6 bước hoàn thiện quy trình sản xuất và mẫu quy trình theo ngành nghề 

Đối với đặc thù các ngành liên quan đến hoạt động sản xuất, gia công, lắp ráp thì xây dựng một quy trình sản xuất chỉn chu đóng vai trò quan trọng hàng đầu. Quy trình này quyết định trực tiếp đến khả năng tạo ra sản phẩm chất lượng, đảm bảo năng suất của toàn bộ hệ thống. 

Trên thực tế, quy trình phù hợp thường phụ thuộc vào nhiều yếu tố như nền tảng công nghệ, ngân sách, nhân lực của từng đơn vị. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể dựa vào các bước căn bản cốt lõi dưới đây để xác định quy trình chính xác và ứng dụng thực tiễn. Đồng thời, bài viết cũng cung cấp một số mẫu quy trình đặc trưng của những ngành sản xuất tiêu biểu như: dược phẩm, cơ khí, in ấn, điện tử,…  

I. Quy trình sản xuất là gì?

Quy trình sản xuất là các bước doanh nghiệp thực hiện hàng loạt hoạt động bao gồm lên kế hoạch, chuẩn bị nguyên liệu, giám sát tiến độ sản xuất… Quy trình này đảm bảo cung cấp hàng hóa đúng thời hạn, đúng số lượng và tiêu chuẩn chất lượng theo yêu cầu của khách hàng, thị trường. 

Tùy thuộc vào mục tiêu, đặc thù ngành hàng cũng như nguồn lực mà các công ty tuân thủ nhiều loại quy trình sản xuất khác nhau. Thế nhưng, quy trình nào cũng đòi hỏi nhà quản trị sản xuất phải có định hướng rõ ràng nhằm tận dụng tối đa sức mạnh bên trong. Đồng thời, người quản lý sản xuất phải đảm bảo các mục tiêu cốt lõi dưới đây.

II. Mục tiêu của quy trình quản lý sản xuất trong doanh nghiệp

Sản xuất chính là tiền đề của kinh tế hàng hóa, theo đó, quản lý quy trình sản xuất luôn song hành với quá trình sản xuất. Nó giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh bằng cách đạt được các mục tiêu sau:

• Quản lý sản xuất chặt chẽ, giảm lãng phí tài nguyên từ khâu mua nguyên vật liệu, phụ liệu đến khi hoàn thành sản phẩm đầu ra. 
• Đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn, ngừng đột ngột để đem lại nguồn thu đều đặn. 
• Đảm bảo số lượng hàng tồn kho, không có tình trạng hàng hóa bị lãng quên hoặc hư hỏng. 
• Cam kết tiến độ giao hàng, đáp ứng nhu cầu và tiêu chuẩn ngày càng khắt khe của người tiêu dùng. 
• Hạn chế phát sinh chi phí, định giá sản phẩm hợp lý, tăng sức cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường. 

III. 6 bước tạo nên quy trình quản lý sản xuất hoàn thiện

1. Nghiên cứu thị trường và xác định tiềm năng của doanh nghiệp

Khi tham gia vào một thị trường bất kỳ, doanh nghiệp cần hiểu rõ chân dung khách hàng, thị hiếu, đối thủ hiện có. Người quản trị sản xuất phải có khả năng tìm kiếm thông tin, phân tích, dự đoán. Từ đó, doanh nghiệp sẽ đánh giá được tiềm lực cạnh tranh và tiếp tục xây dựng những chiến lược phát triển lâu dài. 

2. Lập kế hoạch sản xuất 

Lập kế hoạch sản xuất sẽ quyết định toàn bộ nhà máy, doanh nghiệp phải vận hành như thế nào theo từng bước lập sẵn. Nếu như làm tốt bước này, công tác vận hành phía sau có thể gia tăng hiệu quả sản xuất, tăng cao giá trị lợi nhuận.

Việc kiểm soát, phân bổ nguyên vật liệu hợp lý cũng là một trong những khía cạnh tạo nên sự thành công của quy trình sản xuất. Nhà quản lý nên chú ý giám sát liên tục ngay từ công đoạn này.

Tại đây, doanh nghiệp cần chú trọng tới 2 vấn đề chính:

• Cân đối năng lực sản xuất của nhà máy: Các đơn vị nên giữ sự cân bằng giữa nhu cầu khách hàng và năng lực sản xuất của nguồn lực hay hệ thống công nghệ nội bộ. 
• Thiết lập dự toán mua nguyên vật liệu chính xác: Doanh nghiệp dựa trên nguyên vật liệu tiêu hao định kỳ, lượng sản phẩm đã tiêu thụ và hàng tồn kho thực tế để thống nhất đề xuất mua mới. Như vậy, nguồn cung cấp vừa duy trì liên tục, vừa giảm tối đa hàng hóa dư thừa. 

>> Xem thêm: Hệ thống quản lý doanh nghiệp: Khái niệm, vai trò và các bước tối ưu 

3. Quản lý chi tiết từng công đoạn 

Người quản lý quy trình sản xuất phải bao quát được toàn bộ hệ thống của doanh nghiệp. Họ nắm bắt từng công đoạn, điều phối, định hướng cũng như sắp xếp trình tự từng luồng công việc khoa học.

Ngoài ra, người quản lý cũng theo dõi những yếu tố như tính nghiêm túc, chuẩn chỉnh của nhân sự để tối ưu hóa thời gian sản xuất. Nhiệm vụ này không hề dễ dàng nhưng quyết định trực tiếp đến khâu hoàn thiện sản phẩm nên cần có sự đầu tư thời gian, công sức sát sao. 

4. Quản lý chất lượng sản phẩm chặt chẽ

Chất lượng sản phẩm sẽ đánh giá một cách khách quan nhất độ hiệu quả của quá trình sản xuất. Không chỉ vậy, nó phản ánh hình ảnh thương hiệu cũng như tạo nên danh tiếng, độ uy tín của công ty.

Do đó, kiểm kê chất lượng, đánh giá kịp thời là nhiệm vụ bắt buộc mà tất cả doanh nghiệp phải chú trọng. Nhờ chất lượng của sản phẩm được đảm bảo, tổ chức tránh đi những rủi ro và có cơ sở tập trung phát triển tên tuổi mạnh mẽ hơn.

Số hoá nghiệp vụ thủ công, quản lý đồng nhất trên một nền tảng với MISA AMIS Văn phòng số

5. Tính toán giá thành sản phẩm 

Trước khi thâm nhập thị trường doanh nghiệp chắc chắn đã thực hiện nghiên cứu chiến lược giá thành phù hợp. Thế nhưng, quá trình sản xuất thường phát sinh nhiều khoản chi phí bất ngờ vì hao mòn, mất mát, giá nguyên liệu tăng cao… 

Vậy nên người quản lý phải kiểm soát mức phát sinh đó một cách chặt chẽ. Doanh nghiệp càng ổn định chi phí sản xuất thì việc định giá sản phẩm càng chính xác, đem lại lợi ích bền vững. 

6. Theo dõi sản phẩm sau khi bán ra

Doanh nghiệp cần tiếp tục theo dõi quá trình bán hàng sau quy trình sản xuất thành phẩm. Mục đích của bước này là thu thập ý kiến phản hồi hay báo lỗi từ khách hàng. 

Trường hợp xuất hiện sai sót trong sản xuất hoàn toàn có thể xảy ra. Vì vậy, doanh nghiệp cũng nên ban hành các chính sách thay thế, phục hồi hoặc đền bù cho những sản phẩm không đạt chất lượng mong muốn. Cách làm này giúp khách hàng tin tưởng, an tâm sử dụng sản phẩm hơn.  

IV. Ví dụ minh họa các quy trình sản xuất phổ biến nhất hiện nay

Nhìn tổng quan, các quy trình sản xuất không hoàn toàn giống nhau do khác biệt về lĩnh vực, quy mô doanh nghiệp. Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về quy trình ứng dụng thực tế của 5 ngành sản xuất tiêu biểu:

V. Quy mô, bộ phận cần có trong quy trình sản xuất 

Theo tiêu chí về chức năng, một quy trình sản xuất trong doanh nghiệp thường được phối hợp bởi các bộ phận như:

• Bộ phận quản lý: Ban quản lý bao gồm giám đốc sản xuất, trưởng phòng, phó phòng sản xuất. Đây là bộ phận “đầu não” chịu trách nhiệm điều hành, giám sát, phê duyệt và giải quyết mọi khó khăn cho quy trình sản xuất diễn ra thuận lợi. Họ cũng tham mưu tới lãnh đạo công ty để có kế hoạch sản xuất, phân bổ nhân lực phù hợp. 
• Bộ phận sản xuất chính: Đội ngũ nhân sự sản xuất chính sẽ trực tiếp chế tạo sản phẩm chủ lực, quan trọng của doanh nghiệp. 
• Bộ phận sản xuất phụ trợ: Đội phụ trợ có tác dụng hỗ trợ sản xuất chính, đảm bảo khâu sản xuất chính tiến hành đều đặn, đạt mục tiêu đề ra.
• Bộ phận sản xuất phụ: Nếu quá trình sản xuất chính phát sinh nhiều phế liệu, phế phẩm thì bộ phận này sẽ tận dụng để tạo ra các mẫu mã sản phẩm khác. Như vậy doanh nghiệp có thể tạo ra thêm một nguồn thu mới. 
• Bộ phận phục vụ sản xuất: Bộ phận phục vụ đảm nhiệm việc cung ứng, bảo quản, cấp phát, vận chuyển nguyên liệu và dụng cụ lao động đến từng nhà máy, phân xưởng. 

>> [Hướng dẫn] Cách thiết lập quy trình quản lý kho theo ISO cho doanh nghiệp 

VI. Gợi ý phương pháp quản lý sản xuất hiệu quả

1. Phương pháp tổ chức sản xuất theo dây chuyền

Đặc điểm của phương pháp sản xuất theo dây chuyền là tổ chức sản xuất thành các công đoạn. Các khâu trong cả dây chuyền sẽ thực hiện chu trình kinh doanh từ “đầu vào” tới “đầu ra”. 

Các địa điểm, công đoạn sản xuất sẽ có nhiệm vụ cụ thể nên doanh nghiệp phân phối nhân công, máy móc dễ dàng hơn. Tuy nhiên, sản xuất dây chuyền phải đảm bảo điều kiện:

• Công việc luôn được hoàn thành chính xác. 
• Dây chuyền sản xuất tương thích với thiết kế sản phẩm.
• Dây chuyền sản xuất đủ khả năng đáp ứng khối lượng hàng hóa cần giao. 
• Môi trường sản xuất chuyên nghiệp, kỷ luật cao. 

Về ưu điểm, tổ chức sản xuất theo dây chuyền tạo ra năng suất, chất lượng, tốc độ sản xuất nhanh. Doanh nghiệp tận dụng đa dạng nguồn lực, tiết kiệm chi phí và thúc đẩy quả công việc tối ưu.

2. Phương pháp chia theo nhóm sản xuất

Chia nhóm sản xuất được dùng phổ biến trong mô hình sản xuất hàng loạt các sản phẩm nhỏ và vừa. Doanh nghiệp sẽ sản xuất nhiều mặt hàng trên cùng hệ thống. 

Phương pháp này không bố trí máy móc cho từng loại sản phẩm mà làm chung cả nhóm dựa trên chi tiết sản phẩm đã chọn. Một vài đặc điểm của phương pháp tổ chức sản xuất theo nhóm gồm có:

• Chuẩn hóa sản phẩm cho các nhóm chuyên biệt.
• Thiết lập quy trình cụ thể cho từng nhóm.
• Đặt ra định mức, thiết kế dụng cụ, bố trí máy móc theo chuyên môn.
• Giảm bớt khối lượng, thời gian của công tác chuẩn bị kỹ thuật. Tạo điều kiện chuyên môn hóa và nâng cao trình độ công nhân.

3. Phương pháp tổ chức đơn chiếc

Sản xuất đơn chiếc là loại hình sản xuất thuộc kiểu sản xuất gián đoạn. Trong hình thức sản xuất đơn, mỗi nơi làm việc thực hiện chế biến nhiều loại chi tiết khác nhau, nhiều bước công việc khác nhau.

Mỗi loại chi tiết được chế biến với khối lượng nhỏ, đôi khi chỉ có một vài chiếc. Nơi làm việc được bố trí theo nguyên tắc công nghệ, sử dụng máy móc, thiết bị vạn năng. Điều này tạo nên tính linh hoạt cao nhưng không đủ chuyên môn hóa. 

VII. Lợi ích của phần mềm quản lý quy trình với quá trình vận hành hành tổ chức sản xuất 

Hiện nay, doanh nghiệp sản xuất nào cũng có ứng dụng phần mềm quản lý sản xuất. Những phần mềm này tích hợp nhiều tính năng như quản lý nguyên vật liệu, bán hàng, nhân sự, kho hàng, giá thành, chi phí… 

Song, để vận hành sản xuất kinh doanh thông suốt, doanh nghiệp còn cần công cụ quản lý quy trình kết nối liên thông. Phần mềm này sẽ liên kết tuần tự từng bước trong quy trình sản xuất đến các bộ phận liên quan như kế toán, kinh doanh hay đệ trình yêu cầu, nhận phê duyệt từ cấp quản lý. 

Doanh nghiệp sẽ chuẩn hóa quy trình, vận hành sản xuất linh hoạt tối qua qua các luồng quy trình tự động. Nhờ đó, người quản lý không chỉ giảm áp lực theo dõi, nhân viên giảm thao tác thủ công mà doanh nghiệp cũng phát huy tối đa các nguồn lực có ích để đạt hiệu quả vượt trội. 

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ TRẢI NGHIỆM NGAY PHẦN MỀM MISA AMIS QUY TRÌNH – GIẢI PHÁP QUẢN LÝ QUY TRÌNH SẢN XUẤT TRỰC QUAN, LIÊN THÔNG, TOÀN DIỆN NHẤT 

VIII. Kết luận

Quy trình sản xuất bài bản, chuyên nghiệp cho phép doanh nghiệp thay đổi hoàn toàn cách thức làm việc thủ công, nâng cao năng lực sản xuất và mở rộng cơ hội phát triển. Chính vì vậy, việc tìm hiểu, sắp xếp các bước sản xuất tiêu chuẩn vô cùng cần thiết. Hy vọng qua bài viết trên những người quản trị sản xuất đã có thêm nhận thức đúng đắn cùng nhiều thông tin hữu ích.