Kiến thức Quản lý - điều hành Quản lý dự án theo phương pháp Agile: Tổng quan và ứng...

Quản lý dự án theo phương pháp Agile: Tổng quan và ứng dụng nâng cao bằng phần mềm MISA AMIS

Quản lý dự án theo phương pháp Agile ngày càng trở nên phổ biến và được các nhà quản lý Việt Nam cũng như thế giới áp dụng nhiều hơn vào công việc, dự án. Phương pháp Agile là gì? nguyên tắc hoạt động của nó ra sao và nó có thực sự tối ưu hơn các mô hình quản lý dự án truyền thống không? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu hơn về Agile cũng như cung cấp các hướng dẫn áp dụng phương pháp này một cách hiệu quả vào những dự án tiếp theo của mình.

quản lý dự án bằng phương pháp Agile
quản lý dự án bằng phương pháp Agile

I. Tổng quan về mô hình Agile

1. Agile là gì?

Agile thực chất là một triết lý hay một khung tư duy là một trong những mô hình quản lý dự án ra đời với ý nghĩa là nhanh chóng phản hồi và thích ứng với sự thay đổi, từ đó đạt được thành công trong một môi trường không chắc chắn và liên tục biến động.

agile
Phương pháp Agile

Mô hình quản lý dự án Agile xuất phát từ lĩnh vực công nghệ, tuy nhiên cho đến ngày nay không chỉ đã làm thay đổi diện mạo nền công nghệ thế giới mà đang lan tỏa mạnh mẽ và thể hiện giá trị trong rất nhiều lĩnh vực khác như: Quản lý dự án, marketing, quản lý nhân sự, nghệ thuật lãnh đạo và quản trị…

Vậy trong quản lý dự án, có thể hiểu phương pháp Agile là cách tiếp cận hiện đại, tập trung để quản lý một dự án linh hoạt. Mô hình này cho phép chia nhỏ dự án thành nhiều nhiệm vụ con nhằm đảm bảo các đầu việc trong dự án được phản hồi một cách nhanh chóng và đáp ứng kịp thời với những thay đổi, phát sinh bất ngờ. Điều này giúp những nhà quản lý có thể hoàn thành công việc nhanh hơn, bám sát với khung thời gian và ngân sách ban đầu của dự án.

CTA MGM 02

2. 4 giá trị cốt lõi của quản lý dự án linh hoạt

Phương pháp quản lý dự án linh hoạt Agile tập trung vào bốn giá trị cốt lõi:

  • Con người và sự tương hỗ, cộng tác quan trọng hơn là quy trình và công cụ sẵn có.
  • Làm việc bằng phần mềm tốt hơn là bằng tài liệu, văn bản đầy đủ.
  • Cộng tác với khách hàng quan trọng hơn chỉ là đàm phán hợp đồng.
  • Đáp ứng sự thay đổi một cách linh hoạt thay vì cứng nhắc tuân theo một kế hoạch đã được định sẵn.

Có thể thấy, các giá trị cốt lõi của Agile đều hướng đến tính cộng tác và đặt con người làm trung tâm, tập trung tạo ra sự hoạt động linh hoạt, thích nghi và hiệu quả.

3. 12 nguyên tắc quản lý dự án linh hoạt của phương pháp Agile

12 nguyên tắc quản lý dự án linh hoạt của phương pháp Agile
12 nguyên tắc quản lý dự án linh hoạt của phương pháp Agile

Có 12 nguyên tắc chính của phương pháp Agile người làm dự án luôn cần tuân thủ:

  • Đặt sự hài lòng của khách hàng làm ưu tiên hàng đầu, thông qua việc giao hàng sớm và sản phẩm có giá trị.
  • Đề cao sự phát triển, sự thay đổi không ngừng, bởi các quy trình Agile tập trung khai thác sự thay đổi vì lợi thế cạnh tranh của khách hàng.
  • Cung cấp phần mềm tốt cho khách hàng một cách thường xuyên, đều đặn.
  • Nhà kinh doanh và nhà phát triển phần mềm cần làm việc, tương tác chặt chẽ cùng nhau trong suốt dự án.
  • Tạo động lực cho các thành viên tham gia dự án thông qua việc cung cấp cho họ môi trường làm việc tốt, sự hỗ trợ kịp thời và niềm tin để hoàn thành công việc.
  • Trao đổi trực tiếp là phương pháp truyền tải thông tin hiệu quả nhất.
  • Phần mềm quản lý công việc, dự án tốt chính là thước đo của sự tiến bộ.
  • Thúc đẩy sự phát triển bền vững và liên tục. 
  • Tập trung phát triển hai yếu tố cốt lõi: kỹ thuật và thiết kế để cải tiến sự linh hoạt.
  • Nghệ thuật tối đa hóa khối lượng công việc chưa hoàn thành & sự đơn giản là điều cần thiết.
  • Chủ động, độc lập, sáng tạo trong công việc.
  • Phản hồi và thích ứng thường xuyên với những thay đổi.
[TẶNG BẠN] Template mẫu quản lý dự án theo phương pháp Agile

4. Lợi ích của quản lý dự án linh hoạt là gì?

Như đã nêu ra ở phần đầu bài viết, Agile là nguyên tắc quản lý hiệu quả hơn và được sử dụng phổ biến hơn so với các nguyên tắc quản lý truyền thống. Agile đã chứng minh được tính khả thi và ổn định của nó thông qua việc đem đến những lợi ích cho việc quản lý dự án, công việc.

Lợi ích của quản lý dự án linh hoạt
Lợi ích của quản lý dự án linh hoạt

4.1 Khả năng thích ứng cao hơn (và ít rủi ro hơn)

Một trong những lợi ích lớn nhất của phương pháp quản lý dự án linh hoạt là khả năng quản lý các sự thay đổi theo mức độ ưu tiên rất hiệu quả. Với cách tiếp cận lặp đi lặp lại và phản hồi liên tục, nhà quản lý có thể nhận được dữ liệu mình cần trong toàn bộ quá trình vận hành của dự án chứ không phải đợi đến khi dự án kết thúc. Việc này cho phép các nhà quản lý ra quyết định có tính chính xác cao dựa trên cơ sở thực tế thay vì  những quyết định mơ hồ,  mang tính dự đoán. 

Thêm vào đó, nhờ khả năng hiển thị dự án rõ ràng hơn theo các chu kỳ được chia nhỏ, và việc cập nhật báo cáo thường xuyên nhà quản lý có thể cải thiện khả năng dự đoán tương lai giúp giảm rủi ro của dự án.

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

4.2 Sự hài lòng của khách hàng cao hơn

Cần nhấn mạnh lại rằng, hợp tác với khách hàng là một trong 4 giá trị cốt lõi của quản lý dự án linh hoạt Agile. Lợi ích chính của quy tắc này là việc tăng cường cộng tác, chia sẻ cởi mở sẽ mang đến sự hài lòng của khách hàng. 

Vậy nên Agile luôn khuyến khích các thành viên và nhà quản lý hợp tác chặt chẽ với khách hàng, cũng như với các bên liên quan, để đảm bảo luôn có sự lắng nghe giữa hai bên một cách kịp thời và bạn đang thực sự giải quyết được vấn đề của họ.

4.3 Nâng cao sự hài lòng của đội nhóm 

Đặc điểm của các nhóm quản lý Agile là có tính tự chủ rất cao. Họ được trao quyền tự do đóng góp ý tưởng, đề xuất đổi mới, cải tiến công việc và chủ động giải quyết vấn đề tồn đọng trong các phương pháp quản lý dự án truyền thống. Với những trách nhiệm đó, mỗi cá nhân đều được tin tưởng để hoàn thành công việc và được xem là những nhân tố không thể thiếu trong dự án.

Việc đẩy mạnh giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm còn giúp thúc đẩy mục tiêu hoàn thành công việc một cách minh bạch, hiệu quả, sáng tạo, và tất nhiên, từ đó mang lại sự hài lòng hơn đối với các cá nhân trong đội.

>> Xem Thêm: Cách làm việc nhóm hiệu quả trong công việc: Các kỹ năng bạn cần biết

III. Hướng dẫn quản trị dự án linh hoạt cho doanh nghiệp

Dự án hoàn thành với chất lượng cao hơn, khách hàng và người dùng hài lòng hơn, tinh thần của nhóm được cải thiện hơn – đó thực sự là những thành công tuyệt vời mà phương pháp Agile mang lại, đã được chứng minh trong thực tế.

Tuy nhiên vấn đề ở đây là: quản lý dự án linh hoạt không phải là một “phương thuốc chữa bệnh thần kỳ” có thể giải quyết mọi vấn đề trong dự án. Điều này có nghĩa chỉ có phương pháp thôi là chưa đủ. Để Agile thực sự phát huy được hết hiệu quả của nó, cần có những cá nhân thực sự xuất sắc trong nhóm cùng sự hỗ trợ của một số công cụ nhất định. Sau đây là những hướng dẫn chi tiết khi áp dụng Agile vào quản lý dự án:

1. Lựa chọn người phù hợp

Trong phương pháp quản lý dự án linh hoạt Agile, các nhà quản lý cần cực kỳ chú trọng vào việc tuyển dụng những người giỏi và trao quyền cho họ để họ thực hiện công việc của mình một cách tốt nhất. Tìm đúng người, giao đúng việc, tạo môi trường và điều kiện tối đa để họ phát huy năng lực giải quyết vấn đề là chìa khóa thành công của phương pháp này. 

Ngược lại, nếu người quản lý không tập trung vào việc khích lệ sức sáng tạo, chủ động của nhân viên mà lựa chọn phong cách lãnh đạo chuyên quyền, luôn muốn đưa mệnh lệnh và ép buộc nhân viên làm theo thì những người “đồng đội” sẽ khó có thể  đi được lâu dài – đây là một trong những nguyên nhân chủ yếu khiến đội nhóm sớm tan rã.

2. Xây dựng một quy trình Agile hoàn chỉnh

Các giai đoạn phát triển của dự án sẽ được chia nhỏ thành những nhiệm vụ cụ thể mà người làm dự án và các khách hàng, đối tác có thể nắm bắt và tương tác được. Nhờ đó, sản phẩm của dự án sẽ có được phản hồi cần thiết và kịp thời, tránh khỏi những hậu quả nghiêm trọng và được cải tiến tốt hơn.

 

Thêm vào đó, quy trình Agile còn giúp cho cả nhóm có thể song song chuyển sang các nhiệm vụ khác trong khi những vấn đề của nhiệm vụ hiện tại vẫn đang được giải quyết.

3. Sử dụng các công cụ quản lý dự án phù hợp

Việc triển khai một công cụ quản lý công việc chung giữa các nhóm không chỉ giúp người quản lý mở rộng quy mô dự án một cách dễ dàng, mà còn giúp các thành viên trong nhóm của có được sự phối hợp linh hoạt ngay từ đầu. Cộng tác là yếu tố cốt lõi của việc làm dự án, và cộng tác chỉ có thể hiệu quả khi con người sử dụng một nền tảng công nghệ tập trung, nhất quán để giao tiếp, trao đổi công việc, chia sẻ tri thức. 

Vậy nên, một việc nhất định cần thực hiện khi áp dụng nguyên tắc Agile vào quản lý dự án, đó là sử dụng một phần mềm quản lý dự án linh hoạt hỗ trợ cho công việc thủ công của con người. Phần mềm có các tính năng cung cấp thông tin kịp thời về tiến độ dự án, hiệu suất nhân viên, phát hiện “điểm nóng”… giúp người quản lý nhanh chóng đưa ra các phương án điều chỉnh kịp thời khi có phát sinh.

Bạn đã tìm hiểu giải pháp AMIS Công Việc – phần mềm quản lý dự án đang được hơn 170.000 doanh nghiệp Việt Nam tin tưởng sử dụng chưa?

AMIS Công Việc được thiết kế dựa trên nguyên tắc của phương pháp Agile, đó là tập trung vào sự tinh giản công việc, linh hoạt thay đổi, và cộng tác hiệu quả, với các tính năng nổi bật: 

  • Giao – nhận – phê duyệt công việc trên một nền tảng tập trung, nhất quán thay vì giao việc đa kênh qua Zalo, Skype, Gmail… như cách làm truyền thống => tinh gọn quy trình và giảm thiểu tối đa lỡ tin, sót việc.
  • Trích xuất báo cáo nhanh chóng, tức thì ngay sau có dữ liệu đầu vào => nhà quản lý dễ dàng phát hiện vấn đề và “điểm nóng” để kịp thời đưa ra điều chỉnh cần thiết.
  • Bình luận, tag tên người liên quan, trao đổi về công việc trên giao diện đồng nhất theo từng công việc cha – con hoặc theo từng dự án => cập nhật tin tức và chia sẻ dễ dàng. 
Giao diện chờ lãnh đạo phê duyệt trên AMIS Công Việc
Giao diện chờ lãnh đạo phê duyệt trên AMIS Công Việc
Giao diện hệ thống báo cáo trực quan, sinh động của AMIS Công Việc
Giao diện hệ thống báo cáo trực quan, sinh động của AMIS Công Việc

 

Giao diện trao đổi, bình luận về nhiệm vụ "Thiết kế Website" trên AMIS Công Việc
Giao diện trao đổi, bình luận về nhiệm vụ “Thiết kế Website” trên AMIS Công Việc

III. Kết luận

Mô hình Agile chỉ là một trong rất nhiều mô hình quản lý dự án hiện nay và được sử dụng phổ biến nhất hiện nay ở Việt Nam và trên thế giới. Việc hiểu Agile là gì và ứng dụng thành công mô hình này vào quản trị dự án chính là chiến thuật đúng đắn giúp các nhà quản lý tinh giản để tăng tốc, thích nghi và tạo ra giá trị.

Chúc các nhà quản lý dự án cũng như các thành viên trong đội thu nạp được nhiều thông tin hữu ích về phương pháp quản trị linh hoạt Agile qua bài viết và áp dụng thành công vào dự án của mình. 

_Nguồn tham khảo: Teamwork.com_


 

Đăng ký nhận tư vấn, khám phá sức mạnh đột phá của MISA AMIS Công việc

CTA MGM 01

 355 

Nguyễn Doanh Hùng một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, ông là người kiểm duyệt và chia sẻ những nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của Website MISA AMIS
Về tác giả | Bài đã đăng

Chia sẻ bài viết hữu ích này