Kiến thức Quản lý - điều hành Pomodoro là gì? Áp dụng phương pháp Pomodoro quản lý thời gian...

Pomodoro là gì? Áp dụng phương pháp Pomodoro quản lý thời gian hiệu quả

Làm sao để tối ưu thời gian luôn là nỗi trăn trở của các nhà quản lý vì phải tập trung vào quá nhiều trong công việc cần phải làm. phương pháp Pomodoro được phát triển giúp quản lý thời gian một cách hiệu quả. Vậy Pomodoro là gì? Theo dõi nội dung bài viết để tìm hiểu về phương pháp này nhé!

Phương pháp quản lý Pomodoro
Pomodoro giúp bạn huấn luyện lại bộ não tập trung nhất

Pomodoro là gì?

Pomodoro có tên tiếng Anh đầy đủ là Pomodoro Technique. Đây là một phương pháp giúp quản trị thời gian, tối đa hóa sự tậm trung khi làm việc hay học tập. Nó được giới thiệu bởi Francesco Cirillo – CEO và vào những năm 1980 phương pháp này được cho là của 1 công ty phần mềm ngưới Ý.

Năm 1980, khi còn là sinh viên Cirillo rất vất vả để tập trung cho việc học và hoàn thành bài tập. Và nhận thấy sự tập trung thường sẽ bị giảm dần sau 1 khoảng thời gian. Chính vì thế Francesco Cirillo đã nghiên cứu và cho ra đời phương pháp Pomodora đã ra đời.

Ông đưa ra phương pháp học tập, làm việc tập trung cao trong 25 phút, sau đó dành 5 phút để nghỉ và lại bắt đầu phiên làm việc mới. Cứ 25 phút làm việc thì sẽ gọi là 1 Pomodoro.Trong tiếng Ý thì Pomodoro có nghĩa là quả cà chua, và lý do có tên gọi này là Francesco Cirillo đã sử dụng chiếc đồng hồ quả cà chua để theo dõi thời gian của mình khi sáng tạo ra phương pháp này.

Lập kế hoạch cho các Pomodora
Lên danh sách việc cần làm trong ngày và ghi lại số lượng Pomodoro mỗi nhiệm vụ sẽ thực hiện

Tìm hiểu thêm: Top 10 ứng dụng phần mềm quản lý thời gian hiệu quả 

Tại sao nên sử dụng Pomodoro

Sau khi hiểu Pomodoro là gì, thì việc tiếp theo đó là nên áp dụng phương pháp này khi nào. Phương pháp này yêu cầu chúng ta cần thực hiện luân phiên giữa các Pomodoro – các buổi làm việc tập trung – với các khoảng thời gian nghỉ ngắn thường xuyên để thúc đẩy sự tập trung và tránh mệt mỏi về tinh thần.

  • Khi bạn cảm thấy điều phiền nhiễu thường xuyên khiến cả ngày làm việc không được tập trung
  • Luôn phải làm việc quá giờ nhưng không đạt được hiệu suất tối ưu
  • Có nhiều công việc không có điểm dừng khiến mất nhiều thời gian (ví dụ: học cho một kỳ thi, nghiên cứu cho một bài đăng trên blog, v.v.)
  • Lạc quan quá mức khi nói đến những việc bạn có thể hoàn thành trong ngày (thực tế thì không)
  • Khi muốn thiết lập mục tiêu và đạt được chúng.

Để áp dụng Pomodoro Technique cần chuẩn bị những gì?

  1. Dụng cụ bấm giờ

Đơn giản nhất bạn có thể chọn cho mình một chiếc đồng hồ bấn giờ cơ học. Hoặc bạn có thể tận dụng chiếc Smart Phone của mình và tìm kiếm với từ khóa Pomodoro trên Google hay các kho ứng dụng AppStore, GooglePlay,…. Các phần mềm giúp bạn thực hiện kỹ thuật Pomodoro khá tốt và hoàn toàn “Free”.

2. List danh sách công việc cần hoàn thành tính theo ngày

danh sách công việc
List danh sách công việc cần làm

3. File đếm Pomodoro đã hoàn thành

file dem pomodoro
File đếm nhưng pomodoro đã hoàn thành

Nguồn ảnh: Internet

Các bước để thực hiện phương pháp Pomodoro là gì?

Mặc dù Cirillo đã viết một cuốn sách dày 130 trang về phương pháp này, nhưng điểm mạnh lớn nhất của nó là sự đơn giản của nó, với 5 bước đơn giản dưới đây bạn có thể áp dụng phương pháp này.

  • Lập danh sách việc cần làm
  • Thiết lập bộ đếm thời gian giữa các phiên làm việc. Đặt bộ hẹn giờ trong 25 phút và tập trung cho một việc duy nhất cho đến khi chuông rung lên.
  • Tập trung làm 1 việc duy nhất cho đến khi đồng hồ báo hết Pomodoro.
  • Sau đó, hãy tận hưởng năm phút giải lao 5 phút
  • Sau bốn lần tập Pomodoro, hãy nghỉ ngơi 15-30 phút, để thư giãn và phục hồi.
Phương pháp Pomodoro là gì
Phương pháp pomodoro này yêu cầu chúng ta cần thực hiện luân phiên các Pomodoro một cách tập trung

Để đơn giản hóa việc thực hiện phương pháp này các bạn có thể áp dụng ngay việc kiểm soát thời gian làm việc tập trung trong vòng hai tiếng trong Clip phía dưới nhé.

Các lưu ý khi áp dụng phương pháp Pomodoro technique là gì

25 phút chạy nước rút là cốt lõi của phương pháp, nhưng thực hành Pomodoro cũng bao gồm các quy tắc để tận dụng tối đa thời gian:

  • Trong một phiên pomodoro thì thời gian cứng sẽ là 25 phút và nghỉ ngơi 5 phút. Nếu bị gián đoạn thì pomodoro sẽ được tình là từ đầu chứ không có kiểu tính tiếp là 1/2 hay 2/3 của phiên.
  • Trong các phiên hãy tập trung 100% vào công việc duy nhất đã định ra ban đầu
  • Nếu bạn hoàn thành sớm hơn so với dự định, hãy dành thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu công việc của mình một cách kỹ lưỡng cho đến khi hết thời gian của phiên.
  • Trong thời gian nghỉ, hãy thực sự nghỉ ngơi nghiêm túc. Hãy đừng nhìn vào màn hình máy tình, bạn có thể nhắm mắt, nghe nhạc, uống trà, đi lại…

    Kết hợp các khoảng thời gian dựa trên năng lượng sẵn có tuỳ thuộc loại công việc và mức độ nhiệm vụ

> Tham khảo thêm: Top 5 công cụ quản lý thời gian hiệu quả nhất lãnh đạo và nhân viên giỏi nên biết

Điều gì làm cho Pomodoro trở nên hiệu quả?

Rất nhiều người vẫn thắc mắc Pomodoro là gì? Tại sao việc sử dụng một quả cà chua để tính đơn vị thời gian chứng tỏ hiệu quả tuyệt vời của Pomodoro lại giúp mọi người hoàn thành trong công việc. Dưới đây là những điều khiến phương pháp này trở nên hiệu quả.

1. Dễ dàng bắt đầu

Thật không thoải mái khi nhìn nhiệm vụ hoặc dự án lớn – một nhiệm vụ hoặc dự án mà bạn có thể không chắc chắn về cách thực hiện hoặc một nhiệm vụ hoặc dự án không chắc chắn.

May mắn thay, các nghiên cứu cũng đã chỉ ra một cách hiệu quả để thoát ra khỏi vòng lẩn tránh: chia nhỏ nhiệm vụ, và thực hiện chúng. Chiến lược trì hoãn đó chính xác là những gì Pomodoro yêu cầu bạn làm: chia nhỏ các nhiệm vụ, dự án hoặc mục tiêu lớn thành những việc bạn chỉ phải làm trong 25 phút tới. 

Nó giúp bạn tập trung cao độ cho việc tiếp theo bạn cần làm thay vì bị choáng ngợp bởi sự khổng lồ của những gì bạn đang làm. Đừng lo lắng về kết quả – chỉ thực hiện một Pomodoro mỗi lần.

Phương pháp quản lý thời gian Pomodoro có thể khiến bạn tập trung cao độ
Pomodoro có thể khiến bạn tập trung cao độ

2. Chống sao nhãng

Nếu bạn đã từng bị gián đoạn khi đang ở trạng thái tập trung cao độ, bạn biết việc lấy lại tiêu điểm có thể khó khăn như thế nào. Tuy nhiên, dòng thông tin liên tục đổ về qua email, trò chuyện nhóm và thông báo trên mạng xã hội ngày càng đòi hỏi sự chú ý của chúng ta nhiều hơn.

Mặc dù sẽ rất tuyệt nếu đổ lỗi cho công nghệ hoặc cho mọi thứ khác, nhưng các nghiên cứu gần đây cho thấy hơn một nửa số trường hợp sao nhãng trong ngày làm việc là do chúng ta tự gây ra – nghĩa là chúng ta khiến bản thân mất tập trung. Hiện tại, có thể dễ dàng biện minh cho những hoạt động này – “Email này quá quan trọng để đọc sau” hoặc “Chỉ mất chưa đầy một phút để kiểm tra Twitter của tôi; nó không phải là một sự phân tâm thực sự. “

Nhưng những gián đoạn nhỏ đó cộng lại! Đó không chỉ là trong thời gian bạn mất tập trung mà còn cần thời gian và năng lượng để lấy lại sự tập trung. Sau khi chuyển bánh răng, tâm trí của chúng ta có thể trì hoãn nhiệm vụ trước đó trong tối đa 20 phút cho đến khi lấy lại được sự tập trung hoàn toàn. Chỉ cần một phút thôi, bạn có thể kiểm tra Facebook “chỉ trong một phút” có thể biến thành 20 phút cố gắng xoay xở để trở lại trong công việc.

Phương pháp này giúp bạn chống lại tất cả những sự gián đoạn và huấn luyện lại bộ não của bạn tập trung. Mỗi Pomodoro được dành riêng cho một nhiệm vụ và mỗi lần giải lao là cơ hội để thiết lập lại và thu hút sự chú ý trở lại những gì bạn nên làm.

>> Đọc thêm: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả để tăng hiệu suất làm việc

3. Nhận thức rõ hơn về thời gian

Khi lên kế hoạch cho các dự án tương lai của mình, hầu hết chúng ta đều lập kế hoạch không cẩn thận – xu hướng đánh giá thấp thời gian cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ trong tương lai, ngay cả khi chúng ta biết rằng các nhiệm vụ tương tự đã tốn thời gian hơn trong quá khứ.

Pomodoro là gì? Nó có thể là một vũ khí có giá trị chống lại sự ngụy biện trong kế hoạch. Khi bạn bắt đầu làm việc trong các khoảng ngắn hạn, thời gian không còn là một khái niệm trừu tượng mà là một sự kiện cụ thể. Nó trở thành một pomodoro – một đơn vị của cả thời gian và công sức. Khác với ý tưởng về “công việc” chung chung trong 25 phút, pomodoro là một công cụ đo lường sự tập trung đối với nhiệm vụ duy nhất (hoặc một số nhiệm vụ đơn giản).

Khi bạn sử dụng phương pháp này bạn có thể đo lường rõ ràng thời gian hữu hạn và nỗ lực của mình, cho phép bạn phản ánh và lập kế hoạch trong ngày của mình một cách chính xác và hiệu quả hơn. Với thực hành, bạn sẽ có thể đánh giá chính xác số lượng Pomodoros mà một nhiệm vụ sẽ thực hiện và xây dựng thói quen làm việc nhất quán hơn.

Nhận thức rõ về thời gian
Pomodoro có thể là một vũ khí có giá trị chống lại sự ngụy biện trong kế hoạch

4. Đánh thức năng suất

Mỗi Pomodoro đều cung cấp cơ hội để cải thiện lần cuối cùng. Cirillo lập luận rằng “sự tập trung và ý thức dẫn đến tốc độ, mỗi lần một Pomodoro.”

Phương pháp quản lý thời gian có thể tiếp cận được vì nó thiên về tính nhất quán hơn là sự hoàn hảo. Mỗi phiên là một khởi đầu mới để đánh giá lại mục tiêu của bạn, thử thách bản thân để tập trung và hạn chế sự phân tâm. Bạn có thể khiến hệ thống hoạt động cho bạn.

Tạo động lực cho bản thân để xây dựng thành công của bạn bằng cách đặt mục tiêu thêm một Pomodoro mỗi ngày. Thách thức bản thân để hoàn thành một nhiệm vụ lớn trong một số lượng Pomodoro nhất định. Hãy thử đặt mục tiêu số lượng Pomodoros cho mỗi ngày mà không phá vỡ chuỗi. 

Kết luận

Sau bài viết này chắc hẳn bạn đã hiểu pomodoro là gì, và cách để thực hiện phương pháp này hiệu quả. Từ đó bạn có thể xây dựng được thói quan làm việc hiệu quả. Cuối cùng, điều quan trọng cần nhớ là phương pháp Pomodoro đòi hỏi sự nỗ lực từ bản thân mỗi người rất cao và chỉ thực sự tác động tới cách bạn làm việc khi có cố gắng. Hy vọng MISA AMIS đã giúp bạn hiểu hơn về phương pháp Pomodoro và phương pháp thực hiện nó hiệu quả. 


 

Đăng ký nhận tư vấn, khám phá sức mạnh đột phá của MISA AMIS Công việc

CTA MGM 01

Đánh giá
Chia sẻ bài viết hữu ích này