Kiến thức Chuyển đổi số Asana là gì? Cách sử dụng phần mềm Asana trong quản lý...

Asana là gì? Cách sử dụng phần mềm Asana trong quản lý công việc

Trong thời đại công nghệ phát triển nhanh như hiện nay, việc ứng dụng các công nghệ khoa học kỹ thuật hiện đại vào trong doanh nghiệp đã không còn xa lạ. Một trong những ứng dụng nổi bật nhất phải kể đến là Asana – phần mềm quản lý công việc. Với những công dụng đa dạng, Asana được ưa chuộng và sử dụng rộng rãi vào các lĩnh vực, quy mô doanh nghiệp khác nhau.

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ: QUẢN LÝ VÀ TĂNG NĂNG SUẤT CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN DƯỚI QUYỀN

I.Tìm hiểu phần mềm Asana

1. Phần mềm Asana là gì?

Asanaphần mềm quản lý công việc và dự án qua nền tảng trực tuyến. Đồng thời, nó hỗ trợ người dùng sắp xếp các công việc một cách hiệu quả và theo dõi các dự án liên tục.

Không dừng lại ở đó, Asana còn giúp người dùng trong việc tạo dự án, phân công và sắp xếp các công việc bằng cách liên kết các thành viên lại với nhau. Người đứng đầu cũng xác định thời hạn nhiệm vụ trong công việc để đánh giá năng suất, tiến độ kịp thời. Như vậy, phần mềm này đặc biệt hữu ích trong việc phân công lao công theo nhóm.

tìm hiểu phần mềm asana
Phần mềm Asana được xem là ứng dụng quản lý công việc, quản lý dự án phổ biến hiện nay

Bên cạnh đó phần mềm còn có tính năng công cụ báo cáo, hình ảnh, tệp đính kèm và hơn thế nữa. Người dùng không chỉ cập nhật hay kiểm soát tiến độ  mà còn dễ dàng chia sẻ những ý tưởng mới với nhau một cách thuận tiện.

2. Lịch sử hình thành

Cha đẻ của phần mềm Asana là Dustin Moskovitz – giám đốc kỹ thuật của Facebook. Ban đầu Asana được đưa vào sử dụng với tư cách là một trang web giúp mọi người có thể tự nắm bắt công việc ở mỗi nhóm. Nó cũng phát hiện những vấn đề nào đang nảy sinh để cùng phân công và giải quyết.

Sau khi nhận thấy khả năng phát triển cùng hiệu quả làm việc của phần mềm này, đầu năm 2011, Asana được cải tiến thành ứng dụng công nghệ dành cho quản lý dự án. Đến năm 2012, phần mềm chính thức được ra mắt phiên bản thương mại dành cho doanh nghiệp và nhanh chóng nhận được sự đón nhận nồng nhiệt của đông đảo khách hàng.

lịch sử ra đời của asana
Người sáng lập nên phần mềm Asana – Dustin Moskovitz

Cũng ngay tại thời điểm bùng nổ đỉnh cao này, phần mềm Asana được đưa vào các thiết bị di động thuộc hệ điều hành IOS với từng nhóm nhỏ khác nhau, sau đó dần dần áp dụng vào toàn bộ hệ điều hành Android.

Kể từ đó tới nay, Asana đã tự chứng minh cũng như khẳng định vị trí của mình trên nền tảng làm việc trực tuyến: tiện ích và tính năng quản lý công việc ấn tượng. Vì thế, có không ít công ty hay các tập đoàn lớn đã đưa sử dụng Asana vào các công việc quản lý dự án của công ty như:  Airbnb và Foursquare.

3. Đối tượng sử dụng

Phần mềm Asana phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các công ty có quy mô theo hình thức cộng tác liên chức năng,… Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ cho những đối tượng cần phải tham gia nhiều dự án hoặc phòng ban khác nhau. Nhờ đó, bạn sẽ quản lý tất cả các nhiệm vụ một cách khoa học, rõ ràng hơn.

CTA MGM 02

II. Những tính năng nổi bật của phần mềm Asana

Mục đích của các doanh nghiệp thường bao gồm: củng cố và tối đa hóa công việc, đánh giá minh bạch giữa mỗi cá nhân trong các hoạt động, triển khai quy trình làm việc thông minh…. Vì thế, Asana đảm bảo thực hiện đầy đủ và phát huy triệt để các tính năng khi hoạt động theo 3 nguyên tắc:

  • Làm việc trực tiếp trên chung một trang
  • Thông báo công việc thay vì thư tín
  • Hành động đồng bộ và có sự liên kết chặt chẽ theo nhóm chứ không riêng lẻ từng người

Trên cơ sở đó, phần mềm mang đến cho người dùng tất cả những công cụ cơ bản, hiệu quả nhất. Công tác quản lý và môi trường làm việc trở nên chuyên nghiệp hơn trên từng dự án của công ty.

1. Tích hợp nhiều chế độ xem dự án

Cũng như nhiều phần mềm khác, Asana được tính hợp nhiều chế độ bộ lọc trạng thái và hình thức khác nhau. Điều này cho phép người dùng thực hiện quản lý công việc theo dạng bảng biểu hoặc danh sách.

2. Tạo báo cáo tự động

Ở phiên bản miễn phí, phần mềm cung cấp cho bạn biểu đồ báo cáo tiến độ theo từng dự án (progress report). Trong đó, báo cáo hiển thị đầy đủ số nhiệm vụ đã thực hiện, đã hoàn thành và số nhiệm vụ còn lại.

asana cung cấp các báo cáo từ cơ bản đến nâng cao
Asana cung cấp các báo cáo từ cơ bản đến nâng cao

Thế nhưng, nếu doanh nghiệp cần có các báo cáo chuyên sâu hơn, bạn cần phải sử dụng phiên bản trả phí.

3. Thay đổi đầu việc

Điểm khác biệt của phần mềm Asana chính là hỗ trợ liên kết một đầu việc với nhiều dự án khác nhau mà không cần sao chép. Giờ đây, bạn chỉ cần thao tác đơn giản qua một cú nhấp chuột là có thể chuyển đổi từ đầu việc (task) sang một dự án tổng quan (project).

4. Thao tác trên đầu việc

Phần mềm cho phép người dùng chia dự án thành những đầu việc nhỏ. Trong đó, mỗi nhiệm vụ sẽ bao gồm tên người thực hiện, thời hạn hoàn thành và trình tự ưu tiên công việc dựa theo mức độ quan trọng.

quản lý công việc cùng Asana
Giao diện quản lý công việc của Asana

Khi một cá nhân trong dự án đánh dấu hoàn thành công việc thì ngay lập tức hệ thống sẽ gửi thông báo đến các thành viên còn lại. Mọi người có thể vào bình luận, ghi chú, nhắn tin hoặc đính kèm thêm file trên cùng một nền tảng khi góp ý.

5. Giao diện tùy chỉnh

Với giao diện bắt mắt bố cục rõ ràng, Asana hỗ trợ người dùng dễ dàng làm quen. Các thiết kế thao tác trong ứng dụng cũng tương đối mượt mà, nhanh chóng hơn.

6. Tính bảo mật cao

Phần mềm Asana được thiết kế đồng bộ với thời gian thực trên Calendar. Tính năng này giúp việc quản lý thời gian của người dùng được sắp xếp rõ ràng. Thêm vào đó, mỗi nhiệm vụ trên ứng dụng Asana cũng sẽ được quản lý chặt chẽ, đảm bảo yếu tố bảo mật cao cho mỗi dự án của công ty.

Các ứng dụng quản lý công việc phù hợp sẽ giúp người lãnh đạo đảm bảo tiến độ công việc, thúc đẩy đội ngũ nhân viên hoàn thành mục tiêu. Để tìm hiểu sâu hơn về lĩnh vực này, MISA AMIS trân trọng gửi đến bạn Ebook chuyên sâu:

ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ: QUẢN LÝ VÀ TĂNG NĂNG SUẤT CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN DƯỚI QUYỀN

III. Nhược điểm của phần mềm Asana

Điểm trừ lớn nhất đối với phần mềm này đó chính là chi phí sử dụng khá cao. Asana giới hạn người dùng trong những tính năng miễn phí như: cộng tác, lập kế hoạch, báo cáo cơ bản,…

Số lượng người dùng tối đa chỉ là 15 thành viên. Nếu doanh nghiệp có số thành viên đông hơn, bạn phải trả phí cho bản nâng cấp với mức giá 9.99$ / người dùng / tháng.

Với phiên bản này, bạn có quyền trải nghiệm nhiều tính năng mới hơn như tìm kiếm công việc nâng cao, báo cáo nâng cao, thêm các trường tùy chỉnh cho dự án, cài đặt quyền riêng tư cho dữ liệu,… Có thể thấy, để sử dụng hết các tính năng hiện có của phần mềm Asana, doanh nghiệp chắc chắn phải chuẩn bị một khoản đầu tư chắc chắn.

IV. Các phần mềm tương tự Asana

Có thể các bạn đã biết, Asana không phải là công cụ quản lý công việc duy nhất. Thị trường Việt Nam đang có sự bùng nổ do sự ra đời của nhiều nhà cung cấp trong và ngoài nước. Họ vừa là người bạn đồng hành cùng phát triển vừa là đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp.

Điển hình trong số các phần mềm ấn tượng khác là Trello, Jira, Basecamp, Wrike, Wework,… Mỗi ứng dụng ra đời có các tính năng và cách vận hành khác nhau.

Thế nhưng, chúng đều cùng hướng đến một mục đích duy nhất đó là phục vụ công việc cho người. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các phần mềm này để nhìn nhận sự khác biệt nhé!

1. Trello

Trello hỗ trợ người dùng sắp xếp hoặc lên danh sách tất cả công việc cần làm. Các thành viên có thể quan sát đồng nhất và bình luận, nhận xét trực tiếp giúp hiệu quả công việc tăng cao.

phần mềm trello quản lý công việc
Phần mềm trello quản lý công việc

Tính năng của Trello cho phép người dùng tùy chỉnh quy trình thực hiện theo từng dự án khác nhau. Phương pháp này giúp người quản lý phân công công việc dễ dàng hơn.

Người dùng cũng có thể cài đặt thêm thông báo nhắc nhở cho thời hạn hoàn thành công việc. Đồng thời, Trello còn tự động đồng bộ hóa bảng thông tin ngay khi kết nối mạng. Vì thế, bạn có thể làm việc ngoại tuyến ở bất kỳ đâu.

3. ClickUp

ClickUp là một trong những phần mềm quản lý dự án và công việc top đầu hiện nay. Tính năng lập kế hoạch mang đến cho người dùng những trải nghiệm tuyệt vời.

Mặt khác, phần mềm còn tối ưu quy trình thực hiện công việc thuận khi người dùng có thể thêm biểu đồ, tài liệu, lời nhắc, cuộc hội thoại,… trong một kho lưu trữ chung. Các thành viên liên quan sẽ được phân quyền truy cập giúp tiết kiệm thời gian, thao tác nhanh chóng.

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

4. MYXTEAM

Tương tự với Asana, Trello và ClickUp, MYXTEAM cũng là phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp. Nó cho phép người dùng theo dõi các công việc trực tuyến mọi lúc mọi nơi.

phần mềm MYXTEAM
Phần mềm MYXTEAM

Bên cạnh đó, MYXTEAM còn hỗ trợ các thành viên trao đổi trực tiếp với nhau ngay từ thời điểm bắt đầu dự án. Bạn có thể bao quát tiến trình của dự án cũng như năng suất trong công tác làm việc của nhân sự. Sau mỗi dự án, người dùng sẽ sử dụng tính năng báo cáo kết quả làm việc trên phần mềm để rút kinh nghiệm và đánh giá kết quả chung.

5. WeWork

Wework hỗ trợ cho doanh nghiệp bằng sự linh hoạt trong cả dự án ngắn hạn và dài hạn. Phần mềm này hỗ trợ mạnh mẽ cho các dự án nội bộ hoặc cộng tác với khách hàng, đối tác bên ngoài.

Về phía người lao động, họ chủ động cập nhật tiến trình làm việc trong dự án. Đối với người lãnh đạo, bạn chỉ cần đề xuất các phương án chiến lược giải quyết vấn đề thông qua các bảng báo cáo kết quả hằng ngày.

6. Jira

Jira là ứng dụng theo dõi và giải quyết các lỗi hay vấn đề phát sinh trong dự án. Ở phần mềm Jira, người dùng sở hữu nhiều tính năng như: theo dõi tiến độ, quản lý tasks, bugs, cải tiến nâng cấp tính năng…

Hơn hết, Jira còn cho phép tổ chức xây dựng tiến trình làm việc theo các đặc thù riêng của từng ngành nghề. Như vậy, Jira phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhờ chức năng hỗ trợ kiểm soát chặt chẽ quy trình của từng dự án.

QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TOÀN DIỆN, CHÍNH XÁC, TỨC THỜI VỚI PHẦN MỀM AMIS CÔNG VIỆC

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên một cách tự động. Nhờ nền tảng hợp nhất của AMIS, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả doanh số.

CTA MGM 01

V. Kết luận 

Bài viết trên là những thông tin cơ bản về phần mềm Asana – ứng dụng quản lý dự án công việc cho các doanh nghiệp. Hy vọng qua đó bạn đã có được cái nhìn tổng quan về các tính năng chuyên biệt, ưu và nhược điểm của Asana. Chúc bạn lựa chọn chính xác và ứng dụng thành công vào việc quản lý, quản trị của doanh nghiệp mình!


 618 

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 0 Trung bình: 0]
Chia sẻ bài viết hữu ích này