Bạn đã trang bị mọi thứ cho quy trình kinh doanh của mình từ nhân sự, công nghệ đến việc phân cấp quản lý rõ ràng, nhưng quá trình vận hành vẫn không đạt được hiệu quả mong muốn? Thực tế, sự kết hợp dường như hoàn hảo giữa các nguồn lực không thể phát huy tối đa lợi ích nếu bạn chưa chuẩn hóa quy trình.
Một quy trình được chuẩn hóa sẽ mang đến sự thống nhất trong công tác phân công giao việc, kiểm soát tiến độ và thúc đẩy tăng trưởng năng suất. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu sâu hơn về lợi ích, thách thức và các bước chuẩn hóa quy trình quản lý doanh nghiệp ngay dưới đây.
I. Chuẩn hóa quy trình là gì?
Chuẩn hóa quy trình là việc chính thức hóa và tài liệu hóa tất cả hoạt động, cách tiếp cận cùng các bước thực hiện công việc nhằm đạt được kết quả nhất quán. Bạn cần chuẩn hóa mọi quy trình, nhiệm vụ hoặc thủ tục hành chính như tính lương, trả lời khách hàng, lên đơn hàng,…
Ví dụ, bạn có thể tiêu chuẩn hóa quy trình lưu trữ tài liệu trong công ty bằng cách thiết lập một số khuôn mẫu cố định. Nhân viên phải điền vào một mẫu đơn chung khi kê khai tài liệu giúp công ty phân loại dữ loại và tìm lại dễ dàng hơn.
Để thực hiện chuẩn hóa quy trình chính xác, bạn cần trả lời các câu hỏi sau:
- Mục tiêu của quy trình đó là gì?
- Quy trình bắt đầu và kết thúc ở cá nhân/phòng ban nào?
- Nhân viên nào chịu trách nhiệm trong từng giai đoạn thực hiện?
- Trình tự/thứ tự thực hiện các bước là gì?
- Kết quả cần được sau khi hoàn tất quy trình?
- Thời hạn cho toàn bộ quy trình như thế nào?
| [Tải miễn phí] Nhận trọn bộ tài liệu vận hành tối ưu cho doanh nghiệp |
II. Tại sao việc tiêu chuẩn hóa các quy trình lại quan trọng?
Chuẩn hóa quy trình không phải khái niệm quản trị mới. Vào cuối thế kỷ 19, kỹ sư Frederick Taylor đã bắt đầu phân tích công việc tại nhà máy của mình để xác định những chuyển động có thể tối ưu.
Năm 1911, ông xuất bản cuốn sách “Nguyên tắc quản lý khoa học” kêu gọi mọi người ứng dụng hệ thống hợp lý hóa công việc cho phép tăng nhanh năng suất. Khái niệm này được đặt tên là “Chủ nghĩa Taylor”, sau này được Henry Ford cải tiến và ứng dụng vào quá trình sản xuất xe ô tô.
Ngày nay, người ta biết rằng tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc là cách thức theo dõi tiến độ và đề xuất cải tiến tốt nhất nhờ những lợi ích như:
1. Hạn chế rủi ro kinh doanh
Tiêu chuẩn hóa có tác động sâu rộng giúp bạn tăng trưởng mạnh mẽ. Các quy trình tiêu chuẩn sẽ hạn chế rủi ro và nâng cao hiệu quả làm việc của toàn bộ đội ngũ bằng cách giảm thiểu biến số bất ngờ.
2. Giảm chi phí và nâng cao năng suất
Một khảo sát cho thấy 69% giám đốc điều hành trên khắp thế giới tập trung vào cải tiến quy trình để thúc đẩy năng suất và giảm chi phí.
Bởi lẽ hệ thống quy trình rõ ràng, phân công trách nhiệm cụ thể giúp nhân viên giảm thiểu thời gian chờ đợi phê duyệt. Họ được tập trung vào những công việc mang tính chiến lược, sáng tạo và phát triển kỹ năng chuyên sâu.
3. Bảo mật dữ liệu, thông tin trong thời đại số
Trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, những tác động vô tình đến kho dữ liệu doanh nghiệp có thể khiến tổ chức phải trả giá đắt. Theo tính toán sơ bộ, chi phí trung bình của một vi phạm dữ liệu do sai sót từ con người là 3.3 triệu USD vào năm 2020.
Do đó, ngày càng nhiều doanh nghiệp hướng đến số hóa, chuyển đổi số toàn diện. Việc phân cấp, quản lý quyền truy cập thông tin của nhân viên theo quy trình chuẩn hóa cũng cần được chú trọng.
4. Đảm bảo chất lượng công việc đồng đều
Giả sử, một công ty phát triển phần mềm trung bình gặp phải 15 đến 50 lỗi trên 1000 dòng mã. Lúc này, bạn hoàn toàn có thể giảm con số sai phạm xuống và cung cấp phần mềm hoạt động ổn định thông qua chuẩn hóa quy trình kiểm tra nghiêm ngặt. Nhờ đó, bạn cũng cam kết sản phẩm chất lượng đến tay khách hàng, gây ấn tượng tốt và thiết lập được mối quan hệ lâu dài với họ.
5. Đáp ứng các tiêu chuẩn, chứng chỉ chất lượng quốc tế
Cải tiến quy trình là một trong những nền tảng giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của những chứng chỉ quốc tế uy tín như ISO 9001, CMMI hay HACCP. Đây là mục tiêu quan trọng tạo nên văn hóa làm việc chuyên nghiệp, nâng cao năng lực cạnh tranh cho tổ chức.
III. Các dấu hiệu doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình ngay hôm nay
Nếu doanh nghiệp đang gặp phải những dấu hiệu “nguy hiểm” dưới đây, bạn nên cân nhắc triển khai chuẩn hóa quy trình ngay:
- Nhân viên không tiếp cận yêu cầu công việc kịp thời dẫn đến phản hồi khách hàng chậm trễ.
- Thường xuyên có sự nhầm lẫn trong quá trình truyền đạt thông tin mới làm phát sinh chi phí tốn kém, thời gian xử lý nhiệm vụ kéo dài.
- Nhà quản lý dành phần lớn thời gian để chỉnh sửa, thống nhất quy trình cho các đối tượng khác nhau.
- Không có đầu mối chịu trách nhiệm chính, mọi người đổ lỗi cho nhau hoặc các bộ phận khác. Nhà quản lý gặp khó khăn từ quá trình ủy thác đến khi cập nhật tình trạng công việc.
- Khó khăn trong quá trình tìm kiếm dữ liệu, truy vết lịch sử làm việc.
- Nhân viên không thể bám đuổi mục tiêu cá nhân đúng hạn do bị ảnh hưởng từ những công việc cần sự phối hợp với phòng ban, bộ phận khác.
IV. 7 bước chuẩn hóa quy trình nhanh chóng, tiết kiệm cho doanh nghiệp
Sau khi tìm ra những dấu hiệu đang cản trở quá trình vận hành, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu 7 bước chuẩn hóa quy trình sau để xây dựng hệ thống vận hành trơn tru, hiệu quả hơn:
1. Xác định mục tiêu chuẩn hóa
Trước khi bắt đầu, bạn nên xác định rõ ràng mục tiêu của công tác chuẩn hóa. Một số công ty chỉ cần cải thiện hoạt động của bộ phận nhỏ. Trong khi đó, số khác lại kỳ vọng tối ưu đồng bộ cả hệ thống quy trình, tập trung vào trải nghiệm khách hàng và đẩy mạnh doanh số.
Nếu bạn định hướng thay đổi toàn diện thì sẽ cần nhiều nguồn lực, thời gian hoàn thành hơn. Điều này chính là lý do bạn nên xác định mục tiêu sớm để kịp thời chuẩn hóa những quy trình đơn giản, từng bước tiến đến cải thiện toàn bộ hệ thống.
2. Lập bản đồ các hoạt động
Lập bản đồ hoạt động được xem là phần quan trọng nhất của công tác chuẩn hóa quy trình. Doanh nghiệp không thể phát triển đúng hướng nếu đội ngũ nhân sự không biết bắt đầu từ đâu. Mặt khác, bản đồ hoạt động còn xác định những thách thức mà mọi quy trình đang gặp phải.
Các công cụ lập bản đồ hoạt động bao gồm:
- Lưu đồ cơ bản (Flowchart): Flowchart là lưu đồ biểu diễn chuỗi các hành động nối tiếp nhau. Flowchart giúp doanh nghiệp minh họa quy trình làm việc thành hình ảnh đơn giản bao gồm các bước, các nhánh thể hiện kết quả hoặc điều kiện có thể thay đổi kết quả.
- Bản đồ chi tiết: Bản đồ này sẽ thể hiện chế độ xem chi tiết của từng quy trình.
- Lưu đồ đa chức năng (Multifunctional flowcharts): Lưu đồ đa chức năng cung cấp thông tin về những nhiệm vụ liên quan đến hiệu suất của các phòng ban, bộ phận và đội nhóm.
>> [Tải miễn phí] Quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp
3. Thu hút mọi người cùng tham gia chuẩn hóa quy trình
Như đã đề cập ở trên, việc lập bản đồ hoạt động liên quan đến công việc của tất cả đội nhóm. Vì thế sự tham gia của mọi người là yêu cầu cơ bản, cốt lõi nhất.
Các nhóm chức năng khác nhau nên thường xuyên trao đổi ý kiến, thấu hiểu đặc thù nghiệp vụ và mối liên hệ lẫn nhau. Từ đó, quá trình chuẩn hóa mới mang lại hiệu quả cải thiện chất lượng đồng đều.
4. Thiết kế quy trình mới
Công tác thực hiện thiết kế quy trình mới phải tuân thủ 5 yếu tố sau:
- Căn cứ vào mục tiêu chuẩn hóa mà doanh nghiệp đã xác định từ ban đầu.
- Mô hình hóa quy trình dựa trên bản đồ hoạt động chi tiết.
- Phân loại đối tượng tham gia, đơn giản hóa thiết kế và ứng dụng ngôn ngữ thông dụng để mọi người tiếp cận ngay với vị trí, trách nhiệm của mình.
- Lựa chọn phương pháp kiểm soát mức độ tuân thủ quy trình mới. Việc này giúp nhà quản lý đánh giá mức độ cải tiến sau thời gian chuẩn hóa.
- Cung cấp thêm thông tin hướng dẫn vào văn bản, tài liệu để sử dụng lâu dài.
5. Tài liệu hóa quy trình
Tiếp theo, doanh nghiệp cần thực hiện tài liệu hóa những quy trình mới. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của hoạt động mà tài liệu có thể được tổng hợp dưới dạng văn bản, sơ đồ, lưu đồ…
Nhiều nhiệm vụ cần được ghi lại đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải sắp xếp nhiều không gian bảo quản hơn. Lúc này, nhà quản lý nên cân nhắc áp dụng phương pháp lưu trữ phù hợp. Ví dụ, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã chọn lưu lại hồ sơ, dữ liệu trên nền tảng điện toán đám mây không giới hạn, đồng thời giúp nhân viên dễ dàng truy cập từ xa mọi lúc mọi nơi.
6. Đào tạo nhân viên về mô hình làm việc mới
Mặc dù nhân viên có tham gia đóng góp vào quá trình thiết kế quy trình làm việc, song nhà quản lý vẫn phải đảm bảo mọi người đều được đào tạo về cấu trúc chuẩn hóa.
Đào tạo không đơn giản là gửi thông tin mà bạn nên trực tiếp tổ chức những buổi hướng dẫn, giải thích các yếu tố đã thay đổi cũng như thống nhất phương pháp làm việc hiện tại. Như vậy, nhân viên sẽ cảm thấy an tâm để đồng lòng thực hiện hoạt động theo hướng mới.
7. Kiểm tra, điều chỉnh quy trình phù hợp
Mỗi quy trình mới phải được theo dõi để kiểm tra mức độ hiệu quả với từng nhân viên hay cả tổ chức. Nếu nhà quản lý phó mặc cho lực lượng lao động tự triển khai, họ có thể không thực hiện hoặc không tuân thủ đúng hướng dẫn của tiêu chuẩn mới. Công việc của bạn là xây dựng hệ thống giám sát chính xác, thúc đẩy người lao động chịu trách nhiệm về kết quả công việc cuối cùng.
V. Khởi động việc chuẩn hóa quy trình với phần mềm MISA AMIS Quy trình
70% công ty sử dụng phần mềm quản lý quy trình đã đạt được nhiều lợi ích như giảm độ phức tạp khi cộng tác liên phòng ban, thiết lập hệ thống vận hành khoa học và nâng cao hiệu suất công việc.
Chính vì vậy, hãy cùng xem bạn có thể thay đổi như thế nào với phần mềm MISA AMIS Quy trình – giải pháp quản trị quy trình toàn diện cho các doanh nghiệp của MISA:
1. Thiết lập, tùy chỉnh các mẫu quy trình làm việc
MISA AMIS Quy trình cung cấp sẵn kho quy trình mẫu phổ biến giúp doanh nghiệp nhanh chóng xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng. Bạn cũng có thể tùy chỉnh mẫu tùy chỉnh của riêng mình, lưu trữ và sử dụng chúng cho các bộ phận. Ngoài ra, thông tin viết/sửa quy trình cũng được phần mềm lại nên nhà quản lý dễ dàng tra cứu, đối chiếu, bổ sung khi cần.
2. Giám sát tình hình ứng dụng quy trình
Bạn tốn nhiều thời gian, công sức chuẩn hóa quy trình nhưng nhân viên không tuân theo những quy tắc đó? Bằng cách tìm ra một phương pháp mà mọi người đều đồng ý vận dụng, bạn sẽ đạt được sự gắn kết chặt chẽ hơn giữa các cá nhân và đội nhóm.
Hệ thống theo dõi của MISA AMIS Quy trình cho phép nhà quản lý bao quát toàn bộ bức tranh chung: tình hình áp dụng quy trình, những điểm vi phạm, những quy trình chưa hoàn thành đúng hạn… Từ đó, ban lãnh đạo nắm bắt thông tin và chỉ đạo khắc phục khó khăn tồn đọng kịp thời hơn.
3. Tự động hóa các tác vụ nhỏ và tự động chuyển giao công việc
MISA AMIS Quy trình không chỉ tái cấu trúc quy trình, nó còn giúp doanh nghiệp thay đổi hoàn toàn văn hóa làm việc. Người dùng giờ đây có thể tự động chuyển tiếp luồng công việc, chia sẻ dữ liệu, trao đổi theo chiều từ nhân sự đến cấp quản lý hoặc giữa các bộ phận chỉ với một vài thao tác.
Tự động hóa quy trình hỗ trợ doanh nghiệp đẩy nhanh tiến độ tổng thể, loại bỏ sự chậm trễ do lỗi quên việc hoặc sai sót của cá nhân. Tính năng này cũng giúp nhân viên tập trung cao nhất vào nhiệm vụ chính, không bị gián đoạn như cách làm việc trao đổi thủ công trước đây.
4. Kiến tạo môi trường làm việc số tinh gọn
Nằm trong hệ sinh thái MISA AMIS, MISA AMIS Quy trình có khả năng kết nối với các giải pháp khác như MISA AMIS Công việc, MISA AMIS WeSign,… tạo nên bộ giải pháp quản lý, điều hành từ xa.
Nhân viên chủ động cập nhật tiến độ công việc; nhà quản lý giám sát báo cáo, thúc đẩy đội nhóm hoàn thành mục tiêu liên tục. Từ đó, tổ chức có thể rút ngắn thời gian phục vụ khách hàng để nâng cao lợi thế cạnh tranh so với những đối thủ khác.
Hãy cùng lắng nghe câu chuyện của những khách hàng ứng dụng thành công MISA AMIS Quy trình vào cải tiến và xây dựng môi trường làm việc số tinh gọn:
VI. Kết luận
Con đường thành công có thể trở nên đơn giản và nhanh chóng khi doanh nghiệp biết cách chuẩn hóa quy trình phối hợp của mình. Với thị trường thay đổi liên tục như hiện nay, việc tiêu chuẩn hóa quy trình nội bộ sẽ tạo ra sức mạnh từ bên trong giúp doanh nghiệp thay đổi, thích nghi và đáp ứng yêu cầu của khách hàng tốt hơn.
Hãy bắt đầu chuẩn hóa quy trình ngay từ hôm nay và đừng quên đăng ký tư vấn để trải nghiệm sức mạnh cải tiến vận hành tối ưu của phần mềm MISA AMIS Quy trình.
Trải nghiệm sức mạnh của MISA AMIS Quy trình – Loại bỏ công việc thủ công, phê duyệt nhanh chóng, thúc đẩy tốc độ phục vụ khách hàng. Đăng ký trải nghiệm miễn phí Tại đây: 
0904 885 833
https://www.misa.vn/
