Kiến thức Quản lý - điều hành Mô hình quản lý dự án: Người quản lý nên lựa chọn...

Mô hình quản lý dự án: Người quản lý nên lựa chọn mô hình phù hợp để nâng cao hiệu quả làm việc

Mỗi Leader đều biết rằng việc lựa chọn mô hình quản lý dự án phù hợp là rất quan trọng để hoàn thành công việc nhanh gọn. Mỗi dự án đều đa dạng và không có một cấu trúc tiêu chuẩn nhất định để thành công. Tuy nhiên, các kế hoạch dự án cần có một khuôn khổ hay cấu trúc mô hình để thực hiện các dự án.

TẢI NGAY EBOOK BẢN PDF ĐẦY ĐỦ
Mô hình quản lý dự án hiệu quả
Các kế hoạch dự án cần có một khuôn khổ hay cấu trúc mô hình để thực hiện các dự án

Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng xem xét một số mô hình phổ biến và lựa chọn những mô hình phù hợp với loại dự án cần thực hiện.

I. Mô hình quản lý dự án phổ biến nhất

1. Mô hình Agile

Một trong những mô hình quản lý dự án phổ biến nhất – Agile phù hợp cho các dự án lặp đi lặp lại. Đó là một loại quy trình mà các nhu cầu và giải pháp phát triển thông qua nỗ lực hợp tác của các nhóm tự tổ chức.

Ban đầu được tạo ra để phát triển phần mềm, nó được thành lập để giải quyết những bất cập của phương pháp Waterfall, các quy trình không đáp ứng được nhu cầu của sự chuyển động liên tục và cạnh tranh cao của ngành công nghiệp phần mềm.

Quản lý dự án Agile bắt nguồn từ các giá trị và nguyên tắc của Tuyên ngôn Agile. Một tuyên bố được củng cố vào năm 2001 bởi 13 nhà lãnh đạo trong ngành, mục đích của nó là khám phá ra những cách tốt hơn để phát triển phần mềm bằng cách cung cấp một cấu trúc rõ ràng và có thể đo lường được để thúc đẩy phát triển lặp đi lặp lại, hợp tác nhóm và ghi nhận sự thay đổi.

Mô hình Agile
Agile phù hợp cho các dự án lặp đi lặp lại và phát triển

Được tạo thành từ 4 giá trị cơ bản và 12 nguyên tắc chính, đây là những ưu điểm của mô hình Agile:

  • Giá trị
  • Các cá nhân tương tác qua các quy trình và công cụ
  • Làm việc trên phần mềm tích hợp toàn diện
  • Sự hợp tác của khách hàng trong quá trình đàm phán hợp đồng
  • Đáp ứng sự thay đổi so với việc tuân theo một kế hoạch
  • Nguyên tắc
  • Sự hài lòng của khách hàng thông qua việc phân phối phần mềm sớm và liên tục
  • Đáp ứng các yêu cầu thay đổi trong suốt quá trình phát triển
  • Thường xuyên cung cấp phần mềm làm việc
  • Sự hợp tác giữa các bên liên quan của doanh nghiệp và các nhà phát triển trong suốt dự án
  • Hỗ trợ, tin tưởng và động viên những người liên quan
  • Bật tương tác mặt đối mặt
  • Phần mềm làm việc là thước đo chính của sự tiến bộ
  • Các quy trình nhanh nhẹn để hỗ trợ tốc độ phát triển nhất quán
  • Các nhóm tự tổ chức khuyến khích các kiến ​​trúc, yêu cầu và thiết kế tuyệt vời
  • Phản ánh thường xuyên về cách trở nên hiệu quả hơn
  • Phù hợp nhất cho: Các dự án yêu cầu tính linh hoạt và có mức độ phức tạp hoặc không chắc chắn.

Agile là một mô hình có các phương pháp luận bên trong, chẳng hạn như Scrum và Kanban. 

2. Scrum

Scrum bao gồm 5 giá trị: cam kết, can đảm, tập trung, cởi mở và tôn trọng. Mục tiêu của nó là phát triển, cung cấp và duy trì các sản phẩm phức tạp thông qua sự hợp tác, trách nhiệm giải trình và tiến trình lặp đi lặp lại. 

Điều phân biệt Scrum với các phương pháp luận quản lý dự án Agile khác là cách nó hoạt động bằng việc sử dụng các vai trò, sự kiện và hiện vật nhất định.

Mô hình Scrum
Mô hình Scrum bao gồm 5 giá trị: cam kết, can đảm, tập trung, cởi mở và tôn trọng.

3. Kanban

Kanban là một khuôn khổ Agile phổ biến khác, tương tự như Scrum, tập trung vào các bản phát hành sớm với các nhóm cộng tác và tự quản lý. Một khái niệm được phát triển trên dây chuyền sản xuất của các nhà máy Toyota vào những năm 1940, đây là mô hình trực quan nhằm mục đích mang lại kết quả chất lượng cao bằng cách vẽ một bức tranh về quy trình quy trình làm việc để có thể sớm xác định được các điểm nghẽn trong quá trình phát triển. Nó hoạt động dựa trên sáu thực tiễn chung, đó là:

  • Hình dung
  • Hạn chế công việc đang thực hiện
  • Quản lý luồng
  • Đưa ra các chính sách rõ ràng
  • Sử dụng vòng lặp phản hồi
  • Tiến hóa hợp tác hoặc thử nghiệm

Kanban đạt được hiệu quả bằng cách sử dụng các tín hiệu trực quan báo hiệu các giai đoạn khác nhau của quá trình phát triển. Các dấu hiệu liên quan đến quá trình này là bảng Kanban board, Kanban cards và Kanban swimlanes.

Giống như hầu hết các khuôn khổ Agile, Kanban đã ghi dấu ấn của mình trong ngành phát triển phần mềm. Tuy nhiên, do tính linh hoạt của nó, nó đã thu hút được các ngành công nghiệp khác và là một trong số ít các phương pháp quản lý dự án có thể được áp dụng cho bất kỳ dự án nào yêu cầu cải tiến liên tục trong quá trình phát triển.

Phù hợp nhất với: Giống như Scrum, Kanban phù hợp với các dự án có nhóm nhỏ hơn, những người cần cách tiếp cận linh hoạt để cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ. 

Mô hình Kanban
Mô hình trực quan nhằm mục đích mang lại kết quả chất lượng cao

II. Tính minh bạch trong quản lý dự án

Tính minh bạch được định nghĩa là “chất lượng dự án được thực hiện một cách cởi mở mà không có bí mật”. Trong lĩnh vực dự án điều đó có nghĩa là tạo ra một hệ thống quản lý dự án trong đó tất cả các thành viên trong nhóm có thể truy cập tất cả thông tin liên quan về dự án một cách dễ dàng và hiệu quả.

Trong khi một số nhà quản lý cảm thấy rằng việc cung cấp tính minh bạch gây ra rủi ro cho dự án, thì lợi ích của sự minh bạch vượt xa những rủi ro của dự án. Đúng là dữ liệu cá nhân của cả nhân viên và khách hàng phải được bảo vệ, và không phải ai cũng cần truy cập vào chi tiết hợp đồng và các văn bản pháp lý tương tự. Bên ngoài những lĩnh vực đó, những lo ngại về việc chia sẻ thông tin quá mức thường xuất phát từ những nỗi sợ hãi vô ích.

Nếu văn hóa tin cậy và minh bạch được thiết lập, các công ty có thể chia sẻ thông tin độc quyền với nhân viên và các thành viên trong nhóm có thể trao đổi trung thực về ý tưởng và tiến độ của họ. Sự minh bạch của dự án dẫn đến kết quả tốt hơn cho cả nhóm và bản thân dự án.

TẢI NGAY EBOOK BẢN PDF ĐẦY ĐỦ

1. Tại sao tính minh bạch lại quan trọng trong quản lý dự án

Trong quản lý dự án, thông tin không phải ai cũng có thể tiếp cận được và trên cơ sở cần phải biết. Người quản lý dự án và các bên liên quan chính là những người có quyền truy cập vào tất cả các thông tin. Sự thiếu minh bạch này có thể gây ra sự ngờ vực và bất bình giữa các thành viên trong nhóm.

Dưới đây là một số lý do tại sao bạn nên xây dựng nhóm của mình, hoặc thậm chí là một tổ chức, với tính minh bạch là trụ cột cơ bản.

Tính minh bạch trong quản lý dự án
Sự thiếu minh bạch này có thể gây ra sự ngờ vực và bất bình giữa các thành viên trong nhóm

1.1. Để xây dựng lòng tin và tinh thần đồng đội

Tính minh bạch là tất cả về sự trung thực, cởi mở và tin tưởng vào nhóm. Nó làm cho tinh thần đồng đội tốt hơn như một khối gắn kết, duy nhất. Các thành viên trong nhóm dự án có khả năng tin tưởng lẫn nhau khi họ được hỗ trợ và khuyến khích để hiểu toàn bộ nhóm đang làm gì.

Họ cũng có thể chia sẻ thông tin có giá trị hoặc đề nghị giúp đỡ người khác vì họ cảm thấy thành công của nhóm cũng quan trọng như thành công của cá nhân họ.

1.2. Để công việc đi đúng hướng

Sự chậm trễ của dự án và các mốc quan trọng bị bỏ lỡ có thể làm trật bánh bất kỳ dự án nào. Một nhiệm vụ bị mắc kẹt duy nhất tạo ra hiệu ứng xếp tầng vì các phụ thuộc trong dự án. 

Tính minh bạch là rất quan trọng trong trường hợp này để các nhà quản lý dự án và các thành viên trong nhóm có thể xác định nút thắt cổ chai và đưa ra giải pháp khắc phục tình hình trước khi quá muộn cho bất kỳ hành động nào.

1.3. Để cải thiện năng suất của nhóm

Khi các thành viên trong nhóm có quyền truy cập sẵn sàng vào thông tin quan trọng, họ sẽ không lãng phí nhiều thời gian chờ đợi phê duyệt dự án. Thay vào đó, họ có thể sử dụng phần thông tin đó để hoàn thành công việc của mình. 

Nó cũng giúp các thành viên trong nhóm chia sẻ công cụ và kỹ thuật của họ với nhau dễ dàng hơn, do đó, có thể giúp cải thiện năng suất của mọi người. 

2. Cách cải thiện tính minh bạch của dự án – 6 cách đơn giản

2.1. Cho mọi người xem mục tiêu lớn

Mọi người đều muốn hiểu phần của mình đóng góp như thế nào vào các mục tiêu lớn hơn của quản lý nhóm hoặc công ty. Bằng cách cung cấp cho nhân viên của bạn khả năng hiển thị về tiến độ tổng thể và phạm vi dự án , mỗi người có thể thấy nhiệm vụ của mình phù hợp như thế nào cũng như những gì các thành viên khác trong nhóm đang dựa vào anh ta để hoàn thành trước khi họ có thể hoàn thành phần việc của mình.

Trong quản lý nhiệm vụ , nếu cả nhóm có thể xem trạng thái nhiệm vụ, một thành viên trong nhóm có thể nhảy vào để giúp một đồng nghiệp đang bị quá tải thay vì quay sang người quản lý để phàn nàn về tiến độ chậm. Cung cấp cho mọi thành viên trong nhóm một cái nhìn về bức tranh toàn cảnh bằng cách theo dõi tình trạng dự án sẽ khuyến khích sự hợp tác và chủ động.

2.2. Cho họ xem dữ liệu

Bạn đã bao giờ nhìn thấy một báo cáo khi kết thúc một dự án và nghĩ rằng “tốt nếu tôi đã biết điều đó trước đây…”? Các nhà quản lý dự án phải chống lại sự thôi thúc để giữ cho dữ liệu báo cáo và các thông tin khác bị che khuất. 

Khi mọi người trong nhóm có khả năng theo dõi tiến độ dự án, chạy báo cáo và truy cập dữ liệu dễ dàng, mỗi người được trao quyền để đưa ra quyết định tốt hơn và đóng góp mạnh mẽ hơn.

Ví dụ: các thành viên trong nhóm có thể truy cập các báo cáo dự án về số giờ được sử dụng so với số giờ được lập ngân sách sẽ có thể cho phép thời gian của riêng họ hiệu quả hơn và nêu lên mối quan tâm sớm hơn về các nhiệm vụ tốn nhiều thời gian hơn so với kế hoạch ban đầu. Việc cung cấp cho mọi người quyền truy cập vào dữ liệu dự án mang lại cho mọi thành viên trong nhóm quyền sở hữu đối với dự án và khả năng xem công việc của họ đang đóng góp như thế nào vào tiến độ của nhóm.

Các nhóm cộng tác tốt sẽ đạt được kết quả tốt hơn và yếu tố quan trọng trong việc hợp tác dự án là do giao tiếp trong quản lý dự án. Giao tiếp cởi mở phá vỡ các lỗ hổng trong các nhóm liên ngành và giữ cho các thành viên trong nhóm không làm việc cô lập (ngay cả khi họ đang làm việc từ xa).

Các công cụ hợp tác dự án mạnh mẽ cho phép các nhóm xác định và giải quyết vấn đề nhanh hơn.

2.3. Chia sẻ Timeline

Nó có vẻ hiển nhiên, nhưng nó thực sự hữu ích nếu mọi người biết khi nào mọi thứ đang xảy ra.

  • Là gì của các bên liên quan tiến độ và làm thế nào chơi dự án của chúng tôi vào bức tranh lớn hơn cho họ?
  • Là gì timeline cho mỗi công việc trong dự án của chúng tôi?
  • Ai sẽ đi nghỉ vào tuần tới (và tôi có thể giúp điền vào khoảng trống như thế nào)?
  • Những sự kiện nào sắp diễn ra có thể ảnh hưởng đến lịch trình làm việc của chúng tôi?

Phần lớn thời gian và sự thất vọng có thể được tiết kiệm nếu mọi người trong nhóm biết những gì trên lịch.

Cải thiện tính minh bạch trong quản lý dự án
Các công cụ hợp tác dự án mạnh mẽ cho phép các nhóm xác định và giải quyết vấn đề nhanh hơn

2.4. Có các cuộc họp toàn đội thường xuyên

Điều cần thiết là tổ chức các cuộc họp khởi động với mọi thành viên trong nhóm có mặt theo định kỳ để cập nhật cho mọi người về các ràng buộc và tiến độ của dự án . Thu hút mọi người tham gia các phiên động não và tổ chức các phiên hỏi đáp (AMA) và chia sẻ thường xuyên liên tục về các sáng kiến, chỉ số chính, thách thức trong quản lý dự án , tổn thất và lợi nhuận. Điều này làm cho nhóm cảm thấy được chứng thực và những đóng góp của họ được ghi nhận.

2.5. Lựa chọn công cụ quản lý dự án phù hợp

Giống như nhiều thứ khác, tính minh bạch của dự án đòi hỏi phải có các công cụ phù hợp. Chọn phần mềm quản lý dự án tốt nhất hoạt động tốt cho nhóm của bạn có thể cung cấp cho bạn khuôn khổ cần thiết để cung cấp cho nhóm của bạn sự minh bạch cần thiết để trở nên thành công hơn nữa. 

Một công cụ tốt sẽ cho mọi người thấy bức tranh toàn cảnh và để mỗi thành viên trong nhóm trau dồi các nhiệm vụ cụ thể của cô ấy.

Nó sẽ có một công cụ báo cáo dễ sử dụng và nhiều tính năng quản lý dự án khác nhau nên không cần ai hỗ trợ CNTT để có thể truy cập vào dữ liệu dự án. Có rất nhiều công cụ quản lý dự án có thể tạo điều kiện hợp tác bằng cách cung cấp nền tảng cho phản hồi tức thì, chia sẻ tệp và thảo luận nhóm. Và họ có thể giữ cho mọi người trên cùng một trang với lịch được chia sẻ và các cảnh báo quan trọng.

Bạn có thể thấy rằng có nhiều mô hình quản lý dự án nói trên có vẻ lý tưởng cho dự án của bạn, hoặc không có phương pháp nào trong số đó có hiệu quả. Những gì chúng tôi đã cung cấp là một hướng dẫn được đơn giản hóa để giúp bạn thực hiện những bước đầu tiên trong việc lựa chọn mô hình tốt nhất cho dự án sắp tới của mình.

TẢI NGAY EBOOK BẢN PDF ĐẦY ĐỦ

III. Chọn mô hình quản lý dự án hiệu quả khi sử dụng MISA AMIS

Phần mềm quản lý dự án AMIS Công việc được thiết kế tốt có thể giúp bạn thực hiện tốt tất cả các giai đoạn quản lý dự án. Nó sử dụng dòng giá trị để tạo một tập hợp các bước phải hoàn thành để chuyển các mục từ Chưa bắt đầu sang Đã hoàn thành. Mỗi mục di chuyển qua một bảng kanban và mang lại cho tất cả người dùng sự linh hoạt để xử lý các trường hợp ngoại lệ và các giai đoạn nhanh chóng bằng cách sử dụng bảng kanban.

Trong giai đoạn bắt đầu , bạn gặp gỡ tất cả các bên liên quan để vạch ra quy trình làm việc sẽ như thế nào và mọi người cần dữ liệu nào trong suốt quá trình thực hiện.

Trong quá trình lập kế hoạch, bạn thực sự xây dựng bảng và biểu mẫu bằng cách sử dụng bảng Kanban và kiểm tra nó.

MISA AMIS giúp quản lý dự án hiệu quả
AMIS công việc sử dụng bảng Kanban

Việc thực thi xảy ra khi bạn thực sự đang làm việc trên các mục và chuyển chúng sang các bước và giai đoạn khác nhau trong quy trình làm việc.

Việc giám sát xảy ra khi người quản lý dự án xem xét tổng thể xem các hạng mục đang gặp khó khăn ở đâu. Bạn cũng có thể tạo báo cáo để cho biết mất bao lâu để hoàn thành các hạng mục và mất bao lâu để hoàn thành. Việc kết thúc sẽ xảy ra khi các mục được chuyển đến trạng thái đã hoàn thành và đã hoàn thành.

Phần mềm quản lý dự án AMIS Công việc có thể giúp bạn làm việc tốt nhất với các dự án đang diễn ra hoặc dài hạn, nơi các hạng mục cần được xử lý theo cách tương tự mỗi lần.


Bài viết liên quan:

Kiến thức quản lý dự án cơ bản: Dành cho người quản lý 2022

Mô hình quản lý dự án: Lựa chọn nào phù hợp với người quản lý?

Quản lý dự án: Phạm vi, cách thức và kinh nghiệm thực hiện hiệu quả

[eBook] Quản lý dự án: 5 giai đoạn và các phương pháp tiếp cận quản lý dự án hiệu quả

Các nội dung tìm kiếm khác liên quan đến “mô hình quản lý dự án”

5 mô hình quản lý dự án Ví dụ mô hình quản lý dự án chuyên trách
Mô hình quản lý dự án theo ma trận Căn cứ lựa chọn mô hình quản lý dự án
Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án Phương pháp quản lý dự án xây dựng
Mô hình quản lý dự án đầu tư theo chức năng Mô hình quản lý dự án đầu tư

Xin mời tìm hiểu thêm về phần mềm MISA AMIS để nâng cao hiệu quả: quản lý, phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên. Miễn phí trải nghiệm trong 15 ngày.AMIS Công việc blog

 

Đánh giá
Chia sẻ bài viết hữu ích này