Quản lý - điều hành Kiến thức quản trị Quản lý chi phí dự án là gì? Các loại chi phí...

Quản lý chi phí dự án là gì? Các loại chi phí quản lý dự án

Quản lý chi phí dự án là hoạt động cần thiết đảm bảo các dự án kinh doanh có điều kiện thuận lợi để hoàn thành

Khi doanh nghiệp đi vào hoạt động và có những dự án mới, việc thành công hay thất bại của dự án phụ thuộc vào các quản lý dự án trong đó có kỹ năng quản lý chi phí dự án. Vậy quản lý chi phí dự án và có những loại chi phí dự án nào hãy cùng khám phá trong bài viết dưới đây.

Quản lý chi phí dự án giúp đảm bảo đủ nguồn vốn sử dụng

Quản lý chi phí dự án là gì?

Trước khi tìm hiểu thế nào là quản lý chi phí dự án là gì, chúng ta cùng tìm hiểu một số khái niệm liên quan. Đầu tiên là quản lý dự án, quản lý dự án là quy trình từ khi lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và cuối cùng hoàn tất dự án bằng việc đáp ứng yêu cầu và mục tiêu cụ thể có cột mốc thời gian rõ ràng. Chi phí quản lý dự án là tổng số tiền cần có để hoàn thành một dự án công việc, có hai loại chi phí dự án là chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.

  • Chi phí trực tiếp bao gồm: Chi trả cho nhân viên làm việc trong dự án. Chi trả việc mua sắm trang thiết bị máy móc hỗ trợ, chi trả cho công tác quản lý dự án…
  • Chi phí gián tiếp gồm: chi phí cho các hoạt động chung như thuê văn phòng, chi trả điện nước, chi các khoản thưởng hoặc hỗ trợ

Từ đó có thể suy ra quản lý chi phí dự án là quá trình đưa ra ước tính, kiểm soát và xử lý quá trình phân bổ nguồn vốn ngân sách của một doanh nghiệp đảm bảo không vượt quá chi phí giới hạn cho phép. Để quản lý chi phí dự án hiệu quả đòi hỏi nhà quản lý cần có phương pháp quản lý, kế hoạch quản lý phù hợp. Mục tiêu của quản lý chi phí dự án:

  • Phân chia dự án theo các giá trị thiết lập ngay từ khi dự án bắt đầu
  • Kiểm tra, giám sát và ghi lại các giao dịch, khoản thanh toán và các chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện dự án
  • Nỗ lực giảm thiểu chi phí kinh doanh
Quản lý chi phí dự án đòi hỏi phải có cái nhìn và sự tính toán cẩn thận

Các loại chi phí dự án

Mỗi dự án nhất định sẽ có đặc điểm riêng vì thế các loại chi phí dự án cũng sẽ khác nhau, có yêu cầu khác nhau trong việc quản lý. Dưới đây là một số loại chi phí cần nắm được để có thể quản lý chi phí dự án hiệu quả:

  • Đánh giá của chuyên gia: Được ước tính dựa trên kiến ​​thức và kinh nghiệm của người có trách nhiệm lập kế hoạch dự toán chi phí.
  • Chi phí chất lượng: Ước tính dựa trên số tiền cần chi để quản lý những tình huống bất ngờ, ngăn ngừa dự án trường hợp kém chất lượng. Loại ước tính chi phí này giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa tổn thất chi phí bằng cách phân tích những nhiệm vụ có thể bỏ qua.
  • Phân tích giá thầu của nhà cung cấp: Ước tính chủ yếu được sử dụng tại các dự án đấu thầu công cộng. Khách hàng so sánh giá thầu dự án và đưa ra quyết định lựa chọn. Loại kỹ thuật ước tính chi phí này yêu cầu cần hiểu rõ đối thủ để dự đoán giá thầu của họ sau đó đưa ra giá thầu của mình cho phù hợp.
  • Sử dụng phần mềm dự toán công trình: Dự toán dựa trên chi phí do phần mềm dự toán công trình chuyên dụng tính toán.
  • Phân tích dự trữ: Ước tính được sử dụng trong việc xử lý các rủi ro tiềm ẩn và các nguồn lực dự trữ cần được bảo đảm để đối phó với những rủi ro bất ngờ
  • Dự toán tương tự: Ước tính chi phí dự án dựa trên những dự án tương tự đã thực hiện trước đó
  • Ước lượng tham số: Ước lượng dựa trên mô hình nguyên lý thống kê
  • Dự toán từ dưới lên: Ước tính chi phí dựa trên các gói công việc đã thực hiện trước đó. Tiến hành so sánh dự án ở thời điểm hiện tại và các gói công việc đã thiết lập, sau đó ước tính chi phí cho dự án hiện tại.
Hiện nay có rất nhiều các chi phí dự án cần quản lý

Ngân sách dự án và phương pháp quản lý chi phí ngân sách dự án

Ngân sách dự án là tổng số tiền được lên kế hoạch và phân bổ để thực hiện dự án trong một khoảng thời gian nhất định. Ngân sách dự án được xây dựng dựa trên ước tính chi phí ban đầu của dự án và phụ thuộc nhiều vào hiệu quả của việc kiểm soát chi phí dự án (các kỹ thuật kiểm soát chi phí dự án nhằm đảm bảo doanh nghiệp có thể trang trải tất cả các chi phí của dự án, như chi phí thiết bị, nguyên vật liệu và các chi phí trực tiếp khác vẫn nằm trong ngân sách.

Có 4 phương pháp quản lý chi phí ngân sách dự án hiện đang được áp dụng:

  • Tăng dần – Người quản lý theo dõi thời gian cho các nhiệm vụ của cá nhân trong một dự án nhất định và nắm được thời gian thực tế mà cá nhân sẽ cần để đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ được giao trong tương lai.
  • Dựa trên hoạt động – Người quản lý tính toán doanh thu lý tưởng của dự án, xem xét có bao nhiêu công việc cần thwujc hiện và mức chi phí cần thực hiện trong năm để đạt được doanh thu đã đề ra từ đó xác định ngân sách chi cho từng dự án riêng lẻ.
  • Đề xuất giá trị – Người quản lý thêm các mục vào ngân sách của doanh nghiệp dựa trên giá trị mà có thể mang lại cho dự án
  • Dựa trên số không – Kỹ thuật quản lý ngân sách dự án này tương tự như đề xuất giá trị nhưng khác ở chỗ hạng mục đó phải hợp lý và được chứng minh có ích cho các giai đoạn kinh doanh mới, chứ không chỉ riêng một dự án.
Tính toán chi phí dự án gần nhất là yêu cầu của nhà quản lý dự

Để đảm bảo dự án triển khai theo đúng ngân sách cho phép, cần đảm bảo một số yêu cầu sau:

  • Quản lý hiệu quả thời gian làm việc của thành viên công ty: phân công công việc cụ thể chính xác đảm bảo nhân viên hoàn thành công việc một cách tốt nhất trong quỹ thời gian cho phép.
  • Sử dụng phần mềm công nghệ hiệu quả – Ngoài công cụ quản lý dự án, doanh nghiệp nên ứng dụng các phần mềm công nghệ có khả năng tự động hóa công việc theo cách tiết kiệm chi phí thông minh.
  • Công việc thuê ngoài – Thuê các chuyên gia có uy tín ở bên ngoài công ty để xử lý các công việc của bạn có yêu cầu cao (công việc liên quan đến dự án kinh doanh hoặc các dự án cụ thể yêu cầu cao) sẽ giúp cắt giảm chi phí cho các nhân viên không có khả năng làm việc hiệu quả
  • Cắt giảm chi phí chung – Bảo hiểm là một khoản chi phí không thể bỏ qua, nhưng có một số chi phí không cần đến. Ví dụ văn phòng làm việc phong cách ở trung tâm thành phố nhưng tiện nghi không đáp ứng có thể chuyển sang một văn phòng khác phù hợp hơn ở vị trí có mức giá rẻ hơn. Nên tập trung cắt giảm những khoản không bắt buộc để có được nguồn ngân sách tối đa phục vụ các dự án.
Quản lý chi phí dự án cần có kế hoạch cụ thể

Chúng ta không thể phủ nhận được tầm quan trọng cũng như vai trò của việc quản lý chi phí dự án. Khi uốn quản lý chi phí đảm bảo tuân thủ ngân sách dự án đã đề ra, về cơ bản cần tránh để ngân sách đã định chi phối các quyết định của mình. Nếu không đặt mục tiêu quản lý chi phí dự án, tổng chi phí có thể sẽ nằm ngoài tầm chi trả và toàn bộ dự án của bạn có thể sẽ đối mặt với khó khăn thậm chí đổ vỡ.

Những thông tin trên hy vọng đã giúp mọi người hiểu được quản lý chi phí dự án là gì và có tầm quan trọng ra sao. Đây là những kiến thức hữu ích mà các doanh nghiệp cần nắm bắt để đảm bảo các dự án đầu tư hợp tác mang lại hiệu quả và thành công như mong muốn. Những kiến thức về quản trị doanh nghiệp sẽ được gửi đến trong những bài viết tiếp theo, thường xuyên theo dõi để nạp thêm những thông tin mới và không bỏ lỡ kiến thức hữu ích nhé!

MISA AMIS – giải pháp điều hành doanh nghiệp toàn diện

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên một nền tảng hợp nhất. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả kinh doanh. 

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA AMIS CÔNG VIỆC

CTA MGM 01

 352 

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 0 Trung bình: 0]
Chia sẻ bài viết hữu ích này