Hãy tưởng tượng mọi quy trình được vận hành một cách trơn tru, hiệu quả, giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ. Điều đó hoàn toàn có thể trở thành hiện thực với lưu đồ quy trình theo tiêu chuẩn ISO.
Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ hướng dẫn bạn cách vẽ lưu đồ quy trình theo ISO, giúp bạn dễ dàng áp dụng vào hoạt động kinh doanh, từ đó cải thiện hiệu suất và đảm bảo chất lượng. Đừng bỏ lỡ cơ hội khám phá phương pháp để đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới!
1. Lưu đồ quy trình là gì?
1.1. Khái niệm
Lưu đồ quy trình (Flowchart), hay còn gọi là sơ đồ quy trình, là một công cụ trực quan hóa các bước trong một quy trình hoặc hoạt động cụ thể. Nó sử dụng các ký hiệu và mũi tên để thể hiện mối quan hệ giữa các bước, giúp dễ dàng hiểu và phân tích quy trình hơn.
1.2. Các ký hiệu trong Lưu Đồ Quy Trình
Lưu đồ quy trình sử dụng các ký hiệu và mũi tên để thể hiện mối quan hệ giữa các bước. Việc sử dụng ký hiệu thống nhất và dễ hiểu là rất quan trọng để đảm bảo tính rõ ràng và mạch lạc của lưu đồ quy trình.
1.3. Mục đích
- Chuẩn hóa quy trình: Giúp tiêu chuẩn hóa các bước công việc, đảm bảo mọi người thực hiện đúng theo quy trình.
- Cải tiến quy trình: Giúp phát hiện và loại bỏ các bước không cần thiết, tối ưu hóa hiệu suất.
- Đào tạo và hướng dẫn: Là công cụ hữu ích trong việc đào tạo nhân viên mới và hướng dẫn nhân viên hiện tại.
- Quản lý và kiểm soát: Giúp quản lý dễ dàng theo dõi và kiểm soát các bước trong quy trình, đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định.
Cụ thể hơn, hãy tham khảo Case Study lưu đồ hóa quy trình tiếp nhận nhân sự của Công ty TNHH Minh Chung dưới đây.
- Công ty TNHH Minh Chung có quy định về quy trình tuyển dụng bao gồm 5 bước:
- Trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng thêm nhân sự thì lập đề xuất tuyển dụng và gửi Giám đốc tuyển dụng xem xét phê duyệt.
- Sau đó, HR tuyển dụng cần lập KH tuyển dụng chi tiết để đảm bảo tuyển đủ người theo yêu cầu. KH tuyển dụng này cần được GĐ tuyển dụng phê duyệt trước khi thực hiện.
- Tiếp theo, HR tuyển dụng thực hiện tìm kiếm, thu hút ứng viên và tổ chức đánh giá lựa chọn ứng viên với Hội đồng tuyển dụng bao gồm: GĐ tuyển dụng, TBP có nhu cầu tuyển dụng và HR.
- Ứng viên trúng tuyển sẽ được làm thủ tục tiếp nhận thử việc
- Ứng viên đạt qua thời gian thử việc sẽ được làm thủ tục tiếp nhận chính thức.
Từ quy trình mẫu trên giấy, Công ty TNHH Minh Chung đã thực hiện mô hình hóa và tự động hóa quy trình chuyển giao trên phần mềm AMIS Quy trình để tạo đề xuất và gửi yêu cầu phê duyệt duyệt nhanh chóng, từ đó liên thông dữ liệu và khép kín luồng nghiệp vụ.
2. Lợi ích của việc vẽ lưu đồ quy trình theo ISO
Nghiên cứu của Viện Nghiên cứu Quản lý Chất lượng Quốc tế (2021) cho thấy các công ty tuân thủ ISO sẽ giảm trung bình 25% thời gian xử lý nhiệm vụ và tăng 22% sự hài lòng của khách hàng.
Lưu đồ quy trình mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp và tổ chức, giúp nâng cao hiệu suất làm việc, đảm bảo chất lượng và tuân thủ các tiêu chuẩn. Dưới đây là các lợi ích chính của việc sử dụng lưu đồ quy trình.
2.1. Chuẩn Hóa Quy Trình Làm Việc
- Đồng nhất các bước công việc: Lưu đồ quy trình giúp xác định và chuẩn hóa các bước công việc, đảm bảo mọi người thực hiện theo cùng một cách, từ đó giảm thiểu sự nhầm lẫn và sai sót.
- Tuân thủ tiêu chuẩn: Đảm bảo quy trình tuân thủ các tiêu chuẩn nội bộ và quốc tế như ISO, giúp doanh nghiệp duy trì chất lượng và uy tín.
2.2. Nâng Cao Hiệu Quả Quản Lý
- Dễ dàng quản lý và kiểm soát: Quản lý có thể dễ dàng theo dõi các bước trong quy trình, xác định các điểm yếu và đưa ra biện pháp cải tiến.
- Phát hiện và loại bỏ các bước không cần thiết: Giúp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu lãng phí và tăng năng suất.
2.3. Cải Thiện Chất Lượng
- Giảm thiểu sai sót: Lưu đồ quy trình rõ ràng giúp giảm thiểu sai sót do con người, đảm bảo quy trình được thực hiện đúng cách.
- Cải thiện sản phẩm/dịch vụ: Quản lý chất lượng tốt hơn dẫn đến sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
2.4. Hỗ Trợ Đào Tạo Và Hướng Dẫn
- Dễ dàng đào tạo nhân viên mới: Lưu đồ quy trình là công cụ hữu ích để hướng dẫn nhân viên mới, giúp họ nhanh chóng nắm bắt công việc.
- Tài liệu hướng dẫn chi tiết: Cung cấp một tài liệu tham khảo trực quan và chi tiết cho tất cả các thành viên trong tổ chức.
2.5. Tăng Cường Giao Tiếp Và Hợp Tác
- Cải thiện giao tiếp giữa các bộ phận: Giúp các bộ phận khác nhau trong tổ chức hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của nhau trong quy trình.
- Hỗ trợ hợp tác: Lưu đồ quy trình rõ ràng giúp các nhóm làm việc hợp tác hiệu quả hơn, giảm thiểu mâu thuẫn và tăng cường sự phối hợp.
2.6. Hỗ Trợ Ra Quyết Định
- Cung cấp cái nhìn tổng quan: Lưu đồ quy trình cung cấp cái nhìn tổng quan về quy trình làm việc, giúp quản lý dễ dàng đánh giá và đưa ra quyết định đúng đắn.
- Phân tích và cải tiến quy trình: Giúp dễ dàng xác định các điểm cần cải tiến, hỗ trợ việc đưa ra các quyết định nhằm tối ưu hóa quy trình.
3. Hướng dẫn 7 bước vẽ lưu đồ quy trình theo ISO cho doanh nghiệp
Để vẽ lưu đồ quy trình theo tiêu chuẩn ISO, bạn cần thực hiện theo các bước dưới đây để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.
Bước 1: Xác Định Quy Trình Cần Vẽ
- Xác định rõ quy trình nào cần được vẽ lưu đồ, ví dụ như quy trình sản xuất, quản lý chất lượng, hay quy trình xử lý khiếu nại khách hàng.
- Đặt ra phạm vi của quy trình, bao gồm điểm bắt đầu và kết thúc, cũng như các yếu tố liên quan.
Bước 2: Thu thập thông tin về quy trình
- Thu thập thông tin về các bước trong quy trình, bao gồm cả các đầu vào, đầu ra, quyết định và điểm kiểm tra.
- Thu thập thông tin về các bên liên quan trong quy trình.
- Thu thập thông tin về các tài liệu và biểu mẫu liên quan đến quy trình.
Bước 3: Xác Định Các Bước Và Người Chịu Trách Nhiệm
- Ghi chép tất cả các bước trong quy trình theo thứ tự thời gian hoặc logic công việc.
- Xác định rõ người chịu trách nhiệm cho từng bước để đảm bảo tính rõ ràng và trách nhiệm.
Bước 4: Lựa Chọn Công Cụ Vẽ Lưu Đồ
- Sử dụng các công cụ như Lucidchart, Draw.io hoặc Microsoft Visio để vẽ lưu đồ.
- Chọn công cụ phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, dựa trên tính năng và khả năng sử dụng.
- Ngoài ra, doanh nghiệp có thể ứng dụng các phần mềm quản lý quy trình No-code giúp thiết lập các bước quy trình dễ dàng, không yêu cầu cao về mặt kỹ thuật
Bước 5: Vẽ Lưu Đồ Quy Trình
- Mở dự án mới: Mở công cụ đã chọn và tạo một dự án mới.
- Thiết lập khung lưu đồ: Bắt đầu bằng cách tạo các điểm bắt đầu và kết thúc của quy trình.
- Chi Tiết Cách Vẽ Các Bước:
Vẽ các bước công việc: Dùng hình chữ nhật để biểu diễn các bước công việc, viết ngắn gọn nội dung của từng bước.
Điểm quyết định: Dùng hình thoi để biểu diễn các điểm quyết định, nêu rõ các lựa chọn hoặc điều kiện.
Kết nối các bước: Sử dụng mũi tên và đường nối để liên kết các bước, đảm bảo thể hiện dòng chảy của quy trình từ bước này sang bước khác một cách logic và rõ ràng.
Bước 6: Hoàn thiện và chỉnh sửa lưu đồ quy trình
- Kiểm tra lại tính chính xác và đầy đủ của thông tin trong lưu đồ quy trình.
- Sửa lỗi chính tả và ngữ pháp.
- Định dạng lưu đồ quy trình cho đẹp mắt và dễ đọc.
Bước 7: Chia Sẻ Và Nhận Phản Hồi
- Gửi lưu đồ cho các bên liên quan để nhận phản hồi và ý kiến đóng góp.
- Cập nhật và chỉnh sửa lưu đồ dựa trên phản hồi nhận được để hoàn thiện.
4. Các nguyên tắc khi vẽ lưu đồ quy trình theo ISO
Vẽ lưu đồ quy trình theo ISO là một kỹ năng quan trọng giúp doanh nghiệp mô tả, phân tích và cải thiện các quy trình hoạt động, từ đó nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc. Tuy nhiên, để vẽ được một lưu đồ quy trình chuẩn ISO, bạn cần lưu ý một số điểm sau:
4.1. Sử dụng ký hiệu thống nhất
- Có nhiều loại ký hiệu khác nhau được sử dụng trong lưu đồ quy trình theo ISO. Tuy nhiên, bạn cần sử dụng ký hiệu một cách thống nhất trong suốt lưu đồ quy trình để đảm bảo tính dễ hiểu và đồng nhất.
- Nên sử dụng các ký hiệu theo quy định của ISO 19001:2015 hoặc các tiêu chuẩn quốc tế khác.
- Bạn có thể tham khảo các tài liệu hướng dẫn về ký hiệu lưu đồ quy trình trên website của ISO hoặc các tổ chức uy tín khác.
4.2. Trình bày rõ ràng, mạch lạc
- Lưu đồ quy trình cần được trình bày một cách rõ ràng, mạch lạc và dễ theo dõi.
- Nên sử dụng phông chữ dễ đọc, kích thước chữ phù hợp và bố cục hợp lý.
- Sử dụng màu sắc để phân biệt các bước hoặc nhóm bước trong quy trình (nếu cần thiết).
- Tránh sử dụng quá nhiều ký hiệu hoặc thông tin trong một biểu đồ, khiến người đọc khó nắm bắt.
4.3. Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ thông tin
- Lưu đồ quy trình cần phải phản ánh chính xác các bước trong quy trình thực tế.
- Cần cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho từng bước trong quy trình, bao gồm cả các đầu vào, đầu ra, quyết định và điểm kiểm tra.
- Nên kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trong lưu đồ quy trình trước khi hoàn thiện.
4.4. Sử dụng phần mềm hoặc công cụ hỗ trợ
- Có nhiều phần mềm hoặc công cụ hỗ trợ vẽ lưu đồ quy trình có thể giúp bạn tạo ra những lưu đồ quy trình chuyên nghiệp và đẹp mắt.
- Sử dụng phần mềm hoặc công cụ hỗ trợ sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời tạo ra những lưu đồ quy trình có tính thẩm mỹ cao hơn.
4.5. Chia sẻ và thu thập phản hồi
- Sau khi hoàn thiện lưu đồ quy trình, bạn cần chia sẻ với các bên liên quan để lấy ý kiến phản hồi.
- Việc thu thập phản hồi sẽ giúp bạn hoàn thiện lưu đồ quy trình một cách tốt hơn.
- Bạn có thể chia sẻ lưu đồ quy trình qua email, họp trực tiếp hoặc đăng tải trên các nền tảng trực tuyến.
5. Ví dụ về các lưu đồ quy trình phổ biến hiện nay
Lưu đồ quy trình được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, với nhiều mục đích khác nhau. Dưới đây là một số ví dụ về các lưu đồ quy trình phổ biến hiện nay:
6. MISA AMIS Quy trình – Giải pháp thiết kế và tự động chạy quy trình theo tiêu chuẩn ISO cho mọi doanh nghiệp
MISA AMIS Quy trình là giải pháp tự động hóa các quy trình liên phòng ban của bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số. Trong đó, phần mềm này cung cấp kho mẫu lên đến 500+ quy trình vận hành phổ biến giúp doanh nghiệp nhanh chóng xây dựng và áp dụng được hệ thống quản lý chất lượng.
Ngoài ra, với những doanh nghiệp cần thiết kế luồng quy trình riêng theo tiêu chuẩn ISO thì người dùng vẫn dễ dàng thiết kế mới hoặc chỉnh sửa quy trình mẫu.
MISA AMIS Quy trình đáp ứng tất cả các kiểu quy trình tuần tự, song song, rẽ nhánh có điều kiện hoặc thiết lập tự động chạy liền mạch quy trình nhiều bước.
Sau khi có được hệ thống quy trình phối hợp cơ bản, người dùng lưu trữ các phiên bản viết/sửa quy trình để tra cứu, đối chiếu khi cần. Với những quy trình đã ban hành, nhân viên chỉ cần chọn mẫu, điền thông tin vào các trường và hệ thống tự động chuyển tiếp yêu cầu phê duyệt đến cấp trên.
Nhờ đó việc phối hợp trở nên minh bạch, nhanh chóng, quản lý phê duyệt mọi lúc mọi nơi giúp đảm bảo chất lượng và tiến độ công việc. Đặc biệt, MISA AMIS Quy trình còn đóng vai trò làm trung tâm kết nối tới các phòng ban như Kế toán, Nhân sự,… để giảm tình trạng phân mảnh dữ liệu.
Hiện nay, MISA AMIS Quy trình cho phép DÙNG THỬ MIỄN PHÍ FULL TÍNH NĂNG, mời doanh nghiệp đăng ký ngay TẠI ĐÂY.
7. Lời kết
Lưu đồ quy trình theo ISO không chỉ giúp chuẩn hóa các bước công việc mà còn nâng cao hiệu quả quản lý và cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. Thực hiện theo hướng dẫn trên, doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo ra các lưu đồ quy trình chính xác và hiệu quả, từ đó đạt được các mục tiêu kinh doanh và tuân thủ các tiêu chuẩn ISO.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
