Quy trình là gì? Tầm quan trọng của quản lý quy trình trong doanh nghiệp

Trong thực tế quản lý, có nhiều cách giải thích cho quy trình là gì? Một quy trình là sự kết hợp có trật tự của nhiều người và nhiều hoạt động. Nó là hiện thân của giá trị doanh nghiệp. Hãy để AMIS chia sẻ với bạn những giá trị chính của quản lý quy trình hiệu quả nhé!

[TẢI MIỄN PHÍ] MISA TẶNG BẠN: BỘ 35+ MẪU QUY TRÌNH QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

I. Quy trình là gì?

Quy trình là một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hoặc một công việc nào đó. Quy trình thường được thể hiện dưới hình thức văn bản, mô hình, sơ đồ. 

Mỗi cá nhân có kiến thức và kỹ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau. Do đó, việc hiểu rõ quy trình là gì? giúp định hướng cách thực hiện và hoàn thành công việc suôn sẻ.

Từ đó, doanh nghiệp sẽ hạn chế tình trạng nhân viên không xác định được nhiệm vụ cụ thể. Quy trình cũng giúp cho các nhà quản lý kiểm soát được hiệu suất và chất lượng làm việc của nhân viên.

Xem thêm: Quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp

II. Khác biệt giữa quy trình và quá trình

1. Quá trình là gì?

Quá trình là một tập hợp các bước được tuân theo để chuyển đổi đầu vào thành đầu ra. Một quá trình gói gọn bức tranh tổng thể và làm nổi bật những khía cạnh quan trọng nhất của công ty bạn. Một quá trình thường hoạt động ở cấp độ cao, có thể trên nhiều chức năng và xuyên qua nhiều bộ phận. Một quá trình có thể chứa một hoặc nhiều thủ tục và có thể tham chiếu đến các thủ tục từ các quá trình khác. 

Quá trình được kiểm soát khi mục tiêu đã xác định rõ ràng. Các chỉ số đo lường theo dõi mức độ hiệu quả của quá trình sẽ đánh giá mức độ đạt được mục tiêu.

Các trách nhiệm, biện pháp, hành động và khung thời gian hoạt động được xác định rõ ràng giúp thiết lập các biện pháp kiểm soát thường thấy trong một quy trình. Nếu quy trình chính quá phức tạp và hoạt động trên nhiều chức năng và bộ phận, nó có thể dẫn đến một số quy trình bổ trợ khác. 

2. Quy trình là gì?

Quy trình là gì? là một thuật ngữ được sử dụng trong nhiều ngành khác nhau. Nó xác định hoặc ghi lại một loạt các bước thực hiện cùng nhau  để đạt được một kết quả nhất quán. 

Các quy trình có thể được là quy trình vận hành tiêu chuẩn hoặc thực hành sản xuất cho doanh nghiệp. Một doanh nghiệp cần có các quy trình này để đảm bảo nhân viên tuân thủ đúng từng bước làm việc và giảm chi phí quản lý. Nó cũng hữu ích cho việc đào tạo và lưu giữ thông tin quan trọng, ngăn ngừa sai sót. 

Một quy trình đơn giản có thể được mô tả bằng một sơ đồ duy nhất. Nhưng một quy trình phức tạp hơn, như quy trình tổng hợp doanh thu sẽ có nhiều mắt xích, thủ tục hơn.

3. Sự khác biệt giữa quy trình và quá trình

Quá trình là một tập hợp các bước được tuân theo để chuyển đổi đầu vào thành đầu ra. Quy trình ghi lại một loạt các bước, trong đó bao gồm nhiều quá trình. Một quy trình có thể kiểm soát nhiều quá trình và một quá trình có thể được kiểm soát bằng nhiều quy trình. 

Mô hình kinh doanh của bạn cần xác định những quá trình và quy trình quan trọng nhất. Đặc biệt cần quan sát, đánh giá sự giao nhau của chúng.

III. Tầm quan trọng của quản lý quy trình

Giá trị của mỗi công việc trong các bộ phận là đẩy nhanh sự chuyển đổi kinh doanh cốt lõi và hiệu quả hơn. Với các giai đoạn khác nhau, các công ty đều phải chú ý đến sự điều chỉnh quy trình kinh doanh. 

Chỉ sau khi xây dựng xong quy trình doanh nghiệp, họ mới có thể tìm được những nhân viên phù hợp, đẩy nhanh tiến độ. Bởi vậy, hãy tìm hiểu vai trò của quy trình quản lý doanh nghiệp dưới đây. 

1. Một công ty không có quy trình cốt lõi chắc chắn sẽ thất bại

Mỗi vị trí công việc đều nên biết rõ trách nhiệm của bản thân. Nếu doanh nghiệp không có quy trình kinh doanh cốt lõi rõ ràng sẽ gây ra rất nhiều khó khăn. 

Ai sẽ là người đảm bảo kết quả và hiệu quả công việc? Làm thế nào để các bộ phận có thể phối hợp ăn ý với nhau? Khi nhân viên không tìm được vị trí, nhiệm vụ cụ thể của mình, họ sẽ không có mục tiêu phấn đấu. Như vậy, họ không tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.

2. Chia nhỏ công việc và làm rõ trách nhiệm

Trách nhiệm công việc của các công ty lớn đều có mô tả và quy định rõ ràng. Ngay từ đầu vào làm, bạn cần nắm rõ nội dung công việc, trách nhiệm đó.

Nếu vị trí công việc không có trách nhiệm rõ ràng thì khả năng mắc lỗi ở mắt xích này là cực kỳ cao. Trách nhiệm công việc cần cụ thể và chi tiết để kiểm soát chính xác đầu việc, giúp ích cho hoạt động kinh doanh cốt lõi của công ty.

Không khó để hiểu tại sao có các công ty lớn đều tập trung đào tạo trách nhiệm, thấu hiểu công ty trước nhất. Đối với các công ty đang phát triển, ban lãnh đạo nên học hỏi kinh nghiệm quý giá đó.

Doanh nghiệp cần liên tục nâng cao trách nhiệm cá nhân dựa trên tình hình thực tế. Doanh nghiệp có thể giảm chi phí nếu đi sai hướng, đẩy nhanh tiến độ tăng trưởng nếu tỷ lệ thành công được cải thiện. 

Xem thêm: 3 mô hình và 7 mẫu quy trình làm việc của phòng kinh doanh 

3. Giải phóng người quản lý

Bằng cách thực hiện quản lý theo quy trình, doanh nghiệp có thể củng cố các chức năng quản lý. Đi vào quy trình thường xuyên, lặp lại và cố định cho phép người quản lý sẽ có nhiều thời gian hơn. 

Ở nhiều công ty, khi có ít nhân viên thì công việc diễn ra suôn sẻ. Thế nhưng, khi số lượng nhân viên và các phòng ban tăng lên thì việc phối hợp và hoàn thành một công việc trở nên rất khó khăn.

Trong trường hợp này, một số nhà lãnh đạo dành 20% sức lực cho việc phát triển doanh nghiệp và 80% sức lực cho các công việc ngoài lề. Họ phải điều phối nhân lực, yêu cầu báo cáo, đánh giá kết quả… Điều này cuối cùng dẫn đến hiệu quả công việc thấp.

4. Giúp đồng nghiệp phát triển nhanh chóng

Các công ty luôn có những nhân viên xuất sắc. Những tấm gương này sẽ được tuyên dương hàng năm để khuyến khích và lan tỏa phương pháp làm việc của họ. 

Mỗi công ty nên phân loại các vị trí xuất sắc một cách chi tiết, làm rõ quy trình thực hành tốt nhất cho vị trí làm việc đó. Dựa trên nền tảng đó, doanh nghiệp xác định được phương pháp quy trình.

Phương pháp quy trình có thể được sử dụng cho các nhân viên cùng vị trí học hỏi và phát triển nhanh chóng. Một trong những hiệu quả của quản lý kinh doanh thành công nằm ở đây: cải thiện và tạo ra giá trị lớn hơn. 

Đây là lý do tại sao những quản lý trong các công ty lớn dễ dàng được chấp nhận hơn. Bởi lẽ họ đã thuần thục các phương pháp và kinh nghiệm quản lý quy trình tối ưu.

5. Quản lý quy trình để hội nhập nhanh chóng 

Đối với doanh nghiệp đang phát triển, các giai đoạn phát triển khác nhau sẽ tối ưu hóa và điều chỉnh quy trình khác nhau. Họ sẽ lựa chọn phương pháp thực hiện quy trình tốt nhất và từ từ củng cố. 

Trong ngành công nghiệp sản xuất ngày nay, công nghiệp 4.0 đang được nâng cấp và chuyển đổi. Mục tiêu của nó là đạt được tốc độ và độ chính xác cao trong sản xuất thông qua robot. Dần dần, họ sẽ loại bỏ dần công việc thủ công lặp đi lặp lại và tạo ra giá trị lớn hơn cho doanh nghiệp. 

Đây thực sự là một giải pháp thực hành tốt nhất về quản lý quy trình điển hình. Thay thế công việc thủ công trên dây chuyền sản xuất bằng robot hiệu quả và chính xác, doanh nghiệp sẽ nâng cao chất lượng và tối ưu sản xuất. Đồng thời, giảm chi phí và duy trì lợi thế cạnh tranh tốt hơn trước đối thủ.

Thêm vào đó, doanh nghiệp nên dành nhiều tâm sức và nguồn lực tài chính để ươm mầm nhân tài. Khả năng làm việc của đội ngũ lúc đó sẽ linh hoạt, thích ứng tốt hơn.

6. Quản lý tiêu chuẩn, sản xuất tinh gọn

Trong quá trình hoạt động sản xuất người lao động có thể bị xao nhãng. Nếu có quy trình làm việc nhắc nhở, họ sẽ hoàn thành kịp thời tất cả các mắt xích trong quy trình.

Một số tài liệu của công ty cuối cùng được giao cho CEO hoặc chủ tịch để phê duyệt. Tuy nhiên, trên thực tế, không phải tất cả các văn bản đều cần có sự chấp thuận của cấp cao. Nếu đơn giản hóa được những công việc phức tạp nhưng nhỏ nhặt này, hiệu quả công việc của doanh nghiệp sẽ tăng cao.

Do đó, việc thiết lập một hệ thống quản lý quy trình với công việc rõ ràng và trách nhiệm rõ ràng. Nó sẽ đặt nền tảng cho sự phát triển suôn sẻ của công việc.

IV. Kết luận

Trên thực tế, xây dựng quy trình chỉ là bước đầu tiên đảm bảo tiến độ công việc trôi chảy. Doanh nghiệp phải có hệ thống quản lý tương ứng, biện pháp quản trị linh hoạt. Thêm vào đó, kế hoạch khuyến khích khoa học, không khí văn hóa tốt cũng giúp công ty bắt nhịp với thời đại. 

Chỉ bằng cách này, việc quản lý quy trình mới thực sự được thực hiện và hiệu quả. Trên đây là những giá trị chính của quản lý quy trình mà MISA AMIS đã chia sẻ với bạn, hy vọng nó có thể giúp ích cho bạn.

Đăng ký nhận tư vấn về phần mềm MISA AMIS Quy trình – Giải pháp thiết lập, kết nối, quản trị hệ thống quy trình toàn diện