PDCA là gì? Các bước áp dụng quy trình PDCA trong quản lý

Quy trình PDCA được biết đến là một mô hình quản lý sản xuất và kinh doanh cực hiệu quả. Vậy bản chất PDCA là gì? Lợi ích của nó đem lại cho doanh nghiệp là gì? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu qua bài viết này nhé.

I. Tổng quan về khái niệm PDCA

1. Tìm hiểu PDCA là gì?

Hiện nay, “PDCA là gì?” PCDA là một quy trình được nghiên cứu và phát triển bởi tiến sĩ Walter Shewhart. Sau đó, được biết đến rộng rãi là nhờ tiến sĩ Edward Deming. Hiểu đơn giản, PDCA là viết tắt của cụm từ gồm PLAN – DO – CHECK – ACT đại diện cho bốn công việc cần thực hiện theo tuần tự, liên tục. Từ đó đảm bảo được việc quản lý đạt hiệu quả tối ưu. Cụ thể:

• Plan: Lập kế hoạch, xác định phạm vi, nguồn lực, mục tiêu để thực hiện.
• Do: Triển khai kế hoạch đã vạch ra trước đó.
• Check: Kiểm tra quy trình thực hiện kế hoạch.
• Act: Dựa trên kết quả kiểm tra tiến hành điều chỉnh, cải tiến.

Chu trình PDCA với bốn bước được sắp xếp theo một mô hình vòng tuần hoàn khép kín. Nhiều vòng lặp sẽ giúp các vấn đề dần được giải quyết và đưa ta tới gần hơn với đích đến như mong muốn. Đặc biệt, việc lên kế hoạch, thực hiện, đánh giá rồi thay đổi sẽ giúp tạo ra sự cải tiến liên tục, không ngừng trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Có thể nói, đây là phương pháp khoa học mang lại hiệu quả tối ưu cho các kế hoạch hay dự án của rất nhiều đối tượng với các quy mô khác nhau. Từ cá nhân, đội nhóm, tổ chức nhỏ lẻ tới các doanh nghiệp lớn, thậm chí xuất hiện cả trong các cải cách mang tầm cỡ quốc gia.

Lập kế hoạch làm việc là một trong bốn công việc cần thực hiện theo tuần tự trong PDCA. Với bảng kế hoạch công việc, bạn có thể thực hiện một mục tiêu cuối cùng duy nhất và chia nó thành các bước nhỏ cần đạt được để mục tiêu tổng quát đó thành công. Điều này thường hoạt động tốt nhất nếu bạn chia nhỏ mọi thứ thành các bước nhỏ nhất có thể và sau đó chỉ định từng bước cho người sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo bước đó được thực hiện và sẵn sàng cho người có bước tiếp theo.  Mời bạn đọc tham khảo chi tiết hơn trong: [eBook] Cách lập bản kế hoạch công việc tiêu chuẩn cho doanh nghiệp 2023

2. Chu trình PDCA được áp dụng khi nào?

Quy trình PDCA thường được ứng dụng trong các trường hợp: 

• Khi có một dự án mới bắt đầu hoặc một dự án có sẵn nhưng cần cải tiến.
• Phát triển một thiết kế mới hoặc đổi mới, cải tiến quy trình, sản phẩm, dịch vụ.
• Xây dựng quy trình quản lý chất lượng trong các tổ chức, doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp muốn xây dựng mô hình vòng lặp tuần hoàn và liên tục có sự cải tiến.
• Kiểm tra những thiếu sót, kịp thời khắc phục những “lỗ hổng” có trong quản lý chất lượng
• Lập kế hoạch thu thập, phân tích dữ liệu để xác minh, ưu tiên các vấn đề trọng tâm cần truy cứu hoặc nguyên nhân gốc rễ cần tìm hiểu.
• Thực hiện bất kì thay đổi hay mục tiêu của một công việc cụ thể nào đó.

II. Đánh giá về quy trình PDCA 

Mỗi mô hình kinh doanh, quản lý đều luôn tồn tại song song hai mặt ưu và nhược điểm nhất định. Qua đó, đòi hỏi người áp dụng cần suy xét, cân nhắc đánh giá cho thích hợp với thực trạng của mình.

1. Ưu điểm của PDCA

Chu trình PDCA bao hàm nhiều nguyên lý quản trị cơ bản của hoạch định quản trị chiến lược cho một tổ chức, doanh nghiệp. Khi áp dụng vòng lặp PDCA, các công đoạn luôn được chú ý liên tục, chất lượng là yếu tố được kiểm soát hàng đầu. Cùng với đó, những sai sót sẽ kịp thời được phát hiện và dần được hoàn thiện qua từng vòng của chu trình. Giúp tổng thể quá trình tiến gần hơn với hiệu quả công việc đã đặt ra trước đó.

Mô hình PDCA được biết đến nhiều hơn với vai trò là quá trình quản lý chất lượng trong sản xuất. Tuy nhiên, trong công tác quản trị doanh nghiệp, quy trình này được nhiều nhà lãnh đạo ứng dụng song nó vẫn hoàn thành tốt vai trò của mình. Với tiềm năng vượt trội, PDCA càng được sử dụng rộng rãi hơn và không giới hạn. Nó được áp dụng cho đa dạng các loại mục tiêu, từ cá nhân đến tổ chức nhỏ lẻ hay cả những cuộc cải cách lớn mang tính thời đại.

PDCA còn góp phần giúp thiết lập bộ quy trình trong một tổ chức. Hiểu một cách đơn giản, PDCA có thể được thử nghiệm trong một đội nhóm nhỏ để định hướng các công việc cần thực hiện, giải quyết các vấn đề từ đơn giản đến phức tạp, dần cải tiến và hoàn thiện.

Sau một thời gian ứng dụng, khi được xác minh hiệu quả thì việc mở rộng phạm vi ứng dụng sang các phòng ban khác hay toàn thể doanh nghiệp sẽ mang đến những kết quả đáng mong đợi. Lúc này, doanh nghiệp đã sở hữu được bộ quy trình vận hành tiêu chuẩn.

2. Nhược điểm của PDCA

Do quy trình PDCA là vòng lặp liên tục nên các giai đoạn phải được hoàn thiện trong điều kiện hoàn hảo, không phát sinh những biến số. Khi đó, chu trình vận hành mới đạt được hiệu quả tối đa. Một khi biến số xuất hiện, sẽ dễ làm ảnh hưởng đến tiến độ và có thể lấy đi một phần thời gian đáng kể của cả quá trình này.

Tuy nhiên, điều này không hẳn được đánh giá là nhược điểm bởi chính những biến số sẽ giúp doanh nghiệp nhìn nhận lại vấn đề và càng hoàn thiện hơn trong những lần vận hành tiếp theo.

Yêu cầu cần phải cân đối về thời gian trong mỗi giai đoạn. Những phân tích quá mức sẽ dễ khiến dự án bị đình trệ, chậm tiến độ. Vì đôi khi, kết quả then chốt lại phụ thuộc phần lớn vào các giai đoạn thực hiện sau cùng của chu trình. Cơ bản thì khi một dự án đi vào vận hành, việc ta tập trung, mất thời gian vào một điều gì đó quá lâu hoặc quá ít đều không tốt.

PDCA là một quy trình, kế hoạch mà kế hoạch, chu trình thì lại luôn tồn tại một số thiếu sót vốn có như: chưa đáp ứng được tính khẩn cấp của vấn đề, dễ trở nên rập khuôn nên cần những tư duy vận hành mang tính sáng tạo và chấp nhận sự đổi mới.

III. Lợi ích của quy trình PDCA trong các tổ chức

Sau khi nắm rõ được khái niệm PDCA là gì cùng các vấn đề xoay quanh PDCA, có thể thấy rằng, đây là một trong những phương pháp quản trị đem lại nhiều nguồn lợi lớn cho doanh nghiệp. Thuộc top những công cụ quản lý hữu hiệu nhất hiện nay, nhóm lợi ích mà PDCA có thể kể đến như:

• Cải tiến quy trình hoạt động: PDCA là chu trình được cải tiến liên tục. Nên đảm bảo rằng, các lỗi có thể được sửa chữa và thích ứng với nhu cầu và tình hình thực tế của doanh nghiệp.
• Thay đổi cách quản lý: Mô hình PDCA khuyến khích sự phát triển, các  sự thay đổi đột phá song vẫn đảm bảo cải thiện chất lượng cũng như hiệu suất. Ngoài ra, nó còn giúp quản lý thay đổi hiệu quả. PDCA kết hợp với những điều cần thay đổi theo mô hình cải thiện liên tục.
• Quản lý chất lượng: Vòng phản hồi liên tục của PDCA cho phép phân tích, đo lường cũng như xác định các nguồn của các biến thể từ yêu cầu của khách hàng và cho phép thực hiện hành động khắc phục, cải tiến kịp thời.
• Duy trì kiểm soát dự án: Mô hình PDCA giúp người quản lý dự án luôn duy trì quyền kiểm soát lớn hơn đối với một dự án nhất định theo nhiều cách khác nhau.
• Quản lý hiệu suất: PDCA hướng tới mô hình quản lý hiệu suất có tích hợp quản lý hiệu suất & các hoạt động hàng ngày, góp phần cải thiện năng suất một cách rõ rệt.
• Gia tăng năng lực cạnh tranh trong tổ chức: Ứng dụng chu trình PDCA giúp tổ chức trở nên nhanh nhẹn, cải thiện sự phối hợp giữa các quy trình khác nhau. Từ đó, đẩy nhanh chu kỳ kinh doanh, tăng khả năng cạnh tranh của tổ chức.

IV. Các bước lập kế hoạch công việc theo chu trình PDCA trong quản lý 

1. PLAN (P) – Thiết lập kế hoạch, định hướng mục tiêu. 

• Thiết lập các mục tiêu và mục đích mà bạn muốn cải thiện hoặc phát triển.
• Mô tả chi tiết nhiệm vụ với những thông tin rõ ràng, cụ thể.
• Thành lập nhóm thực hiện và đặt thời hạn hoàn thành.
• Ghi lại các dữ liệu dự kiến sử dụng trong quá trình thực hiện.
• Lập một kế hoạch thực hiện rồi phân tích từng công việc, người thực hiện, kết quả mong đợi, cách vận hành hoặc hướng dẫn… để làm nền tảng cho bước thực hiện phía sau.

>> Tham khảo thêm: Lập kế hoạch công việc bằng Excel: 7 mẫu dành cho doanh nghiệp 2023

2. DO (D) – Triển khai kế hoạch.

• Bám sát thực hiện theo các kế hoạch đã đề ra
• Cập nhật thường xuyên tiến độ công việc
• Tuyệt đối tuân theo lịch trình công việc đã đề ra, ghi lại các vấn đề xuất phát trong quá trình làm việc

Triển khai kế hoạch, bám sát thực hiện theo các kế hoạch, cập nhật tiến độ với bộ giải pháp phần mềm MISA AMIS VĂN PHÒNG SỐ

3. CHECK (C) – Đánh giá kết quả của kế hoạch 

Sau thời gian thực hiện, doanh nghiệp cần kiểm tra , xác nhận lại kết quả đạt được có như kế hoạch đã đề ra hay không. 

Ghi lại tất cả các vấn đề phát sinh được phát hiện trong quá trình thực hiện như các thay đổi, sai sót, các thách thức,… tác động và ảnh hưởng đến quá trình thực hiện. Từ đó, tìm hiểu nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của chúng để có những biện pháp khắc phục phù hợp. 

4. ACT (A) – Hành động để thay đổi 

Căn cứ vào các vấn đề được nhận định từ hoạt động kiểm tra, đánh giá, doanh nghiệp cần thiết lập các biện pháp ngăn ngừa thích hợp và khắc phục, tiến hành sửa lỗi,… sao cho phù hợp và đảm bảo có hiệu quả. Đồng thời, cập nhật lại mọi thông tin đã thay đổi này vào kho dữ liệu để có căn cứ áp dụng, rút kinh nghiệm khi bắt đầu các dự án khác trong tương lai. 

Trên đây là một số chia sẻ của về khái niệm PDCA là gì, cách lập kế hoạch công việc theo chu trình PDCA cùng một số vấn đề liên quan đến PDCA. Bài viết là ý kiến khách quan và chỉ mang tính chất tham khảo. Song, hy vọng rằng, những thông tin trên sẽ có thể giúp bạn phần nào có thêm kiến thức trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp. Cảm ơn đã dõi theo!

V. Kết luận

Kế hoạch làm việc sẽ không được viết và khởi xướng bởi một người duy nhất. Đó là một kế hoạch hành động cho một nhóm dự án cuối cùng sẽ được đệ trình lên các thành viên hội đồng quản trị và các bên liên quan để phê duyệt.

Nếu bạn xây dựng kế hoạch làm việc của mình trong một phần mềm quản lý công việc, thì bạn sẽ dễ dàng tiếp tục lặp lại kế hoạch của mình và cải tiến theo thời gian. Và nếu phần mềm đó trực tuyến, thì mọi người có thể cộng tác trong thời gian thực và biết chính xác những bước nào là cần thiết để có kết quả lý tưởng.

Phần mềm MISA AMIS Công việc có thể xây dựng các biểu đồ cho phép bạn lập toàn bộ nhiệm vụ công việc, giao nhiệm vụ và theo dõi quản lý công việc. Tăng hiệu suất với sự kết hợp của nhiều mô hình quản trị trong Doanh nghiệp.