Kiến thức Quản lý - điều hành Văn phòng điện tử – Giải pháp văn phòng số thông minh...

Văn phòng điện tử – Giải pháp văn phòng số thông minh cho doanh nghiệp

Văn phòng điện tử đã và đang trở thành xu hướng mà các doanh nghiệp hướng đến hiện nay. Đây được coi là giải pháp thay thế hữu ích cho mô hình văn phòng truyền thống có nhiều hạn chế. Vậy văn phòng điện tử là gì? Văn phòng điện tử mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp? Những thông tin hữu ích MISA AMIS chia sẻ dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về văn phòng điện tử.

I. Tìm hiểu về văn phòng điện tử

1. Văn phòng điện tử là gì?

Văn phòng điện tử là một dạng mô hình văn phòng làm việc ảo, ứng dụng các phần mềm tiên tiến, tích hợp và hiện đại hóa, thay thế các công việc vận hành thủ công bởi con người trước đây. Ví dụ như: Trao đổi thông tin, tạo checklist, tài liệu và báo cáo tự động…

Văn phòng điện tử là gì?
Văn phòng điện tử là một dạng mô hình văn phòng làm việc ảo

Tùy vào mô hình doanh nghiệp có thể áp dụng văn phòng điện tử với các thành phần khác nhau. Văn phòng số được lập trình và thiết kế theo các phân hệ chức năng có thể đáp ứng toàn diện những nghiệp vụ trong doanh nghiệp.

Có thể thấy, văn phòng điện tử được tạo ra nhằm mục đích ứng dụng và thay thế những phương thức truyền thống. Nó hỗ trợ đắc lực cho quá trình quản lý doanh nghiệp hiện đại.  

MISA AMIS Digital Workplace giúp nâng cao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp 

2. Phân loại văn phòng điện tử

Mô hình văn phòng điện tử rất đa dạng. Tuỳ thuộc vào cách thức vận hành của mỗi doanh nghiệp, văn phòng điện tử được lập trình theo những mô hình khác nhau:  

  • Văn phòng ảo: Một mô hình kinh doanh sở hữu đầy đủ chức năng của một trụ sở doanh nghiệp chính thống.
  • Văn phòng trọn gói: Dành cho doanh nghiệp muốn tiết kiệm các khoản chi phí, mô hình này ứng dụng phù hợp với các công ty mới.
  • Văn phòng mở: Mô hình này bố trí các không gian làm việc thoáng đãng, không có sự ngăn cách giữa nhiều phòng ban. 
  • Văn phòng xanh: Văn phòng làm việc được thiết lập với mục đích giảm thiểu ô nhiễm môi trường, giảm thiểu lượng tài nguyên hay các cá nhân có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến môi trường.
  • Văn phòng chia sẻ: Mô hình văn phòng vận hành theo cách chia sẻ cho các đơn vị khác nhằm giảm chi phí và tối ưu diện tích để tận dụng nguồn lực hiệu quả.
  • Văn phòng đa chức năng: Đây là mô hình thay thế văn phòng truyền thống cứng nhắc. Văn phòng đa chức năng tích hợp nhiều yếu tố hiện đại về các không gian, địa điểm nhằm tiết kiệm chi phí, linh hoạt cho nhân viên. 

Mời bạn đăng ký nhận ngay bộ tài liệu miễn phí: hướng dẫn chuyển đổi số các ngành nghề

II. Ưu – nhược điểm của mô hình văn phòng số

Nhờ những ưu điểm nào mà văn phòng điện tử đang trở thành xu hướng cho các doanh nghiệp? Mặt khác, sử dụng mô hình này thì có những khó khăn nào? Mời bạn cùng AMIS tìm hiểu về ưu – nhược điểm của văn phòng điện tử là gì

1. Ưu điểm của văn phòng điện tử 

1.1. Dễ dàng phân công, theo dõi tiến độ làm việc

Do hệ thống hoạt động hoàn toàn trên nền tảng Internet, văn phòng điện tử mang đến sự tiện ích cao. Quản lý có thể theo dõi hoạt động của doanh nghiệp qua các thao tác trên thiết bị điện tử. 

Ưu điểm của văn phòng điện tử
Văn phòng điện tử giúp mọi người dễ dàng giải quyết công việc

Nhờ có phần mềm này mà những nhà quản lý thuận tiện điều hành, phân công công việc qua điện thoại, máy tính, có thể kết nối với nhân viên dù đang ở bất cứ nơi nào.

Quản lý hiệu quả, nhân viên chủ động với AMIS Công việc

CTA MGM 02

1.2. Quản lý các văn bản tự động

Các văn bản được gửi đến hay gửi đi đều sẽ được hệ thống văn phòng điện tử cập nhật nhanh chóng. Nó còn theo phân loại, lưu vào trình tự thời gian.

Thêm vào đó, văn phòng số cũng cho phép mọi người ghi chú nhanh chóng. Các thành viên không còn e ngại khi đóng góp ý kiến cá nhân vào checklist công việc. Bởi vậy, việc quản lý công văn, văn bản sẽ mang lại hiệu quả nhiều. 

1.3. Kho lưu trữ dữ liệu thông minh

Doanh nghiệp không còn phải cất trữ sổ sách chứa thông tin, dữ liệu trong những chiếc tủ cao truyền thống. Thay vào đó, giờ đây việc lưu trữ một lượng lớn dữ liệu, thông tin dễ dàng hơn rất nhiều với văn phòng điện tử

1.4. Bảo mật thông tin

Hệ thống văn phòng điện tử có thể được bảo mật bằng nhiều phương thức khác nhau. Người dùng được đặt mật khẩu, hạn chế quyền truy cập vào hệ thống cơ sở dữ liệu…

2. Nhược điểm của văn phòng điện tử

Bên cạnh các ưu điểm, văn phòng điện tử cũng có những nhược điểm, khó khăn như:

2.1. Tâm lý ngại thay đổi

Đây được coi là trở ngại lớn nhất bởi hầu hết các đơn vị, doanh nghiệp. Hiện nay mọi người đã quá quen thuộc với phương thức vận hành, trao đổi theo cách thức truyền thống.

Để ứng dụng mô hình văn phòng điện tử thì điều đầu tiên cần thay đổi là tư duy làm việc. Thế nhưng đây là chuyện không thể thực hiện ngay trong một khoảng thời gian ngắn. Thêm vào đó, khi mới đầu áp dụng mô hình này, các doanh nghiệp, tổ chức sẽ gặp phải những khó khăn vì chưa quen thao tác.

2.2. Vấn đề ứng dụng công nghệ

Không phải áp dụng nhiều công nghệ thì sẽ tốt. Có những công nghệ phù hợp và mang lại hiệu quả cao với doanh nghiệp. Ngược lại, có công nghệ mang hiệu quả trái ngược.

Điều này cho thấy các doanh nghiệp, công nghệ cần quan tâm, chọn lọc công nghệ. Nó phải thực sự cần và phù hợp với mô hình công ty, đơn vị. 

>> Xem thêm: Tổng hợp những phương pháp tạo động lực cho nhân viên hiệu quả nhất

III. Lý do nào khiến văn phòng điện tử trở thành xu hướng?

Dễ dàng nhận thấy nhiều doanh nghiệp hiện nay đã và đang tiến hành áp dụng mô hình văn phòng điện tử. Nó dần trở thành một trong những xu hướng hàng đầu. Vậy lý do là gì? 

lợi ích của văn phòng điện tử
Văn phòng điện tử được ưa chuộng nhờ những tác động tích cực
  • Văn phòng điện tử cung cấp cho doanh nghiệp những công cụ quản lý hết sức thuận tiện. Những công việc như quản lý và phân công công việc, theo dõi tiến độ từ xa trở nên đơn giản hơn trước. Điều này giúp tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí. 
  • Cài đặt hệ thống chương trình văn phòng điện tử ở các thiết bị như máy tính, máy tính bảng, điện thoại nhanh chóng, tiện lợi.
  • Giao diện các chương trình phần mềm hệ thống hiện nay mang lại cảm giác thân thiện, dễ sử dụng. Tại đây, người dùng có thể tùy ý điều chỉnh các chức năng theo ý muốn của mình để dễ dàng thao tác hơn.
  • Hệ thống văn phòng điện tử có tính bảo mật cao hơn phương pháp bảo mật truyền thống. Doanh nghiệp có thể yên tâm bởi hệ thống chương trình có hệ thống bảo mật 3 lớp. Nó tránh việc hacker hay các tin tặc truy cập và đánh cắp dữ liệu. 
  • Mô hình văn phòng điện tử có thể áp dụng cho nhiều doanh nghiệp khác nhau. Trong đó dù là mô hình đoàn thể, mô hình tổ chức hay cá nhân đều có thể áp dụng được.

IV. Sự khác biệt giữa mô hình văn phòng điện tử với mô hình văn phòng kiểu cũ

Để nhìn tổng quan hơn về mô hình văn phòng điện tử, MISA AMIS sẽ đánh giá so sánh giữa 2 mô hình hiện đại và truyền thống. Bạn sẽ thấy rõ sự khác biệt sau đây: 

Sự khác biệt giữa văn phòng điện tử và văn phòng kiểu cũ
Sự khác biệt giữa văn phòng điện tử và văn phòng kiểu cũ

1. Nội thất và thiết bị văn phòng

  • Văn phòng truyền thống: Cần phải trang bị những thiết bị cần thiết, cố định. Thông thường đó là những thiết bị cũ không có tính hiện đại, sáng tạo như các loại quạt, ổ điện, bàn ghế nội thất kiểu dáng cũ dễ bắt gặp ở môi trường văn phòng. Văn phòng truyền thống cũng dùng các vách ngăn, tường xây hay cánh cửa… để phân chia khu vực.
  • Văn phòng điện tử: Do văn phòng điện tử hoạt động trên nền tảng Internet nên chủ yếu sẽ làm việc Online. Nhờ đó mà có thể tiết kiệm được chi phí nội thất và thiết bị văn phòng. 

2. Công nghệ

  • Văn phòng truyền thống: Doanh nghiệp chưa thể áp dụng hoàn toàn công nghệ vào trong xử lý công việc. Quản lý dữ liệu lẻ tẻ gây mất thời gian, khó kiểm soát. Danh sách công việc cũng dễ bị phân tán, khiến cho việc tìm kiếm dữ liệu cũng trở nên khó khăn. 
  • Văn phòng điện tử: Tất cả các công việc đều được thực hiện thông qua hệ thống. Vậy nên việc áp dụng mô hình văn phòng điện tử giúp dữ liệu được đồng nhất trên một nền tảng trực tuyến. Việc truy cập hay xử lý, thao tác trên dữ liệu cũng từ đó mà dễ dàng, nhanh chóng.

KIẾN TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC SỐ LÝ TƯỞNG VỚI MISA AMIS Văn phòng số

3. Không gian làm việc

  • Văn phòng truyền thống: Nhân viên phải xếp hàng đợi chấm công. Công ty thường ồn ào, đông đúc vào giờ cao điểm. 
  • Văn phòng điện tử: Việc thực hiện chấm công trở nên đơn giản thông qua máy tính hay điện thoại. Doanh nghiệp tự do lựa chọn các tính năng như nhận diện khuôn mặt Face ID, nhận diện dấu vân tay…

4. Xử lý công việc

  • Văn phòng truyền thống: Việc xuất tài liệu qua các phần mềm như Excel dễ gây sai sót. Nó cũng làm mất tốn thời gian trong việc tìm kiếm và kiểm soát dữ liệu. Đặc biệt với các doanh nghiệp, công ty có nhiều dữ liệu. 
  • Văn phòng điện tử: Tất cả dữ liệu đều được cập nhật lên hệ thống. Như vậy, mọi nhân viên đều có thể thấy cũng như tiếp tục công việc thao tác, xử lý dữ liệu một cách dễ dàng.

>> Tìm hiểu thêm: Work From Home là gì? Cách Work From Home hiệu quả

V. Một số hệ thống văn phòng điện tử phổ biến

Đi cùng với xu hướng văn phòng điện tử, nhiều hệ thống phần mềm về mô hình này đã ra đời hiện nay. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự đánh giá, chọn lọc để chọn được một hệ thống phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Sau đây, MISA AMIS sẽ giới thiệu đến bạn một số hệ thống phổ biến hiện nay để bạn có thể tham khảo. 

1. Văn phòng số MISA AMIS

Văn phòng số MISA AMIS là Giải pháp toàn diện xây dựng không gian làm việc số trong mọi doanh nghiệp. Toàn bộ hoạt động Quản lý điều hành doanh nghiệp vận hành thống nhất và hiệu quả trên một nền tảng. Giải pháp tích hợp đầy đủ các tính năng đáp ứng linh hoạt  cho nhà lãnh đạo, cấp quản lý và nhân viên giúp tối đa hiệu suất công việc, linh hoạt làm việc mọi lúc mọi nơi.

  • Nâng cao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp: Hệ thống cảnh báo sẽ tự động nhắc nhở công việc, làm theo quy trình giúp giảm tải sự chồng chéo, sai sót. Trao quyền tự chủ công việc cho các quản lý nhưng vẫn dễ dàng đánh giá, giám sát với hệ thống quy trình và báo cáo realtime.
  • Quản trị và tối ưu tài nguyên hiệu quả: Hệ thống số hoá tất cả tài nguyên của doanh nghiệp trên một nền tảng tập trung, an toàn với hệ thống bảo mật. Truy cập, tra cứu và chia sẻ tài nguyên nhanh chóng, dễ dàng.
  • Gia tăng hợp tác, giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp: Giao tiếp, kêt nối với đồng nghiệp khách hàng và đối tác ở khắp mọi nơi, mọi thời điểm, thúc đẩy văn hoá DN, tăng gắn kết nhân viên.
  • Điều hành doanh nghiệp tại bất cứ đâu: Tuỳ chỉnh, tích hợp hệ thống báo cáo lên một màn hình duy nhất giúp CEO quản lý tất cả các chỉ số quan trọng của doanh nghiệp ngay cả khi làm việc từ xa. Liên kết và đồng bộ giữa các ứng dụng mạnh mẽ giúp CEO có thể dễ dàng tham gia công tác điều hành mọi lúc, mọi nơi .

2. Phần mềm quản lý văn phòng E-office

Chức năng chính của phần mềm văn phòng điện tử E-office là hỗ trợ giao việc, theo dõi và xử lý các công việc quản trị – hành chính, văn thư – lưu trữ trong doanh nghiệp. E-office hỗ trợ các công tác quản lý văn phòng, giúp tiết kiệm được các chi phí văn phòng, rút ngắn thời gian xử lý công việc mà vẫn đem lại hiệu quả cao. 

Bên cạnh đó, phần mềm E-office còn có chức năng quản lý các thiết bị văn phòng, quản lý hồ sơ, sắp xếp lịch làm việc và xếp lịch đi công tác cho nhân viên. 

3. Phần mềm quản lý văn phòng điện tử CloudOffice

CloudOffice được xem là phần mềm quản lý văn phòng điện tử tổng thể, mang lại hiệu quả cho hoạt động quản lý, điều hành trong doanh nghiệp. So với nhiều phần mềm, CloudOffice có ưu điểm nổi bật là hệ thống thông tin đồng nhất, khả năng quản lý và điều hành mang tính độc lập, có thể truy cập dữ liệu qua Internet mọi lúc mọi nơi…

Nó cũng có khả năng mở rộng quy mô văn phòng, nhân sự và hỗ trợ trên nhiều thiết bị khác nhau. 

4. Phần mềm quản lý văn phòng SINNOVA-OFFICE

Nhìn chung, SINNOVA-OFFICE là hệ thống văn phòng điện tử giúp quản lý gần như tất cả các quy trình hoạt động như công văn, văn bản, tài liệu, dự án văn phòng… SINNOVA hoạt động trên hệ cơ sở dữ liệu tiên tiến: MsSQL.

Nó cũng được tích hợp nhiều lớp bảo mật theo cấp độ, có thể phân quyền cho người dùng giúp hỗ trợ quy trình quản lý và bảo trì thông tin một cách dễ dàng. 

Bài viết trên là những thông tin về văn phòng điện tử mà AMIS mang đến cho bạn. Hy vọng qua bài viết này, bạn có thể hiểu thêm về văn phòng điện tử là gì? Vì sao nó lại trở thành xu hướng với các doanh nghiệp trong thời gian gần đây!

Đăng ký nhận tư vấn, khám phá GIẢI PHÁP TOÀN DIỆN KIẾN TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC SỐ


 853 

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 0 Trung bình: 0]
Chia sẻ bài viết hữu ích này