Trong thời đại 4.0, những cuốn lịch, quyển sổ dần trở thành lỗi thời trong việc quản lý thời gian, sắp xếp lịch làm việc. Phần mềm quản lý lịch làm việc hoặc App lịch làm việc là sự thay thế hoàn hảo giúp mỗi cá nhân hay doanh nghiệp. Thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý lịch làm việc, vậy đâu là phần mềm tốt nhất, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết này nhé.
I. Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý lịch làm việc?
Với xu hướng chuyển đổi số toàn diện trong hoạt động của doanh nghiệp và mọi mặt của đời sống xã hội, mỗi cá nhân hay doanh nghiệp đều đang ứng dụng công nghệ để làm việc hiệu quả hơn. Phần mềm lịch làm việc cũng vậy.
Phần mềm xếp lịch làm việc là một chương trình số hóa, tận dụng công nghệ để con người có thể quản lý, phân bổ và sử dụng thời gian khoa học hơn. Nhiều tiện ích mà một phần mềm đem lại hơn hẳn so với cách quản lý lịch làm việc thông thường, bao gồm:
- Bạn có thể dễ dàng tra cứu lịch làm việc, lên kế hoạch dài hạn
- Thời gian lưu trữ thông tin lâu dài, an toàn, dung lượng lưu trữ lớn
- Nhắc việc khi gần tới hạn
- Nhà quản lý có thể theo dõi lịch làm việc của bản thân và các thành viên trong phòng ban/dự án….
- Linh hoạt xem lịch làm việc tại bất cứ đâu trên điện thoại
Chuyển đổi số trong quản lý thời gian, quản lý lịch làm việc cũng giúp doanh nghiệp hệ thống hóa toàn bộ thông tin công việc của nhân viên, dễ dàng phân bổ nguồn lực hợp lý hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí hơn.
II. Top 11 phần mềm quản lý lịch làm việc tốt nhất hiện nay
1. MISA AMIS công việc
MISA AMIS Công việc là phần mềm quản lý lịch làm việc hiệu quả với đầy đủ tính năng, ngoài ra còn phát triển những nghiệp vụ giúp doanh nghiệp phân bổ thời gian, nguồn lực hiệu quả hơn.
Để quản lý đồng thời các công việc một cách dễ dàng, phần mềm cho phép người dùng đồng bộ công việc trên hệ thống với lịch của Google Canlendar, Icalendar, Oulook. Vì vậy, người dùng hoàn toàn có thể:
- Thêm sự kiện vào lịch làm việc để nhận thông báo trước thời hạn
- Đồng bộ nhiều công việc lên lịch để theo dõi tổng quan
Ưu điểm
- Lịch làm việc được tạo thông qua email, dễ dàng cập nhật
- Cảnh báo, nhắc việc khi đến hạn
- Tiện ích gợi ý công việc theo tính cấp thiết và quan trọng
- Template giải pháp quản lý công việc dành cho các lĩnh vực, ngành nghề khác nhau
- Thiết lập tùy biến màn hình Tổng quan với các widget
- Quản lý và nhắc lịch làm việc mọi lúc mọi nơi
- Ngôn ngữ tiếng Việt 100%
- Dùng được trên các hệ điều hành và các thiết bị khác nhau
Dưới đây là một số doanh nghiệp đã áp dụng thành công sản phẩm MISA AMIS Công Việc vào việc tạo lịch làm việc và công tác quản lý điều hành doanh nghiệp.
2. Phần mềm quản lý lịch làm việc miễn phí Trello
Trello là phần mềm quản lý lịch làm việc do công ty nước ngoài sản xuất, nó được xây dựng theo phương pháp Kanban. ứng dụng giúp người dùng có thể theo dõi được lịch, thời gian và chi tiết công việc bạn cần làm sắp tới. Nhờ đó mà không bị lỡ việc hay lãng phí thời gian.
Ưu điểm
- Thao tác dễ dàng
- Các hoạt động lặp đi lặp lại sẽ được tự động hóa
- Sử dụng trên nhiều nền tảng
- Có phiên bản miễn phí và tính phí
3. Google Calendar
Google Calendar là app lịch làm việc thuộc hệ sinh thái của Google. Ứng dụng này người dùng có thể sử dụng miễn phí bằng cách đăng nhập Gmail. Ngoài việc lưu trữ lịch làm việc mà nó còn có chức năng nhắc nhở công việc khi sắp đến hạn.
Ưu điểm
- Lưu trữ được nhiều thông tin
- Miễn phí hoàn toàn
- Dễ dàng chia sẻ với bạn bè
- Tạo công việc con dễ dàng
4. App lịch làm việc Any.do
Đây là phần mềm quản lý lịch làm việc miễn phí được khá nhiều người sử dụng và đánh giá cao, bở nó có nhiều tính năng rất nổi bật. Tại phần mềm này, người dùng chỉ cần thêm những đầu việc cần làm, hệ thống phần mềm sẽ tự động sắp xếp chúng một cách khoa học nhất. Bạn cũng có thể tạo thêm thư mục riêng để có thể dễ dàng phân biệt.
Ưu điểm
- Giao diện đơn giản, dễ thao tác và đẹp mắt
- Thông tin dễ dàng đồng bộ trên các thiết bị
- Dễ dàng đặt chế độ nhắc nhở.
5. Tick Tick
Phần mềm Tick Tick gần giống như phần mềm Todolist. Nhưng Tick Tick được tích hợp thêm bộ đếm thười gian Pomodoro. Phần mềm có cả bản miễn phí và trả phí, bản miễn phí sẽ bị giới hạn một vài tính năng hỗ trợ.
Ưu điểm
- Thông tin có thể đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị
- Dễ dàng phân công công việc và chia sẻ danh sách ở bất cứ đâu khi có internet
- Được tích hợp với Pomodoro giúp gia tăng hiệu suất làm việc.
6. ColorNote
ColorNote là app lịch làm việc có tính năng giúp tạo các ghi chú và danh sách việc cần làm. Người dùng có thể gán màu công việc để dễ dàng phân biệt. Đặc biệt những ghi chú đặc biệt bạn có thể khóa bảo vệ nếu không muốn người khác đọc.
Ưu điểm
- Dữ liệu có thể chia sẻ dễ dàng qua email và tin nhắn văn bản
- Tìm kiếm công việc một cách dễ dàng theo từ khóa
- Chọn chế đỗ em phù hợp
7. App quản lý thời gian Microsoft To Do
Microsoft To-Do là một trong những ứng dụng quản lý lịch làm việc hằng ngày miễn phí, nó có thể dễ dàng kết nối với các ứng dụng khác của Windows. Dù là ứng dụng miễn phí nhưng nó vẫn cung cấp đầy đủ những tính năng cần thiết nhất.
Ưu điểm
- Dễ dàng chia sẻ dữ liệu
- Có thể tạo thời hạn hoàn thành cho các công việc con
- Office 365 được tích hợp, giúp ứng dụng có thể dễ dàng dùng cả trên máy tính và di động.
8. App quản lý thời gian làm việc Due
Due là ứng dụng giúp theo dõi và nhắc nhở lịch làm việc liên tục theo lịch mà người dùng đã đặt ra cho đến khi hoàn thành.
Ưu điểm
- Ghi nhớ lịch làm việc trong ngày của bạn
- Dễ dàng cài đặt thời gian nhắc nhở công việc
- Nhắc nhở công việc liên tục cho đến khi hoàn thành
- Sử dụng tính năng đếm ngược, chính xác đến từng giây và phù hợp với công việc cần thời gian chính xác.
- Nhắc nhở được lặp lại hàng ngày, tuần, tháng
- Không yêu cầu kết nối internet
QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP MISA AMIS VĂN PHÒNG SỐ
9. Asana
Đây là phần mềm quản lý lịch làm việc và quản lý các dự án. Mang đến cho người dùng, doanh nghiệp sự thuận tiện khi sử dụng, không bị phân tâm có thể tập trung vào những đầu việc cần thiết. Đối với các nhóm dưới 15 người thì sẽ được sử dụng miến phí. Asana cũng là phần mềm quản lý công việc cá nhân hằng ngày được rất nhiều người dùng.
Ưu điểm
- Dễ dàng chia sẻ và khởi tạo công việc
- Nhắc nhở lịch làm việc thường xuyên
- Cập nhật và kiểm soát công việc chặt chẽ
- Có nhiều trạng thái và bộ lọc khác nhau
- Quản lý công việc theo dạng bảng
10. Wunderlist
Wunderlist là phầm mềm quản lý dự án giúp tạo và ghi chú lịch làm việc hằng ngày một cách dễ dàng nhất. Phần mềm cho phép bạn có thể cài đặt thêm hình ảnh, video, audio,..giúp việc lên kế hoạch được cụ thể hơn.
Ưu điểm
- Người dùng có thể chia nhỏ các đầu việc
- Đặt lịch cần hoàn thành công việc hằng ngày theo sở thích và nhắc nhở thường xuyên.
- Đồng bộ trên cả di động và máy tính
- Có thể trao đổi với đồng nghiệp, bạn bè một cách thuận tiện
- Ghi chú được với các tệp đính kèm như: file, hình ảnh, …
- Quản lý lịch sự kiện đã được lên sẵn
III. App quản lý lịch làm việc cần có những tính năng gì?
Một phần mềm quản lý lịch làm việc tốt cần đảm bảo các tiêu chí: Dễ sử dụng, Tính hiệu quả (đủ tính năng đáp ứng nhu cầu người dùng), tương thích trên mobile, an toàn và bảo mật, độ tin cậy cao.
1. Tính dễ sử dụng, dễ vận hành, hoạt động trơn tru
Quản lý lịch làm việc không cần đến một phần mềm chuyên môn, nghiệp vụ phức tạp. Do vậy, các chức năng của phần mềm tạo lịch làm việc nên được thiết lập đơn giản, dễ sử dụng. Đảm bảo cho cá nhân, nhóm hay tổ chức/doanh nghiệp có thể làm quen và sử dụng dễ dàng.
- Bạn có thể tự thao tác theo hướng dẫn và thành thạo sau vài lần sử dụng
- Dễ tìm kiếm và triển khai các chức năng cần thiết trong công việc
- Giao diện được bố trí khoa học, ngôn từ dễ hiểu
2. Tính hiệu quả, đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ cho người dùng
Để tối ưu hiệu quả quản lý lịch làm việc, phần mềm cần đáp ứng những tính năng sau:
- Gắn công việc với thời gian thực hiện và thời hạn hoàn thành
- Chức năng nhắc việc khi gần tới hạn
- Có thể phân chia, gắn tag mức độ ưu tiên công việc để lên kế hoạch thực hiện công việc hợp lý
- Cập nhật tiến độ thực hiện và báo cáo tiến độ công việc
- Quản lý nhiều đầu việc, dự án
Ngoài ra, với mục đích quản lý lịch làm việc của nhân viên, ngoài các chức năng kể trên, phần mềm cần:
- Đáp ứng khả năng phân quyền cho người dùng
- Giao việc và nhắc việc cho những người liên quan trong dự án của bạn
- Tự động tổng hợp tiến độ công việc cha từ những công việc con
- Báo cáo tổng hợp số lượng công việc theo từng cá nhân phụ trách
Một phần mềm quản lý thời gian làm việc làm việc đáp ứng đầy đủ tính năng kể trên sẽ giúp nhân viên tại doanh nghiệp hay freelancer quản lý thời gian chặt chẽ hơn, làm việc có quy luật hơn, tránh được những tình trạng như: quên việc, lãng phí thời gian, nước đến chân mới nhảy…
3. Phần mềm xếp lịch làm việc có khả năng làm việc trên mobile
Hãy sử dụng một phần mềm lập lịch làm việc có khả năng tương thích với nhiều thiết bị PC, laptop, tablet và mobile. Trong thời đại 4.0, di động được coi là vật bất ly thân của mỗi người. Do đó, phần mềm lịch làm việc sẽ càng tiện ích cho người dùng hơn khi phiên bản trên điện thoại, để có thể giúp cho bạn lập kế hoạch bất kỳ lúc nào.
Lưu ý, ứng dụng quản lý lịch làm việc trên điện thoại cũng cần đáp ứng đầy đủ tính năng từ giao việc, quản lý tiến độ, theo dõi lịch làm việc, mức độ quan trọng và thời hạn hoàn thành công việc trong kế hoạch của bạn.
4. App quản lý thời gian làm việc có độ bảo mật, độ tin cậy cao
Để biết phần mềm có độ tin cậy và bảo mật cao hay không, hãy xem xét đến các yếu tố kể sau:
- Có tài khoản đăng nhập riêng cho từng người dùng
- Đáp ứng các tiêu chuẩn về an toàn, bảo mật thông tin như: trung tâm dữ liệu đạt tiêu chuẩn quốc tế Tier3, tuân thủ tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO 27000, CSA STAR, tiêu chuẩn quốc tế – ISO 9000, CMMi Level 3…
- Phần mềm ít gặp lỗi hệ thống, được bảo trì và nâng cấp thường xuyên. Có đội ngũ hỗ trợ, chăm sóc khách hàng trong suốt quá trình sử dụng…
IV. Kết luận
Trên đây là top 10 phần mềm quản lý lịch làm việc được nhiều người lựa chọn sử dụng nhất. Mong rằng nó sẽ giúp bạn và doanh nghiệp của mình lựa chọn được công cụ hỗ trợ việc lên lịch làm việc phù hợp nhất.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
