Dù đã đầu tư nhân sự, công nghệ và phân cấp quản lý rõ ràng, nhiều doanh nghiệp vẫn vận hành kém hiệu quả nếu thiếu một quy trình chuẩn hóa. Chuẩn hóa quy trình giúp doanh nghiệp thống nhất cách giao việc, kiểm soát tiến độ, giảm sai sót và nâng cao năng suất. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ cùng bạn tìm hiểu lợi ích, thách thức và các bước chuẩn hóa quy trình trong doanh nghiệp.
I. Chuẩn hóa quy trình là gì?
Chuẩn hóa quy trình là việc chính thức hóa và tài liệu hóa tất cả hoạt động, cách tiếp cận cùng các bước thực hiện công việc nhằm đạt được kết quả nhất quán. Bạn cần chuẩn hóa mọi quy trình, nhiệm vụ hoặc thủ tục hành chính như tính lương, trả lời khách hàng, lên đơn hàng,…
Ví dụ, bạn có thể tiêu chuẩn hóa quy trình lưu trữ tài liệu trong công ty bằng cách thiết lập một số khuôn mẫu cố định. Nhân viên phải điền vào một mẫu đơn chung khi kê khai tài liệu giúp công ty phân loại dữ loại và tìm lại dễ dàng hơn.
Để thực hiện chuẩn hóa quy trình chính xác, bạn cần trả lời các câu hỏi sau:
- Mục tiêu của quy trình đó là gì?
- Quy trình bắt đầu và kết thúc ở cá nhân/phòng ban nào?
- Nhân viên nào chịu trách nhiệm trong từng giai đoạn thực hiện?
- Trình tự/thứ tự thực hiện các bước là gì?
- Kết quả cần được sau khi hoàn tất quy trình?
- Thời hạn cho toàn bộ quy trình như thế nào?
Nhiều doanh nghiệp khi chuẩn hóa quy trình thường mất thời gian xây dựng biểu mẫu, xác định các bước và thống nhất cách phối hợp giữa các phòng ban. Để giúp doanh nghiệp triển khai nhanh hơn, MISA AMIS gửi tặng Trọn bộ Mẫu quy trình làm việc liên phòng ban cho mọi doanh nghiệp, dễ tùy chỉnh và áp dụng được ngay.
II. Tại sao việc tiêu chuẩn hóa các quy trình lại quan trọng?
Chuẩn hóa quy trình không phải khái niệm quản trị mới. Vào cuối thế kỷ 19, kỹ sư Frederick Taylor đã bắt đầu phân tích công việc tại nhà máy của mình để xác định những chuyển động có thể tối ưu.
Năm 1911, ông xuất bản cuốn sách “Nguyên tắc quản lý khoa học” kêu gọi mọi người ứng dụng hệ thống hợp lý hóa công việc cho phép tăng nhanh năng suất. Khái niệm này được đặt tên là “Chủ nghĩa Taylor”, sau này được Henry Ford cải tiến và ứng dụng vào quá trình sản xuất xe ô tô.
Ngày nay, người ta biết rằng tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc là cách thức theo dõi tiến độ và đề xuất cải tiến tốt nhất nhờ những lợi ích như:
1. Hạn chế rủi ro kinh doanh
Tiêu chuẩn hóa có tác động sâu rộng giúp bạn tăng trưởng mạnh mẽ. Các quy trình tiêu chuẩn sẽ hạn chế rủi ro và nâng cao hiệu quả làm việc của toàn bộ đội ngũ bằng cách giảm thiểu biến số bất ngờ.
2. Giảm chi phí và nâng cao năng suất
Một khảo sát cho thấy 69% giám đốc điều hành trên khắp thế giới tập trung vào cải tiến quy trình để thúc đẩy năng suất và giảm chi phí.
Bởi lẽ hệ thống quy trình rõ ràng, phân công trách nhiệm cụ thể giúp nhân viên giảm thiểu thời gian chờ đợi phê duyệt. Họ được tập trung vào những công việc mang tính chiến lược, sáng tạo và phát triển kỹ năng chuyên sâu.
3. Bảo mật dữ liệu, thông tin trong thời đại số
Trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, những tác động vô tình đến kho dữ liệu doanh nghiệp có thể khiến tổ chức phải trả giá đắt. Theo tính toán sơ bộ, chi phí trung bình của một vi phạm dữ liệu do sai sót từ con người là 3.3 triệu USD vào năm 2020.
Do đó, ngày càng nhiều doanh nghiệp hướng đến số hóa, chuyển đổi số toàn diện. Việc phân cấp, quản lý quyền truy cập thông tin của nhân viên theo quy trình chuẩn hóa cũng cần được chú trọng.
4. Đảm bảo chất lượng công việc đồng đều
Giả sử, một công ty phát triển phần mềm trung bình gặp phải 15 đến 50 lỗi trên 1000 dòng mã. Lúc này, bạn hoàn toàn có thể giảm con số sai phạm xuống và cung cấp phần mềm hoạt động ổn định thông qua chuẩn hóa quy trình kiểm tra nghiêm ngặt. Nhờ đó, bạn cũng cam kết sản phẩm chất lượng đến tay khách hàng, gây ấn tượng tốt và thiết lập được mối quan hệ lâu dài với họ.
5. Đáp ứng các tiêu chuẩn, chứng chỉ chất lượng quốc tế
Cải tiến quy trình là một trong những nền tảng giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của những chứng chỉ quốc tế uy tín như ISO 9001, CMMI hay HACCP. Đây là mục tiêu quan trọng tạo nên văn hóa làm việc chuyên nghiệp, nâng cao năng lực cạnh tranh cho tổ chức.
Tham khảo: Mẫu quy trình sản xuất theo ngành nghề & 6 bước hoàn thiện quy trình cho doanh nghiệp
III. Các dấu hiệu doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình ngay hôm nay
Nếu doanh nghiệp đang gặp phải những dấu hiệu “nguy hiểm” dưới đây, bạn nên cân nhắc triển khai chuẩn hóa quy trình ngay:
- Nhân viên không tiếp cận yêu cầu công việc kịp thời dẫn đến phản hồi khách hàng chậm trễ.
- Thường xuyên có sự nhầm lẫn trong quá trình truyền đạt thông tin mới làm phát sinh chi phí tốn kém, thời gian xử lý nhiệm vụ kéo dài.
- Nhà quản lý dành phần lớn thời gian để chỉnh sửa, thống nhất quy trình cho các đối tượng khác nhau.
- Không có đầu mối chịu trách nhiệm chính, mọi người đổ lỗi cho nhau hoặc các bộ phận khác. Nhà quản lý gặp khó khăn từ quá trình ủy thác đến khi cập nhật tình trạng công việc.
- Khó khăn trong quá trình tìm kiếm dữ liệu, truy vết lịch sử làm việc.
- Nhân viên không thể bám đuổi mục tiêu cá nhân đúng hạn do bị ảnh hưởng từ những công việc cần sự phối hợp với phòng ban, bộ phận khác.
IV. 7 bước chuẩn hóa quy trình nhanh chóng, tiết kiệm cho doanh nghiệp
Sau khi tìm ra những dấu hiệu đang cản trở quá trình vận hành, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu 7 bước chuẩn hóa quy trình sau để xây dựng hệ thống vận hành trơn tru, hiệu quả hơn:
1. Xác định mục tiêu chuẩn hóa
Trước khi bắt đầu, bạn nên xác định rõ ràng mục tiêu của công tác chuẩn hóa. Một số công ty chỉ cần cải thiện hoạt động của bộ phận nhỏ. Trong khi đó, số khác lại kỳ vọng tối ưu đồng bộ cả hệ thống quy trình, tập trung vào trải nghiệm khách hàng và đẩy mạnh doanh số.
Nếu bạn định hướng thay đổi toàn diện thì sẽ cần nhiều nguồn lực, thời gian hoàn thành hơn. Điều này chính là lý do bạn nên xác định mục tiêu sớm để kịp thời chuẩn hóa những quy trình đơn giản, từng bước tiến đến cải thiện toàn bộ hệ thống.
2. Lập bản đồ các hoạt động
Lập bản đồ hoạt động được xem là phần quan trọng nhất của công tác chuẩn hóa quy trình. Doanh nghiệp không thể phát triển đúng hướng nếu đội ngũ nhân sự không biết bắt đầu từ đâu. Mặt khác, bản đồ hoạt động còn xác định những thách thức mà mọi quy trình đang gặp phải.
Các công cụ lập bản đồ hoạt động bao gồm:
- Lưu đồ cơ bản (Flowchart): Flowchart là lưu đồ biểu diễn chuỗi các hành động nối tiếp nhau. Flowchart giúp doanh nghiệp minh họa quy trình làm việc thành hình ảnh đơn giản bao gồm các bước, các nhánh thể hiện kết quả hoặc điều kiện có thể thay đổi kết quả.
- Bản đồ chi tiết: Bản đồ này sẽ thể hiện chế độ xem chi tiết của từng quy trình.
- Lưu đồ đa chức năng (Multifunctional flowcharts): Lưu đồ đa chức năng cung cấp thông tin về những nhiệm vụ liên quan đến hiệu suất của các phòng ban, bộ phận và đội nhóm.
3. Thu hút mọi người cùng tham gia chuẩn hóa quy trình
Như đã đề cập ở trên, việc lập bản đồ hoạt động liên quan đến công việc của tất cả đội nhóm. Vì thế sự tham gia của mọi người là yêu cầu cơ bản, cốt lõi nhất.
Các nhóm chức năng khác nhau nên thường xuyên trao đổi ý kiến, thấu hiểu đặc thù nghiệp vụ và mối liên hệ lẫn nhau. Từ đó, quá trình chuẩn hóa mới mang lại hiệu quả cải thiện chất lượng đồng đều.
4. Thiết kế quy trình mới
Công tác thực hiện thiết kế quy trình mới phải tuân thủ 5 yếu tố sau:
- Căn cứ vào mục tiêu chuẩn hóa mà doanh nghiệp đã xác định từ ban đầu.
- Mô hình hóa quy trình dựa trên bản đồ hoạt động chi tiết.
- Phân loại đối tượng tham gia, đơn giản hóa thiết kế và ứng dụng ngôn ngữ thông dụng để mọi người tiếp cận ngay với vị trí, trách nhiệm của mình.
- Lựa chọn phương pháp kiểm soát mức độ tuân thủ quy trình mới. Việc này giúp nhà quản lý đánh giá mức độ cải tiến sau thời gian chuẩn hóa.
- Cung cấp thêm thông tin hướng dẫn vào văn bản, tài liệu để sử dụng lâu dài.
5. Tài liệu hóa quy trình
Tiếp theo, doanh nghiệp cần thực hiện tài liệu hóa những quy trình mới. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của hoạt động mà tài liệu có thể được tổng hợp dưới dạng văn bản, sơ đồ, lưu đồ…
Nhiều nhiệm vụ cần được ghi lại đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải sắp xếp nhiều không gian bảo quản hơn. Lúc này, nhà quản lý nên cân nhắc áp dụng phương pháp lưu trữ phù hợp.
Ví dụ, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã chọn lưu lại hồ sơ, dữ liệu trên nền tảng điện toán đám mây không giới hạn, đồng thời giúp nhân viên dễ dàng truy cập từ xa mọi lúc mọi nơi.
| [Tải miễn phí] 100+ mẫu sơ đồ quy trình cho các phòng ban |
6. Đào tạo nhân viên về mô hình làm việc mới
Mặc dù nhân viên có tham gia đóng góp vào quá trình thiết kế quy trình làm việc, song nhà quản lý vẫn phải đảm bảo mọi người đều được đào tạo về cấu trúc chuẩn hóa.
Đào tạo không đơn giản là gửi thông tin mà bạn nên trực tiếp tổ chức những buổi hướng dẫn, giải thích các yếu tố đã thay đổi cũng như thống nhất phương pháp làm việc hiện tại. Như vậy, nhân viên sẽ cảm thấy an tâm để đồng lòng thực hiện hoạt động theo hướng mới.
7. Kiểm tra, điều chỉnh quy trình phù hợp
Mỗi quy trình mới phải được theo dõi để kiểm tra mức độ hiệu quả với từng nhân viên hay cả tổ chức. Nếu nhà quản lý phó mặc cho lực lượng lao động tự triển khai, họ có thể không thực hiện hoặc không tuân thủ đúng hướng dẫn của tiêu chuẩn mới. Công việc của bạn là xây dựng hệ thống giám sát chính xác, thúc đẩy người lao động chịu trách nhiệm về kết quả công việc cuối cùng.
V. Chuẩn hóa quy trình với phần mềm MISA AMIS Quy trình
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đã ban hành quy trình nhưng vẫn gặp tình trạng nhân sự làm chưa đúng luồng, phê duyệt chậm, hồ sơ phân tán, khó giám sát tiến độ. Khi quy trình chỉ nằm trên giấy hoặc file rời rạc, nhà quản lý rất khó kiểm soát việc thực thi, còn các phòng ban dễ phối hợp thiếu nhất quán.
MISA AMIS Quy trình chính là giải pháp giúp doanh nghiệp số hóa, chuẩn hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình vận hành trên một nền tảng tập trung. Phần mềm hỗ trợ thiết kế quy trình linh hoạt, kiểm soát luồng phê duyệt, theo dõi tiến độ theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp vận hành minh bạch và hiệu quả hơn.
Các tính năng nổi bật của AMIS Quy trình
- Thiết kế quy trình nhanh, không cần lập trình: Doanh nghiệp có thể tạo và tùy chỉnh quy trình bằng thao tác kéo thả, kết hợp AI Agent và thư viện 500+ mẫu quy trình để triển khai nhanh theo từng nghiệp vụ thực tế.
- Số hóa toàn bộ quy trình và biểu mẫu nội bộ: Tập trung quản lý các quy trình của nhiều phòng ban như kế toán, bán hàng, nhân sự, hành chính, vận hành trên một hệ thống duy nhất, giảm giấy tờ và hạn chế thất lạc hồ sơ.
- Tự động hóa luồng phê duyệt, chuyển giao công việc: Khi một bước hoàn thành, hệ thống tự động chuyển tiếp đến đúng người phụ trách, gửi thông báo và nhắc việc kịp thời, giúp giảm tình trạng quên việc, chậm xử lý hoặc sai luồng.
- Giám sát tiến độ và cảnh báo điểm nghẽn: Nhà quản lý dễ dàng theo dõi quy trình nào đang xử lý, bước nào bị chậm, cá nhân hoặc phòng ban nào chưa tuân thủ, từ đó kịp thời điều phối và cải tiến vận hành.
- Kết nối với các phân hệ nghiệp vụ khác: MISA AMIS Quy trình có thể liên thông với AMIS Kế toán, AMIS CRM, AMIS Nhân sự, AMIS Sản xuất… giúp dữ liệu được kế thừa xuyên suốt, giảm tối đa nhập liệu thủ công.
-
Phê duyệt và ký số mọi lúc, mọi nơi: Lãnh đạo có thể xử lý đề xuất, đề nghị, hợp đồng hoặc tài liệu cần ký ngay trên quy trình, kể cả khi không có mặt tại văn phòng, giúp rút ngắn thời gian trình ký và tăng tốc độ xử lý công việc.
VI. Kết luận
Con đường thành công có thể trở nên đơn giản và nhanh chóng khi doanh nghiệp biết cách chuẩn hóa quy trình phối hợp của mình. Với thị trường thay đổi liên tục như hiện nay, việc tiêu chuẩn hóa quy trình nội bộ sẽ tạo ra sức mạnh từ bên trong giúp doanh nghiệp thay đổi, thích nghi và đáp ứng yêu cầu của khách hàng tốt hơn.
