Kiến thức Quản lý - điều hành Digital Workplace là gì? Những sai lầm phổ biến về Digital Workplace

Digital Workplace là gì? Những sai lầm phổ biến về Digital Workplace

Digital Workplace – “môi trường làm việc số” là một thuật ngữ đang ngày càng được quan tâm khi công nghệ không ngừng phát triển, nhu cầu làm việc tại nhà ngày càng lớn do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19. Hiểu được một cách đầy đủ, chính xác về môi trường làm việc số sẽ giúp các doanh nghiệp phát huy tối đa những lợi ích mà nó mang lại và nhanh chóng thích nghi.

Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu Digital Workplace là gì và tại sao đây được nhận định là mô hình làm việc của hiện tại và tương lai qua bài viết dưới đây.

I/ Digital Workplace là gì?

Digital Workplace là một không gian làm việc ảo cho phép các C-level áp dụng công nghệ trong công việc để xây dựng quy trình, công cụ, quản lý nhân viên nhằm nâng cao năng suất hoạt động của doanh nghiệp, duy trì môi trường làm việc hiệu quả.

Digital Workplace là nền tảng vận hành 100% bởi công nghệ. Tại đây, nhân viên có thể tương tác hiệu quả, xử lý công việc thông qua quản lý dự án, tự động hóa các quy trình, báo cáo,… mà không hề phụ thuộc vào môi trường vật lý.

Dễ thấy, sự chuyển đổi sang môi trường làm việc số ngày càng phổ biến hơn trong doanh nghiệp: chữ kỹ tay – chữ ký số, hóa đơn giấy – hóa đơn điện tử, gửi thư tay – gửi email,…

II/ Những quan niệm sai lầm phổ biến về Digital Workplace

1. Digital Workplace là mạng nội bộ

Mạng nội bộ là mạng riêng tư cung cấp những tin tức, thông tin, chính sách của doanh nghiệp mà chỉ có nhân viên có quyền truy cập. Tuy nhiên, nó không bao gồm các quy trình nội bộ, các dự án đang hoạt động.

Trong khi đó, Digital Workplace cho phép doanh nghiệp quản lý các quy trình, dữ liệu một cách an toàn mà không cần đến một cơ sở dữ liệu riêng biệt.

2. Digital Workplace là một bộ sưu tập các ứng dụng

Việc sử dụng hàng loạt các ứng dụng tách biệt để quản lý công việc, không có nghĩa là doanh nghiệp đang làm việc trong môi trường số.

Thực tế, khi doanh nghiệp chỉ quan tâm đến việc sử dụng thật nhiều phần mềm kỹ thuật số trong công việc mà không cân nhắc đến tính phù hợp với mục tiêu kinh doanh, trải nghiệm của nhân viên, sẽ càng làm cho việc quản lý trở nên khó khăn.

3. Digital Workplace là phần mềm năng suất

Email, Google Drive, Google Sheet, Google Doc hay MS Office… đóng những vai trò nhất định nhưng không tự tạo nên một nơi làm việc số thống nhất. Nếu doanh nghiệp quản lý công việc mà chỉ dựa vào những công cụ này sẽ dẫn đến sự xáo trộn và thông tin đứt quãng, sai lệch.

4. Digital Workplace chỉ dành cho doanh nghiệp

Không riêng các doanh nghiệp, bất kỳ tổ chức lớn, nhỏ, đội nhóm nào đều có thể làm việc trong môi trường số nếu xây dựng được một hệ thống kỹ thuật số. Khi tổ chức mở rộng quy mô, điều chỉnh chiến lược, mục tiêu của mình thì môi trường làm việc số sẽ cải thiện và tiếp tục phát triển.

Hiện nay, các tổ chức, doanh nghiệp đang ngày càng nhận được những lợi ích rõ nét từ việc chuyển đổi sang Digital Workplace. Các giải pháp công nghệ mang lại nhiều tiện ích và được ứng dụng trong quy trình làm việc mang đến hiệu quả làm việc tối ưu cho tổ chức.

III/ Digital Workplace thay đổi cách làm việc của một tổ chức như thế nào?

1. Không cần chuyển đổi ứng dụng thường xuyên

Thực tế, khi làm việc mỗi ngày nhân viên phải truy cập vào nhiều ứng dụng để  giao tiếp, sắp xếp, thực hiện công việc, đo lường kết quả… Nhưng nếu quá trình này diễn ra liên tục và phải lặp lại việc chuyển đổi qua lại các ứng dụng thường xuyên, vô hình chung tổng khối lượng thời gian đáng kể đã bị lãng phí, ảnh hưởng tiêu cực đến tâm lý làm việc và giảm hiệu suất lao động.

Digital Workplace cung cấp một nền tảng toàn diện, hợp nhất giúp truy cập tất cả các ứng dụng, dữ liệu kinh doanh. Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian chuyển đổi dữ liệu và ứng dụng, năng suất lao động tăng lên.

2. Hiển thị & kiểm soát dễ dàng

Doanh nghiệp bao gồm nhiều phòng ban, bộ phận phụ trách các chức năng nhiệm vụ khác nhau. Trưởng phòng, trưởng bộ phận sẽ liệt kê các nhiệm vụ, phân công công việc, giám sát và đo lường hiệu quả đối với từng nhân viên cấp dưới.

Nhân viên cũng chủ động tiếp nhận công việc được giao, nắm rõ nhiệm vụ của mình và các cộng sự, có phản hồi kịp thời nếu cần thiết. Khi đó, Digital Workplace tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, rõ ràng với đầy đủ dữ liệu hiển thị, cho phép tất cả nhân sự trong nhóm có thể theo dõi dễ dàng trên giao diện tập trung.

Người quản lý có thể bao quát và kiểm soát tiến độ làm việc của nhân việc một cách hiệu quả. Hơn nữa, môi trường làm việc số cũng giúp doanh nghiệp giảm bớt các cuộc họp không cần thiết, dành thời gian đó tập trung làm những công việc tạo ra hiệu quả.

3. Tự động hóa quy trình công việc

Môi trường làm việc số có thể tự động hóa các quy trình có tính lặp đi lặp lại mà không cần yếu tố con người. Điều này giúp tối ưu thời gian, tăng hiệu quả công việc và tác động tích cực tới tâm lý nhân viên khi không phải thường xuyên làm những công việc nhàm chán như: nhập liệu, phê duyệt tài liệu,… Nhân viên có thể tận dụng thời gian đó cho các nhiệm vụ khác phức tạp hơn đòi hỏi sự sáng tạo và tư duy của con người.

4. Hợp tác tốt & hiệu quả hơn

Doanh nghiệp có thể có nhiều cơ sở, văn phòng, chi nhánh khác nhau, vẫn có thể dễ dàng trao đổi công việc, hợp tác lẫn nhau nhờ vào Digital Workplace.

Nhờ sự thuận tiện trao đổi qua lại giữa các nhân viên, phòng ban, bộ phận, hiệu quả công việc vẫn được duy trì thâm chí cao hơn so với mô hình làm việc truyền thống, thông tin kết nối liền mạch, hạn chế được những nhầm lẫn, sai sót trong công việc.

5. Làm việc từ xa không là trở ngại

Nếu môi trường làm việc truyền thống bắt buộc nhân viên phải đến trực tiếp văn phòng mới có thể làm việc, thì Digital Workplace cho phép con người được linh hoạt về thời gian và không gian làm việc, nhân viên làm việc tại nhà vẫn hoàn toàn có thể hoàn thành công việc không trở ngại. Người quản lý cũng không hề gặp khó khăn trong việc kiểm soát nhân viên từ xa mà vẫn đảm bảo duy trì năng suất làm việc một cách tối ưu nhất.

IV/ Digital Workplace – mô hình làm việc của hiện tại và tương lai

Với sự biến đổi không ngừng của thế giới, doanh nghiệp ngày càng đứng trước nhiều cơ hội và thách thức. Digital Workplace với những lợi ích vượt trội sẽ góp phần giúp doanh nghiệp dễ dàng thích nghi, tận dụng những thế mạnh hiện tại để tạo ra thành tựu trong tương lai.

Năm 2020, sự tác động mạnh mẽ của đại dịch Covid-19 là minh chứng cho thấy: “Công nghệ là một yếu tố giúp tăng cường khả năng thích nghi và năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp”. Chính vì thế, không chỉ số hóa các hoạt động cốt lõi, mà khởi tạo một môi trường làm việc số là xu hướng tất yếu của doanh nghiệp trong thời đại 4.0.

Digital Workplace trends 2021 – xu hướng làm việc môi trường số 2021 trở nên phổ biến hơn trong viễn cảnh đại dịch Covid-19 đang gây ra những bất lợi nhất định cho doanh nghiệp, tổ chức. Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang lựa chọn Hybrid – mô hình làm việc kết hợp, tức làm việc tại nhà kết hợp với đến văn phòng. Để đảm bảo tính liên tục, hiệu quả công việc khi thiết lập mô hình này, doanh nghiệp đang dần chú trọng hơn vào xây dựng cơ sở hạ tầng, nền tảng công nghệ, quy trình làm việc kiểu mới,cung cấp các công cụ kỹ thuật số mạnh mẽ tại nơi làm việc, giúp nhân viên có những trải nghiệm tích cực và không làm ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.

Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng, trước Covid chỉ có 15% số người lao động làm việc tại nhà. Tuy nhiên, tỷ lệ này đã tăng thêm 35% tính đến nay, điều này có nghĩa một nửa lao động hiện nay trên thế giới làm việc từ xa.

Theo IDC khảo sát năm 2018, gần 90% doanh nghiệp bắt đầu chuyển đổi số với các bước khác nhau từ tìm hiểu, nghiên cứu cho tới triển khai. Năm 2020, hơn 65% lãnh đạo doanh nghiệp cho rằng chuyển đổi số là vấn đề sống còn, xác nhận hiệu quả trên nhiều khía cạnh như thấu hiểu khách hàng, tăng tốc sáng tạo, tăng năng suất lao động.

Digital Workplace song hành với quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, bởi nó cũng là tập hợp những ứng dụng số cần có của một tổ chức 4.0.

Khi mà công nghệ đang ngày càng phát triển mạnh mẽ, Digital Workplace chắc chắn sẽ là mô hình làm việc của tương lai, gắn liền với hoạt động vận hành, phát triển của rất nhiều doanh nghiệp. Ở góc độ nhân viên, chắc chắn họ cũng sẽ ưu tiên lựa chọn một môi trường làm việc hiệu quả, hiện đại, nơi mà có thể ứng dụng công nghệ, dễ dàng hợp tác, chia sẻ trong công việc, đồng thời có được sự cân bằng giữa công việc – cuộc sống cao hơn.

Với nhiều cơ hội hơn về tính linh hoạt, hiệu quả, cộng tác, định hướng phát triển doanh nghiệp trong tương lai với việc triển khai Digital Workplace chắc chắn sẽ thúc đẩy sự nhạy bén, tăng tính cạnh tranh, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất công việc, tăng sự hài lòng của nhân viên và khách hàng.

V/ Bộ giải pháp Quản lý – điều hành AMIS Digital Workplace

Một Bộ giải pháp Digital Workplace cần hội tụ đủ các ứng dụng giúp con người có thể KẾT NỐI, HỢP TÁC, GIAO TIẾP, nâng cao TRI THỨC theo một QUY TRÌNH thiết lập sẵn, để mọi công việc giữa các phòng ban, bộ phận được liên thông, kết nối với nhau chặt chẽ.

Những ứng dụng phổ biến nhất kiến tạo nên một môi trường làm việc số bao gồm:

Phần mềm quản lý công việc, dự án: quản trị công việc toàn diện, từ giao việc đến đánh giá tiến độ, năng suất làm việc của từng thành viên, đội nhóm. Giúp hợp tác làm việc linh hoạt trên môi trường số, quản trị công việc mọi lúc mọi nơi. Trong nền tảng MISA Digital Workplace, bạn có thể tìm thấy ứng dụng này ở AMIS Công việc.

Trải nghiệm 15 ngày miễn phí AMIS Công Việc tại đây:

Mạng truyền thông nội bộ: giao tiếp nội bộ hiệu quả và truyền tải rõ nét văn hóa doanh nghiệp tới từng nhân viên. Trong nền tảng MISA Digital Workplace, AMIS Mạng xã hội doanh nghiệp chính là ứng dụng có những tính năng nổi bật kể trên.

Trải nghiệm 15 ngày miễn phí AMIS Mạng xã hội tại đây:

Phần mềm quản lý tài sản: số hóa quy trình quản lý tài sản, công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp, giúp quản lý tập trung, tối ưu hiệu quả sử dụng tài sản, tránh thất thoát. AMIS Tài sản.

Trải nghiệm 15 ngày miễn phí AMIS Tài sản tại đây:

Phần mềm quản lý quy trình và tài liệu: Ứng dụng quản lý tài liệu, tri thức doanh nghiệp, nơi lưu trữ toàn bộ quy trình, quy định, hồ sơ giấy của doanh nghiệp. Đây là “thư viện onlien” thúc đẩy tinh thần chủ động học hỏi và chia sẻ tri thức trong tổ chức. Bạn có thể tìm thấy ứng dụng này ở AMIS Ghi chép.

Trải nghiệm 15 ngày miễn phí AMIS Ghi chép tại đây:

Phần mềm quản lý phòng họp: nhân viên chủ động tra cứu phòng họp và đặt lịch họp mọi lúc mọi nơi AMIS Phòng họp.

Trải nghiệm 15 ngày miễn phí AMIS Phòng họp tại đây:


>> Mời bạn trải nghiệm Bộ giải pháp AMIS Digital Workplace (trọn bộ 5 ứng dụng) trong 15 ngày hoàn toàn miễn phí

>> Tham khảo video ngắn dưới đây để hiểu hơn Bộ giải pháp AMIS Digital Workplace – hơn 170.000 đang tin tưởng sử dụng:

>> Mời bạn nhận miễn phí cuốn Ebook đặc biệt cho doanh nghiệp về cách đánh giá ROI trong đầu tư không gian làm việc kỹ thuật số (Digital Workplace):

Đánh giá ROI - chi phí & hiệu quả trong đầu tư Digital Workplace

Chia sẻ bài viết hữu ích này