Six Sigma là gì? Các doanh nghiệp có thể ứng dụng 6 Sigma như thế nào? Hãy cùng MISA tìm hiểu khái niệm này ngay dưới đây!
I. Định nghĩa Six Sigma là gì?
Six Sigma là một tập hợp các công cụ và kỹ thuật quản lý công việc, quản lý dự án được thiết kế để giảm khả năng xảy ra sai sót. Six Sigma cho phép doanh nghiệp cải thiện hoạt động kinh doanh bằng phương pháp thống kê loại bỏ khiếm khuyết.
Thuật ngữ Six Sigma là gì? có nguồn gốc từ ký hiệu Hy Lạp “sigma” hoặc “σ”. Đây là một thuật ngữ thống kê đo lường độ lệch của quá trình vận hành so với mục tiêu.
“6 Sigma” xuất phát từ đường cong hình chuông được sử dụng trong thống kê. Trong đó, một Sigma tượng trưng cho một độ lệch chuẩn với giá trị trung bình. Nếu quy trình có sáu Sigma, ba Sigma trên và ba Sigmas dưới mức trung bình, tỷ lệ sai sót sẽ đạt mức “cực kỳ thấp”.
Mời bạn nhận eBook miễn phí:Quản lý dự án: 5 giai đoạn và các phương pháp tiếp cận quản lý dự án hiệu quả
II. 5 nguyên tắc của Six Sigma
1. Tập trung vào khách hàng
Nguyên tắc đầu tiên của khái niệm Six Sigma là gì? dựa trên niềm tin “khách hàng là thượng đế”. Mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp là mang lại lợi ích tối đa cho khách hàng.
Để làm được điều này, doanh nghiệp thấu hiểu nhu cầu của khách hàng. Từ đó, họ thúc đẩy doanh số bán hàng hoặc duy trì sự trung thành. Quá trình này đòi hỏi công ty phải thiết lập tiêu chuẩn chất lượng theo yêu cầu của khách hàng hoặc thị trường.
2. Đo lường giá trị và tìm vấn đề còn tồn đọng
Six Sigma là phương pháp lập bản đồ các bước trong một quy trình nhất định để xác định khu vực có lỗi. Những dữ liệu thu thập được sẽ giúp người lãnh đạo giải quyết nhiều vấn đề cụ thể.
Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng các mục tiêu, bao gồm xác định lý do tiến hành, dữ liệu sẽ thu thập,… Sau đó, bạn cần đảm bảo độ chính xác của phép đo và thiết lập một hệ thống tổng hợp tiêu chuẩn cao.
Sau khi nhận báo cáo, doanh nghiệp sẽ xem xét tổng quan các mục tiêu đã đặt ra. Đặc biệt, họ đánh giá số liệu thu về có cần bổ sung hay chỉnh sửa. Xác định vấn đề. Đặt câu hỏi và tìm ra nguyên nhân sâu xa. Đây là nguyên tắc cơ bản của 6 Sigma.
>> Tham khảo thêm: Kỹ năng lãnh đạo: 6 kỹ năng lãnh đạo hàng đầu dành cho nhà lãnh đạo
3. Loại bỏ lỗi trong quy trình
Khi vấn đề được tìm ra, hãy thực hiện các thay đổi đối để loại bỏ khiếm khuyết. Cụ thể, doanh nghiệp cần bỏ qua các hoạt động không tạo thêm giá trị cho khách hàng.
Nếu dòng thông tin đổ về chưa tiết lộ vị trí vấn đề, một số công cụ thông minh sẽ được ứng dụng. Các bộ phận phụ trách sẽ tiến hành kiểm soát chất lượng gắt gao để kịp thời gỡ bỏ những nút thắt trong quy trình.
4. Đảm bảo hoạt động đồng bộ
Phương pháp Six Sigma cần sự tham gia của tất cả các bên liên quan. Doanh nghiệp sẽ áp dụng một quy trình có cấu trúc rõ ràng. Trong đó, các đội nhóm đóng góp và cộng tác, dùng chuyên môn đa dạng để giải quyết vấn đề.
Quy trình 6 Sigma có thể có tác động lớn đến một tổ chức. Vì vậy, các nhóm phải thông thạo những nguyên tắc và phương pháp luận được sử dụng. Đặc biệt, đào tạo chuyên ngành và kiến thức là bắt buộc với các thành viên để giảm tỷ lệ dự án thất bại.
ĐỒNG BỘ MỌI QUY TRÌNH QUẢN LÝ VỚI AMIS CÔNG VIỆC
5. Xây dựng hệ sinh thái linh hoạt và thích ứng
Bản chất của Six Sigma là chuyển đổi và thay đổi quy trình kinh doanh. Khi một quy trình lỗi bị loại bỏ, quy trình mới có thể sẽ tạo nên sự khác biệt lớn.
Do đó, một môi trường làm việc linh hoạt, thích ứng nhanh là yếu tố nền tảng cần thiết. Để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình này, các quy trình cần được thiết kế để áp dụng nhanh chóng và liền mạch.
Cuối cùng, công ty cần chú ý kiểm tra dữ liệu định kỳ để xem xét kết quả. Tất cả góp phần đảm bảo doanh nghiệp luôn duy trì một lợi thế cạnh tranh nhất định, không bị gián đoạn.
III. Phương pháp luận Six Sigma
Six Sigma sử dụng 2 phương pháp luận chính là DMAIC và DMADV. Mỗi doanh nghiệp sẽ phù hợp với một bộ quy trình chuyển đổi riêng.
1. DMAIC
DMAIC là phương pháp tổng hợp dữ liệu để cải thiện các sản phẩm hoặc dịch vụ hiện có. Mục tiêu của nó là làm tăng độ hài lòng khách hàng.
Nó là từ viết tắt của năm giai đoạn: D – Xác định, M – Đo lường, A – Phân tích, I – Cải thiện, C – Kiểm soát. Phương pháp DMAIC thường thấy trong sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ.
2. DMADV
DMADV là một phần của quy trình thiết kế riêng cho Six Sigma. Nó sẽ thiết kế lại các quy trình sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ khác nhau. Năm giai đoạn của DMADV bao gồm: D – Xác định, M – Đo lường, A – Phân tích, D – Thiết kế, V – Xác thực.
DMADV được sử dụng khi các quy trình hiện có không đáp ứng những điều kiện của khách hàng. Đặc biệt là sau khi tối ưu hóa hoặc phát triển các phương pháp mới vẫn không phù hợp.
Hai phương pháp luận trên sẽ phù hợp với những môi trường kinh doanh khác nhau. Nhà lãnh đạo cần học hỏi, nắm vững phương pháp và ứng dụng theo tình hình cụ thể của doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Quy trình là gì? Tầm quan trọng của quy trình trong doanh nghiệp
IV. Quy trình Six Sigma trong chuyển đổi doanh nghiệp
Six Sigma là gì? sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để phát hiện sai lệch, giải quyết vấn đề. Tuy nhiên, hiện nay DMAIC là phương pháp luận tiêu chuẩn phổ biến nhất.
Điều này được lý giải bởi khung cơ bản của DMAIC là tập trung vào khách hàng. Cùng với đó, doanh nghiệp sẽ sử dụng dữ liệu thống kê rõ ràng để đưa ra kết luận. Quy trình Six Sigma của phương pháp DMAIC có năm giai đoạn như sau:
1. Xác định vấn đề
Quy trình Six Sigma lấy khách hàng làm trung tâm.
- Bước 1: Vấn đề kinh doanh được xác định dưới góc độ khách hàng.
- Bước 2: Thiết lập mục tiêu: Bạn muốn đạt được điều gì? Các nguồn lực cần tận dụng để đạt được mục tiêu?
- Bước 3: Lập bản đồ quy trình. Xác nhận cùng các phòng ban liên quan để đi đúng hướng
2. Đo lường
Giai đoạn thứ hai tập trung vào các chỉ số của dự án và các công cụ được sử dụng trong việc đo lường.
- Bước 1: Đo lường vấn đề của bạn bằng số liệu hoặc bằng dữ liệu hỗ trợ khác.
- Bước 2: Xác định thước đo hiệu suất.
- Bước 3: Đánh giá hệ thống đo lường sẽ sử dụng.
3. Phân tích
Trong giai đoạn thứ ba, doanh nghiệp cần phân tích quá trình để khám phá ra các biến ảnh hưởng.
- Bước 1: Xác định độ hiệu quả của quy trình. Quy trình có đạt được mục tiêu đề ra không?
- Bước 2: Định lượng mục tiêu bằng con số cụ thể. Ví dụ, tỷ lệ hàng hóa bị lỗi tăng 20%.
- Bước 3: Xác định các biến thể bằng cách sử dụng dữ liệu lịch sử.
4. Cải tiến
Quá trình này nghiên cứu những thay đổi. Đây là nơi doanh nghiệp xác định biện pháp cải thiện quy trình.
- Bước 1: Xác định các lý do.
- Bước 2: Khám phá mối quan hệ giữa các biến.
- Bước 3: Thiết lập dung sai của quá trình. Dung sai được định nghĩa là các giá trị chính xác mà một số biến nhất định có thể có. Đồng thời, nó phải nằm trong giới hạn có thể chấp nhận được. Chẳng hạn như giới hạn chất lượng của một sản phẩm nhất định. Dung sai quy trình được tính bằng các công cụ như bộ xác nhận và tối ưu hóa mạnh mẽ.
5. Xác nhận kết quả
Trong giai đoạn cuối cùng này, bạn cần xác định mục tiêu hiệu suất đã được thực hiện tốt và các cải tiến đã bền vững.
- Bước 1: Lựa chọn hệ thống đo lường.
- Bước 2: Đánh giá khả năng đáp ứng mục tiêu của quy trình mới. Ví dụ, liệu mục tiêu giảm 20% hàng hóa bị lỗi có đạt được không?
- Bước 3: Nếu mọi nhân tố khả thi, hãy thực hiện quy trình.
V. Các kỹ thuật thực hiện Six Sigma hiệu quả
1. Tư duy logic
Tư duy logic là quá trình quan trọng của bất kỳ phương pháp giải quyết vấn đề nào. Với 6 Sigma, kỹ thuật này thường được sử dụng trong giai đoạn “cải tiến” của phương pháp DMAIC.
Quá trình này vô cùng cần thiết trước bắt đầu thực hiện quy trình mới. Người lãnh đạo sẽ mở các phiên họp để thu nhận ý tưởng mới, sáng tạo hơn từ đội nhóm nhân viên. Mọi vấn đề sẽ được làm rõ và thống nhất phương án tối ưu hơn ở bước này.
>> Xem thêm: Business Process là gì? Các loại quy trình kinh doanh phổ biến
2. Tìm ra nguyên nhân dựa trên câu hỏi “Tại sao”
Kỹ thuật đặc biệt này giúp doanh nghiệp tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề. Nó được sử dụng trong giai đoạn “phân tích” của chu trình DMAIC.
Cụ thể, sẽ có 5 câu hỏi “Tại sao” được lặp lại liên tục. Đích đến cuối cùng là mọi người cùng nhau nhìn nhận bản chất cốt lõi. Mặc dù lý thuyết là thực hành với 5 câu, nhưng thực tế số lượng câu hỏi có thể nhiều hoặc ít hơn.
3. Lắng nghe ý kiến của khách hàng
Đây là quy trình được sử dụng để nắm bắt phản hồi của khách hàng. Doanh nghiệp sẽ tổng hợp ý kiến người dùng bằng các phương tiện nội bộ hoặc truyền thông bên ngoài.
Kỹ thuật này giúp doanh nghiệp mang đến cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất. Nó nắm bắt sự nhu cầu thay đổi của khách hàng thông qua phương pháp trực tiếp và gián tiếp.
Biện pháp tối ưu này thường được sử dụng trong giai đoạn “xác định” của phương pháp DMAIC. Nó cho phép đội nhóm xác định vấn đề cần giải quyết rõ ràng hơn.
4. Hệ thống 5S
Kỹ thuật này bắt nguồn từ nguyên tắc bảo tồn năng lượng tại nơi làm việc của người Nhật. Hệ thống 5S có mục đích loại bỏ sự lãng phí và sự tắc nghẽn từ các công cụ hoặc nguồn lực kém hiệu quả trong doanh nghiệp.
Năm bước được sử dụng là Seiri (Sắp xếp), Seiton (Sắp xếp theo thứ tự), Seiso (Tỏa sáng), Seiketsu (Chuẩn hóa) và Shitsuke (Duy trì).
5. Cải tiến liên tục
Trong phương pháp Six Sigma, cải tiến liên lục là một chiến lược mạnh mẽ tạo ra động cơ cải tiến kinh doanh. Doanh nghiệp sẽ liên tục theo dõi, xác định và thực hiện các cải tiến. Trên thực tế, kỹ thuật này đặc biệt hữu ích cho lĩnh vực sản xuất. Cải tiến liên tục sẽ giảm thiểu lãng phí, thay đổi kịp thời các công đoạn kém hiệu quả dù nhỏ nhất.
TỐI ƯU QUY TRÌNH QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS
VI. Ứng dụng Six Sigma tại Việt Nam
Six Sigma là một phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh đầy ưu việt. Tuy nhiên, trước năm 2000, nhiều doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa hiểu rõ Six Sigma là gì?
Sau thành công của các doanh nghiệp nước như Samsung, LG, Sony,… các công ty sản xuất ở nước ta mới bắt đầu ứng dụng quy trình này. Một ví dụ tiêu biểu là sự bứt phá của Ford Việt Nam.
Vào năm 2005, Ford Việt Nam đã phát hiện sự lãng phí trong quá trình nhập khẩu hàng hóa. Các container linh kiện lúc đó của họ còn quá nhiều chỗ trống gây tốn diện tích, nâng cao phí vận chuyển. Họ đã tiến hành phân tích, tối ưu và giảm số lượng container. Quyết định này đã giúp công ty tiết kiệm được khoảng 150.000 USD.
VII. Kết luận
Có thể nói, việc nhìn nhận trực tiếp vào các lỗi, khiếm khuyết trong quá trình kinh doanh sẽ mang lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp.
Sau khi khắc phục, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm nhiều khoản chi mà còn gia tăng lợi nhuận. Quan trọng hơn, khách hàng luôn nhận được những sản phẩm, dịch vụ tốt nhất. Từ đó, doanh nghiệp duy trì sự trung thành và tin cậy trên thị trường.
Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn nắm được Six Sigma là gì? Các nguyên tắc và kỹ thuật thực hiện Six Sigma hiệu quả nhất. Hãy ứng dụng phương pháp cải tiến này một cách phù hợp để doanh nghiệp của bạn thành công hơn nữa !
Phần mềm quản lý Công việc AMIS – giải pháp quản trị công việc toàn diện phổ biến nhất
