguồn lực: Giao việc, phân công trách nhiệm cho các thành viên, quản lý tài nguyên.
• Lãnh đạo và quản lý đội ngũ: Động viên, hỗ trợ, giải quyết mâu thuẫn nội bộ.
• Giám sát tiến độ và kiểm soát chất lượng: Theo dõi các chỉ số hiệu suất, đảm bảo mọi công việc đạt tiêu chuẩn.
• Quản lý rủi ro và thay đổi: Dự đoán các vấn đề tiềm ẩn, lập kế hoạch ứng phó và xử lý các yêu cầu thay đổi.
• Giao tiếp hiệu quả: Đảm bảo luồng thông tin thông suốt giữa tất cả các bên liên quan.
• Giải quyết vấn đề: Xử lý các trở ngại phát sinh một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Dưới đây là bảng mô tả một số công việc nhà quản lý thực hiện theo các lĩnh vực, ngành nghề dự án tiêu biểu:

4. Quy trình quản lý dự án theo ISO

Quy trình quản lý dự án lớn và nhỏ thường được chia thành 5 giai đoạn cơ bản, giúp nhà quản lý và đội ngũ thực hiện dự án một cách có tổ chức và hiệu quả:

4.1. Khởi động dự án

Tại giai đoạn khởi động dự án, cần xác định mục tiêu, tầm nhìn của dự án, những gì người quản lý cùng đội nhóm cần hoàn thành, cũng như đạt được sự chấp thuận của các bên liên quan. Toàn bộ các thông tin này được ghi lại tại và lưu trữ tại bản điều lệ dự án. Bản điều lệ dự án được xây dựng với những nội dung cụ thể sau đây: 

• Mục tiêu tổng quát của dự án là gì? 
• Các bên liên quan tới dự án là ai?
• Rủi ro cần xác định của dự án
• Những lợi ích thu được từ dự án
• Ngân sách dự án
• Lịch trình và tiến độ

Tham khảo: Quản lý dự án xây dựng là gì? 5 Phương pháp quản lý dự án hiệu quả cao

4.2. Lập kế hoạch

Đây được coi là một bước chuẩn bị và là bàn đạp cho dự án triển khai về sau. Nó là một hoạt động mang tính hệ thống nhằm xác định những người thực hiện, thực hiện khi nào và như thế nào. Các nhà quản lý có thể áp dụng hai phương pháp phổ biến nhất hiện nay để thiết lập mục tiêu và đặt kế hoạch, là mô hình SMART và CLEAR.

4.3. Triển khai dự án

Giai đoạn này thường được bắt đầu bằng một cuộc họp Kick-off (khởi động) để nhóm của bạn trình bày về dự án, sản phẩm, dịch vụ,… cũng như toàn bộ các thông tin khác của dự án có thể công bố với các bên liên quan. 

Ngoài cuộc họp Kick-off, một số nhiệm vụ khác được thực hiện trong giai đoạn thực thi, gồm: 

• Tạo dựng đội nhóm, chọn lọc nhân sự
• Chỉ định nguồn lực cho dự án
• Thực hiện kế hoạch đã thống nhất
• Thiết lập hệ thống theo dõi
• Giao nhiệm vụ
• Tạo lịch trình dự án cập nhật dựa trên sự phát triển
• Nếu có nhu cầu, hãy cập nhật kế hoạch dự án khi cần thiết

4.4. Theo dõi và đánh giá

Sử dụng các công cụ trực quan, mô hình kiểm soát tiến độ, như như biểu đồ Gantt, bảng Kanban, mô hình quản trị dự án linh hoạt Agile, Scrum,… phần mềm quản lý dự án để thực hiện theo dõi và đánh giá dự án, công việc của đội nhóm dễ dàng và hiệu quả.

MISA AMIS Công việc là phần mềm tối ưu được thiết kế để nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc khi quản lý hàng trăm dự án, công việc tại doanh nghiệp. MISA AMIS không chỉ là một giải pháp tổng thể cho việc lập kế hoạch, giám sát hàng nghìn nhiệm vụ, mà còn cung cấp khả năng phân quyền và ủy quyền chặt chẽ, nhờ đó kiểm soát hiệu quả từng thành viên trong dự án.

Dùng thử miễn phí

4.5. Đóng dự án

Một số nhiệm vụ cần người quản lý cùng với đội nhóm của mình tiến hành ở giai đoạn đóng dự án gồm: 

• Đánh giá hiệu quả dự án: đánh giá tổng quan và đánh giá chi tiết hiệu quả từng công việc, hạng mục của dự án.
• Phân tích hoạt động của các thành viên trong nhóm: tinh thần, năng lực, chuyên môn của từng thành viên đáp ứng được yêu cầu của dự án hay không, cần điều chỉnh như thế nào ở các dự án tiếp theo.
• Phân tích dự án: xác định những thành tựu đã đạt được, rút kinh nghiệm từ những thất bại của dự án để có thể tránh tái diễn ở những dự án kế tiếp.
• Quyết toán: tất toán ngân sách dự án.

6. Các phương pháp quản lý dự án

Tùy thuộc vào đặc thù, quy mô và mức độ phức tạp của dự án, nhà quản lý có thể lựa chọn các phương pháp tiếp cận khác nhau.

6.1. Waterfall – mô hình thác nước

• Mô hình quản lý liên tiếp, trong đó mỗi giai đoạn dự án phải được hoàn thành trước khi chuyển sang giai đoạn kế tiếp.
• Ứng dụng nhiều trong xây dựng, vì các dự án xây dựng có cách tiếp cận cố định, theo cấu trúc và ít thay đổi trong suốt quá trình thực hiện.
• Giảm thiểu tối đa rủi ro phát sinh do công việc tại mỗi giai đoạn đều cần hoàn thành tuần tự và có bước kiểm tra lại.
• Thiếu linh hoạt là nhược điểm lớn nhất của Waterfall bởi các giai đoạn cần hoàn thành đúng tuần tự và khi mỗi giai đoạn đã kết thúc sẽ rất khó khăn và tốn kém để quay lại thực hiện thay đổi.

6.2. Agile – quản trị linh hoạt

• Mô hình ưu tiên tính linh hoạt, chia nhỏ dự án thành các các chu kỳ con để tập trung cải tiến liên tục, từ đó phát triển, hoàn thiện sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Có thể ứng dụng trong dự án xây dựng nhưng phù hợp hơn với ngành công nghệ thông tin, bởi ngành này yếu tố thời gian là ưu tiên hàng đầu.
• Agile tập trung tăng cường tương tác thường xuyên với khách hàng, lắng nghe để ứng phó với những thay đổi đột ngột.

6.3. Lean – quản trị tinh gọn

• Lean là một mô hình quản trị tập trung vào việc tạo giá trị cho đối tác, khách hàng, loại bỏ tối đa những lãng phí trong quá trình sản xuất, xây dựng, cung cấp sản phẩm, dịch vụ.
• Ưu điểm của Lean là giảm tối đa chi phí tồn kho, các hao phí không tạo ra giá trị.
• Nhược điểm của mô hình này bởi nó ảnh hưởng tới vấn đề cung ứng, khi chỉ có số lượng nhỏ hàng tồn kho được lưu trữ sẽ dễ gây gián đoạn trong quá trình xây dựng nếu như nhà cung ứng không đáp ứng đủ hàng liên tục.

6.4. Six Sigma – quản lý chất lượng dự án

• Mục tiêu của Six Sigma là quản lý chất lượng, cải thiện các quy trình dự án, lường trước và ngăn ngừa các lỗi và vấn đề xảy ra ngay khi chưa phát sinh.
• Six Sigma đòi hỏi cần có định hướng cụ thể và rõ ràng từ giai đoạn đầu, các thành viên dự án đi sâu phân tích và kiểm soát các tác nhân chính có thể ảnh hưởng đến tiến độ tổng thể. Mô hình này giúp giảm thiểu tối đa lỗi và chi phí sửa hàng, tăng cường sự ổn định về quản trị, gia tăng sự hài lòng cho khách hàng.
• Nhược điểm của Six Sigma là tập trung nhiều vào chất lượng nên không tối ưu về chi phí, đòi hỏi đầu tư nhiều vào hệ thống máy móc, trang thiết bị, các khâu kiểm tra chất lượng chặt chẽ hơn.

7. Các kỹ năng quan trọng một nhà quản lý dự án cần có

Dưới đây là tổng hợp các kỹ năng quan trọng mà một nhà quản lý cần có để đảm bảo thành công trong việc quản lý, điều hành dự án:

7.1. Kỹ năng lãnh đạo

Khả năng lãnh đạo tốt là điều tối cần thiết cho công việc quản lý. Đây không đơn thuần là quản lý nhiệm vụ, mà nó còn là quản lý con người. Với tư cách là người dẫn dắt, nhà quản lý không chỉ chịu trách nhiệm về kết quả của dự án, mà còn điều phối đội nhóm của mình, khích lệ, tạo động lực để nhân viên làm việc hiệu quả.

7.2. Kỹ năng giao tiếp

Trong quá trình làm việc sẽ phát sinh nhiều cuộc họp, sự giao tiếp, cộng tác giữa các thành viên và các bên liên quan. Nếu nhà quản lý không có kỹ năng giao tiếp tốt, họ sẽ khó khăn trong việc truyền đạt ý tưởng, thông tin và các vấn đề khác một cách hiệu quả với mọi người.

7.3. Kỹ năng quản lý thời gian

Người quản lý cần tạo ra một lịch trình phù hợp, có thứ tự ưu tiên rõ ràng cho những nhiệm vụ quan trọng, những việc cần làm ngay, những việc chưa ưu tiên. Đảm bảo các thành viên đang làm việc đúng kế hoạch, đáp ứng thời hạn từng công việc trong toàn bộ quy trình. 

7.4. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Dự án dù có được lên kế hoạch chi tiết, cẩn thận đến đâu thì trong quá trình thực hiện chắc chắn sẽ có vấn đề phát sinh. Lúc này, kỹ năng giải quyết vấn đề tốt sẽ giúp nhà quản lý vượt qua những khủng hoảng. Nhà quản lý có chuyên môn sâu về lĩnh vực mình đang làm và khả năng nhạy bén xử lý tình huống sẽ đưa ra được những quyết định đúng đắn.

7.5. Kỹ năng quản lý rủi ro

Bất cứ dự án lớn hay nhỏ đều tiềm ẩn rủi ro. Một nhà quản lý giỏi, có kinh nghiệm quản lý nhiều dự án sẽ sẵn sàng chấp nhận, dự đoán, đo lường rủi ro một cách chủ động trước khi chúng trở thành vấn đề. Rủi ro có thể xuất hiện ngay từ khi bắt đầu dự án, nên việc quản lý rủi ro cũng cần bắt đầu từ giai đoạn này.

7.6. Kỹ năng đàm phán

Tất cả các khâu từ khâu lập kế hoạch, mua sắm, thiết kế, thi công,… sẽ đều diễn ra quá trình thương lượng, đàm phán, với rất nhiều bên liên quan như nhà cung cấp, nhà thầu, khách hàng,… Nhà quản lý có khả năng ứng xử khéo léo, đàm phán tốt sẽ đem về nhiều lợi ích cho dự án cũng như cho đội nhóm của mình. 

7.7. Am hiểu công nghệ

Thời đại số 4.0, nếu không áp dụng công nghệ vào công việc dù là của nhân viên hay nhà quản lý, sẽ là một sự “tụt hậu”. Phần mềm quản lý dự án là sản phẩm công nghệ mà các nhà quản lý cần thực sự am hiểu, có kiến thức sử dụng, nắm bắt được tính năng, ưu nhược điểm từng loại để ứng dụng vào các dự án mình quản lý. 

8. 17+ mẫu file Excel quản lý dự án chuẩn quốc tế

MISA AMIS cung cấp 17 mẫu File Excel để quản lý dự án hiệu quả, phù hợp với nhiều nhu cầu và quy mô dự án khác nhau. Các mẫu này bao gồm biểu đồ Gantt cho quản lý thời gian, biểu đồ Timeline để theo dõi các giai đoạn dự án, và danh sách việc cần làm (To-do list) giúp cập nhật trạng thái và ưu tiên các nhiệm vụ. Những mẫu này hỗ trợ cải thiện việc quản lý dự án bằng cách cung cấp cái nhìn toàn diện và tăng cường sự liên kết giữa các thành viên dự án​.

TẢI ĐẦY ĐỦ 17 MẪU EXCEL QUẢN LÝ DỰ ÁN CHUẨN QUỐC TẾ NĂM 2025

9. Kinh nghiệm tận dụng tối đa lợi ích từ phần mềm quản lý dự án 

Việc quản lý thủ công với Excel, Gmail… có thể là phù hợp với các dự án rất đơn giản và quy mô siêu nhỏ. Nhưng với các dự án lớn hơn và nhiều nghiệp vụ phức tạp hơn sẽ không hiệu quả nếu chỉ quản lý thủ công theo cách này, mà đòi hỏi một nền tảng quản lý chuyên nghiệp, mạnh mẽ để thành công.

MISA AMIS Công Việc (một sản phẩm của MISA JSC với 30 năm kinh nghiệm) cung cấp tất cả các tính năng cần thiết cho quản lý dự án, từ quy trình giao – nhận việc và phê duyệt tự động, nhân bản dự án mẫu, tới những báo cáo trực quan về tiến độ và hiệu suất cho nhà lãnh đạo.

Dưới đây là những gì bạn có thể tận dụng tối đa từ AMIS Công Việc để khai thác sự hiệu quả vượt trội khi quản lý và cộng tác trên phần mềm quản lý công việc – dự án được hơn 170.000 khách hàng tin tưởng sử dụng này: 

• Ưu điểm nổi bật của MISA AMIS bao gồm:

  • Khả năng quản lý tiến độ công việc liên tục, cho phép xét duyệt hồ sơ mọi lúc mọi nơi, kể cả khi đi công tác ngoài văn phòng.
  • Đánh giá các dự án dựa trên tiêu chí hoàn thành đúng tiến độ và chi phí, từ đó tăng cường sự minh bạch và kiểm soát ngân sách.
  • Năng suất làm việc của nhân viên được hiển thị rõ ràng, hỗ trợ quản lý trong việc đánh giá, khen thưởng và điều chỉnh chế độ đãi ngộ một cách chuẩn xác.

  Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc để quản lý hàng trăm, hàng nghìn dự án xuyên suốt như Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.

  Mời bạn đăng ký trải nghiệm miễn phí sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:

  
  
  • Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
  • Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
  • Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
  • Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

Tạm kết

Quản lý dự án hiệu quả đòi hỏi sự kết hợp giữa quy trình chặt chẽ, phương pháp phù hợp và công cụ hỗ trợ. Khi nắm vững những yếu tố này, bạn có thể tối ưu tiến độ, nguồn lực và giảm thiểu rủi ro, đưa dự án đến thành công. Hy vọng bài viết đã mang đến những thông tin cần thiết để bạn áp dụng  thành công vào thực tế!