Làm sao để tối ưu thời gian luôn là nỗi trăn trở của các nhà quản lý vì phải tập trung vào quá nhiều trong công việc cần phải làm. phương pháp Pomodoro được phát triển giúp quản lý thời gian một cách hiệu quả. Vậy Pomodoro là gì? Theo dõi nội dung bài viết để tìm hiểu về phương pháp này nhé!
I. Pomodoro là gì?
Pomodoro có tên tiếng Anh đầy đủ là Pomodoro Technique. Đây là một phương pháp giúp quản lý thời gian, tối đa hóa sự tậm trung khi làm việc hay học tập. Nó được giới thiệu bởi Francesco Cirillo – CEO và vào những năm 1980 phương pháp này được cho là của 1 công ty phần mềm ngưới Ý.
Năm 1980, khi còn là sinh viên Cirillo rất vất vả để tập trung cho việc học và hoàn thành bài tập. Và nhận thấy sự tập trung thường sẽ bị giảm dần sau 1 khoảng thời gian. Chính vì thế Francesco Cirillo đã nghiên cứu và cho ra đời phương pháp Pomodora đã ra đời.
Ông đưa ra phương pháp học tập, làm việc tập trung cao trong 25 phút, sau đó dành 5 phút để nghỉ và lại bắt đầu phiên làm việc mới. Cứ 25 phút làm việc thì sẽ gọi là 1 Pomodoro.Trong tiếng Ý thì Pomodoro có nghĩa là quả cà chua, và lý do có tên gọi này là Francesco Cirillo đã sử dụng chiếc đồng hồ quả cà chua để theo dõi thời gian của mình khi sáng tạo ra phương pháp này.
II. Lợi ích khi áp dụng phương pháp Pomodoro để quản lý thời gian
Khi nhận thấy bản thân mình đang không làm việc hiệu quả và thiếu tập trung vào công việc, thì hãy áp dụng phương pháp Pomodoro, phương pháp này sẽ giúp bạn đạt được những cải thiện mới trong công việc. Bởi phương pháp này sẽ mang lại những lợi ích sau:
- Tăng khả năng tập trung: Bằng cách đặt ra những khoảng thời gian cần tập trung, điều này giúp bạn không bị sao nhãng giúp tăng hiệu suất công việc.
- Duy trì năng lượng và sự cân bằng: Với khoảng thời gian nghỉ giữa các phiên làm việc sẽ giúp bạn giảm bớt căng thẳng, cân bằng lại năng lượng.
- Sắp xếp công việc khoa học: Với giới hạn thời gian bạn sẽ cần phải sắp xếp công việc theo tính cấp thiết để nhanh chóng được hoàn thành.
- Hoàn thành công việc và theo dõi tiến độ chính xác nhất: Bằng cách tính toán thời gian cho các công việc khi thực hiện từ đó bạn có thể tính toán và sắp xếp công việc phù hợp với khoảng thời gian để đưa ra được kế hoạch làm việc phù hợp.
Một số lợi ích khác của Pomodoro
- Bạn sẽ tránh được sao nhãng
- Nâng cao tinh thần, độ tập trung cho công việc, học tập
- Giảm căng thẳng, mệt mỏi khi thực hiện công việc.
- Nâng cao nhận thức của bản thân và đút túi thêm nhiều kỹ năng giải quyết vấn đề.
- Cân bằng và ổn định cuộc sống.
- Hoàn thành công việc tốt hơn.
III. Khi nào nên áp dụng phương pháp Pomodoro
Sau khi hiểu Pomodoro là gì, thì việc tiếp theo đó là nên áp dụng phương pháp quản lý thời gian này khi nào. Phương pháp này yêu cầu chúng ta cần thực hiện luân phiên giữa các Pomodoro – các buổi làm việc tập trung – với các khoảng thời gian nghỉ ngắn thường xuyên để thúc đẩy sự tập trung và tránh mệt mỏi về tinh thần.
- Khi bạn cảm thấy điều phiền nhiễu thường xuyên khiến cả ngày làm việc không được tập trung
- Luôn phải làm việc quá giờ nhưng không đạt được hiệu suất tối ưu
- Có nhiều công việc không có điểm dừng khiến mất nhiều thời gian (ví dụ: học cho một kỳ thi, nghiên cứu cho một bài đăng trên blog, v.v.)
- Lạc quan quá mức khi nói đến những việc bạn có thể hoàn thành trong ngày (thực tế thì không)
- Khi muốn thiết lập mục tiêu và đạt được chúng.
| Phân chia thời gian hợp lý, cập nhật tiến độ liên tục luôn là nhiệm vụ quan trọng và đầy thách thức của nhà quản lý. Chính vì vậy, bất kỳ người quản lý nào cũng cần có một bảng kế hoạch công việc khoa học để tối ưu quy trình làm việc, đảm bảo hiệu quả tối ưu.
MISA TẶNG BẠN EBOOK MIỄN PHÍ: CÁCH LẬP BẢNG KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC TIÊU CHUẨN CHO DOANH NGHIỆP 2022
|
IV. Để áp dụng Pomodoro Technique cần chuẩn bị những gì?
1. Dụng cụ bấm giờ
Đơn giản nhất bạn có thể chọn cho mình một chiếc đồng hồ bấn giờ cơ học. Hoặc bạn có thể tận dụng chiếc Smart Phone của mình và tìm kiếm với từ khóa Pomodoro trên Google hay các kho ứng dụng AppStore, GooglePlay,…. Các phần mềm giúp bạn thực hiện kỹ thuật Pomodoro khá tốt và hoàn toàn “Free”.
2. List danh sách công việc cần hoàn thành tính theo ngày
3. File đếm Pomodoro đã hoàn thành
V. Các bước để thực hiện phương pháp Pomodoro là gì?
Mặc dù Cirillo đã viết một cuốn sách dày 130 trang về phương pháp này, nhưng điểm mạnh lớn nhất của nó là sự đơn giản của nó, với 5 bước đơn giản dưới đây bạn có thể áp dụng phương pháp này.
- Lập danh sách việc cần làm
- Thiết lập bộ đếm thời gian giữa các phiên làm việc. Đặt bộ hẹn giờ trong 25 phút và tập trung cho một việc duy nhất cho đến khi chuông rung lên.
- Tập trung làm 1 việc duy nhất cho đến khi đồng hồ báo hết Pomodoro.
- Sau đó, hãy tận hưởng năm phút giải lao 5 phút
- Sau bốn lần tập Pomodoro, hãy nghỉ ngơi 15-30 phút, để thư giãn và phục hồi.
Để đơn giản hóa việc thực hiện phương pháp này các bạn có thể áp dụng ngay việc kiểm soát thời gian làm việc tập trung trong vòng hai tiếng trong Clip phía dưới nhé.
VI. Các lưu ý khi áp dụng phương pháp Pomodoro technique là gì
25 phút chạy nước rút là cốt lõi của phương pháp, nhưng thực hành Pomodoro cũng bao gồm các quy tắc để tận dụng tối đa thời gian:
- Trong một phiên pomodoro thì thời gian cứng sẽ là 25 phút và nghỉ ngơi 5 phút. Nếu bị gián đoạn thì pomodoro sẽ được tình là từ đầu chứ không có kiểu tính tiếp là 1/2 hay 2/3 của phiên.
- Trong các phiên hãy tập trung 100% vào công việc duy nhất đã định ra ban đầu
- Nếu bạn hoàn thành sớm hơn so với dự định, hãy dành thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu công việc của mình một cách kỹ lưỡng cho đến khi hết thời gian của phiên.
- Trong thời gian nghỉ, hãy thực sự nghỉ ngơi nghiêm túc. Hãy đừng nhìn vào màn hình máy tình, bạn có thể nhắm mắt, nghe nhạc, uống trà, đi lại…
VII. Điều gì làm cho Pomodoro trở nên hiệu quả?
Rất nhiều người vẫn thắc mắc Pomodoro là gì? Tại sao việc sử dụng một quả cà chua để tính đơn vị thời gian chứng tỏ hiệu quả tuyệt vời của Pomodoro lại giúp mọi người hoàn thành trong công việc. Dưới đây là những điều khiến phương pháp này trở nên hiệu quả.
1. Dễ dàng bắt đầu
Thật không thoải mái khi nhìn nhiệm vụ hoặc dự án lớn – một nhiệm vụ hoặc dự án mà bạn có thể không chắc chắn về cách thực hiện hoặc một nhiệm vụ hoặc dự án không chắc chắn.
May mắn thay, các nghiên cứu cũng đã chỉ ra một cách hiệu quả để thoát ra khỏi vòng lẩn tránh: chia nhỏ nhiệm vụ, và thực hiện chúng. Chiến lược trì hoãn đó chính xác là những gì Pomodoro yêu cầu bạn làm: chia nhỏ các nhiệm vụ, dự án hoặc mục tiêu lớn thành những việc bạn chỉ phải làm trong 25 phút tới.
Nó giúp bạn tập trung cao độ cho việc tiếp theo bạn cần làm thay vì bị choáng ngợp bởi sự khổng lồ của những gì bạn đang làm. Đừng lo lắng về kết quả – chỉ thực hiện một Pomodoro mỗi lần.
2. Chống xao nhãng
Nếu bạn đã từng bị gián đoạn khi đang ở trạng thái tập trung cao độ, bạn biết việc lấy lại tiêu điểm có thể khó khăn như thế nào. Tuy nhiên, dòng thông tin liên tục đổ về qua email, trò chuyện nhóm và thông báo trên mạng xã hội ngày càng đòi hỏi sự chú ý của chúng ta nhiều hơn.
Các nghiên cứu gần đây cho thấy hơn một nửa số trường hợp sao nhãng trong ngày làm việc là do chúng ta tự gây ra – nghĩa là chúng ta khiến bản thân mất tập trung. Hiện tại, có thể dễ dàng biện minh cho những hoạt động này – “Email này quá quan trọng để đọc sau” hoặc “Chỉ mất chưa đầy một phút để kiểm tra Twitter của tôi; nó không phải là một sự phân tâm thực sự. “
Nhưng những gián đoạn nhỏ đó cộng lại! Đó không chỉ là trong thời gian bạn mất tập trung mà còn cần thời gian và năng lượng để lấy lại sự tập trung. Sau khi chuyển bánh răng, tâm trí của chúng ta có thể trì hoãn nhiệm vụ trước đó trong tối đa 20 phút cho đến khi lấy lại được sự tập trung hoàn toàn.
Phương pháp này giúp bạn chống lại tất cả những sự gián đoạn và huấn luyện lại bộ não của bạn tập trung. Mỗi Pomodoro được dành riêng cho một nhiệm vụ và mỗi lần giải lao là cơ hội để thiết lập lại và thu hút sự chú ý trở lại những gì bạn nên làm.
>> Đọc thêm: Quản lý thời gian với Google Calendar: 15 tính năng hữu ích nhất
3. Nhận thức rõ hơn về thời gian
Khi lên kế hoạch cho các dự án tương lai của mình, hầu hết chúng ta đều lập kế hoạch không cẩn thận – xu hướng đánh giá thấp thời gian cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ trong tương lai, ngay cả khi chúng ta biết rằng các nhiệm vụ tương tự đã tốn thời gian hơn trong quá khứ.
Pomodoro là gì? Nó có thể là một vũ khí có giá trị chống lại sự ngụy biện trong kế hoạch. Khi bạn bắt đầu làm việc trong các khoảng ngắn hạn, thời gian không còn là một khái niệm trừu tượng mà là một sự kiện cụ thể. Nó trở thành một pomodoro – một đơn vị của cả thời gian và công sức. Khác với ý tưởng về “công việc” chung chung trong 25 phút, pomodoro là một công cụ đo lường sự tập trung đối với nhiệm vụ duy nhất (hoặc một số nhiệm vụ đơn giản).
Khi bạn sử dụng phương pháp này bạn có thể đo lường rõ ràng thời gian hữu hạn và nỗ lực của mình, cho phép bạn phản ánh và lập kế hoạch trong ngày của mình một cách chính xác và hiệu quả hơn. Với thực hành, bạn sẽ có thể đánh giá chính xác số lượng Pomodoros mà một nhiệm vụ sẽ thực hiện và xây dựng thói quen làm việc nhất quán hơn.
4. Đánh thức năng suất
Mỗi Pomodoro đều cung cấp cơ hội để cải thiện lần cuối cùng. Cirillo lập luận rằng “sự tập trung và ý thức dẫn đến tốc độ, mỗi lần một Pomodoro.”
Phương pháp quản lý thời gian có thể tiếp cận được vì nó thiên về tính nhất quán hơn là sự hoàn hảo. Mỗi phiên là một khởi đầu mới để đánh giá lại mục tiêu của bạn, thử thách bản thân để tập trung và hạn chế sự phân tâm. Bạn có thể khiến hệ thống hoạt động cho bạn.
Tạo động lực cho bản thân để xây dựng thành công của bạn bằng cách đặt mục tiêu thêm một Pomodoro mỗi ngày. Thách thức bản thân để hoàn thành một nhiệm vụ lớn trong một số lượng Pomodoro nhất định. Hãy thử đặt mục tiêu số lượng Pomodoros cho mỗi ngày mà không phá vỡ chuỗi.
Đăng ký nhận tư vấn, khám phá sức mạnh đột phá của MISA AMIS Công việc
VIII. Kết luận
Sau bài viết này chắc hẳn bạn đã hiểu pomodoro là gì, và cách để thực hiện phương pháp này hiệu quả. Từ đó bạn có thể xây dựng được thói quan làm việc hiệu quả. Cuối cùng, điều quan trọng cần nhớ là phương pháp Pomodoro đòi hỏi sự nỗ lực từ bản thân mỗi người rất cao và chỉ thực sự tác động tới cách bạn làm việc khi có cố gắng. Hy vọng MISA AMIS đã giúp bạn hiểu hơn về phương pháp Pomodoro và phương pháp thực hiện nó hiệu quả.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
