Quản lý - điều hành Kiến thức quản trị Mục tiêu Smart là gì? Quy tắc Smart trong kinh doanh

Mục tiêu Smart là gì? Quy tắc Smart trong kinh doanh

Nguyên tắc SMART đã và đang được nhiều công ty áp dụng để thiết lập mục tiêu phát triển cho doanh nghiệp. Vậy, mục tiêu SMART là gì? Áp dụng công thức SMART như thế nào? Cách thiết lập quy tắc SMART phù hợp với công ty? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Quy tắc SMART được nhiều công ty áp dụng để thiết lập mục tiêu
Quy tắc SMART được nhiều công ty áp dụng để thiết lập mục tiêu

I. Mục tiêu Smart là gì?

Đặt mục tiêu trong kinh doanh có vai trò rất quan trọng giúp doanh nghiệp định hướng, tập trung và mang lại nguồn động lực phát triển cho nhân viên. Vậy, thiết lập mục tiêu thế nào cho đúng? Một trong những nguyên tắc đặt mục tiêu đang được nhiều công ty áp dụng đó chính là quy tắc SMART.

Mục tiêu SMART lần đầu tiên được George T. Doran nhắc đến trong ấn bản “Management Review” phát hành vào tháng 11 năm 1981. Sau đó, nguyên tắc này lại được Giáo sư Robert S. Rubin thuộc Đại học Saint Louis nghiên cứu và công bố trên báo chí. Peter Drucker trong “Lý thuyết quản lý theo mục tiêu” cũng có đề cập đến công thức SMART này như một “kim chỉ nam” để thiết lập mục tiêu sao cho thông minh và hiệu quả.

Mục tiêu SMART 5 tiêu chí
Mục tiêu theo nguyên tắc SMART phải thỏa mãn 5 tiêu chí

Trải qua nhiều quá trình định hình, nghiên cứu và phát triển, tiêu chuẩn SMART đã và đang được ứng dụng như một khung hướng dẫn giúp đề ra mục tiêu. Vậy, mục tiêu SMART là gì? SMART là từ viết tắt Tiếng Anh của Specific – Measurable – Achievable – Realistic – Time bound. Khi áp dụng SMART, mục tiêu của bạn phải thỏa mãn cả 5 yếu tố này. Cụ thể như sau:

  • S – Specific: Mục tiêu của bạn phải cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu.
  • M – Measurable: Mục tiêu phải đo đếm được bằng thông số nhất định.
  • A – Achievable: Mục tiêu phải có tính khả thi.
  • R – Realistic: Mục tiêu phải thực tế, không viển vông.
  • T – Time bond: Thời gian đạt được mục tiêu đề ra.

Mời bạn đăng ký nhận ngay Ebook miỄn phí: Kiến thức cần biết về Thiết lập mục tiêu dành cho Start-up và doanh nghiệp nhỏ

II. Nguyên tắc đặt mục tiêu Smart trong kinh doanh

Sau khi đã hiểu được khái niệm mục tiêu SMART là gì, hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về 5 yếu tố cấu thành nên nguyên tắc SMART ở phần dưới đây nhé:

1. Mục tiêu phải cụ thể – Specific

1.1. Cách đặt mục tiêu cụ thể

Nguyên tắc đầu tiên của SMART là mục tiêu của bạn phải thật cụ thể (Specific). Khi đặt mục tiêu, hãy hình dung một cách rõ ràng nhất những điều mà bạn muốn hoàn thành. Mục tiêu nên được cụ thể và nổi bật trên bản kế hoạch.

 

Mục tiêu doanh nghiệp đặt ra cần phải cụ thể
Mục tiêu doanh nghiệp đặt ra cần phải cụ thể, rõ ràng

Như vậy, nó sẽ giúp định hướng hành động không chỉ cho bạn mà còn cho cả đồng đội và nhân viên của mình. Bộ câu hỏi 5W sẽ giúp bạn cụ thể hóa mục tiêu của mình như sau:

  • What: Điều bạn muốn đạt được là gì?
  • Who: Những ai tham gia thực hiện mục tiêu này?
  • Where: Thực hiện mục tiêu này ở đâu?
  • When: Hoàn thành mục tiêu trong thời gian bao lâu? Khi nào thì bắt đầu?
  • Why: Tại sao bạn muốn đạt được điều này?

Cụ thể hóa để doanh nghiệp không bị chệch hướng trên con đường phấn đấu vì mục tiêu lớn. Không nên dùng những từ ngữ mang tính chung chung như: “Càng sớm càng tốt”, “thực hiện kế hoạch A tốt nhất”, “ngân sách tiết kiệm nhất”,…

Người quản lý cần gắn mục tiêu với những con số cụ thể, từ ngữ rõ ràng, định lượng được. Như vậy, bạn mới có thể cho mình cái nhìn chính xác nhất về mục tiêu mà mình đề ra.

1.2. Ví dụ về mục tiêu cụ thể trong doanh nghiệp

Ví dụ, doanh nghiệp nên đặt ra các mục tiêu Specific như:

  • Tiết kiệm ít nhất 7% tổng chi phí văn phòng trong năm 2022 so với năm 2021.
  • Kết quả tuyển dụng đạt ít nhất 90% vị trí đăng tuyển và đúng hạn (trước ngày DD/MM/YYYY).
  • Mục tiêu đạt doanh số kinh doanh quý 1 năm 2022 vượt 10% so với cùng kỳ năm trước.

>> Xem thêm: Thiết lập mục tiêu kinh doanh là gì? Phương pháp thiết lập hiệu quả nhất

2. Mục tiêu phải đo lường được – Measurable

2.1. Cách đặt mục tiêu có thể đo lường

Mục tiêu của bạn cần phải gắn với những số liệu cụ thể. Bởi lẽ, những con số này sẽ giúp bạn đo lường tiến độ thực hiện mục tiêu của mình.

Để làm được điều này, bạn cần trả lời câu hỏi 1H (How much hoặc How many). Câu hỏi này sẽ xác định điểm ngưỡng giới hạn cụ thể mà tại đó, mục tiêu của bạn được hoàn thành.

Mục tiêu cần đo lường được
Mục tiêu của bạn cần có những con số cụ thể để đo lường tiến độ thực hiện

Khi bạn trả lời được câu hỏi trên, mục tiêu SMART sẽ được định hình rõ ràng hơn bao giờ hết. Một bảng trắng đặt tại văn phòng có thể nhắc nhở bạn và đồng đội của mình về mục tiêu mà công ty cần đạt được.

Nhìn vào những con số, bạn biết rằng mình có đang thực hiện mục tiêu như kỳ vọng hay không. Đồng thời, nhà quản lý cũng lường trước lộ trình hành động và rủi ro có thể gặp phải khi thực hiện mục tiêu của mình.

2.2. Ví dụ thực tế về mục tiêu đo lường được

Một vài ví dụ cho bạn tham khảo:

  • Mục tiêu doanh nghiệp đạt tổng doanh thu ký hợp đồng mới ở mức ít nhất 12 tỷ đồng/năm. 
  • Mục tiêu tổng thu nhập doanh nghiệp tính đến quý 2 năm 2022 đạt trên 5 tỷ đồng.

3. Mục tiêu có thể đạt được – Achievable

Bản chất của việc đặt mục tiêu là đưa ra những kỳ vọng cao hơn, vượt trội hơn so với hiện tại. Vì vậy, mục tiêu thường mang tính thử thách, đòi hỏi sự tập trung cao độ và nỗ lực của các cá nhân tham gia.

Mục tiêu phải có tính khả thi cao
Nên đặt mục tiêu có tính khả thi cao

Tuy nhiên, bạn cần xem xét tính khả thi của mục tiêu muốn đạt được. Khi doanh nghiệp thiết lập mục tiêu công việc nên phân định rõ mục tiêu thuộc yếu tố nào: “ thử thách nhưng khả thi” hay là “khó khăn và bất khả thi”.

Quản lý hiệu quả và đạt được mục tiêu với AMIS Công việc

CTA MGM 02

3.1. Cách thiết lập mục tiêu khả thi

Để làm được điều này, bạn cần đặt ra cho mình những câu hỏi:

  • Làm thế nào doanh nghiệp có thể thực hiện được mục tiêu này?
  • Doanh nghiệp hiện tại có đủ nguồn lực và khả năng thực hiện mục tiêu hay không?
  • Nếu hiện tại doanh nghiệp không có đủ nguồn lực, cụ thể là doanh nghiệp đang thiếu những gì?

Trả lời được những câu hỏi này, bạn sẽ dễ dàng hình dung ra được tính khả thi của mục tiêu mà mình đề ra. Đồng thời, doanh nghiệp thấy được những khó khăn mà mình sẽ gặp phải khi thực hiện mục tiêu. Bạn có thể đánh giá mục tiêu của mình bằng các màu:

  • Màu đỏ: Nếu mục tiêu quá khó đạt được và bất khả thi.
  • Màu cam: Nếu mục tiêu có tính thử thách và vẫn đạt được nếu cố gắng.
  • Màu xanh: Nếu mục tiêu đạt được một cách dễ dàng.

Thông qua dải màu chi tiết này, bạn sẽ có cho mình cái nhìn tổng quan về những gì sắp thực hiện. Mục tiêu SMART tốt nhất nên được thiết lập trong khoảng màu cam.

Bởi lẽ, nếu có quá nhiều mục tiêu màu đỏ, nhân viên của bạn rất dễ nản chí và suy giảm động lực làm việc. Nếu có quá nhiều mục tiêu màu xanh, doanh nghiệp của bạn rất khó tiến bộ và tạo được những cú đúp trong tương lai.

3.2. Ví dụ về mục tiêu khả thi

Nếu nhân viên kinh doanh mới vào của bạn chỉ có ít kinh nghiệm, việc đặt ra mục tiêu tổ chức 10 cuộc họp với khách hàng trong 1 tháng sẽ khá khó khăn. Do đó, bạn có thể giảm chỉ tiêu xuống: tổ chức ít nhất 3 cuộc họp/tháng.

Sau đó nâng lên từ từ và theo dõi hiệu quả. Như vậy, nhân viên mới của bạn cũng thoải mái hơn và có thời gian làm quen với môi trường làm việc của công ty.

4. Mục tiêu phải thực tế – Realistic

4.1. Cách đặt mục tiêu thực tế

Một yếu tố nữa trong công thức SMART đó chính là Realistic. Mục tiêu mà bạn đặt ra cần thực tế và phù hợp với lộ trình phát triển lâu dài của công ty.

Mục tiêu cần phải thực tế
Mục tiêu cần phải thực tế với nguồn lực và ngân sách công ty

Theo đó, mục tiêu phải đạt được dựa trên các nguồn lực và thời gian mà doanh nghiệp có sẵn. Để xác định một mục tiêu liệu có thực tế hay không, hãy hỏi bản thân rằng:

  • Mục tiêu có phù hợp với nỗ lực, nhu cầu và con đường phát triển của doanh nghiệp hay không?
  • Đây có phải thời điểm thích hợp để thực hiện mục tiêu?
  • Liệu mục tiêu này có đáng để thực hiện hay không?
  • Mục tiêu có thực hiện được trong bối cảnh hiện tại hay không?

Một mục tiêu sẽ được thực hiện nhanh hơn nếu chúng thực tế. Giữa các mục tiêu cũng cần có sự liên kết để tạo tiền đề và động lực để doanh nghiệp phát triển vượt trội và hiệu quả hơn.

4.2. Ví dụ của mục tiêu thực tế trong doanh nghiệp

Ví dụ như doanh nghiệp của bạn có mục tiêu mở rộng thị trường phát triển sang Nhật Bản. Như vậy, mục tiêu thực tế bạn cần đặt cho phòng nhân sự bây giờ là:

  • Tuyển dụng ít nhất 06 kỹ sư thông thạo tiếng Nhật trong quý 2 năm 2022.
  • Đào tạo tiếng Nhật cho nội bộ công ty bắt đầu từ quý 1 năm 2022.

TĂNG HIỆU SUẤT QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

5. Mục tiêu phải có thời hạn – Time-bound

5.1. Cách xây dựng mục tiêu có thời hạn

Một mục tiêu sẽ kéo dài vô hạn hoặc thậm chí là bị trì hoãn nếu không có thời gian cụ thể. Đưa thêm thời gian triển khai vào mục tiêu của mình sẽ giúp nhân viên của bạn có một áp lực vừa đủ, duy trì được động lực làm việc. Thêm vào đó, họ cũng chủ động hơn trong việc sắp xếp để hoàn thành mục tiêu của công ty.

Mục tiêu phải giới hạn thời gian
Mục tiêu phải giới hạn thời gian

Để đảm bảo yếu tố thời gian cho mục tiêu của mình, bạn cần trả lời các câu hỏi sau:

  • Mục tiêu của bạn có thời hạn không?
  • Nếu có, thời hạn hoàn thành mục tiêu là bao lâu?
  • Khi nào thì bạn muốn đạt được mục tiêu của mình?

5.2. Ví dụ về mục tiêu có thời hạn

Ví dụ, bạn muốn dự án của mình sẽ kết thúc vào cuối quý 3 năm 2022. Bạn có thể giới hạn thời gian thực hiện dự án là 5 tháng. Như vậy, dự án cần phải được thực hiện trước ngày 31/03/2022. Ngày 31/03 là cột mốc thời gian cụ thể, gắn liền với mục tiêu mà bạn kỳ vọng muốn đạt được.

III. Ý nghĩa của Smart của mục tiêu đề ra

Trên thực tế, các doanh nghiệp thường thất bại khi đặt ra mục tiêu một cách khá chung chung và thiếu thực tế. Mục tiêu SMART trở thành định hướng vững chắc dẫn dắt doanh nghiệp đến gần hơn với thành công.

Mô hình SMART làm cho mục tiêu trở nên cụ thể, đo lường được, khả thi, thực tế và kịp thời. Nó giúp doanh nghiệp định hướng phát triển, sắp xếp, phân bố nguồn lực và ngân sách một cách hợp lý để đạt được mục tiêu mà mình đã đề ra.

IV. Các bước thiết lập quy tắc Smart trong kinh doanh

Bên trên là khái niệm mục tiêu SMART là gì và các nguyên tắc SMART trong kinh doanh. Hãy tiếp tục tìm hiểu cách phương pháp thiết lập được quy tắc SMART qua các bước sau đây:

1. Xác định mục tiêu dài hạn

Mục tiêu dài hạn chính là tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp. Các tiêu chuẩn SMART ngắn hạn và trung hạn cần cộng hưởng với nhau nhằm góp phần đưa doanh nghiệp đạt được mục tiêu dài hạn trong tương lai.

>> Xem thêm: Thiết lập mục tiêu theo SMART: 5 bước xây dựng mô hình SMART hiệu quả

2. Lựa chọn ưu tiên

Mục tiêu của doanh nghiệp có thể có rất nhiều nhưng nguồn lực lại chỉ có giới hạn. Do vậy, các doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn các mục tiêu quan trọng nhất để thực hiện trước. Những mục tiêu ít quan trọng hơn hoặc không cấp bách có thể thực hiện sau.

3. Cụ thể ưu tiên bằng SMART

Mục tiêu phát triển của doanh nghiệp cần được cụ thể hóa theo công thức SMART với 5 tiêu chí. Tiêu chuẩn SMART sẽ giúp định hình, cụ thể hóa công việc cần thực hiện. Từ đó, đội ngũ doanh nghiệp có thêm động lực và năng suất làm việc hiệu quả hơn.

Cụ thể mục tiêu ưu tiên bằng SMART
Cụ thể mục tiêu ưu tiên bằng SMART giúp doanh nghiệp định hình con đường phát triển dễ dàng hơn

4. Chia sẻ mục tiêu SMART

Mục tiêu SMART cần phải được chia sẻ cho toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Như vậy đội ngũ mới hiểu rõ mình cần hướng tới điều gì,  phải nỗ lực ra sao để đạt được mục tiêu mà công ty hướng tới.

Bên cạnh việc chia sẻ, bạn cũng nên thu nhập các góp ý từ nhân viên để kịp thời điều chỉnh mục tiêu cho phù hợp hơn với thực tế công ty. Không nên áp đặt mục tiêu một cách cứng nhắc lên các thành viên trong công ty. Thay vào đó, nhà quản lý nên học cách lắng nghe đội ngũ và thiết lập mục tiêu SMART hiệu quả nhất.

5. Gán mục tiêu cho một chủ sở hữu cụ thể

Mục tiêu SMART cần 1 – 2 người chịu trách nhiệm quản lý cụ thể. Không nên để nhiều người cùng quản lý một mục tiêu. Bởi lẽ, điều đó rất dễ dẫn đến việc đùn đẩy trách nhiệm cũng như không rõ ràng về vai trò của các thành viên trong cùng một đội ngũ.

IV. Kết luận

Trên đây là toàn bộ thông tin về mục tiêu SMART là gì, 5 nguyên tắc SMART khi lập mục tiêu trong kinh doanh. Cùng với đó MISA cung đã giới thiệu về các bước thiết lập quy tắc SMART cụ thể.

Đặt ra được cho doanh nghiệp một mục tiêu đúng, đủ và phù hợp sẽ giúp định hướng công việc cho nhân viên, tiết kiệm ngân sách và tối ưu hóa nguồn lực một cách hiệu quả. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn trong việc đề ra mục tiêu cho doanh nghiệp của mình!

Đăng ký nhận tư vấn, khám phá sức mạnh đột phá của MISA AMIS Công việc

CTA MGM 01


Đánh giá
Chia sẻ bài viết hữu ích này