Kiến thức Quản lý - điều hành Phần mềm quản lý lịch làm việc tốt nhất hiện nay

Phần mềm quản lý lịch làm việc tốt nhất hiện nay

44
phần mềm quản lý lịch làm việc

Trong thời đại 4.0, những cuốn lịch, quyển sổ dần trở thành lỗi thời trong việc quản lý thời gian, sắp xếp lịch làm việc. Phần mềm quản lý lịch làm việc là sự thay thế hoàn hảo giúp mỗi cá nhân hay doanh nghiệp:

  • Lên kế hoạch làm việc khoa học
  • Nhắc lịch thực hiện công việc thường xuyên
  • Phân bổ và sử dụng thời gian biểu hợp lý

Vậy như thế nào là một phần mềm quản lý làm việc tốt? Tại sao xu hướng sử dụng ứng dụng này ngày một nhiều? Nội dung dưới đây sẽ chia sẻ đầy đủ thông tin ấy.

1, Sử dụng phần mềm quản lý lịch làm việc hòa cùng xu hướng chuyển đổi số

Với xu hướng chuyển đổi số toàn diện trong doanh nghiệp và mọi mặt của đời sống xã hội, mỗi cá nhân hay doanh nghiệp đều đang ứng dụng công nghệ để làm việc hiệu quả hơn. Quản lý thời gian cũng như vậy.

Phần mềm quản lý lịch làm việc là một chương trình số hóa, tận dụng công nghệ để con người có thể quản lý, phân bổ và sử dụng thời gian khoa học hơn. Nhiều tiện ích mà một phần mềm đem lại hơn hẳn so với cách quản lý lịch làm việc thông thường, bao gồm:

  • Dễ dàng tra cứu lịch làm việc, lên kế hoạch dài hạn
  • Thời gian lưu trữ thông tin lâu dài, an toàn, dung lượng lưu trữ lớn
  • Nhắc việc khi gần tới hạn
  • Nhà quản lý có thể theo dõi lịch làm việc của bản thân và các thành viên trong phòng ban/dự án….
  • Linh hoạt xem lịch làm việc tại bất cứ đâu trên điện thoại

Chuyển đổi số trong quản lý thời gian, quản lý lịch làm việc cũng giúp doanh nghiệp hệ thống hóa toàn bộ thông tin công việc của nhân viên, dễ dàng phân bổ nguồn lực hợp lý hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí hơn.

| Đọc thêm: Quy trình quản lý dự án chuẩn 4.0 nhiều doanh nghiệp đang áp dụng

2, Tính năng của một phần mềm quản lý lịch làm việc tốt

Một phần mềm quản lý lịch làm việc tốt cần đảm bảo các tiêu chí: Dễ sử dụng, Tính hiệu quả (đủ tính năng đáp ứng nhu cầu người dùng), tương thích trên mobile, an toàn và bảo mật, độ tin cậy cao.

# Tính dễ sử dụng, dễ vận hành

Phần mềm quản lý lịch làm việc

Quản lý lịch làm việc không cần đến một phần mềm chuyên môn, nghiệp vụ phức tạp. Do vậy, các chức năng của phần mềm quản lý lịch làm việc nên được thiết lập đơn giản, dễ sử dụng. Đảm bảo cho cá nhân, nhóm hay tổ chức/doanh nghiệp có thể làm quen và sử dụng dễ dàng.

  • Có thể tự thao tác theo hướng dẫn và thành thạo sau vài lần sử dụng
  • Dễ tìm kiếm và triển khai các chức năng cần thiết trong công việc
  • Giao diện được bố trí khoa học, ngôn từ dễ hiểu

| Đọc thêm: Phần mềm quản lý công việc giúp tối ưu năng suất làm việc nhân viên

# Tính hiệu quả, đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ cho người dùng

Để tối ưu hiệu quả quản lý lịch làm việc, phần mềm cần đáp ứng những tính năng sau:

  • Gắn công việc với thời gian thực hiện và thời hạn hoàn thành
  • Chức năng nhắc việc khi gần tới hạn
  • Có thể phân chia, gắn tag mức độ ưu tiên công việc để lên kế hoạch thực hiện công việc hợp lý
  • Cập nhật tiến độ thực hiện và báo cáo tiến độ công việc
  • Quản lý nhiều đầu việc, dự án

Ngoài ra, với mục đích quản lý lịch làm việc của nhân viên, ngoài các chức năng kể trên, phần mềm cần:

phần mềm quản lý thời gian làm việc

  • Đáp ứng khả năng phân quyền cho người dùng
  • Giao việc và nhắc việc cho những người liên quan
  • Tự động tổng hợp tiến độ công việc cha từ những công việc con
  • Báo cáo tổng hợp số lượng công việc theo từng cá nhân phụ trách

Một phần mềm quản lý thời gian làm việc làm việc đáp ứng đầy đủ tính năng kể trên sẽ giúp nhân viên tại doanh nghiệp hay freelancer quản lý thời gian chặt chẽ hơn, làm việc có quy luật hơn, tránh được những tình trạng như: quên việc, lãng phí thời gian, nước đến chân mới nhảy…

# Khả năng làm việc trên mobile

quản lý lịch làm việc trên mobile

Hãy sử dụng một phần mềm có khả năng tương thích với nhiều thiết bị PC, laptop, tablet và mobile. Trong thời đại 4.0, di động được coi là vật bất ly thân của mỗi người. Do đó, phần mềm quản lý lịch làm việc sẽ càng tiện ích cho người dùng hơn khi phiên bản trên điện thoại.

Lưu ý, ứng dụng quản lý lịch làm việc trên điện thoại cũng cần đáp ứng đầy đủ tính năng từ giao việc, quản lý tiến độ, theo dõi lịch làm việc, mức độ quan trọng và thời hạn hoàn thành công việc.

| Đọc thêm: Các phương pháp quản lý công việc đảm bảo tiến độ

# Bảo mật, độ tin cậy cao

Để biết phần mềm có độ tin cậy và bảo mật cao hay không, hãy xem xét đến các yếu tố kể sau:

  • Có tài khoản đăng nhập riêng cho từng người dùng
  • Đáp ứng các tiêu chuẩn về an toàn, bảo mật thông tin như: trung tâm dữ liệu đạt tiêu chuẩn quốc tế Tier3, tuân thủ tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO 27000, CSA STAR, tiêu chuẩn quốc tế – ISO 9000, CMMi Level 3…
  • Phần mềm ít gặp lỗi hệ thống, được bảo trì và nâng cấp thường xuyên. Có đội ngũ hỗ trợ, chăm sóc khách hàng trong suốt quá trình sử dụng…

Đọc thêm:
>> App quản lý công việc trong doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay
>> Review Top 5 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

3, Một số phần mềm quản lý lịch làm việc phổ biến hiện nay

Nói đến phần mềm quản lý thời gian làm việc, có rất nhiều cái tên trong và ngoài nước được nhắc đến. Từ nhà cung cấp nước ngoài, những phần mềm phổ biến để quản lý công việc và thời gian có thể kể đến như: Asana, Trello, Due, Any.do, Todoist, Evernote…

Ưu điểm của các phần mềm nước ngoài thường đáp ứng đầy đủ tính năng, có bản miễn phí (với 1 số phần mềm như Trello, Asana, tuy nhiên bị hạn chế tính năng, số người dùng…). Nhược điểm khi sử dụng các phần mềm này là không kết nối được với các ứng dụng quản trị khác trong doanh nghiệp, không có phiên bản tiếng Việt và hỗ trợ trong quá trình sử dụng thường chưa tốt do khoảng cách về địa lý và khác biệt ngôn ngữ, văn hóa…

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm dễ sử dụng, có khả năng tích hợp với những phân hệ quản lý khác trong doanh nghiệp và khâu hỗ trợ tốt trong quá trình sử dụng, hãy tìm đến nhà cung cấp tại Việt Nam.

AMIS Công việc là phần mềm quản lý thời gian, công việc hiệu quả với đầy đủ tính năng, ngoài ra còn phát triển những nghiệp vụ giúp doanh nghiệp phân bổ thời gian, nguồn lực hiệu quả hơn. Ngoài các tính năng AMIS Công việc đáp ứng tại mục (2) kể trên, phần mềm còn có những ưu điểm như:

1. Giao việc, nhân việc bằng email (gửi email lên hệ thống theo mẫu phần mềm sẽ tự động đọc và chuyển hành 1 công việc)
2. Tiện ích gợi ý công việc theo tính cấp thiết và quan trọng (theo phương pháp Eisenhower) giúp người sử dụng biết sắp xếp thứ tự công việc hợp lý và khoa học
3. Template giải pháp quản lý công việc dành cho các lĩnh vực, ngành nghề khác nhau: giúp người mới bắt đầu sử dụng có thể dễ dàng tiếp cận các cách quản lý công việc.
4. Thiết lập tùy biến màn hình Tổng quan với các widget

Với những tiện ích kể trên, AMIS Công việc đang trở thành phần mềm quản lý lịch làm việc phổ biến nhất tại Việt Nam với hơn 12.000 khách hàng là doanh nghiệp đang sử dụng.

Trải nghiệm miễn phí phần mềm AMIS Công việc bằng cách tự tạo tài khoản trải nghiệm ngay dưới đây:

Trải nghiệm miễn phí