Quản lý dự án là một công việc không dễ dàng, đòi hỏi nhà quản lý ngoài việc am hiểu kiến thức chuyên môn còn cần sở hữu kỹ năng, công cụ, mẫu biểu… khoa học, chuyên nghiệp.
| [Tặng bạn] Bộ Template mẫu quản lý dự án 2022 |
Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp tất cả những tri thức hữu ích về nhiệm vụ quan trọng nhưng đầy thách thức này, hi vọng sẽ là nguồn tham khảo hữu ích cho các nhà quản lý thời đại số 4.0.
I. Quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án là quá trình sử dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ để hướng dẫn, giám sát, quản lý công việc đội nhóm, nhằm hoàn thành tất cả các mục tiêu theo kế hoạch của dự án trong các thông số đã ấn định về thời gian, chi phí và nguồn lực.
Để hiểu rõ hơn về các khái niệm liên quan, mời bạn lần lượt theo dõi các nội dung chi tiết dưới đây.
II. 5 giai đoạn cơ bản của quy trình quản lý dự án
1. Khởi động dự án:
Tại giai đoạn khởi động dự án, cần xác định mục tiêu, tầm nhìn của dự án, những gì người quản lý cùng đội nhóm cần hoàn thành, cũng như đạt được sự chấp thuận của các bên liên quan. Toàn bộ các thông tin này được ghi lại tại và lưu trữ tại bản điều lệ dự án. Bản điều lệ dự án được xây dựng với những nội dung cụ thể sau đây:
- Mục tiêu tổng quát của dự án là gì?
- Các bên liên quan tới dự án là ai?
- Rủi ro cần xác định của dự án
- Những lợi ích thu được từ dự án
- Ngân sách dự án
- Lịch trình và tiến độ
- …
2. Lập kế hoạch
Đây được coi là một bước chuẩn bị và là bàn đạp cho dự án triển khai về sau. Nó là một hoạt động mang tính hệ thống nhằm xác định dự án sẽ do những ai thực hiện, thực hiện khi nào và như thế nào. Các nhà quản lý có thể áp dụng hai phương pháp phổ biến nhất hiện nay để thiết lập mục tiêu và đặt kế hoạch, là phương pháp SMART và CLEAR.
3. Triển khai dự án
Giai đoạn này thường được bắt đầu bằng một cuộc họp kick-off (khởi động) để nhóm của bạn trình bày về dự án, sản phẩm, dịch vụ… cũng như toàn bộ các thông tin khác của dự án có thể công bố với các bên liên quan.
Ngoài cuộc họp kick-off, một số nhiệm vụ khác được thực hiện trong giai đoạn thực thi, gồm:
- Tạo dựng đội nhóm, chọn lọc nhân sự
- Chỉ định nguồn lực cho dự án
- Thực hiện kế hoạch quản lý dự án
- Thiết lập hệ thống theo dõi
- Giao nhiệm vụ
- Tạo lịch trình dự án cập nhật dựa trên sự phát triển
- Nếu có nhu cầu, hãy cập nhật kế hoạch dự án khi cần thiết
4. Theo dõi và đánh giá
Sử dụng các công cụ trực quan, mô hình kiểm soát tiến độ, như như biểu đồ Gantt, bảng Kanban, mô hình quản trị dự án linh hoạt Agile, Scrum…, phần mềm quản lý dự án để thực hiện theo dõi và đánh giá dự án, công việc của đội nhóm dễ dàng và hiệu quả.
5. Đóng dự án
Một số nhiệm vụ cần người quản lý cùng với đội nhóm của mình tiến hành ở giai đoạn đóng dự án gồm:
- Đánh giá hiệu quả dự án: đánh giá tổng quan và đánh giá chi tiết hiệu quả từng công việc, hạng mục của dự án.
- Phân tích hoạt động của các thành viên trong nhóm: tinh thần, năng lực, chuyên môn của từng thành viên đáp ứng được yêu cầu của dự án hay không, cần điều chỉnh như thế nào ở các dự án tiếp theo.
- Phân tích dự án: xác định những thành tựu đã đạt được, rút kinh nghiệm từ những thất bại của dự án để có thể tránh tái diễn ở những dự án kế tiếp.
- Quyết toán: tất toán ngân sách dự án.
| 5 giai đoạn cơ bản của quản lý dự án – quy trình của mọi dự án thành công |
III. Kỹ năng quản lý dự án nhà quản lý cần có
1. Kỹ năng lãnh đạo
Khả năng lãnh đạo tốt là điều tối cần thiết cho công việc quản lý. Đây không đơn thuần là quản lý nhiệm vụ, mà nó còn là quản lý con người. Với tư cách là người dẫn dắt, nhà quản lý không chỉ chịu trách nhiệm về kết quả của dự án, mà còn điều phối đội nhóm của mình, khích lệ, tạo động lực để nhân viên làm việc hiệu quả.
2. Kỹ năng giao tiếp
Trong quá trình làm việc sẽ phát sinh nhiều cuộc họp, sự giao tiếp, cộng tác giữa các thành viên và các bên liên quan. Nếu nhà quản lý không có kỹ năng giao tiếp tốt, họ sẽ khó khăn trong việc truyền đạt ý tưởng, thông tin và các vấn đề khác một cách hiệu quả với mọi người.
3. Kỹ năng quản lý thời gian
Người quản lý cần tạo ra một lịch trình phù hợp, có thứ tự ưu tiên rõ ràng cho những nhiệm vụ quan trọng, những việc cần làm ngay, những việc chưa ưu tiên. Đảm bảo các thành viên đang làm việc đúng kế hoạch, đáp ứng thời hạn từng công việc trong toàn bộ quy trình.
4. Kỹ năng giải quyết vấn đề
Dự án dù có được lên kế hoạch chi tiết, cẩn thận đến đâu thì trong quá trình thực hiện chắc chắn sẽ có vấn đề phát sinh. Lúc này, kỹ năng giải quyết vấn đề tốt sẽ giúp nhà quản lý vượt qua những khủng hoảng. Nhà quản lý có chuyên môn sâu về lĩnh vực mình đang làm và khả năng nhạy bén xử lý tình huống sẽ đưa ra được những quyết định đúng đắn.
5. Kỹ năng quản lý rủi ro
Bất cứ dự án lớn hay nhỏ đều tiềm ẩn rủi ro. Một nhà quản lý giỏi, có kinh nghiệm quản lý nhiều dự án sẽ sẵn sàng chấp nhận, dự đoán, đo lường rủi ro một cách chủ động trước khi chúng trở thành vấn đề. Rủi ro có thể xuất hiện ngay từ khi bắt đầu dự án, nên việc quản lý rủi ro cũng cần bắt đầu từ giai đoạn này.
6. Kỹ năng đàm phán
Tất cả các khâu từ khâu lập kế hoạch, mua sắm, thiết kế, thi công,… sẽ đều diễn ra quá trình thương lượng, đàm phán, với rất nhiều bên liên quan như nhà cung cấp, nhà thầu, khách hàng,… Nhà quản lý có khả năng ứng xử khéo léo, đàm phán tốt sẽ đem về nhiều lợi ích cho dự án cũng như cho đội nhóm của mình.
7. Am hiểu công nghệ
Thời đại số 4.0, nếu không áp dụng công nghệ vào công việc dù là của nhân viên hay nhà quản lý, sẽ là một sự “tụt hậu”. Phần mềm quản lý dự án là sản phẩm công nghệ mà các nhà quản lý cần thực sự am hiểu, có kiến thức sử dụng, nắm bắt được tính năng, ưu nhược điểm từng loại để ứng dụng vào các dự án mình quản lý.
Quản lý hiệu quả và đạt được mục tiêu với AMIS Công việc
1. Đầu tư ngay từ giai đoạn khởi động và lập kế hoạchIV. Mẹo hữu ích để quản lý dự án thành công
Bằng cách thiết lập, đồng bộ hóa và thống nhất các khía cạnh chính như: tính ưu tiên, mục tiêu và yêu cầu của tổ chức ngay từ sớm, những người làm dự án sẽ giảm thiểu được khả năng nhầm lẫn các khái niệm này về sau, rạch ròi hơn trong việc xác định từng hạng mục và phân chia trách nhiệm trong dự án.
2. Lựa chọn phương pháp quản lý phù hợp
Mẹo thứ hai để quản lý dự án thành công là tìm ra phương pháp quản lý phù hợp. Có môt số phương pháp phổ biển như Agile, Waterfall, Scrum… Tùy vào đặc thù, lĩnh vực, tiến độ hoàn thành của mỗi dự án…, sẽ có những lựa chọn khác nhau về mô hình quản lý phù hợp.
3. Thúc đẩy văn hóa làm việc minh bạch
Sự minh bạch là cần thiết trong quản lý dự án bởi dự án nào cũng có những sự phức tạp và nhạy cảm nhất định. Nhà quản lý và các thành viên cần trao đổi thông tin rõ ràng về các mục tiêu, KPI, kế hoạch của từng nhân sự… Một cách để đạt được điều này là tạo cơ hội cho mọi nhân viên tham gia vào quá trình lập kế hoạch – giai đoạn thứ 2 trong quy trình quản lý.
4. Chú trọng đến lịch trình làm việc
Người quản lý cần tạo lịch trình làm việc phù hợp với khối lượng công việc của dự án cũng như từng cá nhân, thời gian kết thúc dự án dự kiến. Sau đó, truyền thông rõ ràng cho nhóm để mọi người cùng nắm được lịch làm việc của mình, giúp giảm thiểu sự chậm trễ và những thiệt hại khác do trễ tiến độ gây ra.
5. Quản lý nguồn lực hiệu quả
Quản lý nguồn lực là một nguyên tắc quan trọng của quản lý dự án, bao gồm quá trình từ lập kế hoạch trước, lên lịch trình và phân bổ nguồn lực để tối đa hóa hiệu quả. Nguồn lực được hiểu là mọi tài nguyên tham gia vào quá trình hoạt động dự án bao gồm: con người, vốn và của cải vật chất khác.
6. Thu hút các bên liên quan tham gia
Các bên liên quan có thể là khách hàng, người dùng sản phẩm nội bộ, nhà thầu, chủ đầu tư… Mỗi bên liên quan có chức năng, vai trò nhất định khi tham gia vào dự án và sẽ là những thành phần không thể thiếu, tạo nên thành công cuối cùng cho dự án của toàn đội.
7. Sử dụng phần mềm quản lý dự án
Không công ty nào có thể quản lý thành công nếu hệ thống quản lý và trao đổi thông tin của họ chỉ được xây dựng trên một mạng lưới các bảng tính và email. Đây là cách làm thủ công, không có hiệu quả về cộng tác và lưu trữ dài hạn. Phần mềm quản lý dự án là yếu tố bắt buộc đưa tới thành công cho các dự án.
| [Tặng bạn] Bộ Template mẫu quản lý dự án 2022 |
V. Các mô hình quản lý dự án
1. Waterfall – mô hình thác nước
- Là mô hình quản lý dự án liên tiếp, trong đó mỗi giai đoạn dự án phải được hoàn thành trước khi chuyển sang giai đoạn kế tiếp.
- Ứng dụng nhiều trong xây dựng, vì các dự án xây dựng có cách tiếp cận cố định, theo cấu trúc và ít thay đổi trong suốt quá trình thực hiện.
- Giảm thiểu tối đa rủi ro phát sinh do công việc tại mỗi giai đoạn đều cần hoàn thành tuần tự và có bước kiểm tra lại.
- Thiếu linh hoạt là nhược điểm lớn nhất của Waterfall bởi các giai đoạn cần hoàn thành đúng tuần tự và khi mỗi giai đoạn đã kết thúc sẽ rất khó khăn và tốn kém để quay lại thực hiện thay đổi.
2. Agile – quản trị linh hoạt
- Là mô hình ưu tiên tính linh hoạt, chia nhỏ dự án thành các các chu kỳ con để tập trung cải tiến liên tục, từ đó phát triển, hoàn thiện sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Cũng có thể ứng dụng trong dự án xây dựng nhưng phù hợp hơn với ngành công nghệ thông tin, bởi ngành này yếu tố thời gian là ưu tiên hàng đầu.
- Agile tập trung tăng cường tương tác thường xuyên với khách hàng, lắng nghe để ứng phó với những thay đổi đột ngột.
3. Lean – quản trị tinh gọn
- Lean là một mô hình quản trị tập trung vào việc tạo giá trị cho đối tác, khách hàng, loại bỏ tối đa những lãng phí trong quá trình sản xuất, xây dựng, cung cấp sản phẩm, dịch vụ
- Ưu điểm của Lean là giảm tối đa chi phí tồn kho, các hao phí không tạo ra giá trị.
- Đây cũng là nhược điểm lớn nhất của mô hình này bởi nó ảnh hưởng tới vấn đề cung ứng, khi chỉ có số lượng nhỏ hàng tồn kho được lưu trữ sẽ dễ gây gián đoạn trong quá trình xây dựng nếu như nhà cung ứng không đáp ứng đủ hàng liên tục.
4. Six Sigma – quản lý chất lượng dự án
- Mục tiêu của Six Sigma là quản lý chất lượng, cải thiện các quy trình dự án, lường trước và ngăn ngừa các lỗi và vấn đề xảy ra ngay khi chưa phát sinh.
- Six Sigma đòi hỏi cần có định hướng cụ thể và rõ ràng từ giai đoạn đầu, các thành viên dự án đi sâu phân tích và kiểm soát các tác nhân chính có thể ảnh hưởng đến tiến độ tổng thể.
- Mô hình này giúp giảm thiểu tối đa lỗi và chi phí sửa hàng, tăng cường sự ổn định về quản trị, gia tăng sự hài lòng cho khách hàng.
- Song, nhược điểm là Six Sigma tập trung nhiều vào chất lượng nên không tối ưu về chi phí, đòi hỏi đầu tư nhiều vào hệ thống máy móc, trang thiết bị, các khâu kiểm tra chất lượng chặt chẽ hơn.
VI. Mẫu file Excel quản lý dự án
1. Mẫu excel quản lý dự án dạng Gantt
2. Mẫu excel quản lý dự án dạng Timeline
3. Mẫu excel quản lý dự án To do-list danh sách việc cần làm
| Mẫu File Excel quản lý dự án: 10+ mẫu mới nhất dành cho năm 2022 |
VII. Xây dựng đội nhóm dự án hiệu quả
1. Chiêu mộ “nhân tài” từ nhiều phòng ban
Các nhân sự trong nhóm dự án của bạn có thể đến từ các bộ phận, phòng ban khác nhau, bởi một dự án đòi hỏi kiến thức chuyên môn và đầu vào đa dạng để hoạt động xuyên suốt qua các giai đoạn.
Thay vì tuyển nhân sự mới, bạn có thể tận dụng các nguồn lực hiện có và đồng bộ hóa nhiều phòng ban với mục tiêu tổ chức. Ví dụ: một chiến dịch tiếp thị mới có thể yêu cầu: người thiết kế Website, người viết quảng cáo, người quản lý sản phẩm, bộ phận kinh doanh … cùng tham gia vào quản lý và triển khai dự án.
2. Lựa chọn nhà quản lý giỏi và xác định trách nhiệm rõ ràng
Người quản lý phải là một chuyên gia về lĩnh vực, ngành nghề hoạt động của dự án. Họ sẽ tham gia vào toàn bộ các bước trong quy trình, từ lập kế hoạch ban đầu, tới khâu triển khai và đóng dự án. Do vậy, trách nhiệm, quyền hạn của người quản lý cũng như các thành viên cần được xác định rõ ràng, minh bạch để hạn chế những xung đột và chồng chéo khi dự án triển khai trên thực tế.
3. Trao quyền cho tất cả các thành viên chủ động và sáng tạo trong công việc
Nếu người quản lý phải trực tiếp giải quyết mọi đầu việc dù là nhỏ nhất, hay phải “trông nom” mọi thành viên trong nhóm và hướng dẫn họ đến từng chi tiết nhỏ, thì chắc chắn dự án không thể đúng tiến độ và người quản lý sẽ luôn rơi vào tình trạng quá tải.
Thay vào đó, hãy trao quyền và phân công công việc cho các thành viên trong nhóm một cách phù hợp, công bằng, để tất cả nhân viên đều có cơ hội chủ động, sáng tạo trong công việc và phát huy năng lực cá nhân, đóng góp cho sự phát triển chung của toàn dự án và doanh nghiệp.
VIII/ Các bước để tận dụng tối đa phần mềm quản lý dự án
Việc quản lý thủ công với Excel, Gmail… có thể là phù hợp với các dự án rất đơn giản và quy mô siêu nhỏ. Nhưng với các dự án lớn hơn và nhiều nghiệp vụ phức tạp hơn sẽ không hiệu quả nếu chỉ quản lý thủ công theo cách này, mà đòi hỏi một nền tảng quản lý chuyên nghiệp, mạnh mẽ để thành công.
AMIS Công Việc cung cấp tất cả các tính năng cần thiết cho quản lý dự án, từ quy trình giao – nhận việc và phê duyệt tự động, nhân bản dự án mẫu, tới những báo cáo trực quan về tiến độ và hiệu suất cho nhà lãnh đạo.
Dưới đây là những gì bạn có thể tận dụng tối đa từ AMIS Công Việc để khai thác sự hiệu quả vượt trội khi quản lý và cộng tác trên phần mềm quản lý dự án được hơn 170.000 khách hàng tin tưởng sử dụng này:
- Bình luận, tag tên người liên quan, trao đổi về công việc, dự án dễ dàng trên giao diện đồng nhất.
- Liên thông dữ liệu với các nền tảng khác trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS.
- Phân chia phòng ban, dự án vô cùng rõ ràng, chi tiết.
- Sắp xếp công việc khoa học theo mô hình Eisenhower.
- Tự động cập nhật tiến độ dự án, tính toán tiến độ công việc cha từ công việc con.
- Trích xuất báo cáo nhanh chóng, tức thì ngay sau có dữ liệu đầu vào với gần 10 loai biểu đồ thông minh.
- Cung cấp thông tin dưới dạng tổng quan lẫn chi tiết cho nhà lãnh đạo.
- Tạo lập dự án mẫu, có giá trị tái sử dụng cho các dự án mang tính chất lặp lại vói cấu trúc tương đồng.
- Những người liên quan, các phòng ban, bộ phận khác cũng có thể tham gia dự án chung nếu được thêm vào bởi người quản lý. Giao diện phần mềm thể hiện rõ mối liên quan của những nhân sự này đến dự án như thế nào, tất cả các bên đều có thể dễ dàng nắm bắt, theo dõi.
Tổng kết
Hi vọng những nội dung về quản lý dự án trên đây sẽ giúp các nhà quản lý hiểu sâu hơn về công việc của mình cũng như những phần mềm quản lý công việc, dự án chuyên nghiệp hàng đầu được ưa chuộng nhất, từ đó ứng dụng thành công để tối ưu hóa mọi nguồn lực, gặt hái được nhiều thành công mới trong tương lai!
Đăng ký nhận tư vấn, khám phá sức mạnh đột phá của MISA AMIS Công việc
