Phương pháp quản lý thời gian: 7 phương pháp hiệu quả nhất

Một ngày chỉ có 24h và đa phần ai cũng muốn một ngày có nhiều thời gian hơn để hoàn thành các công việc. Nhưng Có được phương pháp quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp chúng ta hoàn thành công việc một cách nhanh chóng. Vậy làm thế nào để có thể quản lý và phân chia quỹ thời gian hợp lý?

MISA TẶNG BẠN EBOOK MIỄN PHÍ: CÁCH LẬP BẢNG KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC TIÊU CHUẨN CHO DOANH NGHIỆP 2022

I. Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thười gian có thể hiểu là cách sắp xếp và phân chia công việc cần làm với mốc thời gian cần phải hoàn thành nhất định. Việc này sẽ giúp chúng ta có thể tối ưu hiệu suất làm việc. Tùy thuộc vào mục tiêu của mình, bạn có thể dễ dàng lập kế hoạch công việc theo ngày, tuần, tháng, năm…

II. Tại sao cần quản lý thời gian trong công việc?

Khả năng quản lý thời gian thông minh là điều rất quan trọng đối với mỗi chúng ta. Sau đây là một số lợi ích của việc quản lý thời gian:

1. Gia tăng năng suất và hiệu quả công việc

Nếu quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả và đảm bảo chất lượng hơn. Với mỗi người, trong cùng một khoảng thời gian như nhau nhưng hiệu quả làm việc của mỗi người là khác nhau. Chính vì thế nếu biết cách tận dụng thời gian bạn sẽ hoàn thành được công việc một cách hiệu quả, thoải mái và đúng tiến độ. Còn ngược lại bạn sẽ hỉ “chạy đua” với công việc nếu không biết quản trị thời gian một cách hợp lý.

2. Giảm căng thẳng

Việc thiết lập và tuân theo một lịch trình công việc cụ thể giúp chúng ta giảm bớt lo lắng. 

Hãy lập danh sách “việc cần làm” và đánh dấu mỗi khi hoàn thành công việc. Bạn có thể thấy rõ ràng tiến độ mình đang đạt được . Điều này giúp bạn không còn cảm thấy căng thẳng trước các deadline.

3. Có thêm nhiều thời gian

Quản lý thời gian tốt giúp bạn có thêm thời gian để dành cho cuộc sống hàng ngày của mình.

Những người có phương pháp quản lý thời gian hiệu quả có nhiều ưu thế hơn. Họ có thêm quỹ thời gian dành cho sở thích cá nhân, hoạt động tập thể hoặc ở bên gia đình. 

4. Có thêm nhiều cơ hội

Quản lý thời gian tốt mang đến cho chúng ta nhiều cơ hội mới. Thay vì lãng phí thời gian xao nhãng, bạn có thể tập trung vào những mục tiêu cụ thể.  

Kỹ năng này là một trong những yếu tố quan trọng mà các nhà tuyển dụng tìm kiếm. Khả năng tổ chức và sắp xếp công việc hợp lý luôn dễ dàng chinh phục mọi nhà lãnh đạo. Nó cũng sẽ giúp bạn tiến xa hơn trong công việc. 

>> Xem thêm: Quản lý thời gian với Google Calendar: 15 tính năng hữu ích nhất

5.  Khả năng thực hiện mục tiêu

Những cá nhân sử dụng phương pháp quản lý thời gian thông minh thường đạt được mục tiêu dễ dàng hơn. Đặc biệt, họ sẽ hoàn thành điều đó trong một khoảng thời gian ngắn nhờ lộ trình rõ ràng.

III. Các kỹ năng cần có để quản lý và sắp xếp thời gian hiệu quả

Để sắp xếp và quản lý thời gian hiệu quản bạn nên trang bị cho mình những kỹ năng sau đây:

1. Xác định mục tiêu

Đưa ra mục tiêu có thể đạt được và đo lường được. Đồng thời, có thể đưa phương pháp SMART áp dụng để thiết lập mục tiêu. 

Phải đảm bảo rằng các mục tiêu bạn đặt ra có đầy đủ các yếu tố

• Cụ thể
• Có thể đo lường được 
• Khả thi
• Có liên quan
• Kịp thời.

2. Sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc

Phân loại công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng. Ví dụ, bạn cần cân nhắc các đầu công việc hàng ngày và xác định:

• Quan trọng và khẩn cấp: Cần  thực hiện những công việc này ngay lập tức.
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Xác định thời gian thực hiện những công việc này.
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Ủy thác những công việc này nếu có thể.
• Không khẩn cấp và không quan trọng: Hãy để những việc này sang một bên để làm sau.

Hãy tham gia bài test miễn phí về Kỹ năng lãnh đạo (Leadership Skills) để đánh giá chính xác mức độ hiểu biết và nâng cao các kỹ năng lãnh đạo của bạn ngay hôm nay!

3. Đưa ra thời gian giới hạn hoàn thành nhiệm vụ

Đặt ra quy định về thời gian để hoàn thành công việc giúp bạn tập trung và hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Bạn nên cân nhắc phương pháp quản lý thời gian như sau. 

Trước tiên, dự tính khoảng thời gian sẽ dành ra cho mỗi nhiệm vụ. Như vậy bạn có thể nhìn nhận các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng phát sinh. Lúc đó, kế hoạch đề ra biện pháp đối phó, giải quyết vấn đề sẽ trở nên tối ưu hơn. 

Ví dụ, giả sử bạn cần viết năm điều đánh giá cho một cuộc họp. Tuy nhiên, do thời gian có hạn, bạn sẽ chỉ có thể hoàn thành bốn trong số năm điều. 

Nếu bạn nhìn ra được điều này từ trước, bạn có thể dễ dàng ủy thác việc viết một trong các đánh giá cho người khác. Ngược lại, bạn sẽ rơi vào tình huống khó khăn khi không thể đạt được kết quả cuối cùng. 

4. Lựa chọn khung giờ vàng làm việc hiệu quả

Thời điểm tập trung của mỗi người sẽ khác nhau. Có người tập trung cao độ nhất vào buổi sáng, có người lại thích làm việc trong không gian ban đêm yên lặng.

Điều quan trọng là bạn phải xác định được “khung giờ vàng” của bản thần. Từ đó, bạn hãy phân bổ nhiệm vụ quan trọng vào thời điểm làm việc tốt nhất. Cách làm này giúp bạn luôn tỉnh táo, tập trung và có nhiều cảm hứng để hoàn thành nhiệm vụ.

5. Dành thời gian nghỉ giải lao giữa các nhiệm vụ

Khi thực hiện nhiều nhiệm vụ mà không có thời gian nghỉ ngơi, bạn sẽ khó tập trung và không có nhiều động lực. 

Vì vậy, hãy rèn luyện một phương pháp quản lý thời gian phù hợp. Dành ra một chút thời gian nghỉ ngơi giữa các nhiệm vụ sẽ giúp bạn giải tỏa căng thẳng. 

Một số hoạt động phân bổ thời gian bạn có thể lựa chọn là đi dạo, thiền,… Hoặc đơn giản hơn, bạn nên thưởng thức một tách cafe, trò chuyện với đồng nghiệp trước khi quay lại làm việc. 

6. Tổ chức bản thân

Sử dụng lịch của bạn để quản lý thời gian một cách lâu dài hơn. Viết ra thời hạn cho các dự án hoặc cho các nhiệm vụ là một phần của phương pháp quản lý thời gian hiệu quả. 

Hãy sắp xếp thời điểm tốt nhất để dành cho những công việc cụ thể. Ví dụ, bạn cần lên kế hoạch cho một cuộc họp để thảo luận về dòng tiền? Chắc chắn bạn phải lên lịch họp vào một ngày mà CEO công ty có thời gian rảnh.

>> Xem thêm: Top 5 công cụ quản lý thời gian hiệu quả nhất lãnh đạo và nhân viên giỏi nên biết

7. Loại bỏ những hoạt động không cần thiết

Loại bỏ các hoạt động hoặc nhiệm vụ dư thừa là một phương pháp quản lý thời gian quan trọng. 

Bạn cần xác định vị trí ưu tiên cho những hoạt động trong quỹ thời gian hiện có. Loại bỏ các nhiệm vụ không quan trọng giúp bạn có nhiều thời gian hơn để hoàn thành nhiệm vụ chính. 

8. Lên kế hoạch

Hãy chắc chắn rằng bạn bắt đầu mỗi ngày với một mục tiêu rõ ràng về những việc cần làm trong ngày hôm đó. 

Một thói quen thành công phổ biến là bạn có viết ra danh sách “việc phải làm” cho ngày làm việc tiếp theo vào hôm nay. Bằng phương pháp quản lý thời gian đó, bạn sẽ không bao giờ quên nhiệm vụ hoặc vội vàng vào buổi sáng ngày hôm sau.

Phân chia thời gian hợp lý, cập nhật tiến độ liên tục luôn là nhiệm vụ quan trọng và đầy thách thức của nhà quản lý. Chính vì vậy, bất kỳ người quản lý nào cũng cần có một bảng kế hoạch công việc khoa học để tối ưu quy trình làm việc, đảm bảo hiệu quả tối ưu. MISA TẶNG BẠN EBOOK MIỄN PHÍ: CÁCH LẬP BẢNG KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC TIÊU CHUẨN CHO DOANH NGHIỆP 2022

IV. Cách phát triển kỹ năng quản lý thời gian

1. Xây dựng lối sống gọn gàng, tối giản

Hãy dọn dẹp không gian sống, khu vực bàn làm việc và vứt bỏ những giấy tờ không quan trọng, sắp xếp file thông tin theo logic. Điều này cho phép bạn dễ dàng tìm thấy những tài liệu cần thiết nhanh chóng hơn.

Việc đơn giản hóa cuộc sống cũng giúp bạn giảm thiểu những nhân tố gây nhiễu. Các công việc cần quản lý trở nên rõ ràng, không còn cần tốn nhiều thời gian sắp xếp.

2. Tận dụng thời gian trống một cách thông minh

Đối với những người thực sự bận rộng, tận thời gian nghỉ trong lịch trình cũng là một phương pháp hữu hiệu để tối ưu năng suất. Ví dụ, trong thời gian di chuyển đến chỗ làm, bạn có thể nghe thêm bản tin buổi sáng hoặc các báo cáo chuyên môn.

Bạn hoàn toàn có thể tìm thấy thời gian trống trong lịch trình dày đặc. Nếu biết cách tận dụng hài hòa, bạn không chỉ làm được nhiều việc hơn mà còn bổ sung thêm các kiến thức, thông tin quan trọng.

3. Tuân thủ nguyên tắc không trì hoãn

Tất cả các phương pháp quản lý thời gian sẽ trở nên vô nghĩa khi bạn liên tục trì hoãn công việc. Sự chần chừ chỉ gây nên tình trạng quên việc, giảm năng suất và căng thẳng vì chưa hoàn thiện mục tiêu.

Ngược lại, sau khi hoàn thành công việc đúng hạn, bạn sẽ có thêm nhiều động lực, tiếp tục lên kế hoạch để cải tiến. Kỹ năng quản lý thời gian cũng được mài dũa, nâng cao hơn mỗi ngày.

V. Phương quản quản lý thời gian của những người thành công

Trên thực tế, những người thành công đều biết cách sử dụng thời gian hợp lý. Chúng ta có thể học hỏi kỹ năng này. Một số phương pháp quản trị thời gian được người thành đạt sử dụng là:

1. Phương pháp quản lý thời gian M.I.T. (Most Important Tasks)

Most Important Tasks sẽ tập trung vào một số việc quan trọng nhất cần làm trong ngày. Phương pháp này sẽ hỗ trợ bạn phân chia công việc hợp lý để tiết kiệm thời gian. Những công việc ưu tiên nên thuộc nhóm Khẩn cấp & quan trọng ở trong Ma Trận Eisenhower.

2. Phương pháp Pomodoro

Phương pháp Pomodoro sẽ giúp bạn tập trung trong công việc. Cụ thể, bạn sẽ làm việc theo chu trình làm 25 phút sau đó nghỉ 5 phút và lặp lại quá trình đó. Theo nghiên cứu, cách này sẽ tạo áp lực thời gian để bạn chú ý làm việc. Ngoài ra, thời gian nghỉ ngơi hợp lý sẽ có ích cho sức khỏe và cho bạn cảm giác thư giãn.

3. Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower

Ma Trận Eisenhower là một mô hình bao gồm có 4 tiêu chí: Khẩn cấp và không khẩn cấp; Quan trọng và không quan trọng. Bạn nên sắp xếp công việc dựa theo mô hình này để ưu tiên các công việc quan trọng cần phải thực hiện ngay. Ma trận này sẽ hỗ trợ việc ra quyết định và sử dụng thời gian hiệu quả.

4. Phương pháp The 2-Minute Rule

Quy tắc này đã được tác giả David Allen đề cập trong cuốn Getting Things Done. Nội dung của phương pháp này là bạn không nên trì hoãn những việc có thể làm dưới 2 phút. Ngay lúc này, bạn thử liệt kê và làm ngay những việc có thể thực hiện trong vòng 2 phút nhé!

5. Phương pháp Batching (Làm theo nhóm)

Batching là phương pháp được Tim Farris viết trong cuốn sách “Tuần làm việc 4 giờ” Phương pháp này khuyên bạn làm theo nhóm đối với những việc không quan trọng, chưa cần thiết.

VI. Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả cho doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp, sắp xếp thời gian thông minh sẽ đem đến nhiều lợi ích. Nội dung dưới đây sẽ chia sẻ các phương pháp phân chia thời gian hợp lý trong tổ chức. Bạn tham khảo ngay nhé!

1. Quy tắc 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)

Bí quyết của quy tắc 4D là giải quyết công việc này trước khi làm việc khác. Phương pháp 4D bao gồm 4 yếu tố. Cụ thể:

• Do: Yêu cầu bạn thực hiện công việc quan trọng ngay trước mắt.
• Dump: Là cách tiết kiệm thời gian khi từ bỏ những công việc vô nghĩa.
• Delegate Là giao việc cho người làm tốt hơn.
• Defer: Lập danh sách công việc phải trì hoãn lại.

2. Nguyên tắc 80/20 (Pareto)

Nhìn chung, nguyên tắc này nhấn mạnh 80% thành quả sẽ được tạo ra bởi 20% đóng góp. Chính vì vậy, bạn nên áp dụng phương pháp này để xác định 20% công việc ưu tiên để dẫn đến kết quả tốt nhất. Nguyên tắc Pareto sẽ tập trung vào các công việc cụ thể, do đó việc sử dụng thời gian sẽ hiệu quả hơn.

3. Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10

Đây cũng là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả cũng như doanh nghiệp hợp lý. Áp dụng quy tắc 40 – 30 – 20 – 10, bạn nên dành 40% thời gian để làm những việc quan trọng nhất, 30% thời gian thực hiện những việc quan trọng thứ hai. Tiếp theo, bạn dành 20% thời gian để làm những việc quan trọng thứ ba và 10% thời gian thực hiện tất cả mọi thứ kết hợp lại.

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

VII. Cách quản lý thời gian hiệu quả làm việc tại nơi công sở

Bạn nên áp dụng các bí quyết để tận dụng thời gian hiệu quả. Đặc biệt, môi trường công sở sẽ có khối lượng công việc lớn và áp lực về thời gian. Do đó, bạn cần chú ý sắp xếp, quản lý công việc cho phù hợp.

1. Sắp xếp và chia nhỏ công việc

Tốt hơn hết, bạn nên sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên thực hiện. Ngoài ra, bạn có thể chia mục tiêu lớn thành các nhiệm vụ nhỏ. Việc hoàn thành từng bước sẽ giúp tối ưu hóa năng suất và khiến bạn làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả hơn.

2. Bố trí không gian làm việc ngăn nắp

Có thể bạn không quá chú ý vào điều này! Tuy nhiên, không gian làm việc sẽ ảnh hưởng tới mức độ tập trung của bạn đấy! Những vật dụng trên bàn hoặc giấy tờ vứt lung tung sẽ khiến bạn phải bận tâm. Do đó bạn nên dành thời gian để bố trí lại bàn làm việc nhé!

3. Ghi chú các công việc rõ ràng

Bạn sẽ làm việc chuyên nghiệp và khoa học hơn nếu ghi chú rõ ràng các công việc cần thực hiện. Hơn nữa, ghi chú rõ ràng sẽ giúp bạn gia tăng động lực hoàn thành nhiệm vụ. Ngoài ra, bạn sẽ không bao giờ bỏ quên công việc hoặc trễ deadline nếu như đã ghi chú đầy đủ, cụ thể.

4. Rèn luyện cải thiện các kỹ năng

Bên cạnh kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, bạn nên rèn luyện các kỹ năng văn phòng khác. Gõ bằng 10 ngón sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian. Sử dụng công cụ hỗ trợ hoặc nắm rõ cách tìm kiếm thông tin cũng góp phần nâng cao năng suất làm việc. Ngoài ra, các kỹ năng chuyên môn cao sẽ hỗ trợ bạn giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.

5. Sử dụng phần mềm quản lý công việc

Hiện nay, phần mềm quản lý công việc rất phổ biến. Do đó, bạn hoàn toàn có thể sử dụng các ứng dụng quản lý công việc để tiết kiệm thời gian. Một trong các phần mềm bạn nên dùng thử đó là MISA AMIS công việc

Công cụ này cho phép bạn thiết lập công việc và quản lý các nhiệm vụ hoàn thành trong ngày một cách hiệu quả. Qua đó, bạn có thể bố trí thời gian sao cho tối ưu nhất để công việc hoàn thành đúng hạn. Ngoài ra, bạn có thể check-in hoặc Check-out công việc với team, công ty dễ dàng. Ứng dụng còn có chức năng thống kê kết quả công việc cá nhân, phòng ban, đội nhóm để bạn lấy đó làm động lực cho các task tiếp theo.

Cải thiện tình trạng làm việc kém, nâng cao quy trình làm việc rõ ràng, tăng năng suất công việc hiệu quả với AMIS Công việc

VIII. Lời kết

Thời gian là thứ vô cùng quý giá trong cuộc sống, và quản lý thời gian là việc không phải ai cũng làm được và làm đúng. Hy vọng với những thông tin hữu ích bên trên sẽ giúp các bạn có thể tìm cho mình một phương pháp quản lý thời gian phù hợp. Đừng quên theo dõi Misa Amis để trang bị cho mình thêm kiến thức quản lý công việc bổ ích khác.

.

 

 336