Bí quyết nâng cao kỹ năng lập và quản lý hồ sơ ngay hôm nay

Quản lý hồ sơ là một trong những công việc quan trọng, xuyên suốt mọi hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc thiếu kỹ năng lập và quản lý hồ sơ sẽ khiến công tác này trở nên nặng nề, phức tạp và tốn kém nhiều thời gian, chi phí. 

Do đó, đừng bỏ qua bài viết dưới đây để nắm được quy trình lưu trữ, theo dõi và tra cứu tài liệu chuẩn xác, phục vụ công việc nhanh hơn. 

I. Đối tượng cần trang bị kỹ năng lập và quản lý hồ sơ

Trong môi trường làm việc hiện đại, kỹ năng lập và quản lý hồ sơ được xem là yêu cầu cơ bản, thiết yếu của những vị trí sau:

1. Nhân viên văn phòng

Những người chịu trách nhiệm về việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ trong công ty. Mỗi nhân viên đều cần có khả năng tổ chức, phân loại và bảo quản hồ sơ an toàn. Họ cũng cần biết cách tìm kiếm, truy cập thông tin từ hồ sơ một cách nhanh chóng, chính xác để hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.

2. Quản lý cấp trung

Quản lý cấp trung có trách nhiệm giám sát, điều hành các dự án, đội nhóm hoặc phòng ban. Kỹ năng lập và quản lý hồ sơ giúp họ xây dựng và duy trì hệ thống hồ sơ theo logic, giúp quản lý thông tin, tài liệu cùng dữ liệu liên quan đến dự án hoặc phòng ban hiệu quả. 

Điều này cũng đảm bảo rằng các thông tin kinh doanh được bảo mật chặt chẽ. Chỉ những người được giao nhiệm vụ mới có quyền tiếp cận hồ sơ.

3. Doanh nhân và chủ doanh nghiệp

Đối với những người tự kinh doanh hoặc quản lý doanh nghiệp của mình, họ chắc chắn phải tổ chức, quản lý các hồ sơ theo hệ thống. 

Các thông tin cần theo dõi bao gồm danh sách khách hàng, nhà cung cấp, hợp đồng và tài liệu pháp lý. Kỹ năng lập và quản lý hồ sơ giúp họ duy trì sự minh bạch, rõ ràng trong hoạt động kinh doanh và đáp ứng các yêu cầu pháp lý, phục vụ khách hàng tận tâm. 

II. Quy trình quản lý và lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp 

Quy trình quản lý và lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp đảm bảo sự tổ chức và tiện lợi trong việc truy xuất thông tin. Các bước trong quy trình quản lý là:

1. Xác định hồ sơ cần lưu trữ

Đầu tiên, doanh nghiệp cần phân loại các hồ sơ theo từng danh mục và loại hồ sơ khác nhau. Việc này giúp người quản lý xác định được vị trí, mục đích sử dụng và mức độ quan trọng khi lưu trữ. Những hồ sơ không quan trọng, chỉ mang tính thông báo có thể bị loại bỏ sau một thời gian theo dõi. 

Một số kỹ năng quản lý hồ sơ: phân loại theo thông tin khách hàng, dự án, sản phẩm, hoặc theo các loại định dạng hợp đồng, báo cáo, giấy tờ pháp lý.

2. Thiết lập hệ thống lưu trữ

Tiếp theo, doanh nghiệp lựa chọn phương pháp lưu trữ và tổ chức hồ sơ. Có nhiều phương pháp khác nhau như hệ thống số hoá, hệ thống tệp tin truyền thống, hệ thống phân loại dựa trên danh mục. 

Doanh nghiệp không bắt buộc phải lựa chọn một hệ thống quá phức tạp. Thay vào đó, người quản lý nên ứng dụng phương pháp phù hợp với tổ chức và quy mô của doanh nghiệp.

3. Đánh số và đặt tên hồ sơ

Cách thức đánh số và đặt tên hồ sơ cần được thống nhất để áp dụng đồng bộ cho tất cả các phòng ban, tạo ra tính nhất quán. Trong quá trình làm việc, người dùng cũng dễ dàng trong việc tìm kiếm và truy cập hồ sơ. 

Cụ thể, người quản lý có thể sử dụng mã số hoặc chuỗi ký tự để đánh số và đặt tên các hồ sơ: 

• Sử dụng số thứ tự: Đánh số các hồ sơ theo trình tự tạo ra hoặc theo thứ tự thời gian.
• Sử dụng mã số: Sử dụng mã số duy nhất hoặc mã định danh để đánh số các hồ sơ. Mã số có thể bao gồm các yếu tố như ngày tháng, phân loại hoặc mã đơn vị.
• Sử dụng mô tả: Đặt tên hồ sơ dựa trên mô tả ngắn gọn và rõ ràng về nội dung. Ví dụ, “Hồ sơ đề xuất dự án ABC”, “Hồ sơ hợp đồng XYZ”.
• Sử dụng mã quy ước: Sử dụng các quy ước đặt tên chuẩn trong tổ chức của bạn. Ví dụ, mã “YYYYMMDD-ABC-001” với YYYY là năm, MM là tháng, DD là ngày, ABC là mã dự án, 001 là số thứ tự.
• Sử dụng phân loại: Đặt tên hồ sơ dựa trên phân loại hoặc chủ đề của chúng như “Hồ sơ nhân sự”, “Hồ sơ tài chính”.

4. Xác định quyền truy cập

Việc xác định nhân sự có quyền truy cập và chỉnh sửa các hồ sơ là ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp nếu muốn đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin. Người quản lý cần xác định rõ ràng các vai trò và quyền hạn của từng người trong việc truy cập, xử lý hồ sơ. 

Thông thường, chỉ nhân viên có nhiệm vụ liên quan hoặc ban lãnh đạo mới được phép truy cập và chỉnh sửa các hồ sơ, báo cáo và nghiên cứu quan trọng.

5. Sao lưu và bảo vệ hồ sơ

Cuối cùng, doanh nghiệp nên thực hiện quy trình sao lưu định kỳ nhằm bảo vệ hồ sơ khỏi mất mát, hư hỏng. Sao lưu định kỳ cho phép tổ chức giữ gìn các tài liệu an toàn, đồng thời có thể khôi phục khi cần thiết. 

III. Cách thức cải thiện kỹ năng quản lý hồ sơ

Để cải thiện kỹ năng quản lý hồ sơ, người quản lý cần lưu ý những hoạt động dưới đây:

1. Xác định mục tiêu và ưu tiên

Xác định rõ mục tiêu của việc quản lý hồ sơ như tăng cường tính tổ chức, tăng hiệu suất tìm kiếm thông tin, hoặc nâng cao mức độ bảo mật. Sau đó, ưu tiên các mục tiêu đó để tập trung tối ưu những nội dung quan trọng nhất.

2. Thiết lập hệ thống phù hợp

Lựa chọn hệ thống lưu trữ và tổ chức hồ sơ phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Xác định các công cụ và phần mềm hỗ trợ quản lý hồ sơ mà tổ chức có thể sử dụng. Chẳng hạn như hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) hoặc hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM). 

Hãy đảm bảo rằng hệ thống được lựa chọn có khả năng hỗ trợ việc tìm kiếm, phân loại và bảo mật hồ sơ chặt chẽ.

3. Thiết lập tiêu chuẩn đánh số và đặt tên

Doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống tiêu chuẩn cho việc đánh số và đặt tên hồ sơ ngay từ đầu. Điều này tạo ra sự nhất quán, nhân viên dễ dàng trong việc tìm kiếm và truy xuất thông tin. 

Người quản lý truyền thông hệ thống tiêu chuẩn này ngay từ khi tiếp nhận nhân sự mới. Bằng cách này, quy chuẩn quản lý chung được áp dụng rộng rãi trong toàn bộ tổ chức, các thành viên đều nắm rõ.

4. Đào tạo và nâng cao kỹ năng

Đào tạo và nâng cao kỹ năng quản lý hồ sơ cho bản thân và nhóm là nhiệm vụ cần thực hiện thường xuyên. Người quản lý cùng đội ngũ phải hiểu rõ về quy trình quản lý hồ sơ, sử dụng thành thạo công cụ và ứng dụng phương pháp tốt nhất trong việc tổ chức và quản lý hồ sơ.

5. Tạo ra quy trình làm việc rõ ràng 

Thiết lập các quy trình làm việc rõ ràng và minh bạch để đảm bảo việc lưu trữ, quản lý diễn ra trơn tru. Doanh nghiệp không chỉ thiết lập các bước cụ thể trong việc tạo, xem xét, cập nhật, xóa hồ sơ mà còn phải giám sát mức độ tuân thủ của nhân sự. 

6. Đánh giá và cải tiến liên tục

Đánh giá hiệu quả của quy trình quản lý hồ sơ và liên tục tìm kiếm cách thức cải tiến. Hoạt động này bao gồm việc thu thập ý kiến từ nhân viên và người dùng về hệ thống quản lý hồ sơ, cân nhắc các thay đổi cần thiết để cải thiện hiệu quả và tối ưu quy trình.

7. Bảo mật thông tin

Quản lý hồ sơ đòi hỏi người quản lý quan tâm đến vấn đề bảo mật thông tin. Doanh nghiệp phải triển khai các biện pháp bảo mật vật lý và kỹ thuật, sao lưu dữ liệu và bảo vệ chống mất mát dữ liệu.

8. Sử dụng phần mềm quản lý văn bản

Sử dụng các công cụ và phần mềm quản lý văn cho phép doanh nghiệp chia sẻ và truy cập thông tin một cách dễ dàng, nhanh chóng, từ việc sử dụng hệ thống lưu trữ đến việc chuyển giao các văn bản đến, văn bản đi hàng ngày. 

IV. Phần mềm lưu trữ văn thư tốt nhất cho doanh nghiệp

MISA AMIS Văn thư là giải pháp quản lý công văn, tài liệu, hồ sơ đơn giản và thông minh cho doanh nghiệp. Phần mềm cho phép doanh nghiệp thiết lập quy trình quản lý văn bản đến và đi một cách nhanh chóng. 

Với văn bản đến, bộ phận Văn thư sẽ đăng ký và luân chuyển văn bản để lãnh đạo hoặc chuyên viên xử lý. Đối với văn bản đi, bộ phận Văn thư sẽ đăng ký văn bản đi để quản lý danh mục tài liệu một cách đầy đủ và khoa học.

MISA AMIS Văn thư cung cấp tính năng báo cáo giúp người dùng xem nhanh báo cáo theo tình trạng xử lý, mức độ bảo mật và mức độ khẩn cấp. Điều này giúp người quản lý không bỏ sót thông tin quan trọng và ưu tiên xử lý các công việc ưu tiên.

Ngoài những tính năng trên, MISA AMIS Văn thư hỗ trợ người dùng tìm kiếm và lọc nhanh văn bản theo từ khóa, xem lại nhật ký hoạt động để tra soát luồng luân chuyển văn bản và bình luận trực tiếp để trao đổi về văn bản hoặc các công việc liên quan.

Hiện nay, MISA AMIS Văn thư được tích hợp trong bộ giải pháp toàn diện MISA AMIS Văn phòng số giúp tối ưu hoá vận hành cho mọi doanh nghiệp. Khi kết hợp với các phần mềm quản lý giao việc, quy trình và ký duyệt từ xa, quy trình kinh doanh sẽ trở nên tinh gọn, năng suất hơn.

V. Kết luận

Trên đây là quy trình và 8 cách thức cải thiện kỹ năng lập và quản lý hồ sơ để giúp doanh nghiệp cải thiện công tác lưu trữ, sử dụng tài liệu, văn bản hiệu quả. Trong đó, việc ứng dụng các công nghệ hiện đại vào đổi mới cách thức quản lý là phương pháp hàng đầu cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức, tận dụng tối đa nguồn lực bên trong.