Có được phương pháp quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp chúng ta hoàn thành công việc một cách nhanh chóng. Vậy làm thế nào để có thể quản lý và phân chia quỹ thời gian hợp lý?
I. Quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và kiểm soát thời gian dành cho những hoạt động cụ thể. Việc quản lý thời gian hợp lý giúp một cá nhân có thể hoàn thành nhiều hoạt động trong khoảng thời gian ngắn. Phương pháp quản lý thời gian cũng giúp mọi người giảm căng thẳng, tăng năng suất.
II. Quản lý thời gian có những lợi ích gì?
Khả năng quản lý thời gian thông minh là điều rất quan trọng đối với mỗi chúng ta. Sau đây là một số lợi ích của việc quản lý thời gian:
1. Giảm căng thẳng
Việc thiết lập và tuân theo một lịch trình công việc cụ thể giúp chúng ta giảm bớt lo lắng.
Hãy lập danh sách “việc cần làm” và đánh dấu mỗi khi hoàn thành công việc. Bạn có thể thấy rõ ràng tiến độ mình đang đạt được . Điều này giúp bạn không còn cảm thấy căng thẳng trước các deadline.
2. Có thêm nhiều thời gian
Quản lý thời gian tốt giúp bạn có thêm thời gian để dành cho cuộc sống hàng ngày của mình.
Những người có phương pháp quản lý thời gian hiệu quả có nhiều ưu thế hơn. Họ có thêm quỹ thời gian dành cho sở thích cá nhân, hoạt động tập thể hoặc ở bên gia đình.
3. Có thêm nhiều cơ hội
Quản lý thời gian tốt mang đến cho chúng ta nhiều cơ hội mới. Thay vì lãng phí thời gian xao nhãng, bạn có thể tập trung vào những mục tiêu cụ thể.
Kỹ năng này là một trong những yếu tố quan trọng mà các nhà tuyển dụng tìm kiếm. Khả năng tổ chức và sắp xếp công việc hợp lý luôn dễ dàng chinh phục mọi nhà lãnh đạo. Nó cũng sẽ giúp bạn tiến xa hơn trong công việc.
>> Xem thêm: Quản lý thời gian với Google Calendar: 15 tính năng hữu ích nhất
4. Khả năng thực hiện mục tiêu
Những cá nhân sử dụng phương pháp quản lý thời gian thông minh thường đạt được mục tiêu dễ dàng hơn. Đặc biệt, họ sẽ hoàn thành điều đó trong một khoảng thời gian ngắn nhờ lộ trình rõ ràng.
III. Những tác động của việc quản lý thời gian không hiệu quả
Chúng ta cũng hãy xem xét hậu quả của việc quản lý thời gian không hiệu quả.
1. Quy trình làm việc kém
Không có phương pháp quản lý thời gian để bám sát mục tiêu sẽ dẫn đến hiệu quả công việc kém. Điển hình như nếu có một số nhiệm vụ quan trọng giao đến, bạn sẽ lên kế hoạch để thực hiện.
Tuy nhiên, nếu bạn không lập kế hoạch trước, bạn có thể sẽ bị bối rối trong quá trình thực hiện công việc của mình. Điều đó sẽ dẫn đến hiệu quả và năng suất làm việc bị giảm sút.
Cải thiện tình trạng làm việc kém, nâng cao quy trình làm việc rõ ràng, tăng năng suất công việc hiệu quả với AMIS Công việc
ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ 15 NGÀY MIỄN PHÍ
2. Lãng phí thời gian
Phương pháp quản lý thời gian kém dẫn đến việc lãng phí thời gian. Có vô vàn ứng dụng gây xao nhãng khi bạn bắt đầu làm việc. Thậm chí những công việc nhà xung quanh cũng có thể khiến bạn mất tập trung.
3. Mất kiểm soát
Khi không biết nhiệm vụ tiếp theo là gì, bạn sẽ mất kiểm soát trong cuộc sống của mình. Xu hướng này góp phần làm tăng mức độ căng thẳng và lo lắng.
4. Chất lượng công việc kém
Do thiếu phương pháp quản lý thời gian hợp lý, lượng công việc của bạn sẽ thường bị quá tải. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuối cùng.
Một công việc được hoàn thành gấp rút vào cuối chắc chắn không thể hoàn hảo và chỉnh chu. Đây thực sự là một trong những điểm tối kỵ trong công việc.
>> Quản lý thời gian hiệu quả hơn với phương pháp Pomodoro
5. Suy giảm danh tiếng
Kết quả tất yếu khi quản lý thời gian kém là bạn sẽ đánh mất sự uy tín. Nếu không thể đáp ứng được công việc một cách kịp thời, chính xác thì danh tiếng của bạn sẽ đi xuống.
Trong kinh doanh, khách hàng, đối tác luôn có thể lựa chọn những đối thủ khác của bạn. Trong môi trường công sở, lãnh đạo và đồng nghiệp sẽ không muốn hợp tác với bạn.
IV. 7 phương pháp quản lý thời gian hiệu quả
Nhận thức được tầm quan trọng của phương pháp quản lý thời gian, hãy xây dựng những thói quen tốt ngay hôm nay.
1. Xác định mục tiêu
Đưa ra mục tiêu có thể đạt được và đo lường được. Đồng thời, có thể đưa phương pháp SMART áp dụng để thiết lập mục tiêu.
Phải đảm bảo rằng các mục tiêu bạn đặt ra có đầy đủ các yếu tố
- Cụ thể
- Có thể đo lường được
- Khả thi
- Có liên quan
- Kịp thời.
2. Sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc
Phân loại công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng. Ví dụ, bạn cần cân nhắc các đầu công việc hàng ngày và xác định:
- Quan trọng và khẩn cấp: Cần thực hiện những công việc này ngay lập tức.
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Xác định thời gian thực hiện những công việc này.
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Ủy thác những công việc này nếu có thể.
- Không khẩn cấp và không quan trọng: Hãy để những việc này sang một bên để làm sau.
QUẢN LÝ VÀ GIỚI HẠN HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC CHO NHÂN VIÊN HIỆU QUẢ VỚI AMIS CÔNG VIỆC
3. Đưa ra thời gian giới hạn hoàn thành nhiệm vụ
Đặt ra quy định về thời gian để hoàn thành công việc giúp bạn tập trung và hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Bạn nên cân nhắc phương pháp quản lý thời gian như sau.
Trước tiên, dự tính khoảng thời gian sẽ dành ra cho mỗi nhiệm vụ. Như vậy bạn có thể nhìn nhận các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng phát sinh. Lúc đó, kế hoạch đề ra biện pháp đối phó, giải quyết vấn đề sẽ trở nên tối ưu hơn.
Ví dụ, giả sử bạn cần viết năm điều đánh giá cho một cuộc họp. Tuy nhiên, do thời gian có hạn, bạn sẽ chỉ có thể hoàn thành bốn trong số năm điều.
Nếu bạn nhìn ra được điều này từ trước, bạn có thể dễ dàng ủy thác việc viết một trong các đánh giá cho người khác. Ngược lại, bạn sẽ rơi vào tình huống khó khăn khi không thể đạt được kết quả cuối cùng.
4. Dành thời gian nghỉ giải lao giữa các nhiệm vụ
Khi thực hiện nhiều nhiệm vụ mà không có thời gian nghỉ ngơi, bạn sẽ khó tập trung và không có nhiều động lực.
Vì vậy, hãy rèn luyện một phương pháp quản lý thời gian phù hợp. Dành ra một chút thời gian nghỉ ngơi giữa các nhiệm vụ sẽ giúp bạn giải tỏa căng thẳng.
Một số hoạt động phân bổ thời gian bạn có thể lựa chọn là đi dạo, thiền,… Hoặc đơn giản hơn, bạn nên thưởng thức một tách cafe, trò chuyện với đồng nghiệp trước khi quay lại làm việc.
5. Tổ chức bản thân
Sử dụng lịch của bạn để quản lý thời gian một cách lâu dài hơn. Viết ra thời hạn cho các dự án hoặc cho các nhiệm vụ là một phần của phương pháp quản lý thời gian hiệu quả.
Hãy sắp xếp thời điểm tốt nhất để dành cho những công việc cụ thể. Ví dụ, bạn cần lên kế hoạch cho một cuộc họp để thảo luận về dòng tiền? Chắc chắn bạn phải lên lịch họp vào một ngày mà CEO công ty có thời gian rảnh.
>> Xem thêm: Top 5 công cụ quản lý thời gian hiệu quả nhất lãnh đạo và nhân viên giỏi nên biết
6. Loại bỏ những hoạt động không cần thiết
Loại bỏ các hoạt động hoặc nhiệm vụ dư thừa là một phương pháp quản lý thời gian quan trọng.
Bạn cần xác định vị trí ưu tiên cho những hoạt động trong quỹ thời gian hiện có. Loại bỏ các nhiệm vụ không quan trọng giúp bạn có nhiều thời gian hơn để hoàn thành nhiệm vụ chính.
7. Lên kế hoạch
Hãy chắc chắn rằng bạn bắt đầu mỗi ngày với một mục tiêu rõ ràng về những việc cần làm trong ngày hôm đó.
Một thói quen thành công phổ biến là bạn có viết ra danh sách “việc phải làm” cho ngày làm việc tiếp theo vào hôm nay. Bằng phương pháp quản lý thời gian đó, bạn sẽ không bao giờ quên nhiệm vụ hoặc vội vàng vào buổi sáng ngày hôm sau.
V. Lời kết
Thời gian là thứ vô cùng quý giá trong cuộc sống, và quản lý thời gian là việc không phải ai cũng làm được và làm đúng.
Hy vọng với những thông tin hữu ích bên trên sẽ giúp các bạn có thể tìm cho mình một phương pháp quản lý thời gian phù hợp. Đừng quên theo dõi Misa Amis để trang bị cho mình thêm kiến thức quản lý công việc bổ ích khác.
Phương pháp QUẢN LÝ THỜI GIAN THÔNG MINH HIỆU QUẢ HƠN VỚI AMIS CÔNG VIỆC
